Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Jaarverslag

Transcriptie

1 Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Jaarverslag maart 2014 Stichting DEN Postbus LK Den Haag t e den@den.nl

2 Inhoud Voorwoord Jaarrekening Balans per 31 december Functionele exploitatierekening Toelichting op de balans per 31 december 2013 en de functionele exploitatierekening Toelichting op de balans per 31 december Toelichting op de functionele exploitatierekening Toelichting op de functionele exploitatierekening Kasstroomoverzicht Bestuursverslag Het belang van digitaal erfgoed uitdragen Monitor van digitale activiteiten van erfgoedinstellingen Diensten en advies Communicatie Organisatie en financiële positie Prestatieverantwoording Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Verklaring Raad van Toezicht Bijlage 1: Toelichting Prestatieverantwoording a. Bijeenkomsten / evenementen (mede) door DEN georganiseerd (41) 32 b. Bijdragen aan onderwijs en cursussen (13) 33 c. Presentaties gegeven door DEN (22) 33 d. Bemiddelingen (o.a. bezoeken aan instellingen) (106) 33 e. Publicaties van DEN in 2013 (99) 36 f. Netwerk 39 g. Gebruik van website in Bijlage 2. DEN en de Governance Code Cultuur Bijlage 3. Contactgegevens DEN

3 Voorwoord Dit is het jaarverslag van Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) over Het biedt een overzicht van de veelheid aan activiteiten die DEN in 2013 heeft verricht en de resultaten die daarmee zijn behaald was opnieuw een productief jaar. Alle prestatieafspraken zijn royaal gehaald. De belangrijkste resultaten uit 2013: Succesvolle en positief gewaardeerde internationale conferentie DISH2013 Nieuwe rapportage De Digitale Feiten over de stand van zaken met betrekking tot digitaal erfgoed in Nederland in 2012 Co-auteur van een omvangrijk beleidsadvies van de Raad voor Nederlandse Letteren aan de Taalunie/Comité van Ministers van Nederland en Vlaanderen Stuwende kracht achter de werkplannen van de NCDD en de CCDD Succesvolle uitrol van Erfgoed & Locatie na formele goedkeuring voor overdracht van het project aan DEN Inhoudelijke en functionele vernieuwing van de Kennisbank van DEN Versterkte Europese positie dankzij de projecten Europeana Inside, mesch en ENUMERATE Belangrijke bijdrage aan de Unesco Roadmap for Digital Preservation Omvangrijke verwerving van projectmiddelen van diverse subsidiegevers, waaronder OCW/Netwerk Digitaal Erfgoed en de Europese Commissie. Een record aantal publicaties (zowel gedrukt als digitaal) was het eerste jaar van de beleidsperiode In deze periode is DEN een zogeheten bovensectorale ondersteunende instelling in de culturele basisinfrastructuur. Ten opzichte van de vorige beleidsperiode is de overheidsfinanciering van DEN met ca. 15% gekort in het kader van de bezuinigingen in de cutuursector. Daar staat tegenover dat DEN in 2013 zeer succesvol is geweest met het verwerven van additionele projectfinanciering. De projecten die DEN uitvoert worden zoveel mogelijk gekoppeld aan de kerntaak, kwaliteitszorg voor het digitaal erfgoed. De missie van DEN De missie van DEN in 2013 luidde als volgt: Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is het Nederlandse kenniscentrum voor digitaal cultureel erfgoed. DEN vergroot de duurzame beschikbaarheid van digitaal cultureel erfgoed ten behoeve van de kennissamenleving. DEN bevordert samenwerking van erfgoedinstellingen in digitale infrastructuren en legt daarbij de nadruk op efficiëntie, waardecreatie en vraaggerichtheid. Indeling van het jaarverslag 2013 Dit jaarverslag bevat de volgende onderdelen, conform het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen : 1. De jaarrekening 2013 met de balans, de exploitatierekening en het prestatieoverzicht; 2. Het bestuursverslag, inclusief kwalitatieve en kwantitatieve toelichtingen op bereikte doelen, de jaarrekening en de organisatie; 3. Accountantsproducten (Controleverklaring bij de jaarrekening en het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording). 3

4 Het jaarverslag van de Stichting DEN is op 20 maart 2014 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Namens de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland, Drs. Marco de Niet, directeur 20 maart

5 1. Jaarrekening 2013 Alle bedragen in de jaarrekening worden vermeld in hele euro s. Het boekjaar 2013 is afgesloten met een positief saldo van EUR Dit positieve resultaat komt met name voort uit extra verworven projectmiddelen. Dit geldt ook voor de overschrijdingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting voor Het positieve resultaat komt deels ten gunste van de Bestemmingsreserve OCW en deels ten gunste van de algemene reserve. De resultaatsbestemming is reeds verwerkt in de cijfers. Voor een toelichting op de financiële positie van Stichting DEN, zie hoofdstuk 3. Balans per 31 december 2013 (na resultaatsbestemming) ACTIVA 31-dec dec-12 Vaste activa II. Materiële vaste activa Vlottende activa II. Vorderingen IV. Liquide middelen Totale activa PASSIVA 31-dec dec-12 Eigen vermogen I. Algemene reserve III. Bestemmingsreserve OCW Voorzieningen Voorziening toekomstscenario DEN Kortlopende schulden Kortlopende schulden Totale passiva

6 Functionele exploitatierekening 2013 BATEN realisatie begroting realisatie Opbrengsten Indirecte opbrengsten Bijdragen Subsidie minister OCW Projectsubsidies Totale baten LASTEN Beheerslasten personeel Beheerslasten materieel Totale beheerslasten Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel Totale activiteitenlasten Totale lasten Saldo uit gewone bedrijfsuitoefening Saldo rentebaten/-lasten Saldo bijzondere baten/lasten Exploitatieresultaat Verwerking van het exploitatiesaldo 2013: Ten gunste van de Algemene reserve Ten gunste van Bestemmingsreserve OCW In de balans is de resultaatsbestemming reeds verwerkt. 6

7 Toelichting op de balans per 31 december 2013 en de functionele exploitatierekening 2013 Grondslagen voor de financiële verslaggeving Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, evenals voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgingsprijs. Voor zover niets anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Waarderingsgrondslagen voor de balans Materiële vaste activa De investeringen in materiële vaste activa worden gewaardeerd op aanschafwaarde, verminderd met lineair berekende afschrijvingen. In het jaar van aanschaf wordt naar tijdsgelang afgeschreven. Het afschrijvingspercentage varieert bij apparatuur van 33 1/3 tot 100% en bij overige materiële vaste activa van 20 tot 100%. Bij apparatuur aangeschaft voor het project Erfgoed en Locatie wordt een afschrijvingstermijn van vijf jaar gehanteerd. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en risico s die samenhangen met de activiteiten van de stichting en waarvan de omvang niet exact is vast te stellen. Kortlopende schulden De kortlopende schulden hebben een verwachte looptijd van maximaal een jaar. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het exploitatieresultaat wordt bepaald als het verschil tussen ontvangen subsidies, overige opbrengsten en overige bijdragen en alle aan het boekjaar toe te rekenen kosten. De opbrengsten worden verantwoord in het jaar waarin de diensten zijn verricht, respectievelijk het jaar waarop de opbrengsten betrekking hebben. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Afschrijvingen materiële vaste activa De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de aanschafwaarde van de desbetreffende activa. In het jaar van aanschaf wordt naar tijdsgelang afgeschreven. 7

