Procesverantwoording Verkiezingen. Rekeningencommissie Den Haag. KlantContactCentrum

Transcriptie

1 Procesverantwoording Verkiezingen Rekeningencommissie Den Haag Dienst Sector Afdeling Unit Auteurs Publiekszaken KlantContactCentrum Burgerzaken Verkiezingen Lotte Helder, Gerjan Wilkens Datum 30 november 2016 Versie Definitief

2 Inhoud 1 Inleiding Personele organisatie Beschrijving van de organisatie Inzet van ambtenaren Voorbereiding op de Haagse verkiezingen Proces voorbereiding op de Haagse verkiezingen Plan van aanpak Selecteren locaties Werven en selecteren van stembureauleden Kiesgerechtigheidsbepaling Informeren van kiezers Logistieke werkzaamheden Draaiboek voor de dag van de stemming De stemming, opkomst en uitslag Evaluatie Voorbereiding op verkiezingen voor Nederlandse kiezers in het buitenland Proces voorbereiding verkiezingen KBN Oproep van kiezers voor registratie Beoordelen van registratieverzoeken Stembescheiden Briefstembureaus Vooropenen Begroting Budget en bestemmingsreserve Kosten van de organisatie van een verkiezing Vaste kosten unit Verkiezingen Kosten per jaar Relevante wetgeving Haagse verkiezingen Kiezers buiten Nederland IT-ondersteuning IT-ondersteuning Haagse Verkiezingen Pagina 2 van 23

3 7.2 IT-ondersteuning Nederlandse kiezers in het buitenland Integriteit in het proces Inzet ambtenaren Openbaar proces en publicatie van uitslag per bureau Waarnemers Risicoanalyse Toekomstige ontwikkelingen Stembureau-app (2017) Permanente registratie Nederlandse kiezers in het buitenland (2017) Experiment internet stemmen (2016) Pagina 3 van 23

4 1 Inleiding In de afgelopen 13 jaar zijn er 18 verkiezingen georganiseerd in Den Haag; gemeenteraadverkiezingen, Tweede Kamerverkiezingen, Europese Parlementsverkiezingen, waterschapsverkiezingen, provinciale statenverkiezingen, een nationaal en een raadgevend referendum. De verantwoordelijkheid voor de organisatie van verkiezingen is belegd bij de unit Verkiezingen van de afdeling Burgerzaken (DPZ/KCC). De unit Verkiezingen draagt ook zorg voor de organisatie van verkiezingen voor Nederlandse kiezers in het buitenland (bij Tweede Kamerverkiezingen, Europese Parlementsverkiezingen en raadgevende referenda). Dit is een landelijke taak zoals opgenomen in de Kieswet. Momenteel zijn de voorbereidingen voor de Tweede Kamerverkiezing van 15 maart 2017 in volle gang. De Rekeningencommissie onderzoekt jaarlijks het financieel beheer van het college aan de hand van de jaarrekeningen van gemeentelijke diensten, bedrijven en fondsen. De commissie legt haar bevindingen vast in een rapport dat aan college en de gemeenteraad wordt aangeboden. De Rekeningencommissie behandelt op 14 december 2016 de audit van Verkiezingen. Daarvoor dient deze verantwoordingsrapportage. De Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) schrijft aan de hand hiervan een onafhankelijke rapportage die ook naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd. Allereerst wordt een overzicht gegeven van de (personele) organisatie van verkiezingen (hoofdstuk 2). Vervolgens geven we een uitvoerige omschrijving van het proces van de voorbereiding op een verkiezing. Hierbij gaan we in op de voorbereiding op een verkiezing in Den Haag (hoofdstuk 3) en op de voorbereiding op een verkiezing voor Nederlandse kiezers in het buitenland (hoofdstuk 4). Daarna geven we een beknopte omschrijving van de begroting en financiering van verkiezingen (hoofdstuk 5) en de voor verkiezingen relevante wetgeving (hoofdstuk 6). Ook de IT-ondersteuning (hoofdstuk 7) komt aan de orde evenals de integriteit in het proces (hoofdstuk 8). Tot slot staat in deze rapportage een korte beschrijving van de risicoanalyse opgenomen (hoofdstuk 9). De omgeving van en ontwikkelingen rondom verkiezingen veranderen per dag. Deze verantwoordingsrapportage wordt daarom afgesloten met een blik op de toekomst en innovaties (hoofdstuk 10). Pagina 4 van 23

5 2 Personele organisatie 2.1 Beschrijving van de organisatie De unit Verkiezingen is een kleine organisatie bestaande uit drie FTE. Dit zijn de unitmanager Verkiezingen en twee projectmanagers. In de voorbereiding op een verkiezing wordt de unit Verkiezingen uitgebreid met tijdelijke krachten. Dit zijn gedetacheerde ambtenaren en inhuurkrachten. Afhankelijk van de soort verkiezing groeit de unit tijdelijk tot 20 personen. Bij de voorbereiding op een verkiezing worden twee projectteams gevormd: een projectteam voor de verkiezingen in de gemeente Den Haag en indien van toepassing een projectteam voor Nederlandse kiezers in het buitenland (bij Europese Parlementsverkiezingen, Tweede Kamerverkiezingen en raadgevende referenda). Daarnaast is er een tijdelijke staf voor (vernieuwings)projecten en ondersteuning. De unit Verkiezingen is onderdeel van de afdeling Burgerzaken. De afdeling Burgerzaken valt onder de sector KCC van de dienst Publiekszaken. 2.2 Inzet van ambtenaren Voor een succesvol verlopen verkiezingsdag is de hulp nodig van bijna de helft van alle medewerkers van de dienst Publiekszaken. Het gaat om 450 tot 500 personen per verkiezingsdag. De overige onderdelen van de dienst Publiekszaken zijn gedurende deze dag en de dag erna zodanig bezet dat de reguliere dienstverlening doorloopt. Hiertoe wordt een verlofstop afgekondigd door het MT DPZ. De hulp van de collega s is hard nodig om de verkiezingsdag naar behoren te laten verlopen: hulp en handen in de wijken op de stembureaus, het tellen van (brief)stemmen, het controleren van de processenverbaal en het verwerken van de verkiezingsuitslag. Uiteindelijk werkt heel DPZ samen aan een geslaagde verkiezingsdag! Naast medewerkers van DPZ werken ongeveer 600 ambtenaren van de andere gemeentelijke diensten mee aan een verkiezing als stembureaulid. Ambtenaren worden ingezet als individueel stembureaulid of ze kunnen samen met andere collega s een stembureau adopteren. Het aantal ambtelijk stembureauleden is een derde van het totaal aantal stembureauleden (1.450 tot 2.200) en de inzet wordt naar rato over de diensten verdeeld, op basis van de formatie. Aan de hand van het opleidingsplan worden alle ambtenaren zorgvuldig voorbereid op hun taken op en rondom de verkiezingsdag. Elke dienst heeft een verkiezingscoördinator. De verkiezingscoördinator is een medewerker van de dienst die zorg draagt voor het behalen van het binnen het GMT afgesproken quotum ambtelijke stembureauleden en is aanspreekpunt voor de medewerkers van zijn/haar dienst. De verkiezingscoördinatoren worden door de unit Verkiezingen betrokken bij het plan van aanpak en alle afspraken die met het GMT zijn gemaakt, waaronder het quotum ambtelijke stembureauleden, belangrijke data en eventuele wervingscampagnes. Pagina 5 van 23

