Persoonsgebonden budget (PGB) Richtlijnen voor zorgaanbieders-licentiehouders in het kader van het PGB-experiment

Transcriptie

1 Persoonsgebonden budget (PGB) Richtlijnen voor zorgaanbieders-licentiehouders in het kader van het PGB-experiment versie 30 april

2 Inhoudstafel 1 Inleiding Definities Wat is het PGB? Wat is een budgethouder? Wat is persoonlijke assistentie? Wie is een persoonlijke assistent? Reguliere (welzijns)diensten Wat is een voorziening of ambulante dienst van het VAPH? Wat is een licentiehouder? Ondersteuning en begeleiding van de budgethouder Vaststelling van het beschikbare budget Welke voorzieningen/organisaties mogen zorg aanbieden Reguliere (welzijns)diensten Licentiehouders Wat kan vanuit het PGB worden betaald en via welke weg? Elementen die met het PGB kunnen worden betaald Wijze van betaling van de zorg Bewijslast voor de voorziening/ organisatie Voorschotten Bewijslast bij afrekening Verhouding tot huidige erkenning/subsidiëring Het sluiten van een Overeenkomst tussen de voorziening/organisatie en de budgethouder Zorggarantie Contactpersonen: De PGB-cel van het VAPH...9 2

3 1 Inleiding Deze nota bevat de richtlijnen, opgelegd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH), die u als zorgverstrekker in het kader van het PGB-experiment moet respecteren. Het is heel belangrijk dat u deze richtlijnen grondig doorneemt. Indien bepaalde punten onvoldoende duidelijk zijn, kan u contact opnemen met de PGB-cel van het VAPH: adres: Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel tel.: of PGB@vaph.be 2 Definities 2.1 Wat is het PGB? Het PGB is het budget dat het VAPH aan de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger toekent voor de gehele of gedeeltelijke tenlasteneming van de kosten van de ondersteuning en de organisatie ervan. Dit kan door het inschakelen van persoonlijke assistenten, het inkopen van zorg in een ambulante dienst of voorziening van het VAPH of andere regulieren diensten of voorzieningen. 2.2 Wat is een budgethouder? Een budgethouder is de persoon met een handicap of zijn wettelijke vertegenwoordiger aan wie het VAPH een persoonsgebonden budget toekent. 2.3 Wat is persoonlijke assistentie? Persoonlijke assistentie zijn de handelingen van een persoonlijke assistent, gericht op het bijstaan en begeleiden van een persoon met een handicap bij het uitvoeren van de activiteiten met het oog op de organisatie van het dagelijks leven en de bevordering van de sociale integratie. 2.4 Wie is een persoonlijke assistent? Een persoonlijke assistent is een meerderjarige persoon die persoonlijke assistentie verleent in het kader van een overeenkomst met de budgethouder. 2.5 Reguliere (welzijns)diensten Reguliere diensten zijn organisaties waar in principe iedereen beroep op kan doen. Het gaat om diensten die erkend en gesubsidieerd zijn door de Vlaamse Gemeenschap, en die een bijdrage vragen die meestal afhankelijk is van het inkomen. Voorbeelden : thuiszorgdiensten, oppasdiensten, 2.6 Wat is een voorziening of ambulante dienst van het VAPH? Het VAPH erkent en subsidieert diensten en voorzieningen die instaan voor de begeleiding en opvang van personen met een handicap. Deze voorzieningen kunnen een bijkomende licentie van het VAPH krijgen om ondersteuning aan te bieden in het kader van het PGB-experiment. 3

