Bewezen, betrouwbaar, bewust

Transcriptie

1 Duurzaamheidsverslag Heeros 2013 Bewezen, betrouwbaar, bewust 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Heeros in vogelvlucht 4 Marktontwikkelingen e-facturering 5 Ons personeel 6 Onze Heeros 7 Het scancentrum 8 Doelstellingen 9 Stakeholders 10 Rapportageprofiel 12

3 Voorwoord De missie van Heeros Systems is het minimaliseren van papierverwerking in de financiële administratie door het maximaliseren van e-transacties en het vereenvoudigen van processen. De aangeboden cloud based solution verbeterd de efficiency, effectiviteit en het imago van organisaties. Heeros verkoopt zijn oplossingen via accountantskantoren (partners) en rechtstreeks aan eindgebruikers in het MKB. Heeros is een gezonde organisatie en groeit elk jaar. Heeros Systems is opgericht in het jaar 2000 en heeft sinds 2009 een omzetgroei van meer dan 20% per jaar. De omzet van Heeros Systems in 2013 was 4,2 miljoen en Heeros Systems heeft momenteel meer dan 4000 gebruikersorganisaties waarvoor meer dan 3,5 miljoen facturen per jaar worden verwerkt. Als organisatie zijn we ons bewust van onze verantwoordelijkheid en we willen onze stakeholders dan ook graag op de hoogte houden van onze kernwaarden en ambities op het gebied van duurzaamheid. Diensten van Heeros zoals e-invoicing zijn concrete acties op het gebied van duurzaamheid die zorgen voor een goede balans tussen People, Planet en Profit. Met behulp van onze diensten kunnen organisaties zich richten op hun core business, wordt papiergebruik geminimaliseerd, bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en worden er onder aan de streep kosten bespaard. We werken daarbij cloud based en door dure en energievretende servers te vervangen, zorgen we voor een aanzienlijk lager energieverbruik, minder grondstoffenverspilling en dus een lagere CO2-uitstoot. Leuk feit om te benoemen is dat met e-invoicing en e-archivering het papierverbruik binnen een organisatie met minimaal 75% kan worden verminderd. De financiële processen zijn niet meer gebonden aan tijd en plaats en het elektronisch verwerken van facturen geeft de mogelijkheid om operaties in vele delen van de functieketen te stroomlijnen, zoals een geautomatiseerde boekhouding en elektronisch archiveren. Heeros toont aan dat door een duurzame ICT-omgeving de milieu impact van een organisatie op de wereld reduceert en tegelijkertijd ook geld wordt bespaard. Mede door onze nieuwe doelmarkt Nederland zijn we ons steeds meer bewust van het feit dat een duurzaamheidsbeleid een integraal onderdeel is van ons werken en onze identiteit. Het is dan ook een integraal onderdeel van onze business strategie. Hoewel veel gedigitaliseerd kan worden zijn we ons ervan bewust dat de wereld op mensen blijft draaien. Het zijn onze mensen en onze stakeholders die het verschil maken en zich thuis voelen in zo n duurzame wereld. Indien u vragen heeft over ons beleid of aanbevelingen heeft horen we graag van u. Bewezen, betrouwbaar en bewust. Dat is Heeros. Matti Lattu CEO Heeros Systems 3

4 Heeros in vogelvlucht Naam: Heeros Systems Oy Hoofdkantoor: Helsinki (Finland) Opgericht in: 2000 Aantal kantoren in Finland: 2 (Helsinki en Jyväskylä) CEO: Matti Lattu Aantal vestigingen in buitenland: 1 (Barendrecht, Nederland) Producten Gebruikers in de volgende landen: Estland, Finland, Nederland, Noorwegen, Polen, Rusland Zweden. E-Invoicing Grootste verkoop van diensten: Finland Aantal verwerkte transacties van inkoop- en verkoopfacturen 2013: 3,5 miljoen Inkoopfacturen Juridische entiteit: B.V., privaat eigendom Verkoopfacturen Totaal aantal klanten in 2013: 450 Totaal aantal partnerorganisaties in 2013: 10 E-Archivering Doelgroepen: accountantskantoren en eindgebruikers MKB. Omzet 2012: 3,5 miljoen OCR Factuurherkenning Omzet 2013: 4,2 miljoen Auditing toegang voor auditors 4