6 3 Voorbereiding op de Haagse verkiezingen In dit hoofdstuk geven we een toelichting op de belangrijkste aspecten van de voorbereiding op een Haagse verkiezing. Deze en alle onderliggende subprocessen en werkinstructies zijn opgetekend in BPM One en gepubliceerd op Werknet en daarmee toegankelijk voor alle medewerkers van de dienst Publiekszaken ( DPZ.aspx). In deze paragraaf geven we een korte toelichting op de belangrijkste stappen in dit proces. 3.1 Proces voorbereiding op de Haagse verkiezingen In onderstaande afbeelding wordt het proces van de voorbereiding op een Haagse verkiezing schematisch weergegeven. Pagina 6 van 23

7 3.2 Plan van aanpak Iedere verkiezing wordt een uitgebreid plan van aanpak gemaakt voor intern gebruik. Hierin wordt het onder 3.1. weergegeven hoofdproces gedetailleerd uitgewerkt op basis van eerdere plannen van aanpak, vernieuwingsprojecten en bevindingen uit evaluaties. In dit plan van aanpak worden de belangrijkste aspecten beschreven van de voorbereiding op de verkiezingsdag. Een samenvatting van de meest relevante aspecten van dit plan van aanpak wordt pér verkiezing aan de gemeenteraad voorgelegd in de vorm van een raadsmededeling Selecteren locaties Binnen Haagse gemeentegrenzen werft en selecteert de unit Verkiezingen voldoende stembureaulocaties. Hierbij wordt rekening gehouden met spreiding over de stad, spreiding van het aantal kiezers per stembureaulocatie en toegankelijkheid van de stemlokalen. In 2016 zijn voor het eerst met de stembureaulocaties contracten afgesloten voor onbepaalde tijd, zodat deze in principe voor elke verkiezing beschikbaar zijn. De Haagse kiezers kunnen zodoende voortaan voor elke verkiezing terecht op het vertrouwde adres van hun voorkeur. Relevante informatie over deze locaties (toegankelijkheid en adresgegevens) worden gepubliceerd op de website: De vanaf 2017 actieve stembureaus krijgen in november 2016 een raamsticker (à la Iens, Tripadvisor, etc.) zodat het al ver van tevoren duidelijk is dat er op de betreffende locaties gestemd kan worden op een verkiezingsdag. Het is belangrijk dat zoveel mogelijk stemlokalen voor iedereen toegankelijk zijn. Daarom werkt de unit Verkiezingen nauw samen met de Stichting Voorall, belangenorganisatie voor Hagenaars met een beperking. Zo zijn de Haagse stembureaulocaties geschouwd op toegankelijkheid voor mindervaliden. Deze informatie is opgenomen in de app Ongehinderd van Voorall. Hiermee zorgen we ervoor dat Haagse kiezers met een beperking goed worden geïnformeerd. In de opleiding van stembureauleden besteden we uiteraard ook aandacht aan de toegankelijkheid van de stembureaulocaties. 3.4 Werven en selecteren van stembureauleden Afhankelijk van het verwachte aantal kiezers worden de Haagse stembureaus bemenst met zes tot acht stembureauleden; een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, twee of drie ochtendleden en twee tot vier avondleden. Per verkiezing zijn dit in totaal tussen de en stembureauleden waarvan één derde werkzaam bij de gemeente Den Haag (ambtelijke stembureauleden) en twee derde zijn burgers (burgerstembureauleden). Daarnaast worden er op de drukste locaties tellers ingezet. De meeste stembureaus krijgen één, twee of drie tellers toegewezen: bij grotere stembureaus of een drukke verkiezingsdag kan dat meer zijn. Voor de Tweede Kamerverkiezing 2017 worden 260 tellers ingezet. Voor de borging van de kwaliteit van de stembureaus worden er enkele eisen gesteld aan in te zetten stembureauleden. De burgerstembureauleden worden geworven uit een bestand van de unit Verkiezingen met personen die in het verleden al eens stembureaulid zijn geweest. Uiteraard kunnen ook nieuwe burgerstembureauleden zich aanmelden als stembureaulid door een 1 RIS Tweede Kamerverkiezing 2017 RIS Raadgevend Referendum 2016 RIS Provinciale Staten- en Waterschapverkiezingen 2015 Pagina 7 van 23

