Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 1.1

Transcriptie

1 Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 1.1 voor een kwalitatief goede Utrechtse informatiehuishouding - Hoofddocument - Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie

2 INHOUD INTRODUCTIE.. 3 Kwaliteitsmanagement 3 Risicomanagement... 5 Rollen binnen de informatiefunctie 6 Doelgroepen: Voor wie is het kwaliteitssysteem bedoeld? 7 Voortdurende ontwikkeling en verbetering LEIDRADEN Leidraad 1 Organisatieverandering Leidraad 2 Duurzaamheid Leidraad 3 Opleidingen Leidraad 4 Classificatie Leidraad 5 Metagegevens Leidraad 6 Informatiebeveiliging Leidraad 7 Programmatuur Leidraad 8 Informatieontwerp Leidraad 9 Conversie en migratie Leidraad 10 Vervanging Leidraad 11 Vernietigen en bewaren KWALITEITSNORMEN BIJLAGEN Bijlage 1.1 Relevante wet- en regelgeving bij organisatieverandering Bijlage 1.2 Modelovereenkomst bij binnengemeentelijke organisatieverandering Bijlage 1.3 Modelovereenkomst buitengemeentelijke organisatieverandering Bijlage 2.1 Duurzaamheid van archiefbescheiden Bijlage 4.1 Utrechtse Classificatie van Bedrijfsactiviteiten Bijlage 4.2 Logische samenhang tussen processen, zaaktypen en documenttypen c.a. Bijlage 4.3 Taxonomie van documenttypen (conform NEN-2084) Bijlage 4.4 Naamgevingsconventie van zaaktypen Bijlage 4.5 Criteria voor splitsing van zaaktypen Bijlage 5.1 Kenmerken voor Archiefbescheiden Bijlage 5.2 Metagegevensmodel Utrecht verplicht en aanbevolen metagegevens Bijlage 7.1 Vergelijkingstabel tussen processen NEN-ISO en NEN 2082 Bijlage 10.1 Relevante wet- en regelgeving bij vervanging Bijlage 10.2 Onderdelen van de totstandkoming van reproducties Bijlage 11.1 Processtappen voor vernietigen van informatie Bijlage 12 Gebruikte bronnen 2

3 Introductie In dit document wordt de benodigde kwaliteit voor documentaire informatie in de gemeente Utrecht beschreven. Het document is opgebouwd uit 4 delen, namelijk: A. Hoofddocument: een introductie op het onderwerp kwaliteitszorg en risicomanagement; B. Leidraden met een uitleg volgens een elftal thema s; C. Kwaliteitsnormen; D. Bijlagen De delen hangen met elkaar samen en vormen een onderdeel van het audit/monitoringsinstrument om de kwaliteit van de documentaire informatie in alle diensten van de gemeente Utrecht te toetsen en de digitalisering te ondersteunen. Bij het uitvoeren van haar taken gebruikt en creëert de overheid veel informatie. Die informatie is één van de voornaamste bedrijfsmiddelen. Naast goed opgeleid personeel is informatie de belangrijkste kapitaalfactor van de organisatie. Voor de gemeente Utrecht, die te maken heeft met eisen van behoorlijk bestuur, is de kwaliteit van informatie daarom essentieel. Informatie veelal in de vorm van analoge en digitale documenten- heeft daarbij altijd meerdere functies: Bedrijfseconomische functie; Juridische functie; Verantwoordingsfunctie; Functies op het gebied van hergebruik/kennismanagement; Cultuur-historische functie (op termijn). Toegankelijke en betrouwbare informatie is onmisbaar voor een verantwoordelijke, aanspreekbare en servicegerichte overheid, die daarnaast transparant is en proactief verantwoording aflegt aan burgers en volksvertegenwoordiging. Kwaliteitsmanagement Wanneer de informatiehuishouding bij de overheid niet op orde is, is dat hinderlijk voor de bedrijfsvoering. Dat staat dan een deugdelijke verantwoording in de weg en dreigt een goed functioneren te ondermijnen. Zowel vanuit praktisch en financieel oogpunt als vanuit principiële rechtstatelijke overwegingen zijn dan verbeteringen nodig of zelfs noodzakelijk. Kwaliteitsmanagement is essentieel om het geheel van activiteiten dat ondernomen wordt om de kwaliteit van een programma, een maatregel of een ontwerp te onderzoeken, te borgen of te verbeteren, en dat transparant te maken, te waarborgen binnen de organisatie. Binnen de gemeente Utrecht is kwaliteitszorg van dit deel van de informatiehuishouding al jaren een punt van aandacht, o.a. op politiek-bestuurlijk niveau. Het gaat dus nadrukkelijk nog om documentaire informatie. Op termijn kan, als daar verdere aanleiding voor is, ook volgens dezelfde systematiek gewerkt worden aan de niet-documentaire gegevens en informatie. De (complexe) overgang van een analoge naar een volledig digitale informatiehuishouding maakt de noodzaak tot goed informatiebeheer nog groter, mede gezien de verhuizing naar het nieuwe Stadskantoor. 3

4 In dit breed gestelde kader is het van belang om vanaf het moment van documentvormingof opname te zorgen voor een goed beheer van die documenten. Daarom is een archiefsysteem vereist in de brede zin van het woord: het geheel van mensen, procedures, instrumenten en technologie dat zowel van toepassing is op documenten in de 'dynamische fase' als op documenten in de fase van archivering (in de zin van langdurige bewaring). Overeenkomstig de Archiefregeling (artikel 16) moet de zorgdrager ervoor zorgen "dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen Kwaliteitssysteem". De archiefregeling beveelt t.b.v. de inzet van zo n kwaliteitssysteem de specifieke norm voor Informatie- en Archiefmanagement aan: NEN-ISO De systematiek sluit volledig aan op het NEN-ISO 9001 Kwaliteitssysteem. Volgens de toelichting op artikel 16 van de archiefregeling bevatten verschillende NENnormen (NEN-ISO als Kwaliteitssysteem, NEN-2082 voor programmatuur, NEN-ISO voor metadata en NEN-2084 voor documenttypen) de juiste eisen waaraan bovengenoemd archiefsysteem moet voldoen. Deze normen zijn daarom een belangrijk hulpmiddel voor het inrichten van een goed functionerende documentaire informatiehuishouding. Het kwaliteitssysteem dient meerdere doelen Het Utrechtse Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie (kortweg: Kwaliteitssysteem) vormt de grondslag voor: - de jaarlijkse beheercyclus, inclusief de werkwijze voor de beheerplannen/verbeterplannen vanuit de te onderscheiden organisatieonderdelen, conform artikel 3 van het Besluit Informatiebeheer; - de jaarlijkse verantwoording in de gemeentelijke archiefketen richting de gemeenteraad (conform indicator 2 van de 10 VNG-Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) waarin het er om gaat of het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik maakt van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. (VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011); - de functionele inrichting van de nieuwe voorzieningen voor digitaal werken (Digitaal Archief, Zaaksysteem, Samenwerkingsomgeving, etc.). Het gaat er immers om dat het archiefsysteem (in de zin van bovenstaande brede definitie) voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden in het kader van goed informatiebeheer. Dat betekent onder andere dat het de grondslag vormt voor de ordeningsstructuur (de processenlijst) van de gemeente Utrecht, inclusief alle benodigde metagegevens om die goede en geordende en toegankelijke staat van de informatie duurzaam te waarborgen. Implementatie staat centraal Omdat het van belang is dat het Kwaliteitssysteem succesvol wordt geïmplementeerd, is gekozen voor een opzet die specifiek op implementatie gericht is en wel door: - een beperkte set normen te vertalen in praktische leidraden waardoor de organisatieonderdelen een handreiking krijgen bij het gebruik in de praktijk; - implementatie en communicatie extra aandacht te geven; 4

