Anti-omkopings- en anti-corruptiebeleid

Transcriptie

1 Anti-omkopings- en anti-corruptiebeleid Regels om omkoping en corruptie te voorkomen, vast te stellen en te corrigeren Policy Eigenaar Director GRC Policy Goedkeurder Board of Management Ingangsdatum 15 November 2013 Uitgifte datum Versie Naam Titel 15-Nov Fokko Kool Group Director Governance Risk & Compliance 1/12

2 Table of Contents 1. Inleiding Definities Doelstelling Reikwijdte Beleidsverklaringen Geschenken, gastvrijheid en uitgaven Reizen en overnachting Omgaan met overheidsmedewerkers of ambtenaren Faciliterende betalingen Tussenpersonen en due diligence Politieke bijdragen Liefdadigheidsbijdragen, donaties en sponsoractiviteiten Acquisities, joint ventures en minderheidsdeelnemingen Boeken en administratie Documentatie Verslaglegging Sancties Ingangsdatum /12

3 1. Inleiding De Imtech Groep (hierna: Imtech) zet zich in voor deugdelijk zakelijk gedrag met de juiste balans tussen integriteit, loyaliteit en kritisch denkvermogen. Imtech is actief in vele verschillende landen en moet zich houden aan nationale en internationale wetten die omkoping en corruptie verbieden. Daarom zal Imtech geen enkele vorm van omkoping of corruptie tolereren. Elke schending van dit Anti-omkopings- en anti-corruptiebeleid (hierna: AO-AC Beleid) zal als een ernstige zaak worden beschouwd. Sancties op omkoping en corruptie kunnen zeer hoge boetes en zelfs gevangenisstraffen zijn. Bovendien zullen omkoping en corruptie ernstige schade toebrengen aan de reputatie van Imtech. Wangedrag zal daarom worden bestraft met disciplinaire maatregelen, met in ernstige gevallen beëindiging van het dienstverband. Imtech kan strafvervolging of civielrechtelijke vervolging verzoeken, inclusief vergoeding van geldelijke verliezen als gevolg van de schendingen. Dit AO-AC Beleid is geformuleerd om consistente behandeling van omkoping en corruptie bij Imtech te bevorderen. Dit AO-AC Beleid zet de doelstelling van Imtech uiteen om betrokkenheid bij toepasselijke anti-omkopings- en anti-corruptiewet- en regelgeving in alle rechtsgebieden waarin Imtech actief is, te ondersteunen en te zorgen voor naleving hiervan. Wijziging van dit Beleid op lokaal niveau is alleen toegestaan om te voldoen aan lokale dwingendrechtelijke wet- en regelgeving en dient onmiddellijk te worden gemeld aan de Groepsmanager Naleving (Group Compliance Manager). 2. Definities Alles van waarde: alles dat waarde heeft voor de ontvanger. Hieronder kunnen onder meer vallen: geld; overdracht van aandelen, obligaties of andere eigendommen; de betaling van onkosten; de levering van diensten van welke aard ook; geschenken; indienstneming; het kwijtschelden van schulden; enige andere overdracht van goederen, diensten, materiële of immateriële zaken die ten goede komen aan de ontvanger. Er is geen sprake van een minimumbedrag dat moet worden overschreden voordat iets van waarde illegaal kan zijn op grond van de toepasselijke anti-omkopings- en anti-corruptiewet- en regelgeving. Omkoping en corruptie: in het algemeen houdt dit in het ontvangen, geven, beloven, toestaan of aanbieden van iets van waarde aan iemand in het bedrijfsleven (omkoping) of bij de overheid (corruptie) teneinde een commercieel voordeel te verkrijgen of te behouden of om de ontvanger aan te zetten tot of te belonen voor het niet correct handelen of wanneer het niet correct zou zijn als de ontvanger het voordeel ontvangt. Faciliterende betalingen (smeergeld): vergoedingen of andere voordelen die niet voorzien zijn bij wet- of regelgeving en die worden aangeboden aan of worden gevraagd door ambtenaren of werknemers in de private sector voor hun persoonlijk gewin om de uitvoering van een routinematige handeling, waartoe de betaler wettig of contractueel 3/12

