Eindrapportage audit ronde Berséba regio midden

Transcriptie

1 M WC-II-Bijlage--Eindrapport-Externe-Audit versie Eindrapportage audit ronde Berséba regio midden Kwaliteitshandboek Berséba regio midden Schoolondersteuningsprofiel Datum: 9 januari 05

2 Eindrapport audit ronde Onderdelen van de audit Kwaliteitshandboek Berséba regio midden o Resultaten o Management en organisatie o Kwaliteitszorg Schoolondersteuningsprofiel Opdrachtgever Regiomanager Berséba regio midden, dhr. G. (Gert) van Roekel Status Definitief, versie.0-905

3 Inhoud. Kwaliteitszorg Berséba regio midden 4. Inleiding...4. Kwaliteitshandboek Berséba - regio midden Document kwaliteitszorg...5. Externe audit 6. Inleiding...6. Doel en begrenzing van de audit Organisatie en uitvoering van de audit Afwijkingen, verbeterpunten en aanbevelingen 8 3. Geraadpleegde documenten Afwijkingen en verbeterpunten Berséba regio midden Afwijkingen en verbeterpunten/aanbevelingen scholen Conclusies en aanbevelingen 4. Berséba regio midden Kwaliteitshandboek Berséba regio midden Ondersteuningsprofielen... Ondertekening 4 3

4 . Kwaliteitszorg Berséba regio midden. Inleiding Als regio is ons hoofddoel datgene samen te doen wat in het belang is van de kinderen, die onderwijs ontvangen op de scholen die tot onze regio behoren. De ondersteuning voor deze leerlingen staat centraal, op de school en in de regio. Om dat in praktijk te kunnen brengen en waar te kunnen maken, zijn er middelen nodig om gezamenlijk dit doel te realiseren. Eén van de essentiële middelen hiervoor is kwaliteitszorg. Doen we de goede dingen? En doen we de goede dingen goed? Hoe weten en hoe meten we dat? En hoe houden we dat vast en bouwen we dat uit? Allemaal relevante vragen als we het hebben over zorg voor kwaliteit of kwaliteitszorg. Hoe kunnen we de goede verbinding leggen tussen het doel en het middel, waarbij we er voor zorgen dat het middel het doel dient en niet een doel op zich wordt. Daar houden we ons als regio intensief mee bezig. Steeds beantwoorden we de vragen met het doel voor ogen. En dan weten we dat goede kwaliteitszorg ondersteunend is voor goede ondersteuning voor en passend onderwijs aan leerlingen. De wijze waarop de scholen van de regio invulling geven aan kwaliteitszorg is met elkaar door de jaren heen besproken. Samengevat kan gesteld worden dat gezamenlijk is afgesproken dat alle scholen van de regio en het samenwerkingsverband zelf een systeem voor kwaliteitszorg, waarbij afspraken worden vastgelegd, hanteren. Nagaan of de gemaakte afspraken in praktijk worden gebracht vindt plaats middels audits/zelfevaluaties/etc, zowel intern als extern. De doelstelling van het te ontwikkelen Document kwaliteitszorg van de regio Midden is dat alle afspraken en ontwikkelingen aangaande kwaliteitszorg in onze regio in één document zijn samengevoegd. Op deze wijze is voor alle scholen en het samenwerkingsverband helder wat de wederzijdse verwachtingen (mogen) zijn. Het Document kwaliteitszorg bestaat uit twee delen. Het eerste deel is een statisch deel. Daarin staan de afspraken met betrekking tot het systeem van kwaliteitszorg en het auditeren/evalueren. Het tweede deel is een dynamisch deel. In het dynamische deel worden de lopende en mogelijk komende ontwikkelingen, rondom kwaliteitszorg in relatie tot de doelen van het samenwerkingsverband, genoemd en uitgewerkt. Na implementatie en borging kunnen onderdelen van het dynamische deel een plaats krijgen in het statische deel.. Kwaliteitshandboek Berséba - regio midden Elke school van ons samenwerkingsverband hanteert een systeem van registratie van alle gemaakte afspraken. De medewerkers van de school kennen deze afspraken en weten waar deze te vinden zijn. Ze zijn betrokken (geweest) bij de totstandkoming van genoemde afspraken, zijn hiervan op de hoogte gesteld en worden geacht deze afspraken de praktijk te realiseren. De proceseigenaar (directie van de school) is hier verantwoordelijk voor. Wat op schoolniveau geldt, geldt ook op het niveau van het samenwerkingsverband en de regio. Alle medewerkers en de kwaliteitszorgcoördinatoren (directies) van de aangesloten scholen weten dat de bovenschoolse afspraken zijn vastgelegd in een Kwaliteitshandboek (KH). Ook zijn 4