4 De adressen van deze voorzieningen en ambulante diensten vindt u op de website van het VAPH ( 2.7 Wat is een licentiehouder? Een licentiehouder is een dienst of voorziening die van het VAPH de toelating heeft gekregen om ondersteuning aan te bieden in het kader van het PGB-experiment. Dit gaat enerzijds om de voorzieningen en diensten die nu reeds door het VAPH erkend zijn voor het aanbieden van zorg. Zij dienen een vrij eenvoudige procedure te doorlopen (zie verder). Naast de VAPH-voorzieningen kunnen ook andere organisaties voor de duur van het experiment onder bepaalde voorwaarden een licentie krijgen voor het aanbieden van zorg in het kader van het PGBexperiment. De laatste hand wordt gelegd aan een operationalisering terzake. 3 Ondersteuning en begeleiding van de budgethouder Diverse maatregelen werden uitgewerkt om de budgethouders te ondersteunen. Deze maatregelen kan u terugvinden in de nota Richtlijnen voor de PGB-budgethouders. Daarin staat aangegeven hoe ze met het PGB moeten omgaan, waar ze terecht kunnen voor ondersteuning en waaraan het PGB kan worden besteed. 4 Vaststelling van het beschikbare budget Voor de vaststelling van de PGB-budgetten werd uitgegaan van studie-elementen verzameld in het kader van de studie zorggradatie. Binnen deze studie werden de beschikbare personele middelen binnen de voorzieningen voor volwassenen uiteen getrokken in zorg- of modulegebonden personeel enerzijds, en organisatiegebonden personeel anderzijds. Vervolgens werden de zorggebonden personeelseffectieven herverdeeld en, rekening houdend met de zorgzwaarte, gekoppeld aan een aantal parameters, met name : P : permanentie wonen B : begeleidingsintensiteit wonen N : nachtpermanentie Pdb : permanentie dagbesteding Bdb : begeleiding dagbesteding Abdb : aanvullende dagbesteding tijdens de weekends Op die manier kon, rekening houdend met de zorgzwaarte van alle personen, het personeelseffectief m.b.t. zorg aan al deze personen worden teruggekoppeld. Op basis van de individuele score op de parameters kon vervolgens per persoon een personeelseffectief en een bepaalde personeelsinzet worden berekend. Hierbij werd rekening gehouden met de verschillende functievereisten. Op basis van de gemiddelde anciënniteit binnen de sector werd dit personeelseffectief vervolgens omgezet in bedragen. Als bijlage. vindt u het bedrag dat werd gekoppeld aan de verschillende componenten. Door middel van het verder ontwikkelde inschalingsinstrument werden al de PGB-budgethouders door MDT s ingeschaald op de variabelen P, B en N. De andere variabelen werden hieruit afgeleid. Op basis van deze elementen werd per persoon een PGB bepaald. 4

5 Dit basisbudget omvat enkel de module- of zorggebonden kosten. Daarnaast heeft een voorziening natuurlijk ook een aantal organisatiegebonden kosten. Daaronder zitten o.a. de directie, de personeelsdienst, dienstlokalen en het onderhoud van dienstlokalen. Op basis van enerzijds de studie zorggradatie en daarop voortbouwend een expertenrapport van Bart Sabbe (VWV) en Bies Hendrickx (PPG) werd berekend dat deze organisatiegebonden kosten zeer sterk samenhangen met de totaliteit van het zorggebonden personeel. De studie wees uit dat dit ongeveer 17 % van de zorggebonden personeelskosten bedraagt. In het kader van het PGB-experiment en om zeker binnen het beschikbare werkbudget te blijven, werd dit percentage op 15 % gebracht. Aangezien budgethouders die zelf assistentie wensen aan te werven ook een aantal niet-personeelgerelateerde kosten hebben, werd daar het basisbudget verhoogd met 2 %. 5 Welke voorzieningen/organisaties mogen zorg aanbieden 5.1 Reguliere (welzijns)diensten Reguliere welzijnsdiensten zijn organisaties waarop in principe iedereen beroep kan doen. Het gaat om organisaties die erkend zijn door de Vlaamse Gemeenschap. Voorbeelden hiervan zijn gezins- en bejaardenhulp, oppasdiensten, thuiszorgdiensten,. Zij vragen meestal een persoonlijke bijdrage van de gebruiker voor de geboden dienst, meestal ondermeer afhankelijk van het inkomen. Met het PGB mag de budgethouder deze persoonlijke bijdragen betalen. Het dient te gaan om door de Vlaamse gemeenschap erkende diensten. Als bewijzen van deze uitgaven dient de budgethouder volgende documenten aan de PGB-cel over te maken: - een afschrift van de facturen van de betrokken dienst - een afschrift van het bewijs van betaling (rekeninguittreksel). 5.2 Licentiehouders Met het PGB kan de budgethouder ook zorg inkopen bij voorzieningen en organisaties. Enerzijds zijn er de reeds door het VAPH erkende voorzieningen voor het aanbieden van zorg (tehuizen, diensten begeleid wonen, ). Anderzijds zullen ook andere organisaties een licentie kunnen aanvragen bij het VAPH om in het kader van het experiment zorg te mogen verstrekken. Deze licentie zal gelden als tijdelijke vergunning ten belope van de duur van het PGB-experiment. De ondersteuning en zorg die kan worden ingekocht en de bewijslast hiervan is in beide gevallen hetzelfde. De budgethouder kan zelf kiezen tot welke licentiehouder hij/zij zich wenst te richten om zorg in te kopen. Deze voorziening of organisatie dient echter een licentie te bezitten om zorg te verstrekken in het kader van het PGB-experiment en is niet verplicht om op de vraag van de budgethouder in te gaan. Dit betekent ook dat de budgethouder niet altijd onmiddellijk van voorziening of dienst kan veranderen. De licentiehouder dient voor de organisatie van de zorg een inspanning te doen (personeel aanwerven, kamer voorzien, ) waardoor het waarschijnlijk is dat de licentiehouder in het contract dat met de budgethouder wordt afgesloten een opzegtermijn zal inbouwen. 5