4 gerechtigd is (zoals de verlening van een visum of douane-inklaring), te bespoedigen of te vergemakkelijken. Geschenk: alles van waarde dat wordt gegeven als teken van vriendschap en waardering. Ambtenaar: verwijst naar alle werknemers, functionarissen, ambtenaren of andere personen die handelen in een officiële hoedanigheid of een publieke functie uitoefenen, of kandidaten voor een dergelijke positie, ongeacht rang, van een overheidsorganisatie, regelgevende autoriteit, afdeling of agentschap, of van een internationale publieke organisatie of politieke partij, of van een onderneming die de eigendom is of onder de zeggenschap staat van een dergelijke overheidsorganisatie. Gastvrijheid: betekent het verzorgen van vriendschappelijke en genereuze ontvangsten en vormen van vermaak, zoals excursies, seminars, diners, uitnodigingen of kaarten voor een evenement van sociaal vermaak, of een cultureel of sportevenement. Tussenpersoon (zoals een agent): betekent een derde die bemiddelingsdiensten aanbiedt tussen Imtech en een andere partij. De tussenpersoon treedt op als intermediair voor goederen of diensten, waaronder vergunningen, die worden aangeboden door een leverancier aan een andere leverancier. Typerend is dat de tussenpersoon enige waarde toevoegt aan de transactie die anders mogelijk niet door middel van rechtstreekse onderhandelingen of direct contact zou zijn gerealiseerd. Politieke bijdragen: is een geldelijke of niet-geldelijke (bijv. in de vorm van bedrijfsmiddelen, faciliteiten of manuren) bijdrage die wordt gedaan ter ondersteuning van politieke organisaties en hun doelen. Dit omvat mede steun voor overheidsorganisaties, politieke organisaties, politieke partijen of hun medewerkers, politici, bekleders van een openbaar ambt of kandidaten voor een openbaar ambt. De Imtech Groep: Royal Imtech N.V., haar directe en indirecte dochterondernemingen en door haar gecontroleerde joint ventures. Derde: elke persoon, onderneming of organisatie die niet een Imtech-rechtspersoon of Imtech-medewerker is, met wie/welke Imtech handelt of contact heeft (waaronder goede doelen en sponsorpartners). Drempel: is een bedrag waarboven het geven, aanbieden of aanvaarden van geschenken, gastvrijheid en uitgaven altijd de voorafgaande goedkeuring behoeft van uw lijnmanager of uw nalevingsfunctionaris (Compliance Functionaris). Binnen Imtech is de maximale drempel gesteld op 75 euro (of het equivalent hiervan in de lokale valuta). De drempel kan, afhankelijk van de lokale wetgeving en gewoonte, lager zijn in een bepaalde divisie of bepaald land. Neem contact op met uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris om te vernemen wat de precieze drempel is die acceptabel is in uw divisie. 4/12