5 Marktontwikkelingen e-facturering Heeros Systems heeft met grote belangstelling de ontwikkelingen gevolgd op de Nederlandse markt aangaande e-invoicing. Bekend is dat de elektronische factuur wettelijk is gelijkgesteld met de papieren factuur sinds Daarbij heeft de ministerraad het besluit genomen om Rijksoverheden vanaf 1 januari 2011 te verplichten e-facturen te ontvangen, mits opgemaakt volgens de UBL of SETU (HR-XML) standaard en ingezonden via Digipoort van Logius. Inspanningen van het Ministerie van Economische Zaken zijn er op gericht een onomkeerbaar proces van e-factureren in gang te zetten. In 2014 wil de rijksoverheid 80% van haar facturen elektronisch ontvangen en verwerken. Vanaf 2017 is de doelstelling van de Rijksoverheid dat de facturenstroom 100% elektronisch is. Bij e-factureren gaat het om het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen. Volgens onderzoek blijkt dat de helft van de bedrijven in Europa minstens eenmaal per maand gebruik maakt van e-invoicing. Een opvallende uitkomst is dat het gebruik van voor het verzenden van rekeningen overal in Europa wijdverbreid is. rekeningen worden vooral genoemd als een oplossing voor kleine bedrijven, maar in de praktijk blijkt de grootte van een bedrijf weinig uit te maken. Hier ligt dan ook een mooie business opportunity voor Heeros. We willen daarbij de trend gaan zetten op het gebied van real e-invoicing, gekoppeld aan e-archivering en workflow management. E-invoicing zorgt voor een gestandaardiseerde en veilige manier van het versturen van verschillende data tussen bedrijven, banken etc. De organisaties zorgen hierbij voor het technische factuur verkeer tussen een zender en een ontvanger. Liaison is een van de aanbieders op de markt van data routing/infrastructuur en is onze partner in Nederland en Finland. binnen SimplerInvoicing. Liaison is daarbij de technische service provider en is niet zichtbaar voor de klanten was het jaar van de introductie van Simplerinvoicing, waarbij het nog eenvoudiger is om elektronisch te factureren. Simplerinvoicing is gebaseerd op open internationale standaarden en wordt ondersteund door toonaangevende leveranciers van software voor elektronische facturering en boekhoudsystemen, en nationale overheden. Heeros is aangesloten als Simplerinvoicing FULL member. Deze nieuwe standaard wordt gesteund door het Ministerie van Economische Zaken en maakt het eenvoudiger voor MKB-bedrijven om over te stappen op e-facturering. Dit door een eenvoudige en gebruiksvriendelijke oplossing die de authenticiteit en beveiligde uitwisseling van facturen garandeert. Net zo gewoon en betrouwbaar als het gebruik van telefoon en . Iedereen kan elkaar bereiken, ongeacht de e-invoicing service provider. Heeros maakt als full service provider van Simplerinvoicing uw e-invoicing effectief en efficiënt. Het doel is om de werkzaamheden tussen zenders en ontvangers van elektronische facturen beter op elkaar af te stemmen, zodat een massale overstap van e-facturering kan worden behaald. Onderstaand figuur geeft schematisch weer hoe e-invoicing functioneel te werk gaat. Heeros en Liaison werken samen VERKOOPFACTUUR Verzender ERP INKOOPFACTUUR Ontvanger Workflow E-INVOICE SERVICE PROVIDER E-INVOICE SERVICE PROVIDER Figuur 1: Functionele werking e-invoicing 5

