Gebruikershandleiding. Virtuele klok. GET nv Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle Member of the Primion Group

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Virtuele klok GET nv Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle Member of the Primion Group

2 Inhoudstafel Virtuele klok Over de virtuele klok Voorafgaande parametrisatie Het scherm Autorisatiebeheer De systeemparameters bij Bedrijfsinstellingen Aanloggen op de virtuele klok Boeken met de virtuele klok Boekingen bekijken in het scherm Correcties Opties Decentrale virtuele klok...10 Copyright statement Copyright GET nv. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GET nv. Ondanks alle, aan de samenstelling van dit handboek, bestede zorg, kan GET geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voortkomen. In dit boek komen namen voor van gedeponeerde handelsmerken. Deze namen zijn in de tekst niet voorzien van een handelsmerksymbool, omdat deze slechts fungeren als aanduiding van de besproken producten. Hierbij wordt op geen enkele wijze getracht inbreuk te maken op de rechten van de handelsmerkhouder. Versie 5/06/2008 Virtuele klok ii

3 Virtuele klok 1. Over de virtuele klok De klassieke manier om werktijden te registreren via het presenteren van een badge aan een badgelezerterminal, wordt meer en meer vervangen door een zogenaamde virtuele terminal. Dit is vaak het geval in kantooromgevingen, waar de meeste mensen over een PC beschikken en men dus eenvoudig toegang heeft tot het lokale netwerk. In dat geval kan men de badgelezer vervangen door aan te loggen op een webapplicatie en daar te registreren. Daarnaast kunnen de klassieke badgelezers en virtuele klokken ook naast elkaar gebruikt worden. Zo kunt u door deze optie bvb. thuiswerkers de mogelijkheid geven om via hun PC hun werktijden te boeken en allerhande informatie op te vragen. Of u kunt de virtuele klok gebruiken in sites met een zeer klein aantal werknemers, terwijl in de hoofdvestiging met klassieke badgelezers wordt gewerkt. De online virtuele terminal is een gewone uitbreiding op de standaard XTremisWeb modules. Men kan via een alternatieve URL aanloggen op de virtuele terminal, een webscherm om een boekingsregistratie in te geven. Er is dus een rechtstreekse communicatie tussen de web browser en de XTremisWeb server. 2. Voorafgaande parametrisatie 2.1 Het scherm Autorisatiebeheer Veiligheidsprofiel Op tabblad Veiligheidsprofielen van het scherm Autorisatiebeheer maakt u een veiligheidsprofiel aan voor de werknemers die de virtuele klok moeten kunnen gebruiken. Aan dat profiel kent u de veiligheidsobjecten toe die beschreven staan in hoofdstuk Veiligheidsobjecten op pagina 4: Virtuele klok 3

4 2.1.2 Veiligheidsobjecten In het scherm Autorisatiebeheer worden veiligheidsobjecten aan bepaalde veiligheidsprofielen toegevoegd en vervolgens aan bepaalde werknemers gekoppeld (zie handleiding Autorisatiebeheer). Opmerking: Het scherm Autorisatiebeheer kan enkel gebruikt worden indien u de optie Autorisatiebeheer op functionaliteiten hebt aangekocht. Wanneer die optie niet geïnstalleerd is kan iedereen in uw bedrijf alle schermen openen, alle gegevens raadplegen en wijzigen. In deze handleiding gaan we ervan uit dat de optie geïnstalleerd is. Er zijn twee veiligheidsobjecten die betrekking hebben op het webscherm Virtuele klok. Boeken op de virtuele klok (8300) Om op de virtuele klok te kunnen aanloggen en boeken. Aanloggen op virtuele klok met badge (8310) Om op de virtuele klok te kunnen aanloggen via een badgelezer die verbonden is aan de terminal. Om te boeken hebt u ook veiligheidsobject 8300 nodig Gebruikersrollen en gebruikersrolcategorieën In het scherm Autorisatiebeheer, tabblad Gebruikersrollen maakt u een gebruikersrol aan voor de virtuele klok en koppelt hieraan het veiligheidsprofiel dat u net aangemaakt hebt (zie hoofdstuk Het scherm Autorisatiebeheer Veiligheidsprofiel op pagina 3). In tabblad Gebruikers kent u dan de gebruikersrolcategorie en de gebruikersrol toe aan de werknemers die via de virtuele klok moeten kunnen boeken: Virtuele klok 4

5 2.2 De systeemparameters bij Bedrijfsinstellingen In het scherm Bedrijfsinstellingen op het tabblad Systeemparameters geeft u aan of bepaalde items al dan niet voor gebruikers worden afgeschermd. Voor het scherm Virtuele klok kunnen volgende systeemparameters worden ingesteld: Klasse Systeemparameter Functie XTremisWeb booktimelimit Deze parameter bepaalt na hoeveel seconden de tijdsbalk Resterende tijd in het eerste scherm (nadat u bent aangelogd) is afgelopen XTremisWeb overviewtimelimit Deze parameter bepaalt na hoeveel seconden het overzichtsscherm (met informatie over uw boekingen van die dag) weer verdwijnt indien u niet op de link Klik hier om terug te keren naar het aanlogscherm hebt geklikt. XTremisWeb VirtualTerminalSafetyCode Waarde 1: de virtuele klok wordt getoond met beveiligingscode. Waarde 0: de virtuele klok wordt getoond zonder beveiligingscode. WebBase VirtualTerminalStyle Deze parameter bepaalt het kleurenschema van de virtuele klok. De beschikbare stijlen zijn dezelfde als die in XTremisWeb. Waarde 1: Groene originele stijl; Waarde 2: Summer Breeze; Waarde 3: Arctic Blue Virtuele klok 5

6 Op tabblad XTremisWeb van het scherm Bedrijfsinstellingen, krijgt u een visueel iets makkelijker overzicht van alle systeemparameters die betrekking hebben op XTremisWeb. Indien u een beetje naar beneden scrolt ziet u de parameters die betrekking hebben op de virtuele klok: Time-out voor eerste scherm (boeken): komt overeen met systeemparameter BookTimeLimit. Time-out voor tweede scherm (overzicht): komt overeen met systeemparameter OverviewTimeLimit. Gebruik veiligheidscode: indien systeemparameter VirtualTerminalSafetyCode op 1 staat is dit veld aangevinkt, indien de systeemparameter op 0 staat is dit veld niet aangevinkt. Indien u één van deze instellingen wijzigt in tabblad Systeemparameters, verandert de waarde ook in tabblad XTremisWeb en vice versa. 3. Aanloggen op de virtuele klok 1. Open het aanlogscherm voor de virtuele klok. 2. Geef in Gebruikersnaam uw XTremis-gebruikersnaam in. 3. Vul bij Wachtwoord uw XTremis-wachtwoord in. 4. Klik op OK. Virtuele klok 6

7 4. Boeken met de virtuele klok Nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingegeven komt u in het tweede scherm, waar u de eigenlijke boeking kunt verrichten: Hier ziet u onder Aangemeld uw personeelsnummer en uw naam en onder Boekingstijdstip de datum van vandaag en het tijdstip waarop u hebt aangelogd. De tijdsbalk Resterende tijd geeft aan hoeveel tijd u nog hebt om de code in te geven en te boeken. Na het verlopen van deze tijd wordt de registratie geannuleerd en moet terug inloggen indien u alsnog een registratie wenst uit te voeren. De tijd die u krijgt wordt globaal ingesteld met systeemparameter overviewtimelimit. Indien systeemparameter VirtualTerminalSafety Code waarde 1 heeft, geeft XTremis u telkens u aanlogt een nieuwe code die u moet overtypen in Voer hier uw code in. Bij Functietoets kunt u een functietoets uit het keuzelijstje kiezen. Met behulp van functietoetsen kunnen medewerkers bij hun boekingen informatie meegeven of informatie opvragen. Bvb. via een functietoets kunnen medewerkers aangeven dat ze vertrekken op dienstreis, dat ze naar de dokter gaan, dat ze voor extra werk opgeroepen worden... Per medewerker kan bepaald worden welke functietoetsen hij via zijn virtuele klok kan gebruiken. Onder Informatie ziet u een overzicht van de boekingen die die dag al gebeurd zijn en een aantal saldi. Welke saldi een medewerker te zien krijgt bij een boeking, kan per werknemer bepaald worden met het veld Totalen op badgelezer in het scherm Personeelsgegevens / Overzicht alle werknemers / Tijdregistratie. Virtuele klok 7

8 Nadat u geboekt hebt, krijgt u een overzichtsscherm om de boeking te bevestigen: Virtuele klok 8

9 4.1 Boekingen bekijken in het scherm Correcties Nadat u met de virtuele klok geboekt hebt kunt in de Correctieschermen (zowel web als GUI) zien dat de boeking gebeurd is: Bij Boekingen duidt de pijl naar beneden aan dat er een IN-boeking heeft plaatsgevonden. In subtabblad Boekingen ziet u meer details: in dit voorbeeld gaat het om een IN-boeking om 09:00 u die zonder functietoets met de virtuele klok is aangemaakt. Virtuele klok 9

10 5. Opties 5.1 Decentrale virtuele klok In de meeste gevallen volstaat de onlinefunctionaliteit en -werking om alle gebruikers te laten registreren. In bepaalde omgevingen kan een gecentraliseerde opstelling echter potentiële problemen geven omdat er geen offline werking voorzien is. Dat kan problemen geven wanneer: het netwerk (meestal de WAN) een probleem heeft de web server niet bereikbaar is als gevolg van onderhoud In veel omgevingen zijn bovenstaande situaties uitzonderlijk en controleerbaar. In grote netwerken, of omgevingen met een groot aantal decentrale omgevingen over een WAN kan dit aanleiding geven tot problemen, aangezien werknemers dan geen boekingen kunnen ingeven zolang de web server niet bereikbaar is. Om dit op te lossen kunt u een beroep doen op de module Decentrale virtuele klok. Die werkt functioneel volledige identiek als de onlineversie (dezelfde schermen, dezelfde aanlogmogelijkheden, dezelfde terugmeldingen). Het enige verschil is dat deze module niet rechtstreeks de XTremisWeb server aanspreekt, maar een PC waarop IIS (Microsoft Internet Information Server) is geïnstalleerd en IBCU (BLITS) software. De IBCU software is een oplossing van BLITS (badgelezer netwerk oplossingen) die voor de nodige terugmeldingen zal zorgen en de boekingen zal opslaan in geval de XTremisWeb server offline is. Bij terug online komen zullen de boekingen vervolgens automatisch verstuurd worden. Virtuele klok 10