8 Buitengewone baten en lasten Buitengewone baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve incidenteel van aard zijn. Pensioenregeling Bij stichting DEN is sprake van een bij pensioenfonds ABP ondergebrachte pensioenregeling. Deze pensioenregeling wordt als toegezegde pensioenregeling gekwalificeerd. Verwerking in de jaarrekening van stichting DEN vindt plaats als toegezegde bijdrageregeling, omdat stichting DEN geen verplichting heeft om aanvullende bijdragen te voldoen anders dan hogere toekomstige premies indien sprake is van een tekort bij het bedrijfstakpensioenfonds. 8

9 Toelichting op de balans per 31 december 2013 ACTIVA Vaste activa 31-dec dec-12 II. Materiële vaste activa Boekwaarde bij begin jaar Aangeschafte inventaris Afschrijvingen inventaris Boekwaarde bij einde jaar Vlottende activa 31-dec dec-12 II. Vorderingen Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen IV. Liquide middelen Rabobank (rekening-courant) Rabobank (bedrijfstelrekening) ING Bank (rekening-courant) ING Bank (deposito) PASSIVA Eigen vermogen 31-dec dec-12 I. Algemene reserve Algemene reserve per begin boekjaar Toevoeging exploitatiesaldo boekjaar III. Bestemmingsreserve OCW Toevoeging exploitatiesaldo boekjaar aan Bestemmingsreserve OCW Bestemmingsreserve OCW Eigen vermogen per einde boekjaar Voorzieningen 31-dec dec-12 Stand per begin jaar 0 0 Vorming voorziening toekomstscenario s DEN Stand bij einde jaar Kortlopende schulden 31-dec dec-12 Crediteuren Vooruitontvangen projectgelden Reservering vakantiegeld en vakantiedagen

10 Toelichting op de functionele exploitatierekening 2013 BATEN realisatie Begroting realisatie Indirecte opbrengsten Opbrengsten congressen en diversen Opdracht Nederland Kennisland Opdracht NCDD/CCDD Bijdragen Subsidie OCW: Cultuurnota [brief ] Subsidie OCW: Frictiekostenvergoeding [brief ] Projectsubsidies Projectsubsidie Erfgoed en Locatie Projectsubsidie EU Inside Projectsubsidie MeSch Overige projectsubsidies

11 Toelichting op de functionele exploitatierekening 2013 BEHEERSLASTEN realisatie begroting realisatie Personeelslasten Directie (0,20 fte) Secretariaat (0,40 fte) Overige personeelslasten Materiële lasten Huisvesting ,754 Kantoor- en reiskosten Ondersteuning administratie en accountant Dotatie aan voorziening toekomstscenario DEN Overige materiële kosten ACTIVITEITENLASTEN Realisatie begroting realisatie Personeelslasten Directie (0,70 fte) Secretariaat (0,60 fte) Overige medewerkers vaste dienst Overige medewerkers tijdelijke dienst Personeelslasten projecten Materiële lasten Onderhoud en ontwikkeling websites Overige activiteiten, workshops en studiedagen Materiële lasten projecten

12 Kasstroomoverzicht Kasstroom uit operationele activiteiten Exploitatiesaldo Aanpassen voor: Afschrijvingen materiële vaste activa Bruto kasstroom uit operationele activiteiten Mutatie voorzieningen Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden Netto kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen in materiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Mutatie liquide middelen (1+2) Liquide middelen einde boekjaar Liquide middelen begin boekjaar Mutatie liquide middelen

13 2. Bestuursverslag 2013 Als het nationale Kenniscentrum Digitaal Erfgoed hanteert DEN een integrale aanpak van kwaliteitszorg, innovatie en kennisdeling. Dit houdt in dat het gehele proces van digitalisering en digitale dienstverlening volgens een kwaliteitscyclus door DEN wordt gedocumenteerd en ondersteund: van beleid en planmatige aanpak tot uitvoering en evaluatie. Uitgaande van deze integrale aanpak heeft DEN in 2013 invulling gegeven aan de volgende drie hoofdtaken, zoals vastgelegd in het Beleidsplan : a) Het belang van digitaal erfgoed uitdragen b) Monitor van digitale activiteiten van erfgoedinstellingen c) Diensten en advies De activiteiten uit 2013 en de resultaten die daarmee behaald zijn, worden in de paragrafen hieronder nader toegelicht. Aansluitend wordt een korte toelichting gegeven op de communicatiemiddelen die DEN in 2013 heeft ingezet. 2.1 Het belang van digitaal erfgoed uitdragen In deze hoofdtaak wordt de nadruk gelegd op het belang van digitaal erfgoed voor de samenleving en op de strategische waarde van digitaal erfgoed voor erfgoedinstellingen en beleidsmakers. Door de toenemende medialisering van de samenleving liggen er goede kansen om nieuwe vormen van gebruik van cultureel erfgoed tot stand te brengen, maar strategische keuzes zijn nodig om die kansen te verzilveren. Dit speelt op lokaal, regionaal, nationaal en internationaal niveau, en DEN is dan ook op al deze niveaus actief. DEN zet in op een versnelling van de acceptatie van internationale kwaliteitsnormen, zoals ICT-standaarden, voor duurzame toegankelijkheid en hergebruik van digitaal erfgoed. Hierbij treedt DEN op als bruggenbouwer tussen de afzonderlijke erfgoeddomeinen en tussen het brede erfgoedveld en aanpalende sectoren. DEN vervult deze positie inmiddels 14 jaar met veel succes en waardering. DE BASIS Een belangrijk instrument voor DEN is DE BASIS: een selectie van gedocumenteerde standaarden die als minimale kwaliteitseisen gelden voor digitale diensten van erfgoedinstellingen. Aangezien DEN geen normstellend instituut is, maar werkt op basis van zelfregulering, geldt DE BASIS als een advies: als je als erfgoedinstelling op verantwoorde en duurzame wijze wilt digitaliseren en je collecties online wilt delen, is het verstandig DE BASIS te volgen ( Deze minimale eisen worden in nauw overleg met de sector vastgesteld, ter versterking van het zelfregulerende karakter van kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed. Aan de hand van een zorgvuldig uitgevoerd proces (voorstel, discussie, evaluatie, bijstelling, toetsing, vaststelling) zijn in de afgelopen jaren enkele tientallen standaarden en kwaliteitsinstrumenten benoemd waaraan erfgoedinstellingen zich geacht worden te houden (uitgaande van het principe 'pas toe of leg uit' 1 ). 1 Het 'pas toe of leg uit'-principe houdt in dat organisaties bij aanschaf van een ICT-dienst of - product, kiezen voor één van de open standaarden van de 'pas toe of leg uit'-lijst (toepassen). Als deze keuze tot onoverkomelijke problemen leidt, mag de organisatie ervan afwijken om deze standaard te gebruiken, mits wordt verantwoord waarom deze keuze is gemaakt (uitleggen). Met andere woorden, je past de standaard toe, tenzij je kunt uitleggen waarom je de standaard 13