5 effecten voor de implementatie te benoemen: wie is verantwoordelijk en wie dient welke norm te implementeren en dient geconsulteerd of geïnformeerd te worden c.q. ondersteunt (support) bij de invoering. aansluiting te leggen tussen de methodiek volgens leidraden en normen versus het instrument Beheerplan Informatiehuishouding (conform artikel 5 van het Besluit informatiebeheer 2013). In een dergelijk plan legt ieder hoofd van de beheereenheid jaarlijks verantwoording af over het informatiebeheer en de organisatie voor verbetering hierin aangeeft. Deze verantwoording is verwijzend aan de na te streven normen. aansluiting te leggen met de werkwijze voor verantwoording volgens de Archief-KPI's. In 2013 start de gemeente Utrecht met dit instrumentarium als gevolg van de invoering Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) per 1 oktober aansluiting te leggen met de methodiek voor auditing/monitoring (lees: het interne toezicht) door per organisatieonderdeel of per facet de informatiehuishouding door te lichten voor de onderwerpen van de leidraden en de normen zoals die in het kwaliteitssysteem zijn benoemd. De organisatie van dit interne toezicht is belegd bij het KKCD en wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de CIO. Risicomanagement Indien informatie op enig moment onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond, dan kan dat leiden tot: onvolledige en onjuiste informatieverstrekking (o.a. in het kader van de WOB); niet correcte besluiten; oncontroleerbaarheid van het handelen van de gemeente; verkeerde uitgangspunten bij beleid en uitvoering; Gevolgen daarvan kunnen zijn: onnodig veel bezwaarschriften en schadeclaims; hoge financiële risico s; aantasting van de bestuurlijke integriteit en het imago. Om te waarborgen dat de informatie, die voortkomt uit de processen van de gemeente, van voldoende kwaliteit is zodat bovenstaande problemen zich niet voor doen, is informatiebeheer nodig. Dat beheer bestaat uit maatregelen die betrekking hebben op procedures en instructies, metadata en systeemfunctionaliteit. Afhankelijk van de vereiste kwaliteit kan het beheerregime zwaarder (omvangrijker, strikter) of lichter (beperkter, minder strikt) zijn. Bij sommige processen, bijvoorbeeld voor het aangaan van een publiek/privaatrechtelijke samenwerking in het kader van de bouw van Leidsche Rijn, is het risico van ontoereikende informatie groter dan bijvoorbeeld voor een proces in verband met het verlenen van recht van overpad. Risicowaardering is een goede methode om te bepalen welk kwaliteitsniveau voor welke procesinformatie vereist is. Op grond van de risicoklasse kan vervolgens een passend beheerregime worden bepaald. Deze methodiek voor de te hanteren risicomodel wordt in het vervolg op de methodiek voor het kwaliteitssysteem doorontwikkeld in samenspraak tussen CIPM, architectenteam en KKCD. 5

6 Het risicomodel staat dan niet op zichzelf, maar gaat onderdeel uitmaken van de governance van de gemeente Utrecht op het gebied van procesmanagement en (documentair) informatiebeheer. Het bepalen van de risicoklasse en het informatiebeheerregime dienen aldus onderdeel te zijn van de voorbereiding van het (her)inrichten van een proces. Dit ligt op één lijn met het bepalen van de risicoklasse ten behoeve van het bepalen van het niveau van informatiebeveiliging. Beide zullen dan onderdeel zijn van de Project Start Architectuur en de bijbehorende toetsing. Het risicomodel past daarmee in het architectuurproces van de gemeente Utrecht, dat gebaseerd is op de landelijke referentiemodellen NORA en GEMMA (voor gemeenten). Op basis daarvan volgt de inrichting van het aspect informatiebeheer binnen een procesinrichting. Rollen binnen de informatiefunctie De gemeentelijke informatiefunctie is niet iets van een speciale afdeling of club: iedereen heeft er een rol in. Het eerste dat moet gebeuren, is dat de hoofdverantwoordelijkheden goed worden belegd. Zo ligt de verantwoordelijkheid voor de deugdelijkheid van het systeem als geheel, en voor de controle daarop, bij het bestuur. De verantwoordelijkheid voor het juist en tijdig opmaken van records ligt in de primaire processen. Toezicht op de deugdelijkheid daarvan ligt bij de lijnverantwoordelijken. Het spreekt niet altijd vanzelf dat inhoudelijk verantwoordelijken voor primaire processen ook verantwoordelijk zijn voor wat wordt gezien als een bedrijfsvoeringsproces. Pas daarna komen er specialisten om de hoek kijken: specialisten voor het beheer en de verzorging van gevormde records. En natuurlijk specialisten op ICT-gebied. Het geheel komt ook overeen met de wellicht de belangrijkste bepaling uit de Archiefwet 1995: het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van records. 6

