Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Jaarverslag

Transcriptie

1 Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Jaarverslag maart 2015 Stichting DEN Postbus LK Den Haag t e den@den.nl

2 Inhoud Voorwoord 3 1. Jaarrekening Balans per 31 december Functionele exploitatierekening Toelichting op de balans per 31 december 2014 en de functionele exploitatierekening Toelichting op de balans per 31 december Toelichting op de functionele exploitatierekening Kasstroomoverzicht Bestuursverslag Het belang van digitaal erfgoed uitdragen Monitor van Nederlandse digitaliseringsactiviteiten Diensten en advies Communicatie Organisatie en financiële positie Prestatieverantwoording Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Verklaring Raad van Toezicht 31 Bijlage 1: Toelichting Prestatieverantwoording a. Bijeenkomsten / evenementen (mede) door DEN georganiseerd (44) 32 b. Bijdragen aan onderwijs en cursussen (17) 33 c. Presentaties gegeven door DEN (34) 33 d. Bemiddelingen (o.a. bezoeken aan instellingen) (185) 34 e. Publicaties van DEN in 2014 (93) 37 f. Netwerk 40 g. Gebruik van website in Bijlage 2. DEN en de Governance Code Cultuur 44 Bijlage 3. Contactgegevens DEN 51 2

3 Voorwoord Dit is het jaarverslag van Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) over De belangrijkste resultaten die DEN in 2014 heeft geboekt: Uitvoering gegeven aan diverse projecten in het kader van het Netwerk Digitaal Erfgoed (incl. penvoerderschap voor de NCDD en de CCDD); Oplevering van DE BASIS voor Auteursrechtenbeheer; Succesvol managementprogramma voor middelgrote erfgoedinstellingen; Evaluatie van de activiteiten van DEN (gebruikersonderzoek en een visitatie); Succesvolle afronding van de projecten ENUMERATE en Europeana Inside; Business plan voor Archives Portal Europe Foundation opgesteld; Een productief 2e jaar van het project Erfgoed & Locatie; Drie goed bezochte Open Erfgoed Koffies was het tweede jaar van de beleidsperiode In deze beleidsperiode is DEN een zogeheten bovensectorale ondersteunende instelling in de culturele basisinfrastructuur (BIS). Het was opnieuw een productief jaar voor DEN, waarin veel prestatieafspraken ruimschoots zijn gehaald. Het was een jaar van zowel terugkijken als vooruitkijken, met enerzijds een klanttevredensheidsonderzoek en een internationale visitatiecommissie en anderzijds het toewerken naar een langjarige strategie voor nationale voorzieningen voor digitaal erfgoed. Dit verslag biedt een overzicht van activiteiten uit 2014 en de resultaten die daarmee zijn behaald. De missie van DEN De missie van DEN in 2014 luidde als volgt: "Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is het Nederlandse kenniscentrum voor digitaal cultureel erfgoed. DEN vergroot de duurzame beschikbaarheid van digitaal cultureel erfgoed ten behoeve van de kennissamenleving. DEN bevordert samenwerking van erfgoedinstellingen in digitale infrastructuren en legt daarbij de nadruk op efficiëntie, waardecreatie en vraaggerichtheid. " Indeling van het jaarverslag 2014 Dit jaarverslag bevat de volgende onderdelen, conform het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen : 1. De jaarrekening 2013 met de balans, de exploitatierekening en het prestatieoverzicht; 2. Het bestuursverslag, inclusief kwalitatieve en kwantitatieve toelichtingen op bereikte doelen, de jaarrekening en de organisatie; 3. Accountantsproducten (Controleverklaring bij de jaarrekening en het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording). Het jaarverslag van de Stichting DEN is op 20 maart 2015 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Namens de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland, Drs. Marco de Niet, directeur 20 maart

4 1. Jaarrekening 2014 Alle bedragen in de jaarrekening worden vermeld in hele euro s. Het boekjaar 2014 is afgesloten met een positief saldo van EUR Dit positieve resultaat komt voort uit extra verworven projectmiddelen en niet-volledige vervanging van de inzet van vast personeel voor de projecten. Het positieve resultaat komt deels ten gunste van de Bestemmingsreserve OCW en deels ten gunste van de algemene reserve. De resultaatsbestemming is reeds verwerkt in de cijfers. Enkele cijfers over 2013 wijken af van het jaarverslag Deze wijzigingen zijn doorgevoerd op basis van het overleg met OCW van 22 juli 2014 (brieven OCW kenmerken en ). Voor een toelichting op de financiële positie van Stichting DEN, zie hoofdstuk 3. Balans per 31 december 2014 (na resultaatsbestemming) ACTIVA 31-dec dec-13 Vaste activa II. Materiële vaste activa Vlottende activa II. Vorderingen IV. Liquide middelen Totale activa PASSIVA 31-dec dec-13 Eigen vermogen I. Algemene reserve II. Bestemmingsfonds OCW III. Bestemmingsreserve OCW Voorzieningen Voorziening toekomstscenario DEN Kortlopende schulden Kortlopende schulden Totale passiva

5 Functionele exploitatierekening 2014 BATEN realisatie begroting realisatie * 2013* Opbrengsten Indirecte opbrengsten Bijdragen Subsidie minister OCW Projectopbrengsten Totale baten LASTEN Beheerslasten personeel Beheerslasten materieel Totale beheerslasten Activiteitenlasten personeel 887, Activiteitenlasten materieel Totale activiteitenlasten Totale lasten Saldo uit gewone bedrijfsuitoefening Saldo rentebaten/-lasten Saldo bijzondere baten/lasten Exploitatieresultaat Verwerking van het exploitatiesaldo 2014: Ten gunste van de Algemene reserve Ten gunste van Bestemmingsfonds OCW * gewijzigde opstelling realisatie 2013 en begroting 2014 vanwege vergelijkingsdoeleinden wegens andere verdeling beheers- en activiteitenlasten personeel en wegens herverdeling exploitatiesaldi over algemene reserve en bestemmingsfonds OCW [conform brief OCW d.d ]. In de balans is de resultaatsbestemming reeds verwerkt. 5

6 Toelichting op de balans per 31 december 2014 en de functionele exploitatierekening 2014 Grondslagen voor de financiële verslaggeving Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, evenals voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgingsprijs. Voor zover niets anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Waarderingsgrondslagen voor de balans Materiële vaste activa De investeringen in materiële vaste activa worden gewaardeerd op aanschafwaarde, verminderd met lineair berekende afschrijvingen. In het jaar van aanschaf wordt naar tijdsgelang afgeschreven. Het afschrijvingspercentage varieert bij apparatuur van 33 1/3 tot 100% en bij overige materiële vaste activa van 20 tot 100%. Bij apparatuur aangeschaft voor het project Erfgoed en Locatie wordt een afschrijvingstermijn van vijf jaar gehanteerd. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en risico s die samenhangen met de activiteiten van de stichting en waarvan de omvang niet exact is vast te stellen. Kortlopende schulden De kortlopende schulden hebben een verwachte looptijd van maximaal een jaar. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het exploitatieresultaat wordt bepaald als het verschil tussen ontvangen subsidies, overige opbrengsten en overige bijdragen en alle aan het boekjaar toe te rekenen kosten. De opbrengsten worden verantwoord in het jaar waarin de diensten zijn verricht, respectievelijk het jaar waarop de opbrengsten betrekking hebben. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Afschrijvingen materiële vaste activa De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de aanschafwaarde van de desbetreffende activa. In het jaar van aanschaf wordt naar tijdsgelang afgeschreven. 6

7 Buitengewone baten en lasten Buitengewone baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve incidenteel van aard zijn. Pensioenregeling Bij stichting DEN is sprake van een bij pensioenfonds ABP ondergebrachte pensioenregeling. Deze pensioenregeling wordt als toegezegde pensioenregeling gekwalificeerd. Verwerking in de jaarrekening van stichting DEN vindt plaats als toegezegde bijdrageregeling omdat stichting DEN geen verplichting heeft om aanvullende bijdragen te voldoen, anders dan hogere toekomstige premies indien sprake is van een tekort bij het bedrijfstakpensioenfonds. 7

