Belgacom Call & Conference Stuur uw vergaderingen met de toppen van de vingers

Transcriptie

1 Verantwoordelijke uitgever: Belgacom n.v. van publiek recht, Koning Albert II-laan Brussel - B.T.W. BE H.R. Brussel Belgacom Call & Conference Stuur uw vergaderingen met de toppen van de vingers

2 Praktische Gids Praktische Gids 2 Inhoud Inleiding p.2 Richtlijnen voor een geslaagde conference call p Kies het type vergadering dat u past p.3 Bereid uw conference call doeltreffend voor p.5 Een conference call in de beste omstandigheden p.7 Optie in lijn met uw wensen p.9 Geheugensteuntje p.13 U hebt voor Belgacom Call & Conference gekozen en wij willen u danken voor uw vertrouwen dat u in ons stelt Conference calls zijn ons vak. Kiezen voor Belgacom Call & Conference betekent dan ook dat u mag rekenen op een hoogwaardige service, een sterk team van meertalige professionals en tevens op een betrouwbare technologie. Deze gids geeft u een overzicht van onze diensten en helpt u bovendien om het maximum te halen uit uw conference calls voor nog meer efficiency. Hou hem dus altijd bij de hand, hij is een nuttige hulp om uw vergadering optimaal te laten verlopen. Hebt u nog een vraag, een suggestie of wenst u bijkomende inlichtingen, bel dan gerust onze specialisten op het nummer

3 3 Praktische Gids Praktische Gids 4 Richtlijnen voor een geslaagde conference call Eenvoud is de boodschap. Uw conference calls voorbereiden gebeurt in de meeste gevallen volgens het hierna uitgelegde schema. Uiteraard kunnen ze ook worden persoonlijker gemaakt en aangepast aan uw specifieke behoeften, dankzij onze diverse opties (zie pag. 9, 10 en 11). 1 Kies het type vergadering dat u past Dial-out Wij organiseren alles voor u. U geeft ons enkel de namen en nummers van alle deelnemers door en wij zorgen voor de rest. De operator belt eerst elke deelnemer op, schakelt hem door naar de wachtzaal, verwittigt u -als gespreksleider- wanneer iedereen aanwezig is en opent tenslotte de vergaderzaal. Blast Dial-out Deze formule is haast identiek aan de Dial-out, alleen worden in dit geval alle deelnemers tegelijkertijd verwittigd. Zij hoeven enkel 1 # in te toetsen en worden dan doorgeschakeld naar de wachtzaal. Dial-in Elke deelnemer belt het Dial-in nummer dat wij toekennen bij de reservering en wordt vervolgens door de operator doorgeschakeld naar de vergaderzaal. Deze zeer soepele formule is zowel vanuit België als over de hele wereld beschikbaar Dial-in Identieke formule als Dial-in, met dit verschil: elke deelnemer belt een gratis 0800-nummer dat wij hebben toegekend bij de reservering. Dit systeem is enkel beschikbaar in België. Voor internationale 0800-nummers gelieve met ons contact op te nemen. Dial-in zonder operator Deze service verloopt volledig automatisch. Nadat u hebt gereserveerd, kunt u deelnemen aan de conference call dankzij een telefoonnummer en persoonlijke toegangscodes. Meet-in U beschikt 24u op 24 over uw eigen vergaderzaal, dankzij een permanent vergaderingnummer en persoonlijke toegangscodes. Zo kunt u zelf uw conference calls organiseren zonder te reserveren. Belgacom Web & Conference Parallel aan uw conference call, kunt u vanuit uw PC ook uw presentaties online besturen. Hiervoor ontvangt u per een veiligheidscode en een internet-adres waarop u inlogt. N.B. Het is perfect mogelijk om verschillende formules te combineren, afhankelijk van de wensen van de verschillende deelnemers.