14 In het voorjaar van 2013 is DE BASIS voor vindbaarheid door een brede groep van erfgoedprofessionals geheel vernieuwd en daarna opengesteld voor aanvullend commentaar door derden (zie Daarnaast heeft er in 2013 een expertmeeting plaatsgevonden om te komen tot DE BASIS voor Auteursrechten, waarin aangegeven wordt wat een instelling minimaal moet doen om de auteursrechten bij digitale dienstverlening goed te regelen. DE BASIS voor Auteursrecht zal in 2014 gepubliceerd worden. In het kader van het project Europeana Inside zal ook een Engelstalige versie van DE BASIS voor Auteursrecht verschijnen. Keurmerk voor erfgoedsoftware In 2013 heeft DEN bij het ministerie van OCW in het kader van het Netwerk Digitaal Erfgoed een aanvraag ingediend om een keurmerk te ontwikkelen voor software die wordt gebruikt door erfgoedinstellingen om hun collecties aan hun doelgroepen beschikbaar te stellen. Ter ondersteuning van de keuzes waar erfgoedinstelling voor staan bij innovatie gaat het keurmerk een oordeel vellen over het gebruik van informatiestandaarden, de opzet en de levering van de software. Het keurmerk zal zwaar leunen op DE BASIS. In november 2013 is deze aanvraag door OCW gehonoreerd. Het project zal in 2014 worden uitgevoerd. Netwerk Digitaal Erfgoed In 2013 heeft het ministerie van OCW belangrijke stappen gezet naar een nationale infrastructuur voor digitaal erfgoed. Een intern advies uit 2012 heeft ertoe geleid dat OCW een regisseur heeft aangesteld om de totstandkoming van deze infrastructuur te begeleiden. DEN is, conform de aanbeveling uit 2012, adviseur van de regisseur. Het digitaliseringsoverleg dat maandelijks bij OCW reeds vele jaren plaatsvindt, is omgevormd tot het Netwerk Digitaal Erfgoed, waar ook werkgroepen en werksessies zijn ondergebracht. DEN heeft in 2013 actieve bijdragen geleverd aan diverse werkgroepen en werksessies. Op voorstel van DEN is er ook een werkgroep monitoring ingericht, die DEN voorzit. Taalunie / Raad voor Nederlandse Taal en Letteren Als lid van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren, het adviesorgaan van de Taalunie, heeft Marco de Niet, directeur van DEN, samen met collega's van het Vlaamse FARO een advies opgesteld voor de Taalunie/het Comité van Ministers van Nederland en Vlaanderen over de gezamenlijke inspanningen voor de digitale infrastructuur voor Nederlandstalige culturele en wetenschappelijke data. Het advies roept de bewindslieden op met name de eigenheid van en structurele zorg voor het digitale aspect van erfgoed als uitgangspunt voor verdere beleidsontwikkeling te nemen. Het advies is door de ministers overgenomen. Een van de beslissingen van de ministers is het instellen van een (permanente) Taalunie-commissie Digitaal Erfgoed, met twee hoofdtaken: het evalueren van grote investeringen en het adviseren over de samenhang van toekomstige voorzieningen. DEN is gevraagd deze commissie voor te zitten. Overige leden van deze commissie zijn afkomstig uit zowel ministeries als uit het erfgoedveld in Nederland en Vlaanderen. Erfgoedsoftwaremakelaar In het project CATCHPlus is in 2012 een concept ontwikkeld voor een nieuwe functie ten behoeve van samenwerking tussen erfgoedinstellingen en dienstenleveranciers, de Erfgoedsoftwaremakelaar. Deze persoon helpt erfgoedinstellingen bij de valorisatie van hun innovatieve activiteiten, onder andere door actief bij creatieve bedrijven te niet gebruikt. (zie 14

15 lobbyen voor bijdragen aan de exploitatie van onderzoeks- en projectresultaten. DEN heeft in 2013 het initiatief genomen tot een subsidieaanvraag bij het ministerie van OCW (in het kader van het Netwerk Digitaal Erfgoed), om deze functie vanaf 2014 gedurende een periode van 18 maanden in te stellen. De Erfgoedsoftwaremakelaar treedt in dienst van het Meertens Instituut, om directe aansluiting op het CLICK//Erfgoed-programma mogelijk te maken. Daarnaast zal de Erfgoedsoftwaremakelaar minstens 1 dag per week bij DEN op kantoor werken. In november 2013 heeft het ministerie deze aanvraag gehonoreerd, in januari 2014 zal de Erfgoedsoftwaremakelaar de werkzaamheden aanvangen. Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) In 2013 hebben zowel de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) als de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) met steun van DEN gewerkt aan strategische plannen voor de komende jaren, onder andere ter onderbouwing van gesprekken met het ministerie van OCW over investeringen in nationale voorzieningen voor duurzaam behoud van digitale culturele en wetenschappelijke data. De relatie tussen de NCDD en DEN is geïntensiveerd: DEN is nu formeel de adviseur van het bestuur en de programmacoördinator van de NCDD werkt onder directe aansturing van de directeur van DEN. E.e.a. is ook zo aangekondigd tijdens het NCDD-jaarcongres op 11 november Erfgoedportals In 2013 heeft DEN in samenwerking met de Rijksdienst Cultureel Erfgoed (RCE) en het Landelijk Contact Museumconsulenten (LCM) het initiatief genomen tot overleg tussen provinciale erfgoedportals, om hun onderlinge relatie en de relatie tussen nationale en provinciale activiteiten te versterken. Naar aanleiding van dit overleg hebben LCM, RCE en DEN een brief opgesteld, geadresseerd aan de gedeputeerden met cultuur in de portefeuille, om de kansen voor nauwere samenwerking op het gebied van provinciale erfgoedportals kenbaar te maken. UNESCO Roadmap In september 2012 heeft Unesco tijdens de 2e Memory of the World-conferentie in Vancouver, Canada, de Vancouver Declaration on Digitisation and Preservation opgesteld, een oproep aan overheden, erfgoedinstellingen, private partijen en Unesco zelf, om te werken aan een "Roadmap proposing solutions, agreements and policies, that ensure long term access and trustworthy preservation." Enkele in Den Haag gevestigde instellingen (Nationaal Unesco Comité, IFLA, ICA, LIBER, KB, NA en DEN) hebben het initiatief genomen hier invulling aan te geven door een 'position paper' op te stellen en enkele vervolgbijeenkomsten te organiseren. DEN is mede-auteur van de position paper en mede-organisator van een workshop in Marseille (oktober 2013) en twee bijeenkomsten in Den Haag (december 2013). In 2014 worden platforms ingericht om de samenwerking tussen overheid, erfgoed en bedrijfsleven op het gebied van digitale duurzaamheid verder in te vullen. Voor meer informatie, zie PILOD2.0 Via het project Erfgoed & Locatie is DEN 'founding father' van het door Geonovum gecoördineerde initiatief PILOD2.0 (Linked Open Data pilot voor openbare geoinformatie, gestart in november 2013). PiLOD 2.0 bestaat uit zowel een serie praktische, hands-on activiteiten en bijeenkomsten, als een beleid- en strategiegerichte aanpak om de toepassing van Linked Data te onderzoeken en implementeren. Het levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van het Nederlandse semantische web. DEN/E&L heeft zitting in de stuurgroep en kan as 15

