Nieuw: formatiebeheer en formatieplanning in DelegeerCentrum

Transcriptie

1 3 roostermakers roostermakers februari 2012 jaargang 5 nummer 3 Nieuw: formatiebeheer en formatieplanning in DelegeerCentrum Licenties en administratie We professionaliseren ons administratiesysteem om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. DelegeerCentrum update Via het DelegeerCentrum kunt u informatie verzamelen en verspreiden in de organisatie. Lees over de laatste update van het DelegeerCentrum Carmelcollege Emmen In het voorjaar van 2011 is het Carmelcollege Emmen volledig overgestapt op Zermelo. We hebben een gesprek met Jack Fikkers over het verloop van de overstap.

2 Met de Arena gebruikt u meerdere pc s voor het optimaliseren van uw basisrooster. Hiervoor gebruiken we verschillende varianten van het rooster. Colofon Redactie Trudy van Rijn Dennis Hus Tekstbijdrage Dennis Hus Rob Kemper Bernard van Kesteren Trudy van Rijn Vormgeving Dennis Hus Contact redactie@zermelo.nl tel Rhijngeesterstraatweg 40p, 2341 BV Oegstgeest Roostermakers is een uitgave van Zermelo Roostermakers. Februari De volgende roostermakers verschijnt in juni Overname van artikelen alleen na schriftelijke toestemming van de redactie. Met de managementmodule is het mogelijk een geplande onderwijstijd te berekenen, zonder dat u daarvoor al een rooster nodig heeft

3 Door Bernard van Kesteren De groei van een bedrijf over support, klantenadministratie en licenties Zermelo groeit gestaag en is inmiddels één van de grootste leveranciers van software en diensten op het gebied van roosteren, formatieberekeningen en pakketkeuze voor met name het voortgezet onderwijs in Nederland. De rol die we inmiddels hebben stelt ook eisen aan onze manier van werken. We professionaliseren ons administratiesysteem om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Helpdesk systeem De supportafdeling werkt inmiddels met een nieuw systeem waarin al uw vragen worden beheerd en beantwoord. Zo voorkomen we dat door de dagelijkse drukte belangrijke informatie verloren gaat. Via de helpdesk komen ook vaak interessante en leuke ideenen naar voren voor het verbeteren van onze software. Dit is zeer nuttige en zinvolle informatie. In een speciaal systeem houden we alle wensen voor de ontwikkelaars bij en kiezen daarin prioriteiten. Administratie De informatie over scholen (vestigingen, adressen, leerlingaantallen, etcetera) werd altijd door de scholen zelf aan ons doorgegeven en werd niet automatisch bijgewerkt. Het ministerie verstrekt in het kader van de Transparante Overheid tegenwoordig deze informatie op internet, waardoor wij deze kunnen koppelen aan ons klantenbestand dat nu weer geheel up-to-date is. In sommige gevallen betekent dat een kleine wijziging in de jaarlijkse licentiekosten. U krijgt daarover bericht bij de facturering. Wanneer er onduidelijkheden zijn of grote wijzigingen zullen wij contact met u opnemen voor overleg. Wanneer u licenties hebt voor onze software hebben wij nog een verzoek: onder Help Klantenkaart ziet u alle gegevens over uw school. Daar kunt u ook de laatste versie ophalen via het internet. Bij de release van versie 1.13 (april) zullen de gegevens up-to-date zijn. Maar er is ook informatie zoals contactpersonen en -adressen waarvoor we afhankelijk zijn van datgene wat u aanlevert. U bewijst ons en uzelf een dienst als u wijzigingen aan ons doorgeeft dan verwerken wij ze in onze administratie. Activatiecode Een internetverbinding van een computer is tegenwoordig zo vanzelfsprekend dat ook de beveiliging van onze software via internet geregeld kan worden. Zodra u een internetverbinding hebt, is een Hasp sleutel niet meer nodig. De helpdesk kan u voorzien van een activatiecode die u toegang verschaft tot de software. Bij het starten van de software wordt de activatiecode via internet gecontroleerd, waardoor voor ons en voor u de veiligheid van uw licenties gegarandeerd is. Er zijn een aantal handige voordelen voor u als klant. Zo heeft u als genoemd geen haspsleutel meer nodig en dat maakt bijvoorbeeld de installatie binnen een netwerk eenvoudiger. Daarnaast zorgen wij nu automatisch voor het vernieuwen van uw licenties, zodat u deze niet meer zelf hoeft de downloaden. De haspsleutels kunt u nog wel blijven gebruiken en dat zal ook handig zijn in gevallen waarin u niet beschikt over een internetverbinding. Vestigingselectie Misschien heeft uw school meerdere vestigingen. Waarschijnlijk is u het dan al opgevallen dat u tegenwoordig bij het starten van de software kunt kiezen voor welke vestiging u aan het roosteren bent. De software past zich dan automatisch aan uw situatie aan. U kunt overigens eenvoudig via het instellingenmenu wisselen tussen de verschillende vestigingen. zermelo roostermakers