8 aanmeldingsformulier in te vullen op de gemeentelijke website 2 of contact op te nemen met de unit Verkiezingen. Burgerstembureauleden kunnen zich opgeven als (plaatsvervangend) voorzitter, stembureaulid (ochtend of middag) of teller. Voorzitters dienen eerder te hebben deelgenomen als voorzitter of als plaatsvervangend voorzitter. Plaatsvervangend voorzitters moeten tenminste drie keer als gewoon lid hebben deelgenomen aan de verkiezingen. Voor de functie stembureaulid of teller kan iedereen zich opgeven. Uiteraard worden alle stembureauleden voorbereid op hun taken door middel van een e- learning, een handleiding en aanvullend training voor gebruik van de stembureau-app. DPZ-ers spelen een belangrijke rol als reservestembureauleden, bij afmeldingen of uitval kort voor of op de verkiezingsdag. Het gaat om een groep van 30 mensen die worden ingezet op het stembureau, als een ander stembureaulid uitvalt. 3.5 Kiesgerechtigheidsbepaling De unit Verkiezingen geeft uitvoering aan de wet, zowel voor het passieve kiesrecht (het recht om zich kandidaat te stellen) als het actieve kiesrecht (het recht een stem uit te brengen). Voor het passieve kiesrecht faciliteert de unit Verkiezingen de politieke groeperingen (partijen) met het proces van het registreren van de aanduiding (de naam), met de procedure van ondersteuningsverklaringen (die nieuwe deelnemende groeperingen moeten verzamelen) en door de dag van de kandidaatstelling te organiseren (het formele aanmelden van de kandidaten). Dit gebeurt voor gemeenteraads- en Provinciale Statenverkiezingen. Bij de kandidaatstelling leveren politieke groeperingen alle benodigde documenten in bij de gemeente Den Haag waarna de stembiljetten correct en volledig kunnen worden gedrukt. Ook zorgt de gemeente Den Haag ervoor dat de kandidaten in OSV worden opgenomen, zodat op de verkiezingsdag een correcte verkiezingsdag wordt opgemaakt (zie ook 7.1). Voor het actieve kiesrecht maakt de unit Verkiezingen een kiesregister op. Dit zijn alle inwoners van Den Haag die op de dag van kandidaatstelling (44 ste dag voor de stemming) voldoen aan alle vereisten voor die verkiezing om hun stem te mogen uitbrengen. Deze kiezers worden vervolgens door de unit Verkiezingen voor de betreffende verkiezing uitgenodigd. Voor personen die kort voor de verkiezingsdag worden genaturaliseerd zorgt de unit Verkiezingen voor de tijdige verstrekking van stempassen. 3.6 Informeren van kiezers Op de dag van de kandidaatstelling (44 e dag voor de stemming) wordt bepaald wie er mogen stemmen. Dit gebeurt door het kiezersregister op te maken met de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Omdat er nog mutaties moeten worden verwerkt, wordt een week na de dag van de kandidaatstelling het bestand gemaakt met de bijgewerkte gegevens van de 44 ste dag voor de stemming. Kiezers worden uitgenodigd met een stempas. De stempas wordt naar het huisadres gestuurd en bevat een unieke Q2-code voor track-and-trace. Zodoende kunnen we de route van individuele stempassen achterhalen; van drukker tot aan de postbode. Op de stempas staat welk stembureau het dichtst in de buurt is en wanneer dit stembureau open is. Ook wordt op elk woonadres een huis-aan-huisfolder bezorgd. De huis-aanhuisfolder bevat onder andere informatie over de kandidaten, de stembureaulocaties, de 2 Pagina 8 van 23

9 openingstijden en het aanvragen van een vervangende stempas of kiezerspas. Tevens wordt in de weken voorafgaand aan de verkiezingsdag een speciale balie ingericht in het Atrium van het stadhuis, waar burgers en politieke partijen terecht kunnen met vragen en dienstverlening rondom verkiezingen. Ook op kunnen Hagenaars en politieke partijen terecht voor informatie over deze onderwerpen. Verder worden er publicatieborden in Den Haag geplaatst. Bij verkiezingen zijn dit voorbedrukte publicatieborden met aan beide zijden één poster van groot formaat, waarop de partijposters van alle deelnemende partijen even groot zijn afgebeeld. Bij referenda zijn dit zelfplakborden waarop elke belanghebbende (actiegroepen, politieke partijen, betrokken inwoners, etc.) posters kan plakken. 3.7 Mutaties en het Register Ongeldige Stempassen (ROS) In de periode tussen de dag van de kandidaatstelling en de daadwerkelijke verkiezingsdag zijn er diverse mutaties die ervoor zorgen dat een stempas niet meer geldig is; verstrekken van een vervangende stempas, vermissing van de stempas, verstrekking van een kiezerspas, volmacht of briefstembewijs of het overlijden van een kiezer. De nummers van de ongeldige stempassen worden opgenomen in het Register Ongeldige Stempassen (ROS). Hiermee wordt voorkomen dat er dubbel gestemd kan worden. 3.8 Logistieke werkzaamheden Ongeveer een maand voor verkiezingsdag wordt gestart met het verzamelen en klaarzetten van de benodigde grote materialen, zoals stemhokjes, de stembus, tafels en stoelen. De gemeentelijke verhuizer (Mondial Movers) is verantwoordelijk voor het transporteren van de materialen. Het leveren van de materialen op de stembureaulocaties gebeurt vanaf vier dagen voor de verkiezingsdag. Direct na een verkiezingsdag worden de benodigde kleine stembureaumaterialen al ingepakt en klaargezet voor de volgende verkiezing. Dit zijn de potloden, paperclips, pennen etc. voor in het zogeheten grijze kistje met materialen. Op een aantal stembureaulocaties wordt de vloer afgeplakt met karton om deze zodoende te beschermen tegen de komst van een groot aantal bezoekers. De verhuizer zorgt voor het afplakken van de vloeren. Medewerkers van de Haeghe Groep helpen hierbij. Op een aantal locaties, bijvoorbeeld Den Haag Centraal Station, wordt het stembureau door een aparte opdrachtnemer opgebouwd. Op deze locaties zijn extra voorzieningen nodig, zoals een tent, verwarming en scheidingswanden. Voor deze locaties is het belangrijk dat de materialen zo kort mogelijk aanwezig zijn op de locatie. Het stembureau wordt de avond voor verkiezingen opgebouwd en de verhuizer haalt de materialen direct na de verkiezingen weer op. 3.9 Draaiboek voor de dag van de stemming Op de dag van stemming zijn bij benadering tot mensen betrokken met zeer diverse taken en functies, afhankelijk van het soort verkiezing. Het werkproces op de dag zelf wordt daarom grondig voorbereid en specifiek voor die verkiezing uitgewerkt in een drietal draaiboeken: 1) een handleiding voor stembureauleden, 2) een draaiboek voor de werkzaamheden van de medewerkers van DPZ en 3) een logistieke planning voor de verhuizers van Mondial Movers die zorgen voor het inrichten, opbouwen en afbreken van stembureaus (op bijzondere locaties). Deze draaiboeken worden elke verkiezing volledig gereviseerd en zijn uiteraard bij opvraag beschikbaar. Pagina 9 van 23

