CONCEPT NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING KEIZER OTTO-TRIVOLLEY

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering Keizer Otto-Trivolley, 29 juni 2016 Leden aanwezig: Dafne Bezembinder, Renate Evers, Daphne Siebenmorgen, Nancy Siebenmorgen, Derek Laout, Charlotte van Schaik, Lex de Bruijn, Eric Herber, Gijs van der Linden, Marijke Mourits, Desiree Paap, Michaela Luyken*, Aad van Veelen, Inez Wolters v.d. Weij, Bas Markus, Tim Donkers, Brechje Swart, Koen Markus, Mandy Dekker, Els Lansink, Maarten van Velthuijzen*, Paul Straver*, Mira Mourits, Manon Herber, Ilona Booij en Eric Herber. *waren de eerst 20 minuten aanwezig. Bestuur aanwezig: Niels Mourits, Frieda Schimmel, Ilse Coolen en Esther Schimmel (notulist). 1. Opening/ Mededelingen Niels Mourits opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Ingekomen stukken en afzeggingen 1. Er is één ingekomen stuk/vraag van Daphne Siebenmorgen. Daphne vraagt zich af of de aantallen van de mini s en jeugd kloppen in het jaarverslag. De getallen kloppen wel maar kunnen een vertekend beeld geven. Aan het begin van het seizoen kunnen er nog leden tussen staan die toch nog opzeggen, ook zitten er jeugdleden bij die bij senioren spelen maar bij de jeugd mee tellen. Aan het eind van het seizoen tellen alle leden die dat jaar lid waren mee, ook diegenen die dan op gaan zeggen. 2. Afmeldingen voor de ALV; George Altena, Bert Siebenmorgen, Sandra Siebenmorgen, Fred Stavenuiten en Carla Wijnand. 3. Goedkeuring notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 24 juni 2015 De notulen worden goedgekeurd, zonder op- of aanmerkingen. 4. Jaarverslag Het jaarverslag wordt goedgekeurd. Niels neemt het jaarverslag nog even door. Hij wijst op de problemen die de TC afgelopen jaar kende. De nieuwe TC wil er graag nog een, bij voorkeur mannelijk, lid bij voor dames 1. Iemand die met de rest van de TC meedenkt. Er zijn het afgelopen jaar veel opzeggingen geweest bij de recreanten. Dit heeft hoofdzakelijk te maken met het feit dat een aantal recreanten al aardig op leeftijd is. Sommige leden moesten stoppen doordat ze te veel blessures kregen. Het is dus niet zozeer door onvrede. 5. Jaarrekening Jaarrekening ziet er perfect uit. De begroting sloot op een negatief bedrag, maar we zijn dit jaar positief geëindigd. Mira vraagt waarom de trainerskosten een stuk lager zijn geëindigd dan begroot? Dit komt omdat er een team is teruggetrokken en groepen zijn samengevoegd. Dat scheelt weer in de uitgaven. Mira vraagt ook waarom het kledinggeld maar 500 euro bedraagt. Dat komt omdat we vorig jaar nieuwe shirts hebben aangeschaft en we elk jaar een bedrag storten in het potje kleding. Dat bedrag groeit dus elk jaar

2 6. Verslag kascommissie De kascommissie bestond uit Emma Scherpenzeel en Aad van Veelen. Emma en Aad hebben de controle bij Frieda thuis uitgevoerd. Aad vertelt dat de kascommissie zeer tevreden is over de Penningmeester. Frieda is enorm nauwkeurig. Aad leest de verklaring kascommissie voor aan de leden. De commissie stelt voor de jaarrekening goed te keuren. De vergadering stemt unaniem in. Hartelijk dank hiervoor. 7. Decharge penningmeester/bestuur De vergadering dechargeert de penningmeester en het bestuur met unanieme stemmen, en er volgt spontaan een applaus van de aanwezige leden. 