Onderwerp: Aanschaf nieuw Integraal beheerprogramma voor de buitenruimte - Besluitvormend

Transcriptie

1 VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 16 juni 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00485 Onderwerp: Aanschaf nieuw Integraal beheerprogramma voor de buitenruimte - Besluitvormend Beknopte samenvatting: Per 1 januari 2016 is de BGT (Basis Grootschalige Topografie) gereed. Dit betekent dat alle beheersystemen vanaf dat moment moeten werken met deze BGT en communiceren. Het huidige beheersysteem DG-dialog is hier niet voor geschikt en is verouderd. Het huidige beheerpakket DG-dialog wordt vanaf 1 januari 2016 ook niet meer ondersteund door Grontmij. Dit betekent dat wij genoodzaakt zijn de opvolger van DG-dialog, Obsurv, aan te schaffen. Daarnaast is het noodzakelijk om groot onderhoud, waar mogelijk, zoveel mogelijk integraal aan te pakken. Het nieuwe beheersysteem kan dit proces ondersteunen. De belangrijkste onderdelen van het beheer kunnen zo onder één softwarepakket gebracht worden. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen Betrokken portefeuillehouder: Bas Brekelmans HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Ingewonnen advies/adviezen: Team ICT (ISI) Team FIN (AO) Bijgevoegde bijlage(n): Afwijkingsadvies aanbesteding MOTIVERING Aanleiding en context: Per 1 januari 2016 is de BGT (Basis Grootschalige Topografie) van kracht als wettelijk te gebruiken basiskaart in Nederland. Om ook vanaf deze datum efficiënt en effectief de p 1 van 10

2 buitenruimte te kunnen blijven beheren is een nieuw beheerpakket nodig die hierop aansluit. Vanuit integraal beheer van de buitenruimte wordt zoveel mogelijk de onderhoudswerkzaamheden gecombineerd in een bepaald gebied of wijk om de overlast te beperken en efficiënt om te gaan met de beschikbare middelen. Beoogd resultaat: Een nieuw werkend Integraal beheersysteem die per 1 januari 2016 kan werken met de BGT. Een automatiseringsprogramma die een efficiënt beheer van de buitenruimte kan ondersteunen en de beschikbare gegevens van ons areaal kunnen weergeven. Argumentatie: 1.1 Dit bedrag is benodigd om Obsurv operationeel te krijgen en het jaarlijkse onderhoud en updates voor de duur van drie jaar in te kopen. Voor de financiële paragraaf verwijs ik u naar het hoofdstuk Financiële consequenties. 2.1 Dit versnelt de uitvoering. Voor opdrachten boven de ,00 is een collegebesluit voor opdrachtverstrekking vereist. Bij mandatering van het afdelingshoofd kan de uitvoering sneller starten. 3.1 Continuering van de dienstverlening met de huidige leverancier levert een voordeel op. Door bij de huidige software leverancier te blijven schatten wij dat het risico op fouten bij het migreren van de data, of dataverlies vele malen kleiner is vergeleken met een nieuwe softwareleverancier. Gezien de goede ervaring en contacten bij de Grontmij is het continueren van Dg Dialog/Obsurv een veilige keuze. 3.2 Dit levert een kostenbesparing op. Wij hoeven geen nieuwe softwarelicenties aan te schaffen voor de huidige beheerpakketen die overgezet worden vanuit DG-dialog naar Obsurv. Dit betekent een kosten besparing van al ,- ten opzichte van een andere softwareleverancier. 3.3 Dit maakt verdergaande samenwerking in de regio mogelijk. Obsurv maakt het mogelijk met partners in de regio samen te werken op het gebied van beheer. De gemeenten Noordwijk en Lisse worden ook afnemer van Obsurv. Buiten de regio is de gemeente Haarlemmermeer gebruiker van Obsurv. Na een periode van drie jaar kan in groter verband, op basis van de ervaringen, gekeken worden naar een gezamenlijk beheerprogramma. 3.4 Een goede vergelijking van integrale beheersystemen is op dit moment niet mogelijk. Alle beheerpakketen zijn nog in verschillende stadia van ontwikkeling en geen één pakket op de markt is op dit moment beproefd, omdat het een nieuwe ontwikkeling betreft. Kanttekening: Gezien de te maken investering lijkt het ons verstandig de komende 3 jaar bij Obsurv te blijven. Na deze periode kunnen wij in overleg met de partners in de regio de markt benaderen voor een gezamenlijk beheerpakket. Tevens zal na deze periode de beheerpakketten en de werking met de BGT uit ontwikkeld zijn, waardoor er een wel overwogen keuzen zal kunnen worden gemaakt. Deze vergelijking is op dit p 2 van 10