8 Toelichting op de balans per 31 december 2014 ACTIVA Vaste activa 31-dec dec-13 II. Materiële vaste activa Boekwaarde bij begin jaar Aangeschafte inventaris Afschrijvingen inventaris Boekwaarde bij einde jaar Vlottende activa 31-dec dec-13 II. Vorderingen Debiteuren Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen IV. Liquide middelen Rabobank (rekening-courant) Rabobank (bedrijfstelrekening) ING Bank (rekening-courant) ING Bank (deposito) PASSIVA Eigen vermogen 31-dec dec-13 I. Algemene reserve Algemene reserve per begin boekjaar Toevoeging exploitatiesaldo boekjaar* III. Bestemmingsreserve en -fonds OCW Bestemmingsfonds OCW Toevoeging bestemmingsfonds OCW * Bestemmingsreserve OCW Eigen vermogen per einde boekjaar * gewijzigde opstelling wegens herverdeling exploitatiesaldi 2013 over algemene reserve en bestemmingsfonds OCW Voorzieningen 31-dec dec-13 Stand per begin jaar Vorming voorziening toekomstscenario s DEN Stand bij einde jaar Kortlopende schulden 31-dec dec-13 Crediteuren Vooruitontvangen projectgelden Reservering vakantiegeld en vakantiedagen

9 Toelichting op de functionele exploitatierekening 2014 BATEN realisatie Begroting realisatie Indirecte opbrengsten Opbrengsten congressen en studiedagen Bijdragen Subsidie OCW: Cultuurnota [brief ] Subsidie OCW: Cultuurnota [brief ] Subsidie OCW: Frictiekostenvergoeding Projectopbrengsten Projectsubsidie Erfgoed en Locatie Projectsubsidie EU Inside Projectsubsidie MeSch Projectsubsidie Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) Projectsubsidie Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) Projectsubsidie Erfgoed Makelaar Projectsubsidie Keurmerk Erfgoed Digitaal Projectsubsidie Management Development Projectsubsidie Europeana Overige projecten Verloopstaat projecten 2014 Project Opbrengsten Personele kosten Materiële kosten Totale kosten Saldo Erfgoed en Locatie EU Inside MeSch NCDD CCDD Erfgoed Makelaar Keurmerk Erfgoed Digitaal Management Development Europeana Overige projecten Totaal

10 Toelichting op de functionele exploitatierekening 2014 BEHEERSLASTEN realisatie begroting realisatie * 2013* 7. Personeelslasten Directie (0,60 fte) Secretariaat (1,0 fte) Overige personeelslasten Materiële lasten Huisvesting Kantoor- en reiskosten Ondersteuning administratie en accountant Dotatie aan voorziening toekomstscenario DEN Overige materiële kosten ACTIVITEITENLASTEN Realisatie begroting Realisatie * 2013* 9. Personeelslasten Directie (0,30 fte) Overige medewerkers (vaste dienst) Overige medewerkers (tijdelijke dienst) Personeelslasten projecten Materiële lasten Onderhoud en ontwikkeling websites Overige activiteiten, workshops en studiedagen Materiële lasten projecten * gewijzigde opstelling realisatie 2013 en begroting 2014 vanwege vergelijkingsdoeleinden wegens andere verdeling beheers- en activiteitenlasten personeel en wegens herverdeling exploitatiesaldi over algemene reserve en bestemmingsfonds OCW [conform brief OCW d.d ]. Wet Normering Topinkomens Op basis van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT) worden de volgende gegevens vermeld. Directie De beloning van de algemeen directeur, de heer drs. M.C. de Niet, voor het jaar 2014 bedraagt (inclusief vakantiegeld en inclusief eindejaarsuitkering). Voor de beloningen betaalbaar op termijn zijn in 2014 het werkgeversaandeel van premies pensioenregelingen betaald voor de functie van algemeen directeur. Het betreft een dienstverband van 0,9 fte en heeft betrekking op de periode 1 januari t/m 31 december. 10

11 Kasstroomoverzicht Kasstroom uit operationele activiteiten Exploitatiesaldo Aanpassen voor: Afschrijvingen materiële vaste activa Bruto kasstroom uit operationele activiteiten Mutatie voorzieningen Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden Netto kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen in materiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Mutatie liquide middelen (1+2) Liquide middelen einde boekjaar Liquide middelen begin boekjaar Mutatie liquide middelen

12 2. Bestuursverslag 2014 Als het Nationale Kenniscentrum Digitaal Erfgoed hanteert DEN een integrale aanpak van kwaliteitszorg, innovatie en kennisdeling. Dit houdt in dat het gehele proces van digitalisering en digitale dienstverlening volgens een kwaliteitscyclus door DEN wordt gedocumenteerd en inzichtelijk gemaakt: van beleid en planmatige aanpak tot uitvoering en evaluatie. Uitgaande van deze integrale aanpak heeft DEN in 2014 invulling gegeven aan de volgende drie hoofdtaken, zoals vastgelegd in het Beleidsplan : Het belang van digitaal erfgoed uitdragen; Monitor van Nederlandse digitaliseringsactiviteiten; Diensten en advies. De activiteiten uit 2014 en de resultaten die daarmee behaald zijn, worden in de paragrafen hieronder langs de lijnen van deze hoofdtaken nader toegelicht. Aansluitend wordt een korte toelichting gegeven op de evaluatie ten behoeve van een mogelijke volgende beleidsperiode en de communicatiemiddelen die DEN in 2014 heeft ingezet. 2.1 Het belang van digitaal erfgoed uitdragen In deze hoofdtaak wordt de nadruk gelegd op de strategische waarde van digitaal erfgoed voor erfgoedinstellingen, hun belangrijkste gebruikersgroepen en beleidsmakers. Door de toenemende medialisering van de samenleving liggen er goede kansen om nieuwe vormen van gebruik van cultureel erfgoed tot stand te brengen, maar strategische keuzes zijn nodig om die kansen te verzilveren. Dit speelt op lokaal, regionaal, nationaal en internationaal niveau, en DEN is op al deze niveaus actief. DEN zet in op een versnelling van de acceptatie van internationale kwaliteitsnormen, zoals ICT-standaarden, voor duurzame toegankelijkheid en hergebruik van digitaal erfgoed. Hierbij treedt DEN op als bruggenbouwer tussen de afzonderlijke erfgoeddomeinen en tussen het brede erfgoedveld en aanpalende sectoren. DEN vervult deze positie al 15 jaar met succes en wordt hierom gewaardeerd. a) DE BASIS DE BASIS is een selectie van gedocumenteerde standaarden en andere kwaliteitsinstrumenten die als minimale kwaliteitseisen gelden voor digitale dienstverlening door erfgoedinstellingen. (DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie). Aangezien DEN geen normstellend instituut is, maar werkt op basis van zelfregulering, geldt DE BASIS als een advies: als je als erfgoedinstelling op verantwoorde en duurzame wijze wilt digitaliseren en je collecties online wilt delen, is het verstandig DE BASIS te volgen ( Deze minimale eisen worden in nauw overleg met de sector vastgesteld, ter versterking van het zelfregulerende karakter van kwaliteitszorg voor digitalisering. Aan de hand van een zorgvuldig uitgevoerd proces (voorstel, discussie, evaluatie, bijstelling, toetsing, vaststelling) zijn in de afgelopen jaren enkele tientallen standaarden en kwaliteitsinstrumenten benoemd waaraan erfgoedinstellingen geacht worden zich te houden (uitgaande van het principe 'pas toe of leg uit'). 12

