met het oog op... integriteit

Transcriptie

1 met het oog op... integriteit

2 [ ] Gedragscode voor ambtenaren en andere medewerkers van de gemeente Lelystad Januari 2004

3 Waar denkt u aan bij integriteit? Waarschijnlijk aan iemand die open is, eerlijk, te vertrouwen, onkreukbaar en zorgvuldig én onafhankelijk besluiten neemt. Dit is wat burgers van de overheid verwachten, zowel van bestuurders, raadsleden als van ambtenaren. En dat verwachten bestuurders, raadsleden en ambtenaren ook van elkaar onderling. De inwoners van Lelystad moeten de gemeentelijke organisatie kunnen vertrouwen. Dat er zuivere en zorgvuldige afwegingen worden gemaakt, dat er geen geld wordt verspild, geen vriendjespolitiek wordt bedreven en geen misbruik wordt gemaakt van informatie. Integriteit is belangrijk om het vertrouwen tussen burgers en bestuur te versterken. Daarom moet de overheid niet alleen integer zijn, maar ook de schijn van belangenverstrengeling vermijden. Kernbegrippen voor integriteit Dienstbaarheid Ambtenaren van de gemeente werken in het belang van de gemeente en van de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken. Functionaliteit inleiding De activiteiten van een ambtenaar hebben een herkenbaar verband met de functie die hij vervult bij de gemeente. Onafhankelijkheid Ambtenaren zijn onpartijdig, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Ambtenaren handelen alle openheid, zodat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen (college en gemeenteraad) volledig inzicht kunnen hebben het handelen van de ambtenaar en zijn beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Hij houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, gebruikt hij alleen voor het doel waarvoor die informatie is gegeven. Zorgvuldigheid Een ambtenaar gaat met respect en op gelijke wijze om met alle organisaties en burgers en zorgt ervoor, dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze begrippen vormen dan ook het kader voor het integer werken van de ambtenaren in de gemeente Lelystad. Bij de gemeente werken ook mensen, die geen ambtenaar zijn. Ook voor hen gelden bovenstaande begrippen en deze code. Zijn afspraken en regels wel nodig? Integriteit spreekt toch voor zichzelf en vanzelf? Voor het schrijven van deze code is een onderzoek gedaan onder het bestuur en de medewerkers van de gemeente. Daaruit bleek, dat er wel degelijk behoefte aan bestaat de bestaande regels duidelijk en overzichtelijk in een brochure te zetten en voor iedereen toegankelijk te maken. Zo staan voor medewerkers en ook de klanten, leveranciers en inwoners van Lelystad de regels weer op een rijtje. Hoe luiden de afspraken in Lelystad? Deze brochure geeft een aantal concrete regels. Ze zijn een aanvulling op bestaande wetgeving en op de arbeidsvoorwaarden, zoals in onze collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en in de uitwerkingsovereenkomst omschreven, kortweg in onze CAO. Bij bestaande wetgeving moet u denken aan bijvoorbeeld het Wetboek van Strafrecht en de Wet Computercriminaliteit. De code geeft geen antwoord op alle vragen Integendeel, elk onderdeel begint met een dilemma. Wat zou u doen als u in die situatie kwam? En wat doen uw collega s? Bespreek met hen deze dilemma s en de situaties, die u in de praktijk tegenkomt. Dat is een eenvoudige manier om de open cultuur te bereiken, die voor een integere organisatie nodig is. 1

