Van brandweer in Drenthe naar één Brandweer Drenthe

Transcriptie

1 Over morgen Van brandweer in Drenthe naar één Brandweer Drenthe Visie, missie en besturingsconcept voor de regionalisering Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de VRD op 20 juni 2012

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Ontwikkeling visie Werkwijze en scope De brandweer Drenthe in een dynamische omgeving Wettelijke context Drentse context Maatschappelijke context Kansen en zorgen Kansen Zorgen Missie Formulering missie Een brandweer met ambities In contact met de omgeving Bedrijfsvoering op orde Flexibel Aantrekkelijke werkgever Innovatief Veranderen van onderaf Kansen verzilveren Lokale verbondenheid (zorgen beperken) Doelstellingen Uitgangspunten besturing Inleiding Kernwaarden Uitgangspunten Randvoorwaarden Principes voor inrichting organisatie Tot slot Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 2 van 14

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Medio 2011 heeft het bestuur van de Veiligheidsregio Drenthe vooruitlopend op de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving hierover besloten om de brandweerzorg in Drenthe per 1 januari 2014 te regionaliseren. Het bestuur grijpt de politieke realiteit nu aan om de brandweerzorg in Drenthe op een kwalitatief hoogwaardige wijze te organiseren. Uitgangspunt hierbij is dat bij de uitwerking aansluit bij de opvattingen en ervaringen uit de eigen regio/organisaties en dat de regionalisering op een duurzame en breed gedragen manier vorm krijgt In Drenthe bestaat al langer de overtuiging dat door samenwerking de kwaliteit van de brandweerzorg versterkt wordt. De nieuwe wetgeving hieromtrent geeft een impuls aan deze opvatting en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de samenwerking. Ook bij regionalisering wordt voortgebouwd op de samenwerkingsvormen waarmee nu al positieve ervaringen opgedaan zijn. 1.2 Ontwikkeling visie De strategische visie brengt in kaart wat voor organisatie de nieuwe brandweerorganisatie is. Wat ziet zij als haar belangrijkste opgaven; wat onderscheidt haar van haar omgeving; welke uitgangspunten zijn van belang voor die nieuwe organisatie? Deze visie dient ook richting te geven aan de verdere voorbereidingen van het regionaliseringsproces. Hierbij kan onder meer genoemd worden het besturingsmodel en de hoofdstructuur. Het is bedoeld voor alle direct en indirect betrokkenen: burgemeesters, gemeentesecretarissen, medewerkers van brandweer, gemeenteraadsleden, veiligheidspartners en andere geïnteresseerden. De visie op de brandweer Drenthe bestaat uit een aantal elementen: - de context waarin de organisatie opereert - de missie geeft kort maar krachtig weer hoe de brandweer Drenthe bekend wil staan - de ambities van de brandweer Drenthe - de doelstellingen, een uitwerking van de ambities die van belang zijn voor de verdere voorbereidingen van het fusieproces. Deze elementen hangen nauw met elkaar samen en overlappen elkaar. 1.3 Werkwijze en scope Bij het opstellen van het visiedocument is aansluiting gezocht bij het door het Algemeen Bestuur vastgestelde beleidsdocument Brandweer Drenthe Over Morgen Verdere input voor de visie is gegeven door het management van de brandweer in Drenthe en van de HVD, vanuit hun verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij hun (toekomstige) organisatie. Dit heeft geleid tot voorliggend concept-document dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de stuurgroep regionalisering en het Algemeen Bestuur. Het document zal ook met de gemeentesecretarissen en het middenmanagement worden besproken. Dit document richt zich primair op de brandweer Drenthe. De visie betreft de visie op de brandweer in Drenthe, vanuit de context dat er nauwe relaties zijn met GHOR/GGD, multidisciplinair en de meldkamer Noord-Nederland. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 3 van 14

