WORKSHOP: KRIJGEN WAT JE VRAAGT

Transcriptie

1 WORKSHOP: KRIJGEN WAT JE VRAAGT

2 Krijgen wat je vraagt Of wat je verwacht

3 Onze gegevens Drs Loek van Beurden MFM Vragen? Bel of mail: Tel Mail Pro 10 Carolina van Nassaustraat TK DEN HAAG

4 Even voorstellen Loek van Beurden ( Pianier ) Pro 10: Onze diensten: Professionaliseren inkoopfunctie Projectmatig inkopen en aanbesteden Detacheren inkoopprofessionals Instrumenten voor contract- en inkoopmanagement Ons motto: inkopen en aanbesteden met toegevoegde waarde Ons kenmerk: Creatief, innovatief, mensgericht, resultaatgericht Onze klanten: de publieke sector Onze mensen: zintern

5 Aanleiding workshop Klant krijgt niet wat hij verwacht Kunnen wij daar wat aan doen..?

6 Wat zijn volgens u de oorzaken? Discussie

7 Doelstelling workshop Vragen wat je wilt hebben is één. Maar hoe krijg je ook wat je vraagt? De winnende inschrijver levert namelijk niet altijd wat hij beloofd heeft. En hoe ga je om met de verwachtingen van de interne klant? Komen tot: De juiste inkoopstrategie (inhoud & proces) Voorkomen strategische inschrijvingen Waarborgen leveranciersprestaties Kortom, inkopen en aanbesteden met toegevoegde waarde!

8 Bent u soms de oorzaak? Biedt u ruimte om strategisch in te schrijven? Past uw inkoopstrategie bij de behoefte? Stuurt u op geleverde (wan)prestaties? Manoeuvreert u zich in een afhankelijke positie? Is opnieuw aanbesteden geen optie? Selecteert u op prestaties uit het verleden terwijl deze geen garantie voor de toekomst bieden?

9 Herkent u dit? Inschrijvers handelen slimmer, i.p.v. beter (pakken de ruimte) Betere inschrijvers doen niet meer mee (laten de ruimte) Nieuwe inschrijvers hebben geen kans (krijgen geen ruimte) Contractuele en intellectuele luiheid treedt op Die schrijft die blijft, ongeacht de prestaties Aanbesteden is geen lust maar een last, voor alle partijen Inkoop krijgt (terecht) de schuld

10 Hoe lossen we dit op? Discussie

11 Inkopen > aanbesteden 3. Contract (prestatie) management 1. Inkoop(pakket)strategie 2. Aanbestedingstrategie(en)

12 Inkoop(pakket)strategie

13 Definitie inkoop(pakket)strategie Een plan waarin is vastgelegd op welke wijze, in relatie tot korte en middenlange termijndoelstellingen van de organisatie, een bepaald inkooppakket het beste kan worden ingekocht, wat de kenmerken van gewenste leveranciers zijn, hoe de leveranciersrelatie vormt dient te krijgen en hoe het contract en de prestaties worden gemanaged. Ook wel, Het inkoopbeleid rond een bepaald samenhangend pakket van inkoopbehoeften inclusief de bijbehorende organisatie van de inkoopfunctie.

14 Definitie aanbestedingsstrategie Een plan waarin is vastgelegd op welke wijze een concrete behoefte in de markt wordt gezet. Uitwerking van de aanbestedingsprocedure, selectie eisen, gunningcriteria, contractvorm, contractvoorwaarden.

15 Definitie contract(prestatie)management Contractmanagement is het geheel waarin schriftelijke privaatrechtelijke overeenkomsten worden voorbereid, gesloten, bewaard, beheerd, uitgevoerd, geëvalueerd. Hiervan maakt deel uit het monitoren op de uitvoering van het contract, het evalueren van de leveranciersprestaties, dit vastleggen in leveranciersbeoordelingen en waar nodig het bijsturen van de leverancier en de eigen organisatie.

16 Checklist Multidisciplinair inzicht met strategisch uitzicht. Beeldvorming over de verwachtingen Kansen Bedreigingen Sterken en Zwakten Maatregelen in de vorm van de inkooppakket strategie, de contracten, de aanbesteding en het contract (leveranciersprestatie) management.

17 Doelstellingen/beleid van organisatie/budgethouders/gebruikers Duurzaam Innovatief Kostenreductie Rechtmatig Inzet MKB Maatschappelijk verantwoord ondernemen Stimuleren economie regio In control zijn, regie hebben Minder administratieve lasten Uitbesteden, inbesteden tenzij

18 Aard van het inkooppakket Investeringsgericht Exploitatiegericht Bedoeld voor primair proces Bedoeld voor secundair proces, bedrijfsvoering eigen organisatie Levering, dienst, werk Technische en economische levensduur van de levering Afbreukrisico s voor de organisatie (kans, aard, hoogte)

19 Geldende wet- en regelgeving BAO Milieu Arbo WMO Open standaarden..

20 Beschikbaarheid van specificaties Functioneel Technisch Hard Zacht Transitie oud nieuw

21 Gebruikersprofiel Eén of meerdere gebruikers Diversiteit van de gebruikers (niveau, aard) Spreiding van de gebruikers (locaties) Afnamepatronen (pieken, dalen) Volwassenheid eigen organisatie Belangen van de gebruikers