16 zodanig verbindingen leggen tussen de Nederlandse (linked) open data beweging en erfgoedsector. 2.2 Monitor van digitale activiteiten van erfgoedinstellingen Met deze hoofdtaak houdt DEN de vinger aan de pols van de Nederlandse erfgoedsector. DEN doet dat op twee manieren: Ten eerste vindt registratie plaats van specifieke activiteiten in de erfgoedsector, zoals nieuwe projecten, beschikbaarheid van informatieplannen en het gebruik van erfgoedthesauri. Op basis van de informatie die de erfgoedinstellingen zelf aanleveren, worden automatisch profielen samengesteld bij het raadplegen van de kennisbank. Net als in de voorgaande jaren heeft DEN in 2013 in dit kader diverse instellingen benaderd en aangespoord hun activiteiten zichtbaar te maken via de kennisbank van DEN. Eind 2013 waren 811 instellingen (zowel erfgoedinstellingen als creatieve bedrijven) vertegenwoordigd in de kennisbank. Een tweede vorm van monitoring betreft onderzoek naar diverse aspecten van digitaal erfgoed, zoals de praktijk van digitale duurzaamheid, gebruik van digitale collecties en de kosten van digitalisering. In 2013 was het Europese project ENUMERATE hierbij leidend. Binnen dit project is DEN verantwoordelijk voor de methodologieontwikkeling. Kennisbank Het hart van de website van DEN is een online kennisbank om erfgoedinstellingen snel toegang te geven tot kennis die zij nodig hebben om hun ICT-beleid en -praktijk efficiënt en effectief vorm te geven. Deze kennisbank is gestructureerd volgens de Kwaliteitscyclus Digitaal Erfgoed die DEN uitdraagt. Alle inhoudelijke medewerkers van DEN dragen bij aan het uitbreiden en actueel houden van de kennisbank. De belangrijkste onderdelen van de kennisbank zijn: a. Kennisdossiers In 2013 zijn er twee kennisdossiers aan de website toegevoegd: een over sociale media-beleid en een over augmented reality. Daarnaast is onder andere het kennisdossier over auteursrecht volledig herschreven en geactualiseerd. Deze en alle andere kennisdossiers zijn te raadplegen op b. Standaarden en richtlijnen Aan de hand van documentatie over (het gebruik van) ICT-standaarden, benchmarkgereedschappen, handboeken, checklists en andere kwaliteitsinstrumenten kunnen erfgoedinstellingen zorgen dat hun digitale dienstverlening aan (inter)nationale kwaliteitsprincipes voldoet. In 2013 is het overzicht van standaarden verder geactualiseerd door standaarden te vervangen, aan te passen of aan te vullen met nieuwe informatie. Op basis van CEST (Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox) van de Vlaamse zusterorganisatie PACKED zijn diverse standaarden in de DEN-kennisbank opgenomen of geactualiseerd. Eind 2013 bevatte de kennisbank informatie over 214 ICT-standaarden en andere kwaliteitsinstrumenten. c. Projecten en instellingen Ook in 2013 zijn er weer oproepen voor bijdragen aan de projectenbank geplaatst en zijn nieuw toegevoegde projecten uitgelicht in de maandelijkse nieuwsbrieven van DEN. Daarnaast is de functionaliteit verbeterd, zodat instellingen volledig beheer 16

17 kunnen voeren over hun eigen project- en instellingsinformatie. Eind 2013 waren er 280 projecten beschreven in de kennisbank (260 in 2012). d. Digitaal Erfgoedmeter De groei en ontwikkeling van de kennisbank visualiseert DEN ieder kwartaal met de Digitaal Erfgoedmeter, die DEN sinds 2007 onderhoudt. De Digitaal Erfgoedmeter over 2013 ziet er als volgt uit: e. Subsidiewijzer Om erfgoedinstellingen te wijzen op financieringsmogelijkheden voor digitale projecten of innovatie, onderhoudt DEN sinds 2007 een subsidiewijzer. De subsidiewijzer 'Overzicht Fondsen en subsidieregelingen digitaal erfgoed' is in 2013 weer in overleg met de subsidiënten geheel geactualiseerd en digitaal beschikbaar gemaakt op de website van DEN. Het overzicht biedt informatie over ca. 30 financieringsmogelijkheden op provinciaal, nationaal en Europees niveau. ENUMERATE ENUMERATE is een zogeheten Europees Thematisch Netwerk, met als belangrijkste doel het verzamelen en publiceren van betrouwbare statistieken over erfgoeddigitalisering, digitale duurzaamheid en de online toegankelijkheid van cultureel erfgoed in Europa. DEN is verantwoordelijk voor het werkpakket Methodologie. Tijdens de officiële reviews van het project door de Europese Commissie is DEN herhaaldelijk gecomplimenteerd voor haar bijdrage aan het project. In 2013 zijn zowel een modulaire Thematic Survey uitgevoerd, om specifiek onderzoek te doen naar deelonderwerpen, als de tweede Core Survey, die onder alle erfgoedinstellingen in Europa is uitgezet om een totaalbeeld te schetsen van de ontwikkelingen op het gebied van digitaal erfgoed in Europa. DEN heeft ook de bijdrage van Nederlandse erfgoedinstellingen aan ENUMERATE gecoördineerd. In augustus 2013 heeft Nederland een ENUMERATE landrapportage gepubliceerd, op basis van de Nederlandse inbreng in de eerste onderzoeksronde van ENUMERATE uit In totaal hebben bijna 200 Nederlandse erfgoedinstellingen deelgenomen aan de twee onderzoeksrondes die in 2013 hebben plaatsgevonden. Het eindrapport van ENUMERATE wordt in februari 2014 gepubliceerd. 17

18 Europeana v3 In 2013 hebben Europeana, CollectionsTrust en DEN een overeenkomst gesloten om het ENUMERATE-framework te continueren binnen het nieuwe Europeana project Europeana v3. DEN is formeel partner geworden van Europeana in de ICT-PSP aanvraag Europeana v3, om de resultaten van ENUMERATE onder te brengen bij het Europeana Pro-platform en om een nieuwe onderzoeksronde op te zetten in het voorjaar van Europeana v3 zal op 1 juni 2014 starten. Meten is Weten In het voorjaar van 2013 heeft DEN weer een bijeenkomst 'Meten is weten' georganiseerd, waarin diverse partijen die kwantitatief onderzoek doen naar digitaal erfgoed ervaringen uitwisselen en samenwerkingsverbanden opzetten. Meten is weten is bedoeld om enquêtes op het gebied van digitaal erfgoed in Nederland onderling af te stemmen, zodat instellingen niet onnodig belast worden met vragenlijsten met vergelijkbare vragen. Om samenwerking op dit gebied te bevorderen, heeft DEN een LinkedIn-groep gemaakt waar ook de verslagen en presentaties van het Meten is weten -overleg te vinden zijn. Eind 2013 had deze discussiegroep ca. 70 leden. Cultuurindex De Boekman Stichting heeft DEN benaderd een bijdrage te leveren over digitaal erfgoed voor de nieuwe Cultuurindex. Met de Cultuurindex wil de Boekman Stichting diverse economische en maatschappelijke statistieken rond cultuur en cultuurbeleving samenbrengen. In november 2013 is de eerste publicatie van de Cultuurindex verschenen in de vorm van een themanummer van het tijdschrift Boekman. DEN heeft een bijdrage geleverd op basis van de Nederlandse resultaten van de eerste onderzoeksronde van ENUMERATE. NCDD Werkgroep Opslag Een van de werkgroepen van de NCDD, de Werkgroep Opslag, heeft in 2013 een rapport opgeleverd op basis van onderzoek onder ruim 100 Nederlandse instellingen, waaronder veel archieven en musea. Het onderzoek heeft nuttige informatie opgeleverd over digitaal bewaarbeleid en -praktijken in Nederland. DEN heeft bijgedragen aan de analyse van de verzamelde data en was mede-auteur van het eindrapport. Nulmeting Archief2020 In opdracht van het programmabureau Archief 2020 heeft Margriet Noordman namens DEN onderzoek gedaan naar kwantitatieve gegevens over digitale duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid in de archiefsector. In het onderzoek kon veel data uit de onderzoeken van ENUMERATE en de NCDD hergebruikt worden, toegespitst op de situatie in de archiefsector. Verder heeft DEN een methodologie ontwikkeld die Archief2020 gedurende de looptijd van het project kan benutten om de voortgang op de hoofdlijnen van het programma te kunnen meten. Het rapport wordt begin 2014 gepubliceerd. 18