5 3. Doelstelling Het doel van dit AO-AC Beleid is om te voldoen aan alle anti-omkopings- en anticorruptiewet- en regelgeving van de landen waarin Imtech actief is. Omdat de wetten tegen omkoping en corruptie en de handhaving daarvan steeds strikter worden en de verwachtingen van onze klanten en zakenpartners hieromtrent steeds hoger worden, hebben we onze naleving van anti-omkopings- en anti-corruptieregels geformaliseerd en veiliggesteld. We moeten voortdurend aantonen dat we ons houden aan de anti-omkopingsen anti-corruptiewet- en regelgeving die van toepassing is op Imtech en onze nationale en internationale tussenpersonen en samenwerkende derden. 4. Reikwijdte Dit AO-AC Beleid is van toepassing op Imtech-medewerkers, divisies, groepsondernemingen, bedrijfseenheden van Imtech en andere entiteiten of personen die voor of namens Imtech handelen. Deze personen en entiteiten zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan het voorkómen van omkoping en corruptie door en binnen Imtech. Het AO-AC Beleid is opgesteld om de naleving door Imtech van alle lokale antiomkopings- en anti-corruptiewet- en regelgeving te optimaliseren. Op grond van deze weten regelgeving is het onrechtmatig als Imtech-medewerkers, divisies, groepsondernemingen, bedrijfseenheden van Imtech en andere eenheden of personen die voor en namens Imtech handelen, steekpenningen of iets van waarde betalen of aanvaarden, direct of indirect, om opdrachten, financiële of persoonlijke voordelen te behouden of te verlenen. Gezien de brede en diverse aard van het onderwerp gaat dit AO-AC Beleid niet in op, en kan het niet ingaan op elke denkbare omstandigheid die kan leiden tot een schending van toepasselijke anti-omkopings- en anti-corruptiewet- en regelgeving. Dit AO-AC Beleid moet niet worden beschouwd als een checklist, maar veeleer als regels en richtlijnen voor het beoordelen van omkoping en corruptie waarbij het management en de medewerkers van Imtech mogelijk betrokken kunnen zijn. Als u het niet zeker weet, bepaalde zorgpunten of vragen heeft (bijv. over hoe u deze regels en richtlijnen dient na te leven in een concrete situatie), moet u contact opnemen met uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris en hem/haar om advies vragen. 5. Beleidsverklaringen Imtech tolereert geen omkoping en corruptie. Dit betekent dat men moet opletten bij het aanbieden of aanvaarden van geschenken, gastvrijheid, uitgaven, reizen en accommodaties. Bijzondere oplettendheid is vereist bij omgang met overheidsmedewerkers of ambtenaren, overheidsagentschappen of entiteiten die de eigendom zijn van of worden gecontroleerd door een overheid, alsmede met faciliterende betalingen. Teneinde de reputatie en het bedrijf van Imtech te beschermen, dient men ook voorzichtig te zijn wanneer men 5/12

6 samenwerkt met tussenpersonen of deelneemt aan samenwerkingsverbanden. Daarnaast kunnen politieke bijdragen en ook liefdadigheidsgiften, donaties en sponsoractiviteiten worden gebruikt als een voorwendsel voor omkoping of corruptie of worden gezien als een poging tot beïnvloeding ten behoeve van Imtech of op enige andere wijze als onbehoorlijk worden beschouwd. In dit hoofdstuk staat meer informatie over elk van deze onderwerpen. 5.1 Geschenken, gastvrijheid en uitgaven Imtech-medewerkers alsmede divisies, groepsondernemingen, bedrijfseenheden van Imtech en andere entiteiten of personen die voor of namens Imtech handelen, aanvaarden geen geschenken, gastvrijheid en uitgaven die de schijn van niet-naleving van dit AO-AC Beleid kunnen wekken. Hoewel Imtech begrijpt dat elke zakelijke omgeving zijn eigen cultuur heeft, zal zij niet de grenzen van de lokale normen en voorschriften omtrent wat gebruikelijke en algemeen aanvaarde lokale uitingen van gastvrijheid zijn, overschrijden. Geschenken, gastvrijheid of uitgaven met een totale waarde van maximaal 75 euro (of het equivalent daarvan in de lokale valuta), zouden in de meeste gevallen niet tot een conflict leiden of de schijn wekken dat een conflict wordt veroorzaakt. Voorafgaand aan het geven, verlenen of doen van geschenken, gastvrijheid of uitgaven boven de drempel van 75 euro (of het equivalent daarvan in de lokale valuta), is de goedkeuring van uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris nodig. Als aan u een geschenk, gastvrijheid of uitgave wordt aangeboden dat of die waarschijnlijk de drempel van 75 euro (of het equivalent daarvan in de lokale valuta) overschrijdt, moet u onmiddellijk contact opnemen met uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris om te bespreken hoe u met dit gegeven moet omgaan. Een medewerker moet de details van een geschenk of gastvrijheid met een meer dan nominale waarde dat of die is gegeven aan of ontvangen van klanten, opdrachtnemers, consultants, leveranciers of enige andere derde, melden aan de Compliance Functionaris. Een redelijk(e) en bonafide geschenk of gastvrijheid moet, ongeacht de waarde daarvan, alle volgende kenmerken bezitten. Het moet: geen contante betaling zijn; worden gegeven in verband met een legitiem bedrijfsmatig doel; niet zijn ingegeven door een wens tot onbehoorlijke beïnvloeding of de verwachting van wederkerigheid; onder de omstandigheden redelijk zijn; smaakvol zijn en in lijn met algemeen aanvaarde normen voor professionele hoffelijkheid; en voldoen aan de lokale wet- en regelgeving. Wanneer een medewerker van Imtech een geschenk of gastvrijheid ontvangt of aanbiedt met een meer dan nominale waarde, moet de volgende informatie worden verschaft aan de Compliance Functionaris en wel van tevoren of onmiddellijk na de ontvangst of het aanbod: de relatie tussen de derde en Imtech; o wie het geschenk of de gastvrijheid heeft aangeboden ((potentiële) naam derde of Imtech-medewerker); o wie de ontvanger is van het geschenk of de gastvrijheid ((potentiële) naam derde of Imtech-medewerker); en 6/12