4 Aannemen van geschenken, uitnodigingen, gunsten Dilemma U onderhandelt voor de gemeente met een aantal leveranciers over prijzen en voorwaarden. Het loopt tegen het einde van het jaar en één van de leveranciers stuurt u een kerstpakket. U accepteert het pakket; het hoort er nu eenmaal bij en het beïnvloedt uw besluitvorming niet. U stuurt het pakket terug; in dit stadium worden geen geschenken geaccepteerd. U verloot het pakket onder uw directe collega s. Uw eigen oplossing:... Waar gaat het om? Regelmatig worden relatiegeschenken of andere voordelen aangeboden, bijvoorbeeld door leveranciers en bedrijven, waarmee samengewerkt wordt. Bekende voorbeelden zijn uitstapjes naar een voetbalwedstrijd, een tentoonstelling (verpakt in een werkbezoek), de boekenbon na het houden van een inleiding, hulp bij het aanleggen van een tuin, korting bij het doen van aankopen, etentjes en natuurlijk het kerstpakket. Maar niemand krijgt zomaar iets gratis. Bedenk wat de gever bedoelt. Soms is het de bevestiging van een plezierige relatie, soms wordt een tegenprestatie verwacht. Er mag geen situatie ontstaan, waarbij uw onafhankelijkheid in het geding komt. Niet alleen op basis van uw eigen beoordeling, maar ook niet in de ogen van een ander. Is het informele contact noodzakelijk, is er sprake van wederkerigheid, kan er open over gepraat worden? Deze vragen moeten positief beantwoord worden - begin er anders niet aan. Regels Meld altijd aan uw leidinggevende als iemand u een geschenk geeft, een uitnodiging stuurt of een korting aanbiedt. Persoonlijke geschenken met een waarde boven de 50, worden niet geaccepteerd. Alle geschenken die aan het huisadres worden bezorgd, worden geretourneerd onder opgave van reden. Geschenken tijdens een onderhandelingsfase worden niet geaccepteerd. Deze regels gelden ook voor kerstpakketten. Kortingen op privé-aankopen worden niet geaccepteerd, tenzij het een formele overeenkomst betreft waarvan alle medewerkers kunnen profiteren, zoals het afsluiten van een collectieve verzekering. Uitnodigingen voor reizen, uitstapjes en excursies worden uitsluitend geaccepteerd als ze functioneel zijn voor het werk en in het belang van de gemeente. Toestemming van de directeur of gemeentesecretaris (en voor hem toestemming van het college) is vereist. De kosten worden door de gemeente betaald. Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties worden uitsluitend geaccepteerd als ze functioneel zijn voor het werk en in het belang van de gemeente. Toestemming van de directeur of gemeentesecretaris (en voor hem van het college) is vereist. Er moet sprake zijn van wederkerigheid, bijvoorbeeld om de beurt betalen....[geschenken]... 2

5 Informatie Dilemma De afdeling/sector waarbinnen u werkt, heeft een vergunning geweigerd op goede gronden.de betrokken burger zoekt de publiciteit en u wordt belaagd door de media. U verwijst deze door naar de stafafdeling Communicatie. U wijst op de mogelijkheid van het indienen van een bezwaarschrift en geeft verder geen commentaar. U laat zich bewust ontglippen, dat de betrokkene (bijvoorbeeld) een strafblad heeft en dus niet aan de regels voor een vergunning voldoet. Eigen oplossing:... Waar gaat het om? Als ambtenaar beschikt u over informatie. Soms is dat vertrouwelijke of gevoelige informatie, bijvoorbeeld als het over personen gaat, over financiële gegevens van relaties of plannen om een overeenkomst af te sluiten. Het bekend worden van die informatie kan personen of de gemeente schade berokkenen of een relatievoordeel opleveren. Een speciaal dilemma kan ontstaan, wanneer u over informatie beschikt, waarvoor u binnen de organisatie geen gehoor krijgt. Bijvoorbeeld over een ernstig strafbaar feit of een grove schending van regels. In die situatie kunt u gaan praten met de vertrouwenspersoon en wordt u door de zogenoemde klokkenluiderregeling beschermd....[informatie]... Wanneer is informatie gevoelig, vertrouwelijk of kabinet? Het gaat dan om informatie, die de gemeente of personen kan schaden als het openbaar wordt. Bijvoorbeeld als plannen zich nog in de voorbereidende fase bevinden en de partij met wie onderhandeld wordt, al weet welk bedrag de gemeente er voor over heeft om de plannen te realiseren. Als het om persoonsgegevens gaat, is informatie (bijna) altijd vertrouwelijk. Overleg bij twijfel binnen uw afdeling. Regels Wees voorzichtig met het verstrekken van vertrouwelijke informatie aan derden; check eerst of die derde wel bevoegd is de informatie op te vragen. Laat geen vertrouwelijke of gevoelige informatie lekken. Respecteer altijd de privacy van burgers en (zakelijke) relaties. Laat geen gevoelige informatie op uw bureau of op een toegankelijke plaats in uw kamer liggen - ook niet als u even gaat pauzeren. Ga bij ernstige misstanden, waarvoor u binnen de gezagslijn geen gehoor vindt, praten met de vertrouwenspersoon. Beveilig de informatie in uw computer tegen niet-bevoegden. 3