19 2.3 Diensten en advies Met de derde hoofdtaak opereert DEN dicht bij de praktijk van Nederlandse instellingen en projecten. In 2013 heeft DEN op diverse wijze ondersteuning kunnen bieden aan erfgoedinstellingen ten behoeve van het vervaardigen, verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van digitaal cultureel erfgoed, bijvoorbeeld in de vorm van deskundigheidsbevordering op het gebied van digitale duurzaamheid, businessmodelinnovatie en born digital erfgoed, feedback op projectvoorstellen, het organiseren van cursussen, workshops en conferenties en kennisuitwisseling via sociale en andere media. Bijdragen aan nationale projecten en samenwerkingsverbanden a. Erfgoed & Locatie In 2012 heeft DEN op verzoek van Stichting Archiefprogrammatuur (STAP) de uitvoering van het door OCW en PRIMA medegefinancierde project Erfgoed & Locatie (E&L) op zich genomen. E&L faciliteert cultureel erfgoedinstellingen in het betrekken en verbreden van eigen doelgroepen met locatief historisch erfgoed door: 1. kennis en middelen aan te bieden om digitaal ErfGeo te structureren en voor hergebruik beschikbaar te stellen; 2. samenwerking te zoeken met bestaande ErfGeo diensten op lokaal, provinciaal en nationaal niveau; 3. een platform te realiseren met infrastructuur, semantiek en instrumenten voor koppeling van collecties en diensten zoals WatWasWaar. In het voorjaar van 2013 hebben OCW en AgentschapNL goedkeuring gegeven voor de overdracht. DEN kreeg hiermee de beschikking over het volledige projectbudget en kon het project opschalen conform het Project Initiatie Document. Conform de subsidiebeschikking worden aparte rapportages aan OCW opgesteld voor het project E&L. Stichting STAP is verantwoordelijk voor deze rapportages, maar DEN bereidt de rapportage voor, als projectuitvoerder. In oktober 2013 heeft de eerste rapportage van het project naar OCW plaatsgevonden. In dit jaarverslag van DEN over 2013 wordt E&L dan ook niet in detail verantwoord. De hoofdlijnen: De start- en einddatum van het project zijn naar aanleiding van de overdracht aangepast. Erfgoed & Locatie loopt nu van 1 juli 2012 tot en met 30 juni De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, De Waag en Bibliotheek.nl zijn vaste partners geworden in het project. E&L is zelf projectpartner geworden in een project van de Universiteit van Amsterdam, waarin de kadastrale kaart van heel Nederland uit 1832 wordt gevectoriseerd. In de tweede helft van 2013, nadat het projectteam op volle sterkte was gebracht, werden de conceptspecificaties uitgewerkt in zes pilots, die de functionele en technische specificaties van de digitale infrastructuur testen. Meer informatie over het project is te vinden op b. Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid DEN voert het secretariaat van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD). De voorzitter van de CCDD, Sandra den Hamer (directeur van EYE), heeft zitting in het bestuur van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid. De NCDD en CCDD hebben in nauw overleg activiteitenplannen opgesteld, beide met ondersteuning van DEN. Dankzij het CCDD-werkplan kan de cultuursector beter dan voorheen inhaken op de ontwikkelingen die de NCDD in gang zet. Verder heeft de CCDD, met DEN als penvoerder, een aanvraag ingediend bij het Netwerk Digitaal Erfgoed van OCW, ten 19

20 behoeve van onderzoek naar workflows rond born digital culturaal erfgoed. Eind 2013 was nog niet duidelijk of deze aanvraag door OCW gehonoreerd kon worden. In de context van de CCDD heeft DEN twee instrumenten verder ontwikkeld ten behoeve van Nederlandse erfgoedinstellingen. Het betreft het Scoremodel Digitale Duurzaamheid (ontwikkeld met de Vlaamse zusterorganisatie PACKED) en de Nederlandse versie van 'The Digital Curator Game' van het EU-project DigCurv. Beide instrumenten zijn in 2012 ontstaan, in 2013 heeft DEN ze verder ontwikkeld en verbeterd, onder andere ten behoeve van workshops die de CCDD in het land zal geven. Het Scoremodel is een online tool waarmee instellingen kunnen vaststellen welke keuzes op het gebied van digitale duurzaamheid goed bij ze passen, hoe hoog ze de lat moeten leggen en welke acties daar dan tegenover staan. The Digital Curator Game laat instellingen op een speelse manier kennis nemen van de belangrijkste aspecten van duurzame toegankelijkheid tot hun digitale collecties. c. Digitale Collectie Het project Digitale Collectie is een initiatief van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, Beeld en Geluid en DEN, en wordt gefinancieerd door OCW. Het doel van dit project is een centrale aggregatie tot stand brengen van digitaal erfgoed in Nederland en op basis daarvan de aanwezigheid van het Nederlandse erfgoed op de Europese erfgoedportal Europeana te vergroten. DEN is in dit project verantwoordelijk voor kwaliteitsborging en kennisdisseminatie. Vanuit Erfgoed & Locatie wordt een bijdrage geleverd aan de werkgroep van het project. Sinds oktober 2013 heeft de Digitale Collectie een eigen sectie in de DEN-nieuwsbrief tot zijn beschikking, waarin nieuws rond de nationale aggregatie vermeld kan worden. d. Werkgroep Auteursrecht en Cultureel Erfgoed De werkgroep Auteursrechten en Cultureel Erfgoed heeft als doel brede kennisdeling over de auteursrechtenproblematiek mogelijk te maken. DEN voert het secretariaat voor de werkgroep en neemt in die hoedanigheid o.a. deel aan overleg tussen de overheid, de collectieve beheersorganisaties (CBO's) en de erfgoedsector. In 2013 heeft de werkgroep aan een document gewerkt om de belangrijkste knelpunten te benoemen en de gemeenschappelijke uitgangspunten in het overleg tussen OCW, de CBO's en de werkgroep te expliciteren, ten behoeve van collectieve overeenkomsten voor online toegang. e. Digital Art Force DEN is één van de vier partners in de Digital Art Force, opgericht om de digitale duurzaamheid van born digital (media)kunst te bevorderen na de opheffing van het Nederlandse Instituut voor Mediakunst. Via DAF draagt DEN bij aan de continuering van kennis op dit gebied d.m.v. bijdragen aan publicaties en studiedagen. In 2013 heeft DAF een studiedag georganiseerd in Het Nieuwe Instituut (zie verderop). f. Nieuwe Meesters Delft In 2013 was de stichting Nieuwe Meesters Delft actief als aanjager in de regio om onderzoek, bedrijfsleven en erfgoed succesvoller te laten samenwerken. De stichting organiseerde verschillende bijeenkomsten en was betrokken bij de opzet van innovatieve erfgoedprojecten. DEN heeft een rol in het bestuur van de Stichting om de aansluiting van haar landelijke functie met het regionale werkveld van NMD te bewaken en te verbeteren. 20

