Voortgangsrapportage gemeentelijke huisvesting

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage gemeentelijke huisvesting Registratienummer: : Opdrachtgever: : Tames Kokke/Ton van der Wees Opdrachtnemer(s) : Wim van der Vliet Budgetnummer : Datum : 1 juli Periode en algemene voortgang Januari, februari en maart 2013 April 2013 Mei 2013 Juni 2013 Besluitvorming De gemeenteraad heeft op 24 januari 2013 ingestemd met het definitieve ontwerp nieuw gemeentehuis. Tevens besloot de raad ons college opdracht te verstrekken tot het starten van de bestek- en aanbestedingsfase. Voor de uitvoering van deze opdracht stelde de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar van Op 21 maart 2013 besloot de gemeenteraad om ons college de volgende budgetten te voteren ter realisatie van de gemeentelijke huisvesting: voor bouw- en advieskosten inclusief de reeds eerder verstrekte kredieten voor voorlopig- en definitief ontwerp en inclusief inrichting buitenruimte, voor de tijdelijke huisvesting en verhuizing, voor de rente en financieringskosten, voor afboeking boekwaarden, voor de losse inrichting. De algemene voortgang van het project gemeentelijke huisvesting begeeft zich nog binnen de totale planning die erop ziet dat het nieuwe gemeentehuis in het eerste kwartaal van 2015 wordt opgeleverd. 7 mei Bestemmingsplan Bestek Aanbesteding Bouwvoorbereiding Realisatie Oplevering Nazorg

2 Aardkundig monument -2- De locatie van het gemeentehuis in Overveen, inclusief de buitenruimten, maken onderdeel uit van het aardkundig monument Duinen Nationaal Park Zuid-Kennemerland. De Provinciale Milieuverordening 2011 legt beperkingen op aan het bouwen en graven in aardkundige monument. Gedeputeerde staten kunnen hiervoor ontheffingen verlenen. Het vigerende beoordelingskader ontheffing aardkundige monumenten dateert van halverwege Wij zijn in overleg met de provincie Noord-Holland om te komen tot ontheffing voor de afgravingen aan de zuid- en noordzijde van het gebouw. Bodemenergiesystemen zijn in beginsel in aardkundige monumenten niet toegestaan. Ook over de locatie van de WKO putten voor het nieuwe gemeentehuis zijn wij in overleg met de provincie. Er zijn eventueel alternatieve locaties beschikbaar buiten het aardkundig monument. Na goed overleg met de provincie Noord-Holland hebben wij overeenstemming bereikt over de te verstrekken ontheffing voor de werkzaamheden voor het nieuwe gemeentehuis. Rondom het gemeentehuis hebben wij door een aantal grondboringen het (geo)morfologisch maaiveld laten vaststellen. Op basis van deze informatie kan de provincie de benodigde ontheffing verstrekken voor de werkzaamheden binnen het aardkundig monument. Het plaatsen van bodemenergiesystemen binnen een aardkundig monument is niet toegestaan. In principe kan de provincie hiervoor ook geen ontheffingen verstrekken. Het realiseren van de WKO-putten op de voorkeurslocatie direct naast het nieuwe gemeentehuis kan dan ook niet doorgaan. De benodigde WKO-putten worden nu net buiten het aardkundig monument aan de Ter Hoffsteedeweg gerealiseerd. De formele aanvraag tot ontheffing voor het afgraven binnen het aardkundig monument is ingediend bij de provincie. Op basis van het ontwerp voor de buitenruimte is vastgesteld kunnen worden dat nergens dieper dan 0,65 meter ten opzichte van oorspronkelijk maaiveld wordt afgegraven. Op basis hiervan kan de provincie de benodigde ontheffing verlenen. Comité Bezorgde Bewoners Het comité heeft bezwaar aangetekend tegen het besluit van de gemeenteraad om het verzoek tot het houden van een referendum af te wijzen. De bezwaarschriftencommissie heeft dit bezwaar in behandeling. WMO raad De WMO raad heeft een nadere toelichting gevraagd aan de heer Hoenderdos van Stichting t WEB op het ontwerp voor het nieuwe gemeentehuis. Bij deze nadere toelichting heeft de heer Hoenderdos aangegeven dat niet al zijn adviezen en verbetermogelijkheden zijn overgenomen door het ontwerpteam. De WMO raad vraagt om