VIASAT: Vooraf Ingevulde Aanvraag als Stap naar Automatische Toekenning. Peter Parmentier afdelingshoofd School- en Studietoelagen 13/06/2016 1

Transcriptie

1 VIASAT: Vooraf Ingevulde Aanvraag als Stap naar Automatische Toekenning Peter Parmentier afdelingshoofd School- en Studietoelagen 13/06/2016 1

2 Overzicht Inleiding: wat zijn school- en studietoelagen Achtergrond: automatisch toekennen van rechten Stappen in het verleden VIASAT: Vooraf Ingevulde Aanvraag als Stap naar Automatische Toekenning

3 Wat zijn School en studietoelagen? 13/06/2016 3

4 Wat zijn school- en studietoelagen? Financiële ruggensteun voor leerlingen en studenten in het kleuter-, lager-, secundair- en het hoger onderwijs die het moeilijk hebben om de kosten van het onderwijs te dragen. = Voorwaardelijk recht: Nationaliteistvoorwaarden Belg of duurzame band Pedagogische voorwaarden Inschrijving in onderwijs Financiële voorwaarden Gezinsamenstelling Inkomsten Kadastraal inkomen Procedurele voorwaarden Aanvragen van 1 augustus tot 1 juni Dossier vervolledigen tegen 31 december 13/06/2016 4

5 Een toelage aanvragen Voor het academiejaar aanvragen tussen 1 augustus 2015 en 1 juni Uiterlijk op 1 juni 2016 Online aanvragen Papieren aanvraag formulier Zowel de digitale als papieren aanvragen worden chronologisch behandeld (zie verder) 13/06/2016 5

6 Onze doelstelling Tijdig en correct afwerken van aanvragen: beslissingen nemen en terugvorderingen vermijden. 13/06/2016 6

7 Verloop aanvraagjaar - verwerking

8 Evolutie aantal aanvragen KO LO SO HO totaal Evolutie aantal toekenningen KO LO SO HO totaal /06/2016 8

9 Automatisch gestarte dossiers o Sinds o o Voor wie? 1. In één van de twee voorgaande jaren recht op studiefinanciering 2. Ingeschreven in Vlaamse erkende of gefinancierde onderwijsinstelling 3. Halverwege het aanvraagjaar nog geen aanvraag ingediend. De afdeling Studietoelagen neemt het initiatief: 1. Opt- out 2. Vooraf ingevuld formulier 3. Controle en bevestiging door de burger (tot 31/12) 13/06/2016 9

10 Verloop van het dossier Fysieke verwerking dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex Manuele input complex Externe data ophalen Dossierbehandeling Volledig dossier beslissing Onvolledig dossier Toevoegen aan dossier Bijkomende info Fysieke verwerking 13/06/

11 Verloop van het dossier Aanvragen: 162K papier 222K digitaal 79K automatisch Dossierstukken: 25K papier 150K digitaal +/- 10% Fysieke verwerking dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex Manuele input complex Externe data ophalen Dossierbehandeling Volledig dossier beslissing Rijksregister Inkomsten KI Inschrijvingen Handicap Toevoegen aan dossier Onvolledig dossier Bijkomende info +/- 70% Bij klant of bij externe bron Fysieke verwerking 13/06/

12 Achtergrond: automatische rechtentoekenning 13/06/

13 Context = armoedebestrijding Regeerakkoord : We pakken onderbescherming aan, hebben aandacht voor mogelijke Mattheüseffecten, hanteren de armoedetoets en streven naar automatische toekenning van rechten. We dichten de digitale kloof en werken de laaggeletterdheid en de drempels tot participatie voor mensen in armoede weg. Regeerakkoord : Als welvarende regio biedt Vlaanderen vele sociale rechten. Voor mensen in armoede werken we aan een systeem dat automatische toekenning van deze rechten (bijvoorbeeld studietoelagen) waarborgt. Regeerakkoord : We maken werk van een zo ruim mogelijke automatische toekenning van rechten en maken daarover afspraken met onder meer de Vlaamse en de federale administraties, de lokale besturen, de OCMW s en de verschillende welzijnsactoren. Regeerakkoord : Rechten, premies en tegemoetkomingen die tot de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest behoren, moeten, in de mate van het mogelijke, automatisch worden toegekend, zonder voorafgaande administratieve verplichtingen. 13/06/

14 Bloemlezing van realisaties Vermindering onroerende voorheffingen omwille van bescheiden woning, twee of meer kinderbijslaggerechtigde kinderen of met een handicap Huurpremie voor personen die vijf jaar of langer op de wachtlijst staan voor een sociale woning Bijdragevermindering in de zorgverzekering van 25 naar 10 euro voor mensen met verhoogde tegemoetkoming in de ziekteverzekering Gratis Omnipas De Lijn Verplaatsingsvergoeding niet-werkende werkzoekenden bij opleiding Vrijstelling of compensatie van de heffing op de waterverontreiniging voor bepaalde categorieën 13/06/