6 Ons personeel In het jaar 2013 werkten er 49 personen bij Heeros Systems. In onderstaande tabel kunt u lezen over de verdeling per locatie. Van het totale personeel heeft op 4 werknemers na iedereen een vast contract. In tegenstelling tot andere marktpartijen maken we geen gebruik van programmeurs uit het buitenland, lees lage loon landen. Voor maatwerk projecten kunnen we ook gebruik maken van externe programmeurs uit Finland en Nederland. We willen daarbij ook onze bijdrage leveren aan het werkpotentieel van onze vestigingsplaatsen. We zijn ons ervan bewust dat het leveren van een hoge kwaliteit pas werkelijk vruchten afwerpt indien verschillende teams per project samenwerken in multidisciplinaire teams. Jyväskylä Helsinki Barendrecht Mannen Vrouwen Totaal Ontspanning Om ons personeel te stimuleren om te sporten en culturele activiteiten te ontplooien krijgt elke medewerker een kaart van Edenred. De kaart is geldig bij meer dan 4500 aangesloten recreatieve plaatsen. Naast het feit dat de activiteiten met deze kaart belasting vrij zijn is het beschikbare bedrag als pre paid gesteld op 400,- per werknemer per jaar. Dit jaar hebben we ook meegedaan met de Business Run Helsinki om als estafetteploeg actief bezig te zijn, en op een andere manier samen te werken. Figuur 2: Business Run Helsinki 2014 Organogram Heeros Systems Onderstaand organogram geeft een schematische weergave van de verschillende afdelingen, functies en personen. Board of directors (4) Management Team Matti Lattu, Garik Bagdasarov, Sari Eronen, Kimmo Sundgren SERVICES Manager Sari Eronen Research & development Manager Kimmo Sundgren SALES & ADMINISTRATION Manager Matti Lattu Figuur 3: Organogram Heeros Systems Oy 6

7 Onze Heeros Zoals eerder vermeld staan onze klanten centraal in onze strategie, maar ook ons personeel. In Nederland zijn we in een fase van het opzetten van een nieuwe organisatie en dat brengt veel nieuwe uitdagingen met zich mee. Om een idee te geven wie er bij Heeros werken hebben we 2 werknemers aan het woord gelaten met de vraag waarom ze juist bij Heeros werken. Satu Cusell Garik Bagdasarov Ik geniet van het werken bij bedrijven die wendbaar, succesvol zijn en een duidelijke visie hebben van hun producten en diensten. Dit is een van de redenen waarom ik sinds augustus 2013 bij Heeros werk. Mijn verantwoordelijkheid richt zich op het beheren van de grotere partners van Heeros. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor international operations. Doordat de markt van e-invoicing zich heel snel ontwikkeld is elke dag weer vol met nieuwe uitdagingen. Ik vind het ook geweldig om met het gehele team de service naar onze klanten te maximaliseren en daarbij de wensen van de klanten te overtreffen. Ik kan me tevens volledig vinden in de missie van Heeros: het aanbrengen van efficiëntie in de financiële administratie en het helpen van bedrijven om stappen te zetten naar een papierloos kantoor middels betrouwbare cloud diensten Doordat we een snelgroeiende organisatie zijn en steeds nieuwe software ontwikkelen vind ik het een uitdaging om bij Heeros werkzaam te zijn. Ik ben daarbij verantwoordelijk voor het scancentrum in Jyväskylä en werk samen met mijn zes collega s. Het is mijn verantwoordelijkheid dat het scancentrum optimaal functioneert en dat het scanprogramma Identa verder wordt ontwikkeld. Ik geniet daarbij van het omgaan met verschillende type klanten en het is zeer de moeite waard om klanten tevreden te zien wanneer de projecten soepel verlopen. Daarnaast maak ik deel uit van het managementteam van Heeros wat me in staat stelt om een bijdrage te leveren in het besluitvormingsproces en doelen van het bedrijf 7