6 De reeds door het VAPH erkende diensten en voorzieningen voor zorg dienen slechts bijgaand formulier (zie bijlage ) in te vullen en over te maken aan het VAPH om in het kader van het PGBexperiment als licentiehouder te worden erkend.. Voor andere licentiehouders zullen zo vlug mogelijk bijkomende richtlijnen worden verstrekt. 6 Wat kan vanuit het PGB worden betaald en via welke weg? 6.1 Elementen die met het PGB kunnen worden betaald Vanuit het PGB kan enkel de zorg worden betaald, dit wil zeggen de kost van het personeel dat de voorziening bijkomend inzet om in de extra ondersteuning te voorzien. Aan het VAPH dient de licentiehouder te bewijzen dat de middelen betaald door de PGB-budgethouder, hieraan werden besteed. Dit moet ook duidelijk worden aangetoond aan de budgethouder. Dit betekent niet dat de voorziening een rekening dient op te stellen die telkens een klein stukje loon vervat van al de mensen die bij de zorg voor de betrokken budgethouder betrokken zijn. De voorziening moet wel aantonen dat met het PGB extra personeel werd aangeworven. Het kan dus gaan om de personeelskost van één of meerdere mensen, die bijkomend binnen de voorziening in het algemeen werden aangeworven ter ondersteuning van de zorg, naar de prioriteiten die de voorziening zelf stelt. Het dient wel te gaan om zorggebonden personeel. Als een budgethouder zich aanmeldt, zal de licentiehouder een prijs per maand, per dag of per uur bepalen voor de te verstrekken zorg. Indien blijkt dat de licentiehouder deze bijkomende middelen niet heeft besteed aan de aanwerving van bijkomend personeel zal het VAPH het niet-bestede bedrag in mindering brengen van de algemene subsidiëring of desgevallend terugvorderen. Bovenop het basis-pgb heeft de voorziening recht op maximaal 15 % organisatiegebonden kosten, indien deze kosten worden bewezen aan de budgethouder en het VAPH.. Concreet : De budgethouder krijgt een PGB van toegewezen. Dit betekent dat als dit bedrag wordt besteed voor de inkoop van zorg binnen een voorziening, dit budget wordt verhoogd met 15 %, ofwel Als de budgethouder in de voorziening gedeeltelijk gebruik maakt van zijn PGB en er slechts wordt aangerekend, wordt dit laatste bedrag verhoogd met 15 %. De voorziening dient eveneens een berekening voor te leggen aangaande de inzet van deze organisatiegebonden middelen, zowel aan de gebruiker als aan het VAPH. Dit kan voor een deel via extra organisatiegebonden personeel, maar ook via een versleuteling van onderhoudskosten van burelen, telefoonkosten, ICT-kosten,. De voorziening kan aan de budgethouder voor personeelsgebonden kosten maximaal de hoogte van zijn/ haar basispgb vragen. Net zoals binnen beschermd wonen en geïntegreerd wonen dient de persoon met een handicap zelf in te staan voor de eigen woon- en leefkosten. Indien deze kosten door de voorziening worden voorgefinancierd of via de voorziening worden geleverd (bijvoorbeeld voeding of huur van een kamer) mag de voorziening deze kosten aan de budgethouder aanrekenen. De budgethouder kan deze kosten echter niet betalen met zijn PGB, maar moet dit doen met zijn persoonlijk inkomen. 6