7 (Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, deel 2A, denkkader pagina 22-23) Doelgroepen : voor v wie is het Kwaliteitssysteem documentaire informatie bedoeld? Iedere leidraad in dit document kent een eigen niveau van invulling. Waar bijvoorbeeld de Leidraad Metagegevens strakke kaders geeft, geeft bijv. de Leidraad Opleidingen meer ruimte voor eigen invulling door de diverse organisatieonderdelen aan. Het is van belang dit aspect goed te onderkennen. Het kwaliteitssysteem is bedoeld voor iedereen die binnen de Utrechtse organisatie een rol heeft in (onderdelen van) de documentaire informatiehuishouding: medewerkers uit het primaire proces, management, CIPM, IPM-ers, projectmanagers en -medewerkers, Informatiearchitecten, ICT-ers en medewerkers van het Kennis en Kwaliteit Centrum Documentaire informatie. In het onderdeel Kwaliteitsnormen is via een verantwoordelijkhedenmatrix tot op rolniveau per norm aangegeven wie verantwoordelijk is voor de verdere implementatie, wie eindverantwoordelijke is, wie geconsulteerd en geïnformeerd moet worden en wie ondersteuning verleent bij de implementatie. Per thema is de doelgroep wisselend. Onderstaand is aangegeven welke thema s er zijn en wie op hoofdlijnen de eerst aan te spreken partij is voor de implementatie. Uiteraard geldt dat voor ieder onderwerp in een leidraad het management eindverantwoordelijke is. Nr. Leidraad IPM-er IB Lean & AO/IC 7

8 1 Leidraad Organisatieverandering 2 Leidraad Duurzaamheid 3 Leidraad Opleidingen 4 Leidraad Classificatie 5 Leidraad Metagegevens 6 Leidraad Informatiebeveiliging 7 Leidraad Programmatuur 8 Leidraad Informatieontwerp 9 Leidraad Conversie en migratie 10 Leidraad Vervanging 11 Leidraad Vernietigen en bewaren Voortdurende de ontwikkeling en verbetering Het Kwaliteitssysteem sluit aan op het Besluit Informatiebeheer 2013 het concern Informatiebeleid en de Informatiearchitectuur van de gemeente Utrecht. In de (communicatie)toelichting over de betekenis van het kwaliteitssysteem zal de samenhang met deze kaders worden benadrukt, met name waar het gaat om de aansluiting in begrippen, principes en uitgangspunten van de architectuur, maar bijvoorbeeld ook in de afstemming over het organiseren van een gezamenlijke opleidingenkalender in de richting van alle betrokkenen. Het gaat bij de implementatie van het Kwaliteitssysteem om een systematische, gestructureerde en vooral cyclische aanpak. Met cyclisch wordt bedoeld dat het proces van kwaliteitsverbetering nooit af is: de noodzaak om aannames of uitgangspunten weer opnieuw te bezien en te bekijken of ze nog steeds voldoen blijft bestaan. De diverse instrumenten verhouden zich als volgt (zie onderstaand schema) tot elkaar binnen deze cyclische (plan-do-check-act) aanpak. 8

9 9

10 Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 1.1 voor een kwalitatief goede Utrechtse informatiehuishouding - Leidraden - INHOUD Leidraad 1 Organisatieverandering Leidraad 2 Duurzaamheid Leidraad 3 Opleidingen Leidraad 4 Classificatie Leidraad 5 Metagegevens Leidraad 6 Informatiebeveiliging Leidraad 7 Programmatuur Leidraad 8 Informatieontwerp Leidraad 9 Conversie en migratie Leidraad 10 Vervanging Leidraad 11 Vernietigen en bewaren

11 Leidraad 1 Organisatieverandering Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. (Archiefwet 1995, artikel 4) LEIDRAAD : ORGANISATIEVERANDERING Inleiding De organisatie van de gemeente Utrecht is in ontwikkeling als gevolg van verschuiving van wettelijke taken, personele inkrimping, verzelfstandiging, gemeentelijke herindeling, verandering van werkwijze, nieuwe huisvestingsconcepten, enz. Iedere medewerker heeft ermee te maken: soms kleine, soms grote organisatieveranderingen die het hele gemeentelijk apparaat aangaan. In welke organisatievorm zo n verandering dan ook resulteert: altijd wordt bij de taakuitvoering informatie gegenereerd. Pagina 1 Informatie die, veelal in de vorm van analoge en digitale documenten, meerdere functies bedient: bedrijfseconomische functie; juridische functie; verantwoordingsfunctie; functies op het gebied van hergebruik/kennismanagement; cultuur-historische functie (op termijn); Kortom: documentaire informatie. Bij organisatieverandering is de informatie van belang in de nieuwe organisatie en voor een deel helpt de informatie ook om het wel en wee van de 'oude' organisatie te verantwoorden. Documentaire informatie is dus lang niet altijd alleen gekoppeld aan de nieuwe organisatie. De centrale vraag luidt: Welke voorzieningen zijn nodig in geval van organisatieverandering met betrekking tot documentaire informatie? Kwaliteitsnormen voor organisatieverandering ieverandering Deze leidraad bevordert dat voldaan wordt aan de eisen die op grond van wetgeving en NEN-normen gelden voor de documentaire informatiehuishouding. Of daadwerkelijk aan deze eisen wordt voldaan kan worden getoetst aan de hand van de 'Lijst met Kwaliteitsnormen'. Per norm is vastgelegd wie (eind)verantwoordelijk is voor de implementatie, wie geconsulteerd en geïnformeerd moet worden en wie ondersteuning verleent bij de implementatie. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 1 van 11