13 In 2014 is een nieuw onderdeel aan DE BASIS toegevoegd: DE BASIS voor auteursrechtenbeheer. Hierin is gedocumenteerd wat een instelling minimaal moet doen om de auteursrechten bij digitale dienstverlening goed te regelen. Dit onderdeel van DE BASIS werd gelanceerd tijdens een studiedag op 30 september die DEN samen met de Museumvereniging/SIMIN heeft georganiseerd. In samenwerking met Europeana wordt een Engelstalige versie van dit onderdeel van DE BASIS voorbereid. Verder zijn DE BASIS voor de vervaardiging van tekst en DE BASIS voor de vervaardiging van beeld vernieuwd. b) Netwerk Digitaal Erfgoed Sinds 2013 voert het ministerie van OCW de regie over de verbetering van nationale digitale voorzieningen voor cultureel erfgoed. Er is een Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) ingericht met de belangrijkste stakeholders in die nationale digitale voorzieningen, waaronder instellingen met landelijke taken ('knooppunten'), te weten Beeld & Geluid, de Koninklijke Bibliotheek, de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen, het Nationaal Archief en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. DEN treedt binnen het netwerk op als adviseur, conform de aanbeveling uit Daarnaast was DEN in 2014 lid van drie NDE-werkgroepen (Governance; Architectuur en infrastructuur; Monitoring). De verslagen en andere (tussentijdse) resultaten van de werkgroepen en werksessies worden gepubliceerd op nde.pleio.nl. In het kader van het NDE zijn voor de periode tijdelijke middelen beschikbaar gesteld voor projecten die de ontwikkeling van de nationale digitale infrastructuur bevorderen. DEN heeft vier voorstellen ingediend bij het NDE, die alle zijn gehonoreerd. Bij drie voorstellen is DEN de penvoerder, andere gremia (de NCDD, de CCDD en het Meertens Instituut) zijn verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Twee projecten zijn afgesloten en worden in de jaarrekening verantwoord. Drie projecten lopen nog door in De twee projecten die in 2014 zijn afgerond, zijn: 1. Management Development-programma (OCW brief , referentie ) In 2014 heeft DEN voor de eerste maal een management development-programma uitgevoerd voor directeuren van middelgrote erfgoedinstellingen. Dit initiatief is financieel ondersteund door OCW met een subsidie van Het is een vijfdaags programma, verdeeld over drie blokken (2 dagen-2 dagen-1 dag). De onderwerpen die in het bijzonder geadresseerd zijn, zijn de nationale digitale infrastructuur, crowdsourcing, financiering, open data, Europese samenwerking en organisatie- en expertiseontwikkeling. Er waren twaalf deelnemers, uit de volle breedte van de erfgoedsector, te weten: Atria, Bijzondere Collecties van de Universiteit Amsterdam, Erfgoed Leiden en Omstreken, Groninger Archieven, Regionaal Archief Rivierenland, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, Stadsarchief en Athenaeumbiblitoheek Deventer, Tresoar, Het Utrechts Archief, het Westfries archief, het Zeeuws Museum en het Zuiderzee museum. Het tweede blok vond plaats in Antwerpen. Aan die sessie hebben ook 8 directeuren van Vlaamse erfgoedinstellingen deelgenomen. De evaluatie toonde aan dat de deelnemers zeer tevreden waren over zowel de inhoudelijke kwaliteit van het programma als de organisatie ervan. Een korte openbare terugblik is gepubliceerd op In 2015 zal DEN het programma op eigen kosten voortzetten. 2. NCDD/ONDI (OCW brief , referentie ) DEN heeft als penvoerder voor de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) in 2013 een aanvraag bij het ministerie van OCW ingediend ter hoogte van

14 De aanvraag betrof een onderzoek naar de ontwikkeling van een netwerk van landelijke voorzieningen voor duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland. Dit onderzoek heeft in 2014 plaatsgevonden. Doel van het onderzoek was het opstellen van concrete en haalbare scenario s voor een netwerk van voorzieningen op basis van een groeimodel. Die scenario's zijn nodig om de mogelijke beleidskeuzes, herschikking van middelen en verantwoordelijkheden op landelijk niveau beter te benoemen. De resultaten van het onderzoek vormen een uitgebreid rapport op basis van een serie interviews en een brochure waarin de strategische keuzes uiteen worden gezet. Ook zijn er diverse bijeenkomsten in de context van het project gehouden, waaronder een workshop in London in november 2014 tijdens de DPC/4Cconferentie. De onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor vervolgstappen worden ingebed in de uitvoering van werkpakket 3 (digitaal erfgoed houdbaar) van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Er zijn in 2015 nog enkele activiteiten rondom het project geweest, ook in het kader van de overloop van het onderzoek in werkpakket 3 van het NDE, maar alle middelen zijn in 2014 besteed. Vandaar dat nu in dit jaarverslag definitieve verantwoording over dit project wordt afgelegd. Naast deze twee projecten die in 2014 volledig zijn uitgevoerd, heeft DEN in 2014 nog twee andere NDE-projecten gestart die doorlopen in 2015: 3. Kwaliteitszorg Erfgoedsoftware (OCW brief , referentie ) Dit project, waarvoor OCW een subsidie van in totaal heeft verleend, bestaat uit twee onderdelen: 3a. Keurmerk Erfgoed Digitaal Dit aan DE BASIS gerelateerde project is opgezet om een kwaliteitslabel (keurmerk) op te zetten voor software die erfgoedinstellingen gebruiken voor hun collectieregistratie en -publicatie. Dat keurmerk dient dan keuzes te ondersteunen waar een erfgoedinstelling voor staat bij innovatie in relatie tot het gebruik van informatiestandaarden, de aard en de levering van de software. In het veldonderzoek in de eerste fase van het project werd duidelijk dat de erfgoedinstellingen zo'n keurmerk wel belangrijk vinden, maar dat weinig instellingen er ook daadwerkelijk wat mee zullen doen. Om te voorkomen dat we een complex en arbeidsintensief beheerssysteem voor het keurmerk zouden inrichten dat uiteindelijk weinig impact heeft, is in overleg met de stuurgroep van het project en het ministerie van OCW (zie brief d.d , kenmerk ) besloten het project om te buigen naar een instrument voor zelfevaluatie van softwaregebruik door erfgoedinstellingen. Dit instrument is verwant aan de zelftoets die DEN en PACKED hebben ontwikkeld voor erfgoedinstellingen om hun 'volwassenheid' op het gebied van digitale duurzaamheid te testen. Met deze ombuiging zal DEN een instrument maken dat op de korte termijn van meer nut zal zijn voor de sector, ook door de koppeling aan het drielagenmodel dat in het NDE centraal staat ('zichtbaar-bruikbaar-houdbaar'). Het idee van een keurmerk kan altijd nog in een later stadium invulling krijgen. 3b. Erfgoedsoftwaremakelaar Het andere onderdeel van deze aanvraag betreft de erfgoedsoftwaremakelaar. Samen met het Meertens Instituut (als vertegenwoordiger van CLICK//Erfgoed) heeft DEN in 2013 het initiatief genomen tot de aanstelling van deze nieuwe functie. De makelaar legt actief verbindingen tussen de ontwikkeling van software voor digitaal erfgoed en de doorontwikkeling en exploitatie daarvan door leveranciers op langere termijn. Hij brengt vraag en aanbod rond digitale tools en diensten bij elkaar en bemiddelt tussen softwareleveranciers, instellingen en onderzoekers. Zo heeft de makelaar in 2014 een project geïnitieerd waarbij het Instituut voor Beeld en Geluid, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, Erfgoed Leiden en Omstreken samenwerken met DataCite 14