4 2 De brandweer Drenthe in een dynamische omgeving 2.1 Wettelijke context De Minister van Veiligheid en Justitie heeft een wetsvoorstel tot wijziging van de Wet veiligheidsregio s ingediend met als doel het regionaliseren van de gemeentelijke brandweer. De wetswijziging zal naar verwachting medio 2012 van kracht worden. Het wetsvoorstel houdt onder meer in: de verplichting voor de colleges van burgemeester en wethouders om de gemeentelijke brandweer op te heffen; dat er één brandweer organisatie in elke veiligheidsregio is, die alle brandweertaken uitvoert; dat het bestuur van de veiligheidsregio gevormd wordt door de burgemeesters van de gemeenten in de regio, die daarmee ook het beheer van de brandweer heeft; dat het gemeentelijke brandweerpersoneel de overheveling van de gemeentelijke taken volgt en overgaat in regionale dienst. In de praktijk betekent dit dat de lokale brandweerzorg ontvlochten wordt uit de twaalf gemeentelijke organisaties en samengevoegd wordt met de sector brandweer van de Hulpverleningsdienst Drenthe tot één brandweer Drenthe. 2.2 Drentse context De schaal waarop de brandweer Drenthe wordt vormgegeven is de Veiligheidsregio Drenthe. Partij hierbij zijn de twaalf gemeenten in de provincie en de sector brandweer binnen de veiligheidsregio. Binnen de gemeenten werken circa 760 vrijwilligers en 150 beroepskrachten op het taakveld brandweer. De sector brandweer maakt onderdeel uit van de Hulpverleningsdienst Drenthe (HVD), de uitvoeringsorganisatie van de Veiligheidsregio Drenthe (VRD). De HVD heeft nu 65 medewerkers in dienst. In de districten NoordMidden en ZuidWest is er één backoffice (via een convenantconstructie) onder leiding van één districtscommandant. In het district ZuidOost werken de korpsen van de gemeente Emmen en Borger-Odoorn nauw samen met de brandweer van de gemeente Coevorden. In dit district hebben de brandweer van de gemeente Emmen en Borger- Odoorn een gezamenlijke commandant en gedeelde backoffice. De brandweertaken, materieel en personeel in deze twaalf gemeenten worden in de regionalisering samengevoegd met de sector brandweer van de HVD. De brandweer opereert niet op een eiland, maar draagt samen met een aantal andere organisaties zorg voor de veiligheid van de inwoners van en bezoekers aan Drenthe. Vooral met de gemeenten, de politie en de GHOR-organisatie wordt veelvuldig samengewerkt en afgestemd. Hoewel dit document in het bijzonder betrekking heeft op de brandweer en de relatie met de gemeenten, is het goed te beseffen dat de brandweer deel uitmaakt van een groter geheel waarmee zij relaties onderhoudt en waaraan zij een bijdrage levert. De brandweer Drenthe blijft actief participeren in multidisciplinaire samenwerking. Het staat niet ter discussie dat de brandweer Drenthe in de basis een vrijwilligersorganisatie is en blijft. Regiotypering De veiligheidsregio Drenthe valt samen met de grenzen van de provincie Drenthe. De regio bestaat uit twaalf gemeenten. Op dit moment wonen er in Drenthe circa mensen op een gebiedsoppervlakte van ongeveer km². Met een bevolkingsdichtheid van 183 inwoners/km² is Drenthe één van de meest dunbevolkte regio's van Nederland. Snelwegen zijn de A28, de A32 en de A37. Drenthe kent een groot aantal kanalen, maar relatief weinig meren en plassen. In de gemeente Tynaarlo bevindt zich een regionaal vliegveld, Groningen Airport Eelde. Ziekenhuizen in de regio staan in Emmen, Hoogeveen, Meppel en Assen. In Hoogeveen en Veenhuizen bevinden zich penitentiaire inrichtingen. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 4 van 14