21 g. Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot (WVI) In het voorjaar van 2013 zijn de resultaten van de Voorbereidende Werkgroep Implementatie e-depot door het archiefconvenant (Nationaal Archief en RHC's) aangenomen. DEN leverde daaraan een kleine bijdrage in de sectie architectuur waar DE BASIS als één van de principes is opgenomen. Deelnemende partijen hebben de opdracht aan implementatie in de eigen organisatie te werken. De werkgroep is daarna opgeheven. h. Museumkompas Dit RAAK-project, om crossmediale strategieën en businessmodellen voor de erfgoedsector uit te werken, werd begin 2013 afgesloten. DEN was lid van de stuurgroep. De Hogeschool Utrecht, projectleider, onderzoekt de mogelijkheden voor een vervolgproject. i. Persistente identificatie In 2013 is het een breed consortium onder begeleiding van het Meertens Instituut en DEN en tot stand gekomen tijdens het CATCH+ project, niet gelukt een contract te sluiten met de beoogde serviceprovider Surf/SARA voor vaste verwijzingen naar digitale bronnen. Een deel van de leden wil nu een soortgelijke overeenkomst sluiten met Picturae. De Erfgoedsoftwaremakelaar zal hen daarbij ondersteunen. Het consortium zal blijven functioneren voor kennisdisseminatie. In 2013 heeft DEN ook deelgenomen aan overleg, geïnitieerd door het IISG en het Huygens/ING om te komen tot een systeem voor persistente identificatie van (digitale records over) historische personen. Dit overleg moet leiden tot een aanvraag bij NWO-groot in Studiedagen, conferenties en andere bijeenkomsten a. DISH Op 2 en 3 december 2013 vond in Rotterdam de derde editie plaats van de tweejaarlijkse internationale conferentie Digital Strategies for Heritage (DISH). Met 340 deelnemers was DISH2013 het grootste evenement dat DEN in 2013 heeft georganiseerd. De voorgaande edities van DISH heeft DEN samen met het sectorinstituut Erfgoed Nederland georganiseerd. Na het wegvallen van deze organisatie in 2012 heeft DEN nieuwe partners gezocht en gevonden in Europeana en Het Nieuwe Instituut (HNI). Het Nieuwe Instituut was bereid zich op te werpen als coördinator voor DISH2013. De drie thema s van DISH2013 waren: Active Audiences, Business for Creative Industries en New Competencies. De Europenana Annual General Meeting maakte onderdeel uit de conferentie. Nieuw aan DISH2013 waren de Chefs tables, rondetafelgesprekken ter vervanging van de workshops. DISH2013 is door de deelnemers positief geëvalueerd (de conferentie is gewaardeerd met een 8 als eindcijfer). Ook de organisatie was tevreden en de drie partijen hebben het voornemen uitgesproken in 2015 een nieuwe DISH-conferentie te organiseren. Verslagen, foto s en video s van DISH2013 zijn te vinden op b. Open Erfgoed Koffie In 2013 is DEN gestart met een nieuw initiatief om erfgoedprofessionals op een meer informele wijze met elkaar in contact te brengen en ervaringen uit te wisselen: de Open Erfgoed Koffie, naar het Open Coffee-format uit het bedrijfsleven. Open Koffiebijeenkomsten zijn ongedwongen, kleinschalig en laagdrempelig, waar je kunt netwerken, kennis opdoen en ervaringen uitwisselen. De bijeenkomsten vinden plaats aan het begin van de dag in een lokaal café. De eerste Open Erfgoed Koffie vond plaats op 13 juni, in Utrecht met als thema sociale media. De tweede Open Erfgoed 21

22 Koffie vond plaats op 27 november in Arnhem, met als thema publieksbereik. De reacties na afloop van beide bijeenkomsten waren zeer positief, in 2014 zal DEN doorgaan met het organiseren van Open Erfgoed Koffies. c. Studiedag De grootste gemene deler Op 6 juni 2013 organiseerde het Digitale Collectie-consortium (waarvan DEN lid is) een studiedag voor erfgoedprofessionals over het beschikbaar stellen van metadata, onder de titel De grootste gemene deler. Centraal stond de vraag wat het voor erfgoedinstellingen betekent om hun metadata beschikbaar te stellen en uit te wisselen. Er waren 100 deelnemers. De keynote werd door DEN verzorgd. Een verslag van de bijeenkomst is te lezen via d. Studiedag Join the Digital Art Force Op 27 juni 2013 organiseerde de Digital Art Force (samenwerkingsverband van SBMK, LI-MA, HNI en DEN) in Rotterdam de studiedag ' Join the Digital Art Force', ter versterking van de museale praktijk rond born digital kunst. De dag bestond uit een viertal plenaire presentaties (o.a. verzorgd door DEN) en vier parallelle workshops. Er waren 38 deelnemers, hoofdzakelijk museumprofessionals die zich bezig houden met beheer, behoud en ontsluiting van digitale kunst. De dag is positief beoordeeld, en DAF heeft het voornemen geuit ieder jaar een studiedag te organiseren. Opleidingen, cursussen en trainingen Reeds enige jaren treden medewerkers van DEN op als vaste gastdocenten aan enkele opleidingen, zoals de GO, de Reinwardt Academie en de Universiteit Leiden. Nieuw in 2013 was de cursus Leiderschap in Cultuur, opgezet door Kennisland. De directeur van DEN treedt op als gastdocent en als ambassadeur van het programma. In 2013 heeft DEN zelf een aanvraag bij het Netwerk Digitaal Erfgoed van OCW ingediend om een Management Development-programma voor directeuren van middelgrote instellingen mogelijk te maken. Centraal in dit programma staat de gezamenlijke strategievorming tussen de nationale hubs en andere (middel)grote instellingen. Die is nodig voor een versnelling van het proces van samenwerking op nationaal niveau. Tevens draagt het bij aan de cohesie in de organisatie van de grootschalige digitale voorzieningen. Het voorstel heeft ook een Nederlands-Vlaamse dimensie, om in te haken op het boven genoemde advies van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren. Eind 2013 was mondeling door OCW meegedeeld dat het voorstel gehonoreerd zou worden, de beschikking volgt begin Bijdragen aan internationale projecten en samenwerkingsverbanden a. Europeana Ook in 2013 is DEN intensief betrokken geweest bij diverse activiteiten van Europeana, niet alleen in de Nederlandse context, zoals bij het project Digitale Collectie, maar ook in de bredere Europese context. DEN is lid van het Europeana Network en heeft tevens op uitnodiging van Europeana zitting in twee Taskforces, voor publiek-private samenwerking en voor de ontwikkeling van een methode om de meerwaarde van Europeana te helpen bepalen ('impact assessment'). b. Europeana Inside Het doel van Europeana Inside is het verminderen van bestaande barrières voor uitwisseling van collectiedata, bijvoorbeeld met Europeana. Daartoe ontwikkelt het project een set hulpmiddelen die (collectie)informatie vanuit collectieregistratiesystemen en objectbeheersystemen direct beschikbaar stellen aan verzamelsites (aggregatoren), die ze weer doorleveren aan Europeana. De 'Europeana Connection 22

