Statenvoorstel nr. PS/2016/345 Statenvoorstel Experimenten Bestuursstijl(en) Datum GS-kenmerk Inlichtingen bij Onderwerp Bijlagen

Transcriptie

1 Statenvoorstel nr. PS/2016/345 Statenvoorstel Experimenten Bestuursstijl(en) Datum GS-kenmerk Inlichtingen bij 24 mei / mw. S. van Rooij, telefoon Aan Provinciale Staten Onderwerp Statenvoorstel Experimenten Bestuursstijl(en) Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2016/ (zie p. 5) II. Budgettaire gevolgen van de 12 e wijziging van de Begroting 2016 Samenvatting van het voorgestelde besluit Een belangrijke ambitie voor de provincie in het coalitieakkoord Overijssel werkt is een modern bestuur te zijn dat goed aangesloten is op de samenleving, ruimte geeft aan initiatieven van inwoners en bedrijfsleven en experimenten met nieuwe vormen van samenwerking stimuleert. Met dit investeringsvoorstel geven wij invulling aan deze ambitie. We willen de provincie, provinciale partners en inwoners in staat stellen collectief te leren. We werken aan en met innovatieve samenwerkingsvormen en bestuursstijlen die passen bij de opgaven en betrokken partijen. We verspreiden het geleerde actief ten behoeve van volgende projecten. Om dit te realiseren wordt voorgesteld een bedrag van bij het coalitieakkoord beschikbaar gesteld voor het onderdeel bestuursstijl en kwaliteit bestuur over te hevelen naar de Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel. Inleiding en probleemstelling In het coalitieakkoord Overijssel werkt is opgenomen dat een modern bestuur goed aangesloten is op de samenleving, ruimte geeft aan initiatieven van inwoners en bedrijfsleven en experimenten met nieuwe vormen van samenwerking stimuleert. We bouwen met dit investeringsvoorstel voort op de ervaringen uit de vorige coalitieperiode met de investeringsprogramma s Overijssels Bestuur 20XX en Communicatie & Participatie. Hierin lag het accent op creëren van bewustwording van veranderende verhoudingen tussen overheid en samenleving. We hebben daarin als provincie een voortrekkersrol vervuld. In de provincie, maar ook landelijk. De kernvraag voor de komende coalitie periode is: hoe geven we concreet vorm aan de relatie tussen overheid en samenleving in de netwerksamenleving? Wij willen op dit gebied net als in vorige jaren een voortrekkersrol vervullen. De zorg voor de kwaliteit van het openbaar bestuur in Overijssel is één van de provinciale kerntaken. Wij zien het daarom als onze verantwoordelijkheid het gesprek hierover te stimuleren en zelf aan te gaan met anderen, maar bovenal de kwaliteit van het bestuur samen met partners te bepalen door te doen ( doen is het nieuwe denken ). Hierbij zijn alle niveaus betrokken, en zijn alle niveaus ook al actief: binnen GS, binnen PS, tussen GS en PS onderling en in relatie tot de ambtelijke organisatie, binnen de ambtelijke organisatie, in contacten met de buitenwereld en niet in de laatste plaats in die buitenwereld zelf; overal worden initiatieven genomen om met verschillende partijen maatschappelijke opgaven aan te pakken en niet alleen het hoe, maar ook het wat met elkaar te bepalen. Dat betekent dat de besluitvorming over de aanpak van maatschappelijke opgaven zich niet langer concentreert in enkel het politiek-bestuurlijke domein, maar veel meer plaatsvindt in en met de samenleving. Dit is nieuw en complex. Het gaat om het ontwerpen van geschikte, alternatieve werkvormen, om het uitlijnen van nieuwe processen, om het kunnen hanteren van verschillende rollen afhankelijk van aard, omvang van en fase binnen de opgaven, en om het zoeken naar de juiste positie en rol voor zowel democratisch gelegitimeerde organen als samenleving; kortom om het vinden van (een) bestuursstijl(en) en samenwerkingsvormen die aansluiten bij een