5 In de regio Drenthe wordt jaarlijks een aantal grote evenementen gehouden, voorbeelden hiervan zijn: Open Dag van de Koninklijke Landmacht in Havelte, TT-nacht te Assen, de Zuidlaardermarkt, de wielerwedstrijd de Gouden Pijl en de Rodermarkt. Verder kenmerkt het gebied zich als een toeristisch attractief gebied met name door de aanwezigheid van veel bos en heide dat bij langdurige droogte gevaar voor natuurbrand kan opleveren. Ook is er een aantal grote attracties binnen de regio, waaronder Dierenpark Emmen. Hoewel Drenthe bij uitstek een plattelandsregio is, is er ook aanzienlijke industriële nijverheid, vooral in de grotere plaatsen Emmen, Assen, Coevorden, Hoogeveen en Meppel. Vier bedrijven vallen onder de BRZO-inrichtingen. Daarnaast is de NAM op diverse sites actief in Drenthe. 2.3 Maatschappelijke context De brandweer in Drenthe opereert in een context die invloed heeft op de wijze waarop de brandweer wordt georganiseerd en functioneert (zoals ook beschreven in het al genoemde document Brandweer Drenthe Over Morgen, ). Hierbij kan gedacht worden aan: Technologische ontwikkelingen op het gebied van social media: informatie en gebeurtenissen zijn snel bij iedereen bekend, het optreden van de brandweer gebeurt heel zichtbaar. de maatschappij verwacht dat brandweer ook over moderne (informatie)systemen en technische middelen beschikt De ontwikkelingen die betrekking hebben op de veiligheid van medewerkers. De hoge landelijke regeldruk, terwijl er weinig tot geen oog is voor de verschillen die zich voordoen in de verschillende regio s; kortom, er is een gebrek aan risicodifferentiatie. Vanwege deze generieke wetgeving is het moeilijker om innovatief bezig te zijn. De krapte op de arbeidsmarkt. Door vergrijzing en ontgroening is het steeds moeilijker om aan kwalitatief goed personeel te komen. Dorpen bieden geen werk meer en de jeugd kiest minder vaak voor de brandweer als hobby Beperkte middelen. Zeker in deze tijden van economische crisis en bezuinigingen staan de middelen die de brandweer tot haar beschikking heeft, onder grote druk. De uitgestrektheid van de regio. De regio Drenthe beslaat een groot oppervlakte en is relatief dunbevolkt. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 5 van 14

6 3 Kansen en zorgen De regionalisering biedt een aantal kansen, maar tegelijkertijd is het niet ongebruikelijk dat betrokkenen ook een aantal zorgen hebben. Het zou mooi zijn als bij de verdere inrichting van de nieuwe organisatie zoveel mogelijk getracht wordt de kansen te verzilveren en de zorgen te beperken. 3.1 Kansen De bundeling van capaciteit in één organisatie maakt het mogelijk meer specialismen ( op gebied van beleid en advisering) te ontwikkelen. Het samenbrengen van deskundigheid in één organisatie maakt het beter mogelijk gemeenten te ondersteunen bij de ontwikkeling en uitvoering van het brandveiligheids-, rampenbestrijdings-, crisisbeheersings- en fysieke veiligheidsbeleid. Regionalisering vergroot en vergemakkelijkt de mogelijkheden om te investeren in de ontwikkeling van mensen (door bijvoorbeeld management development en job rotation ). Regionalisering kan ertoe bijdragen dat het niveau van de uitvoering verder professionaliseert. Als gevolg van de regionalisering en de bundeling van capaciteit is er eveneens meer ruimte voor innovatie en vernieuwing. Hierbij kan gedacht worden aan andere methoden van brandbestrijding, vernieuwingen in de relaties met werkgevers, nieuwe opleidingsmethodieken, toepassingen van materieel uit andere werkomgevingen et cetera. Door de bundeling van capaciteit in één organisatie zijn korpsen minder kwetsbaar en kunnen bijvoorbeeld bezettingsproblemen gezamenlijk opgelost worden. Op het gebied van de bedrijfsvoering kunnen als gevolg van de schaalvergroting - werkprocessen gecombineerd worden (bijvoorbeeld beleid en ondersteuning) zodat die vanuit één organisatie efficiënter kunnen worden opgepakt. Tegelijkertijd is het van belang de mogelijke risico s onder ogen te zien, om op basis daarvan de organisatie zo in te richten dat deze zich niet of nauwelijks zullen voordoen. 3.2 Zorgen Het gevoel kan ontstaan dat de brandweerorganisatie op grotere afstand van de gemeente komt te staan, wat mogelijk ten koste kan gaan van de mogelijkheid lokaal keuzes te maken. Het is van belang duidelijke afspraken te maken over de invulling van besturing en de betrokkenheid van de gemeenten. Met het samenvoegen van de afzonderlijke brandweren in één korps bestaat het risico van een log bestuur. Belangrijk is dat het bestuur op hoofdlijnen bestuurt en de leidinggevenden adequaat en slagvaardig leidinggeven. Op dit moment vormen de brandweerkorpsen een eigen gemeentelijke (of districtelijke) afdeling, waardoor overleglijnen kort zijn en er makkelijk samengewerkt wordt. Het blijft belangrijk de gemeentelijke input te waarborgen bij een integrale afweging en dat de lijnen ook in de nieuwe organisatie kort blijven. Door het opschalen van de brandweerorganisatie kan de repressie en de vrijwilliger uit het oog verdwijnen binnen de bredere context van brandweerzorg en/of de veiligheidsregio. Een herkenbare positionering van de operationele brandweerzorg in de organisatie is daarom van belang. Voorkomen moet worden dat de brandweer gezien gaat worden als des regio s. Lokale herkenbaarheid is essentieel. Investeren in lokale herkenbaarheid, binding en het behoud van de kwaliteiten van de brandweer (elkaar kennen, binding en vertrouwen) is daarom van belang. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 6 van 14