5 ze bekend met de inhoud ervan. Het KH is te vinden op de website van Berséba, onder regio midden en vervolgens onder kwaliteitszorg'. Het KH wordt beheerd door de regiomanager..3 Document kwaliteitszorg Alle scholen dienen te beschikken over een instrument van kwaliteitszorg. Dat instrument moet er voor zorgen dat er systematisch aandacht besteed wordt aan kwaliteitszorg. Van scholen mag verwacht worden dat ze beschikken over een systeem van interne kwaliteitszorg, waarmee ze zelf de prestaties die ze leveren beschrijven, beoordelen en verbeteren (of borgen). Het zorgen voor kwaliteit gaat niet vanzelf. Het vraagt om een systeem. Het permanent borgen en verbeteren van kwaliteit van de school en de medewerkers vindt plaats als er sprake is van een methodische aanpak. De domeinen die minimaal aan bod moeten komen in een goed kwaliteitszorgsysteem worden gehaald uit het meest recente toezichtskader van de inspectie. Ze zijn in het document kwaliteitszorg opgenomen en worden indien nodig weer herzien. De betrokkenheid, positie en taak van ouders bij het realiseren en vaststellen van een kwaliteitszorgsysteem wordt vastgelegd. Het kwaliteitszorgsysteem is gebaseerd op de systematiek die bekend staat als de PDCA-cyclus. To Plan (P): To Do (D): To Check (C): To Act (A): Vaststellen van de doelen van de school De doelen in de praktijk realiseren Controle of de doelen in voldoende mate gerealiseerd worden Wat goed gaat vasthouden (borgen) en verbeteringen realiseren 5

6 . Externe audit. Inleiding Vanwege het subjectieve karakter van een zelfbeoordeling mag ook een externe beoordeling niet ontbreken. De interne en de externe kwaliteitsbeoordeling kunnen elkaar van dienst zijn.. Doel en begrenzing van de audit Bij een externe audit onderzoeken auditoren in opdracht van de regiomanager van Berséba regio midden, of de aangesloten scholen doen wat formeel overeengekomen en vastgelegd is in het kwaliteitshandboek. Alleen dat wordt geaudit, waarover afspraken zijn gemaakt in Berséba regio midden. Het gaat om: Het kwaliteitshandboek, gebaseerd op het toezichtskader van de inspectie, dat bestaat uit de volgende onderdelen: o Resultaten o Management en organisatie o Kwaliteitszorg Het schoolondersteuningsprofiel Tijdens de auditronde is tevens bekeken hoe de verschillende scholen aankijken tegen Berséba regio midden. Informatievoorziening, werking van het Loket in de regio, evaluatie van beleid, zijn zaken die wat dit betreft aan de orde gekomen zijn. Het gaat daarbij over de werking en doeltreffendheid van Berséba, waarbij de verkregen informatie gebruikt wordt om de organisatie van het samenwerkingsverband te verbeteren. Constateringen die hieruit voortkomen, kunnen leiden tot een verbetervoorstel. Deze punten zijn apart opgenomen in deze rapportage en het verdient aanbeveling deze met de regiomanager te communiceren. Er kunnen in relatie tot het beschreven beleid in een enkel geval ook punten ter sprake komen die geen afwijking zijn, maar waarvan de auditor of de geauditeerde vindt dat een andere beschrijving beter zou zijn. Deze punten zijn opgenomen in deze rapportage verbeterpunten/aanbevelingen. Tenslotte zijn er in sommige gevallen ook punten ter sprake gekomen die specifiek voor de school gelden en niet direct met het beleid van het SWV te maken hebben. Deze zijn in de het schoolrapport wel opgenomen, maar niet in deze eindrapportage..3 Organisatie en uitvoering van de audit In de maanden november en december 04 en januari 05 zijn de audits op negen basisscholen afgenomen. De werkwijze was als volgt: De twee externe auditoren die een school of instelling hebben bezocht, hebben contact opgenomen voor een afspraak. De gemaakte afspraak is schriftelijk bevestigd. Dit schrijven heeft aangegeven welke personen men wil spreken. Op de bezoekdag zijn er gesprekken gevoerd met de directeur, de IB-er en de kwaliteitszorgdeskundige. 6