15 Netherlands (onderdeel van de Technische Universiteit Delft). In 2015 zullen andere erfgoedinstellingen aan dit initiatief toegevoegd worden. De samenwerking moet leiden tot een landelijke service aan erfgoedinstellingen waarbij digitale objecten voorzien worden van persistente identificatie op basis van de internationale DOIstandaard. Dit is noodzakelijk om de duurzame toegang tot collectiedata op langere termijn te kunnen blijven garanderen. In overleg met de projectleiders van vier CATCH-projecten (gestart in 2008) is een gezamenlijk valorisatievoorstel als subsidieverzoek bij OCW ingediend. De vier projecten hebben een laatste tijd- en geldinvestering nodig om productiewaardige tools te kunnen opleveren die deel kunnen gaan uitmaken van landelijke infrastructuren zoals CLARIAH en de werkpakketten in het kader van de strategie voor nationale voorzieningen voor digitaal erfgoed. In 2014 gaf de makelaar verschillende presentaties en workshops (bijvoorbeeld tijdens het Museumcongres, bij de Reinwardt Academie en tijdens een congres van Erfgoed Brabant). De makelaar neemt actief deel aan het landelijke aggregatoren-overleg, is onderdeel van het kernteam van CLICKNL-Cultural Heritage en was in dat verband mede-organisator van de inspiratiedag 'Connected Data'. 4. CCDD-project Born digital workflows (Brief , referentie ) De Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) heeft, met DEN als penvoerder, in 2014 onderzoek gedaan naar de stand van zaken rond de duurzame toegankelijkheid van born digital erfgoed binnen de culturele sector. Het onderzoek inventariseerde en toetste de verschillende werkwijzen voor duurzaam behoud en toegankelijkheid van born digital cultureel erfgoed. Daarbij werd specifiek gekeken naar de domeinen kunst, film, fotografie en architectuur. Het onderzoek heeft een helder beeld opgeleverd van de bestaande situatie op het gebied van behoud en beheer van dit type cultureel erfgoed. Het verzamelen en duurzaam bewaren ervan staat bij de erfgoedinstellingen in Nederland nog in de kinderschoenen. De mate waarin erfgoedinstellingen born digital erfgoed verzamelen en de manier waarop zij dit beheren en proberen te behouden, verschillen aanzienlijk per domein. Er is behoefte aan actieve kenniscentra en netwerken per domein. Op basis van gesprekken en literatuuronderzoek is een schets van een generieke workflow voor alle typen born digital cultureel erfgoed opgesteld. Deze generieke workflow bestaat uit een aantal stappen, van voortraject tot en met uitlevering. De nadruk ligt daarbij op de pre-ingest. Om deze fase en mogelijke instrumenten verder in beeld te brengen en te ontwikkelen tot generieke kennis en gebruik is gezamenlijk vervolgonderzoek en kennisdeling nodig. De conclusies en aanbevelingen op basis van het onderzoek zijn gepubliceerd in de folder Born digital cultureel erfgoed is bedreigd erfgoed. Op weg naar een generieke workflow voor born digital erfgoed binnen de domeinen kunst, film, fotografie en architectuur. c) Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed Als lid van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren, het adviesorgaan van de Taalunie, heeft Marco de Niet, directeur van DEN, in 2013 samen met collega's van het Vlaamse FARO een advies ingediend bij het Comité van Ministers van Nederland en Vlaanderen over de gezamenlijke inspanningen voor de digitale infrastructuur voor Nederlandstalige culturele en wetenschappelijke data. Een van de beslissingen van de ministers is het instellen van een Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed. DEN zit deze commissie voor. In het najaar van 2014 heeft deze Taaluniecommissie onderzoek gedaan naar de lessons learned van grote digitale projecten in Nederland en Vlaanderen in het afgelopen decennium. (zie Op basis van de lessen die in dit rapport zijn getrokken zal een advies aan het Comité van Ministers van de Taalunie worden 15

16 opgesteld over hoe samenwerking tussen Nederland en Vlaanderen op het gebied van digitaal erfgoed versterkt kan worden. d) UNESCO - project PERSIST In september 2012 heeft Unesco tijdens de tweede Memory of the World-conferentie in Vancouver, Canada, de Vancouver Declaration on Digitisation and Preservation opgesteld, een oproep aan overheden, erfgoedinstellingen, private partijen en Unesco zelf, om te werken aan een "roadmap proposing solutions, agreements and policies, that ensure long term access and trustworthy preservation." Enkele in Den Haag gevestigde instellingen (Nationale Unesco Commissie, IFLA, ICA, LIBER, KB, NA en DEN) vormen een kerngroep om dit project, dat de naam PERSIST heeft gekregen, ten uitvoer te brengen. In PERSIST wordt een internationaal platform gecreëerd waar overheden, de erfgoedsector en de ICT-industrie afspraken kunnen maken over duurzame archivering van digitale informatie. DEN is naast lid van de kerngroep ook lid van de Steering Committee. In 2014 is DEN ook door de Nationale Unesco Commissie ingehuurd voor inhoudelijke uitwerking van de Taskforce Content & Selection. 2.2 Monitor van Nederlandse digitaliseringsactiviteiten Met deze hoofdtaak houdt DEN de vinger aan de pols van de digitale ontwikkelingen in de Nederlandse erfgoedsector. DEN doet dat op twee manieren: a) DEN documenteert in de kennisbank specifieke activiteiten in de erfgoedsector, zoals nieuwe projecten, beschikbaarheid van informatieplannen en het gebruik van software. Op basis van de informatie die de erfgoedinstellingen zelf aanleveren, worden instellings- en projectprofielen in de kennisbank van DEN opgebouwd. Op deze wijze wordt uitwisseling van kennis en ervaringen bevorderd. b) Ook doet DEN (statistisch) onderzoek naar diverse aspecten van digitaal erfgoed, zoals de praktijk van digitale duurzaamheid, gebruik van digitale collecties en de kosten van digitalisering, op basis van de door DEN ontwikkelde methodologie in het Europese project ENUMERATE. a) De kennisbank Het hart van de website van DEN is een online kennisbank om erfgoedinstellingen snel toegang te geven tot kennis die zij nodig hebben om hun ICT-beleid en -praktijk efficiënt en effectief vorm te geven. De actualisering van de kennisbank vindt plaats op basis van behoeften die DEN signaleert in de erfgoedsector. Er is een adviesraad ingesteld om DEN hierbij te begeleiden. De kennisbank is gestructureerd volgens de Kwaliteitscyclus Digitaal Erfgoed. Alle inhoudelijke medewerkers van DEN dragen bij aan het uitbreiden en actueel houden van de kennisbank. De belangrijkste onderdelen van de kennisbank zijn: 1. Kennisdossiers In 2014 is het kennisdossier Meten en vergelijken: kengetallen verzamelen over je digitale collecties aan de kennisbank toegevoegd, en zijn diverse bestaande kennisdossiers geactualiseerd, zoals dat over informatieplannen, tekstdigitalisering en opslag. Alle kennisdossiers zijn samengebracht en geordend op 16

17 2. Standaarden en richtlijnen Aan de hand van documentatie over (het gebruik van) ICT-standaarden, benchmarkgereedschappen, handboeken, checklists en andere kwaliteitsinstrumenten kunnen erfgoedinstellingen zorgen dat hun digitale dienstverlening aan (inter)nationale kwaliteitsprincipes voldoet. In 2014 is het overzicht van standaarden verder geactualiseerd door standaarden te vervangen, aan te passen of aan te vullen met nieuwe informatie. Er zijn 10 nieuwe standaarden aan de kennisbank toegevoegd (o.a. VP8, OpenSearch en JSON), de beschrijvingen van een twintigtal zijn geactualiseerd en 7 verouderde standaarden zijn verwijderd. Eind 2014 bevatte de kennisbank informatie over 217 ICT-standaarden en andere kwaliteitsinstrumenten. 3. Projecten en instellingen Net als in de voorgaande jaren heeft DEN in 2014 diverse instellingen aangespoord hun activiteiten zichtbaar te maken via de projectenbank van DEN. In 2014 zijn 24 nieuwe projecten aangemeld, die via de maandelijkse nieuwsbrief van DEN extra onder de aandacht werden gebracht. Eind 2014 bevatte de kennisbank in totaal 304 projecten en 824 organisaties, waaronder 490 erfgoedinstellingen. 4. Digitaal Erfgoedmeter Sinds 2007 houdt DEN de Digitaal Erfgoedmeter bij. In de afgelopen jaren bood DEmeter vooral statistische gegevens ontleend aan de kennisbank van DEN. In 2014 is het ENUMERATE-project afgerond na een uitgebreide onderzoeksronde in Europa (zie hieronder). Hiermee heeft DEN de beschikking gekregen over actuele informatie over de digitaalerfgoedpraktijk in Nederland. In 2014 is DE-meter gemoderniseerd door enkele infographics te bieden op basis van de Nederlandse ENUMERATE-resultaten. DE-meter is beschikbaar op 5. Subsidiewijzer Om erfgoedinstellingen te wijzen op financieringsmogelijkheden voor digitaliseringsprojecten of andere innovatieve activiteiten, onderhoudt DEN sinds 2007 een subsidiewijzer. De subsidiewijzer 'Overzicht Fondsen en subsidieregelingen digitaal erfgoed' is in mei 2014 weer in overleg met de subsidiënten geheel geactualiseerd en digitaal beschikbaar gemaakt op de website van DEN. Het overzicht biedt informatie over ca. 30 financieringsmogelijkheden op provinciaal, nationaal en Europees niveau. b) Statistisch onderzoek 1. ENUMERATE Het Europese project ENUMERATE, een zogeheten Europees Thematisch Netwerk, is in februari 2014 afgerond. Het project had als belangrijkste doel het verzamelen en publiceren van betrouwbare statistieken over erfgoeddigitalisering, digitale duurzaamheid en de online toegankelijkheid van cultureel erfgoed in Europa. DEN was verantwoordelijk voor het werkpakket Methodologie. Eind 2013 heeft de derde 17