7 (Informele) afspraken over verdeelvraagstukken kunnen uit het zicht. Van belang is vooraf expliciete spelregels te bepalen voor de verdeling van mensen en middelen, de transparantie van financiële gegevens en mogelijke bijstellingen. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 7 van 14

8 4 Missie 4.1 Formulering missie De brandweer is een organisatie die zoals in de vorige paragraaf ook gesteld - opereert in een veranderende omgeving. Globalisering, technologische ontwikkelingen, de toename van kunststoffen kunnen hierbij genoemd worden. Maar ook de politieke en maatschappelijke context verandert, de verwachtingen en eisen die gesteld worden aan de (kwaliteit en professionaliteit) van de brandweer, en dus de brandweermannen en vrouwen, nemen toe. Tegelijkertijd wil de brandweer Drenthe zorgdragen voor de veiligheid van burgers van en bezoekers aan Drenthe. Zij wil het veiligheidsbewustzijn van deze mensen vergroten. De brandweer is een hulpverlener die niet alleen helpt, maar waar mogelijk ook voorkomt. Kortom, de brandweer Drenthe is bereid haar verantwoordelijkheid te nemen. De brandweer Drenthe staat ook midden in de samenleving, maakt onderdeel uit van de samenleving. Verbonden en betrokken zijn hierbij sleutelwoorden. Maar ook innovatief en resultaatgericht. De missie van de brandweer Drenthe is: Brandweer Drenthe: een betrokken partner in veiligheid, deskundig, daadkrachtig en behulpzaam 4.2 Een brandweer met ambities De brandweer Drenthe is een brandweer met ambities. Het is een organisatie die zich heel goed realiseert in wat voor context zij opereert en die toegerust is om ook in de toekomst in te kunnen spelen op de ontwikkelingen in haar omgeving. Daarnaast is de brandweer Drenthe nadrukkelijk voor en van de Drenten. Zij functioneert niet als een op zichzelf staand eiland, maar met beide voeten in de samenleving. Deze beide ambities komen tot uitdrukking in de opgaven van de Brandweer Drenthe en sluiten aan op de opgaven zoals vastgelegd in Brandweer Drenthe Over Morgen In contact met de omgeving Bij de brandweer Drenthe staan verbondenheid en betrokkenheid centraal. De brandweer is verbonden met en betrokken bij haar omgeving. Deze omgeving bestaat uit de brandweermensen zelf (beroeps en vrijwilligers), het bestuur van de Veiligheidsregio, de lokale besturen, (veiligheids)partners en de samenleving (inwoners). De brandweer Drenthe weet wat er speelt in haar omgeving en speelt daar waar mogelijk op in. Zij is zichtbaar en een betrouwbare partner voor de samenleving, de besturen en haar partners. De brandweer Drenthe investeert in het onderhouden van bestaande relaties en netwerken en in het aangaan van nieuwe. Deze verankering van de brandweer in haar omgeving leidt ertoe dat de brandweer Drenthe beter uitvoering kan geven aan haar missie. Maar ook is zij op die wijze beter in staat om die omgeving, burgers en bedrijven, te helpen om meer hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. 4.4 Bedrijfsvoering op orde De brandweer Drenthe is een organisatie die in control is. Zij weet wat er binnenkomt, wat er uitgaat, wat er nodig is en wat er ontbreekt, kortom er zijn geen verrassingen. Het primaire proces wordt goed ondersteund door flexibele systemen. De ondersteuning, de bedrijfsvoering, is kwalitatief goed, betrouwbaar en afgestemd op deze organisatie. Bij het bepalen van welke taken op welke schaal (centraal of decentraal) worden georganiseerd is niet alleen van belang wat het meest efficiënt is, maar ook wat het meest effectief is en aansluit bij ambities als het gaat om lokale binding en in contact met de omgeving zijn. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 8 van 14

