B201 Project Initiatie Document (PID) Multimediaportal TU Delft

Transcriptie

1 P.M. Suijker Contactpersoon Telefoon/fax +31 (0) Technische Universiteit Delft B201 Project Initiatie Document (PID) Multimediaportal TU Delft Discovering TU Delft images and sounds Auteur(s): Datum: 9 juli 2009 Versie: Dynamisch document Status: Versie juli 2009 Bestandsnaam: PID_Multimediaportal Pagina 1 van 9

2 Pag./van 2/9 Verzendgeschiedenis Versie Omschrijving Status Datum Verspreiding 0.1 Cocept PID Draft Projectteamleden, Wilma van Wezenbeek, Joost Groot Kormelink, Frits van Latum, Han Heijmans 0.2 Concept PID Draft Ardi Nonhebel, Joost Groot Kormelink 1.0 PID Definitief André van Peppen, Wilma van Wezenbeek, Cock Huizer Business case toegevoegd - Werkpakketten toegevoegd aan paragraaf 5.2 Producten per fase Versie juli Stuurgroep, Klankbordgroep, Projectteam, Renske van de Zwaard Inhoudsopgave 1 Inleiding Business case Projectdefinitie Doelstellingen Aanpak en fasering Resultaten Bereik Randvoorwaarden en beperkingen Relaties met andere projecten Relaties met andere organisaties Organisatiestructuur Stuurgroep i.o Projectcoördinatie Klankbordgroep UD i.o Klankbordgroep bibliotheek i.o Projectteam Rapportage Productmanagement Technisch en functioneel applicatiebeheer Projectplanning Randvoorwaarden Producten per fase inclusief planning Benodigde resources Kosten... 9

3 Pag./van 3/9 1 Inleiding De TU Delft beschikt over een aanzienlijke hoeveelheid gedigitaliseerd beeld- en geluidsmateriaal. Een deel van dit materiaal is opgenomen in vrij toegankelijke TU websites, een ander deel is alleen beschikbaar op lokale servers. Voorbeelden hiervan zijn diacollecties Bouwkunde en het prentenkabinet van Bouwkunde, de Trésorcollectie, Collegerama TU Gallery en de collecties van het Techniekmuseum. Het beeldmateriaal is erg versnipperd over de verschillende systemen en daarom minder goed te vinden. Een drietal afdelingen van de Universiteitsdienst, O&S, ICT en de bibliotheek, hebben het initiatief genomen om dit materiaal beter toegankelijk te maken. Op 23 december 2008 heeft het MT van de bibliotheek het projectvoorstel voor het opzetten van een multimediaportal goedgekeurd. Met behulp van de multimediaportal krijgt de gebruiker centrale toegang tot het beeld- en geluidsmateriaal 1. Dit projectplan is een uitwerking van dat voorstel. 2 Business case 1) De studenten en medewerkers van de TU Delft kunnen efficiënter onderzoek doen omdat zij sneller toegang hebben tot een aantal collecties met waardevol beeld- en geluidsmateriaal. 2) Studenten en medewerkers kunnen hun eigen beeld- en geluidsmateriaal archiveren in de MMP zodat het voor henzelf en voor anderen gemakkelijk toegankelijk is. Zij hoeven zelf niet te investeren in het opzetten van een duurzaam archief; zij kunnen hun eigen materiaal gemakkelijk delen met anderen onder de voorwaardes die zij zelf kunnen aangeven. 3) Medewerkers van de UD kunnen hun werk efficiënter doen omdat zij een goed overzicht hebben van het beschikbare materiaal. Bijvoorbeeld de medewerkers van M&C kunnen de beelden die zij gebruiken in publicaties van jaarverslagen e.d. op een gemakkelijke manier hergebruiken. Door het voorkomen van dubbele opdrachten kunnen kosten worden bespaard. 4) De gebruikers van buiten de TU Delft kunnen via de MMP een beter beeld krijgen van het onderwijs en onderzoek van de TU Delft en de erfgoedcollecties die zij beheert. Hierdoor kan de MMP bijdragen aan het opbouwen van een positief bedrijfsimago. Aankomende studenten (scholieren) zullen eerder geneigd zijn om te kiezen voor de TU Delft. 5) Liefhebbers van erfgoed kunnen bij de MMP terecht voor (kunst)historisch onderzoek. 3 Projectdefinitie 3.1 Doelstellingen Het doel van het project is om de vindbaarheid, toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van het beeldmateriaal van de TU Delft te verbeteren, door het bestaande en nieuw - materiaal onder te brengen in een geïntegreerd zoeksysteem dat wij voorlopig de werktitel TU Delft multimediaportal hebben gegeven. In het project worden de volgende hoofdonderdelen onderscheiden: De multimedia repository (MMR): een database waarin het beeldmateriaal en informatie over dit materiaal wordt opgeslagen De multimediaportal (MMP): een website waarin het beeldmateriaal toegankelijk wordt gemaakt 1 Om de leesbaarheid te vergroten zal de term beeld- en geluidsmateriaal, waaronder ook videoopnames vallen, in dit plan worden aangeduid als beeldmateriaal