7 de reden waarom het geschenk of de gastvrijheid is gegeven/verleend of is ontvangen. De Compliance Functionaris zal een overzicht van voornoemde informatie verschaffen aan de Group Compliance Manager. De Group Compliance Manager houdt een overzicht bij van het aantal en de categorieën van vermeldenswaardige geschenken, gastvrijheid en uitgaven die zijn ontvangen of aangeboden per divisie. De Group Compliance Manager zal periodiek een samenvatting van dit overzicht sturen aan de Directeur GRC (Governance, Risk and Compliance) van Imtech, die deze informatie zal opnemen in zijn verslag aan de Raad van Bestuur en de Auditcommissie. 5.2 Reizen en overnachting Bij bepaalde gelegenheden kan het noodzakelijk zijn om de reis- en accommodatiekosten van een derde te betalen voor bezoeken aan Imtech zodat Imtech dan in staat is om haar producten en diensten te promoten en te demonstreren. U moet voordat u de uitgaven van een derde voor reizen en accommodatie betaalt, hierover overleggen met uw lijnmanager of Compliance Functionaris en diens voorafgaande toestemming verkrijgen. Er zal alleen worden voorzien in gesponsorde reizen (of het nu voor klanten, ambtenaren of andere derden bedoeld is) in strikte overeenstemming met de volgende richtlijnen en beperkingen: Imtech zal geen uitgebreid entertainment of uitgebreide recreatieactiviteiten verzorgen die de richtlijnen voor entertainment en uitgaven te boven gaan (zoals vastgelegd in dit AO-AC Beleid); Imtech zal de dienstverleners zelf regelen en rechtstreeks betalen (bijv. vliegtuigmaatschappijen en hotels), of een door haar uitgekozen reisagent betalen om de regelingen te treffen voor de reis. In geen geval zal Imtech geld geven aan de genodigden en hen toestaan hun eigen reisarrangementen te regelen; alle aspecten van de reis zullen een legitiem bedrijfsmatig doeleinde hebben (zoals een bezoek aan de faciliteiten van Imtech, of om Imtech in staat te stellen haar diensten te promoten, demonstreren of uit te leggen) en er zullen geen of slechts weinig (niet direct bedrijfsmatige) uitstapjes worden toegestaan; de uitgave is niet verboden op grond van de lokale wetgeving van het land van de ontvanger; de ontvanger moet een schriftelijke bevestiging geven waarin staat dat de uitgave is toegestaan op grond van zijn of haar werkgevers interne regels; alle uitgaven zullen nauwkeurig en gedetailleerd worden vastgelegd; er reizen geen vrienden of naaste familieleden (echtgenoot/echtgenote, afhankelijke kinderen en ouders) van de ontvanger mee op kosten van Imtech; als er vrienden of naaste familieleden meekomen met de genodigde van Imtech, dient voorkomen te worden dat er sprake is van (een mogelijke schijn van) strijdigheid met dit AO-AC Beleid; en er wordt geen tussenstop of uitstapje om de omgeving te bekijken gepland die of dat niet rechtstreeks in verband staat met het bedrijfsmatige doel van de reis, tenzij de 7/12

