Simmpl handleiding faxen Faxbox instellen, faxen ontvangen en versturen... 1

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Simmpl handleiding faxen Faxbox instellen, faxen ontvangen en versturen... 1"

Anja van Wijk
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Koldingweg 19-1 9723 HL Groningen Postbus 5236 9700 GE Groningen Simmpl handleiding faxen Faxbox instellen, faxen ontvangen en versturen v121216rh T (050) 820 00 00 F (050) 820 00 08 E

Een faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen... 3 2. Faxberichten ontvangen... 6 a. Faxberichten per email ontvangen... 6 b.

1 Koldingweg HL Groningen Postbus GE Groningen Simmpl handleiding faxen Faxbox instellen, faxen ontvangen en versturen v121216rh T (050) F (050) E callvoip@callvoip.nl W Inhoud Simmpl handleiding faxen Faxbox instellen, faxen ontvangen en versturen... 1 De Simmpl-telefooncentrale en faxverkeer Een faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen Faxberichten ontvangen... 6 a. Faxberichten per ontvangen... 6 b. Faxberichten in het Userpanel van de Simmpl centrale bekijken en verwijderen Faxberichten versturen Voorbereiding Het versturen van faxen via de Simmpl User Panel ING BANK IBAN NL66INGB BIC INGBNL2A KVK BTW NL B01

2 De Simmpl-telefooncentrale en faxverkeer Faxen behoort niet meer tot de eerste levensbehoeften van bedrijven maar voor bepaalde bedrijfstakken wordt de fax nog dagelijks gebruikt, denk aan de advocatuur, het notariaat, de zorg, en dergelijke. Goed nieuws voor iedereen voor wie faxen van toegevoegde waarde is! Simmpl biedt een volledige faxoplossing: * ontvangen van faxen als PDF op één of meer adressen * versturen van faxen door het uploaden van een PDF * zonder dat u een faxapparaat nodig heeft * inclusief een -bevestiging dat de fax is verstuurd met kopie voorblad In deze handleiding leggen wij u stap voor stap uit: Hoe u ervoor zorgt dat uw faxnummer werkt Hoe u de faxfunctionaliteit inricht en personen in uw organisatie hiertoe machtigt Hoe u een fax kunt ontvangen Hoe u een fax kunt versturen En kunt zorgen dat u een notificatie van een verstuurde fax ontvangt pagina 2 van 14

Om een faxbox toe te voegen, klik op [toevoegen] en vul het scherm in: Naam: Vul hier de naam van de faxbox in. Nummerweergave: vul hier het mee te sturen nummer in van de fax.

3 1. Een faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen U kunt als volgt een faxbox aanmaken: 1. Log in op de telefooncentrale 2. Ga naar menu [Belplan] en kies in het belplanmenu [Fax] 3. U ziet de faxboxen die al zijn aangemaakt. 4. Om een faxbox toe te voegen, klik op [toevoegen] en vul het scherm in: Naam: Vul hier de naam van de faxbox in. Nummerweergave: vul hier het mee te sturen nummer in van de fax. Bewaartijd: geef hier aan hoelang de berichten bewaard blijven op de centrale. Extra adres: Geef hier een extra adres op. Bijvoorbeeld het algemene adres van de afdeling Permissies toewijzen u kunt één of meer medewerkers machtigen voor de faxbox zodat zij de box kunnen beheren en/of faxberichten per ontvangen. 1. Kies een medewerker 2. Vink de permissies aan 3. druk dan op de [+] Toegevoegde gebruikers - Onderin beeld ziet u wie er gemachtigd is met welke permissies. Met het rode kruis kunt u de machtiging verwijderen. Hier ziet u ook het e- mailadres van de gebruiker. 5. Klik op [Opslaan]. U kunt de faxmailbox nu gebruiken in uw belroutes. pagina 3 van 14

4 6. Om te zorgen dat inkomende faxberichten binnenkomen, maakt u een belroute voor uw faxnummer. Ga naar het [Belplan] en vervolgens naar [Belregels]. U ziet de reeds aangemaakte belroutes staan. 7. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe belroute aan te maken en vul de velden in: Naam van de belroute geef de belroute een goede herkenbare naam. Intern nummer geef de belroute een eigen intern nummer. Extern nummer kies hier uw faxnummer; zo koppelt u inkomende oproepen op uw nummer aan de gewenste belroute. Callvoip hanteert als default: 9199, 9299, etc. voor de fax pagina 4 van 14

8. U krijgt een lege belroute te zien; klik nu op de fax-app links in de lijst, hou de muis ingedrukt en sleep deze naar het plaatsingskader [leeg] in de belroute totdat de tekst verandert in [add

5 8. U krijgt een lege belroute te zien; klik nu op de fax-app links in de lijst, hou de muis ingedrukt en sleep deze naar het plaatsingskader [leeg] in de belroute totdat de tekst verandert in [add item]. Laat de muis nu los. Kies de juiste faxbox U kunt hier één van uw faxboxen kiezen. U heeft in de vorige stappen de faxbox [fax van de garage] aangemaakt en kunt deze nu hier selecteren. Klik op [Opslaan]. Uw faxbelplan is klaar! Uw fax-belplan is nu klaar. U kunt faxberichten ontvangen. pagina 5 van 14