2 samenleving in beweging en de maatschappelijke opgave onder handen. Deze nieuwe bestuursstijl heeft ook gevolgen voor het samenspel tussen PS, GS en ambtelijke organisatie. NB: De term bestuursstijl wordt doorgaans gebruikt voor zowel de meer interne relatie tussen PS, GS en ambtelijke organisatie als de externe rol van het provinciaal bestuur ten opzichte van onze partners en inwoners. Beiden hebben invloed op elkaar, en beiden zijn relevant in geval van experimenteren. Daar waar we in dit voorstel de term Bestuursstijl hanteren, wordt de opstelling van de provincie jegens externe partijen bedoeld. Waar het gaat om de onderlinge verhouding GS-PS-ambtelijke organisatie gebruiken we de term Samenspel. NB2: We ontwikkelen een breed afgestemde visie op de kwaliteit van het openbaar bestuur. De ervaringen binnen het project Experimenten Bestuursstijl(en) voeden deze visievorming en omgekeerd. We beschouwen beiden als twee pijlers van dezelfde opgave, namelijk het versterken van het openbaar bestuur in Overijssel, dat aansluit op een veranderende samenleving en past bij of samenwerkt naar aard, inhoud en omvang van de opgave. Overwegingen Doel Dit Statenvoorstel geeft uitvoering aan de genoemde ambities uit het coalitieakkoord Overijssel Werkt!. Hoofddoel is collectief (ambtelijke organisatie, bestuur, Staten, partners en inwoners) te leren door het ervaren van nieuwe passende samenwerkingsvormen en bestuursstijlen en het delen van het geleerde ten behoeve van volgende projecten. Om dit doel te realiseren stellen wij drie actielijnen voor: 1. Aan de slag met experimenteren met bestuursstijl(en) 2. Voeden, verzamelen, waarderen en delen van kennis en kunde 3. Betrokkenheid Provinciale Staten Een experimentele aanpak met verschillende partijen maakt dat proces en eindresultaat niet vooraf en eenzijdig kunnen worden bepaald. Op basis van een gezamenlijk doel en een eigen belang van verschillende maatschappelijke partners gaan - en zijn - we aan de slag in complexe processen, die van onderaf en organisch gestalte krijgen. Voor de kaderstelling betekent dit dat deze inhoudelijk minder richtinggevend kan zijn dan we gewend zijn. Dit geldt voor de individuele experimenten die we uitvoeren, maar ook voor dit project als geheel: we kennen het eindresultaat niet. We weten nog niet wat we tegenkomen, anders dan dat we ervaringen zullen opdoen, die best en worst practices en mogelijk rode draden zullen opleveren. In die zin verhoudt zich hier het concreet vastleggen van een eindresultaat in een investeringsvoorstel zoals te doen gebruikelijk maar moeilijk met het inhoudelijke doel van het project, en is dit een experiment op zichzelf. Deze onzekerheid vraagt voor de verschillende experimenten en het project als geheel een uitgesproken commitment van dit college, van u, van de ambtelijke organisatie en de extern betrokkenen. Om een open houding te hebben, bereid te zijn los te laten en vertrouwen te hebben en geven. Om onszelf de tijd en ruimte te gunnen om te oefenen en fouten te maken. Ad 1) Aan de slag met experimenteren met bestuursstijl(en) Aansluiten bij lopende projecten IJsseldelta Zuid; Groen Groener Groenst; Gebiedsontwikkeling Noordoost-Twente; Platform Jij & Overijssel (winnaar Galjaardprijs 2016!). We beginnen niet bij 0; er zijn veel voorbeelden van projecten en ontwikkelingen waarbinnen we op nieuwe manieren werkten en werken. We starten met Experimenten Bestuursstijl(en) door ervaringen op te halen en te delen uit trajecten die op dit moment lopen en waarvan de deel- en initiatiefnemers zich bewust zijn van de noodzaak van een andere aanpak. Het gaat om trajecten waarvoor we ofwel als provincie initiatief hebben genomen, ofwel in ondersteunende zin betrokken zijn. Ze verschillen in aard en omvang, in aantal en typen partners en in positie op de participatieladder. Zo n divers palet aan projecten en ontwikkelingen, die nog relatief aan het begin van het proces staan, levert ons het meeste informatie op; wat werkt bij welk type project, wat zijn aandachtspunten in welke fase van een project enzovoort. Het gaat nu om onder andere: Programma Fiets; Mobiliteitslab/Herijking OV; Duurzaamheid; Circulaire Economie; Asbestparticipatie; Stadsbeweging; Duurzaam Wonen en Zorgen; Bijeen voor de bij; Betrokkenheid gemeenteraadsleden bij Regio Twente; Cultuurvisie gemeente Hellendoorn. NB: het gaat om een dynamische lijst die steeds wordt aangevuld afhankelijk van de actualiteit en het aanbod van nieuwe projecten. Nieuwe experimenteermogelijkheden Parallel aan deze eerste reeks van experimenten zoeken we nieuwe experimenteermogelijkheden. We halen ideeën hiervoor zowel binnen- als buitenshuis op; 2 Statenvoorstel nr. PS/2016/345