8. Bedanken vrijwilligers Elk jaar willen wij als bestuur een persoon of groep in het zonnetjes zetten voor zijn of haar bijzondere vrijwillige bijdrage voor de vereniging. Dit jaar is dat Derek Laout geworden. Hij is vader van één van de mini s. Hij is enorm enthousiast en organiseert samen met de trainsters twee ouderkind toernooien, een clinic en andere leuke activiteiten voor de mini s. Daarvoor namens het bestuur hartelijk dank! 9. Verkiezingen nieuwe voorzitter Voordat we overgaan tot stemmen vraagt Gijs van der Linden zich nog af wat er gebeurt als Eric niet genoeg medewerking krijgt van de leden? In de bijlage die Eric heeft geschreven staat immers dat hij stopt wanneer hij het idee heeft dat hij aan een dood paard aan het trekken is. Eric legt uit dat hij dat inderdaad doet maar dat hij in elk geval komend seizoen af maakt. Hij gaat het voorzitterschap dus zeker voor een jaar aan. Gedurende het seizoen wordt snel duidelijk of Eric het voorzitterschap voor een jaar blijft doen of voor meerdere jaren. Er wordt een verkiezingscommissie benoemd, Gijs van der Linden, Dafne Bezembinder en Daphne Siebenmorgen. Zij komen uiteindelijk met de volgende uitslag; 37 leden voor, 1 lid is tegen en 1 lid blijft neutraal. Hiermee wordt Eric gekozen tot nieuwe voorzitter van Keizer Otto-Trivolley. 10. Rondvraag 1 aan oude bestuur Eric vraagt wat de ervaringen zijn van Niels als voorzitter? Niels wil dit graag bij het volgende agendapunt bespreken. Aad vindt de website een beetje achterhaald, je kan er geen fotoalbum meer opzetten, hij is toe aan vernieuwing. Derek vindt ook dat er geïnvesteerd moet worden in een (nieuwe) website en social media. Het bestuur geeft aan hiermee actief aan de slag te gaan. Brechje, vrijwilligers. Hoe vrijblijvend is dat? Je kan niet als lid al 10 jaar bij de vereniging zitten zonder iets te doen. Brechje is van mening dat iedereen iets moet doen voor de vereniging en als je dat niet wilt doen dan moet je het maar afkopen of zo. Daar is het bestuur het volledig mee eens en gaan we meer mee doen

3 11. Niels treedt af als voorzitter Bijna 5 jaar voorzitter. Ik heb geen makkelijke start gehad, bijna, iedereen kent het verhaal. We begonnen groot als bestuur maar zijn uiteindelijk gekrompen naar 4 personen, dat is wel smal. Over het algemeen is de communicatie met de leden goed geweest. Er is een beleidsplan voor de hele vereniging gemaakt dat elk jaar bijgesteld wordt. Leuke ervaringen zijn de komst van het 1 e herenteam ook het kampioenschap van dames 2, de promotie van 5 en heren 2 in mijn periode! Teleurstelling is eigenlijk dat de jeugd niet echt groeit en dat er geen jeugdcommissie is. Ook is het elk jaar kunst en vliegwerk om voor elke groep een geschikte trainer te vinden. Het bestuur vergadert 1 keer per maand dat was over het algemeen gezellig maar het ging er af en toe ook heftig aan toe. Het voorzitterschap is een pittige klus. Ik wil alle leden bedanken voor het vertrouwen in de afgelopen 5 jaar! Esther spreekt, namens het bestuur, haar dank uit aan Niels en overhandigt hem een lekkere fles drank en een diner bon namens de vereniging. Ook overhandigt Esther Marijke een fles drank voor alle leed van de afgelopen 5 jaar, als vrouw van de voorzitter. 