10 3.10 De stemming, opkomst en uitslag Op de dag van de stemming zijn de stembureaus vanaf uur open. Kiezers kunnen in elk stembureau in de gemeente hun stem uitbrengen. Om uur sluit de stemming 3 en worden de aantallen toegelaten kiezers en de uitgebrachte stemmen geteld. Het proces van de stemming en de stemopneming is openbaar en transparant. Ook tijdens het tellen kan iedereen kijken hoe het proces verloopt. Klachten en bezwaren neemt de voorzitter van het stembureau op in het proces-verbaal. Gedurende de verkiezingsdag wordt elke twee uur een 25-tal stembureaus gebeld om de tussentijdse opkomst op te vragen. Deze wordt op de gemeentelijke website gepubliceerd. Met het gebruik van de stembureau-app is de opkomst van alle stembureaus real-time te volgen. De telling van de stemmen gaat volgens een door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorgeschreven methode. Documentatie hierover is te vinden op de toolkit van BZK: (hier met betrekking op het raadgevend referendum van 6 april 2016). Iedere verkiezing komt deze opnieuw beschikbaar, eventueel met aanpassingen vanuit de Rijksoverheid. De gemeente zorgt voor alle materialen, zoals bordjes met lijstnummers, kladblokken, pennen, elastieken/papierklemmen/paperclips en verpakkingsmateriaal met verzegeling. Kort samengevat gaat de telling als volgt: De voorzitter meldt om uur dat de stemming gaat sluiten. De stembus gaat dicht. De aantallen toegelaten kiezers worden geteld (stempassen, kiezerspassen, volmachten). Dan wordt de stembus geopend en leeggemaakt. Alle stembureauleden samen vouwen de stembiljetten open en leggen deze in de juiste leesrichting op één stapel. Dan werkt de voorzitter de hele stapel stembiljetten door en zegt hardop voor welke lijst de stem is. Hij deelt zo de biljetten rond aan de stembureauleden, die hem bij het juiste bordje neerleggen. Het stembureaulid kijk ook nogmaals op welke lijst is gestemd. Als alle stemmen op de juiste stapel liggen, tellen de stembureauleden de totale stapels. De voorzitter telt niet mee, maar coördineert de telling. De totalen per lijst schrijft de voorzitter op (hiervoor is een speciale lijst beschikbaar) en belt deze voorlopige uitslag (op lijstniveau) zo snel mogelijk door naar de gemeente. De gemeente maakt deze op de verkiezingsavond bekend wanneer van 80% van de stembureau de stemmen op lijstniveau zijn geteld. Vervolgens tellen de leden door: ze sorteren in hun stapel de stemmen voor kandidaat één, twee, drie enzovoort. De uitslag op kandidaatniveau wordt in het proces-verbaal opgenomen. De processen-verbaal worden in de verkiezingsnacht op een centraal punt ingeleverd en gecontroleerd. De volgende ochtend worden de uitslagen van elk stembureau twee maal in Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV, systeem dat de Kiesraad beschikbaar stelt) ingevoerd. Dat gebeurt in duo s waarbij beide collega s allebei een keer de invoer doen. Als dit voor alle processen-verbaal is gedaan, wordt de uitslag in een bestand opgemaakt. In een openbare zitting wordt door het hoofdstembureau twee dagen na de verkiezingsdag de definitieve uitslag bekend gemaakt. Deze komt ook op de website denhaag.nl en op Den Haag in Cijfers. 3 Enkele stembureaus hebben een afwijkende openingstijd. Dit staat in de huis-aan-huisfolder en op de gemeentelijk website vermeld. Pagina 10 van 23