18 en laatste onderzoeksronde van ENUMERATE gelopen. Hieraan hebben 1375 Europese erfgoedinstellingen deelgenomen, waaronder 143 Nederlandse instellingen. DEN heeft bijgedragen aan de Europese rapportage en heeft zelf een rapportage opgesteld op basis van de Nederlandse data. Daarnaast heeft DEN een omvangrijk rapport opgesteld (ENUMERATE Conceptual Framework) om alle lessen uit het project te documenteren en aanbevelingen te doen voor toekomstige projecten die statistisch onderzoek doen naar digitaal erfgoed. De werkzaamheden van DEN voor ENUMERATE zijn vanaf 1 juni 2014 gecontinueerd in het project Europeana v3. 2. Europeana v3 In 2013 hebben Europeana, CollectionsTrust en DEN een overeenkomst gesloten om het ENUMERATE framework te continueren binnen Europeana. In 2014/2015 gebeurt dit in de context van het eenjarige project Europeana v3 (Ev3). In 2014 is deze samenwerking ook voor de toekomst bekrachtigd, door DEN ook partner te laten zijn in de nieuwe Europeana CEF/DSI-aanvraag, die in september 2014 is ingediend voor de jaren 2015/2016. ENUMERATE gaat onderdeel worden van het Europeana Proplatform, waarvan in 2015 een nieuwe versie wordt gelanceerd. In februari 2015 zal een nieuwe ENUMERATE onderzoeksronde gehouden worden in het kader van Ev3. Deze onderzoeksronde wordt door DEN gecoördineerd. Ter voorbereiding hierop heeft DEN een rapport opgesteld over mogelijk nieuwe onderwerpen die in ENUMERATE geadresseerd zouden kunnen worden. Verder heeft DEN op 30 oktober 2014 een workshop over ENUMERATE verzorgd tijdens de Europeana Annual General Meeting in Madrid. 3. Cultuurindex In december 2013 heeft de Boekman Stichting de publicatie De Staat van Cultuur gepubliceerd, als opstap naar een nationale Cultuurindex. Met de Cultuurindex wil de Boekman Stichting diverse economische en maatschappelijke statistieken rond cultuur en cultuurbeleving samenbrengen. DEN heeft zowel aan de publicatie bijgedragen als aan het webplatform dat in november 2014 online is gegaan. De Cultuurindex bevat ook data over digitaal erfgoed op basis van de ENUMERATE-resultaten. 4. WSIS Namens ENUMERATE was DEN in 2014 lid van de Partnership Task Group on the WSIS Targets (TG-WSIS). WSIS (World Summit on the Information Society) is een initiatief van de Verenigde Naties, in samenwerking met Unesco en ITU. In juni 2014 is het document Final WSIS Targets Review gepubliceerd, met daarin kengetallen over het wereldwijd gebruik van ICT in de samenleving. DEN heeft op basis van de ENUMERATE-resultaten meegeschreven aan het hoofdstuk over ICT-gebruik door archieven en musea. 5. Nulmeting Archief2020 In 2013 heeft DEN in opdracht van het programmabureau Archief 2020 onderzoek gedaan naar kwantitatieve gegevens over digitale duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid in de archiefsector. In het onderzoek konden veel data uit de onderzoeken van ENUMERATE en de NCDD hergebruikt worden, toegespitst op de situatie in de archiefsector. Het rapport is in 2014 gepubliceerd. 6. Meten is Weten-overleg Op 3 oktober 2014 heeft DEN weer het jaarlijkse 'Meten is weten'-overleg georganiseerd. Hieraan nemen diverse partijen deel die statistisch onderzoek doen naar digitaal erfgoed. De bijeenkomst is bedoeld om ervaringen uit te wisselen en om 18

19 enquêtes op het gebied van digitaal erfgoed in Nederland onderling af te stemmen, zodat instellingen niet onnodig belast worden met vragenlijsten met vergelijkbare vragen. Om iedereen de mogelijkheid te bieden op de hoogte te blijven van en te overleggen over alle onderzoeken naar digitaal erfgoed heeft DEN een LinkedIn-groep gemaakt met deze naam, waar ook de verslagen en presentaties van het Meten is weten -overleg te vinden zijn. Eind 2014 had deze discussiegroep 80 leden. 2.3 Diensten en advies Met de derde hoofdtaak opereert DEN dicht bij de praktijk van Nederlandse instellingen en projecten, o.a. door in projecten te participeren of door bijeenkomsten te organiseren en trainingen te geven. a) Bijdragen aan nationale projecten en samenwerkingsverbanden 1. Erfgoed & Locatie In 2012 heeft DEN op verzoek van Stichting Archiefprogrammatuur (STAP) de uitvoering van het door OCW en PRIMA medegefinancierde project Erfgoed & Locatie (E&L) op zich genomen. E&L faciliteert cultureel erfgoedinstellingen in het betrekken en verbreden van eigen doelgroepen met locatief historisch erfgoed ('erfgeo') door een platform te realiseren met infrastructuur, semantiek en instrumenten voor koppeling van collecties en diensten. De vaste projectpartners zijn de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, Bibliotheek.nl (per onderdeel geworden van de KB) en Waag Society. In 2014 zijn in het project voor alle onderdelen pilots gehouden, product-specificaties opgesteld en use-cases geschreven. Hier waren meer dan 25 erfgoedinstellingen bij betrokken. Verder is er een marktconsultatie gehouden, voor twee onderdelen is de eerste software ontwikkeld en hebben demo s plaatsgevonden (ErfGeoviewer en Historische Geocoder, via GitHub als open source gepubliceerd). Ook is een concept voor het exploitatieplan opgesteld. Het verzoek van DEN om de oorspronkelijke doorlooptijd van het project met 3 maanden te verlengen, is door PRIMA en OCW gehonoreerd. Dit geeft meer tijd en mogelijkheden om het beheer en de exploitatie van de resultaten na afloop van het project goed te borgen. Een complicatie in 2014 hierbij was dat het lang heeft geduurd voor het derde projectjaar door PRIMA is beschikt. Dit heeft een remmende werking gehad op de besteding van de projectmiddelen. Meer informatie over het project is te vinden op 2.Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) Ook in 2014 is DEN opgetreden als adviseur van het bestuur van de NCDD. DEN heeft onder andere bijgedragen aan de voorbereiding van beleidsstukken (zoals notities om de samenwerking tussen de NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed te versterken), maar ook door de begeleiding van de NCDD-coördinator, die weliswaar in dienst bij de KB, met regelmaat gebruik maakt van de kantoorruimte van DEN om nauw met de medewerkers van DEN te kunnen samenwerken. In 2014 was DEN ook penvoerder van het NCDD-project waarin een onderzoek wordt gedaan naar de haalbaarheid van een nationale digitale infrastructuur voor digitaal duurzaam beheer en behoud van digitale informatie in het publieke domein (zie boven). 3. Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid Ook in 2014 heeft DEN het secretariaat van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) gevoerd. De voorzitter van de CCDD, Sandra den Hamer, heeft zitting in het bestuur van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). 19