3 moment niet mogelijk, omdat alle beheerpakketten nog in verschillende stadia van ontwikkeling zijn. Na deze periode zal de gemeente Hillegom ook meedoen in de aanschaf van een gemeenschappelijk integraal beheerprogramma. Tot die tijd werken zij met hun huidige softwareleverancier hier naar toe. Aanpak / uitvoering: Nadat uw college instemt tot gunning van de opdracht aan Grontmij vindt opdrachtverlening plaats. Daarna start de Grontmij met het overzetten van onze huidige data naar obsurv. De verwachting is dat eind augustus het systeem operationeel is. Van september t/m november vindt de testperiode plaats en kunnen eventuele fouten worden hersteld. Tevens vinden in deze periode de opleidingen plaats. Naar verwachting vindt in december 2015 de eind oplevering plaats. Direct na de gunning wordt een startoverleg met de opdrachtnemer ingepland. Hierbij wordt de startdatum en de planning vastgesteld. Participatie niveau: Geen rol Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Team ICT (ISI) Het advies is gunstig. Team I&A brengt een gunstig advies uit met de volgende kanttekeningen: 1. Bij de hosting door Grontmij staat aangegeven dat dit tijdelijk is. Op dit moment is nog niet te bepalen wat de duur van de tijdelijkheid is en of het uberhaupt financieel aantrekkelijk zal zijn om de hosting in de toekomst intern uit te voeren. Dit heeft te maken met de complexe licentie voorwaarden en de hoge licentie kosten van de Oracle database server. 2. Het is van belang dat de huidige applicatie (DC Dialog) in 2016 zo spoedig mogelijk na de implementatie van Obsurv uitgefaseerd gaat worden. Uitfaseren wil zeggen dat het programma volledig verwijderd wordt en niet meer gehost en beheerd hoeft te worden. Eventuele data die nog geraadpleegd moet kunnen worden uit de oude applicatie, moet op een andere manier aangeboden en ontsloten worden. Volledig uitfaseren is noodzakelijk om de huidige kosten voor beheer en hosting te elimineren, zodat er geen dubbele lasten ontstaan voor de oude en nieuwe applicatie. Tevens is het noodzakelijk om oude applicaties uit te faseren omdat deze op het gebied van informatiebeveiliging op termijn een risicio gaan vormen. Team FIN (AO) Het advies is gunstig. akkoord Beslist het volgende: BESLISSING Besluitpunt 1: p 3 van 10

4 In te stemmen met de gunning van het project "Obsurv"aan Grontmij Nederland B.V. te De Bilt voor een bedrag van exclusief B.T.W. voor een periode van drie jaar. Besluitpunt 2: Het hoofd van de afdeling gemeentewerken te mandateren voor het verstrekken van de opdracht; Besluitpunt 3: Af te wijken van het aanbestedingsregelement Teylingen (zie het afwijkingsbesluit in bijlage 1). BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewerken Beheer Openbare Ruimte Financiële consequenties: Eenmalige kosten De data migratie, opleidingen, licentie en installatie van de BGT past binnen het beschikbare investeringsbudget ( FCL ) ,-. Onderdeel Eenmalige kosten (verplicht) Datamigratie huidig areaal naar Obsurv 6.900,-* Opleidingen beheerpakketten 1 dag in house 1.000,-* Inrichting en installatie BGT 2.000,- Licentie BGT 5.000,- Totaal eenmalig ,- *) In de aanbieding van Grontmij is bij elke beheeronderdeel een opleiding meegenomen. Met Ernst van Zuilen (Grontmij) is afgesproken dat Teylingen alle opleidingen in één dag in house wil afnemen voor deze beheerpakketten. Dit levert de gemeente Teylingen een besparing van 1.000,- op. Het resterend bedrag ( 5.100,-) wordt geoormerkt voor onvoorziene zaken wat betreft de overgang van DG-dialog naar Obsurv. Jaarlijkse onderhoudskosten De jaarlijkse onderhoudskosten van het systeem zullen stijgen met 6000,-. Dit aanvullend exploitatie budget voor 2015 wordt middels de najaarsnota door de afdeling Bedrijfsvoering team Informatisering en Automatisering worden aangevraagd. De jaarlijkse verhoging van de exploitatie begroting met 6000,-, voor de periode 2016 t/m 2018, worden middels de kadernota aangevraagd. Onderdeel Jaarlijkse kosten (verplicht) p 4 van 10