een reactie van het college, uiteraard zal deze reactie binnenkort verstrekt worden. Adviesraad Kunst Op initiatief van de adviesraad Kunst heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de adviesraad en de projectleiding. Aanleiding voor de adviesraad is het verdwijnen van de vaste expositieruimte, in het nieuwe gemeentehuis. Binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders, zoals het programma van eisen, behoort een afzonderlijke expositieruimte niet tot de mogelijkheden. De adviesraad kent dit uitgangspunt en is op zoek naar wat er wel kan. Diverse (on)mogelijkheden zijn besproken en de adviesraad heeft voldoende informatie vergaard om het college hieromtrent inhoudelijk te gaan adviseren. Omgevingsmanagement Op woensdagavond 24 april 2013 is een informatie- en inloopuurtje georganiseerd voor onze buren, de direct omwonenden, waarin de laatste stand van zaken zou worden toegelicht en de aanvraag van de omgevingsvergunning. Al onze buren hebben per post een uitnodiging gekregen voor deze bijeenkomst. Een van hen bleek hier op dat moment interesse voor te hebben. Eind mei is weer een nieuwsbrief voor omwonenden verschenen. Op 2 juli aanstaande is wederom een informatieavond georganiseerd voor de direct omwonenden. De wijzigingen in het bestemmingsplan zullen dan aan de bewoners worden toegelicht. Nieuw gemeentehuis 1 e kwartaal 2015 gereed ,=

3 2. Voortgangsoverzicht -3- Ontwerpteam Het ontwerpteam is na het raadsbesluit van januari aan de slag gegaan met het maken van het bestek en de verdere bouwvoorbereiding. De definitieve bestekstukken dienen op 1 juni 2013 beschikbaar te zijn. Het ontwerpteam heeft het in januari 2013 door de gemeenteraad vastgestelde definitieve ontwerp op een juiste wijze vertaald naar de bestekstukken. De bestekstukken geven een goed en betrouwbaar beeld van het te maken gemeentehuis. De bestekstukken zijn getoetst op volledigheid en juistheid. Daarnaast is aan onze bouwkundig adviseur specifiek een second opinion gevraagd op het bouwkundige-, constructieve- en installatie technische bestek. Aan onze bouwkosten adviseur is een second opinion gevraagd op de door het ontwerpteam aangeleverde bouwkostenraming van circa 7,1 miljoen. Beide second opinions geven geen aanleiding tot het direct nemen van maatregelen. Mede door het opnemen van de zonnepanelen in de bouwkostenraming valt deze nu iets hoger als bij het definitieve ontwerp. Vooralsnog zijn nog geen bezuinigingsmaatregelen getroffen. Het ontwerpteam adviseert eerst het aanbestedingsresultaat af te wachten. De bestekstukken zijn op 4 juni 2013 door het college vastgesteld. Vaste inrichting In april hebben de laatste besprekingen en aanpassingen plaatsgevonden met betrekking tot de vaste inrichting. De locaties van de audiovisuele middelen zijn bepaald en verwerkt in de bestekken. Bijzonder aandachtspunt bij de vaste inrichting is de receptiebalie in het Publiekscentrum. In detail is nog niet exact bekend wat de beste wijze is van het uitvoeren van de werkprocessen, en wat dat dan betekent voor de inrichting van de balie met alle benodigde apparatuur. Voor de bestekken wordt opgenomen wat er in de balie voorzien moet zijn, maar nog niet exact waar. Dit zal in een later stadium gebeuren. In mei gaat de bestek informatie naar de bestekschrijvers, zodat de bestekstukken eind mei beschikbaar komen. Vaststelling van de bestekstukken is voorzien in de b&w vergadering van 4 juni Nu het ontwerp van het nieuwe publiekscentrum gemaakt is, wordt de manier waarop daar gewerkt gaat worden verder uitgewerkt. Overeenkomstig het vastgestelde dienstverleningsconcept zal direct na de zomer een start gemaakt worden met de verdere uitwerking en inrichting van het nieuwe publiekscentrum. In de tijdelijke huisvestingssituatie zal een kleine proefopstelling van de beoogde publieksbalie worden gemaakt, zodat goede keuzes gemaakt kunnen worden voor het nieuwe publiekscentrum. Buitenruimte De verdere uitwerking van het