4 Vervolg: Zermelo Door Dennis Gebruikersdag Hus 2011 DelegeerCentrum Verbeterde layout, formatiebeheer en formatieplanning Introductie Bij het maken van een nieuw basisrooster is het verzamelen van informatie zeer belangrijk. Zeker in een vroeg stadium. Daarbij is het net zo belangrijk informatie te delen met de organisatie. Iedereen op de hoogte houden van de huidige stand van zaken draagt bij aan een beter eindresultaat. Door meerdere leesrechten te geven op verschillende modules, kunt u iedereen op de hoogte houden van de meest actuele informatie. We hebben de afgelopen periode hard gewerkt aan het verbeteren van het delegeercentrum. Zo is de interface op een aantal plaatsen sterk verbeterd en zijn belangrijke onderdelen zoals het formatiebeheer toegevoegd. Overzicht Wanneer u veel informatiestromen moet beheren, is het zeer belangrijk een duidelijk overzicht te hebben van de huidige activiteiten. Per onderwerp ziet u een overzicht van de gebruikers die beschikken over wijzigingsrechten. Bij het onderdeel overgangsprognoses (zie afbeelding hieronder) ziet u alle gebruikers staan die wijzigingen mogen aanbrengen. Maar er staat meer. Per gebruiker ziet u staan of er wijzigingen zijn aangemaakt, en zo ja wanneer de laatste aanpassing heeft plaatsgevonden. De wijzgingen worden gecontroleerd per onderwerp. Zo ziet u in een oogopslag voor welke afdelingen de prognoses zijn begewerkt. Het DelegeerCentrum toont u ook of een gebruiker op dit moment bezig is met het aanpassen van gegevens. Dat kan handig zijn wanneer u wijzigingen wilt importeren of een volledige synchronisatie wilt doen. Gebruikersbeheer In het DelegeerCentrum worden steeds meer schrijfen leesrechten toegevoegd. Een gebruiker zal daardoor meer verantwoordelijkheden krijgen. Door het toevoegen van een gebruikersprofiel, heeft u alle informatie van één gebruiker direct voor handen. Bij ieder onderdeel waarvoor de gebruiker schrijfrechten heeft gekregen, ziet u staan of de gebruiker daar wijzigingen in heeft aangebracht. U kunt vervolgens bepalen of u eventueel specifieke wijzgingen alvast wel of niet wilt verwerken. Uiteraard kunt u hier ook het wachtwoord van de gebruiker herstellen. Ook is het mogelijk de externe gegevens van een gebruiker te annuleren, om welke reden dan ook. Controle Door een aantal handige wijzigingen door te voeren heeft u nog meer controle gekregen over uw gegevens. Bij het importeren of synchroniseren biedt het systeem u een filtering roostermakers zermelo februari 2012

5 aan. Standaard leest u hier alle gegevens in waarvoor wijzigingen zijn. Maar u kunt hier eenvoudig van afwijken. U kunt volledige categorieën uitzetten (zoals pakketkeuzes of prognoses) maar u kunt ook specifieke onderwerpen uitschakelen, zoals H4 pakketkeuze. Ook een handige toevoeging is de mogelijkheid een synchronisatie eerst uit te voeren in een testomgeving. Dit kan via de optie Synchronisatie voorbeeld. Formatiebeheer en formatieplanning De volledige formatieplanning (zplanning) en formatiebeheer (zformatie) is opgenomen in het delegeercentrum. Aan de hand van de groepenplanner kan de formatiebeheerder bepalen hoeveel groepen er verwacht worden op school. Aan de hand van de sectieplanner kan hij vervolgens een verdeling maken voor de inzet in secties. Omdat alle modules in één softwarepakket zitten, ziet u bij het aanmaken van de lesgroepen direct het aantal groepen dat de formatiebeheerder heeft gepland. Het uitwisselen van gegevens tussen de formatiebeheerder en de roostermaker wordt met een druk op de knop geregeld in het delegeercentrum, zonder handmatige tussenkomst. Het formatiebeheer van docenten is uiteraard ook ondergebracht. Alles is te beheren in het delegeercentrum, zoals de aanstellingen, bapo, inzet in teams en takenverdeling. Omdat het volledig geintegreerd is, heeft de formatiebeheerder altijd de recente gegevens tot zijn beschikking. zermelo roostermakers