12. Benoeming nieuwe voorzitter Hierna wordt Eric Herber als nieuwe voorzitter van Keizer Otto-Trivolley benoemd. Eric is blij met de verkiezingsuitslag. Eric had een stukje geschreven om voor te lezen tijdens de ALV. Hij besluit dat niet te doen omdat iedereen die betrokken is bij de vereniging vanavond aanwezig is en besluit het verhaal naar alle leden te mailen. er%20niet%20voor%20heeft%20gelezen.pdf In het kort vertelt hij wel dat hij absoluut zwart/wit is. Hij waarschuwt altijd 1 keer, dat wil hij ook in de vereniging hanteren. Ben je het er niet mee eens? Dan ga je weg. Voel je je thuis? Kom er alsjeblieft gezellig bij. Er is altijd ruimte om met elkaar te communiceren! óf je slikt het óf je praat erover. 13. Technisch Beleidsplan Coaches Gijs vindt dat coaches niet bepaald moeten worden door het team. De coach zou door de TC aangesteld moeten worden en gekoppeld worden aan een team.. - Derek: Je moet, in het beleidsplan, formuleren wat je wil. Daarna kijk je wat er haalbaar is.. - Renate: Wat is het probleem als een team zelf een coach zoekt?. Als een coach beslissingen moet nemen die niet leuk zijn is dat lastiger als hij/zij nauw betrokken is bij het team of enkele teamleden. De TC gaat kijken hoe ze het beste dit punt kunnen invullen. - Gijs: Ik zie in de jaarplanning van de TC ook teamoverleg gepland. Dat vind ik heel goed, er moet een soort driehoeksverhouding komen tussen trainers, coach en team.. Brechje: Het afgelopen jaar was dit ook de bedoeling maar de andere TC leden lieten het een beetje afweten.. Eric: Er moet meer communicatie komen tussen trainers en TC maar ook tussen trainers onderling.. Het Technisch beleidsplan wordt goedgekeurd door de vergadering

4 14. Samenstelling Technische Commissie Het bestuur is erg blij met de drie TC leden, Brechje, Mira en Els. De volgende TC leden zijn nu verantwoordelijke voor de volgende teams: D1:? D2: Brechje D3: Brechje D4: Els D5: Brechje D6: Els H1: Mira H2: Mira *Voor dames 1 wordt nog gezocht naar een, mannelijk, TC lid/vertegenwoordiger. 15. Samenstelling Kascommissie Emma Scherpenzeel blijft lid van de commissie en Aad van Veelen treedt af. Tijdens de ALV meldt Inez Wolters v.d. Weij zich als nieuw kascommissielid. 16. Begroting Dit jaar is er weer een DEEN-actie. Verenigingen kunnen zich daarvoor inschrijven en wij zijn dit jaar ingeloot. Als mensen boodschappen doen bij supermarkt DEEN krijg je muntjes waarmee je een vereniging kan sponsoren. De mini s verzinnen acties (boodschappen dragen, nagels lakken, volleyballen enz.) bij de DEEN om muntjes te verzamelen. Aan het eind van de actie wordt bepaald hoeveel muntjes je gespaard heb en hoeveel euro je hierdoor krijgt. De actie begint in september. Tijdens de vergadering wordt er bepaald dat het geld van deze actie ingezet kan worden voor een mini kamp. Indien een overschot aan euro s ontstaat, gaat dat naar de club om te worden aangewend voor ondersteuning van verenigingsinitiatieven/-activiteiten. Verschil in huurprijs tussen Zandzee en Lunet is 9 euro per uur per veld. De Lunet is over het algemeen 4000 euro duurder per jaar dan de Zandzee. Eric en Frieda zijn bij de Lunet geweest om te vertellen dat het verschil met de Zandzee echt te groot is. Als de Lunet niet zakt in prijs gaan we zoveel mogelijk weg uit de Lunet. - Inez: Gaan we dan meer op zaterdag spelen? Nee, dat zal hetzelfde blijven als vorige seizoenen. - Ilona: Als we weg gaan uit de Lunet is het lastig om ooit weer terug te komen. De Adelaars (zaalvoetbal) zal snel de vrijgekomen zaal innemen.. Dat klopt maar dat is dan zo. Het is