8 Het scancentrum In het scancentrum ontvangen we alle hard copy facturen (inclusief bijlagen) van onze klanten, waarna de facturen worden gescand en worden opgeslagen als finvoice- en pdf-document. De factuur wordt hierna in Circula geplaatst. Onze servicedesk zorgt ervoor dat de elektronische ontvangst van de factuur wordt gegarandeerd, ook als enkele leveranciers van onze klanten niet in staat zijn om echte elektronische facturen te versturen. We garanderen daarbij een verwerking van de facturen binnen 2 werkdagen na ontvangst. Het scancentrum maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition) en smart scanning om de meta data te verwerken. Indien er aanmaningen of incassobrieven worden ontvangen worden deze gescand en elektronisch bewaard in een apart daarvoor aangemaakte map in Admina. In 2014 zal er ook in Nederland een scancentrum worden opgezet. Eindgebruikers kunnen hun facturen hier laten bezorgen om ze te laten scannen en herkennen. 8

9 Doelstellingen Om ons duurzame beleid concreet te maken hebben we de volgende doelstellingen geformuleerd: In samenspraak met ons personeel hebben we de besloten eind 2013 geen kerstpakketten te geven, maar de waarde van de kerstpakketten hebben we gedoneerd aan het WWF ter bescherming van de Baltische zee. Tevens hebben we besloten geen papieren kerstkaarten te sturen naar onze klanten en relaties, maar om de waarde daarvan te doneren aan het eerder genoemde project. Tussen de kantoren van Heeros wordt voornamelijk gebruik gemaakt van video-conferenties om de kilometers met de auto en vliegtuig te minimaliseren. Tevens zorgt het voor een goede balans tussen werk en privé. Begin 2014 hebben we de jaarlijkse functioneringsgesprekken gevoerd en daarbij aangegeven dat we onze werknemers graag adviseren en in de mogelijkheid stellen om 1 dag in de week thuis te werken. Dit om de CO2-uitstoot van ons als bedrijf en de werknemers te minimaliseren. In Finland wordt sinds 2007 bij elke klant 10 bomen geplant. Ook in Nederland zal Heeros een stichting ondersteunen. In het jaar 2014 zal Mercy Ships worden ondersteund. Mercy Ships is een internationale medische hulporganisatie die sinds 1978 kansarme mensen - ongeacht leeftijd, ras, geslacht of religie - in de allerarmste ontwikkelingslanden voorziet van gratis medische zorg en ontwikkelingsprojecten. Dit doet Mercy Ships met behulp van de Africa Mercy, s werelds grootste particuliere ziekenhuisschip. 9

10 Stakeholders Het doel van Heeros is om samen met onze technologische- en business partners software te ontwikkelen die zorgt voor efficiency in bedrijfsprocessen bij onze klanten. Samen met verschillende stakeholders willen we hierbij voortdurend nieuwe producten ontwikkelen die tegemoet komen aan de vraag van onze klanten. Netwerken Onderstaand bevindt zich een opsomming van de netwerken, waarin Heeros actief is. TIEKE is het Finse informatienetwerk voor business development. TIEKE is verantwoordelijk voor het handhaven van het register voor alle nationale e-invoicing deelnemers en exploitanten. Heeros is als e-invoicing partner actief lid. Teknologiateollisuus is een federatie van Finse technologische industrieën. Ohjelmistoyrittäjät is een onafhankelijke vereniging van Finse softwareondernemers. Momenteel zijn er meer dan 550 leden en de vereniging staat voor innovatie, professionaliteit, groei en gedrevenheid. Yrittäjät is de federatie van Finse ondernemingen en heeft het grootste ledenaantal van alle zakelijke federaties in Finland. Momenteel heeft het meer dan leden. Heeros is lid van het ICT comité van de Kamer van Koophandel, regio Helsinki. CEO van Heeros is daarbij lid van de IT-board. De Finnish Dutch Trade Guild is een onafhankelijke, non-profit netwerk organisatie. De leden vertegenwoordigen Finse en Nederlandse bedrijven die zich richten op import en/ of export en zijn gespecialiseerd in groot- of detailhandel. Momenteel zijn er circa 100 leden van 75 bedrijven. 10