20 DEN heeft enkele bijeenkomsten en trainingen namens de CCDD georganiseerd, om met name musea actiever te betrekken bij de landelijke werkzaamheden op het gebied van digitale duurzaamheid. Net als voor de NCDD heeft DEN in 2014 als penvoerder opgetreden voor een CCDD-project dat onderzoek heeft gedaan naar workflows voor de omgang met born digital culturele content (zie boven). 4. Digitale Collectie Digitale Collectie is het project voor centrale digitale aggregatie van erfgoed in Nederland en uitwisseling van collectiedata met Europeana. Voor het project was 2014 het laatste volledige jaar (afloop medio 2015). Naar verwachting worden de projectactiviteiten voortgezet in WP2 van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Met Beeld en Geluid is gewerkt aan nauwere samenwerking tussen de stuurgroepleden in het project (Nationaal Archief, Rijksdienst Cultureel Erfgoed en Koninklijke Bibliotheek, tevens domeinknooppunten binnen NDE) die moet resulteren in een gezamenlijke benadering van het veld van collectiebeheerders. Afhankelijk van de vraag en behoeften van de collectiebeheerder wordt bepaald welk knooppunt het beste de eerstelijnsondersteuning kan bieden. DEN is vanuit haar erfgoedbrede missie uiteraard blij met deze ontwikkeling. De relatie met het veld is georganiseerd in een klankbordgroep onder voorzitterschap van DEN. Digitale Collectie heeft in 2014 een belangrijke stap gezet op weg naar de projectdoelstelling van 3 miljoen objecten uit Nederlandse erfgoedcollecties in Europeana. De samenwerking met een leverancier van Collectie Management Systemen (VIVACE) was daarin belangrijk. DEN kon daarbij de aanpak en resultaten uit Europeana Inside inbrengen (zie hieronder). De werkgroep van Digitale Collectie is een belangrijk kanaal om de kennis en ervaringen van het project Erfgoed&Locatie af te stemmen met en uit te dragen naar de verschillende domeinen verzameld in Digitale Collectie. In 2015 zal de samenwerking tussen Erfgoed&Locatie en Digitale Collectie verder versterkt worden. 5. Werkgroep Auteursrecht en Cultureel Erfgoed Tot april 2014 heeft DEN het secretariaat gevoerd voor de werkgroep Auteursrechten en Cultureel Erfgoed, die als doel heeft auteursrechtenproblematiek in de erfgoedsector op een expertniveau te bespreken. DEN heeft het secretariaat neergelegd om tijd vrij te kunnen maken om DE BASIS voor auteursrechtenbeheer af te ronden. DEN blijft wel actief lid van de werkgroep. Via de werkgroep heeft DEN in 2014 o.a. bijgedragen (als medeondertekenaar) aan de reactie van de werkgroep op de EU-consultatie over de modernisering van het auteursrecht en het onderzoek dat door IVIR is uitgevoerd naar Extended Collective Licensing (ECL). 6. Nieuwe Meesters Delft Door het wegvallen van financiële ondersteuning vanuit de gemeente, is Nieuwe Meesters Delft zich in 2014 meer gaan richten op projecten en minder op het netwerk. Mede daarom heeft DEN besloten het initiatief van wat meer afstand te volgen. Het bestuurslidmaatschap van DEN is vanaf 2015 omgezet in het lidmaatschap van de Commissie van Advies. 7. KIEM In 2014 heeft DEN samenwerking gezocht met Julia Noordegraaf, hoogleraar Erfgoed en digitale cultuur aan de Universiteit van Amsterdam, voor een onderzoeksaanvraag binnen de topsector Creatieve Industrie. Uiteindelijk is een aanvraag voor een onderzoek naar de archivering van interactieve media gehonoreerd met een KIEMsubsidie. Het onderzoek wordt in 2015 uitgevoerd in samenwerking met LI-MA en het bedrijf DataMatters. Onderzocht wordt de mogelijkheid en wenselijkheid van een 20

21 meerjarig publiek-privaat onderzoeksproject naar de houdbaarheid van interactieve, vernetwerkte, procesgebonden, contextuele digitale objecten. b) Studiedagen, conferenties en andere bijeenkomsten 1. Digital Strategies for Heritage (DISH) In 2014 heeft DEN voor het eerst sinds 2005 geen grote conferentie over digitaal erfgoed georganiseerd. In verband met de extra bezuinigingen die DEN zijn opgelegd in de huidige beleidsperiode, is besloten de conferentie eens in de twee jaar te organiseren in plaats van jaarlijks. Na 2013 zal er dus in 2015 weer een nieuwe DISH plaatsvinden. In de tussenliggende periode zet DEN in op kleinere bijeenkomsten die minder personele en financiële investeringen vergen dan een grootschalige conferentie. Ook zoekt DEN naar mogelijkheden om bij andere (internationale) conferenties een DISH-lijn op te zetten. In 2014 is dat gebeurd bij de conferentie NODEM2014, die in december in Warschau plaats vond ( De drie DISH-partners Europeana, Het Nieuwe Instituut en DEN hebben onder de naam DISH een keynote, een parallelsessie over digitale strategieën en een workshop over businessmodelinnovatie verzorgd. 2. DigitalHeritage2015 De DISH-partners, aangevuld met de Universiteit van Amsterdam, CLICK-NL en het ministerie van OCW, hebben ook een bid opgesteld om in 2015 het grote DigitalHeritage-congres (ca. 500 deelnemers) naar Amsterdam te halen. De eerste versie van dit congres vond in 2013 plaats in Marseille. De bid is eind juni ingediend, en helaas heeft de beoordelingscommissie de aanvragen zo lang laten liggen, dat het Nederlandse consortium de bid mid-september weer heeft ingetrokken, omdat alle reserveringen die gemaakt waren voor locaties en exposities verlopen waren. Het consortium is van plan te proberen het congres in 2017 alsnog naar Nederland te halen. 3. Open Erfgoed Koffie In 2013 is DEN gestart met het organiseren van informele, lokale bijeenkomsten om erfgoedprofessionals ervaringen met elkaar uit te laten wisselen over een bepaald thema. Deze bijeenkomsten hebben de naam Open Erfgoed Koffie gekregen, naar het internationale Open Coffee-format. Open Erfgoed Koffies zijn ongedwongen, kleinschalig en laagdrempelig en vinden plaats aan het begin van de dag in een publieke locatie, zoals een café. In 2014 hebben drie Open Erfgoed Koffies plaatsgevonden: in Middelburg, in Groningen en in Leeuwarden. De bijeenkomsten zijn goed bezocht en positief gewaardeerd. In blogs doet DEN verslag van deze bijeenkomsten. In 2015 gaat DEN verder met dit initiatief. 4. Thematische bijeenkomsten De grootste thematische bijeenkomst die DEN in 2014 heeft georganiseerd, betreft auteursrechten (zie boven bij DE BASIS). In het kader van DE BASIS heeft DEN ook nog enkele expertmeetings georganiseerd. Tevens heeft DEN enkele bijeenkomsten rond het thema digitale duurzaamheid georganiseerd, o.a. rond het Scoremodel digitale duurzaamheid en het CCDD-onderzoek naar workflows voor born digital erfgoed. 21