11 De uitslag is een belangrijke deliverable van de verkiezingsdag. Hierbij maken we onderscheid tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag. De voorlopige uitslag is op lijstniveau en wordt vanaf alle stembureaus direct na vaststelling gaande het telproces door de voorzitter doorgebeld naar de uitslagenlijn van het gemeentelijke callcenter Wanneer 80% van de stembureaus van de uitslag op lijstniveau heeft doorgebeld, wordt de voorlopige uitslag vastgesteld en gepubliceerd op Het verzamelen van en communiceren over de voorlopige uitslag is niet in de Kieswet geregeld. Bovendien is het verschil tussen de voorlopige en de definitieve uitslag voor de media vaak niet duidelijk. Het is daarom een uitdaging om hier duidelijk en transparant over te communiceren. De definitieve uitslag betreft de som van de uitslagen van de stembureaus zoals deze door de stembureauleden per stembureau zijn vastgelegd in het zogeheten procesverbaal. Het daadwerkelijk vaststellen van de definitieve uitslag is primair de taak van de burgemeester. Naast de burgemeester bestaat het Haagse hoofdstembureau in Den Haag uit de volgende leden; de heer H.D. Tjeenk Willink (plaatsvervangend voorzitter), mevrouw D. Gidaly, mevrouw I.M. Gyömörei-Agelink en de heer J.J.M. van Holsteyn. Na vaststelling van de definitieve uitslag door het hoofdstembureau (op de tweede dag na de stemming om uur) wordt de definitieve uitslag gepubliceerd op Evaluatie Na afloop van een verkiezing wordt het volledige Haagse verkiezingsproces geëvalueerd. Naast een grondige evaluatie van het voorbereidingsproces van een verkiezing voor eigen gebruik wordt ook een evaluatie opgesteld voor de gemeenteraad. 4 Ook met leveranciers zijn evaluaties, net als met stembureauleden. Op deze wijze wordt het proces continu verbetert en leert de unit Verkiezingen actief van de opgedane ervaring. Zowel de interne evaluatie als de evaluatie aan de gemeenteraad worden meestal binnen drie maanden na de dag van de stemming opgesteld. Ook het minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vraagt de gemeenten online een evaluatie in te vullen. De resultaten hiervan worden door de minister van BZK naar de Tweede Kamer verzonden 5. 4 Voorbereiding op verkiezingen voor Nederlandse kiezers in het buitenland Ook Nederlandse kiezers die (tijdelijk) in het buitenland verblijven kunnen deelnemen aan Europese Parlementsverkiezingen, Tweede Kamerverkiezingen en raadgevende referenda. De organisatie van de verkiezingen voor deze kiezers zijn in de Kieswet belegd bij de gemeente Den Haag. In dit hoofdstuk geven we een toelichting op de belangrijkste aspecten van de voorbereiding op een verkiezing voor Nederlandse kiezers in het buitenland. Deze en alle onderliggende subprocessen en werkinstructies zijn opgetekend in BPM en gepubliceerd op Werknet en daarmee toegankelijk voor alle medewerkers van de dienst Publiekszaken 4 RIS Raadgevend Referendum 2016 RIS Evaluatie Gemeenteraadsverkiezing en Europese Parlementsverkiezingen 2014 RIS Evaluatie Tweede Kamerverkiezing Raadgevend Referendum 2016: Kamerstukken II, Vergaderjaar , nr. 20 Provinciale Staten- en waterschapsverkiezingen 2015: Kamerstukken II, Vergaderjaar , nr. 51 Gemeenteraads- & Europese Parlementsverkiezingen 2014: Kamerstukken II, Vergaderjaar , nr. 46 Pagina 11 van 23

12 ( DPZ.aspx). In deze paragraaf geven we een korte toelichting op de belangrijkste stappen in dit proces. Op 27 september 2016 heeft de Eerste Kamer ingestemd met een wijziging van de Kieswet ten behoeve van een permanente registratie van Nederlandse kiezers in het buitenland (zie paragraaf 11.2). Een projectorganisatie is momenteel bezig het proces en de ondersteunende software aan te passen aan deze wetswijziging. De Tweede Kamerverkiezing 2017 is derhalve naar alle waarschijnlijkheid de laatste verkiezing die conform onderstaand proces zal worden georganiseerd. Pagina 12 van 23

13 4.1 Proces voorbereiding verkiezingen KBN In onderstaande afbeelding wordt het proces van de voorbereiding op een verkiezing voor Nederlandse kiezers in het buitenland schematisch weergegeven. 4.2 Oproep van kiezers voor registratie De gemeente Den Haag onderhoudt het semipermanent register met daarin de gegevens van ongeveer Nederlandse kiezers in het buitenland. Bij iedere verkiezing worden deze personen uitgenodigd zich opnieuw te registreren voor de aankomende verkiezing. Dat kan via de post of online met een webformulier. Uiteraard kunnen ook nieuwe Nederlandse kiezers in het buitenland zich registreren voor een verkiezing. Voor registratie als kiesgerechtigde moeten de Nederlandse kiezers in het buitenland een ondertekend registratieformulier aanleveren samen met een bewijs van Nederlanderschap. 4.3 Beoordelen van registratieverzoeken Elk registratieverzoek wordt individueel beoordeeld door een medewerker van de unit Verkiezingen. Veruit de meeste registratieverzoeken worden direct ingewilligd (97%). Pagina 13 van 23