8 tussenstop of het uitstapje voor rekening van de ontvanger komt en geen extra kosten voor Imtech tot gevolg heeft. 5.3 Omgaan met overheidsmedewerkers of ambtenaren Hoewel de principes van dit AO-AC Beleid van toepassing zijn op interacties zowel in de publieke als private sector, is bijzondere voorzichtigheid vereist met betrekking tot het omgaan met overheidsmedewerkers of ambtenaren, overheidsorganisaties of door de overheid in eigendom gehouden of gecontroleerde entiteiten. Imtech verbiedt het geven van geld, geschenken, gastvrijheid of iets anders van waarde aan overheidsmedewerkers of ambtenaren waar dit kan worden opgevat, of het de bedoeling, heeft het beïnvloeden van een dergelijke functionaris om opdrachten of een commercieel voordeel te verkrijgen of te behouden, of dat zo kan worden gezien in relatie tot besluiten die gunstig zijn voor het zakelijk belang van Imtech. Imtech mag geen dienstverband aanbieden aan of hiervoor onderhandelen met een overheidsmedewerker of ambtenaar of het naaste familielid van een dergelijke persoon of andere personen die dicht bij een dergelijke persoon staan, wanneer deze persoon het vermogen heeft om een besluit te beïnvloeden met betrekking tot Imtech of haar bedrijf, waaronder het afgeven van een licentie of vergunning of waar toekenning van een contract met de overheid aan de orde is. Het zakendoen met overheidsmedewerkers, ambtenaren, hun naaste familieleden, door een overheid in eigendom gehouden of gecontroleerde entiteiten of waarin een overheidsmedewerker of ambtenaar een economisch belang heeft, kan ernstige verdenkingen van omkoping en corruptie opwerpen. Imtech en haar medewerkers mogen alleen dergelijke zakelijke transacties aangaan na voorafgaande beoordeling door en goedkeuring van de Compliance Functionaris. Al dit soort transacties die toch doorgang vinden, moeten voldoen aan de vereisten van dit AO-AC Beleid. 5.4 Faciliterende betalingen Faciliterende betalingen zijn in de meeste landen niet toegestaan. In sommige landen kunnen faciliterende betalingen worden beschouwd als de normale gang van zaken om het bureaucratische proces te vergemakkelijken (bijv. om een autorisatie of een besluit dat niet kan worden onthouden, te bespoedigen). Het AO-AC Beleid van Imtech staat faciliterende betalingen niet toe en pogingen om faciliterende betalingen te vermommen of verbergen worden beschouwd als een ernstige schending van dit AO-AC Beleid, ongeacht de omvang of frequentie daarvan Tussenpersonen en due diligence Imtech kan aansprakelijk worden gehouden voor activiteiten van de zijde van haar tussenpersonen die betrokken zijn bij omkoping of corruptie terwijl zij handelen namens Imtech. Voordat een tussenpersoon wordt ingeschakeld, moet deze worden goedgekeurd op basis van een deugdelijk due-diligence onderzoek. Uw lijnmanager of Compliance Functionaris kan besluiten dat bepaalde derden ook moeten worden goedgekeurd via het due-diligence proces. Dit kunnen onderaannemers of derden zijn met wie Imtech een gemeenschappelijke activiteit of ontwikkeling wil aangaan. 8/12