12 Leidraad 1 Organisatieverandering Verantwoordelijkheden den In Utrecht zijn de hoofden van beheerseenheden verantwoordelijk voor het inbouwen van waarborgen, zodat niet alleen in de eigen organisatie, maar ook tijdens en juist na organisatieveranderingen de documentaire informatie alle bovenstaande functies kan ondersteunen. Het maakt daarbij geen verschil of die informatie nog in papieren vorm is of geheel of gedeeltelijk digitaal. Natuurlijk zijn er binnen de gemeente facilitaire organisatieonderdelen die de operationele zaken bij organisatieveranderingen ondersteunen (zoals IB-IV), maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij het diensthoofd/hoofd van de beheerseenheid. Pagina 2 Een en ander betekent o.a. dat afspraken nodig zijn over welke informatie naar de nieuwe organisatie gaat en welke informatie bij de oude organisatie achterblijft. Voor alle overheidsorganen geldt daarom dat bij organisatieverandering een regeling moet worden getroffen met betrekking tot de documentaire informatie. Formeel luidt die richtlijn (volgens Archiefwet art.4): "Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden." Wat dat concreet betekent voor de diverse verantwoordelijkheden, staat onderstaand beschreven. Allereerst is van belang te onderkennen welke vormen van organisatieverandering aan de orde zijn. Vormen van organisatieverandering De gemeente Utrecht kent een uitgebreid jargon voor organisatieveranderingen. In het Draaiboek Organisatieveranderingen, vastgesteld eind 2005 door de Concerndirectie, wordt gesproken van enkelvoudige en complexe organisatieveranderingen. Op basis daarvan is de Eerste Hulp bij Organisatieveranderingen vastgesteld, waarbij sprake is van dienstgebonden organisatieveranderingen, dienstoverstijgende organisatieveranderingen en verzelfstandiging. In ditzelfde kader is tevens het recent opgestelde Draaiboek Verzelfstandiging van kracht. Voor wat betreft de (wetgeving rond) documentaire informatie kunnen organisatieveranderingen worden gereduceerd tot twee vormen: binnengemeentelijke en buitengemeentelijke organisatieveranderingen. Het essentiële verschil is dat bij de binnengemeentelijke organisatieveranderingen de zorg voor de documentaire informatie bij het College blijft, terwijl bij buitengemeentelijke organisatieveranderingen deze zorg komt te vervallen. De volgende stappen zijn nodig bij organisatieveranderingen. Daar waar het buitengemeentelijke organisatieverandering betreft wordt dat expliciet gemeld. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 1 van 11

13 Leidraad 1 Organisatieverandering Checklist organisatieverandering Provincie en gemeente Utrecht geven de landelijke richtlijn uit de Archiefwet, mede op basis van onderstaand stappenplan, verdere invulling. Daarmee wordt gewaarborgd dat alle documentaire informatie de wettelijke ondersteuning kan blijven bieden voor de oude en de nieuwe organisatie. Daarbij bestaat geen verschil tussen analoge en digitale informatie. 1. Stel de gemeentearchivaris schriftelijk op de hoogte zodra sprake is van een voornemen tot opheffing, samenvoeging, splitsing van een organisatie of organisatieonderdeel of overname van één of meer taken aan of van een andere organisatie. Indien taken naar een nieuwe buitengemeentelijke organisatie gaan, geef dan aan welke rechtsvorm deze organisatie zal hebben en wie de eventueel samenwerkende partners hierin zijn. Geef bovendien aan of sprake is van uitvoering van publiekrechtelijke en/of privaatrechtelijke taken. De gemeentearchivaris zal ten behoeve van verdere besluitvorming advies geven. Het College van B&W doet melding van het voornemen aan Gedeputeerde Staten. 2. Sluit de documentaire informatie af en begin in de nieuwe organisatie met het opnieuw vormen van een archief. De dossiers van nog lopende zaken gaan over naar de nieuwe organisatie. Indien gewenst kunnen dossiers van afgesloten zaken aan de nieuwe organisatie worden uitgeleend. 3. Documenteer alle afspraken met betrekking tot de overdracht van documentaire informatie. Gebruik daartoe de modellen (zie bijlage 1.2 en bijlage 1.3 voor respectievelijk binnengemeentelijke of buitengemeentelijke reorganisaties) om de overeenkomsten met de nieuwe organisatie te bekrachtigen. 4. Stel als onderdeel van de overeenkomst een overzicht op van lopende zaken openstaande dossiers- waarvan de documentaire informatie wordt overgedragen aan de nieuwe organisatie. Dit overzicht is de 1 e bijlage bij de op te stellen overeenkomst van overdracht. Als dossiers van afgesloten zaken worden uitgeleend, dan vormt dat overzicht 2 e bijlage. 5. Vraag om goedkeuring van het College. Indien bij binnengemeentelijke overdracht sprake is van permanent te bewaren documenten, dan is goedkeuring van het College vereist, op basis van een voorstel aan het college, waarin het advies van de gemeentearchivaris is gevoegd. 6. Volg bij buitengemeentelijke organisatieverandering (bijvoorbeeld verzelfstandiging) dezelfde stappen. Echter met dit verschil dat bij lopende zaken openstaande dossiers- tijdelijk beschikbaar worden gesteld aan de nieuwe organisatie. Het overzicht van deze openstaande dossiers is de bijlage bij de op te stellen overeenkomst van ter beschikking stelling. Deze beschikbaarstelling is van beperkte duur, meestal vijf jaar. Verlenging is mogelijk. Maak in geval van verzelfstandiging gebruik van het Handboek Verzelfstandigingen. 7. Betrek de ondersteunende servicecentra tijdig bij de daadwerkelijke afsluiting en overdracht van informatie. Voor de analoge informatie is dit IB- IV, voor de digitale informatie zijn dit IB en ABU. Pagina 3 Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 1 van 11

14 Leidraad 2 Duurzaamheid De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren; Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden. (Archiefbesluit, artikel 11) Pagina 1 Inleiding De gemeente Utrecht ontwikkelt zich tot een elektronische overheid waarbij digitaal werken (op een zaakgerichte wijze) uitgangspunt voor handelen is. Daarbij is het belang van een duurzame omgeving in de meeste brede zin van het woord van essentieel belang. Duurzaamheid raakt niet alleen de duurzaamheid van de informatiedragers (zoals die vooral in deze leidraad staan uitgeschreven), maar heeft betrekking op alle overige onderwerpen en thema s die in dit kwaliteitssysteem zijn benoemd! Het is van belang dit voortdurend in ogenschouw te houden. Digitaal werken maakt het echter risicovol dat informatie niet op een duurzame wijze wordt beheerd en gearchiveerd. Vandaar dat tijdig maatregelen nodig zijn om informatie duurzaam op te slaan en te beheren. Informatie die, veelal in de vorm van analoge en digitale documenten, meerdere functies bedient: bedrijfseconomische functie; juridische functie; verantwoordingsfunctie; functies op het gebied van hergebruik/kennismanagement; cultuur-historische functie (op termijn); Kortom: documentaire informatie. De centrale vraag luidt: Hoe dienen digitale documenten te worden vastgelegd, bewaard, beheerd en beschikbaar te worden gesteld (in de brede zin van het woord), zodat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn? Dit sluit volledig aan op de Archiefverordening, artikel 6 waar staat geformuleerd dat B&W ervoor 'zorg dragen dat bij de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen, het behoud van de bescheiden voldoende wordt gewaarborgd'. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 2 van 11