4 5 Praktische Gids Praktische Gids 6 2 Bereid uw conference call doeltreffend voor Voor de reservering Voor een optimaal verloop van uw conference call, gaat u best even na of u wel degelijk beschikt over een telefoontoestel met toonfrequenties. Leg samen met de deelnemers de datum, het uur, de duur en de agenda van de vergadering vast. Maak een lijst op van alle deelnemers met hun telefoon- en faxnummers en s indien nodig. Reserveren met één enkele verrichting Zoals u verkiest: Bel (of vanuit het buitenland). Fax uw reserveringsformulier naar Stuur uw e-reserveringsformulier per naar call.and.conference@belgacom.be Reserveer online op het web : (binnenkort beschikbaar). Vergeet niet ons de volgende gegevens mee te delen bij het reserveren Uw klantennummer (indien u nog niet geregistreerd bent, zal de operator u een klantennummer toekennen). Uw naam en die van uw bedrijf, uw telefoon- en faxnummer en uw adres. De datum, het uur, de voorziene duur en de taal van uw conference call. De naam en het telefoonnummer van de gespreksleider. De lijst van deelnemers en hun telefoonnummer (enkel in geval van Dial-out). De opties die u wenst te gebruiken tijdens uw conference call (voor meer details over onze opties, zie pag. 9, 10 en 11). Het gewenste vergaderingtype (zie pag. 3 en 4). Wij bezorgen u vervolgens Uw bevestigingsnummer Uw Dial-in of 0800 Dial-in nummer Uw persoonlijke toegangscodes (indien nodig). Na de reservering Bevestig elke deelnemer de datum, het uur en de toegangsmethode van uw conference call. Als u koos voor de Dial-in formule, geef dan aan iedereen het vergaderingnummer en de toegangscode door. Om u van de rompslomp te verlossen, kunt u gerust uw operator vragen om de deelnemers per fax of te verwittigen. U kunt elk detail met betrekking tot uw reservering nog wijzigen tot 1 uur voor de aanvang van uw conference call (enkel tijdens kantooruren van 9u tot 18u). Wij staan eveneens open voor last minute conference calls (tijdens kantooruren), afhankelijk van de beschikbaarheid van onze lijnen.

5 7 Praktische Gids Praktische Gids 8 3 Een conference call in de beste omstandigheden. Enkele minuten voor uw conference call Ga even na of u beschikt over alle documenten die u nodig hebt voor uw conference call. Hou deze gids bij de hand. Vermijd zoveel mogelijk achtergrondgeluiden (papier, verkeer..), vooral als u van de luidsprekers gebruik maakt. Draadloze telefoons en GSM s kunnen storingen veroorzaken. Kies dus eerder voor een vast toestel. Breng uw medewerkers op de hoogte van uw conference call en vraag hen om u daarbij niet te storen. Tijdens uw conference call Ga na (via de operator) of iedereen wel degelijk aanwezig is. Stel uzelf voor wanneer u het woord neemt. Vermijd andere oproepen (uw wachtmuziek zou de conference call kunnen verstoren). Bepaal de datum en het uur van uw volgende conference call. Na de conference call Stuur elke deelnemer een samenvatting (onze fax of dienst kan daar voor zorgen). Bevestig de genomen beslissingen en de te ondernemen acties. Boek alvast uw volgende conference call. Enkele tips van uw operator Begin uw conference call stipt op tijd (u kunt uw operator vragen om laattijdige deelnemers de toegang te weigeren). Geef de agenda, de doelstellingen en de duur van de vergadering aan. Vermijd het gebruik van micro s. Vermijd de deelnemers te onderbreken. Vermijd ook zijgesprekken, vraag dan liever een subconferentie (zie pag.10).

6 9 Praktische Gids Praktische Gids 10 Opties in lijn met uw wensen Bijkomende diensten om uw conference calls te optimaliseren Dankzij deze verschillende opties kunt u uw conference calls aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren en er dus het maximum uithalen. Vergeet bij het reserveren niet om de opties die u voor uw conference call wenst te gebruiken, mee te delen aan de operator. Hij zorgt vervolgens voor alles. Audio-opname Vooral aangewezen voor personen die niet kunnen deelnemen aan de conference call. Wij houden de digitale opname van uw conference call gedurende 5 werkdagen bij. Online playback of op tape U kunt de opname van uw vorige conference call beluisteren, hetzij om de nieuwe conference call in te leiden, hetzij om een speciale luistersessie te houden. U kunt de operator ook vragen om u een kopie op tape te sturen. Transcriptie Wij kunnen u ook een transcriptie bezorgen van uw conference call (opname is dan nodig). Een privésecretaresse als het ware. Praktischer kan het niet. Online vertaling Uw operator kan ook een vertaler voor u reserveren (indien beschikbaar). De transcriptie en de offline vertaling kunnen dan ook achteraf verkregen worden. /faxservice Met deze optie bent u zeker dat alle deelnemers de juiste documenten ontvangen zoals bijvoorbeeld de agenda en dit zowel voor, tijdens als na uw conference call (max. 5 pagina s). Ondertussen kunt u zich concentreren op uw vergadering. Enquêtes en stemmingen Dankzij deze formule kunt u een stemming houden over een vragenlijst die u vooraf met de operator hebt opgesteld. De deelnemers hoeven dan enkel op de toets van hun keuze te drukken. De resultaten worden verwerkt door de operator die ze onmiddellijk kan doorgeven, hetzij aan de organisator alleen, hetzij aan alle deelnemers, zoals u verkiest. Vraag & antwoordsessies Met deze optie kunt u de vragen van deelnemers op doeltreffende en eenvoudige wijze beheren. De deelnemers laten de operator weten dat ze vragen hebben. Samen met de operator kunt u zelfs de prioriteiten vastleggen, om de vragen efficiënt te sorteren. Subconferentie Met deze optie kunt u zich met de deelnemer(s) van uw keuze, op elk moment terugtrekken uit de vergadering om in alle vertrouwelijkheid bijvoorbeeld hun standpunt te vernemen. Gepersonaliseerde verwelkoming Een boodschap die op voorhand en volgens uw wensen werd opgenomen. Een absolute must in het kader van een conference call op maat.