15 Waarom geen school- of studietoelagen? Vaststelling 1: lange voorgeschiedenis Vaststelling 2: realisaties automatisering waarbij het ene recht uit het andere recht volgt School- en studietoelagen: complexe set aan voorwaarden om in aanmerking te komen Complexiteit i.f.v. beleidsdoelstelling: fijnmazig Hoe complexer, hoe fijnmaziger Hoe complexer, hoe moeilijker automatisering 13/06/

16 Stappen in het verleden 13/06/

17 Obstakels wegwerken Onderzoek naar het recht = op basis van informatie dus = koppelen van databanken Interface sinds Vernieuwde interface Inkomstengegevens (BCIV) 2005 Gepland 2017 Persoonsgegevens 2005 Gepland 2016 KI Handicap Inschrijvingsgegevens hoger onderwijs Inschrijvingsgegevens Secundair onderwijs Inschrijvingsgegevens basisonderwijs Wettelijke samenwoning 2012 Mutaties persoonsgegevens 2012 Afstammingsgegevens 2013 Pleegzorg 2014 Rijksregistermutaties 2014 Inkomensvervangende tegemoetkoming /06/

18 Wat stellen we vast? Nooit alle informatie ter beschikking: Alimentatie Buitenlandse inkomsten Wijzigingen van rekeningnummers gebeurtenissen tussen de aanvraag en 31/12 Automatiseren onzekerheden = operationeel risicovol Communicatie Terugvorderingen Rechtzettingen 13/06/

19 Alternatief sinds 2014: vangnet Pro-actieve dienstverlening Toelage in het verleden Nog steeds ingeschreven Procedure: Opt-out Vooraf Ingevuld Formulier Dossier vervolledigen tot 31/12 Resultaten? Stijgend bereik: 2014: dossiers 2015: dossiers 2016: dossiers 13/06/

20 VIASAT: Vooraf Ingevulde Aanvraag als Stap naar Automatische Toekenning 13/06/

21 Wat is nu eigenlijk het probleem? Systeem (regelgeving en back-office toepassing) is opgezet als een aanvraagsysteem Legacy: release 11.0 in 2016 De winkel blijft open tijdens de werken Bijsturen, optimaliseren en vernieuwen blijft nodig Big Bang = tijdelijk ontdubbelen van de organisatie Integratie externe bronnen zelden perfect Semantiek Datakwaliteit Organisatie extern proces Onbeschikbare data Alimentatie Buitenlandse inkomsten rekeningnummers 13/06/

22 Brede aanpak nodig Meer en betere integratie van externe bronnen Complexiteit van regelgeving Interne organisatie: processen en procedures Interactie/communicatie met de burger Project- en programmadoelstellingen formuleren: In plaats van een leeg formulier willen we zo veel mogelijk rechthebbenden een ingevulde aanvraag bezorgen. Hoe vollediger we dit zelf kunnen aanmaken, hoe dichter we zullen staan bij de automatische toekenning van het recht. In onze aanpak zorgen we er ook voor dat de doorlooptijd van aanvraag tot beslissing teruggedrongen wordt. 13/06/

23 Aanpak in 3 Fasen Verbeteren van interfaces Vereenvoudigen van processen Vangnet vervroegen 13/06/

24 VIASAT Fase 1: Verbeteren van interfaces Vereenvoudigen van processen Vangnet vervroegen 13/06/

25 VIASAT Fase 1: Focus: vereenvoudigen en optimaliseren interne processen en gebruik van externe data Zichtbare realisaties 1. sterk vereenvoudigde aanvraag 2. Digitale dossieropvolging duidelijker 3. Toegankelijk op mobiele toestellen 4. Lagere drempel om aan te vragen 5. Makkelijker voor intermediaire partners en scholen Backoffice realisaties: 1. Sneller en beter digitaliseren van papier 2. Aanvraagpiek met een kleiner team verwerken 13/06/

26 Aanvraagformulier /06/

27 Ontwerp aanvraagformulier /06/

28 Nieuwe digitale aanvraag 13/06/

29 VIASAT fase 2: Verbeteren van interfaces Vereenvoudigen van processen Vangnet vervroegen 13/06/

30 VIASAT fase 2: Focus: Digitale en digitaal begeleide interactie met de burger o Online dossieropvolging verder verbeteren (samen met AIV initiatieven burgerloket, DOSIS, berichtenbox) o Begeleide digitale toegang verder uitwerken met intermediaire partners o Digitale en analoge communicatie grondig herwerken o Interfaces verder uitbouwen en optimaliseren ifv onze processen o Dossierflow herdenken m.h.o. op meer automatische behandeling 13/06/

31 VIASAT fase 3: Verbeteren van interfaces Vereenvoudigen van processen Vangnet vervroegen 13/06/

32 VIASAT fase 3: Focus: De vooraf ingevulde aanvraag bij de start van het schooljaar (met indicatie over het recht of het bedrag?) o Ingevulde aanvragen in plaats van formulieren o Vlotte mogelijkheden om correcties door te geven o Ruimte in de back-office om snel te verwerken en aandacht te hebben voor complexe dossiers o Front-office (ism 1700) verder optimaliseren i.k.v. begeleid digitaal 13/06/

33 Bedankt Info op: 13/06/