23 Kit' (ECK) zorgt voor de juiste formaten van de beschrijvingen en de goede licenties daarvan en voor de voorwaarden voor hergebruik van de beschreven objecten. In het voorjaar van 2013 is het werkpakket 2 over functionele en technische specificaties, dat DEN coördineerde, formeel afgerond. Het laatste onderdeel van WP2 was een onderzoek naar juridische obstakels die erfgoedinstellingen ondervinden bij het automatisch aanleveren van hun data aan Europeana. Dit is uitgevoerd door twee Engelse onderzoekers. Met de afronding van WP2 zijn de functionele en technische specificaties voor de Europeana Connection Kit opgeleverd. Deze vormden het startpunt voor het prototyping dat in WP3 heeft plaatsgevonden. Een belangrijke rol van DEN gedurende het project is het bewaken van de wijze waarop de functionele en technische specificaties omgewerkt worden tot een duurzame ECK. Ook onderzoekt DEN de mogelijkheid om DE BASIS voor auteursrecht in te zetten bij het verminderen van juridische barrières voor uitwisseling. c. mesch In februari 2013 is het project mesch (Material EncounterS with digital Cultural Heritage) officieel van start gegaan. De looptijd is 4 jaar. In dit project, dat een instrumentarium voor musea ontwikkelt om 'smart objects' te kunnen vervaardigen, in het bijzonder bij tentoonstellingen, is DEN werkpakketleider voor Dissemination, Exploitation and Showcasing. Zo heeft DEN o.a. een communicatiestrategie voor het project opgesteld. Ook beheert DEN de projectwebsite ( en sociale media-accounts. Daarnaast heeft DEN een analyse gemaakt van geschikte online informatiebronnen van en over digitaal erfgoed (denk aan: digitaal erfgoed portals, open content en open data). Deze informatiebronnen kunnen geïntegreerd worden in de 'smart objects' en de verhaallijnen in de tentoonstelling daarom heen. Met deze doelstelling om met behulp van personalisatie en smart objects content aan te bieden die zich aan de context van de gebruiker aanpast, zit DEN dicht op toekomstgerichte ontwikkelingen, zoals gedocumenteerd in trendrapporten als de Horizon reports. d. Overige Europese projecten CEMEC (Connecting Early Medieval European Collection) Op verzoek van het Allard Piersonmuseum is DEN partner geworden in de aanvraag van het project CEMEC (Connecting Early Medieval European Collection), dat werd ingediend bij het Culture-programma van de EU. De rol van DEN zou zich toespitsten op het begeleiden van het proces om een nieuw gemeenschappelijk businessmodel te ontwikkelingen volgens de BMICE-methode. De projectaanvraag werd afgewezen, maar het consortium wil in 2014 een herziene versie indienen. DEN blijft hierbij betrokken. Historical Europeana De Nationale Bibliotheek van Tsjechië heeft het initiatief genomen voor een aggregatie-project ten behoeve van Middeleeuwse en vroegmoderne collecties in met name Oost-Europese landen. In mei 2013 werd het voorstel, onder de titel Historical Europeana, voor een tweede maal ingediend bij de Europese Commissie, in het kader van het ICT Policy Support Programme. DEN zou optreden als werkpakketleider voor kennisdisseminatie. Helaas is de aanvraag ook in de herkansing afgewezen. 23

24 2.4 Communicatie In navolging van het meerjarenbeleidsplan is er in 2013 een nieuw communicatieplan opgesteld. Dit plan zal de komende jaren uitgevoerd worden. Onder het motto 'Samen kennis vergroten over digitaal erfgoed' is een communicatiestrategie opgesteld die niet alleen de kennisuitwisseling tussen erfgoedinstellingen stimuleert, maar die ook bijdraagt aan een bevestiging van de rol van DEN in de erfgoedsector als betrouwbare, onafhankelijke en verbindende kennisorganisatie. Gebruikersonderzoek De website van DEN vormt het hart van de communicatie. In 2013 is er een gebruikersonderzoek naar de website uitgevoerd. In de vorm van een online enquête zijn de aanpassingen aan de website van DEN getoetst en is onderzoek gedaan naar het imago van DEN onder de gebruikers van de website. De respondenten bleken tevreden te zijn over de website van DEN, de zoekmogelijkheden en de navigatie. Ook het beeld van DEN is positief. De respondenten maken momenteel vooral gebruik van de diensten van DEN op het gebied van metadata, digitale duurzaamheid en auteursrecht. Nieuws, agenda en blog Als kennisplatform investeert DEN in een brede verspreiding van relevante berichten over digitalisering in het erfgoed. Op de website publiceerde DEN in nieuws- en agendaberichten over digitaal erfgoed. Persoonlijke bespiegelingen van DEN-medewerkers zijn te vinden in de blog (er waren in blogposts). Maandelijks geeft DEN een nieuwsbrief uit, met het laatste nieuws, attenderingen op onderwerpen in de kennisbank, Europese ontwikkelingen en aankondigingen van bijeenkomsten. In december 2013 was het aantal abonnees op deze digitale nieuwsbrief meer dan 1850 personen (tegenover 1650 in 2012). Sinds februari 2013 is de website van DEN voorzien van een automatische vertaaltool, waardoor alle webteksten in diverse talen te raadplegen zijn. Sociale media DEN heeft in 2013 weer actief gebruik gemaakt van sociale media. DEN is te vinden op LinkedIn, Twitter, Flickr, Vimeo, Youtube en Slideshare. Het aantal volgers op Twitter is verder gegroeid van 2985 in 2012 naar 3830 in Ook het aantal members van de DEN-LinkedIn groep is toegenomen (van 1042 naar 1262). Naast een corporate account van DEN op de sociale media, maken de afzonderlijke medewerkers van DEN ook onder eigen naam intensief gebruik van sociale media. Publicaties Op het gebied van publicaties was DEN in 2013 zeer actief. Zowel digitaal als op papier heeft DEN veel meer documenten, rapporten en artikelen gepubliceerd dan vooraf als prestatieafspraak was vastgesteld. Een overzicht van alle DEN-publicaties uit 2013 is te vinden in bijlage 1. 24