visiedocument op de buitenruimte vordert gestaag. In overleg met de vakafdelingen is besloten om de omgevingsvergunning voor de buitenruimte later aan te vragen. Hiervoor is voldoende ruimte, omdat de aanleg van de buitenruimte pas kan plaatsvinden nadat het gebouw is gerealiseerd. Deze aanvraag wordt waarschijnlijk deze zomer ingediend. Financieel wordt het plan voor de buitenruimte gesplitst in een raming civiele techniek en een raming groen. Uitgangspunt is dat de raming voor civiele techniek dient te passen binnen het beschikbare budget van , inclusief de realisatie van de parkeerplaatsen. Voor de raming groen, de daadwerkelijke aanschaf/plaatsing van bomen, planten en perken, wordt gestreefd naar dekking binnen reguliere budgetten. Op basis van het visiedocument wordt het plan voor de inrichting van de buitenruimte in nauwe samenwerking met onze eigen vakafdelingen verder uitgewerkt. Naar verwachting zal dit plan deze zomer gereed komen. Na vaststelling van dit plan kan dan het bestek voor de buitenruimte gemaakt worden en kan de omgevingsvergunning aangevraagd worden. bestekstukken Juni 2013 gereed ,= Losse inrichting In maart hebben wij huisvestingsadviseur VHP Human Performance uit Den Haag opdracht gegeven om met uw raad, ons college en onze organisatie het beleidsdocument Bloemendaalse manier van werken te helpen vertalen naar de juiste vraag naar de juiste losse inrichting. Dit leidt ertoe dat wij straks in het nieuwe gemeentehuis over de benodigde en juiste middelen kunnen beschikken. De architecten hebben wij opdracht gegeven om in samenhang met de vaste inrichting en sfeerbepalers, wat al onderdeel is van hun opdracht, de losse inrichting mede te bepalen. Zij dienen tevens zorg te dragen dat er adequate indelingstekeningen en bestekken geschreven worden van het aan te schaffen meubilair en overige losse inrichting.

4 -4- In april zijn diverse sessies door VHP georganiseerd met de gebruikersgroepen van de organisatie. Dit maakt steeds helderder en scherper wat nodig en noodzakelijk is. Over de losse inrichting van de raadzaal is op 24 april 2013 een overleg georganiseerd met het presidium. De begeleiding en advisering door VHP bij het (mede) bepalen van de eisen en wensen met betrekking tot de inrichting van het gemeentehuis is in mei afgerond. De nadere uitwerking hiervan in inrichtingsplannen is nu aan de architecten. Losse inrichting bestek Aanbesteding November Gereed Consultatie raad, gereed ,= Omgevingsvergunning De aanvraag omgevingsvergunning voor het nieuwe gemeentehuis is op 29 maart 2013 door de architecten ingediend bij onze gemeente. Vergunningverlening zal plaats kunnen vinden na vaststelling van het bestemmingsplan. Op basis van de ingediend aanvraag omgevingsvergunning is nader overleg gevoerd met de vakafdelingen over de nog aan te leveren nadere informatie. De gevraagde nadere informatie is redelijk eenvoudig aan te leveren en leidt niet tot vertraging. De gevraagde nadere informatie is aangeleverd en het proces van vergunningverlening ligt (weer) op koers. Vaststelling van het gewijzigde bestemmingsplan is echter voor de planning van het gemeentehuis wel een kritische succesfactor. Omgevingsvergunning November 2013 gereed -/ ,= (leges) De legeskosten voor de omgevingsvergunning blijken circa hoger uit te vallen dan geraamd in de bouwkostenraming. Legeskosten worden gedekt binnen de totale bouwkosten. Aanbesteding werk Voor de Europese selectie van de aannemer is een Selectieleidraad opgesteld, waarin beschreven is hoe de selectie zal plaatsvinden. Deze niet openbare Europese aanbesteding is op 28 maart 2013 op de aanbestedingskalender geplaatst (TenderNed). Het niet openbare doelt op de voorselectie van aannemers op basis van objectieve kwaliteitseisen. Uiteindelijk worden vijf aannemers uitgenodigd tot het doen van een inschrijving op het werk op basis van het bestek. De gunning van het werk aan de laagste inschrijver, zal waarschijnlijk in september/oktober 2013 