7 Na afloop van de gesprekken is het schoolverslag gemaakt. Dat is op een afgesproken tijdstip overhandigd aan o.a. de directeur van de school. Alle schoolverslagen zijn samengevoegd tot het eindrapport. Dit eindrapport zal aangeboden worden aan de regiomanager van Berséba regio midden. Vervolgens zal het rapport gepresenteerd worden op de werkconferentie van februari 05. De auditoren hebben gewerkt in teams en de volgende scholen zijn bezocht: Leon Bolier en Johan Flier: Rehobothschool, Geldermalsen Ds. J. Fraanjeschool locatie De Vesting, Barneveld Sébaschool - Ochten Dick Both en Arjan Slootweg Rehobothschool, Uddel Gijs Nieuwenhuis en Marjan Willemsen: School met de Bijbel, Diermen Ruitenbeekschool, Lunteren Rehobothschool, Opheusden Theo van Iperen en Arjan Slootweg School met de Bijbel, Huinen Theo van Iperen en Gijs Nieuwenhuis Stadhouder Willem III school, Ede Dankzij de positieve medewerking van alle scholen is het gelukt de audits binnen gestelde tijd uit te voeren en het eindrapport op te stellen. 7

8 3. Afwijkingen, verbeterpunten en aanbevelingen Tijdens de auditbezoeken zijn afwijkingen geconstateerd. De afwijkingen van de afzonderlijke scholen staan in het betreffende eindrapport van de school vermeld. Elke directeur heeft het auditrapport van zijn school ontvangen, zodat hij in kennis gesteld is van de afwijkingen die voor zijn school van belang zijn. Deze schoolrapporten worden conform afspraak ook aan de coördinatoren van het samenwerkingsverband overhandigd. Alle scholen ontvangen ook dit eindrapport Geraadpleegde documenten Van de volgende documenten (indien voorhanden) is gebruik gemaakt tijdens de audits: - Schoolplan Jaarplan Toetsanalyses - Inspectiekaart - Sociale kaart - Zorgdocument - Verslagen van LVS-gesprekken - Overzicht streefdoelen - Hulpplannen/groepsplannen/ontwikkelperspectieven - Kwaliteitshandboek - Kwaliteitszorgdocument - Verbeterplannen 3. Afwijkingen en verbeterpunten Berséba regio midden 3.. Afwijkingen Berséba regio Midden M.b.t. het beleid van Berséba regio midden zijn geen afwijkingen geconstateerd. Er kan geconcludeerd worden dat de afspraken betreffende Berséba regio midden allen nagekomen worden. Met andere worden: er wordt gedaan wat wordt gezegd. 3.. Verbeterpunten Berséba regio Midden De volgende punten worden aan Berséba regio midden (eventueel ter verbetering) meegegeven vanuit de scholen: Verbeterpunt/aanbeveling Aantal. Evaluatie van gevoerd beleid is nog niet van toepassing. Vanuit Berséba zal 5 o.a. duidelijk gemaakt moeten worden wat de scholen aan moeten leveren t.b.v. evaluatie (loket, financiën, arrangementen etc.) en hoe de evaluatie vorm krijgt. Voor scholen is het vaak nog onduidelijk hoe afstemming tussen school en gemeente en tussen regiomanager en gemeente afgestemd wordt. 3. Informatievoorziening is helder maar (te) veel 4 4. Er is behoefte aan richtlijnen/adviezen m.b.t. (protocollen voor) thuiszitters 5. Er is behoefte aan duidelijkheid over het op schoolniveau registreren van toegekende arrangementen 8