lastig in de toekomst kijken. Het zou zelfs zo kunnen zijn dat, gezien de huidige tekorten binnen de gemeente Gooise Meren, in de toekomst de Lunet moet sluiten en de Zandzee alleen over zal blijven. - Mira: Afgelopen jaar waren er soms lege velden in de competitie en speelde we niet allemaal bij elkaar. Ilse: Er waren te kleine poules. We vragen elk jaar dezelfde poule letters aan bij de NeVoBo voor alle teams maar het is altijd de vraag of we die ook krijgen. Soms geeft de NeVoBo een ander nummer en spelen we niet gelijk, daar kunnen wij als bestuur niets aan doen.. - Mira: Is er ruimte in de begroting voor trainingspakken of inspeelshirts?. Er is op dit moment in de begroting geen bedrag gereserveerd om dit te kunnen doen. Natuurlijk is er wel eigen reserve om dit te realiseren, maar het heeft niet de voorkeur van het bestuur. Besloten wordt hierover te stemmen. Er is geen meerderheid voor dit voorstel

5 Als team mag je daar wel zelf over denken en een sponsor zoeken. Als je een sponsor hebt als team moet je het eerst het bestuur voorleggen. - Koen: Kunnen we contributieverlaging krijgen?. Niet dit jaar, maar volgend jaar zouden we hierover na kunnen denken. - Koen: Kunnen we niet allemaal hetzelfde contributie betalen. Er is nu een verschil tussen H1/H2, D1/D2 en de rest van de leden.. Hogere klasse betalen meer aan teamgeld. De heren hadden de wens om in de Lunet te trainen, dat is duurder. Gezien het feit dat het een eigen wens was, is deze wens gehonoreerd, maar ook doorberekend aan de betreffende teams. De kosten voor de hogere teams zijn eigenlijk nog veel hoger maar er wordt maar een klein bedrag in rekening gebracht. - Koen: Kunnen we niet allemaal in 1 zaal trainen? Hebben we allemaal geprobeerd maar dan ontstaat er een groot trainers probleem. De begroting wordt goed gekeurd door de vereniging. 17. Verplicht tellen bij elke competitiewedstrijd. Hierover stemmen we, er zijn 8 leden tegen en 13 voor, het voorstel is aangenomen. Over de invulling gaat nagedacht worden. Het betreft hier de wedstrijden van de jeugd en de senioren. - Daphne: De wedstrijden van de Jeugdteams zijn soms niet te combineren met de tijden van de Seniorenwedstrijden.. Klopt. Daar wordt natuurlijk rekening mee gehouden. Het idee is om een sanctie in te voeren, 20 euro boete als je niet komt opdagen. We spreken af om die sanctie niet meteen in te zetten. Er wordt eerst gekeken hoe het gaat, als het goed gaat hoeven we dat niet in te stellen. Wordt het tellen een probleem dan wordt de sanctie geactiveerd. Ilse gaat, gelijk met het indelen van de zaalwacht, de scheidsrechterteams aanwijzen. 18. Rondvraag 2 Gijs: Is er behoefte aan een scheidsrechters avond? Er wordt positief op gereageerd. We gaan dit Tjarda voorleggen en vragen of zij dit weer wil organiseren. Els: Ik ben zeer tevreden over de organisatie van het bestuur!. Ilona: Brechje bedankt voor het goede werk wat je dit jaar namens de TC gedaan hebt.. Dafne Bezembinder: Ik zou het prettig vinden om eens bezocht te worden door een andere scheidsrechter om aansluitend te horen wat ik goed en fout deed. Op die manier kan ik groeien. Kan dit geregeld worden?. Eric: Het is natuurlijk altijd mogelijk om aan een collega-scheidsrechter te vragen of hij/zij bij je wil komen kijken, om aansluitend met je na te bespreken wat er gezien is.. De voorzitter sluit de vergadering om ongeveer uur