9 De regionalisering biedt kansen om de versnipperde informatiestromen te bundelen tot een krachtige informatiebron voor de taken waarvoor de brandweer staat. Waarbij het personeel ondersteund wordt met HRM-instrumenten die passen bij deze tijd. Werknemers van de jongste generaties vragen om ontwikkelingsbegeleiding. Aanpassing van cultuur vraagt om aangepaste HRM-instrumenten, zoals het beoordelen op innovatie en klantgerichtheid, in plaats van kennis van regels. Als gemeenschappelijke regeling hoort de brandweer Drenthe thuis bij de twaalf gemeenten in Drenthe. De bedrijfsvoering is afgestemd op de behoefte van de eigenaar (gemeenten), werknemers (beroeps en vrijwilligers), klanten (burgers en bedrijven) en partners. Communicatie en informatievoorziening spelen daarbij een cruciale rol. 4.5 Flexibel Zoals beschreven leven we in een dynamische tijd en een dynamische omgeving. Dit vraagt om een organisatie die daarop kan inspelen, een flexibele organisatie. Het is niet mogelijk steeds vijf of tien jaar vooruit te kijken, de omgeving verandert, taken veranderen en functies wijzigen. De brandweer Drenthe sluit aan op die ontwikkelingen door een flexibele organisatie te creëren. Dit betekent iets voor het primaire proces en voor de bedrijfsvoering. De ondersteuning van het primaire proces is zodanig dat het primaire proces gefaciliteerd wordt in deze wens tot flexibilisering. Denk bijvoorbeeld aan de ICT-infrastructuur. Maar flexibiliteit betekent niet alleen iets voor de middelen, het betekent ook dat je medewerkers op een andere manier kunt inzetten. 4.6 Aantrekkelijke werkgever De brandweer Drenthe is een werkgever waar medewerkers graag werken. Zij heeft zittende en potentiële medewerkers iets te bieden. Niet alleen als het gaat om arbeidsvoorwaarden, maar juist waar het gaat om de inhoud van het werk, innovativiteit en ontwikkelingsperspectief. 4.7 Innovatief De brandweer Drenthe is een innovatieve organisatie. Zij is zich bewust van de (technologische) ontwikkelingen in haar omgeving en speelt daar proactief op in. Dit betekent enerzijds dat zij gebruik maakt van innovatieve technieken om effectief te zijn, maar dit betekent ook dat zij nieuwe werkwijzen ontwikkelt en toepast. Innovatie is nodig om de traditionele aanpak van de brandweer af te stemmen op de eerder genoemde veranderingen. Andere kijk op brandveiligheid, vluchten (jezelf redden) in plaats van gered worden door de brandweer. Voorkomen van brand, in plaats van blussen. Inzet van nieuwe technieken en procedures om slimmer en met minder mensen effectief op te kunnen treden. Kortom, het loslaten van traditionele gedachtelijnen en handelswijzen ondanks een wetgeving die is gebaseerd op het idee dat alles in Nederland hetzelfde is. 4.8 Veranderen van onderaf De hier beschreven ambities vragen om een (cultuur)verandering. Bij een brandweer die zijn verantwoordelijkheid neemt, passen ook medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en zich niet vrijblijvend opstellen of verschuilen. Er is ruimte voor medewerkers met initiatief en durf en die respectvol en open met elkaar om gaan. Loslaten van gedachtelijnen en handelswijzen vraagt om meer dan de aanpassing van les- en leerstof. Deze verandering vindt plaats door de medewerkers mee te nemen vanuit de inhoud. Overtuigen door het te laten ervaren. Een van boven opgelegde koerswijziging heeft de brandweer in Nederland nog nooit veranderd. De brandweer is georganiseerd in posten. Deze posten zijn verankerd in de (lokale) samenleving met hun eigen cultuur en dynamiek. Om de cultuur binnen de brandweerposten te wijzigen is maatwerk nodig met ruimte voor individuele posten en gemeenten om met andere oplossingen te komen die beter passen in hun eigen omgeving en die aansluiten bij de menselijke maat. Onder aanvoering van leidinggevenden die zich dienend opstellen en vertrouwen wekken, moet het veranderingsproces ingezet worden. Veranderen in Drenthe is geen revolutie maar een evolutie. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 9 van 14