9 6. De terugkoppeling vanuit het Loket wordt als traag ervaren 7. Arrangementen sluiten niet altijd aan op de hulpvraag. 8. Gevaar van belangenverstrengeling: een Loketlid is medewerker van het SBO. 9. Doel en functie van externe audit is niet duidelijk 0. Hoe verhouden de toegekende arrangementen door het Loket zich tot de beschreven arrangementen in het OSP?. Er is behoefte aan een (gedeeltelijk voor ingevuld) format van de sociale kaart.. Gevaar is aanwezig, dat leerlingen te lang in het regulier onderwijs worden gehouden. 3. Er is behoefte aan den stroomschema waarin staat aangegeven hoe de toegang tot ondersteuning van leerkrachten en leerlingen bij specialistische problemen geregeld is. 3.3 Afwijkingen en verbeterpunten/aanbevelingen scholen 3.3. Afwijkingen Kwaliteitshandboek (o.b.v. toezichtskader Inspectie) Nr. Eis. De school hanteert protocollen voor ziekmeldingen en thuiszitters (inclusief overleg hierover met de gemeente, monitoring en uitwisseling). De school registreert de toegekende arrangementen 3. Voor leerlingen die (structureel) extra ondersteuning ontvangen, wordt een ontwikkelingsperspectief opgesteld. 4. De school legt (achteraf) verantwoording af over de besteding van de toegekende ondersteuningsmiddelen en de behaalde resultaten 5. De school bewaakt dat medewerkers (teamfoto) voldoen aan de professionele functie-eisen behorende bij het ondersteuningsprofiel. 6. De gegevens van de externe ondersteuners staan op de sociale kaart. 7. De school hanteert een differentiatiesysteem met 3 niveaus, waarmee op groepsniveau minimaal drie niveaus van onderwijs en zorg zijn ingericht voor plusleerlingen, basisstofleerlingen en minimumstofleerlingen 8. De zorgstructuur is vastgelegd in een eigen zorgdocument. 9. De ouders worden geinformeerd over de extra zorg aan hun kind, zodra het kind buiten de groep geholpen wordt. 0. Het team werkt met schoolspecifieke streefdoelen 4 Aantal afwijkingen 7 Scholen 9

10 . De leerkrachten gaan met de leerlingen in gesprek over de door hen behaalde resultaten. De school heeft doelen en activiteiten op het gebied van kwaliteitszorg vastgelegd in een kwaliteitsbeleidsplan. 3. Alle teamleden weten wat er in het kwaliteitsbeleidsplan omschreven staat 4. Het kwaliteitszorgsysteem omvat minimaal de onderdelen opbrengsten, onderwijsleerproces, zorg en begeleiding en kwaliteitszorg 5. Er is een persoon in de school, niet zijnde proceseigenaar, aangesteld als kwaliteitszorgdeskundige/auditor 6. Er is een profiel/functieomschrijving waaraan de kwaliteitszorgdeskundige/auditor moet voldoen 7. Er is een verbeterplan waarin punten uit de interne audit of de zelfevaluatie zijn opgenomen 8. Er is een cyclus vastgesteld (in hoeveel jaar komt alles in het kader van kwaliteitszorg aan de orde) 9. De school hanteert een sluitende ondersteunings- en zorgaanpak voor leerlingen met dyscalculie. 0. De school heeft een voor alle medewerkers bekend en toegankelijk protocol voor medische handelingen. De school heeft een aanbod gericht op bevordering van actief burgerschap en sociale integratie. Naar aanleiding van onderzoek naar de veiligheidsbeleving en analyse van de incidentenregistratie onderneemt de school gerichte acties. De personeelsleden weten hoe ze moeten handelen bij incidenten Afwijkingen Ondersteuningsprofiel Nr. Eis. Onderwijsconcept: Er is beschreven voor welke leerlingen de school er wil zijn, waarbij ambitie en grenzen duidelijk zijn.. Onderwijsconcept: Er is zichtbaar verbinding tussen de identiteit van de school en van het samenwerkingsverband. 3. Na vaststelling van het OSP wordt deze op de site van de school geplaatst. Aantal afwijkingen Scholen Vaak gebeurt dit wel in experimentele vorm of in enkele klassen. Meestal is hier geen beleid op gemaakt. 0