5 huidig areaal in Obsurv ,- (huidige ondehoudskosten) Jaarlijks onderhoud BGT-module 1.000,- Hosting Obsurv (GM-Cloud) 5.000,- (tijdelijk, totdat er een server voor de regio is) Totaal Jaarlijks ,- In overleg met de regiopartners die afnemer zijn van Obsurv zal onderzocht worden of het inrichten en beheren van een eigen dataserver voor de buitenruimte een haalbaar alternatief is op de aangeboden hosting via Grontmij. Uiteraard zal kostenbesparing hierbij het doel zijn. Tot die tijd nemen wij hosting af bij de Grontmij. De optionele kosten in de offerte zullen dit jaar niet worden afgenomen. Pas na een succesvolle overgang van DG-dialog naar Obsurv zal hier door de afdeling Gemeentewerken team beheer een keuze worden gemaakt. Dit voorstel kadert binnen: Collegeprogramma, Toelichting: De aanschaf van het beheerprogramma Obsurv ondersteunt het integraal beheer. Daarnaast zal het programma ook een bijdrage leveren aan een nog effectiever beheer van de buitenruimte. Obsurv maakt samenwerking in de regio op het gebied van beheer van de buitenruimte eenvoudiger. De gemeenten Noordwijk en Lisse gaan ook over op Obsurv. De gemeente Hillegom zal in een later stadium aansluiten. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Afwijkingsadvies aanbesteding p 5 van 10

6 Afwijkingsadvies aanbesteding Formulier Afwijken aanbestedingsprocedure DIENSTEN/LEVERINGEN Projectleider Gareth Gerritse Zaaknummer Datum Afdelingshoofd Kees Stoffer Afdeling Gemeentewerken Opdrachtgever(s) Kees Stoffer Het college van B&W wordt gevraagd akkoord te gaan met de afwijking op het aanbestedingsbeleid van de gemeente Teylingen voor de volgende dienst/levering: Aanschaf nieuw integraal beheersysteem Obsurv Per 1 januari 2016 is de BGT (Basis Grootschalige Topografie) van kracht. Dit betekent dat er een beheersysteem op dat moment moet werken die met deze BGT kan werken en communiceren. Het huidige beheersysteem DG-dialog is hier niet voor geschikt. Het huidige beheerpakket DG-dialog wordt vanaf 1 januari 2016 niet meer ondersteund door Grontmij. Dit betekent dat wij genoodzaakt zijn de opvolger van DG-dialog, Obsurv, aan te schaffen. Daarnaast is er de wens bij team beheer om grootonderhoud, waar mogelijk, integraal aan te pakken. Het nieuwe beheersysteem moet dit makkelijker gaan maken. De belangrijkste disciplines plannen binnen één softwarepakket. Geselecteerd(e) bedrijf/bedrijven - Grontmij Nederland B.V. De Holle Bilt HM De Bilt, contactpersoon: Ernst van Zuilen Reden van afwijken Redenen voor een nieuw beheersysteem: Per 1 januari 2016 is de BGT (Basis Grootschalige Topografie) van kracht. Om vanaf die datum efficiënt en effectief de buitenruimte te kunnen blijven beheren is een nieuw beheerpakket nodig; De wens om binnen de gemeente Teylingen beheer van de buitenruimte zo veel als mogelijk integraal aan te pakken. Eén maal per 25 à 30 jaar, overlast door grootonderhoud of herinrichting in een straat of buurt is hierbij het streven. Reden om Obsurv aan te schaffen: Door bij de huidige software leverancier te blijven schatten wij dat het risico op fouten bij het migreren van de data, of dataverlies vele male kleiner is vergeleken met een nieuwe softwareleverancier; Wij hoeven geen nieuwe softwarelicenties aan te schaffen voor de huidige beheerpakketen die overgezet worden vanuit DG-dialog naar Obsurv. Dit betekent een kosten besparing van al ,- ten opzichte van een andere softwareleverancier; Obsurv maakt het mogelijk met partners in de regio samen te werken op het gebied van beheer. Noordwijk en Lisse worden afnemer van Obsurv. Buiten de regio is de gemeente Haarlemmermeer gebruiker van Obsurv; Een goede vergelijking van integrale beheersystemen is op dit moment niet voldoende mogelijk. Alle beheerpakketen zijn nog in verschillende stadia van ontwikkeling en geen een pakket op de markt is beproefd; Gezien de goede ervaring en contacten bij de Grontmij is het continueren van Dg Dialog/Obsurv een veilige keuze. p 6 van 10