14 Bij een herstelbaar verzuim wordt de kiezer (afhankelijk van de afwijzingsgrond) geïnformeerd over de aard van het verzuim en kan deze zijn registratieverzoek aanpassen en opnieuw insturen (bijvoorbeeld als een handtekening ontbreekt). De registratie van Nederlandse kiezers in het buitenland wordt verwerkt in het speciaal daartoe ontwikkelde systeem: KBN5. Het belang van verkiezingen en dus van kwalitatief hoogwaardige ICT-ondersteuning is groot. Daarom heeft een extern bedrijf (de Software Improvement Group) de kwaliteit van KBN5 getoetst op de volgende aspecten: kwaliteit, onderhoudbaarheid, overdraagbaarheid en volwassenheid in het ontwikkelproces. Met een waardering van drie van de vijf sterren op de TÜViTkwaliteitsschaal is er sprake van marktconforme kwaliteit. 4.4 Stembescheiden Nederlandse kiezers die in het buitenland wonen, kunnen kiezen of ze per brief willen stemmen (briefstembewijs), zelf willen stemmen in een Nederlandse gemeente (kiezerspas) of iemand in Nederland willen machtigen (volmacht). Voor een briefstem ontvangt de kiezer na registratie zijn stembescheiden (briefstembewijs, oranje retourenveloppe, stembiljetenveloppe en instructie). Het stembiljet wordt kort na de dag van kandidaatstelling definitief (44 e dag voor de stemming) en kan ook pas daarna worden gedrukt en verstuurd naar de kiezer. De Tijdelijke experimentenwet stembiljetten en centrale stemopneming (zie paragraaf 6.2) maakt het mogelijk om het stembiljet per te versturen naar Nederlandse kiezers in het buitenland. Dit levert aanzienlijke tijdwinst op omdat de stembescheiden al enkele weken voor de dag van de kandidaatstelling kunnen worden verstuurd. De kiezer kan zodoende direct na ontvangst van de met het stembiljet de briefstem opsturen naar een briefstembureau. 87% van de Nederlandse kiezers in het buitenland stemt per brief. Daarvan ontvangt de helft het stembiljet per mail. De briefstemmers die hun stembiljet per post willen ontvangen (37%) en de kiezers in het buitenland die stemmen met een kiezerspas (8%) krijgen hun stembescheiden toegestuurd na de dag van de kandidaatstelling. Kiezers die een ander machtigen (5%) ontvangen geen documenten het volmachtbewijs wordt naar de gemachtigde kiezer in Nederland verstuurd. 4.5 Briefstembureaus De meeste Nederlandse kiezers in het buitenland stemmen per brief (87%). Deze sturen ze naar één van de briefstembureaus. Deze bevinden zich in Den Haag, in 22 ambassades buiten de Europese Unie 6 en op de Nederlandse vertegenwoordigingen op Aruba, Curaçao en Sint Maarten. De Haagse briefstembureaus worden bemand door medewerkers van de gemeente. De ministers van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties benoemen de briefstembureauleden. Daarnaast kunnen ook briefstembureaus worden ingesteld op de Nederlandse militaire missies in het buitenland. Deze briefstembureaus worden ingesteld en de briefstembureauleden benoemd door de minister van Defensie. Rondom de verkiezingsdag is unit Verkiezingen 48 uur bereikbaar via telefoon en om de briefstembureaus en ambassades bij te staan in geval van vragen of problemen. 6 Abu Dhabi, Ankara, Tel Aviv, Singapore, Bangkok, Jakarta, Peking, Tokio, Kuala Lumpur, Doha, Moskou, Muscat, New Delhi, Wellington, Canberra, Paramaribo, Brasilia, Washington, Ottawa, Caïro, Pretoria en Nairobi Pagina 14 van 23

15 Stemmen per brief De kiezer die van de briefstem gebruik maakt, stemt op een kandidaat door op het stembiljet eerst het rondje voor de lijst (partij) van zijn keuze in te kleuren en daarna het rondje voor het nummer van de kandidaat. De Nederlandse kiezer in het buitenland mag hierbij gebruik maken van de kleuren rood, groen, blauw of zwart, in afwijking van de kiezer in Nederland die alleen met rood mag stemmen. Vervolgens doet hij zijn stembiljet in de witte enveloppe met opdruk stembiljet en stuurt die samen met het ondertekende briefstembewijs in de oranje retourenveloppe naar een briefstembureau. De briefstem moet op de dag van de stemming uiterlijk uur lokale tijd zijn ontvangen door het briefstembureau. 4.6 Vooropenen Briefstemmen komen per post binnen. De oranje retourenveloppe bevat, als het goed is, een ondertekend briefstembewijs en een witte stembiljetenveloppe met daarin het stembiljet. Tijdens de vooropening wordt getoetst of de kiezer tot de stemming wordt toegelaten. Dit is vergelijkbaar met de handelingen aan de tafel in een Nederlands stembureau. Dit gebeurt door de oranje enveloppe te openen en het briefstembewijs te controleren. Het briefstembewijs behoort door de kiezer te zijn ondertekend. Deze handtekening wordt vergeleken met de handtekening die de kiezer op het registratieverzoek heeft gezet. Als deze handtekening overeenkomt en het briefstembewijs niet voorkomt in het Register Ongeldige Briefstembewijzen (ROB) mag de witte enveloppe met stembiljet in de stembus worden gegooid.. Dit proces van vooropenen (het controleren van het briefstembewijs en toelaten van de stem) mag al vanaf een week voor de dag van stemming worden uitgevoerd. Zo blijft het stemgeheim tot op de dag van de verkiezingen gewaarborgd. Pagina 15 van 23

16 5 Begroting 5.1 Budget en bestemmingsreserve Voor de organisatie van verkiezingen is een apart bedrag op de begroting opgenomen. Dit verkiezingsbudget is integraal onderdeel van Programma 3 Dienstverlening en bedraagt 2 miljoen euro op jaarbasis. Daarnaast is er sprake van een bestemmingsreserve met een maximale hoogte van 2 miljoen euro. Het doel van de bestemmingsreserve is om extra kosten van een vervroegde verkiezing en/of schommelingen in de kosten van verschillende verkiezingen op te kunnen opvangen. 5.2 Kosten van de organisatie van een verkiezing De kosten van de organisatie van een verkiezing variëren tussen de 1,2 en 2 miljoen euro. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van enkele variabelen, bijvoorbeeld of de Nederlandse kiezers in het buitenland ook deelnemen aan de stemming (Europese Parlementsverkiezingen, Tweede Kamerverkiezingen en raadgevende referenda) of wanneer er dubbele verkiezingen zijn (gecombineerde Provinciale Staten- en waterschapverkiezingen of een raadgevend referendum gecombineerd met een andere verkiezing). Het is ook mogelijk dat in een jaar twee of meer verkiezingen plaatsvinden. Ook dan kunnen de kosten per verkiezing variëren. De grootste kostenposten voor de organisatie van een verkiezing zijn de kosten van inhuur/detacheringen van personeel (ongeveer euro), de huur en inrichting van stembureaulocaties (ongeveer euro), de kosten voor stembureauleden (plusminus euro), de kosten voor drukwerk en communicatie (plusminus euro) en portokosten (ongeveer euro). 5.3 Vaste kosten unit Verkiezingen Naast de kosten per verkiezing heeft de unit Verkiezingen ook vaste lasten. Dit zijn bijvoorbeeld salariskosten voor de vaste formatie, huisvestingskosten, de huur van de verkiezingsloods en werkplekkosten. Samen tellen deze kosten op tot euro per jaar. 5.4 Kosten per jaar In onderstaand overzicht worden de kosten voor verkiezingen jaar weergegeven. Dit betreft het cumulatief aan vaste en variabele kosten. Jaar Soort Kosten Hoogte bestemmingsreserve 2012 Tweede Kamerverkiezing ,5 miljoen euro 2 miljoen euro (max) 2013 Voorbereiding verkiezing Europees 0,7 miljoen euro 2 miljoen euro (max) parlement en Gemeenteraad Verkiezing Europees Parlement en 3,3 miljoen euro 0,7 miljoen euro Gemeenteraad en voorbereiding verkiezing Provinciale Staten en Waterschappen 2015 Verkiezing Provinciale Staten en waterschappen en voorbereiding 1,9 miljoen euro 1,5 miljoen euro raadgevend referendum 2016 Raadgevend referendum en voorbereiding Tweede Kamerverkiezing miljoen euro (verwachting) 2 miljoen euro (max) Pagina 16 van 23