6 Belangenverstrengeling, vriendjespolitiek, aanvragen Dilemma Een goede vriend vraagt een complexe bouwvergunning aan en de afhandeling wordt aan u opgedragen. U handelt de aanvraag snel af, zo maakt de gemeente een goede beurt en heeft uw vriend geen reden bij u over trage ambtelijke molens te klagen. U ruilt met een collega en handelt één van zijn aanvragen af. U zegt tegen uw leidinggevende, dat u de aanvraag niet kunt afhandelen en waarom. s Avonds helpt u uw vriend de aanvraag anders te formuleren, anders heeft hij geen schijn van kans met de bestaande regelgeving. Eigen oplossing:... Waar gaat het om? U leeft niet in een isolement, bent lid van verenigingen, zit misschien in het bestuur. U hebt familie en vrienden, die iets van de gemeente nodig hebben. Belangenverstrengeling wordt tegengegaan door een objectief, verifieerbaar besluitvormingsproces. En ook door het scheiden van het behandelen van aanvragen, het nemen van besluiten en de handhaving ervan. Regels Behandel geen aanvragen van familie, buren, vrienden of kennissen. Beoordeel geen subsidieaanvragen van verenigingen, waar u (of uw partner) lid van bent of waarbij u of uw partner in het bestuur zit. Onderhandel en voer vertrouwelijke gesprekken met externe partijen - waarmee u afspraken maakt met financiële of juridische gevolgen - zo veel mogelijk samen met ten minste één collega. Maak van deze gesprekken verslagen, waarin duidelijk aanleiding, doel, gemaakte afspraken en de mate en termijn van vertrouwelijkheid staan. Zorg dat het juiste orgaan c.q. de juiste functionaris de beslissing neemt en leg de beslissing vast. Bij werving en selectie wordt objectief gewerkt; sta onbevooroordeeld ten opzichte van elke kandidaat. Een ambtenaar wordt binnen twee jaar na zijn ontslag niet opnieuw ingehuurd (draaideurconstructie)....[belangenverstrengeling]... 4

7 Gebruik van gemeentelijk eigendommen, werktijden Dilemma Een collega is bestuurslid van een stichting. Het bestuur vergadert maandelijks om uur. U weet als enige dat hij vertrekt voor een privé-afspraak en daar geen verlof voor opneemt. U doet niets - het werk van uw collega lijdt er niet onder. U doet niets u wilt de prettige relatie met uw collega niet verstoren, maar u ergert zich wel. U meldt het feit aan de leidinggevende en vraagt hem/haar dit vertrouwelijk te behandelen. Eigen oplossing:... Waar gaat het om? Een boodschap doen onder werktijd of een schrijfblok meenemen voor gebruik thuis. Dat ene schrijfblok, dat halve uurtje: het lijkt allemaal zo onbenullig. Maar als we alle uren en alle spullen bij elkaar optellen, kost het de gemeente handenvol geld - iets om bij stil te staan en over na te denken. Het kan zijn, dat uw functie van u vraagt ook thuis of elders te werken en dat u daar materiaal, bijvoorbeeld een laptop voor nodig hebt. U werkt wel eens op een vrije dag bij een kennis in zijn tuin. Ooit er bij stilgestaan wat het effect is op anderen als zij het logo van Lelystad zien op uw werkkleding? Zorg dat over uw eigendommen en die van de gemeente geen misverstand ontstaat. Het zal duidelijk zijn, dat het bellen van de tandarts om een afspraak te maken vaak tijdens werktijd moet, maar een vakantiereis uitzoeken en boeken via internet doet u natuurlijk gewoon thuis na werktijd. En het postkantoor en de kapper zijn ook op zaterdag open. Het op de juiste manier declareren van gemaakte kosten hoort ook thuis in dit hoofdstuk. Regels Het is verboden gemeentelijke eigendommen mee naar huis te nemen. Een uitzondering kan zijn, dat u iets nodig hebt voor het vervullen van uw functie. Dit wordt dan afgesproken en vastgelegd. Wees duidelijk over uw werktijden. Telefoon, of internet (en ook het kopieerapparaat) worden gebruikt voor het werk. In werktijd wordt bij uitzondering voor privé-zaken gebruikgemaakt van telefoon, , internet en andere voorzieningen. Via internet worden geen zakelijke of privé-bestellingen gedaan of andere verplichtingen aangegaan. Het downloaden van illegale software is niet toegestaan. Het bewust bezoeken van racistische, seksistische of pornografische sites is niet toegestaan. Alleen werkelijk gemaakte onkosten worden (volgens de regels) gedeclareerd....[eigendommen]... 5

8 Nevenwerkzaamheden en nevenbetrekkingen Dilemma Vanuit uw functie hebt u regelmatig overleg met een woningbouwvereniging. In het bestuur bestaat al lang een vacature voor het voorzitterschap, maar er zijn geen mensen te vinden die iets van volkshuisvesting - uw specialiteit - afweten en ook nog een vergadering kunnen voorzitten. U wordt voor deze functie gevraagd. U accepteert, er is voor de vereniging geen alternatief en het is in het belang van de gemeente, dat er een sterk bestuur zit. U weigert; u weet wel dat u eventuele tegengestelde belangen kunt scheiden, maar kan de schijn tegen u krijgen. U bespreekt het aanbod met uw leidinggevende; als deze er geen bezwaar in ziet, gaat u op het aanbod in. Eigen oplossing:......[nevenwerkzaamheden].. Waar gaat het om? Nevenactiviteiten zijn alle werkzaamheden - betaald of onbetaald - die medewerkers in hun vrije tijd voor zichzelf of voor anderen verrichten. De kans op belangenverstrengeling en ondoorzichtigheid moet vermeden worden. Het is in het belang van de gemeente en van de mensen die er werken, om zelfs de schijn te vermijden. Officieel mag er veel, maar maak een zorgvuldige afweging en zorg dat er geen misverstanden ontstaan. Regels Ambtenaren vervullen geen nevenfuncties waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling. Een ambtenaar moet aan het college melden als hij of zij een nevenbetrekking heeft, nevenwerkzaamheden verricht of een bedrijf heeft, waarbij de kans op belangenverstrengeling bestaat. Het college bepaalt of er sprake is van belangenverstrengeling en meldt dit aan de betrokken persoon. Het bedrijf krijgt geen opdrachten van de gemeente. Sectordirecteuren houden een lijst bij waarin nevenfuncties en nevenactiviteiten van hun medewerkers zijn geregistreerd, die tot belangenverstrengeling of ondoorzichtigheid kunnen leiden. Zorg dat uw leidinggevende op de hoogte is van nevenactiviteiten. 6