15 Leidraad 2 Duurzaamheid Kwaliteitsnormen voor duurzaamheid Deze leidraad ondersteunt de eisen die op grond van wetgeving en NEN-normen gelden voor de documentaire informatiehuishouding. Of daadwerkelijk aan deze eisen wordt voldaan kan worden getoetst aan de hand van de 'Lijst met Kwaliteitsnormen'. Per norm is vastgelegd wie (eind)verantwoordelijk is voor de implementatie, wie geconsulteerd en geïnformeerd moet worden en wie ondersteuning verleent bij de implementatie. Pagina 2 Verantwoordelijkheden den Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de overheid heeft gefunctioneerd: dit is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn. Iedere proceseigenaar heeft er voor te zorgen dat digitale informatie goed geordend wordt opgeslagen en beheerd, zodat die digitale informatie - na bepaalde tijd geschikt is om vernietigd te worden of dat overdracht kan plaatsvinden aan Het Utrechts Archief. Digitale duurzaamheid moet daarom onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering binnen ieder organisatieonderdeel. Dit betekent dat proceseigenaren: a) budget en aandacht voor beleid en bewustwording moet vrijmaken; b) (technische) hulpmiddelen moet aanschaffen en implementeren; c) medewerkers moet opleiden en instrueren; d) de eigen beheerorganisatie op orde moet hebben; e) regels en procedures moet formuleren en uitvoeren. ad b) implementatie van duurzaamheid betekent onder andere het voldoen aan specifieke technische eisen (formaten). In bijlage 2.1 is een specifieke set met normen gedefinieerd voor duurzame formaten. ad c) van individuele medewerkers wordt verwacht dat zij deze kaders van duurzaamheid, de regels en procedures onderkennen en deze naleven. Om dat te bereiken is opleiding van groot belang en is continue aandacht nodig (dus ook bij nieuwe medewerkers) zie hiertoe de Leidraad Opleidingen. ad e) duurzaamheid raakt alle andere onderwerpen zoals die zijn beschreven binnen de methodiek van dit Kwaliteitssysteem en worden vastgelegd in alle overige Leidraden, bijvoorbeeld: o bij het documenteren van (versies van) gebruikte software (Leidraad Software) o bij vervanging van computersystemen is het noodzakelijk om de archiefwaarde van de bestaande informatieobjecten te documenteren en een plan voor conversie (Leidraad Conversie en Migratie) op te stellen; Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 2 van 11

16 Leidraad 2 Duurzaamheid o bij het in acht nemen van de regels rondom vernietiging van informatie om informatie duurzaam te bewaren zolang nodig is (Leidraad Vernietiging). Verschil tussen digital igitale en analoge archiefbescheiden Digitale bescheiden zijn structureel andere objecten dan papieren dossiers (met een kaft of een nietje). Begrippen zoals origineel, kopie en authentiek krijgen een geheel andere waarde en iedere medewerker van de gemeente Utrecht zal, zeker bij de introductie van digitaal werken, er zich van bewust moeten zijn wat er met een document wordt bedoeld en wat de interpretatie ervan is. Pagina 3 Een digitaal bestand kan niet langer worden geïdentificeerd aan de hand van het kaft en er kan niet langer een datum van binnenkomst op worden gestempeld. In de digitale wereld zijn daarom aanvullend metagegevens nodig om informatie vast te leggen en later weer daarop terug te vinden - dat het document is geregistreerd met datum X en geschreven is door burger Y. Deze metagegevens worden in het algemeen los van het document bewaard en beheerd (zie ook Leidraad Metagegevens). Als dat op een goede wijze plaatsheeft, dan kan informatie technisch gesproken altijd op een ander medium worden gezet als het medium waar het (tijdelijk) op staat dreigt te vergaan (zie ook Leidraad Conversie en Migratie). Verder zal de waarde van een document moeten blijken uit de context van het document binnen het betreffende proces (c.q. de zaak). De context moet blijken uit procesbeschrijvingen en met name ook het instrument Zaaktypecatalogus (zie ook Leidraad Classificatie) als grondslag voor de ordening en typering van alle documentaire informatie in alle primaire, sturende en ondersteunende processen. Bewaarstrategieën U dient altijd te kiezen voor softwaretoepassingen die rekening houden met de toekomst. Met andere woorden, softwaretoepassingen waarin de duurzame bewaring van teksten, afbeeldingen, video, geluid en combinaties vanaf het begin, dat wil zeggen bij de creatie van de informatie, geïntegreerd is opgenomen (zie ook Leidraad Programmatuur). Vaak gaat het bij vernieuwing er niet om de applicatieomgeving duurzaam te bewaren, maar wel de informatieobjecten die daarin omgaan: de documenten en de bestanden met (meta)data. U dient een bewaarstrategie te bepalen per proces of cluster van processen. (zie ook Leidraad Conversie en Migratie). Er zijn verschillende manieren om digitale informatie goed te bewaren en te beheren. Welke bewaarstrategie het meest geschikt is, hangt af van de soort informatie die moet worden bewaard, de termijn en de kosten. De meest gangbare bewaarstrategieën zijn: a) afdrukken op papier b) migratie c) emulatie d) gebruik van standaard documentformaten Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 2 van 11

17 Leidraad 2 Duurzaamheid ad a) een dergelijke strategie is nodig waar onzekerheid over juridische kwesties rond archiefrechtelijke eisen blijft bestaan. Die vraagstukken worden overigens steeds beter ingekaderd. ad b) Migratie is de handeling waarbij archiefbescheiden worden overgezet van het ene systeem naar het andere, met behoud van hun authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid. Migratie vindt plaats als een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Pagina 4 ad c) bij emulatie wordt niet de originele hard- en software bewaard maar wordt het vereiste platform op een toekomstige computerconfiguratie gereconstrueerd, zodat de bestanden in hun oorspronkelijke formaat raadpleegbaar zijn. ad d) bij deze strategie wordt gebruikgemaakt van 'open standaarden' om de lange termijn bewaring van elektronische documenten te waarborgen. Het gaat daarbij om toepassingen volgens het adagium: Pas toe of Leg uit en die te maken hebben met (lange termijn) archivering (PDF/A) of formaten voor het geval dat documenten zich nog in de reviseerbare fase bevinden (ODF). Voor de uitwisseling van metagegevens verwijst de archiefregeling naar de open standaard XML als gangbare open standaard. PDF/A is een ander formaat dan PDF. Het archiefprobleem met een normale PDF is dat de 'functies' die erin vastliggen (bijvoorbeeld het verwijzen naar een website via een hyperlink) problemen kunnen veroorzaken bij het langdurig bewaren van informatie. Omdat technologie voortdurend aan verandering onderhevig is, kunnen deze afhankelijkheden ervoor zorgen dat informatie op termijn verloren gaat. In Nederland heeft het College Standaardisatie, voorgezeten door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie dergelijke standaarden vastgesteld, (Besluit, 12 december 2011 Staatscourant, ). Open standaard Versie Uitleg ODF 1.2 Uitwisseling van reviseerbare documenten PDF/A-1 NEN-ISO :2005 Lange termijn archivering van niet-reviseerbare documenten. PDF/A-2 ISO Lange termijn archivering van documenten, in situaties waarin de PDF/A-1 standaard niet voldoet. XML 1.0 Web Services, beschrijving interfaces Type Verplichting Pas toe of leg uit Pas toe of leg uit Pas toe of leg uit Gangbaar Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 2 van 11