9 Voordat een tussenpersoon wordt ingeschakeld moet Imtech, als onderdeel van het duediligence onderzoek: de tussenpersoon een brief laten ondertekenen ter erkenning van het antiomkopings- en anti-corruptiebeleid; alle beschikbare informatie gebruiken om een compleet en grondig due-diligence dossier over de tussenpersoon samen te stellen; afwegen waarom de diensten van de intermediair noodzakelijk zijn en of diens vergoedingen daarvoor redelijk zijn in relatie tot de aangeboden dienst waarin Imtech niet zef kan voorzien; de zakelijke ervaring en kwalificaties van de tussenpersoon beoordelen; en een samenvatting van de reputatie, onderneming, bank- en kredietreferenties van de tussenpersoon opstellen. De tussenpersoon dient het volgende te verschaffen: contactgegevens van zijn eigenaars/opdrachtgevers en Raad van Bestuur, waaronder het eigendomspercentage van ieder van hen; jaarlijkse certificering dat de tussenpersoon voldoet aan alle beleidsregels en procedures van Imtech met betrekking tot het tegengaan van omkoping en corruptie; relaties met huidige of voormalige overheidsmedewerkers of ambtenaren of politieke partijen, met name wanneer de betreffende tussenpersoon is of wordt ingezet om voor het namens Imtech zaken te doen met een overheid; en informatie over afgesloten, huidige en/of hangende juridische kwesties, juridische procedures, overheidsonderzoeken, verzoeken om inlichtingen, met inbegrip van de aard en de status van deze acties. Schriftelijke, ondertekende overeenkomsten met tussenpersonen zullen nauwkeurig in de administratie worden opgenomen. Het monitoren van en het toezicht houden op de tussenpersoon door de Compliance Functionaris moet voortduren tijdens de periode dat de tussenpersoon wordt ingeschakeld door Imtech. Eventuele rode vlaggen (alarmsignalen) die veroorzaakt worden door de werkzaamheden van de tussenpersoon dienen volledig te worden onderzocht en de relatie dient op basis van de resultaten hiervan opnieuw te worden geëvalueerd. 5.6 Politieke bijdragen Imtech doet geen directe of indirecte bijdragen in welke vorm ook aan politieke partijen, organisaties of personen actief in de politiek, als een manier om voordeel in zakelijke transacties te verkrijgen ten gunste van Imtech. 5.7 Liefdadigheidsbijdragen, donaties en sponsoractiviteiten Imtech gelooft in het bijdragen aan de gemeenschappen waarin ze haar bedrijf uitvoert en staat redelijke liefdadigheidsbijdragen en donaties toe. Imtech zorgt ervoor dat liefdadigheidsbijdragen en donaties niet worden gebruikt als een voorwendsel voor omkoping of corruptie en dat deze betalingen niet zullen worden gezien als een poging tot beïnvloeding ten gunste van Imtech of op enige andere wijze als niet correct worden beschouwd. De 9/12