11 3.3.3 Verbeterpunten/aanbevelingen scholen Verbeterpunt/aanbeveling Aantal Scholen. OSP: Als de grens tussen basisondersteuning en extra ondersteuning scherper getrokken wordt, wordt het makkelijker om conclusie en ambities m.b.t. extra ondersteuning te formuleren.. OSP: 4 De verbinding tussen kengetallen, basisondersteuning en extra ondersteuning en conclusies en ambities kan duidelijker gelegd worden. 3. OSP: Bij de verantwoording van de ondersteuningsmiddelen wordt geen onderscheid gemaakt tussen de middelen die uit de gelden van het SWV betaald worden en de gelden die vanuit de lumpsum worden betaald. 3. OSP: Er is geen duidelijke koppeling tussen ambities en de financiële bekostiging. 4. OSP: Soms worden zaken bij extra ondersteuning genoemd die bij basisondersteuning horen. 5. OSP: Conclusies en ambities lopen door elkaar heen. 6. OSP: Er is meer deskundigheid in huis dan in het OSP is verwoord. Het verdient aanbeveling dit wel te doen en mensen verantwoordelijk te maken voor bepaalde expertise. 7. De sociale kaart is niet actueel of niet overzichtelijk 8. Het verdient aanbeveling een goed systeem van kwaliteitszorg te doordenken en te beschrijven en hier naar te werken.

12 4. Conclusies en aanbevelingen 4. Berséba regio midden We constateren een hoge mate van uitvoering van afspraken. Scholen zijn over het algemeen positief over de rol van Berséba, inclusief het Loket van de regio. Nog niet alle scholen hebben voldoende ervaring met het Loket om hier een goed oordeel over te geven. De informatievoorziening vanuit Berséba regio midden wordt als veel en onoverzichtelijk ervaren. Aanbeveling is om hier meer structuur en duidelijkheid in te brengen. Over de kwaliteitszorgcyclus van Berséba is nog weinig te zeggen, omdat Berséba in de opstartfase zit. 4. Kwaliteitshandboek Berséba regio midden We constateren een hoge mate van uitvoering van de in het kwaliteitshandboek gemaakte afspraken. Over het opstellen en hanteren van protocollen voor ziekmeldingen en thuiszitters bestaat nog veel onduidelijkheid. Het werken met schoolspecifieke doelen en het in gesprek gaan met leerlingen over hun resultaten kan op veel scholen nog verder uitgewerkt/opgezet worden. Kwaliteitszorg is op veel scholen goed geregeld. Alle scholen werken aan kwaliteitszorg, maar op enkele scholen gebeurt dit niet systematisch en/of is niet beschreven hoe er aan kwaliteitszorg wordt gewerkt. Het werken met een sluitende aanpak voor leerlingen met dyscalculie kan op een aantal scholen verder uitgewerkt/opgezet worden. Zijn alle (nieuwe) scholen voldoende op de hoogte van de inhoud en de daaruit voortvloeiende consequenties van het kwaliteitshandboek (met name het onderdeel kwaliteitszorg) van Berséba? 4.3 Ondersteuningsprofielen Scholen weten over het algemeen op een goede wijze invulling te geven aan het OSP. Dit komt mede door de bezoeken die de regiomanager in het verleden op de scholen heeft afgelegd. De verbinding tussen kengetallen, basisondersteuning en extra ondersteuning en conclusies en ambities kan in een aantal gevallen duidelijker gelegd worden.

13 Ondertekening Aan de in dit verslag vermelde gegevens liggen schoolrapporten ten grondslag. Deze zijn in het bezit van de bezochte scholen en de regiomanager van Berséba regio midden. De externe auditoren verklaren vertrouwelijk met de gegevens om te gaan en dat de hierboven weergegeven informatie recht doet aan de bezochte scholen. Namens de externe auditoren, T. van Iperen secretaris januari 05 3