9 Omgangsvormen Dilemma U hebt een baan bij een andere afdeling aangenomen en de omgangsvormen zijn daar anders dan u gewend was. Zo wordt er bijvoorbeeld veel gepraat over collega s tijdens hun afwezigheid. U doet mee: s lands wijs, s lands eer. U bespreekt in een werkoverleg, dat u het niet prettig vindt dat zo met elkaar over elkaar omgegaan en gepraat wordt. U houdt uw mond en probeert uw oude baan terug te krijgen. Eigen oplossing:... Waar gaat het om? Ongewenste omgangsvormen kunnen zich voordoen tussen individuele medewerkers of groepen medewerkers. Het gaat om gedrag, dat als ongewenst wordt ervaren, zoals roddelen, pesten, (seksuele) intimidatie. Wat precies ongewenst is, kan per persoon verschillen en moet per geval bekeken worden. Wat de een als een grapje ervaart, kan voor de ander te ver gaan en zelfs tot ziekteverzuim leiden. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het signaleren, voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen en kunnen erop aangesproken worden....[omgangsvormen]... Regels Houd rekening met gevoelens van anderen. Pest en roddel niet. Praat niet over anderen, maar mét anderen. Geef zakelijke op werk en werkgedrag gerichte feedback. 7

10 Sancties Niet integer handelen wordt gezien als plichtsverzuim. De werkgever heeft een aantal mogelijkheden om bij overtreding van regels maatregelen te nemen. Bij minder ernstige overtredingen zal de gemeente als werkgever een medewerker ter verantwoording roepen door middel van een disciplinaire maatregel. Mogelijke sancties zijn: een schriftelijke berisping; schorsing; terugzetting in rang; overplaatsing; oneervol ontslag. Bij de bepaling van de sanctie wordt rekening gehouden met de ernst van het feit, de voorgeschiedenis, de functie en overige omstandigheden. Als er een redelijk vermoeden bestaat dat er een ambtsmisdrijf of overtreding is begaan, wordt daarnaast van de strafwetgeving gebruikgemaakt. Een dergelijk vermoeden moet onmiddellijk gemeld worden aan de gemeentesecretaris. Deze beslist - in overleg met de burgemeester - vervolgens of de politie wordt ingeschakeld....[sancties]... 8

11 Tot slot Integer handelen is meer dan je aan de regels houden. Het is een houding. Een houding, die de gemeente Lelystad wil uitstralen. Er bestaat altijd een grijs gebied, waarvoor je geen regels kunt maken. En waar het uw eigen verantwoordelijkheid is om de juiste keuze te maken. Die keuze is dan gebaseerd op de kernbegrippen (dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid), die het kader voor het integer handelen van de gemeente vormen. In het algemeen geldt, dat u uw functie onafhankelijk moet kunnen uitoefenen en u zich niet oneigenlijk mag laten beïnvloeden of onder druk laten zetten. Zelfs de schijn moet worden voorkomen. Het gaat om de goede naam van uzelf en de gemeente! U staat er niet alleen voor. Overleg met collega s of met uw leidinggevende. En als het om een ernstig strafbaar feit of een grove schending van regels gaat en u kunt dat niet met de leidinggevende bespreken, dan kunt u naar de (externe) vertrouwenspersoon gaan of contact met hem zoeken. Test om vast te stellen of een beslissing verantwoord is. 1. Gaat het om een legale handeling? Als dat niet zo is, eindigt hier de test. 2. Mogen je collega s het weten? Nee? Niet doen dus! 3. Voel je je er lekker bij? Nee? Dan is dat een waarschuwing, dat de beslissing niet deugt. 4. Kun je er openlijk over praten? Niet met iedereen, dus...[tot slot] Mag het morgen in de krant? Liever niet, want 9

12 grafisch ontwerpburo De Zaak BNO Lelystad