18 Leidraad 3 Opleidingen Een organisatie behoort een permanent programma voor opleiding met betrekking tot informatie- en archiefmanagement op te zetten. Opleidingsprogramma s met betrekking tot eisen voor informatie- en archiefmanagement en specifieke praktijktoepassingen behoren gericht te zijn op alle leden van het management, op werknemers, contractanten, vrijwilligers en alle andere individuen verantwoordelijk voor het geheel of een deel van de bedrijfsactiviteit van een organisatie, en aandacht te besteden aan hun rollen en verantwoordelijkheden bij het creëren van archiefbescheiden tijdens hun werk en bij het opnemen van deze archiefbescheiden in archiefsystemen. De opleidingsprogramma s kunnen worden ontworpen en opgezet in samenwerking met externe organisaties. (NEN-ISO , pagina 23) Pagina 1 Inleiding De gemeente Utrecht wil zich ontwikkelen tot een elektronische overheid waarbij digitaal werken (op een zaakgerichte wijze) uitgangspunt voor haar handelen is. Die digitalisering betekent dat steeds meer werkzaamheden door een systeem worden uitgevoerd, waar dat voorheen niet kon of mocht. Digitalisering moet daarom worden gezien in het ruimere kader van het herontwerp van werkprocessen en functies (zie ook Leidraad Informatieontwerp). Ook moet het worden gezien tegen de achtergrond van nieuwe huisvesting en tijdonafhankelijk werken. Daarbij doet zich voor dat hoeveelheid te beheren informatie verveelvoudigt, de informatiedragers in vorm veranderen en vermeerderen en de wijze waarop informatie (organisatorisch gezien) wordt beheerd, verandert. Dit heeft ertoe geleid dat informatie bij veel overheidsorganisaties niet altijd meer op orde is. Kennelijk is het samenspel van procedures, systemen en menselijke handelingen rondom informatie dus niet optimaal op elkaar afgestemd. Dit betekent o.a. dat iedereen die met informatie werkt moet weten hoe daarmee moet worden omgegaan. Goed informatie- en archiefmanagement kan niet enkel worden gerealiseerd door het uitwerken van procedures/werkinstructies en het implementeren van ondersteunende systemen, het vraagt ook om goede uitleg aan en opleiding van degenen die binnen de organisatie werken met informatie. Deze leidraad gaat in op het laatste genoemde aspect: opleidingen. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 3 van 11

19 Leidraad 3 Opleidingen De centrale vraag luidt: Hoe worden alle betrokkenen opgeleid die binnen de organisatie werken met documentaire informatie, zodat het doel en de voordelen van het beheer van archiefbescheiden in een organisatie goed wordt begrepen en betrokkenen begrijpen waarom procedures en processen vereist zijn? Pagina 2 Kwaliteitsnormen voor opleidingen Deze leidraad bevordert dat voldaan wordt aan de eisen die op grond van wetgeving en NEN-normen gelden voor de documentaire informatiehuishouding. Of daadwerkelijk aan deze eisen wordt voldaan kan worden getoetst aan de hand van de 'Lijst met Kwaliteitsnormen'. Per norm is vastgelegd wie (eind)verantwoordelijk is voor de implementatie, wie geconsulteerd en geïnformeerd moet worden en wie ondersteuning verleent bij de implementatie. Verantwoordelijkheden en De verantwoordelijkheid voor het implementeren en managen van het opleidingsprogramma voor informatie- en archiefmanagement moet worden opgedragen aan een manager op het juiste niveau. Gezien de omvang en complexiteit van de gemeente Utrecht verdient het aanbeveling om daarbij te onderscheiden: o verantwoordelijkheid op strategisch niveau: eindverantwoordelijkheid, centraal stellen van doelen, uitwerken van overall opleidingsprogramma, bewaken van de samenhang, de volledigheid en de voortgang, verzorgen van de overall evaluatie en het beschikbaar stellen van middelen; o verantwoordelijkheid op tactisch niveau: deelverantwoordelijkheid voor de uitvoering op het niveau van een organisatieonderdeel; het decentraal, per organisatieonderdeel, binnen de centraal gestelde doelen specificeren van behoeften, organiseren van de uitvoering en het beschikbaar stellen van middelen. Personeel dat moet worden opgeleid Alle medewerkers die enige verantwoordelijkheid dragen voor informatie/archiefbescheiden moeten een passende opleiding krijgen, zodat zij weten aan welke procedures en instructies zij zich moeten conformeren en waarom dat belangrijk is. Voor de volgende te onderscheiden groepen moet nader worden uitgewerkt welke opleiding/kennis/etc. relevant is: - management; - overige medewerkers; - ingehuurde personen/bedrijven; - vrijwilligers en alle anderen. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 3 van 11