10 4.9 Kansen verzilveren De nieuwe organisatie van de brandweer Drenthe benut de schaalvoordelen maximaal door op relevante onderdelen kennis te bundelen en effectiever dan wel efficiënter in te richten. De nieuwe organisatie heeft voorts nadrukkelijk de ambitie om een aantrekkelijke werkgever te zijn waar flexibiliteit en innovativiteit gewaardeerd wordt. De schaalvoordelen als het gaat om personeel, professionalisering en ontwikkelingen worden hiervoor ingezet. Tegelijkertijd doen zich als gevolg van de regionalisering meer mogelijkheden voor om de besturing en bedrijfsvoering van de organisatie professioneel te organiseren. Het is mogelijk om helder en transparant te zijn naar partners en bestuurders toe Lokale verbondenheid (zorgen beperken) Binnen de brandweer Drenthe treedt vanaf 1 januari 2014 een verschuiving op van taken en verantwoordelijkheden. Hoewel lokaal bestuurders (burgemeesters) nog steeds een gezagsverantwoordelijkheid hebben voor de brandweerzorg, is het beheer en de organisatie een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De zorg dat de brandweer te veel op afstand komt te staan is begrijpelijk. Bij de brandweer Drenthe staat echter lokale verbondenheid centraal. De brandweer blijft een organisatie die aanwezig is iedere gemeente. De contacten met de gemeenschap en de betrokkenheid van vrijwilligers blijft essentieel. De burgemeester zal ook in de toekomst het boegbeeld van de brandweer vormen, ook daar waar het gaat om de vrijwilligers. Door middel van korte lijnen tussen lokaal bestuur en de brandweermanagers (via de districtscommandanten) blijven lokale besturen goed geïnformeerd en blijft de burgemeester in staat zijn rol te vervullen als het gaat om het gezag en het informeren van de gemeenteraad Doelstellingen De bovengenoemde ambities laten zich vertalen in een aantal meer concrete doelstellingen. Overigens is het doel van dit visiedocument niet om de organisatiedoelstellingen of meerjarenplannen van de nieuwe organisatie te bepalen. Dit document geeft een beeld van de richting die de nieuwe organisatie uit gaat, om op die wijze de organisatie te kunnen bouwen en hierbij passend te kunnen inrichten. Op basis van de ambities zijn de doelstellingen voor het samenvoegingsproces van de brandweer te verdelen in organisatiedoelstellingen (wat is de doelstelling van de regionale brandweer) en procesdoelstellingen (wat moet het proces van regionalisering opleveren). Organisatiedoelstellingen De doelstellingen van de organisatie zijn: De brandweer Drenthe levert na de regionalisering minimaal dezelfde kwaliteit als nu voor maximaal dezelfde kosten. De brandweer Drenthe is een omgevingsbewuste organisatie die actief participeert in netwerken. Binnen de brandweer staat lokale verbondenheid centraal wat tot uitdrukking komt in haar organisatiestructuur en werkwijzen. Procesdoelstellingen Voor het proces zijn de doelstellingen: Na de regionalisering zitten binnen redelijke termijnen medewerkers op de goede plek. Na de regionalisering is het voor medewerkers duidelijk wat van hen verwacht wordt. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 10 van 14