11 Strategische partners Taloushallintoliitto is de landelijke vereniging van Finse accountantskantoren. Heeros is lid van deze vereniging en ontwikkeld in nauwe samenwerking met deze groep nieuwe standaarden op het gebied van e-invoicing. Via deze organisatie kunnen we anticiperen op de komende boekhoudkundige veranderingen en wettelijke eisen op de Finse markt. Liaison is onze technologische partner aangaande de e-invoicing oplossing. We hebben met hen maandelijks formele meetings op strategisch en operationeel vlak. Het platform van Liaison is niet afhankelijk van een specifiek formaat. Het kan daarbij facturen in elk formaat verwerken en aanleveren in het door de ontvanger gewenste formaat. Voor onze cloud services werken we samen met Javerdel. Het is een snelgroeiend IT-dienstverlener die zich richt op applicatie-oplossingen, cloud-diensten en traditionele IT-diensten. Javerdel heeft een sterke positie als IT-dienstverlener van zowel particuliere bedrijven en overheidsinstellingen. Lidmaatschappen in Nederland In Nederland zijn we momenteel full member van Simplerinvoicing. Simplerinvoicing is de samenwerking tussen meer dan 20 partijen op het gebied van e-invoicing en administratieve software, inclusief de Nederlandse overheid. Het is voor het eerst dat de grote service providers facturen van klanten met elkaar laten uitwisselen en daardoor overdracht, uitwisseling en verwerking van facturen eenvoudiger dan ooit kunnen maken. Door gegevens aan elkaar te koppelen, zorgt Simplerinvoicing ervoor dat organisaties die gebruik maken van de diensten van een van de service providers, direct digitaal bereikt kunnen worden met zowel uitgaande als inkomende facturen. Klanten van Heeros worden geregistreerd en kunnen UBL facturen ontvangen en verzenden dankzij Simplerinvoicing. Heeros heeft sinds 2013 het keurmerk e-factureren. Keurmerkvoerders hebben de beginselen van het keurmerk e-factureren doorgenomen en verklaren deze beginselen naar letter en geest na te leven. Dit bevordert transparantie, vertrouwen en adoptie van e-factureren in Nederland en België. 11

12 Rapportageprofiel Deze rapportage richt zich op het jaar 2013 en is tevens het eerste CSR-verslag van Heeros. Jaarlijks zal er een update plaatsvinden van het CSR-verslag. Hierbij zal voornamelijk worden ingegaan op de doelstellingen en relevante ontwikkelingen. Informatie over onze jaarcijfers zijn op te vragen bij de Kamer van koophandel te Helsinki en Rotterdam. De entiteiten die behoren tot onze geconsolideerde financiële jaarcijfers hebben betrekking op Heeros Systems Oy, Heeros Nederland B.V., Heeros Holding Nederland B.V. Zoals eerder beschreven is dit het eerste duurzaamheidsverslag van Heeros. Mede doordat in 2013 de nieuwe richtlijn van Global Reporting Initiative (GRI) is gepresenteerd hebben we besloten om te rapporteren volgens de G4-richtlijn. Het verslag is daarbij voor een groot deel geschreven in overeenstemming met de fundamentele beginselen (core) van G4. Tijdens het opstellen van deze rapportage, in de laatste maanden van het jaar 2013, hebben zich geen veranderingen voorgedaan qua aandeelhoudersstructuur en relaties met toeleveranciers. Wel heeft de formele oprichting van Heeros Nederland B.V. te Barendrecht plaatsgevonden. 12

13 Heeros Nederland B.V. Trondheim LE Barendrecht Bewezen, betrouwbaar, bewust This report contains Standard Disclosures from the GRI Sustainability Reporting Guidelines. 13