25 3. Organisatie en financiële positie De financiële positie van DEN is goed te noemen. In 2013 heeft DEN bewezen succesvol te zijn met het verwerven van projectmiddelen naast de vierjarige subsidie die DEN ontvangt van het ministerie van OCW in het kader van de Culturele Basisinfrastructuur. Het was in 2011, bij het opstellen van het meerjarenbeleidsplan , een nadrukkelijke opdracht van de Raad van Toezicht aan de directeur van DEN om de afhankelijkheid van de basissubsidie van het ministerie van OCW te verkleinen door andere (tijdelijke) inkomstenbronnen te verwerven. Als bovensectorale ondersteunende instelling heeft DEN weliswaar geen eigen inkomstennorm, zodat er geen noodzaak was in relatie tot de basissubsidie, maar bestuur en Raad van Toezicht van DEN zijn van mening dat, na de opgelegde korting van ca. 15% in de huidige beleidsperiode, andere inkomstenbronnen nodig zijn om de slagkracht van de organisatie op peil te houden. Dit is dus in het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode zeer goed gelukt. In 2013 zijn ook al projectmiddelen verworven voor activiteiten die in 2014 uitgevoerd zullen worden. Deze zijn in de jaarrekening op de balans opgenomen als vooruitontvangen projectgelden. Een algemene kanttekening is dat alle extra tijdelijke middelen afkomstig zijn van publieke fondsen en organisaties. Het exploitatieresultaat van DEN in 2013 is positief. Dit heeft vooral te maken met het succesvol verwerven van diverse projectmiddelen bovenop de basissubsidie. Vanwege matchingsverplichtingen worden naast tijdelijke projectmedewerkers ook vaste medewerkers van DEN ingezet voor het verrichten van projectgefinancierde activiteiten. Hierdoor is een geringe onderbenutting van het personeelsbudget ontstaan. DEN heeft een algemene reserve opgebouwd om een eventuele afbouw van de organisatie te kunnen bekostigen als DEN na 2016 onverhoopt geen vervolgfinanciering van OCW meer zal ontvangen. Omdat DEN een kennisorganisatie is, is het grootste deel van het budget gereserveerd voor personeelskosten. In 2013 bestond 75% van het exploitatiebudget uit personele lasten. Dankzij inwoning bij de KB zijn de woonlasten betrekkelijk laag. Op andere materiële kosten heeft DEN bezuinigd om het personeelsbudget zo veel mogelijk op peil te houden. In 2014 zal DEN, conform de beschikking van OCW en het instellingsadvies van de Raad voor Cultuur over DEN, een stakeholder/klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren, op basis waarvan enkele toekomstscenario's worden ontwikkeld. Voor een gedeelte van de hiermee gepaarde gaande kosten, is een voorziening getroffen. In september 2013 hebben bestuur en Raad van Toezicht van DEN een bijeenkomst belegd met externe gasten om een start te maken met dit onderzoek. De conclusie van deze bijeenkomst was als volgt: Op basis van de discussie kan vastgesteld worden dat er draagvlak is voor het in stand houden van een ondersteunende, makelende functie tussen beleid en het brede erfgoedveld. De opdracht moet zijn om de ambities en urgenties van beide partijen [overheid en erfgoedsector] op elkaar af te stemmen, rekening houdend met politieke druk (bezuinigingen), met innerlijke urgenties uit het veld (behoefte aan investeringen), met onderlinge verschillen tussen koplopers en achterblijvers en met reeds gedane investeringen. De crux ligt in het op een onafhankelijke wijze orkestreren van processen waarbij schaalvoordelen en efficiency in de samenwerking in de backoffice (de ict-architectuur en infrastructuur) behaald kunnen worden. Hierbij is een tijdsperspectief van 10 jaar reëel, om eerst de 25

26 koplopers bijeen te krijgen, en daarna de achterblijvers erop aangehaakt te krijgen. De ondersteunende organisatie moet zich niet te veel mengen in de uitvoering van de digitale dienstverlening (de voorkant). De ondersteuning kan zich wel richten op het helpen ontwikkelen van nieuwe businessmodellen. Raad van Toezicht Voorzitter: Mw. drs. Jantje Steenhuis (Gemeentearchief Rotterdam; sinds ) Leden: Dhr. Kurt De Belder MA MLIS (Universiteitsbibliotheek Leiden; sinds ) Dhr. drs. Pieter-Matthijs Gijsbers (Nederlands Openlucht Museum; sinds ) Dhr. prof. dr. Guus Schreiber (Vrije Universiteit; sinds ) Mw. drs. Floor van Spaendonck (Het Nieuwe Instituut; sinds ) Dhr. drs. Hans Westerhof (zelfstandig consultant; sinds ) De Raad van Toezicht heeft in 2013 vier keer vergaderd. Personeel De vaste formatie bedraagt 5,6 fte's. Op 31 december 2013 was de tijdelijke formatie 4,6 fte's. De volgende personen zijn in 2013 werkzaam geweest bij DEN: Dhr. drs. Marco de Niet, directeur (0,9 fte) Mw. Jessica Endert, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (0,4 fte; detachering vanuit de Koninklijke Bibliotheek tot ) Dhr. drs. Robèrt Gillesse (0,8 fte) Mw. drs. Janneke Grooten, medewerker digitale communicatie (0,8 fte) Mw. Ingrid Hegedüs, University of West-Hungary (Internship ENUMERATE) (0,7 fte, feb.-apr. 2013) Mw. Wietske van den Heuvel MA (0,8 fte) Dhr. Ralph Kits MA, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (0,8 fte, vanaf ) Mw. Monika Lechner MA, medewerker kwaliteitszorg (0,8 fte) Dhr. drs. Gerhard Jan Nauta, onderzoeker (0,4 fte) Mw. Arianne Neijenhuis, stafmedewerker (1,0 fte) Mw. drs. Tine van Nierop, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (1,0 fte) Mw. drs. Else Laura Rademaker, medewerker communicatie (0,1 fte) Mw. Marloes Scholtens MA, tijdelijk projectmedewerker (0,8 fte, vanaf 25 maart) Dhr. drs. Marco Streefkerk, senior medewerker (0,8 fte) Dhr. Ralph Stuyver, projectmanager Erfgoed & Locatie (1,0 fte) Mw. drs. Jeanine Tieleman (1,0 fte) Dhr. Rein van 't Veer MA (0,8 fte, vanaf ) Mw. Eva de Windt, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (0,4 fte, jun.-sep. 2013) Mw. Yasmine van der Woord, projectmedewerker Erfgoed & Locatie (0,4 fte, okt.-dec. 2013) Adviesraad DEN-kennisbank Judith van Gent, teamleider documentatie, Amsterdam Museum. Marian Hellema, technisch projectleider, Koninklijke Bibliotheek. Berry van der Hoorn, programmamanager, Naturalis Biodiversity Center. Vincent de Keijzer, informatiearchitect en projectcoördinator, Gemeentemuseum Den Haag. Jeroen van Luin, projectmanager Digitaal Depot, Nationaal Archief. 26

27 Aad van der Valk, senior beleidsadviseur, Beeld en Geluid. Henk Vanstappen, informatiespecialist en onderzoeker, PACKED. Annelot Vijn, applicatie-manager, Utrechts Archief. Ivo Zandhuis, zelfstandig ICT-adviseur. Verantwoording Governance Code Cultuur De Stichting Digitaal Erfgoed Nederland wordt sinds 2006 bestuurd volgens het Raad-van-Toezicht-model. Omdat DEN een kleine organisatie is, is er een één-koppige directie, die tevens het bestuur is. DEN onderschrijft de negen Principes van de Governance Code Cutuur ( Bijlage 2 bevat een gedetailleerd overzicht van de wijze waarop DEN deze principes in 2013 heeft toegepast. Nevenfuncties van de directeur in 2013: Leiderschap in Cultuur (gastdocent en ambassadeur) Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (plaatsvervangend bestuurslid) Nationale Onderzoeksraad Erfgoed, Joint Programme Initiative (lid) Raad voor Nederlandse Taal en Letteren (lid) Stichting Museumregister Nederland (bestuurslid) UNESCO Nationaal Memory of the World Comité (lid) UNESCO Adviesgroep Open & Permanent Access (lid) V-MUST International Advisory Expert Group (lid) Alle nevenfuncties zijn onbezoldigd. Namens Stichting Digitaal Erfgoed Nederland, Marco de Niet, directeur 20 maart