7 11 Praktische Gids Praktische Gids 12 Conferentie piloot Met deze optie kunt u zelf uw conference call leiden, dankzij de volgende drie functies: - Self Dial-out. De raad van een specialist nodig? Met deze formule kunt u zelf een deelnemer op het allerlaatste ogenblik opbellen en beslissen of u hem laat deelnemen aan de conference call of een apart onderhoud met hem voert. - Opname. Deze functie schakelt u aan en uit zoals u wenst, zodat u bijvoorbeeld enkel de belangrijkste gedeelten, het besluit of de actiepunten van de volgende conference call kunt opnemen. - Herbeluisteren. U kunt de hele inhoud of een gedeelte van uw vorige conference call opnieuw beluisteren of laten horen aan diegenen die op de conference call afwezig waren. Deze drie functies zijn beschikbaar van zodra u de Conferentie piloot-optie hebt ingesteld. Aan- en afkondiging van deelnemers Een signaal verwittigt u wanneer een deelnemer de conference call binnenkomt of verlaat. Indien u dat wenst kan de operator u tevens de naam van die persoon meedelen. Lijst van aanwezigen De operator gaat de aanwezigheidslijst na voor de conference call begint. Op die manier weet u precies wie uw toehoorders zijn. Weigering van laattijdige deelnemers U kunt beslissen om laattijdige deelnemers niet meer tot de conference call toe te laten. De operator weigert dan de toegang aan deelnemers die zich aanmelden na de door u ingestelde tijdslimiet. Online hulp Noodzakelijk voor de opties Enquêtes en stemmingen en Vraag & antwoordsessies. Tip Neem het volgende geheugensteuntje voor ogen vóór u uw vergadering begint. U zal gemakkelijker uw conference call kunnen leiden.

8 13 Praktische Gids Praktische Gids 14 Geheugensteuntje Voor de deelnemers Bijstand van de operator Wenst u hulp van de operator, druk dan op Hij zet uw conference call op het juiste spoor en kan ook tijdens de vergadering even bijspringen. Micro uitschakelen Om uw micro aan en uit te schakelen, druk op... 6 Deze functie vermijdt achtergrondgeluiden en verbetert de klankkwaliteit van uw conference call. Vraag & antwoord Indien u een vraag te stellen hebt, druk dan Om uw aanvraag te annuleren, druk op...#... Voor de gespreksleider Voorrang bij het spreken Met deze functie kunt u de micro van alle deelnemers uitschakelen om een kakofonie en storende achtergrondgeluiden te vermijden. Om deze functie aan of uit te schakelen, druk op Beveiligingsmodus Met deze optie kunt u uw vergaderzaal vergrendelen. Niemand heeft dan nog toegang, zelfs de operator niet. Ideaal om totale geheimhouding te verzekeren. Om deze functie aan of uit te schakelen, druk op Conferentie piloot Self Dial-out. Om een deelnemer persoonlijk op te bellen Druk op... 1 Toets het oproepnummer in, gevolgd door... # Om de oproep tot stand te brengen, druk op... 1 Om hem in de conference call te brengen, druk op Om uw conference call op te nemen Druk op... 2 Toets de 6 cijfers in van uw opnamenummer (dat u zelf bepaalt), gevolgd door... # Om de opname te beëindigen, druk op Om uw conference call opnieuw te beluisteren Druk op... 3 Voer de 6 cijfers van uw opnamenummer in, gevolgd door...#.... Om enkel te beluisteren wat u interesseert, voert u het aantal minuten dat u niet wenst te horen in en sluit u af met... # Om de weergave te beëindigen, druk op Om elke verrichting te annuleren, druk op... Automatisch opnieuw verbinden Als u uw nummer geeft aan de operator, zal hij of zij onmiddellijk terugbellen als uw verbinding per ongeluk werd verbroken.