3 experimenteren met nieuwe samenwerkingsvormen en bestuursstijl(en) kunnen en willen we tenslotte niet alleen. We kijken naar projecten die nog gaan starten. Zo kunnen we een actieve rol spelen in het ondersteunen van het project als geheel én waarborgen dat we in alle fases van het project ervaringen verzamelen. We gaan als volgt te werk: - Binnenshuis: Binnen GS bezien wij en wegen wij af welke eigen provinciale projecten of (uitwerking van) beleidsontwikkelingen zich lenen voor een experimentele aanpak. Ook gaan we hierover graag met uw Staten in gesprek (zie onder 3)). - Buitenshuis: Via ons informele netwerk brengen we dit project onder de aandacht van onze partners. We vragen hen mee te denken over mogelijk interessante experimenten. Ook bereiken ons via verschillende kanalen verzoeken van externen om mee te denken over mogelijke experimenten. Per project bezien wij in hoeverre wij hieraan kunnen bijdragen. Ad 2) Voeden, verzamelen, waarderen en delen Voeden Zoals gezegd beginnen we niet bij 0; we bouwen voort op aanwezige kennis en ervaring. We zetten onze expertise, opgedaan in de voorlopers Overijssels Bestuur 20XX en Communicatie & Participatie, in de praktijk in en bouwen deze uit. Het is onze overtuiging dat actief meekijken, aanjagen, faciliteren en mee-ervaren de beste manier is om dit te doen. We gaan hierbij als volgt te werk: - We bieden expertise aan en helpen processen op nieuwe manieren vorm te geven. We richten ons zowel op het faciliteren van de experimenten zelf als om een sneeuwbaleffect te kunnen bereiken - op het verspreiden van de kennis naar andere projecten en het delen met en trainen van de eigen ambtelijke organisatie en bij experimenten betrokken vertegenwoordigers van gemeenten, waterschappen e.d. (train de trainers) tot nieuwe ambassadeurs voor bestuurlijke vernieuwing. - De verwachte verscheidenheid onder de projecten vraagt per project te bekijken hoe we het experiment het best uitvoeren/ondersteunen. Afhankelijk van de opgave, van de inhoudelijke of procesmatige rol die we als provincie bij een proces al dan niet hebben, van de betrokken of te betrekken partijen etc. Kernbegrippen zijn maatwerk en flexibiliteit. - Kennisopbouw binnen de eigen organisatie en vanuit de provinciale verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het openbaar bestuur in Overijssel bij onze partners binnen de provincie is uitgangspunt. Voor de bijdrage die we leveren aan de projecten en de inzet die we plegen om de opgedane kennis te verspreiden is extra capaciteit nodig. Het ondersteunen van experimenten vergt een grote tijdsinvestering en ontwikkeling van specifieke competenties van de ambtelijke organisatie ter ondersteuning (en borging) van een nieuwe stijl van werken. We reserveren hiervoor van het uitvoeringsbudget investeringsimpuls bestuursstijl een bedrag à voor de resterende tijd van deze bestuursperiode. Waarderen, verzamelen en delen We willen kritische succes- en faalfactoren zichtbaar maken. Daarom voeren we waarderend onderzoek uit; een onderzoeksperspectief dat helpt ontdekken en begrijpen wat ten grondslag ligt aan innovaties. Om te analyseren wat werkt, wat niet, en waardoor dat komt. Niet alleen het ophalen, maar ook het delen van ervaringen is onderdeel van dit onderzoek. Het bestaat grotendeels uit het afnemen van interviews door en met onderzoekers en inhoudelijk betrokkenen bij de verschillende projecten, die gezamenlijk ervaren welke factoren en krachten van invloed waren op het ontstaan van succesvolle en minder positieve ervaringen. Zo verzamelen en delen we ervaringen met het oog op een multipliereffect en een verzamelplaats met steeds grotere toolkit aan ervaringen, best practices, kennis en kunde. We gaan hierbij als volgt te werk: - Aan de hand van halfjaarlijkse interviews volgen we de verschillende projecten in alle fasen van het proces en zorgen we voor periodieke kruisbestuiving tussen de projecten. - Uit de interviews destilleren we rode draden. We rapporteren hierover in de p&c cyclus en de Midterm Review. Aan het eind van