kunnen plaatsvinden. Deze planning wordt grotendeels gestuurd door wettelijke termijnen. Voor definitieve opdrachtverstrekking zullen wij uw raad in september/oktober 2013 consulteren. De aanmeldingstermijn voor aannemers om zich als gegadigde te melden voor het werk, sluit op 7 mei 2013 om uur. Hoeveel aannemers zich zullen melden is niet bekend, maar wel is bekend dat de stukken circa 70 maal zijn gedownload van de website. Na 7 mei worden de aanmeldingen getoetst op juistheid en volledigheid, waarna de aangevoerde referentieprojecten worden getoetst aan de getelde criteria. Alle aangemelde aannemers die voldoen aan de eisen worden beschikbaar gesteld aan de notaris (Janssens Overveen), die hieruit vijf aannemers loot die uitgenodigd worden om een aanbieding te doen en de juiste bescheiden te overleggen. Daarnaast legt de notaris van de overige aannemers een reservelijst aan. Mocht één van de ingelote vijf aannemers niet kunnen voldoen aan de voorwaarden, dan wordt de reservelijst aangesproken. De loting bij de notaris zal plaatsvinden op 16 mei Op 7 mei 2013 hadden zich 18 aannemers gemeld als belangstellende voor de opdracht. Deze aanmeldingen zijn eerst door stichting RIJK getoetst op juistheid en volledigheid. Deze toetsing leidde ertoe dat één van de aannemers terzijde gelegd moest worden vanwege onvolledigheid. Bij de aanmelding dienden de aannemers door middel van referentieprojecten hun technische bekwaamheid om het werk goed te kunnen doen, aan te tonen. Bij controle en beoordeling van deze referentieprojecten kon deze technische bekwaamheid bij vier aannemers niet vastgesteld worden. ook deze vier aannemers nemen dus verder geen deel meer aan de procedure. Vanwege het feit dat wij besloten hebben om vijf aannemers niet deel te laten nemen aan de selectieprocedure voor de aanbesteding van het werk, hebben wij de zogenaamde Alcatel periode (stand still) van 15 dagen in acht genomen. Dit resulteert erin dat de loting door de notaris niet heeft plaatsgevonden op 16 mei Onder de overgebleven 13 aannemers zal de notaris op 4 juni 2013 er vijf inloten die kunnen inschrijven op het werk. De overige acht worden door loting door de notaris gerangschikt op een reservelijst.

5 -5- Op 4 juni 2013 heeft notaris Janssens uit Overveen op het gemeentehuis de loting verricht. De vijf geselecteerde aannemers zijn: Van Eesteren, Barendrecht Slavenburg, Capelle aan den IJssel Trebbe, Nieuwegein VBK, Hoorn Lokhorst, Beverwijk Alle vijf aannemers hebben tijdig de vereiste bereidverklaring tot bankgarantie van een Nederlandse bank kunnen overleggen en hebben daarmee voldaan aan voorwaarden tot deelname aan de inschrijving op het werk. Op 12 juni 2013 is voor deze vijf aannemers een bezoek aan het gemeentehuis georganiseerd, zodat zij de locatie konden bekijken en het te slopen en renoveren deel van het gebouw. De vijf aannemers hebben tot maandag 1 juli 2013 de tijd om schriftelijk vragen te stellen over het werk, procedures, bestekstukken, planning enz. Deze vragen worden uiterlijk 17 juli 2013 schriftelijk beantwoord in een Nota van Inlichtingen, aan alle vijf de aannemers. De inschrijvingen moeten uiterlijk 5 september 2013 om uur ontvangen zijn. Selectie Gunning Mei/juni 2013 Oktober 2013 Gereed Na consultatie raad, gereed ,= Bestemmingsplan De herziening van het bestemmingsplan ligt op schema en het concept is nu onderwerp van vooroverleg met onder andere de provincie. Aandachtspunt hierbij is dat de bouwlocatie de status heeft van aardkundig monument. Deze status houdt in dat voor een deel van de werkzaamheden een ontheffing van de provincie nodig is. Wij zijn hierover in overleg met de provincie en dienen binnenkort het verzoek tot ontheffing in. Het vooroverleg over het bestemmingsplan met de betrokken instanties heeft niet geleid tot aanpassing. Op 4 juni 2013 zal het college dit concept bestemmingsplan vaststellen, zodat de gemeenteraad het bestemmingsplan nog voor het zomerreces kan behandelen