20 Leidraad 3 Opleidingen Binnen bovengenoemde groepen doet zich een grote verscheidenheid aan functies, rollen, taken en verantwoordelijkheden voor. Sommigen zijn vanuit hun rol al sterk betrokken bij het werken met informatie (bijvoorbeeld vakspecialisten informatiemanagement), voor anderen is dat minder dagelijkse kost. Het is echter zaak dat iedereen in de organisatie vanuit zijn/haar functie/rol/taak/ verantwoordelijkheid begrijpt wat het belang is van goed beheer van informatie, dat duidelijk is welke processen/procedures/instructie in dat kader voor hem/haar van belang zijn en waarom het van belang is dat die worden nageleefd. Pagina 3 Gedragscompetenties Onderstaand worden de gedragscompetenties benoemd die van groot belang zijn bij het omgaan met de veranderingen waar het gaat om informatiebeheer en de voortdurende modernisering ervan. Dit vraagt niet alleen om kennis en vaardigheden, maar ook om de juiste gedragingen om de veranderingen aan te kunnen en zelf in goede banen te kunnen leiden. De onderkende gedragscompetenties zijn: 1 Aanpassingsvermogen: Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen. Integraal werken: De eigen bijdrage afstemmen op de context van de organisatie, rekening houdend met diverse invalshoeken, vakgebieden en beleidsterreinen. Leervermogen: Nieuwe informatie in zich opnemen en deze effectief toepassen. Organisatiesensitiviteit: Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie. Voortgangscontrole: Opstellen en uitvoeren van procedures om de voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers, als ook de voortgang van eigen functieactiviteiten en verantwoordelijkheden te bewaken en te controleren. Nb. Het ontwikkelen van gedragscompetenties vergt meer dan alleen een opleiding. Naast een goede theoretische achtergrond, spelen oefening, ervaring en coaching een grote rol. Gedragscompetenties worden met name ontwikkeld op de werkplek, ondersteund door collega s en leidinggevende(n). 1 Bron: Opleidingsplan e-depot RHC s, Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot Versie: 1.0 (definitief), vastgesteld door het Convent van RHC s en Nationaal Archief, 5 april 2013 Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 3 van 11

21 Leidraad 3 Opleidingen Opleidingsmethoden Een opleidingsprogramma dat met de bovenstaande verscheidenheid rekening houdt en nauw aansluit bij specifieke groepen medewerkers is het meest effectief. Eenmalige opleiding is onvoldoende. Er moet een programma van permanente educatie zijn, zodat basiskennis wordt verworven en opgefrist en veranderingen, aanvullingen en ontwikkelingen periodiek onder de aandacht worden gebracht. De frequentie moet zijn afgestemd op de functie/rol/taak/verantwoordelijkheid. Pagina 4 Of de gekozen frequentie in praktijk voldoende is, hangt van de complexiteit, het inmiddels bereikte opleidingsniveau en de staat van de informatiehuishouding van het moment. Met andere woorden: een haperende informatiehuishouding in de praktijk vraagt om een intensiever opleidingsprogramma dan een situatie waarin de informatie op orde is. Om bovenstaande effectief en efficiënt in te vullen kan gedacht worden aan een combinatie van opleidingsmethoden: o opname van basisinformatie/-instructie in een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers; o groepsopleiding voor medewerkers die nieuwe verantwoordelijkheden krijgen of in geval van systeemwijzigingen; o opleiding en coaching als onderdeel van een formeel programma of informeel door een collega of leidinggevende; o informatieve sessies over initiatieven en ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefmanagement; o folders, boekjes, publicaties op intranet, op interne social media, etc. die een korte praktische toelichting geven en die aspecten van het beleid of praktijk van het informatie- en archiefmanagement van de organisatie beschrijven; o animaties, filmpjes etc. die beschikbaar worden gesteld via het netwerk of intranet; o helpteksten in systemen; o algemene of maatwerk cursussen die intern of extern worden aangeboden en die aansluiten of specifieke behoeften binnen de organisatie. Van belang is dat een opleiding niet slechts wordt georganiseerd om te voldoen aan een verplichting, maar dat deze daadwerkelijk bijdraagt aan en aansluit op de behoefte vanuit het werkproces om bepaalde kennis te hebben, zaken te doorgronden (begrip) en te weten hoe dit moet worden toegepast binnen het eigen werk (toepassing). Evaluatie en herziening van het opleidingsprogramma Het succes van het opleidingsprogramma wordt afgemeten aan het succesvol functioneren van het archiefsysteem als samenhangend geheel van procedures, systemen en mensen en daarmee aan de kwaliteit van de documentaire informatiehuishouding. Dit kan worden getoetst aan de hand van: Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 3 van 11

22 Leidraad 3 Opleidingen o o o audit/monitoring naar de werking van het archiefsysteem binnen de verschillende organisatieonderdelen; toets op kennis/begrip/toepassing op basis van de eisen die in het opleidingsprogramma zijn opgenomen; de mate van tevredenheid van de deelnemers over de aangeboden opleidingen/ cursussen/activiteiten en de toepasbaarheid daarvan in het werk (bijv. door middel van evaluatieformulieren); Pagina 5 De (combinatie van) evaluatie-instrumenten om de informatie te verkrijgen moet zo samenstellen dat het beoogde doel zo goed mogelijk wordt gediend: verkrijgen van een scherp beeld van de positieve (te behouden) en negatieve (te ontwikkelen) onderdelen van het gerealiseerde programma zodat bijstelling daarvan kan plaatsvinden en het effect van het opleidingsprogramma zo optimaal mogelijk is. De evaluatie moet leiden tot bijstelling van het opleidingsprogramma waar dat nodig blijkt. Als de herziening leidt tot het organiseren van nieuwe opleidingen/ cursussen/activiteiten, dan moeten dat waar nodig leiden tot bijscholing van degenen die al zijn opgeleid. De uitkomst van de evaluatie wordt gerapporteerd aan de eindverantwoordelijk manager. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 3 van 11

23 Leidraad 4 Classificatie Classificatie is de systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en/of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem (NEN-ISO , pagina 5) Classificatie van activiteiten vormt een krachtig hulpmiddel bij het ondersteunen van het uitvoeren van taken en in veel processen die behoren bij het beheer van archiefbescheiden, inclusief a) het leggen van koppelingen tussen individuele archiefbescheiden die gezamenlijk voorzien in een continue neerslag van wat gedaan is; b) het veilig stellen dat de naamgeving van archiefbescheiden op een consistente manier door de tijd heen gebeurt; c) het ondersteunen in het terugvinden van alle archiefbescheiden met betrekking tot een specifieke functie of activiteit; d) het bepalen van passende beveiliging en toegang voor verzamelingen archiefbescheiden; e) toekennen van recht van toegang aan gebruikers tot of van uitvoeren van activiteiten op specifieke groepen archiefbescheiden; f) het verdelen van verantwoordelijkheid voor beheer van specifieke groepen archiefbescheiden; g) het distribueren van archiefbescheiden om er iets mee te doen, en h) het bepalen van de passende bewaartermijnen en de passende overdrachts- of vernietigingsacties voor archiefbescheiden. (NEN-ISO , pagina 19) Pagina 1 Inleiding Alle archiefwaardige documenten en dossiers krijgen een plek in het Utrechtse archiefsysteem volgens een classificatieschema: één basis die bovendien de grondslag vormt voor de ordening van zaakdossiers (beide via zaaktypen). Het archiefsysteem wordt in Utrecht zo ingericht dat deze classificatie een afbeelding is van de werkprocessen. De Utrechtse classificatie is herleidbaar tot werkprocessen om die samenhang te kunnen duiden en om van daaruit Records in hun onderlinge relatie te kunnen zoeken. Dat sluit bovendien goed aan bij belevingswereld van de gebruiker. Zo n schema is niet voorbehouden aan digitaal werken. In de analoge situatie is/was ordening van archiefruimten, archiefbestanden en papieren dossiers immers net zo nodig om terugvindbaarheid van informatie te garanderen. Het begrip classificatieschema sluit als volgt aan op de Archiefregeling: De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. (Archiefregeling, artikel 18.1) Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 4 van 11