17 5.4 Bekostiging referenda De kosten van het raadgevend referendum van 6 april 2016 waren 1,27 miljoen euro. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft dit volledig gecompenseerd via een incidentele uitkering uit het Gemeentefonds. De structurele kostencompensatie voor raadgevende referenda is nog niet wettelijk geregeld. Pagina 17 van 23

18 6 Relevante wetgeving 6.1 Haagse verkiezingen De Kieswet is het uitgangspunt voor het organiseren van verkiezingen, aangevuld met het Kiesbesluit en andere regelingen zoals de Kies- en Referendumregeling. Raadgevende referenda worden geregeld in de Wet raadgevend referendum (Wrr), aangevuld met het Besluit raadgevend referendum (Brr). De wetgeving schrijft op een vrij gedetailleerd niveau voor hoe het verkiezingsproces er uit moet zien. Aangevuld met circulaires en ambtelijke afstemming met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties geeft de unit Verkiezingen zo vorm aan haar taken. 6.2 Kiezers buiten Nederland Naast de Kieswet en de Wet raadgevend referendum is voor de verkiezingen voor de Nederlandse kiezers in het buitenland ook de Tijdelijke experimentenwet stembiljetten en centrale stemopneming van kracht. Deze tijdelijke wet regelt dat er voor de Nederlanders die per brief stemmen een ander model stembiljet wordt gebruikt. Dit stembiljet is op A4-formaat en kan per worden verzonden. Verder mag de stem op dit stembiljet naast met rood schrijfmateriaal ook met blauw, groen of zwart worden ingevuld. De experimentenwet maakt het ook mogelijk voor kiezers om een vervangend briefstembewijs (vergelijkbaar met de vervangende stempas voor kiezers in Den Haag) aan te vragen. Pagina 18 van 23

19 7 IT-ondersteuning 7.1 IT-ondersteuning Haagse Verkiezingen Voor de verkiezingen in Den Haag wordt een speciale verkiezingsmodule gebruikt in het programma Key2Burgerzaken (een systeem van Centric). In dit systeem wordt de administratie bijgehouden van zowel de stembureaus als de stembureauleden. Ook het kiesregister (zie paragraaf 3.5) vindt in Key2Burgerzaken zijn basis. De software wordt ondersteund door de afdeling Informatievoorziening van DPZ en IDC/A. Dit wordt elk jaar in opdracht van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) geaudit. Op de website is een kaartje van Den Haag te zien met informatie over alle Haagse stembureaus. Beheerders van stembureaulocaties kunnen de achterkant van deze website tevens gebruiken voor het beheren van hun gegevens. Aubergine IT draagt zorg voor het functionele en technische beheer van deze website. De kandidaatstelling en de verkiezingsuitslag worden in software van de Kiesraad geadministreerd: OSV (Ondersteunende Software Verkiezingen). Hiermee wordt de uitslag volgens de criteria van de Kieswet bepaald. 7.2 IT-ondersteuning Nederlandse kiezers in het buitenland Voor de registratie van Nederlandse kiezers in het buitenland wordt KBN5 gebruikt, maatwerksoftware die de unit Verkiezingen heeft laten ontwikkelen. Technisch en functioneel beheer van KBN5 is ondergebracht bij SLTN Interacces. De Software Improvement Group (SIG) toetst regelmatig de kwaliteit van KBN5 op de volgende aspecten: kwaliteit, onderhoudbaarheid, overdraagbaarheid en volwassenheid in het ontwikkelproces. Met een waardering van drie van de vijf sterren op de TÜViTkwaliteitsschaal is er sprake van marktconforme kwaliteit. Pagina 19 van 23

20 8 Integriteit in het proces 8.1 Inzet ambtenaren Naast de inzet van collega s van de dienst Publiekszaken (zie paragraaf 2.2) leveren ook de andere diensten van de gemeente een grote bijdrage aan de verkiezingen. Zo n 600 ambtenaren van andere diensten nemen op de verkiezingsdag plaats op een stembureau. Ambtenaren zijn zich bewust van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en kunnen door hun dienstverband worden aangesproken op hun functioneren op het stembureau. Bovendien worden de kosten voor de stembureaubezetting zo beperkt. Afspraken over de ambtelijke inzet bij verkiezingen worden door het GMT gemaakt. 8.2 Openbaar proces en publicatie van uitslag per bureau Het volledige proces van verkiezingen (de stemming en de stemopneming) is openbaar. Dat betekent dat gedurende de dag in ieder stembureau mag worden gekeken hoe het proces verloopt (uiteraard niet ín het stemhokje) en ook bij het tellen van de stemmen staat de deur open voor iedereen die wil kijken. Vanzelfsprekend mag dit het proces niet hinderen. Ook de pers is welkom, onder de voorwaarde dat ook zij de stemming niet hinderen. Voor het te woord staan van pers zijn afspraken. Stembureauleden en kiezers bepalen verder zelf of ze in beeld willen komen wanneer foto s of filmbeelden worden gemaakt. Ook tellen op de Haagse briefstembureaus is openbaar. Op de gemeentelijke website publiceert de gemeente alle (brief)stembureaulocaties en openingstijden. De betrokken ministers publiceren de aanwijzing van briefstembureaus in het buitenland in de Staatscourant. 8.3 Waarnemers In het verleden is het verkiezingsproces verschillende keren waargenomen door internationale delegaties, waaronder de OVSE-ODIHR. De gemeente verleent hier iedere verkiezing vanzelfsprekend haar medewerking aan. Laatste rapportage is van Grootste zorgenpunt is overwegend het kunnen stemmen per volmacht. De wetgever is tot op heden niet voornemens de Kieswet hierop aan te passen. Pagina 20 van 23