en ter inzage leggen. Het college heeft ingestemd met het (ontwerp) bestemmingsplan en dat is geagendeerd voor de raadsvergadering van 27 juni Na vaststelling door de raad van het (ontwerp) bestemmingsplan, zal dit gedurende zes weken ter visie gelegd worden. Dit past binnen de vastgestelde planning voor het gemeentehuis, die erop ziet dat het bestemmingsplan in de raadsvergadering van oktober 2013 kan worden vastgesteld. Vervolgens kan de benodigde omgevingsvergunning verleend worden. Bestemmingsplan November 2013 gereed nvt Organisatie en risicobeheersing Gedurende de hele looptijd van het project gemeentelijke huisvesting zal ons college gebruik blijven maken van onze projectorganisatie. De stuurgroep gemeentelijke huisvesting, samengesteld uit collegeleden, stuurt de projectorganisatie aan, terwijl de dagelijkse leiding van het project bij de gemeentesecretaris/projectleider ligt. Ook tijdens de bestek- en aanbestedingsfase blijven wij ons goed laten adviseren door externe deskundigen met expertise op het gebied van bouwtechniek en van bouwkosten. Samen met onze projectleider monitoren en zo nodig beoordelen zij de ontwikkelingen binnen het ontwerpteam. Wanneer daar aanleiding voor is draagt onze projectleider zorg voor besluitvorming in de stuurgroep, dan wel ons college en eventueel uw raad.

6 -6- In de bestek- en aanbestedingsfase is de inzet van deze externe expertisen (bouwtechniek en bouwkosten) nog substantieel, omdat het ook nu nog van belang blijft om goed te kunnen sturen op te maken keuzes en financiën. In de realisatiefase zal de inzet van deze deskundigen wat afnemen en verleggen naar directievoering en bouwtoezicht. Ons college is voornemens om directievoering en bouwtoezicht aan het eind van het jaar overeenkomstig ons inkoopbeleid aan te besteden. Bouwkundige- en bouwkostentechnische expertise Directievoering en bouwtoezicht Tot einde project Realisatiefase en nazorgfase Gereed gereed ,= ,= Tijdelijke huisvesting Na de mogelijkheden te hebben onderzocht van tijdelijke huisvesting van onze organisatie en gemeentebestuur in een leegstaand kantoorpand van de provincie in Haarlem, heeft ons college er voor gekozen om in te zetten op tijdelijke huisvesting aan de Brouwerskolkweg met een zo minimaal mogelijke uitbreiding van tijdelijke kantoorunits en een optimaal gebruik van het voormalig gemeentehuis Bennebroek. Deze optie geeft de beste garantie op tijdige beschikbaarheid en geeft verreweg de minste kosten. Wij werken nu een zogenaamd vlekkenplan uit waarin globaal is weergegeven waar en hoe organisatorische eenheden in de tijdelijke situatie gehuisvest kunnen worden. In de loop van de maand mei zal het vlekkenplan afgerond worden en zal voor elk organisatieonderdeel duidelijk zijn waar, de al dan niet flexibele, werkplekken zijn voorzien. In de tijdelijke huisvesting voor het Publiekscentrum wordt een zogenoemde mock up (proef) opstelling gemaakt voor de receptiebalie, zodat exact uitgeprobeerd kan worden hoe later de definitieve balie in het nieuwe gemeentehuis gemaakt en ingericht moet zijn. De selectie van de verhuiscoördinator wordt in mei 2013 afgerond. Tijdelijke huisvesting November 2013 gereed ,- Naar verwachting zullen wij in april een verhuiscoördinator benoemen, die de verhuizingen moet gaan voorbereiden, organiseren en uitvoeren. Deze verhuizingen hebben wij gepland in de eerste twee weken van december Begin juni 2013 is De Wit Euromovers uit Haarlem opdracht verstrekt om de werkzaamheden van de verhuiscoördinator uit te voeren. Financiën Voor de definitieve ontwerpfase heeft uw raad een voorbereidingskrediet van ,= ( ) beschikbaar gesteld. Wij hebben deze fase per 31 januari 2013 financieel afgesloten met een positief resultaat van circa ,=. Vanaf 1 februari worden de kosten voor het project gemeentelijke huisvesting gedekt binnen het door uw raad gevoteerde voorbereidingskrediet van ,=. Op dit moment zijn nog geen boekingen verwerkt in dit voorbereidingskrediet.