7 6.2 Wijze van betaling van de zorg Als de budgethouder zorg vraagt via een voorziening, zijn er twee betalingsmogelijkheden: 1. de budgethouder betaalt zelf met zijn PGB. 2. Het VAPH betaalt de zorg rechtstreeks aan de voorziening. In het eerste geval ontvangt de budgethouder voorschotten van het VAPH en dient hij/zij van dit voorschot de facturen van de voorziening te betalen, inclusief de organisatiegebonden kosten. In het tweede geval opteert de budgethouder ervoor om zelf geen geld op zijn rekening te krijgen, maar sluit hij/zij een overeenkomst af met de voorziening waarin ondermeer wordt vermeld hoeveel zal worden aangerekend voor de aangeboden zorg. Op basis van deze overeenkomst wordt de voorziening vervolgens rechtstreeks vergoed door het VAPH, ook voor de organisatiegebonden kosten. Of de voorziening al dan niet rechtstreeks door het VAPH zal worden betaald, kan deel uitmaken van de onderhandeling tussen de voorziening en de budgethouder. In principe is de budgethouder vrij in deze keuze, maar het is begrijpelijk dat voorzieningen bijvoorbeeld o.w.v. een precaire financiële situatie, in de overeenkomst laten opnemen dat de betaling rechtstreeks door het VAPH moet gebeuren. 6.3 Bewijslast voor de voorziening/ organisatie Voorschotten Indien de budgethouder kiest voor rechtstreekse betaling aan de voorziening/organisatie door het VAPH, dient de voorziening bij de start van de overeenkomst een kopie van deze overeenkomst met betrokken budgethouder aan het VAPH over te maken. Op basis daarvan wordt aan de voorziening een voorschot toegekend, inclusief organisatiegebonden kosten. Per kwartaal dient de zorgaanbieder een kwartaalstaat over te maken van de nog lopende (dienstverlenings)overeenkomsten. Indien er zich wijzigingen voordoen die leiden tot een hoger of lager bedrag dat op het PGB zal worden verrekend, dient aan het VAPH een gewijzigde overeenkomst te worden voorgelegd Bewijslast bij afrekening Het aan de budgethouder toegekende PGB dient op jaarbasis te worden bekeken en wordt jaarlijks afgerekend. Er kunnen echter geen kosten van het éne kalenderjaar worden overgedragen naar het andere, maar het bestedingspercentage kan gedurende het kalenderjaar wel schommelen. en het bestedingspercentage kan schommelen. Zoals reeds vermeld dient de voorziening ten belope van het basis-pgb aan te tonen dat het bedrag werd besteed aan extra zorggebonden personeel. De voorziening kiest zelf waar en wie ze hierin onderbrengt. Er moet geen uitsplitsing worden gemaakt van alle personeelsleden die betrokken zijn bij de zorg voor de bewuste budgethouder. Het niet bestede bedrag wordt in dat geval teruggevorderd. Voor het zorggebonden personeel geldt dezelfde bewijsvoering als momenteel van toepassing voor het onderdeel personeel voor de ambulante diensten. Alle personeelselementen die daar in aanmerking worden genomen (totale bruto-personeelskost) worden ook in aanmerking genomen als 7