10 liefdadigheidsbijdragen en donaties moeten rechtmatig zijn en zullen niet worden weggesluisd naar andere begunstigden. Sponsoractiviteiten gericht op de ondersteuning van niet-commerciële organisaties op het gebied van sport, kunst en cultuur, onderwijs en wetenschap, zijn onderdeel van communicatie van Imtech met klanten en zijn een manier om haar merk te versterken. Imtech moet er echter voor waken dat sponsorschappen niet worden gezien als een manier om te streven naar onrechtmatig voordeel, dan wel daarmee in verband worden gebracht. Daarom dient geen liefdadigheidsbijdrage, donatie of sponsoractiviteit te worden overeengekomen zonder de voorafgaande goedkeuring van uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris. Elke liefdadigheidsbijdrage, donatie of sponsorschap moet voldoen aan de volgende minimumnormen: het wordt gedaan in overeenstemming met het goedgekeurde budget; het zal alleen worden gedaan ten gunste van entiteiten die niet recentelijk zijn opgericht, goed bekend staan en betrouwbaar zijn, en een uitstekende reputatie hebben wat betreft eerlijkheid en correcte zakelijke praktijken; de begunstigde entiteit moet aantonen dat het beschikt over alle certificeringen en voldaan heeft aan alle vereisten voor het handelen in overeenstemming met toepasselijke wetten; er moet een goedkeuringsprocedure worden uitgevoerd die voorziet in een adequate due-diligence beoordeling van de begunstigde entiteit en de rechtmatigheid van de bijdrage op grond van toepasselijke wetten; en betalingen aan de begunstigde entiteit moeten uitsluitend worden gedaan op de rekening die geregistreerd staat op de naam van de begunstigde entiteit; het is niet toegestaan betalingen te doen op anonieme rekeningen of in contanten, of aan een andere partij dan de begunstigde entiteit of in een derde land anders dan het land van de begunstigde entiteit; bijdragen moeten correct en transparant worden vastgelegd in de boeken en administratie van Imtech. 5.8 Acquisities, joint ventures en minderheidsdeelnemingen Bij (voorbereiding van) besluitvorming over mogelijke acquisities, joint ventures of minderheidsdeelnemingen moet Imtech, voor zover mogelijk, een passende beoordeling uitvoeren van de naleving door de doelonderneming of derde van anti-omkopings- en anticorruptiewet- en regelgeving. Een voorgenomen samenwerkingsverband moet ook goed beoordeeld worden op dit punt. Op elke joint venture waaraan Imtech deelneemt, is dit AO-AC Beleid van toepassing. Imtech zal zich te goeder trouw inspannen om haar invloed te gebruiken, voor zover omstandigheden dit toelaten, om ervoor te zorgen dat de joint venture een nalevingsprogramma hanteert op het gebied van anti-omkopings- en anticorruptievoorschriften, correcte administratie onderhoudt alsmede een passend systeem van interne accountantscontroles, die voldoen aan de vereisten van de anti-omkopings- en anticorruptiewetten. 10/12

11 5.9 Boeken en administratie Deze bepaling is bedoeld om het verkeerd coderen van betalingen en de verkeerde voorstelling van uitgaven te voorkomen. Betalingen en andere vergoedingen aan of van derden moeten, ook om te voldoen aan de boekhoudkundige normen, nauwkeurig en volledig, tijdig en in redelijk detail, worden vastgelegd in de boeken, administratie en rekeningen van Imtech. Er mogen geen verborgen of niet-vastgelegde rekeningen van Imtech worden geopend of aangehouden. Deze vereiste geldt voor alle transacties en betalingen, ongeacht of ze, in een boekhoudkundige zin, van wezenlijke aard zijn of niet. 6. Documentatie De Compliance Functionaris heeft de verantwoordelijkheid om te zorgen dat geschenken, gastvrijheid en uitgaven worden bijgehouden in registers in overeenstemming met dit AO-AC Beleid. 7. Verslaglegging Als u weet of vermoedt dat er omkoping plaatsvindt of corruptie is binnen Imtech, dient u dit, in overeenstemming met de Klokkenluidersregeling, afhankelijk van de omstandigheden, te melden aan een van de volgende personen: de lijnmanager van de persoon/personen verdacht van het plegen van omkoping of corruptie; of de Compliance Functionaris van de persoon/personen verdacht van het plegen van omkoping of corruptie; of als, om wat voor reden ook, lokaal melden niet mogelijk is, kunt u uw zorgen melden bij de Directeur GRC ( Compliance@Imtech.com). 8. Sancties Imtech beschouwt schendingen van de anti-omkopings- en anti-corruptieregels als een ernstige inbreuk op dit Beleid en de Code van Imtech. Als dit gebeurt, zal Imtech disciplinaire maatregelen treffen tegen de overtreder. Disciplinaire maatregelen kunnen onder meer beëindiging van het dienstverband en aansprakelijkheid voor geleden schade inhouden. Eventuele derden die betrokken zijn bij schendingen tijdens hun optreden voor of namens Imtech zullen via de contractuele weg worden aangesproken en, waar passend of nodig, zal de zakelijke relatie met hen worden verbroken. 11/12

12 9. Ingangsdatum Dit AO-AC Beleid treedt op 15 november 2013 in werking en vervangt eerdere regelingen of beleidsregels inzake het tegengaan van omkoping en corruptie. 12/12