6 Door Rob Kemper Interview met Jack Fikkers Carmel College, Emmen Het is heerlijk dat niemand meer wat op een blaadje of Excel hoeft in te voeren Het Carmelcollege is een school voor bijzondere opleidingen. Het zijn opleidingen waarmee de school zich op dit moment onderscheidt in de regio, te weten: tweetalig onderwijs, sportopleidingen, intersectoraal Vmbo en de Mavo. Het Carmelcollege Emmen heeft als doelstelling het opleiden van jonge mensen tot verantwoordelijke wereldburgers, die op een creatieve, kritische en zinvolle wijze bijdragen aan de samenleving waarvan zij deel uitmaken. Ieder kind is uniek en heeft andere behoeftes op sociaal, emotioneel en cognitief gebied. De school zet daarom in op maatwerk op alle niveaus. Dat betekent dat er individueel afspraken gemaakt (kunnen) worden met leerlingen over volgorde, tijdstippen en de inhoud van de lesstof. Door tempo-, niveau-, en werkvormdifferentiatie willen we aansluiten bij de behoefte van de leerling. In het voorjaar van 2011 is het Carmelcollege Emmen volledig overgestapt op Zermelo. Het Carmelcollege Emmen maakt deel uit van de stichting Carmelcollege. We zijn in gesprek met Jack Fikkers, roostermaker op het Carmel College en nauw betrokken bij de overstap op Zermelo. Voorzichtig Hoe ben je op het idee gekomen om over te stappen? Wij (Carmel Emmen, red) werkten met een ander programma maar daar was ik deels niet tevreden over en deels was ik er op uitgekeken. We kenden Zermelo al van Clus en Protas en o.a. via deze uitgave werden we toen geattendeerd op de mogelijkheden van Zermelo. De directie was ook wel enthousiast over het feit dat het formatiebeheer aansloot op het rooster. Tegelijkertijd was er ook voorzichtigheid omdat we vooraf niet zeker wisten dat het allemaal goed zou komen. We hebben dan ook in het begin met twee systemen ( het oude roosterpakket en Zermelo) tegelijk gewerkt. Daar kreeg ik gelukkig ook extra tijd voor. Cursus op maat Hoe is de overstap praktisch verlopen? We hebben eigenlijk via een cursus-op-maat traject Zermelo bij ons geïmplementeerd en dat bewust ook gebruikt om te ontdekken of Zermelo inderdaad geschikt was. Ik had als roostermaker echt wel roostervaardigheden maar er bleek toch een enorm verschil te zijn met het andere programma; voor de implementatie is echt tijd nodig. De 1-op-1 aandacht tijdens zo n cursus is heel prettig en de hele overstap is eigenlijk heel geruisloos verlopen op deze manier. Ik was eigenlijk vanaf het begin al enthousiast omdat Zermelo mij, ik ben wiskundige, heel veel inzicht geeft in de onderhuidse processen van roosteren. Ik was eigenlijk vanaf het begin al enthousiast omdat Zermelo veel inzicht geeft in de onderhuidse processen van roosteren. roostermakers zermelo november 2011

7 Bijleren Zou je het ook uit het boekje hebben kunnen leren? Als je genoeg tijd hebt en met de helpdesk (die is geweldig!) en de online help, is dat volgens mij wel mogelijk alleen kost het je wel veel meer tijd. Met zo n op-maat-cursus word je aan het handje genomen en dat is erg prettig. Ik heb trouwens het idee dat ik er nog steeds bij kan leren. (Dat zou kunnen met meewerkdagen, red). Lef hebben Zijn er valkuilen voor scholen die over willen stappen? Je moet het niet als haastklus oppakken want dan gaat het volgens mij mis. Je moet ook echt spelen met de automaten want je bent vaak te snel tevreden. Je realiseert je niet dat het nog veel beter kan. Een andere valkuil is dat je denkt dat je het wel weet maar je moet het lef hebben om opnieuw te willen beginnen. Zermelo is voor mij het eerste programma waar ik het aan de roosterautomaat moet overlaten. Het is andere software en je moet het dan ook vanuit een andere hoek bekijken dan je gewend was. Er blijkt namelijk vaak meer te kunnen dan je denkt. Alles heeft met elkaar te maken Hoe ga je verder? Ik geniet er van dat alles zo aan elkaar hangt en ik hoop dat ik dat dit jaar ook ga zien met de formatie-module waarin de lessenverdeling helemaal gecontroleerd ingevoerd wordt. Het is heerlijk dat niemand meer wat op een blaadje of Excel hoeft in te voeren: vroeger moest ik dat dan namelijk weer bij mij invoeren! Bedankt, Jack! Ondersteuning Onze consultants kunnen u op allerei manieren ondersteunen bij het realiseren van het rooster. We begeleiden scholen bij het maken van het jaarrooster, maar we leiden ook nieuwe roostermakers op. Ook helpen we scholen bij het managen van het roosterproces. Een kort overzicht van onze diensten: Detachering Een Zermelo medewerker neemt tijdelijk de zorg voor uw roosters over. Bijvoorbeeld vanwege het onverwachts uitvallen van uw roostermaker. Demonstratie op locatie Maak vrijblijvend kennis met de vele mogelijkheden die Zermelo biedt (roosteren, formatiebeheer, managementoverzichten). Op uw verzoek demonstreren we de onderdelen waar u geinteresseerd in bent. Dat kan ook interessant zijn wanneer u al software van ons gebruikt. Heeft u belangstelling? Neem gerust contact met ons op. Rooster nieuw schooljaar We begeleiden scholen bij het realiseren van het nieuwe jaarrooster. Afhankelijk van uw situatie stellen we een persoonlijk begeleidingstraject op. Mocht u geinteresseerd zijn, neem gerust contact met ons op. Meewerkdag Tijdens een meewerkdag krijgt u beschikking over een volledig ingerichte werkplek. Een Zermelo medewerker is beschikbaar voor al uw vragen en kan direct helpen bij het inrichten. De kosten voor een meewerkdag zijn 525,-. Behalve meewerkdagen op de drie Zermelo locaties is er ook de mogelijkheid op uw eigen school een meewerkdag te plannen: dat kan handig en voordelig zijn als u meerdere roostermakers hebt. Kosten meewerkdag-op locatie: 1300 euro,- zermelo roostermakers