8 bewijs voor besteding van het basis-pgb. Ook de forfait van 3,2 % voor direct personeelsgebonden kosten mag worden ingebracht. Voor de bewijsvoering van de organisatiegebonden kosten dient de voorziening aan te tonen welke kosten hier tegenover staan. Enerzijds kan dit gaan om extra inzet van organisatiegebonden personeel. Daarvoor kunnen dezelfde bewijzen worden voorgelegd als voor het zorggebonden personeel. Anderzijds kan dit niet personeelsgebonden kosten voor de zorg betreffen, zoals ICTkosten, administratieve kosten zoals telefoon, briefwisseling,. In vele gevallen zal het gaan om een versleuteling van kostenrubrieken voor de gehele voorziening. Naast de gedetailleerde bewijsvoering naar het VAPH dient de voorziening ook in de facturatie aan de budgethouder aan te geven hoe de aangerekende kost is samengesteld en welke uitgaven hier tegenover staan. Ook indien de betaling rechtstreeks van het VAPH aan de voorziening gebeurt, dient de budgethouder op de hoogte gesteld te worden van de kosten die werden aangerekend. De licentiehouder die als enige of voornaamste taak het aanbieden van zorg heeft, dient zich te engageren om voor het personeel aangeworven in het kader van het PGB-experiment, de verloningsen arbeidsvoorwaarden geldig binnen het paritair comité te handhaven. Loonbarema s, anciënniteiten en diplomavoorwaarden blijven dus van kracht. Licentiehouders die omwille van hun hoofdactiviteit eventueel door een andere CAO gevat zijn, dienen dit bij hun licentie-aanvraag duidelijk te communiceren Verhouding tot huidige erkenning/subsidiëring De ondersteuning van PGB-budgethouders mag niet nog eens in rekening gebracht binnen de lopende erkenning. De betrokken personen en prestaties mogen niet vermeld worden op kostenstaten en kwartaalstaten. 7 Het sluiten van een Overeenkomst tussen de voorziening/organisatie en de budgethouder De prijs van de ondersteuning wordt vastgelegd in onderhandeling tussen de voorziening/organisatie en de budgethouder. Hierbij kan de budgethouder indien hij/zij dat wenst, worden ondersteund door een vertrouwenspersoon of een derde organisatie, bijvoorbeeld een budgethoudersvereniging. Voor die ondersteuning heeft hij binnen het PGB-experiment specifieke middelen ter beschikking. De budgethouder en de zorgaanbieder sluiten een dienstverleningscontract af. Deze overeenkomst dient een aantal minimale bepalingen, opgelegd door het VAPH, te bevatten. De voorziening moet een afschrift van de getekende exemplaren overmaken aan het VAPH, zodat kan worden nagegaan of aan een aantal minimale eisen is voldaan. De voorziening en de budgethouder kunnen onderling de frequentie van facturering afspreken. Wel dient er minstens per kwartaal een factuur te worden opgemaakt. Indien de zorgaanbieder rechtstreeks door het VAPH wordt vergoed, dient hij zowel aan het VAPH als de budgethouder een exemplaar van de factuur te bezorgen. De gedetailleerde bewijzen van de loonlast dienen enkel aan het VAPH overgemaakt. 8

9 8 Zorggarantie Personen die tot op het einde deelnemen aan het PGB-experiment, kunnen rekenen op zorggarantie. De budgetten zijn recurrent, dit wil zeggen dat ze ook na het experiment opgenomen blijven binnen de begroting van het VAPH. Voor de persoon die aan het experiment deelneemt tot 31 december 2010 zal het budget dat hij nu heeft verder aan hem worden besteed. Dit wil zeggen dat ofwel het PGB na evaluatie wordt verder gezet, dan wel dat de middelen naargelang de wensen van de budgethouder worden omgezet in een PAB-budget dan wel in een bijkomende plaats binnen de zorg. Personen die uit het project stappen, zullen terug hun plaats innemen op de wachtlijst, met dezelfde registratiedatum als voor de instap in het experiment. Zij zullen wat hun prioriteit binnen de CRZ betreft, dus geen nadeel ondervinden van hun (tijdelijke) deelname aan het experiment. 9 Contactpersonen: De PGB-cel van het VAPH Indien u vragen heeft i.v.m. PGB kan u zich steeds wenden tot de PGB-cel. Dit kan zowel telefonisch, per , fax of brief. Gelieve steeds duidelijk uw naam door te geven alsook te vermelden welke informatie u precies wenst. adres: algemeen mailadres: algemeen faxnummer: Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel pgb@vaph.be 02/ t.a.v. de PGB-cel contactpersonen: Mevr. Michèle Geeraerts Tel.: Michele.Geeraerts@vaph.be Mevr. Els De Wilde Tel.: Els.Dewilde@vaph.be 9