6 2. Faxberichten ontvangen a. Faxberichten per ontvangen Faxberichten kunnen worden g d naar één of meer adressen zie voorgaande instructies hoe u medewerkers kunt machtigen voor uw faxbox. Inkomende notificaties van faxberichten zien er als volgt uit: Hier ziet u bij welke faxbox het bericht werd ontvangen. Kies dus goede herkenbare namen voor uw faxboxen. Als bijlage ontvangt u de ingekomen fax als PDF-bestand. b. Faxberichten in het Userpanel van de Simmpl centrale bekijken en verwijderen Een inkomend faxbericht op uw faxnummer wordt door de Simmpl telefooncentrale ontvangen en omgezet in een PDF-document. Alle gemachtigde medewerkers kunnen de faxberichten in hun Userpanel terugzien. Een medewerker met rol [User] kan inloggen met zijn of haar eigen gegevens en komt dan in het Userpanel terecht, hier kan hij de faxberichten terugzien van alle faxboxen waarvoor hij/zij is gemachtigd. Om te zien welke medewerkers voor een faxbox zijn gemachtigd, klikt u op de faxbox zodat de instellingen verschijnen. Onderaan ziet u welke medewerkers gemachtigd zijn. pagina 6 van 14

7 Deze medewerkers kunnen in hun userpanel de faxberichten zien en beluisteren. U als administrator kunt vanuit het gebruikersoverzicht ook doorklikken naar deze userpanels. Klik op het omrande icoon achter de gemachtigde medewerker: Als u het userpanel van de medewerker opent is het userpanel dashboard actief. Om de faxbox te openen, klik tu bovenin beeld op het icoon fax. Als u één faxbox heeft ziet u automatisch de berichten in deze box. Als u meerdere faxboxen heeft (bv. meerdere faxnummers) dan kunt u linksboven selecteren welke faxbox u wilt openen. In de lijst eronder ziet u een overzicht van de faxberichten met daarin: de datum dat het faxbericht werd ontvangen het telefoonnummer waar de fax vandaan komt het aantal pagina s van de fax of het bericht nog niet/al wel gelezen is; ongelezen berichten zijn donkere regels Met de twee iconen achter de regels kunt u faxberichten downloaden en verwijderen. pagina 7 van 14

3. Faxberichten versturen De Simmpl telefooncentrale biedt u de mogelijkheid om faxen te versturen zonder dat u daar een faxapparaat voor nodig heeft!

8 3. Faxberichten versturen De Simmpl telefooncentrale biedt u de mogelijkheid om faxen te versturen zonder dat u daar een faxapparaat voor nodig heeft! Deze revolutionaire feature geeft gevolg aan de wens van specifieke bedrijfstakken, zoals de advocatuur en het notariaat, om het faxverkeer te handhaven en toch niet afhankelijk te zijn van een vaste lijn van de KPN. Als de fax succesvol verzonden is ontvangt u in uw mailbox de fax-ontvangstbevestiging. Hieronder de instructies om een fax te versturen via de Simmpl telefooncentrale. 1. Voorbereiding Het verzenden van faxen wordt gedaan vanuit de [User Panel]: de persoonlijke login van een gebruiker in uw organisatie. Als administrator kunt u deze gebruiker permissie toekennen om faxen te versturen. Dat doet u als volgt: a. Log als administrator in op de Simmpl centrale b. Ga naar [Belplan] [Fax] en klik op de juiste faxbox. Is er nog geen faxbox, maak deze dan eerst aan. pagina 8 van 14

9 c. Selecteer de medewerker die u wilt machtigen om faxen te versturen en selecteer de juiste permissies. U kunt kiezen uit: Send mogelijkheid om faxen te versturen Delete mogelijkheid om faxen te verwijderen Read mogelijkheid om faxen te lezen Notify via ontvangen van inkomende faxen als PDF per Klik op de grijze [+] om de medewerker te machtigen: De gemachtigde medewerker kan nu vanuit zijn persoonlijke Simmpl userpanel faxen versturen. pagina 9 van 14

2. Het versturen van faxen via de Simmpl User Panel Een medewerker die gemachtigd is om faxen te versturen kan de volgende aanwijzingen volgen: a. Ga naar http://panel.callvoip.

10 2. Het versturen van faxen via de Simmpl User Panel Een medewerker die gemachtigd is om faxen te versturen kan de volgende aanwijzingen volgen: a. Ga naar en log in met de persoonlijke logingegevens Als uw rol [USER] is komt u gelijk in de userpanel terecht. Als uw rol [ADMINISTRATOR] is, ga dan naar [Gebruikers] klik achter uw naam op het User panel icoon: b. Het User Panel wordt nu geopend. c. Klik bovenin beeld op [Fax] pagina 10 van 14

11 d. Klik op [Send fax]. Er verschijnt een formulier. Vul de velden in en kies op uw computer het PDF-document dat u per fax wilt versturen. e. Klik op [Send]: uw fax wordt nu verstuurd. pagina 11 van 14

12 f. Klik in de User panel vervolgens op [Sent]: hier ziet u een log van de verstuurde faxberichten en de verzendstatus. g. U kunt verzonden faxen ook downloaden door op het icoon met download-icoon (pijltje naar beneden) te klikken. h. Fax-ontvangstbevestiging. Zodra de fax verstuurd is en succesvol ontvangen is krijgt u hiervan een bericht. Deze wordt gestuurd naar het adres gekoppeld aan het account waar de fax vanaf wordt gestuurd. Mocht de fax niet succesvol zijn verstuurd dan krijgt u hier ook een melding van per . pagina 12 van 14

13 pagina 13 van 14

GRONINGEN T: 050 820 00 00 F: 050 820 00 08 @:

14 Deze informatie wordt u aangeboden door: CallvoipTelefonie Koldingweg HL GRONINGEN T: F: callvoip@callvoip.nl W: pagina 14 van 14

Vergelijkbare documenten

Simmpl faxbox instellen en faxen ontvangen... 1

Koldingweg 19-1 9723 HL Groningen Postbus 5236 9700 GE Groningen Simmpl faxbox instellen en faxen ontvangen v150614mt Inhoud T (050) 820 00 00 F (050) 820 00 08 E callvoip@callvoip.nl W www.callvoiptelefonie.nl