7 -7- Hieronder treft u het totaal financieel overzicht, per 30 juni 2013, van de begrotingen en realiseringen aan. begroting realisatie verplichting Adviseurs Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Nieuw definitief ontwerp Bestek/aanbesteden Realisatie Realisatiekosten Bouwbudget Parkeren/buitenruimte afronding

8 -8- In onderstaand overzicht treft u de (geboekte) betalingen ten laste van het krediet voor de bestek- en aanbestedingsfase aan tot en met 30 juni Adviseurs e.a. begroot realisatie verplichting Architect Uytenhaak Deerns Installaties Pieters Constructies Overige Onvoorzien Subtotaal Adviseurs e.a Projectorganisatie Projectmanagement Projectondersteuning Bouwmanagement Bouwkosten advies Communicatie Overige Onvoorzien Subtotaal projectorganisatie TOTAAL Financiën bestek- en aanbestedingsfase November 2013 gereed ,= 3. Problemen en risico s Voor de procedurele zaken van het maken van de bestekstukken en het doen van de Europese aanbesteding van het werk zijn geen actuele of potentiële problemen bekend. De procedurele afwikkeling van het bestemmingsplan blijft, met name gelet op de onzekerheden ten aanzien van mogelijk beroep en bezwaar, een potentieel risico. Ten aanzien van de inrichting van het gebouw wordt onderscheid gemaakt tussen losse en vaste inrichting. De kosten voor vaste inrichting maken onderdeel uit van de totale bouwkosten. Uit de gestarte inventarisatie van losse inrichting moet nog blijken wat minimaal gewenst is en welke kosten daar bijhoren. Dan wordt duidelijk of het gevoteerde budget van ,= toereikend is. Verkoop Bennebroek en Brouwerskolk Voor de verkoop van de locatie voormalig gemeentehuis Bennebroek zijn een vijftal partijen uitgenodigd om een inschrijving te doen om deze locatie te (her)ontwikkelen. Hierbij is uiteraard de prijs belangrijk, maar ook de beoogde ontwikkeling. De partij met de hoogste financiële bieding en een goed plan is geselecteerd om verder te onderhandelen. Met deze partij wordt momenteel

9 -9- exclusief onderhandeld. Deze partij is verzocht met valide stukken te onderbouwen of hij voldoende draagkrachtig/solvabel is om te kunnen verwerven en ontwikkelen. Ten behoeve van de verkoop van de locatie Brouwerskolk is op verzoek van de raad een stedenbouwkundig bureau ingehuurd om een stedenbouwkundige visie af te geven. Anders dan bij Bennebroek is verzocht om een randvoorwaardelijke kaart te ontwikkelen. Redengevend hiertoe is dat op die wijze de markt de maximale vrijheid wordt geboden. Het concept is nagenoeg gereed en zal, indien het college daarmee kan instemmen, na het zomerreces kunnen worden voorgelegd aan de raad. Archiefinspectie Met de Archiefinspectie Noord-Hollands Archief en de Provinciale archiefinspectie is overleg gevoerd over de kwaliteit van de archiefruimte in het nieuwe gemeentehuis. Bouwkundige-, constructieve- en installatietechnische aspecten zijn in kaart gebracht en worden de komende weken door de archiefinspectie beoordeeld. Omdat het ontwerp en de bestekstukken, wat betreft de archiefruimte, uiteraard voldoen aan de eisen van de Archiefwet, worden hier geen problemen verwacht. Voor de gebruiks- en beheersfase zal door de lijnorganisatie in samenwerking met de Archiefinspectie Noord-Hollands Archief een Beheerplan Archief en een Calamiteitenplan Archief worden opgesteld. 4. Gevraagde besluiten Voor kennisgeving aannemen.