22 Financiële omvang van het pakket Uren Tijdsperspectief (gekoppeld aan technische/economische levensduur, vervanging) Historie en toekomstverwachting Exitkosten

23 Belang/waarde van het pakket Vanuit het perspectief van de klant Vanuit het perspectief van de leveranciers

24 Leveranciersmarkt /(toelever)risico Locaal, regionaal, landelijk, Europees, Global Monopolie, oligarchi, gezonde concurrentie, hevige concurrentie Relaties tussen leveranciers Omvang van de leveranciers, verschillen Vraaggestuurd of aanbodgestuurd, schaarste Huidige leveranciers en hun kenmerken Volwassenheid van de markt (traditioneel, innovatief) Best practices in de markt Ervaringen van andere overheden met leveranciers en soorten contracten Kenmerken van geschikte leveranciers versus ongeschikte het kaf van het koren

25 Inkoopsamenwerking Voordelen Nadelen Randvoorwaarden Ad hoc / Regelmatig / Structureel Overeenkomsten / verschillen

26 Leveringsproces Productieketen Risico s Samenhang met andere lopende contracten/interne leveranciers Kostenveroorzakers Belangenverstrengeling tussen leveranciers Waarop toetsen

27 Prestatie indicatoren inzake de levering Leverbetrouwbaarheid Leversnelheid Herstelsnelheid Levensduur Fouten / uitval Bereikbaarheid Tijdige oplevering Conformiteit Draagvlak Kwaliteit Probleemoplossing..

28 Exitstrategie Wanneer? Hoe? Consequenties? Risico s? Kosten? Maatregelen?

29 Kenmerken huidige strategie Voordelen Nadelen

30 Een praktijkvoorbeeld van Pro 10 Pakket: inhuur ICT personeel Klantorganisatie: 2 provincies Volume: 10 mio (over 4 jaar)

31 VAN NAAR Huidige situatie Versnipperd Onrechtmatig Ongebonden Onduidelijke lev.relaties Geen sturing op prestaties Lage leverbetrouwbaarheid Tarieven niet marktconform Veel verschillende leveranciers Leverancier ruilt klant in Verkoopvoorwaarden Verschillende inhuurprocedures Gewenste situatie Gebundeld Rechtmatig Flexibel Heldere lev.relaties Afrekenen op prestaties Hoge leverbetrouwbaarheid Marktconforme tarieven Beperkt aantal leveranciers Klant ruilt leverancier in Inkoopvoorwaarden Eén inhuurprocedure

32 Sturen op prestaties Sanctioneren Selectie eisen Controle op resultaten Wanneer? Gunningcriteria Contractuele vastlegging

33 Inkoopstrategie Raamovereenkomst met 3 primaire leveranciers voor detachering van ICT personeel 2 secundiaire leveranciers Intermediaire rol Uitsluiting voor projecten (andere aanbestedingen) Bonus / Malus Boetes Logistieke afspraken 4 jaar met mogelijkheid tussentijds op te zeggen Backoffice georganiseerd Contractmanagement Prestatiebewaking Model nadere offerte aanvragen Model nadere overeenkomsten Model gunning en afwijzing Rapportagemomenten / inhoud

34 Aanbestedingsstrategie Aanbestedingsprocedure Openbaar IIb Selectie eisen Omzet Liquiditeit Referenties Minimaal x medewerkers per functieprofiel gedetacheerd VOGrp KvK

35 Aanbestedingstrategie Gunningcriteria Leverbetrouwbaarheid % Opslag per uur, vast bedrag Aanbod aan potentiële kandidaten Gerealiseerd plaatsingspercentage Conformiteitenlijst (KO) intermediaire rol sub sub verboden gestanddoening offertes verlengingen terugtrekken / opzeggen minimum % leverbetrouwbaarheid

36 Contract(prestatie)management Bonus Malus 1,- op beter of slechter presteren per contractjaar uit te keren over nieuwe plaatsingen Boete op terugtrekken aangeboden kandidaat 2.000,- Boete op terugtrekken geplaatste / gekozen kandidaat 5.000,- Indien < 75% leverbetrouwbaarheid (dus passende kandidaten aangeboden) dan naar de reservebank. De Nr. 4 mag het veld op.

37

38 Case, zelf aan de slag Pak een inkoopbehoefte. Benoem de verwachtingen van de afnemer Vertaal de verwachtingen naar prestatie indicatoren Geef aan hoe de prestaties zijn te meten Hoe prikkel je het gewenste gedrag van leveranciers In termen van gunningcriteria In termen van contractvoorwaarden (eisen) In termen van bonus / malus In termen van de inrichting van het speelveld van leveranciers.. anders

39 Afsluiting Niet vergeten: Je kunt beter een nachtje slapen over wat je wilt doen, dan wakker ligger over wat je hebt gedaan Tip: Laat een buitenstaander checken

40 Vragen? Bel Loek van Beurden Of mail