8 Zermelo Agenda 8 maart 2012 Zermelo 1 Basiscursus 13 maart 2012 Cursus Toetsroosteren Locatie: Oegstgeest 14 maart 2012 Zermelo 2 Cursus Roosteren Locatie: Oegstgeest 15 maart 2012 Cursus Digitale pakketkeuze Locatie: Oegstgeest 15 maart 2012 Cursus Toetsroosteren Locatie: Eindhoven 16 maart 2012 Cursus Toetsroosteren 26 april 2012 Zermelo 2 Cursus Roosteren 8 mei 2012 Zermelo 2 Cursus Roosteren 10 mei 2012 Dagrooster Meewerkdagen - Oegstgeest 26 april, 22 mei, 31 mei, 8 juni, 12 juni, 14 juni, 18 juni, 20 juni, 26 juni, 29 juni Meewerkdagen - Deventer 24 april, 23 mei, 30 mei, 8 juni, 13 juni, 14 juni, 19 juni, 21 juni, 25 juni, 27 juni Meewerkdagen - Eindhoven Tijd: 10:00u - 16:00u 24 mei, 30 mei, 7 juni, 12 juni, 20 juni, 25 juni Roosterkunde Door Rob Kemper Stapjeover Ondanks dat de Elfstedentocht geen doorgang heeft gevonden, toch nog even iets over schaatsen: één van de technieken die je als schaatser moet beheersen is het overstappen in de bochten. Menig beginner heeft hier moeite mee en veelvuldig is het een reden van vallen. Dus wat doe je dan? Je stapt heel voorzichtig over, maar om het goed te doen moet je eigenlijk wel vaart hebben. Ziedaar het dilemma van de angstige schaatser: om de kans op vallen te verkleinen moet ik niet te hard schaatsen maar om het echt lekker te kunnen moet ik vaart hebben. Je zou kunnen zeggen: om over te stappen moet je lef hebben. Eigenlijk precies wat de in dit blad geïnterviewde roostermaker ook zegt over het overstappen op Zermelo. De meeste lezers van dit blad behoeven waarschijnlijk allang niet meer overtuigd te worden van de voordelen van het overstappen en zijn al overgestapt dus waar heb ik eigenlijk over? Ook al werk je met Zermelo: voor sommige bochten moet je nog steeds het lef hebben om stapjeover te doen in volle vaart! Bijv.: we laten nu eindelijk eens de leerlingen zelf hun keuzepakket invullen; we doen de ouderavondaanvragen gewoon via de website; we laten de sectieleiders de lesverdeling invullen; we gaan ons als school nu eindelijk eens aan de deadline houden; en zo voort. Allemaal zaken die binnen je mogelijkheden liggen als je al overgestapt bent. Er zijn nog allerlei stapjeover s te maken na de grote overstap! Als Zermelo willen we ook het lef houden om stapjeover s te blijven doen als dat nodig is. Dat moet wel heel doordacht gaan en ook in volle vaart want qua service en functionaliteit mogen we absoluut niet inleveren. Het delegeercentrum en het formatiebeheer vergemakkelijken zijn zulke stapjeover s geweest: nu het werkt is het heel nuttig maar het heeft wel tijd gekost die we niet in andere zaken konden steken. Eigenlijk is het ook: een op wat langere termijn durven plannen, risico s durven aangaan met als doel en hopelijk ook als resultaat: beter onderwijs, een beter programma, een beter rooster etc. Wat wilt u nog meer? Stapjeover: je zou het ook als vraag kunnen opvatten roostermakers zermelo februari 2012