11 5 Uitgangspunten besturing 5.1 Inleiding In de aanloop naar de start van de nieuwe organisatie van de brandweer Drenthe is het van belang een aantal uitgangspunten voor de nieuwe organisatie vast te stellen. Deze uitgangspunten vloeien gedeeltelijk voort uit de visie en ambities en hebben betrekking op de besturing van de nieuwe organisatie. Het geheel van deze uitgangspunten, ook wel genoemd het besturingsconcept, vormt een van de bouwstenen voor de verdere bouw en inrichting van de nieuwe organisatie. Het besturingsconcept omvat: de uitgangspunten en afspraken die betrekking hebben op de besturing van de nieuwe brandweerorganisatie en de wijze waarop deze wordt gemanaged. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op deze uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn doorgaans enigszins abstract. De vertaling hiervan naar de dagelijkse praktijk wordt zichtbaar in de nieuwe organisatie. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de afspraken over werkwijze en spelregels die door het nieuwe bestuur en management worden gemaakt, het nieuw vast te stellen mandaatbesluit, het planning & control instrumentarium en het human resources management beleid. 5.2 Kernwaarden Voordat vastgesteld kan worden welke uitgangspunten van belang zijn voor de interne organisatie is het goed weer te geven wat voor organisatie de brandweer Drenthe is. Wat wil de brandweer Drenthe uitstralen? Haar kernwaarden (afgeleid uit de visie) zijn: Lokaal verbonden Deskundig Daadkrachtig Behulpzaam. 5.3 Uitgangspunten Om optimaal invulling te kunnen geven aan deze ambities en kernwaarden is het goed een aantal uitgangspunten, spelregels, voor de besturing van de organisatie met elkaar af te spreken. Het betreft uitgangspunten voor de relatie tussen en binnen het bestuur, directie en management. Deze uitgangspunten zijn: i. Heldere rolverdeling: ieders rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn op een logische wijze georganiseerd zodanig dat het voor iedereen duidelijk is. ii. iii. iv. Besturen op hoofdlijnen: het veiligheidsbestuur is eindverantwoordelijk voor de brandweer. Zij stelt de kaders vast waarbinnen het management verantwoordelijk is voor beleid en uitvoering. Het bestuur richt zich op de organisatiestrategie, controle en evaluatie. Contacten aangaande lokale aangelegenheden dan wel betreffende het gezag van de burgemeester vinden lokaal plaats tussen management en bestuurder. Zoals eerder ook gesteld: de burgemeester zal ook in de toekomst het boegbeeld van de brandweer vormen, ook daar waar het gaat om de vrijwilligers. Eenhoofdige leiding 1 : de brandweer Drenthe wordt aangestuurd door de regionaal commandant. v. Transparantie: werkwijzen en besluiten zijn inzichtelijk en begrijpelijk. Informatieverstrekking geschiedt eerlijk en volledig. Er wordt gehandeld volgens het principe: zeggen wat je doet en doen wat je zegt 1 Vloeit mede voort uit de Memorie van toelichting op de Wet veiligheidsregio s. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 11 van 14