elk kalenderjaar presenteren we onze bevindingen aan uw Staten, zoals we dit ook deden voor het programma Communicatie & Participatie. Voorts leveren de rode draden input voor de visie op Kwaliteit Openbaar Bestuur. - We gebruiken het Platform Jij & Overijssel als digitale leeromgeving voor betrokkenen en geïnteresseerden. We plaatsen zelf informatie over best en worst practices van experimenten en nodigen (extern) betrokkenen uit hier eigen ervaringen te delen. - Per experiment bekijken we op welke manier het geleerde het meest effectief kan worden gedeeld onder welke doelgroep(en). Voor de uitvoering van het waarderend onderzoek en het delen van de ervaringen via passende communicatiemiddelen reserveren wij van het uitvoeringsbudget investeringsimpuls bestuursstijl voor de resterende tijd van deze bestuursperiode. Statenvoorstel nr. PS/2016/345 3

4 Voor wat hoort wat Als tegenprestatie voor onze ondersteuning vragen we van initiatiefnemers de ruimte om ons te laten meedenken, -kijken, -vormgeven en -ervaren en verwachten we van hen een actieve inzet om het geleerde te delen als ambassadeurs van bestuurlijke vernieuwing. Ad 3) Gezamenlijk ontwikkeltraject PS-GS U heeft bij diverse gelegenheden aangegeven dat u een open bestuursstijl voorstaat en dat het samenspel tussen PS-GS en de ambtelijke organisatie vernieuwd moet worden. Binnen Provinciale Staten is sinds enige tijd de Initiatiefgroep Verbinding met buiten actief. Doel van de initiatiefgroep is tweeledig. Ten eerste het versterken van de participatie van de Overijsselse samenleving bij de maatschappelijk opgaven van de provincie. Ten tweede vernieuwen van het samenspel tussen PS, GS en de ambtelijke organisatie. In januari jl. vond een rondetafelgesprek plaats, waaraan vertegenwoordigers van uw Staten en het college deelnamen. Gezamenlijke conclusie was dat het versterken van het politieke proces een investering vraagt waar Staten en college de komende jaren met elkaar aan willen werken. In onze brief aan het presidium d.d. 10 mei 2016 (2016/ ) over het vervolg van dit rondetafelgesprek stellen wij voor dit ontwikkeltraject vorm te geven middels het uitvoeren van meerdere pilots, en de ervaringen te gebruiken om de provinciale ambities op het gebied van een interactieve en participerende overheid te realiseren. Kansrijke pilots zijn het sociale domein, bestuursstijl, aanpak leegstand binnensteden en duurzaamheid. U bent met het thema Sociaal reeds aan de slag, en heeft hierover op 13 april jl. met gedeputeerde Boerman gesproken. Het thema bestuursstijl is aan de orde in dit investeringsvoorstel. Bij de uitvoering van de pilots is van belang aandacht te hebben voor zowel inhoud als proces. Zoals wij in de brief aangeven zijn wij van oordeel dat dit ontwikkeltraject vraagt om externe begeleiding waarvan Staten en College gezamenlijk opdrachtgever zijn. Voorts stellen wij voor dat in overleg met (vertegenwoordigers van) uw presidium nagedacht wordt over de juiste vorm van begeleiding en evaluatie van dit ontwikkeltraject. Begroting In het coalitieakkoord is voor deze bestuursperiode gereserveerd voor de opgaven Bestuursstijl en Kwaliteit Openbaar Bestuur. Hiervan is reeds opgenomen in de begroting 2016, beschikbaar voor projectondersteuning. Met dit Statenvoorstel vragen wij u voor het uitvoeringsbudget investeringsimpuls bestuursstijl beschikbaar te stellen. Dit uitvoeringsbudget wordt ingezet voor de inzet en ontwikkeling van specifieke competenties van de ambtelijke organisatie ( ) en voor ondersteuning van het verzamelen en delen van ervaringen, door bijvoorbeeld opdrachtverlening voor passende communicatiemiddelen ( ). Deze verdeling is indicatief. Om naar de geest van dit investeringsvoorstel - de ruimte te houden in te kunnen spelen op de actualiteit en reeds binnen experimenten opgedane ervaringen, voegen we de jaarschijf 2016 nu toe aan de begroting 2016, en zullen wij voor de jaren steeds bij het opstellen van de begroting aangeven welk deel uit de Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel nodig is en voor welke activiteit. Bovendien bestaat de mogelijkheid tussen de budgetten te schuiven. Door middel van de p&c cyclus worden uw Staten geïnformeerd over de voortgang. Omschrijving Bedrag (afgerond) Inzet en ontwikkeling ambtelijke organisatie Verzamelen en verspreiden ervaringen Totaal uitvoeringsbudget investeringsimpuls bestuursstijl Reeds begroot (begroting 2016) Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor het besluit te nemen, als in concept in bijlage I verwoord. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, DRS. A. BIJLEVELD-SCHOUTEN secretaris, ir. J. OSINGA 4 Statenvoorstel nr. PS/2016/345