21 9. Risicoanalyse Bij het organiseren van verkiezingen is het van groot belang potentiële risico s in het proces tijdig in beeld te hebben. De impact is immers groot. Daarom is een risicoanalyse gemaakt volgens het format dat de Gemeentelijke Accountantsdienst in het verleden gebruikte voor vergelijkbare risicoanalyses. Aan een concept van deze risicoanalyse wordt momenteel gewerkt ter voorbereiding op de Tweede Kamerverkiezingen van Deze is na afronding van de analyse opvraagbaar bij unit Verkiezingen. Pagina 21 van 23

22 10. Toekomstige ontwikkelingen De wereld van verkiezingen staat niet stil. Daarom wordt in dit hoofdstuk een toelichting op recente en te verwachten toekomstige ontwikkelingen gegeven Stembureau-app (2017) Bij de Tweede Kamerverkiezingen van 15 maart 2017 gaat Den Haag deelnemen aan een pilot met een stembureau-app. De Stembureau-app is een middel om op verkiezingsdag stembureaus te ondersteunen aan de hand van een digitale checklist met alle stappen en checkmomenten van dien. Zodoende kunnen de voortgang van de verkiezingsdag en de opkomst real time worden gevolgd zoals bijvoorbeeld de openings- en sluitingsmomenten en de tussentijdse opkomsten. Daarnaast ondersteunt de app bij de controle op geldigheid van de stempassen middels een scanfunctie (het ROS is opgenomen in de app, zie ook paragraaf 3.7). Verder speelt de app een rol bij de tellingen van stembiljetten; de app ondersteunt in controles op juistheid van de (voorlopige) uitslag. De (voorlopige) uitslag van het stembureau kan vervolgens direct worden doorgestuurd naar unit Verkiezingen. Daarnaast biedt het unit Verkiezingen de mogelijkheid om eenvoudig contact te maken met enkele, meerdere of alle stembureaus in Den Haag middels een chatfunctie. Dit alles uiteraard binnen de mogelijkheden van wet- en regelgeving en met goedkeuring van de Kiesraad. De gemeente Rotterdam heeft de app enkele jaren geleden ontwikkeld en gebruikt deze naar grote tevredenheid. De kosten voor deelname aan de pilot zijn eenmalig euro. Deze kosten dekken ook het gebruik van de toepassing bij volgende verkiezingen. In het kader van dit project zal de samenwerking tussen Rotterdam en Den Haag sterk geïntensiveerd worden. Naast Den Haag doen ook de gemeenten Groningen, Zoetermeer en Utrecht mee met de pilot Permanente registratie Nederlandse kiezers in het buitenland (2017) De registratie van Nederlandse kiezers (zie paragraaf 3.1) verandert (de vermoedelijke datum inwerkingtreding van de wetswijziging is 1 april 2017): Nederlandse kiezers in het buitenland registreren zich voortaan eenmalig en niet meer bij elke verkiezing opnieuw. Alle kiesgerechtigde Nederlanders van 18 jaar en ouder die in de Registratie Niet- Ingezetenen (RNI) zijn opgenomen wordt de mogelijkheid geboden zich als kiezer te registreren. Dit betreft ongeveer personen. Door deze wetswijziging moet de gebruikte applicatie doorontwikkeld worden naar KBN6 (naast de bestaande applicatie KBN5 welke nog voor de Tweede Kamerverkiezing in gebruik is) en veranderen de processen ook behoorlijk. Voor de doorvoering van deze verandering en de eenmalige aanschrijving worden 2,9 miljoen euro aan kosten verwacht. Deze kosten zullen volledig door het Rijk worden gecompenseerd. Er ontstaat een exploitatietaak doordat wijzigingen in de gegevens van de kiezer verwerkt moeten worden, deels wijzigingen die door de kiezer zelf opgegeven worden en deels wijzigingen in de RNI welke ambtshalve verwerkt moeten worden. Daarnaast worden uit de RNI periodiek selecties geleverd van personen die zijn geëmigreerd (ongeveer per jaar) en personen die 17 jaar zijn geworden (ongeveer per jaar) zodat de unit Verkiezingen ook deze personen per brief kan uitnodigen zich als kiezer te registreren. De kosten per verkiezing zullen verder variëren afhankelijk van het aantal registraties en wijzigingen in bestaande registraties. Deze variabele kosten worden op basis van nacalculatie bij het ministerie van BZK in rekening gebracht. Daarnaast zal per jaar euro aan kosten worden gemaakt voor personeel en het up-to-date houden van Pagina 22 van 23

23 de IT-voorzieningen. Ter compensatie van deze structurele kosten wordt voor de gemeente Den Haag een bedrag van euro in het gemeentefonds gealloceerd Experiment internet stemmen (2016) Minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wil eind 2016 een test houden met internetstemmen voor kiezers in het buitenland. Stemmen via internet moet het stemproces voor deze groep kiezers makkelijker maken. Via de test wil de minister inzicht krijgen in de betrouwbaarheid van bestaande internetstemdiensten en de benodigdheden om kiezers in het buitenland met vertrouwen hun stem via internet uit te laten brengen. De minister heeft Den Haag gevraagd de kiezers uit het semipermanente bestand uit te nodigen mee te doen aan deze test. De uitnodiging is eind oktober 2016 gestuurd. De organisatie van de test wordt door BZK uitgevoerd. Pagina 23 van 23