12 vi. vii. viii. ix. Integraliteit: zaken worden in onderlinge samenhang bezien voordat tot besluiten of handelen wordt overgegaan. Ook het management van de brandweer Drenthe functioneert op basis van integraliteit (daarover later meer). Integraal management: managers krijgen de ruimte om leiding te geven, zij hebben voldoende mandaat om hier invulling aan te geven en zij zijn verantwoordelijk voor budgetten en resources. Integraal management wordt niet zover doorgevoerd dat iedere manager de eindverantwoordelijkheid heeft voor alle ondersteunende processen. Verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie Resultaatgericht management: er worden heldere afspraken gemaakt over te behalen resultaten. Dit gebeurt in aansluiting op de reguliere cyclus van beleidsplannen en jaarplannen en zal op termijn nadere uitwerking krijgen in zogenaamde prestatieovereenkomsten tussen bestuur/directie/management. x. Collectieve verantwoordelijkheid: managers en medewerkers van de organisatie conformeren zich aan de gezamenlijke doelstellingen, nemen hiervoor gezamenlijk de verantwoordelijkheid. In feite hangen deze uitgangspunten nauw met elkaar samen: een bestuur kan pas besturen op hoofdlijnen als duidelijk is wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft en als duidelijk is gemaakt welke resultaten behaald moeten worden. Tegelijkertijd kan het management enkel verantwoordelijk gesteld worden voor het behalen van resultaten als het daartoe de benodigde bevoegdheden heeft. En als het in staat is oog te hebben voor het totaal aan te behalen resultaten. 5.4 Randvoorwaarden Om succesvol invulling te kunnen geven aan de hierboven beschreven uitgangspunten dient aan een aantal randvoorwaarden voldaan te worden: Uitgewerkt en gedragen planning en control-instrumentarium Bedrijfsvoering ondersteunend aan het primaire proces Behapbare span of control Aandacht voor de kwaliteit en ontwikkeling van leidinggevenden en overige medewerkers Leidinggevenden voldoende tijd om leiding te geven. Deze randvoorwaarden dienen ook in samenhang te worden bezien met de intentie om in de brandweer Drenthe het nieuwe werken in te voeren. 5.5 Principes voor inrichting organisatie De brandweer Drenthe is ingericht volgens de onderstaande principes. i. HVD: De HVD als uitvoeringsorganisatie van de veiligheidsregio: In de huidige situatie is de HVD de uitvoeringsorganisatie van de veiligheidsregio. Binnen de HVD is de brandweer, het personeel van de meldkamer Noord-Nederland en het bureau Multidisciplinaire Veiligheid in de rode kolom opgenomen. De HVD is tevens verantwoordelijk voor de GHOR, die is uitbesteed aan de GGD. De brandweer Drenthe functioneert als belangrijk (organisatie)onderdeel binnen de HVD. ii. Aansturing/directie/regionaal commandant De algemeen directeur HVD is verantwoordelijk voor de aansturing van de totale organisatie, is eindverantwoordelijk voor de HVD. De regionaal commandant heeft de leiding over het onderdeel brandweer: hij is eindverantwoordelijk voor de kolom brandweer binnen de HVD. Er is, gelet op onder meer de omvang van het onderdeel brandweer ten opzichte van de totale HVD, sprake van een personele unie tussen algemeen directeur en regionaal commandant. iii. Management Er is sprake van een MT met een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de totale organisatie. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 12 van 14

13 iv. Gemeentesecretarissen De gemeentesecretarissen hebben een adviesfunctie in de richting van het (top)management van de brandweer Drenthe. Mede vanuit het oogpunt van lokale verbondenheid vormen (een vertegenwoordiging van) gemeentesecretarissen een zogenaamde klankbordgroep die gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren aan het management. v. Districten Het districtenmodel is leidend bij de organisatie van uitvoerende taken: In aansluiting op uitgangspunten rondom lokaal draagvlak, binding en aansluiting bij bestaande ontwikkelingen wordt gekozen voor het districtenmodel. vi. vii. viii. ix. Organisatie primaire proces Beleidsmatige taken worden centraal georganiseerd, uitvoerende taken decentraal (op districtsniveau). Ondersteuning: Ondersteunende taken worden (veelal) centraal georganiseerd, op het niveau van de HVD. Deze keuze wordt verder versterkt door de wens om een aantal ondersteunende taken samen met de GGD op te pakken. Expertise Waar (actuele) ontwikkelingen daar aanleiding toe geven, worden specialistische functies in de nieuwe organisatie verder versterkt. Structuur Managers hebben naast hun functionele/lijnverantwoordelijkheid ook de verantwoordelijkheid voor portefeuilles of projecten (matrixorganisatie). Vanuit hun rol als portefeuillehouder hebben zij de beschikking over capaciteit en middelen om hier ook daadwerkelijk invulling aan te geven. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 13 van 14

14 6 Tot slot De strategische visie en uitgangspunt voor de besturing van de brandweer Drenthe, zoals omschreven in deze notitie, vormt de basis, de kapstok voor het verdere fusieproces. De overige bouwstenen voor de inrichting van de organisatie, zoals het organisatieplan, zullen uitgaan van de in deze notitie weergegeven missie en ambities. De voor de regionalisering benodigde activiteiten, zoals in het plan van aanpak omschreven, worden opgepakt. Belangrijke mijlpalen hierbij zijn de financiële uitgangspunten, de afspraken over kwaliteit, het organisatieplan en de tijdige inpassing van de medewerkers. Visie, missie en besturingsconcept brandweer Drenthe, 20 juni 2012 Pagina 14 van 14