5 Bijlage I Ontwerpbesluit nr. PS/2016/345 Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 24 mei 2006 (kenmerk 2016/ ), overwegende dat: 1. werken aan onze ambities en opgaven vanuit een moderne nieuwe bestuursstijl een van de speerpunten is in het coalitieakkoord Overijssel Werkt ; 2. onze ambitie een interactieve en participatieve overheid te willen zijn consequenties heeft voor zowel het samenspel tussen PS, GS en ambtelijke organisatie als de manier waarop de interactie met de samenleving vorm krijgt; 3. het kunnen vinden van en variëren in effectieve samenwerkingsvormen en rolinvullingen tijd en lering, kennis en kunde vraagt; 4. we ons hierin zelf verder willen bekwamen vanuit de doelstelling van een kwalitatief goed eigen bestuur; 5. we vanuit onze systeemverantwoordelijkheid voor het openbaar bestuur in Overijssel die kennis en kunde ook bij onze partners en inwoners willen vergroten, en zij ons daarom ook vragen; 6. wij daarom experimenten met nieuwe vormen van samenwerking willen (doen) uitvoeren, deze op basis van waarderend onderzoek beschouwen en kennis hierover verspreiden; besluiten: 1. In te stemmen met het investeringsvoorstel Experimenten Bestuursstijl(en), waarbij wordt geïnvesteerd in het collectief leren en hanteren van nieuwe passende samenwerkingsvormen en bestuursstijlen, en hierbij de volgende actielijnen te benoemen: a. Bepalen van experimenten; aansluiten bij bestaande projecten en zoeken naar nieuwe experimenteermogelijkheden; b. Voeden, verzamelen, waarderen en delen van kennis en ervaringen; inzet van expertise en ondersteuning en het zichtbaar maken van succes- en faalfactoren; c. Gezamenlijk ontwikkeltraject PS-GS, vorm te geven door het uitvoeren van meerdere pilots. 2. Een bedrag van te oormerken voor Experimenten Bestuursstijl(en) en dit bedrag vanuit de Algemene reserve Kwaliteit van Overijssel over te hevelen naar Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel conform bijgevoegde begrotingswijziging (bijlage II). 3. Het investeringsvoorstel Experimenten Bestuursstijl(en) toe te voegen aan prestatie uit de begroting In de planning & controlcyclus wordt gerapporteerd over de voortgang van de uitvoering. Zwolle, Provinciale Staten voornoemd, voorzitter, griffier, Statenvoorstel nr. PS/2016/345 5

6 Bijlage II: overzicht budgettaire gevolgen van de 12 e wijziging van de Begroting 2016 Investeringsvoorstel Experimenten Bestuursstijlen (bedragen x 1.000) Volg- Kerntaadoel Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Beleids- Prestatie I/S Omschrijving nummer Saldo 20 Financiering en algemene dekkingsmiddelen I - programmakosten (Algemene reserve Kwaliteit van Overijssel) I - programmakosten (Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel) Totaal structurele exploitatiewijzigingen Totaal incidentele exploitatiewijzigingen Totaal exploitatiewijzigingen Geraamd EMU-saldo vorige wijziging LEGENDA Mutaties EMU-saldo deze wijziging nr. omschrijving Nieuw geraamd EMU-saldo (geraamd saldo -/- lasten + baten) Ruimtelijke ontwikkeling en waterbeheer 2 Milieu en energie 3 Vitaal platteland Lasten: - = verlaging Baten: - = verlaging Saldo: - = financiële ruimte neemt af 4 Mobiliteit + = verhoging + = verhoging + = financiële ruimte neemt toe 5 Regionale economie = baten -/- lasten 6 Culturele infrastructuur en monumentenzorg 7 Kwaliteit openbaar bestuur I/S: betreft incidentele lasten & baten (I) of structurele lasten & baten (S) conform uitgangspunten Begroting 2016, paragraaf Gebiedsontwikkelingen 9 Sociale kwaliteit 10 Bedrijfsvoering 20 Financiering en algemene dekkingsmiddelen Bijlage behorend bij Statenvoorstel PS/2016/345 Pagina 1 van 1