4 Pag./van 4/9 Koppeling met Discover, de search engine die momenteel door de bibliotheek wordt ontwikkeld; het beeldmateriaal dat in de multimedia repository zit wordt dan ook afzoekbaar vanuit Discover Digital Asset Management (DAM): software waarmee het beeldmateriaal in de multimediarepository kan worden onderhouden Koppeling met landelijke beeldbanken: de multimedia repository wordt toegankelijk gemaakt voor andere beeldbanken waardoor het beeldmateriaal van de TU Delft ook in andere omgevingen beschikbaar is Upload procedure: procedure waarmee de TU medewerkers en TU studenten zelf beeldmateriaal kunnen laden in de multimedia repository 3.2 Aanpak en fasering In het project worden de volgende fasen onderscheiden: Fase Activiteit Planning Initiatie - Software selectie december 2008 Definitie - Projectplan opstellen januari 2009 Ontwerp - Architectuurschema MMR opstellen februari - maart Metadata standaarden selecteren voor MMR - Thesauri selecteren voor MMR - Programma van Eisen opstellen Voorbereiding - Per collectie: - analyse van de metadata - analyse van het beeldmateriaal - mapping metadata MMR - auteurs- en gebruiksrechten /toegankelijkheid - PvE toetsen aan gebruikersonderzoek april mei 2009 Realisatie Introductie Afronding - Opladen van collecties in MMR - Collecties toegankelijk maken via MMP - MMR openstellen voor harvesting - Upload procedure - Digitale Asset Management (DAM) - Communicatie en promotie - Werkinstructies technisch applicatiebeheer - Werkinstructies functioneel applicatiebeheer - Evaluatie - Aanzet tot vervolgproject juni november 2009 december 2009 januari 2010 In de metadatastandaard wordt beschreven welke eigenschappen van een beeld worden vastgelegd. Met een thesaurus of een gestructureerde woordenlijst kan de informatie bij de verschillende typen metadata op een gestandaardiseerde manier worden ingevoerd. Dit is van belang bij o.a. persoonsnamen, geografische namen, tijdsperiodes, concepten uit de kunst en architectuur. In het Programma van Eisen wordt beschreven op welke manier de informatie in de MMR afzoekbaar is en hoe de MMP eruit ziet. 3.3 Resultaten Het project Multimediaportal levert de volgende producten op: Beschrijving van de metadatastandaard Beschrijving van de terminologische standaarden (thesauri/woordenlijsten) Programma van Eisen De multimediarepository (MMR): een plaats waar de digitale collecties beeldmateriaal (beelden en metadata) kunnen worden opgeslagen De multimediaportal (MMP): een webapplicatie met geïntegreerd zoeken in verschillende collecties met beeldmateriaal van de TU: architectuurdia s Bouwkunde, historische kaarten, historische prenten, historische boeken, Collegerama