24 Leidraad 4 Classificatie De centrale vraag luidt: Hoe gaat de gemeente haar (digitale) Classificatieschema inrichten zodat voldaan wordt aan de voorwaarde voor een 'goede geordende en toegankelijke duurzame informatiehuishouding'? Pagina 2 Kwaliteitsnormen voor classificatie Deze leidraad bevordert dat voldaan wordt aan de eisen die op grond van wetgeving en NEN-normen gelden voor de documentaire informatiehuishouding. Of daadwerkelijk aan deze eisen wordt voldaan kan worden getoetst aan de hand van de 'Lijst met Kwaliteitsnormen'. Per norm is vastgelegd wie (eind)verantwoordelijk is voor de implementatie, wie geconsulteerd en geïnformeerd moet worden en wie ondersteuning verleent bij de implementatie. Verantwoordelijkheden Classificatie wordt ingezet om digitaal en zaakgericht werken te ondersteunen met behulp van de zaaktypecatalogus. De zaaktypecatalogus ordent alle werkprocessen van de organisatie en brengt aldus structuur aan in het beheer van documenten en dossiers. Deze structuur geldt voor alle documenten die de gemeente Utrecht ontvangt, opstelt en verzendt. Tevens wordt hierin bepaald hoe projectdossiers worden geclassificeerd in relatie tot de zaaktypen en procesnaamgeving. Het beheer op de zaaktypecatalogus vraagt om een afgestemde rolverdeling tussen proceseigenaren, procesmanagers, projectleiders en de uitvoerende beheerorganisatie. Proceseigenaren zorgen er voor dat de processen waar zij verantwoordelijk voor zijn goed worden ondersteund; stemmen dat af met de aan te wijzen procesmanagers als blijkt dat aanpassing nodig is. Via deze route wordt het beheer van de gegevens georganiseerd. Projectleiders kiezen bij de start van een project het projecttype (uit een standaardlijst), waarmee automatisch de ordeningsstructuur voor het projectarchief wordt afgeleid (als verzameling van zaaktypen). Daarbij is het van belang om een autorisatiestructuur vast te stellen voor het raadplegen en wijzigen van zaken en documenten binnen het project (zie Leidraad Informatiebeveiliging en toegang); Een projectleider zorgt er vervolgens voor dat alle verantwoordingsdocumenten in alle fasen van het project tijdig worden opgenomen. Een projectleider zorgt er aldus voor dat het projectarchief vanaf de start één geheel is en blijft. Met het aangeven van het 'resultaat' van het project start het regime van recordmanagement en zijn documenten niet meer wijzigbaar voor alle in het project opgenomen zaken, dossiers en documenten. In het archiefsysteem wordt aldus 'gedocumenteerd' dat het regime van recordmanagement is gestart. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 4 van 11

25 Leidraad 4 Classificatie Het Utrechtse classificatieschema voor documentaire informatie Voor de ordening van processen en daarbinnen de ordening van zaaktypen en documenttypen volgt Utrecht onderstaande landelijke standaarden: a) De GEMMA Procesarchitectuur voor de taxonomie van processen; b) De GEMMA Zaaktypecatalogus voor het metamodel voor zaaktypen; c) NEN-2084 voor de taxonomie van documenttypen. Pagina 3 ad a) de GEMMA procesarchitectuur gaat uit van een hoofdverdeling in sturende processen, primaire processen en ondersteunende processen en verdeelt die vervolgens in 42 generieke processen. (zie bijlage 4.1 voor een compleet overzicht). De verzameling van alle generieke processen dekt de complete verzameling van archiefwaardige documenten af. Deze ordeningsstructuur dient tevens voor de onderliggende ordening van zaaktypen. De zaaktypen leggen vervolgens de basis voor de indeling van o.a. documenttypen en bewaar- en vernietigingstermijnen. Zie bijlage 4.2 voor de logische samenhang hierin. ad b) om als organisatie goed te kunnen verantwoorden en om zaken/ dossieropbouw te kunnen reconstrueren, is het van belang te weten volgens welk zaaktype een document is aangemaakt en aan welk concreet (zaak)dossier een document wordt toegevoegd. Dit vindt plaats aan de hand van metadatering (zie Leidraad Metagegevens). Eén van de vereiste metagegevens betreft de classificatie van bedrijfsactiviteiten, zodat bij iedere zaak en bij iedere document binnen een zaak bij voorbaat helder is vanuit welk proces en zaaktype (bedrijfsactiviteit) het document is ontstaan. Voor ieder zaaktype worden 'kenmerken van groepen vergelijkbare zaken' vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan: Kerngegevens over zaken van dit zaaktype Relaties naar Producten en Diensten, Formulieren, Procesmodellen, Archief Termijnen voor behandeling De statussen die worden bereikt Besluiten die kunnen worden genomen De mogelijke resultaten Eventuele deel- en/of vervolgzaken Dergelijke gegevens zijn beschreven in de landelijke normen RGBZ en ZTC (volgens de laatste actuele versie ZTC 2.0) De Utrechtse Zaaktypecatalogus legt de grondslag voor de ordening en typering van alle documentaire informatie in alle primaire, sturende en ondersteunende processen die de gemeente Utrecht voert. Aldus verwijst ieder document vanaf de start, d.w.z. bij het ontstaan ervan naar de nodige structuurelementen zoals procestypen, zaaktypen en documenttypen zodat daarmee altijd de juiste context ervan bekend is en blijft. Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie Leidraad 4 van 11