7 Gezien de te maken investering lijkt het ons verstandig de komende 3 jaar bij Obsurv te blijven. Na deze periode kunnen wij in overleg met de partners in de regio de markt benaderen voor een gezamenlijk beheerpakket. Tevens zal na deze periode de beheerpakketten en de werking met de BGT uit ontwikkeld zijn, waardoor er een wel overwogen keuzen zal kunnen worden gemaakt. Deze vergelijking is op dit moment niet mogelijk, omdat alle beheerpakketen nog in verschillende stadia van ontwikkeling zijn. Kosten Onderdeel Eenmalige kosten (verplicht) Datamigratie huidig areaal naar Obsurv 6.900,- Opleidingen beheerpakketten 1 dag in 1.000,- house Inrichting en installatie BGT 2.000,- Licentie BGT 5.000,- Totaal eenmalig ,- Onderdeel Jaarlijkse kosten (verplicht) huidig areaal in Obsurv ,- Jaarlijks onderhoud BGT-module 1.000,- Hosting Obsurv (GM-Cloud) 5.000,- (tijdelijk, totdat er een server voor de regio is) Totaal Jaarlijks ,- Bovenstaande opdrachten bedragen incl. 3 jaar onderhoud en hosting in totaal ,-. Overeenkomstig het de nationale richtlijn moet deze meervoudig onderhands worden aanbesteed. Noot: Een meervoudig onderhandse aanbesteding van deze door de Grontmij geoffreerde producten is niet mogelijk omdat deze producten gekoppeld zijn aan de bestaande Dg Dialog/Grontmij structuur. Een andere leverancier houdt in dat het volledige beheerpakket moet worden vervangen. Conclusie: Het 1 op 1 opdragen van bovengenoemde opdrachten aan Grontmij voor de upgrade van de data en licentiestructuur naar Obsurv gaat conform de richtlijn 3.4 van de Gids Proportionaliteit boven de grens uit. Overeenkomstig het interne aanbestedingsbeleid gaat deze 1 op 1 opdracht ook boven de grens uit. Gezien de omschreven ontwikkelstappen Dg Dialog/Obsurv, het onderzoekstraject samenwerking Noordwijk (en de regio), de verbeteringen in Dg Dialog/Obsurv, de belangrijke ontwikkel en beheerrelatie met de BGT en het ongewenste alternatief in de vorm van een volledig nieuw beheersysteem is deze 1 op 1 opdracht overeenkomstig de richtlijnen uit de Gids proportionaliteit in voldoende mate beargumenteerd. De overschrijding/afwijking op het interne beleid kan met dezelfde argumenten worden weerlegd. Opmerking Inkoopadviseur Gezien de opdrachtwaarde ( ,-) zou deze opdracht meervoudig onderhands of nationaal openbaar aanbesteed moeten worden. Echter biedt de motivering zoals hierboven aangegeven voldoende onderbouwing p 7 van 10

8 deze opdracht bij Grontmij onder te brengen. Opmerkingen overig (indien van toepassing) p 8 van 10