5 Pag./van 5/9 Digitale Asset Management (DAM): systeem waarmee de beheerders van de MMR de beelden en de metadata kunnen aanpassen Upload procedure: procedure waarmee TU medewerkers en TU studenten zelf beeldmateriaal kunnen opladen in MMR Inventarisatie van beeldcollecties TU Delft Rapport auteurs- en gebruiksrechten beeldcollecties Koppeling vanuit Discover naar de MMR Communicatieplan Beheer MMR en MMP belegd in de staande organisatie 3.4 Bereik De Multimediaportal wordt ontwikkeld voor alle klanten en klantgroepen (studenten, wetenschappers, externe klanten) van de TU Delft Library. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het onderzoek naar klantgroepen dat door Muzus is uitgevoerd voor de klantgroepen van het Project Discover. 3.5 Randvoorwaarden en beperkingen Succesvolle afronding van het project multimediaportal is afhankelijk van de beschikbaarheid van een aantal projectmedewerkers verspreid over de UD, en de beschikbare financiën t.b.v. aanschaf software, advies op het gebied van metadata en thesauri, ontwerp user interface. 3.6 Relaties met andere projecten Het project Multimediaportal heeft relaties met de volgende projecten: Discover (projectleider Karin Clavel) Ontwikkelingen Collegerama 2009 (projectleider Ruud van Zijl) Infrastructuur Repositories (projectleider ) TU Delft Gallery (projectleider Kees van Kuijen) 3.7 Relaties met andere organisaties Het project heeft relaties met organisaties buiten de TU Delft. Digitaal Erfgoed Nederland (DEN); het kennisplatform voor ICT in het cultureel erfgoed Getty Research Institute; beheert de AAT, TGN en de ULAN thesauri 2 Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie (RKD); beheert de Nederlandse vertaling van de AAT thesaurus 4 Organisatiestructuur 4.1 Stuurgroep i.o. Het project Multimediaportal is een van de deelprojecten die onder de stuurgroep Multimedia vallen. De andere projecten zijn: fotodatabase (TU Gallery), BK-Portfolio, Collegerama, Video Conferending & Collaboration, ICT infrastructuur en Architectuur. Da samenstelling van de stuurgroep wordt in het Project Initiatie Document van het project Multi Media beschreven. 4.2 Projectcoördinatie Het projectmanagement van de zes hierboven genoemde projecten is in handen van Carlo Cozzi (ICT). De projectmanager verzorgt de afstemming tussen de projecten onderling. 2 AAT: Art & Architecture Thesaurus, TGN: Thesaurus of Geographic Names, ULAN: Union List of Artist Names

6 Pag./van 6/9 4.3 Klankbordgroep UD i.o. UD bestaat uit de volgende personen: Ron van Velzen (O&S), Piet van der Zanden (ICT), Ruud van Zijl (FMVG), Joost Groot Kormelink (O&S), Kees van Kuijen (O&S), Willem van Valkenburg (ICT), Frits van Latum (ICT-DPO) en een lid van de studentenraad. Deze klankbordgroep adviseert ook voor de volgende projecten: Ontwikkelingen Collegerama 2009 en Video conferencing & collaboration. De klankbordgroep Multi Media heeft de volgende taken: Advies geven n.a.v. de opgeleverde producten Advies geven op verzoek van de projectleider Ongevraagd advies geven op basis van de projectvoortgang De samenstelling van de klankbordgroep is nog niet rond. De volgende personen nemen in ieder geval deel aan de klankbordgroep: Piet van der Zanden (ICT), Joost Groot Kormelink (O&S), Willem van Valkenburg (ICT). We zoeken nog een lid van de studentenraad en een wetenschappelijk medewerker van de TU. 4.4 Klankbordgroep bibliotheek i.o. Vanuit de bibliotheek wordt het projet begeleid door een interne klankbordgroep. Deze groep bestaat uit de volgende personen: Joke Dales, Laura van Hoorn, Nel Provo Kluit en Annemieke van Tuyl. 4.5 Projectteam Het projectteam bestaat uit leden vanuit de verschillende geledingen van de Universiteitsdienst: (TUDL), (ICT-DPO), Ardi Nonhebel (ICT- DPO), Just de Leeuwe (TUDL), Karin Clavel (TUDL) en Kees van Kuijen (O&S). Functie Aandachtsgebied Productontwikkelaar repository Ardi Nonhebel Productontwikkelaar website Just de Leeuwe auteurs- en gebruiksrechten Karin Clavel Discover Ruud van Zijl FMVG MMS Aula Collegerama Egbert Gramsbergen Productontwikkelaar Metadata, XML, XSLT De projectleider communiceert via de projectmanager met de stuurgroep. 4.6 Rapportage De projectleider rapporteert na afloop van iedere projectfase naar de stuurgroep en de klankbordgroep. Indien een projectfase langer duurt dan 6 weken dan verzorgt de projectleider een tussenrapportage. Bij afwijking van de kwaliteitsmarges schrijft de projectleider een Exception Report voor de stuurgroep. De stuurgroep neemt dan een besluit over de voortgang. 4.7 Productmanagement Na afloop van het project zullen de gerealiseerde producten onder het beheer komen van de productmanagers van de bibliotheek. De productmanagers zullen tijdens het project worden geïnformeerd over de voortgang en waar nodig om advies worden gevraagd. De productmanagers die deze taken gaan uitvoeren zijn Han Heijmans en Just de Leeuwe. 4.8 Technisch en functioneel applicatiebeheer Na afloop van het project wordt het technisch applicatiebeheer belegd bij één van de onderstaande partijen:

7 Pag./van 7/9 de afdeling ICT Digitale Product Ontwikkeling. Deze taak wordt uitgevoerd door Monique IJzinga (aandachtsgebied: website) en Ivan Tzvetkov (aandachtsgebied: repository). De afdeling ABDO van ICT Een taakverdeling tussen beide afdelingen is ook denkbaar. Het functioneel applicatiebeheer komt in handen van Han Heijmans productmanager van de TU Delft Library. 5 Projectplanning De projectplanning geeft aan welke acties worden uitgevoerd, wie de acties uitvoert, wanneer de acties worden uitgevoerd en wat de kosten zijn. De projectplanning kan gedurende het project worden aangepast op basis van voortschrijdend inzicht, wisselende omstandigheden. 5.1 Randvoorwaarden De uitvoering van de projectplanning is afhankelijk van de volgende randvoorwaarden: Beschikbaarheid projectmedewerkers Beschikbaarheid financiën Beschikbaarheid technische infrastructuur (netwerk, servers, schijfruimte) Beschikbaarheid van de TU huisstijl, inclusief de sjablonen 5.2 Producten per fase inclusief planning In het project worden gefaseerd de volgende producten opgeleverd. Producten per projectfase B100 B200 Initiatie B101 Definitie B201 Rapport verantwoording softwarekeuze Project Initiation Document (afgerond) B300 Ontwerp B301 Architectuurschema (afgerond) B302 Rapport metadatastandaarden (afgerond: zie B401) B303 Rapport thesauri (afgerond: zie B401) B304 Rapport auteurs- en gebruiksrechten beeldmateriaal (afgerond) B305 Programma van Eisen (afgerond) B306 Crosswalks metadata (afgerond: zie B401) B400 Voorbereiding (juni 2009) B401 Analyse collectie dia s Bouwkunde (afgerond) B402 Analyse collectie prentenkabinet (afgerond) B500 Realisatie Werkpakket 1 (juli/augustus 2009) B511 Multimediarepository (MMR) (afgerond) B512 Collectie prentenkabinet in repository (afgerond) B513 Software voor conversie TIFF naar thumbnail (afgerond) B514 Software voor conversie TIFF naar JPEG2000 B515 Kakadu viewer voor beeldmateriaal B516 Eerste ruwe versie Multimediaportal Werkpakket 2 (september 2009) B520 User interface multimediaportal (draadmodel) B522 Collectie dia s Bouwkunde in repository

8 Pag./van 8/9 Werkpakket 3 (oktober 2009) B530 Digital Asset Management (DAM) B531 Upload formulier + procedure voor gebruik B5 Toetsing multimediaportal d.m.v. gebruikersonderzoek Werkpakket 4 (december 2009) B540 Multimediaportal in productie Werkpakket 5 (augustus 2009-februari 2010) B550 Analyse collectie historische kaarten B551 Analyse collectie historische boeken B552 Analyse collectie Collegerama B553 Analyse collectie TU Gallery B554 Collectie historische kaarten in repository B555 Collectie historische boeken in repository B556 Collectie Collegerama in repository B557 Collectie TU Gallery in repository B600 Introductie (december 2009) B601 Communicatie- en promotieplan B602 Werkinstructies TAB B603 Werkinstructies FAB B604 Beheer MMP en MMR belegd in staande organisatie B700 Afronden (maart 2010) B701 Lessons learned B702 Inventarisatie collecties TU Delft B703 Aanzet tot vervolgproject B704 Afsluiting project Note: Werkpakket 7 loopt parallel aan de andere werkpakketten. 5.3 Benodigde resources (nog aanpassen op basis van wijzigingen hoofdstuk 5.2) Fase Wat Wie Uren Initiatie Hoofd DPO Frits van Latum 8 Definitie 40 Ontwerp Voorbereiding Realisatie 1 Realisatie 2 Realisatie 3 Realisatie 4 Introductie Extern adviseur Beheerder Collegerama M&C manager Just de Leeuwe n.t.b. Just de Leeuwe Kees van Kuijen Ardi Nonhebel Ardi Nonhebel Ardi Nonhebel Karin Clavel Renske van der Zwaard-van Oosterom Han Heijmans Just de Leeuwe d/ 2 u/w

9 Pag./van 9/9 Afronding Han Heijmans Just de Leeuwe Totaal aantal uren intern: Kosten De projectkosten bestaan voornamelijk uit uren intern, uren extern en kosten voor de aanschaf van software. De Baancode die voor het project kan worden gebruikt is: GLG/GLG859. Kosten Financiering door Advies bij ontwikkeling metadatastandaarden TU Delft Library en gebruik thesauri Software TU Delft Library Ontwerp user interface/gebruikersonderzoek O&S Status : Er is een offerte aangevraagd voor het ontwikkelen van de user/interface. Deze wordt in de loop van juli verwacht. Totale kosten: