Laboratoriumgids informatiebrochure voor de aanvragers

Transcriptie

1 Laboratorium voor Anatomo-Pathologie Code: LOG-0035 Versie: Gepubliceerd op: 26/05/2015 Geldig tot: Pagina : 1/18 Auteur Bekrachtiger Veerle Noten Claire Bourgain Laboratoriumgids informatiebrochure voor de aanvragers

2 2 /18 Inhoudsopgave 1 INLEIDING ALGEMENE GEGEVENS Contactgegevens en openingsuren Medewerkers Artsen Dienstverantwoordelijke Kwaliteitsdienst OVERZICHT VAN DE ACTIVITEITEN Histologische onderzoeken Cytologische onderzoeken: Onderzoeken in onderaanneming: Klinische autopsies AANVRAAG VAN EEN ONDERZOEK Verschillende types aanvraagformulier Beschikbare aanvraagformulieren Aanbevelingen m.b.t. het invullen van een aanvraagformulier Aandachtspunten m.b.t. het aanvragen van pathologisch onderzoek Foutieve identificatie Verwarring van lateraliteit bij pare organen Dringende onderzoeken Besmettingsgevaar Farmacodiagnostisch onderzoek AFNAME,BEHANDELING EN TRANSPORT VAN STALEN Staalidentificatie Stalen voor histopathologisch onderzoek Algemene informatie Specifieke informatie per weefseltype Borsttumorectomie/mastectomie: de chronoprocedure Botboor en Beenmergbiopten Miskraamweefsel e.d. voor cytogenetisch onderzoek:fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Huidbiopten met klinisch vermoeden van vasculitis of systeemziekten: immuunfluorescentie - onderzoek op vriescoupes:...10

3 3 / Lymfeklieren, weke delen tumoren, materiaal verdacht op hematologische maligniteit/sarcoom: Spier- en zenuwbiopten: Specifieke informatie per analyse Peroperatoir spoedonderzoek( Vriescoupe ): Schildwachtymfeknopen (sentinelklieren) voor peroperatoir onderzoek Stalen voor cytopathologisch onderzoek Behandelen van vochten cytologisch materiaal Borst(cyste) puncties en klierpunctie (vocht), FNA Tepelsecreet Bronchusaspiraten, lavages en spoelingen Brushing Lumbaal vocht Pleuravocht en Ascitesvocht Douglasvocht en Pericardvocht Sputum... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Schildklierpuncties Urine en blaasspoelvocht: Afname en fixatie van materiaal afkomstig van de baarmoederhals / vagina - cervix uitstrijkjes Aanbeveling omtrent de fixatieduur van het staal Afleveren van stalen en aanvaardingscriteria Aanvaardings- en rejectiecriteria Afleveren van de stalen Interne stalen (=stalen van binnen de ziekenhuismuren) Externe stalen (=stalen van buiten de ziekenhuismuren) DOORLOOPTIJDEN DOORSTUREN VAN STALEN RAPPORTERING EN DISTRIBUTIE VAN RAPPORTEN OPMERKINGEN, SUGGESTIES EN VRAGEN...17

4 4 /18 1 INLEIDING De kwaliteitsdoelstellingen van het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie, Imeldaziekenhuis Bonheiden kunnen samengevat worden als volgt: Correcte en betrouwbare resultaten afleveren binnen een klinisch aanvaardbare termijn. Formuleren van adviezen en consulten om bij te dragen aan de diagnose en de behandeling van de patiënt. Bevorderen van het klinisch relevant gebruik van diagnostische mogelijkheden. Deze doelstellingen hebben een sleutelrol ingenomen bij het implementeren en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem volledig in overeenstemming met de eisen van het Koninklijk Besluit betreffende de erkenning van de laboratoria voor pathologische anatomie (dd. 5/12/2011), de bijhorende praktijkrichtlijn (Praktijkrichtlijn voor het opzetten van een kwaliteitssysteem in de erkende laboratoria voor pathologische anatomie werkzaam binnen het kader van het Erkenningsbesluit) en de internationale norm ISO (Medical laboratories Requirements for quality and competence). Deze gids bevat informatie voor artsen die gebruik maken van de diensten aangeboden door het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie. Het doel van deze gids is de aanvrager te helpen bij het correct aanvragen van pathologisch onderzoek onder de vorm van richtlijnen betreffende het invullen van de aanvraagformulieren. Daarnaast is er in deze gids een ruime aandacht voor de pre-analytische fase (= alle handelingen voor de uitvoering van de analyse zoals afnemen, behandelen en transporteren van stalen). De invloed van deze pre-analytische fase op de kwaliteit van het uit te voeren laboratoriumonderzoek is groot. Zo is er onder meer invloed van temperatuur, uitdroging, type fixatief en fixatieduur en leidt een slechte kwaliteit van het te onderzoeken staal mogelijks tot minder betrouwbare resultaten en in het ergste geval kan de analyse niet uitgevoerd worden. Om deze redenen is het van cruciaal belang stalen op een correcte manier af te nemen, te bewaren en/of te transporteren. 2 ALGEMENE GEGEVENS 2.1 Contactgegevens en openingsuren Het laboratorium is gesitueerd op volgend adres: Laboratorium voor Anatomo-Pathologie (route 125) Imeldaziekenhuis vzw Imeldalaan 9, 2820 Bonheiden 015/ / anapat@imelda.be

5 5 /18 Het laboratorium is op weekdagen geopend van 8u15 tot 16u45. Voor alle dringende en onvoorziene staalverwerking buiten de openingsuren, dient er steeds een patholoog gecontacteerd te worden. 2.2 Medewerkers Artsen Dr. C. Bourgain Dr. F. Ballaux Patholoog Dr. L. Peperstraete Patholoog Dr. E. Pierré Patholoog 015/50 54 claire.bourgain@imelda.be 015/50 54 florence.ballaux@imelda.be 015/50 54 lieven.peperstraete@imelda.be 015/50 54 erwin.pierré@imelda.be Dienstverantwoordelijke Conny Goris 015/50 54 conny.goris@imelda.be Kwaliteitsdienst Veerle Noten Ilse Van Hee Laboratoriumdirecteur Dienstverantwoordelijke Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsfunctionaris 015/50 54 veerle.noten@imelda.be 015/50 54 ilse.van.hee@imelda.be 3 OVERZICHT VAN DE ACTIVITEITEN Het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie verricht volgende onderzoeken voor huisartsen en geneesheer-specialisten: 3.1 Histologische onderzoeken Histopathologisch onderzoek op paraffinecoupes Histopathologisch onderzoek op vriescoupes Histochemisch onderzoek op paraffinecoupes Immuunhistochemisch onderzoek op paraffinecoupes Een gedetailleerde lijst van beschikbare histochemische en enzymatische kleuringen en antilichamen voor immuunhistochemisch onderzoek is op vraag verkrijgbaar. 3.2 Cytologische onderzoeken Cytopathologisch onderzoek van lichaamsvochten, punctievochten, brushings en fijne naald aspiratie materiaal (FNAC)

6 6 /18 Immuuncytochemisch onderzoek Diagnostische cytologie en screeningscytologie van cervico-vaginaal materiaal 3.3 Onderzoeken in onderaanneming Moleculair biologische onderzoeken waaronder in situ hybridisatie, mutatie-analysen en het opsporen van HPV in cervico-vaginaal materiaal Elektronenmicroscopisch onderzoek Cytogenetisch onderzoek Immuunhistochemische kleuringen: minder courante kleuringen worden uitbesteed naar een onderaannemend laboratorium 3.4 Klinische autopsies Volwassene Foetus en neonaat 4 AANVRAAG VAN EEN ONDERZOEK 4.1 Verschillende types aanvraagformulier Het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie voorziet in verschillende standaard aanvraagformulieren. Om fouten en eventuele vertragingen door onvolledige informatie te vermijden, moeten deze formulieren gebruikt worden en moet er aandacht besteed worden aan het volledig invullen ervan Beschikbare aanvraagformulieren Histopathologisch en cytopathologisch onderzoek (groen formulier verkrijgbaar via centraal magazijn of in het laboratorium) Histopathologisch onderzoek van borstbiopsies en -resectiestukken (groen formulier verkrijgbaar via centraal magazijn of in het laboratorium): de achterzijde van het formulier moet gebruikt worden. Hierop staat een tekening van de linker- en rechterborst waarop de plaats van de biopsie aangeduid moet worden. Daarnaast is er aandacht voor specifieke klinische inlichtingen en het insturen van stalen volgens de chronoprocedure (zie paragraaf ) Cytologisch onderzoek baarmoederhals (roos formulier verkrijgbaar via centraal magazijn of in het laboratorium) Autopsie (paars formulier verkrijgbaar in het laboratorium of terug te vinden op intranet)

7 7 / Aanbevelingen m.b.t. het invullen van een aanvraagformulier Een aanvraag voor onderzoek dient schriftelijk te gebeuren. Een correct ingevuld en ondertekend aanvraagformulier is verplicht. Het staal zelf (recipiënt) dient ook correct geïdentificeerd te worden met de gegevens van de patiënt en deze gegevens dienen in overeenstemming te zijn met de gegevens op het aanvraagformulier. Indien de aanvraag betrekking heeft op meer dan één staal, aangeleverd in verschillende recipiënten, moet de aanvrager de gegevens vermelden voor elk staal waarbij hij/zij gebruik dient te maken van een unieke nummering die overeenkomt met deze op de recipiënten. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvragende geneesheer om het aanvraagformulier correct en volledig in te vullen en dit volgens onderstaande richtlijnen: Het aanvraagformulier bevat volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, mutualiteitsgegevens van de patiënt (opnamesticker kleven of klever van de mutualiteit) naam, voornaam, adres, RIZIV identificatienummer aanvragende arts handtekening van de aanvragende arts aanvraagdatum aard van het onderzoek (biopsie, cytologie, ) afhankelijk van de aard van het monster anatomische plaats van de monsterafname relevante klinische informatie aantal recipiënten aantal operatievelden Indien een vriescoupe gewenst is, dient dit vermeld te worden op het aanvraagformulier samen met het telefoonnummer waar het resultaat kan doorgebeld worden. Vanuit het operatiekwartier dient er een rode sticker op het aanvraagformulier gekleefd te worden ingeval het de aanvraag van peroperatief onderzoek ( vriescoupe ) betreft. Ingeval er geen peroperatief onderzoek dient uitgevoerd te worden, moet er een gele sticker gekleefd worden. Datum van voorschrift en datum van afname indien deze verschillend is van datum voorschrift alsook het tijdstip van de start van de fixatie (vnl. van belang bij puncties van borstletsels/borsttumoren) invullen in voorziene zone. Graag copy aan:, hierbij moeten de identificatie gegevens van de artsen die een kopij wensen te ontvangen, duidelijk en leesbaar vermeld worden. Onvolledig ingevulde aanvraagformulieren worden niet aanvaard, maar voor verdere aanvulling teruggestuurd naar de aanvrager. Bepaalde non-conformiteiten worden in het uiteindelijke rapport vermeld. 4.3 Aandachtspunten m.b.t. het aanvragen van pathologisch onderzoek Foutieve identificatie Aanvragen die onvoldoende of onjuiste gegevens bevatten, worden door het laboratorium geweigerd. De aanvrager zal hiervan direct op de hoogte gebracht worden.

8 8 /18 Bij foutieve identificatie van het recipiënt zal een medewerker van het laboratorium aan de aanvrager vragen om het staal op eigen verantwoordelijkheid te identificeren Verwarring van lateraliteit bij pare organen Bij biopsies van pare organen MOET links of rechts duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier. Bij staalname van beide pare organen van eenzelfde patiënt en bij andere bilaterale chirurgische ingrepen of biopsienames wordt best een afzonderlijk aanvraagformulier voor elke zijde gebruikt te worden om verwarring te voorkomen Huidbiopsies en lipomen Bij huidbiopsies en lipomen MOET het aantal velden duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier en het geniet de voorkeur om een afzonderlijk aanvraagformulier per veld te gebruiken Dringende onderzoeken Het aanvraagformulier voorziet geen apart aankruisvakje voor de dringende onderzoeken omdat de normale doorlooptijden voor histologisch of cytologisch onderzoek over het algemeen volstaan. Indien een aanvrager om medische redenen voor welbepaalde stalen toch een snellere doorlooptijd wenst, dient hij/zij contact op te nemen met de patholoog waarbij er overleg gepleegd wordt over de dringendheid van het aangevraagde onderzoek en de gepaste voorkeursbehandeling Besmettingsgevaar Bij gekend en potentieel besmettingsgevaar met een hoog risico infectieus agens (T.B.C., H.I.V., Hepatitis C virus, ) vragen we dit duidelijk te vermelden onder klinische gegevens op het begeleidende aanvraagformulier. Bij bestralingsgevaar moet het aankruisvakje radioactief materiaal aanwezig aangekruist worden Farmacodiagnostisch onderzoek In het kader van farmacodiagnostisch immuunhistochemisch onderzoek (ER, PR, c-erb-b2 (Her2/Neu), EGFR en c-kit) zal u per casus een aanvraagformulier voorgelegd worden ter ondertekening aangezien deze analyses volgens het KB dd. 4/5/2009 enkel mogen uitgevoerd worden na een schriftelijke aanvraag door de behandelende geneesheer. 5 AFNAME,BEHANDELING EN TRANSPORT VAN STALEN 5.1 Staalidentificatie Vermeld de patiëntgegevens op het recipiënt met ook een eventuele deelnummering indien er meer dan één recipiënt per patiënt is (in overeenstemming met de deelnummering op het aanvraagformulier).

9 9 / Stalen voor histopathologisch onderzoek Stalen die niet gefixeerd moeten worden (zie verder voor specifieke instructies) moeten zo veel mogelijk binnen de openingsuren van het laboratorium afgenomen worden en vervolgens onmiddellijk naar het laboratorium gebracht worden. Recipiënten voorgevuld met neutraal gebufferde formol 4%, neutraal gebufferde formol 4% in bulk alsook andere fixatieven worden ter beschikking gesteld door het laboratorium en kunnen dagelijks afgehaald worden op de dienst en dit tijdens de openingsuren (zie paragraaf 2.1). Potten van het operatiekwartier worden in het laboratorium aan de formolmixer gevuld door de logistiek medewerkers van het operatiekwartier. Wanneer het reservoir of voorraad van de niet gemengde reagentia leeg is, dient er één van de laboratoriummedewerkers verwittigd te worden Algemene informatie Voor routine histologisch onderzoek dienen alle weefsels (bijv. biopten, resectiestukken, ) gefixeerd te worden in neutraal gebufferde formol 4% en dit onmiddellijk na afname van het staal. Uitzonderingen hierop staan vermeld onder paragraaf en paragraaf Op de recipiënten met neutraal gebufferde formol 4% en andere fixatieven is een vervaldatum vermeld. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om de vervaldatum van het fixatief na te kijken. Gebruik geen vervallen fixatief! Gelieve het uur van de fixatie start te noteren op het aanvraagformulier. Gefixeerd materiaal mag verder bewaard worden op kamertemperatuur. Gebruik voldoende fixatievloeistof: voorzie minimaal het dubbel volume van het biopt of excisie materiaal aan fixatievloeistof te gebruiken Specifieke informatie per weefseltype Borsttumorectomie/mastectomie: de chronoprocedure Op het moment dat het weefsel uit de wonde wordt genomen, start de tijdsregistratie door een OK-verpleegkundige die een chronometer opstart. Het staal wordt samen met de chronometer zo snel mogelijk naar het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie gebracht, en dit als vers, niet gefixeerd weefsel waarbij er eveneens een gele sticker op het aanvraagformulier gekleefd wordt. In het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie wordt het staal in ontvangst genomen en wordt er een wisselchronometer aan de medewerker van het operatiekwartier meegegeven. De patholoog inkt de snijranden van het resectiestuk, lamelleert het resectiestuk (enkel indien noodzakelijk) en start de fixatie in neutraal gebufferde formol 4%. Op dat moment wordt de chronometer gestopt en de tijdsduur geregistreerd. De volledige procedure (van het wegnemen van het staal tot en met de start van de fixatie) mag volgens nationale en internationale richtlijnen maximaal 1 uur in beslag nemen om een goede immuunhistochemische detectie van hormoonreceptoren en eventuele overexpressie van HER2/Neu mogelijk te maken. Een optimale fixatieduur is tussen de 6 en 72 u.

10 10 /18 Indien het niet mogelijk is deze procedure te volgen (buiten de openingsuren van het laboratorium) moet het resectiestuk gefixeerd worden in een ruime hoeveelheid neutraal gebufferde formol 4% en dient er zo snel mogelijk contact opgenomen te worden met de patholoog Botboor en Beenmergbiopten Fixeren in B Plus Fix oplossing. Deze oplossing is verkrijgbaar in het labo. Vermeld datum en het beginuur van fixatie in B Plus Fix Huidbiopten met klinisch vermoeden van vasculitis of systeemziekten: immuunfluorescentie - onderzoek op vriescoupes Vers (niet gefixeerd) in een gesloten recipiënt onmiddellijk naar het labo brengen. Kleine biopten moeten op een met fysiologische oplossing bevochtigd gaasje onmiddellijk naar het labo gebracht worden. Aandachtspunt: ENKEL het gaasje mag bevochtigd worden, het weefsel mag NIET ondergedompeld zijn in de fysiologische oplossing. Tijdelijke bewaring bij de aanvrager moet op 4 C Lymfeklieren, weke delen tumoren, materiaal verdacht op hematologische maligniteit/sarcoom Vers (niet gefixeerd) in een gesloten recipiënt onmiddellijk naar het labo brengen Spier- en zenuwbiopten Plaats het verse weefsel onmiddellijk in een leeg en hermetisch gesloten potje. Potje op een bed van ijsblokjes, potje droog houden (geen insijpeling van smeltwater). Aangezien er voor deze weefsels speciaal transport naar UZ Leuven georganiseerd dient te worden door het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie, moet een patholoog de voorafgaande werkdag op de hoogte gebracht worden Specifieke informatie per analyse Peroperatoir spoedonderzoek( Vriescoupe ) Hoe weefsel insturen: Vers (niet gefixeerd) in een recipiënt voorzien van identificatie en vergezeld van een aanvraagformulier met rode sticker waarop het telefoonnummer waarnaar de resultaten moeten doorgebeld worden duidelijk vermeld wordt. Zeer kleine fragmentjes: op een met fysiologische oplossing bevochtigd gaasje Aandachtspunt: ENKEL het gaasje mag bevochtigd worden, het weefsel mag NIET ondergedompeld zijn in de fysiologische oplossing.

11 11 /18 Indicaties: Geen preoperatieve diagnose: de intra-operatieve diagnose kan de aard van de ingreep beïnvloeden Peroperatieve bepaling van de uitgebreidheid van een ziekteproces waardoor de aard van de ingreep beïnvloed kan worden Peroperatieve weefselidentificatie Beoordeling van snijranden Beoordeling van de representaviteit van biopsiemateriaal Contra-indicaties: Niet zichtbare of niet palpabele laesies Te kleine laesies waarbij vriescoupe-onderzoek aanleiding geeft tot te veel verlies van weefsel Verkalkte weefsels Weefsel rijk aan vetweefsel Tijdens de heelkundige ingreep wordt het te onderzoeken weefsel door de logistiek medewerker van het operatiekwartier naar het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie gebracht. Het volledig ingevuld aanvraagformulier met indicatiestelling, vraagstelling en nuttige klinische gegevens wordt samen met het weefsel aan het laboratorium bezorgd. Ingrepen waarbij vriescoupe-onderzoek verwacht wordt, dienen gepland te worden binnen de openingsuren van het laboratorium. Na de openingsuren is er geen ondersteunend personeel meer aanwezig en moet de patholoog dit onderzoek alleen afhandelen, wat tot een verlengde wachttijd zal leiden. Wanneer door omstandigheden een vriescoupe uitgevoerd moet worden buiten de openingsuren van het laboratorium, moeten de pathologen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht worden Schildwachtlymfeknopen (sentinelklieren) voor peroperatoir onderzoek Onmiddellijk na afname vers en niet gefixeerd naar het laboratorium brengen, samen met een volledig ingevuld aanvraagformulier en vermelding van het te gebruiken telefoonnummer voor het telefonisch rapporteren van de resultaten. Ingrepen waarbij cytologisch onderzoek van schildwachtlymfeknopen verwacht wordt, dienen gepland te worden binnen de openingsuren van het laboratorium. Na de openingsuren is er geen ondersteunend personeel meer aanwezig en moet de patholoog-anatoom dit onderzoek alleen afhandelen, wat tot verlengde wachttijd zal leiden. Wanneer door omstandigheden een cytologisch onderzoek uitgevoerd moet worden buiten de openingsuren van het laboratorium, moeten de pathologen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht worden.

12 12 / Stalen voor cytopathologisch onderzoek Behandelen van vochten cytologisch materiaal Voor materiaal afkomstig van de baarmoederhals/vagina: zie paragraaf Een geschikt fixatief voor vochten is Cytolyt, een gebufferde fixatie-oplossing op basis van methanol die ook rode bloedcellen lyseert en slijm oplost en precipitatie voorkomt van eiwitten. Deze oplossing handhaaft de morfologie gedurende 8 dagen bij kamertemperatuur. Voorgevulde Cytolyt -recipiënten bevatten ongeveer 20 ml fixatief en kunnen op het laboratorium afgehaald worden. Geen fixatievloeistof uit het recipiënt verwijderen om het staal erbij te kunnen voegen! Gebruik desgevallend meerdere recipiënten. Het vocht kan ook niet gefixeerd in de koelkast bewaard worden en dan zo vlug mogelijk naar het laboratorium gebracht worden Borst(cyste) puncties en klierpunctie (vocht), FNA Materiaal overbrengen in voorgevuld Cytolyt -recipiënt. Spuit en naald goed naspoelen. Geen naalden in het Cytolyt -recipiënt deponeren Tepelsecreet Materiaal overbrengen in Cytolyt -recipiënt Bronchusaspiraten, lavages en spoelingen Materiaal overbrengen in voorgevulde Cytolyt - recipiënt Brushing Borsteltje overbrengen in voorgevuld Cytolyt - recipiënt Lumbaal vocht Breng max 1 ml vocht voor cytologisch onderzoek onmiddellijk na afname in een PreservCyt potje met aanduiding L.V. Opgelet: het maximum volume van het potje (aangeduid met een streepje) niet overschrijden. Dit hoeft niet onmiddellijk naar het labo gebracht te worden Pleuravocht en Ascitesvocht Indien de sereuze vochten de dag van afname naar het laboratorium gebracht worden, moeten ze niet-gefixeerd gebracht worden. Indien dit niet mogelijk is, moet het vocht gefixeerd worden met Cytolyt. Indien er geen fixatief beschikbaar is, moet het staal bij 4 C bewaard worden.

13 13 / Douglasvocht en Pericardvocht Materiaal overbrengen in een voorgevulde Cytolyt - recipiënt Schildklierpuncties Uitstrijkjes ter plaatse maken en laten drogen aan de lucht, maximaal twee glaasjes per staal. Identificeer ook de glaasjes met potlood. Restmateriaal in recipiënt met Cytolyt overbrengen. Spuit en naald goed naspoelen. Geen naalden in het Cytolyt -recipiënt deponeren Urine en blaasspoelvocht: Mid stream urine is geschikt voor cytologisch onderzoek. In de eerste ochtendurine zijn veel gelyseerde cellen aanwezig. Aangezien de Cytolyt rode bloedcellen lyseert, kan er geen hematurie aangetoond worden. Indien dit toch wenselijk is, moet het staal vers, niet-gefixeerd naar het laboratorium gebracht worden Afname en fixatie van materiaal afkomstig van de baarmoederhals / vagina - cervix uitstrijkjes Het onderzoeken van materiaal van de baarmoederhals/vagina gebeurt o.a. door het vervaardigen van een dunnelaag preparaat. De afname gebeurt met een kunststoffen Cervix-Brush : Controleer de vervaldatum van het desbetreffende potje alvorens het te gebruiken. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om de vervaldatum van het fixatief na te kijken. Neem een geschikt staal van de baarmoederhals door de borstel voorzichtig 5 keer met de klok mee te draaien (stap 1 in onderstaande figuur). De borstel wordt afgespoeld in het potje met PreservCyt Solution (stap 2 in onderstaande figuur). Druk de borstel een 10 tal keer tegen de bodem van het potje zodat de haren zich voldoende kunnen spreiden. Beweeg de borstel tenslotte stevig heen en weer zodat het materiaal verder loslaat (stap 2 in onderstaande figuur). Laat de BORSTELKOP NIET in het potje zitten! Sluit het potje goed af (zwarte markeringslijn op deksel en potje vormen één lijn) om lekkage te voorkomen (stap 3 in onderstaande figuur). Breng een duidelijke identificatie aan op het potje (stap 4 in onderstaande figuur) Binnen het ziekenhuis de kleine etiketjes zodat lotnummer van potje nog kan gelezen worden). Vul het aanvraagformulier volledig in met relevante klinische inlichtingen.

14 14 /18 Bron: HPV aanvragen worden voorgeschreven door de pathologen in functie van het resultaat van de cytologische screening. Indien de patiënt zelf uitdrukkelijk een HPV typering wenst, dient dit duidelijk vermeld te worden op de aanvraag. 5.4 Aanbeveling omtrent de fixatieduur van het staal Om de beoordeling van het staal te optimaliseren, is de tijd tussen afname en fixatie alsook de fixatieduur zelf heel belangrijk: De tijd tussen afname van het staal en de start van de fixatie (= tijdstip waarop het weefsel/de cellen/het vocht in fixatief gestoken worden) moet zo kort mogelijk gehouden worden met een maximum van 1 uur; De optimale fixatieduur is afhankelijk van het type weefsel maar is meestal optimaal tussen de 6 uur en de 72 uur. Zeker bij borsttumoren/mastectomiespecimen is de fixatieduur van belang voor de HER2 Testing. (Lambein et al., 2014): Gelieve voor borsttumoren dus het STARTUUR VAN FIXATIE te vermelden. Een optimale fixatieduur is tussen de 6 en 72 u. Fixatief: 4% neutraal gebufferde formol Zie richtlijnen bij behandeling van borstweefsel (paragraaf ). 5.5 Afleveren van stalen en aanvaardingscriteria Aanvaardings- en rejectiecriteria Het laboratoriummanagement heeft aanvaardings- en rejectiecriteria opgesteld die gelden bij ontvangst van de stalen in het laboratorium. Sommige van deze criteria leiden tot het niet analyseren van het staal, andere tot uitgestelde analyse al dan niet met de vermelding van een disclaimer in het besluit van het verslag. Er wordt steeds getracht om de aanvrager te contacteren om zo aan de aanvaardingscriteria te voldoen. Bij het niet verwerken van het staal wordt de aanvrager uiteraard op de hoogte gebracht. Staalafwijkingen die leiden tot een disclaimer op het verslag: Onvoldoende kwaliteit van het staal om een betrouwbare analyse mogelijk te maken;

15 15 /18 Aanvraag met verschillende stalen zonder een correcte nummering van de deelstalen op het aanvraagformulier en/of de recipiënten; Foutieve fixatiestatus (weefsel dat gefixeerd ingestuurd wordt, terwijl er eigenlijk een vers staal nodig is voor een betrouwbare en volledige analyse); Insturen van stalen zonder rekening te houden met de chronoprocedure bij biopten en resectiestukken die hiervoor wel in aanmerking komen; Biopten voor peroperatief onderzoek (vriescoupe, depcytologie) ingestuurd in fixatief; Foutief fixatief; Stalen die niet onmiddellijk naar het laboratorium werden gebracht hoewel de aangevraagde analyse dit vereist Afleveren van de stalen Interne stalen (=stalen van binnen de ziekenhuismuren) Stalen moeten steeds tijdens de openingsuren van het laboratorium gebracht worden. Hierbij wordt gevraagd om het staal (één of meerdere recipiënten) en het aanvraagformulier samen af te geven aan één van de laboratoriummedewerkers. Gelieve binnen het ziekenhuis geen gebruik te maken van de buizenpost om stalen te versturen! Interne stalen moeten voorzien zijn van een recente inschrijvingsklever voor de juiste patiëntgegevens. Bij het afleveren van de stalen wordt gevraagd steeds te wachten tot één van onze medewerkers het staal in ontvangst komt nemen. Op die manier kunnen eventuele problemen onmiddellijk opgelost worden. Na ontvangst wordt het staal direct ingeschreven op een ontvangstlijst met vermelding van naam, geboortedatum, aard van staal,aantal ingeleverde recipiënten, de aanvragende arts en dienst vanwaar staal komt. Om dit snel en correct te laten verlopen, wordt er aangeraden om een extra patiëntensticker mee te brengen. Een laboratoriummedewerker haalt meermaals daags de stalen uit het operatiekwartier op. Stalen en bijhorende aanvraagformulieren worden op een verzamelpunt in een box geplaatst. De stalen zijn opgelijst in een schrift en geparafeerd door medewerker van OK. Onze medewerkers kijken stalen en aanvraagformulieren na en paraferen voor ontvangst wanneer deze in orde zijn. Bij problemen en/of staalafwijkingen worden de stalen teruggebracht naar het secretariaat van OK. De laatste ophaling gebeurt omstreeks 16u15. Indien er hierna nog dringende stalen in de box geplaatst worden, moet een laboratoriummedewerker of een patholoog-anatoom hiervan verwittigd worden. Niet gefixeerde, dringende, verse en/of kritische stalen worden steeds persoonlijk overhandigd aan een laboratoriummedewerker of patholoog-anatoom met een conform ingevuld aanvraagformulier Externe stalen (=stalen van buiten de ziekenhuismuren) Wanneer stalen opgehaald worden door onze koerier moet er een lijst bijgevoegd worden waarop de patiëntgegevens terug te vinden zijn (bij voorkeur aan de hand van een inschrijvingssticker) samen met het aantal recipiënten dat per patiënt wordt meegegeven.

16 16 /18 Deze lijst moet gedateerd zijn en afgetekend worden alvorens de stalen verstuurd mogen worden. Bij ontvangst van de stalen in het laboratorium wordt deze lijst door een laboratoriummedewerker gecontroleerd, afgetekend en bewaard als bewijs van ontvangst. Wanneer stalen en/of aanvragen niet in orde zijn wordt het staal met aanvraag teruggestuurd. Paraffine blokjes/coupes kunnen per post opgestuurd worden naar het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie. Aandachtspunten hierbij zijn: voldoende beschermd verpakt (verzenddoosjes voor de coupes, beschermende enveloppe ). een begeleidende brief/aanvraagformulier is noodzakelijk. 6 DOORLOOPTIJDEN De doorlooptijd is de tijd tussen de ontvangst van het staal en de beschikbaarheid van gevalideerde definitieve analyseresultaten voor de aanvrager. Algemeen kan het volgende gesteld worden: Kleine stalen voor histologisch onderzoek en vochten die voor 15u30 in ontvangst genomen worden op het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie worden de dag zelf technisch verwerkt, op voorwaarde dat ze geen bijkomende voorbehandeling (vb. decalcificatie) vergen en dat ze voldoende gefixeerd zijn. De volgende werkdag is doorgaans een eerste resultaat gekend. Stalen die macroscopisch versneden moeten worden en na 10 u s morgens op het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie ontvangen worden, worden pas een dag later technisch verwerkt, waardoor de eerste resultaten 2 werkdagen na staalontvangst gekend zijn. Bijkomende analyses (vb. immuunhistochemische kleuringen) vragen minstens één extra werkdag. Cervico-vaginale cytologie stalen worden doorgaans de dag van ontvangst of één dag later reeds verwerkt. Volgende doorlooptijden gelden voor de beschikbaarheid van een definitief gevalideerd verslag. Het is echter mogelijk dat een voorlopig besluit sneller bekend gemaakt wordt. In dit geval wordt steeds duidelijk aangegeven dat er nog bijkomende analyses uitgevoerd dienen te worden. Biopten en niet-cervix cytologie Chirurgische resectiestukken Cervico-vaginale cytologie Autopsie Minimale antwoordtijd 3 werkdagen na ontvangst 7 werkdagen na ontvangst 14 werkdagen na ontvangst Frequentie van uitvoeren dagelijks dagelijks dagelijks Enkel op vraag gelieve steeds contact op te nemen met een patholoog-anatoom

17 17 /18 7 DOORSTUREN VAN STALEN Voor een aantal technieken die in het laboratorium niet verricht kunnen worden of voor een advies, wordt er beroep gedaan op externe centra. Een overzicht van testen die in onderaanneming uitgevoerd worden alsook naam en adres van het uitvoerende laboratorium kan aangevraagd worden bij het Laboratorium voor Anatomo-Pathologie. 8 RAPPORTERING EN DISTRIBUTIE VAN RAPPORTEN Het resultaat van elke analyse wordt gerapporteerd in een verslag dat elektronisch gevalideerd wordt door de patholoog-anatoom. Elektronisch gevalideerde verslagen worden ter beschikking gesteld in het elektronisch ziekenhuisdossier (C2M). Naargelang de vraag van de aanvragende geneesheer wordt het verslag elektronisch doorgestuurd (Medibridge, ), afgedrukt en per post (intern/extern) verstuurd. Door de snelle verwerking van stalen en verslagen wordt het telefonisch opvragen van resultaten beperkt. Resulaten kunnen telefonisch doorgegeven worden in volgende situaties: Bij peroperatief onderzoek (vriescoupe, cytologisch preparaat, macroscopische beoordeling): bij voorkeur aan de chirurg; Bij een onverwacht resultaat met een nadelige invloed voor de patiënt indien het niet onmiddellijk gemeld wordt: aan de aanvragende geneesheer; Bij gewijzigde resultaten (vb. naar aanleiding van bijkomende analysen) die invloed hebben op de diagnose en de behandeling van de patiënt; Op schriftelijk verzoek op het aanvraagformulier: aan de aanvragende geneesheer; Op telefonisch verzoek van de aanvragende/behandelende geneesheer. Niet gevalideerde resultaten worden enkel door de patholoog-anatoom meegedeeld. Aan de patiënt zelf worden geen resultaten meegedeeld! Hiervoor wordt altijd doorverwezen naar de aanvragende/behandelende arts. 9 OPMERKINGEN, SUGGESTIES EN VRAGEN Voor algemene vragen, klachten en suggesties voor verbetering van onze dienstverlening, houden wij ons ter beschikking. 015/ / anapat@imelda.be

18 18 /18 10 REFERENTIES Lambein, K., Guiot, Y., Galant, C., Salgado, R. & Colpaert, C Update of the Belgian guidelines for HER2 testing in breast cancer. Belgian Journal of Medical Oncology 8 (4),