22 c) Opleidingen, cursussen en trainingen Zoals in voorgaande jaren traden diverse medewerkers van DEN in 2014 op als gastdocenten aan de GO, de School voor informatie, en de Reinwardt Academie, de beroepsopleiding voor erfgoedprofessionals. Bij die laatstgenoemde opleiding verzorgt DEN niet alleen gastcollecties, maar is ook lid van de commissie van advies voor de vernieuwing van het curriculum. Die betrokkenheid is zichtbaar in het nieuwe onderwijsbeleidsplan van de academie met verbeterde aandacht voor digitalisering in brede zin. Daarnaast verzorgde DEN weer gastcolleges voor Universiteit Leiden (Book and Digital Media studies) en voor de cursus Leiderschap in Cultuur (LinC). Voor deze laatste treedt de directeur van DEN ook op als ambassadeur van het programma. In 2014 heeft DEN zelf voor het eerst een eigen managementprogramma opgezet voor directeuren van middelgrote erfgoedinstellingen (zie boven). d) Bijdragen aan internationale projecten en samenwerkingsverbanden a. Europeana In 2014 is DEN formeel partner geworden van Europeana in het Europeana v3-project en heeft als zodanig deelgenomen aan projectbijeenkomsten van Europena (zie boven bij ENUMERATE). Daarnaast is DEN als lid van het Europeana Network actief betrokken geweest bij het werk van de taskforce Impact Assessment en de Taskforce Content re-use. b. Europeana Inside Het Europese project Europeana Inside, gericht op het vergemakkelijken van uitwisseling van collectiedata is in het najaar van 2014 afgerond. In 2,5 jaar tijd ontwikkelde een consortium bestaande uit erfgoedinstellingen, (commerciële) software leveranciers en kennisinstellingen daartoe een Easy Connection Kit (ECK). Als werkpakketleider zorgde DEN voor het opstellen en bewaken van de functionele specificaties. Bij afsluiting van het project is de ECK geïmplementeerd in negen verschillende internationale Collectie Management Systemen. Samen hebben de negen leveranciers een klantenbestand van 7000 instellingen waarvan er 15 in het project de ECK van hun leverancier testen en toepasten op het uitwisselen van collectiedata van bijna één miljoen objecten met Europeana. In Nederland biedt Adlib de ECK aan. Tijdens de nationale lancering van de ECK demonstreerde het Amsterdam Museum het gebruik van de ECK bij het uitwisselen van collectiedata met Digitale Collectie, de nationale aggregator. Ook Gallery Systems voor The Museum System en RCE voor DiMCoN hebben plannen om de ECK in hun applicaties te implementeren. DEN presenteerde er het stappenplan voor uitwisselen van collecties dat dient als samenwerkingsinstrument voor leveranciers van Collectie Management Systemen, aggregatoren en erfgoedinstellingen en de meerwaarde van gebruik van de ECK hierbij. Het stappenplan wordt in Nederland via Digitale Collectie aangeboden en bouwt voort op onderdelen van DE BASIS (vervaardiging, beschrijving, vindbaarheid en auteursrechtenbeheer). Vanuit Europeana Inside zijn in 2014 Engelse vertalingen gemaakt voor deze onderdelen onder de noemer THE BASICS. Het Forward Plan dat CollectionsTrust als projectleider van Europeana Inside in september opleverde zet in op continuïteit voor de projectresultaten in de netwerken van SPECTRUM en Europeana. De gemeenschappelijke diensten, waarvan de ECK gebruik maakt, zullen worden geëxploiteerd in de voor 2015 beoogde Europese museale portal (MUSEU) en nationale aggregatieverbanden, zoals Digitale Collectie in Nederland. Het Engelstalige stappenplan en THE BASICS bieden DEN de kans om Europese samenwerking te zoeken voor haar nationale rol bij kwaliteitszorg voor Digitaal Erfgoed. 22

23 c. mesch In het Europese FP7-project Material Encounters with Digital Cultural Heritage (mesch) is DEN werkpakketleider voor 'Dissemeniation, Exploitation and Showcasing'. In 2014 (projectjaar 2) heeft DEN de website ( en social media accounts van het project beheerd en droeg zij zorg voor een regelmatige toevoeging van nieuwe content. Het aantal volgers en webbezoekers is ten opzichte van het eerste projectjaar verdubbeld. Ook heeft DEN de mesch Newsletter geïntroduceerd, met 73 abonnees aan het eind van DEN informeert de partners over interessante conferenties en calls for papers en heeft zelf namens het project bijdragen geleverd aan drie conferenties. De congrespublicatie waaraan DEN heeft meegewerkt voor het Euromed2014 congres eindigde als tweede bij de Best Paper Award. Tenslotte heeft DEN mesch ingebracht als use case voor het Europeana content reuse framework, dat door een Europeana taskforce wordt ontwikkeld. d. Apex Op verzoek van het Nationaal Archief (projectleider van het Europese project APEx (Archives Portal Europe extended) heeft DEN het businessplan opgesteld ten behoeve van de oprichting van de APE Foundation en de instandhouding en exploitatie van de APE-portal, de Europese aggregatie van archiefcollecties. DEN heeft Wilbert Helmus (de erfgoedsoftwaremakelaar) ingehuurd om dit business plan te helpen opstellen. Op basis van een eerste versie van het businessplan heeft het ministerie van OCW euro aan de APE Foundation toegezegd, om voor de jaren 2015 en 2016 de prominente rol die Nederland in dit samenwerkingsverband speelt, te ondersteunen. Het business plan is in november 2014 opgeleverd. e. Overige Europese projecten CEMEC (Connecting Early Medieval European Collection) Op verzoek van het Allard Piersonmuseum is DEN partner geworden in de aanvraag van het project CEMEC (Connecting Early Medieval European Collections). In 2014 is dit voorstel opnieuw ingediend bij het Culture-programma van de EU. Het doel van het project: "In collaboration with technical partners, curatorial expertise will lead to a new museology that addresses not only the necessary need to reach new audiences but can also lead to new ways of collaboration and approaches to the sharing and exchange of cultural assets (collections)." De rol van DEN spitst zich toe op de ontwikkeling van een nieuw gemeenschappelijk businessmodel. COBBRA In aansluiting hierop neemt DEN ook deel in een kleinschaligere samenwerking tussen enkele Europese archeologische musea die door het Allard Pierson Museum is opgezet in de context van de regeling 'Samenwerking musea' van het Mondriaan Fonds. Deze samenwerking heeft de naam COBBRA gekregen: Copenhagen, Brussel, Amsterdam. In dit project (dat gehonoreerd is en in 2015 van start gaat) heeft DEN een adviesrol op het gebied van digitale collectievorming en businessmodelinnovatie. ISHTAR (Initiative for Standardizing Heritage Three-dimensional Advanced Representation) In 2014 is DEN door de Universiteit van Florence (in de persoon van Franco Niccolucci) benaderd om te participeren in een Horizon2020-projectaanvraag ('ISHTAR') op het gebied van standaardisatie van 3D-digitalisering. De aanvraag is in september 2014 ingediend. Begin 2015 is bekend geworden dat deze aanvraag niet is gehonoreerd. 23

24 2.4 Communicatie In 2014 heeft DEN uitvoering gegeven aan de plannen en uitgangspunten zoals vastgelegd in het communicatieplan voor de beleidsperiode Twee aspecten staan hierbij centraal: het bevorderen van kennisuitwisseling tussen erfgoedinstellingen en het bevestigen van de rol van DEN in de erfgoedsector als betrouwbare, onafhankelijke en verbindende kennisorganisatie. Nieuws, agenda en blog Als kennisplatform investeert DEN in een brede verspreiding van relevante berichten over digitalisering in het erfgoed. Op de website publiceerde DEN in nieuws- en agendaberichten over digitaal erfgoed (een stijging van bijna 50% ten opzichte van 2013!). Persoonlijke observaties van DEN-medewerkers zijn te vinden in de blog, waarin in blogposts zijn verschenen. Maandelijks geeft DEN een uitgebreide nieuwsbrief uit, met een compilatie van het laatste nieuws, attenderingen op onderwerpen in de kennisbank, Europese ontwikkelingen en aankondigingen van bijeenkomsten. Het project Digitale Collectie heeft een eigen rubriek in de nieuwsbrief. In december 2014 was het aantal abonnees op deze digitale nieuwsbrief bijna 2000 personen (tegenover 1850 in 2013). Sociale media Ook in 2014 heeft DEN ingezet op intensief gebruik gemaakt van sociale media. DEN is te vinden op LinkedIn, Twitter, Flickr, Vimeo, Youtube en Slideshare. Het aantal volgers op Twitter is weer gegroeid (van 3830 in 2013 naar 4410 in 2014) en ook het aantal members van de DEN-LinkedIn groep is toegenomen (van 1262 naar 1389). Naast een corporate account van DEN op de sociale media, maken de afzonderlijke medewerkers van DEN ook onder eigen naam intensief gebruik van de sociale media, met ieder weer honderden volgers. Publicaties DEN heeft in 2014 ook veel kennis verspreid via publicaties en rapporten, zowel digitaal als op papier. Een overzicht van alle DEN-publicaties uit 2014 is te vinden in bijlage 1. 24

25 3. Organisatie en financiële positie a) Financiële positie van DEN De financiële positie van DEN is goed. Het exploitatieresultaat van DEN in 2014 is, net als in vorige jaren, licht positief. Dit heeft vooral te maken met het succesvol verwerven van diverse projectmiddelen. Door de verplichting (bijvoorbeeld van de Europese Commissie) ook gedeeltelijk vast personeel op de projecten te zetten, dient geschikte vervanging geregeld te worden. Dit is in alle gevallen volledig gelukt. DEN heeft als bovensectorale ondersteunende instelling geen eigen inkomstennorm. De financiële positie van DEN is op 22 juli 2014 in een jaargesprek tussen OCW en DEN doorgenomen. Uit dit gesprek zijn enkele suggesties voor aanpassing van de jaarrekening gekomen. Deze zijn in dit jaarverslag doorgevoerd. Een officieel verslag van dit gesprek is gedocumenteerd onder ref. nr Omdat DEN een kennisorganisatie is, is het grootste deel van het budget gereserveerd voor personeelskosten. In 2014 bestond 78% van het exploitatiebudget uit personele lasten. In 2014 heeft DEN een BTW-scan laten uitvoeren (DEN was tot en met 2014 niet BTW-plichtig). Hieruit is gebleken dat DEN voor de uitvoering van de kerntaken niet BTW-plichtig is, maar voor sommige incidentele activiteiten (bijv. organiseren van conferenties) is DEN wel BTW-plichtig. Deze wijziging zal per geëffectueerd worden. b) Beleidsontwikkeling DEN In 2014 heeft DEN een uitgebreid evaluatieonderzoek uitgevoerd. In opdracht van het ministerie van OCW heeft DEN een klanttevredenheidsonderzoek / stakeholderanalyse laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau (LAgroup). OCW had deze opdracht gegeven in het kader van de toekomstverkenning naar de organisatie van kwaliteitszorg van digitaal erfgoed in Nederland na In totaal hebben 356 personen aan het klanttevredenheidsonderzoek deelgenomen. De algemene teneur van het rapport is dat de sector positief oordeelt over de producten en diensten van DEN. Aandachtspunten die eruit naar voren zijn gekomen, zijn de relatie tussen DEN en individuele/kleine erfgoedinstellingen en enkele activiteiten van DEN die niet een groot bereik hebben. Naast dit onderzoek heeft de Raad van Toezicht van DEN in 2014 het initiatief genomen tot een visitatie door een internationale groep deskundigen. De visitatiecommissie was als volgt samengesteld: Elisabeth d'halleweyn (Taalunie), Franciska de Jong (Univ. Twente), Nick Poole (CollectionsTrust, UK), Rony Vissers (PACKED, BE), Leo Voogt (CBG). Deze commissie heeft 5 aanbevelingen opgesteld aan zowel de organisatie DEN als het ministerie van OCW als financier. Tenslotte heeft DEN in 2014 ook een medewerkersonderzoek gehouden. Dit betrof niet zozeer een medewerkerstevredenheidsonderzoek, als wel een verkenning van de ideeën en visies die leven onder medewerkers van DEN over kwaliteitszorg in Nederland en de toekomst van DEN als organisatie. Op basis van deze drie onderzoeken hebben bestuur en Raad van Toezicht van DEN een voorkeursscenario opgesteld voor de toekomst van DEN. Dit is in oktober 2014 besproken met het ministerie van OCW. Voor 1 april 2015 wordt een oordeel van OCW verwacht over de toekomst van de financiering van OCW voor DEN en de positie van DEN als kwaliteits- en kennisinstituut in het Netwerk Digitaal Erfgoed. Tot slot heeft op 25 november 2014 ook nog het monitorgesprek plaatsgevonden met de Raad voor Cultuur. De beslissing van OCW over de toekomstige financiering van DEN is mede afhankelijk van het advies dat de Raad voor Cultuur uitbrengt over DEN als ondersteunende instelling in de erfgoedsector. 25

26 c) Raad van Toezicht Voorzitter: Mw. drs. Jantje Steenhuis (Gemeentearchief Rotterdam; sinds ) Leden: Dhr. dr. Paul Baak (Koenen Baak & Partners; sinds ) Dhr. Kurt De Belder MA MLIS (Universitaire bibliotheken Leiden; sinds ) Dhr. drs. Pieter-Matthijs Gijsbers (Nederlands Openlucht Museum/Comenius Leergangen; sinds ) Dhr. prof. dr. Guus Schreiber (Vrije Universiteit; sinds ) Mw. drs. Floor van Spaendonck (Het Nieuwe Instituut; sinds ) Dhr. drs. Hans Westerhof (Beeld en Geluid; tot ) De Raad van Toezicht heeft in 2014 vier keer vergaderd. d) Personeel De vaste formatie bedraagt 5,7 fte's. In verband met tijdelijke aanstellingen met projectgelden was de reële formatie in 2014 ruimer. De volgende personen zijn in 2014 werkzaam geweest bij DEN: Dhr. drs. Marco de Niet, directeur (0,9 fte) Mw. Josine Blom, stagiaire IDM (vanaf ) Mw. Samantha Castano, projectmedewerker Erfgoed&Locatie (0,6 fte van 1-6 tot ) Mw. Eline Corée BA (0,8 fte vanaf ) Dhr. drs. Robèrt Gillesse (0,8 fte) Mw. drs. Janneke Grooten, medewerker digitale communicatie (0,8 fte tot ) Mw. Wietske van den Heuvel MA (0,8 fte) Dhr. Ralph Kits MA, projectmedewerker Erfgoed&Locatie (0,8 fte) Mw. Monika Lechner MA, medewerker kwaliteitszorg (0,8 fte) Dhr. drs. Gerhard Jan Nauta, onderzoeker (0,4 fte) Mw. Arianne Neijenhuis, stafmedewerker (1,0 fte) Mw. Dieke de Niet, vrijwilliger ( ) Mw. Tine van Nierop BA, projectmedewerker Erfgoed&Locatie (1,0 fte tot ) Mw. drs. Else Laura Rademaker, medewerker communicatie (0,1 fte) Mw. Marloes Scholtens MA, tijdelijk projectmedewerker (0,8 fte tot ) Dhr. drs. Marco Streefkerk, senior medewerker (0,8 fte) Dhr. Ralph Stuyver MDM, projectmanager Erfgoed&Locatie (1,0 fte) Mw. drs. Jeanine Tieleman, medewerker kwaliteitszorg (1,0 fte tot ) Dhr. Rein van 't Veer MA, projectmedew. Erfgoed&Locatie (0,8 fte vanaf ) Mw. Yasmine van der Woord, projectmedewerker Erfgoed&Locatie (0,8 fte) Adviesraad DEN-kennisbank Judith van Gent, Teamleider Documentatie & Fotografie, Amsterdam Museum. Marian Hellema, Technisch projectleider, Koninklijke Bibliotheek. Berry van der Hoorn, Programmamanager, Naturalis Vincent de Keijzer, Informatiearchitect, Gemeentemuseum Den Haag. Jeroen van Luin, Projectmanager Digitaal Depot, Nationaal Archief. Aad van der Valk, Senior beleidsadviseur, Beeld en Geluid. Henk Vanstappen, Informatiespecialist, PACKED (BE) Annelot Vijn, Applicatie-manager, Utrechts Archief Ivo Zandhuis, zelfstandig ICT-adviseur. 26

27 Verantwoording Governance Code Cultuur De Stichting Digitaal Erfgoed Nederland wordt sinds 2006 bestuurd volgens het Raad-van-toezicht-model. Omdat DEN een kleine organisatie is, is er een éénkoppige directie, die tevens het bestuur is. De Stichting Digitaal Erfgoed Nederland onderschrijft de negen Principes van de Governance Code Cutuur ( Bijlage 2 bevat een gedetailleerd overzicht van de wijze waarop DEN deze principes in 2014 heeft toegepast. DEN heeft een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Nevenfuncties van de directeur in 2014 Bibliotheekadviescommissie van de Brabant Collectie (lid) Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (plaatsvervangend voorzitter) ICT Horizon2020 klankbordgroep (lid) Leiderschap in Cultuur (ambassadeur) Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (plaatsvervangend bestuurslid) Nationale Onderzoeksraad Erfgoed, Joint Programme Initiative (lid) Stichting Museumregister Nederland (bestuurslid) Taalunie, Raad voor Nederlandse Taal en Letteren (lid) Taalunie, Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed (voorzitter) UNESCO Nationaal Memory of the World Comité (lid) UNESCO Adviesgroep Open & Permanent Access (lid) V-MUST International Advisory Expert Group (lid) Alle nevenfuncties zijn onbezoldigd. Namens Stichting Digitaal Erfgoed Nederland, Marco de Niet, directeur 20 maart