Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen

Transcriptie

1 Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Project Basisregistraties 02 oktober 2015

2 Inhoudstafel 1. Project Basisregistraties Context Welke authentieke bronnen zijn vandaag beschikbaar? Toekomstige ontwikkeling: Basisregisters Methodologische benadering Kosten-baten analyse Steden en gemeenten Nutsbedrijven Vlaamse overheid Investering Illustratie: Basisregisters in Denemarken Maatschappelijke baten Conclusie kosten-baten analyse Steden en gemeenten Nutsbedrijven Vlaamse overheid Algemene conclusie

3 1. Project Basisregistraties 1.1. Context In het regeerakkoord maakt de Vlaamse regering een duidelijke keuze. Met het initiatief Vlaanderen Radicaal Digitaal wordt er een sprong voorwaarts gemaakt naar een informatiegedreven overheid die toonaangevend is in Europa. De doelstelling van het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal bestaat erin om de Vlaamse overheid te transformeren tot een integraal informatiegedreven overheid. Overheden, waar ook ter wereld, staan voor de fundamentele vraag hoe ze als overheid het verschil kunnen maken in de samenleving. Wat is nog de rol van de overheid in onze samenleving en hoe moet de overheid zich daarvoor organiseren? Op welke manier kan de overheid bijdragen aan het creëren van een kwaliteitsvolle leefomgeving, het verbeteren van het welzijn van de burgers, het verhogen van de competitiviteit van de ondernemingen,... Het wordt hoe langer hoe meer duidelijk dat in onze geïnformatiseerde en genetwerkte samenleving de overheid een kennisoverheid moet zijn, wil ze nog impact hebben op de samenleving. Databanken vormen de ruggengraat van deze overheid. Data en informatie zijn daarbij de belangrijkste grondstof waarover de overheid beschikt. Het verzamelen en ontsluiten van data wordt meer en meer een kerntaak van de overheid, alsook het verwerken van die data tot bruikbare informatie. Dit betekent ondermeer dat er geëvolueerd wordt van een overheid die werkte op basis van individuele papieren stukken naar een overheid die werkt met digitale informatiestromen, digitale en interactieve netwerken, gekoppelde gegevensbronnen enz. De gegevensbronnen spelen hierbij een belangrijke rol. Hieruit wordt informatie gehaald die teruggegeven wordt aan de maatschappij via open data. Het beheer van deze data wordt een belangrijke taak voor de Vlaamse overheid. Zo vraagt de overheid niet wat ze al weet, en biedt ze digitale diensten klantvriendelijk aan. Om de doelstellingen van het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal te realiseren zal er rond een aantal strategische bouwstenen gewerkt worden. Eén van deze bouwstenen van een informatiegedreven overheidswerking zijn de Vlaamse Basisregisters. De meerwaarde van het opzetten van dergelijke registers ligt in het feit dat zo, over diverse bestuursniveaus heen, basisgegevens gemeenschappelijk bijgehouden worden in één databank. Hierdoor hoeven overheidsinstanties niet langer afzonderlijk en onafhankelijk van elkaar dezelfde of gelijkaardige informatie in te zamelen. Zo kunnen zij zich toespitsen op hun kerntaken en de basisregisters voor eigen doeleinden verrijken met eigen data. Geodata worden tegenwoordig veel gebruikt in de openbare sector en zijn een gereedschap bij een groot aantal bestuurlijke taken, zoals het technisch beheer in verband met planning en taken bij ruimtelijke ordening, wegenbouw, natuur, milieu, maar ook in toenemende mate bij andere beheerstaken. 3

4 Geodata worden eveneens gebruikt door nutsbedrijven en andere leveranciers die kabel- en leidinginfrastructuren plannen en onderhouden. Voor een groot aantal particuliere ondernemingen zijn geodata een belangrijk hulpmiddel bij projecten, bouw, installaties, adviezen en controles. Zoals hierboven reeds aangehaald wordt, is geodata ook buiten de overheid van toenemend belang. Kwalitatieve adressen in klantenbestanden doen bedrijven efficiënter werken, en kennis van locatiegebonden data maakt precieze geomarketing mogelijk. Beschikbaarheid van kennis over gebouwen, percelen, terrein en wegen zal in veel private sectoren een onmiskenbare meerwaarde zijn. Ondernemingen zullen met deze data gegevens vrij kunnen uitwisselen en nieuwe producten en oplossingen ontwikkelen waarvan geodata deel uitmaken. In de particuliere sector is er ook een trend aan de gang omtrent het gebruik van geodata in andere dan de traditionele branches en is er een markt in ontwikkeling voor innovatief gebruik van geodata. Dit is onder andere van toepassing op de detailhandel en de financiële sector (bank- en verzekeringswezen) Welke authentieke bronnen zijn vandaag beschikbaar? Op dit moment worden door het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) twee geografische gegevensbronnen bijgehouden: CRAB (Centraal Referentieadressenbestand): deze authentieke bron bevat data met betrekking tot adressen. De gegevens worden sinds 2011 decentraal beheerd door gemeenten en gratis ter beschikking gesteld als open data aan de burgers; GRB (Grootschalig Referentiebestand): deze bron (formeel nog niet erkend als authentieke gegevensbron) bevat informatie over gebouwen, percelen en wegen. Deze gegevens zijn gebiedsdekkend sinds Er is verder nog een kandidaat-authentieke bron, het wegenregister: dit register werd op 2014 voor het eerst ter beschikking gesteld en bevat alle (openbaar toegankelijke) wegen van Vlaanderen, met bijbehorende attribuutgegevens. Naast deze (kandidaat) authentieke bronnen wil het AGIV in de toekomst nog andere bronnen uitwerken die momenteel nog niet bestaan: o.a. het gebouwenregister en het percelenregister. Hieronder wordt de situatie grafisch weergegeven: 4

5 Figuur 1: Grafische situatie (authentieke) gegevensbronnen 5

6 1.3. Toekomstige ontwikkeling: Basisregisters In lijn met de conceptnota Vlaanderen Radicaal Digitaal werden een aantal opportuniteiten tot verbetering van het systeem van authentieke bronnen geïdentificeerd: een grotere behoefte aan linked data en een grotere openheid van de data. Hiervoor stelt AGIV de ontwikkeling van een stelsel van basisregisters voor. De missie van het project Vlaamse basisregistraties is dan ook: Alle overheden en bedrijven zijn tevreden over het gebruik van het stelsel van basisregisters in hun bedrijfsprocessen als de gezaghebbende bron voor registratie en identificatie van locatiegebonden informatie over grootschalige topografie, wegen, percelen, adressen en gebouwen, zoals het door AGIV en haar partners op kostenefficiënte wijze wordt gerealiseerd en beheerd. Deze basisregisters bevatten een beperkte set van uniform geïdentificeerde en beheerde objecten en relaties. Zo voorzien ze een stabiele en nauwkeurige aanduiding van gebouwen, adressen, wegen en percelen die door elke gebruiker kan overgenomen worden in de eigen bedrijfsprocessen. Ze zijn voor deze objecten de meest nauwkeurige, volledige en actuele bron en worden als open data ontsloten. Omdat elke instantie zijn toepassingsgerichte informatie aan dezelfde basisobjecten kan koppelen, wordt al deze informatie onderling uitwisselbaar. Een voorbeeld: door het beschikbaar komen van deze basisregisters kunnen leegstaande gebouwen en bedrijven automatisch afgeleid worden. Een gemeentelijke inventaris onroerend erfgoed of gemeentelijk patrimonium kan eenvoudig gekoppeld worden aan de referentiegegevens over gebouwen waardoor de eigen beheerkost sterk kan verminderen of wegvallen. Door de hogere kwaliteit van de gebouwgegevens kan er een kleiner foutenpercentage en dus een hogere opbrengst voor bijvoorbeeld belasting op onroerende voorheffing bereikt worden. Zo kan bijvoorbeeld het gemeentelijk register onbebouwde percelen automatisch gegenereerd worden op basis van een real-time actualisatie van het gekadastraliseerd GRB waardoor bijvoorbeeld rapportage naar andere overheden niet meer nodig is. Vandaag wordt onderzocht in welke mate het opzetten van centrale basisregisters door het toevoegen en linken van data in verband met gebouw, adres, wegen en perceelinformatie zal bijdragen tot een verbetering van de dienstverlening van de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Hiervoor werden volgende mogelijke acties gedefinieerd: 1. Opzetten van basisregisters: opzetten van een adressenregister; opzetten van een gebouwenregister; opzetten van een wegenregister; opzetten van een percelenregister. 2. Opzetten van koppelingen: opzetten van een koppeling tussen het adressenregister, gebouwenregister, wegenregister en percelenregister; opzetten van een koppeling adres- met personenregister; opzetten van een koppeling adres- met ondernemingenregister. 6

7 Hierdoor beoogt de Vlaamse overheid om de kostenefficiëntie en datakwaliteit te verhogen en het meervoudig gebruik van éénmalig geregistreerde data te bereiken. Het AGIV wenst de basisregisters uit te werken in nauwe samenwerking met de gebruikers zodat de aangeboden basisregisterinformatie en -infrastructuur maximaal beantwoorden aan hun noden en behoeften. 7

8 2. Methodologische benadering Het AGIV werkt een kosten-baten analyse uit rond de ontwikkeling van het project Vlaamse Basisregistraties dat hierboven beschreven werd. Hiervoor moet informatie (kwalitatief en kwantitatief) verzameld worden over de kosten en de baten van het te ontwikkelen stelsel van basisregisters, zowel intern voor het AGIV als extern voor de bredere groep belanghebbenden. De kosten-baten analyse werd op vraag van het AGIV uitgevoerd in samenwerking met het consultancybureau Deloitte. Het vergaren van de informatie om deze kosten-baten analyse zo gedetailleerd mogelijk op te bouwen gebeurde via diverse kanalen en methoden om een zo ruim mogelijke dataset te verkrijgen: Desk research van nuttige informatiebronnen (bv. interne documenten van het AGIV, benchmarkgegevens uit het buitenland, enz.); Een beperkt aantal interviews, uitgevoerd door het AGIV, met externe belanghebbenden: steden, gemeenten, entiteiten van de Vlaamse overheid en netbeheerders. De verzamelde info was zowel kwalitatief (bv. wenselijkheid, verhoging efficiëntie, enz.) als kwantitatief (bv. vermindering beheerskosten, enz.) van aard. De selectie van de bevraagde actoren gebeurde in overleg tussen het AGIV en Deloitte. Omdat de kosten-baten analyse op korte termijn opgeleverd moest worden, werd gekozen voor een relatief kleine, maar weloverwogen selectie. De bevraagde stakeholders kunnen als volgt worden aangeduid: Bijhouders van data: centraal (AGIV) en decentraal (lokale en Vlaamse overheden); Externe gebruikers van data: lokale, Vlaamse overheden en de nutssector. Samengevat betekent dit dat drie groepen actoren geïnterviewd werden. De grootste groep die werd bevraagd zijn de Vlaamse steden en gemeenten. De lijst met gemeenten werd in eerste instantie opgemaakt op basis van de GIS-monitor 2013 waarna in samenspraak met de VVSG een finale selectie van tien gemeenten werd opgesteld op basis van volgende criteria: Minstens twee gemeenten per IT-maturiteitscategorie van minstens niveau 3; VRIND classificatie; Grootte; Variatie in provincies. Deze oefening leverde volgende lijst met tien steden en gemeenten op: Aalst, Antwerpen, Brasschaat, Diepenbeek, Gent, Heist-op-den-Berg, Leuven, Tongeren, Zulte en Zwijndrecht. Voor de selectie van nutsbedrijven en entiteiten van de Vlaamse overheid werd aan deze stakeholders een open vraag gesteld om af te toetsen voor wie deze oefening relevant kon zijn en wie er interesse had om deel te nemen. In de tabel hieronder vindt u een overzicht van hoeveel actoren bevraagd werden per segment. 8

9 Aantal geïnterviewde actoren: Steden en gemeenten Vlaamse overheid Nutsbedrijven Figuur 2: Aantal bevraagde actoren per segment In een eerste luik van de kosten-baten analyse werd gekeken naar de kwalitatieve kosten en baten. De externe belanghebbenden werden telkens bevraagd vertrekkende vanuit de eigen bedrijfsprocessen. De selectie van deze processen gebeurde in samenwerking met de betrokken actoren. Nutsbedrijven en entiteiten van de Vlaamse overheid werden gevraagd om zelf die processen aan te geven waar de meeste impact verwacht werd. Voor de processen van de Vlaamse steden en gemeenten werd de lijst opgesteld in samenwerking met de VVSG en getest in een pilootgemeente. Bevraagde processen per (overheids-)actor 1 : Steden en gemeenten Inventariseren van leegstand bij gebouwen (Her)benoemen van een openbare weg en (Her)nummering van adresseerbare objecten in een straat Register onbebouwde percelen opmaken Beheer gemeentelijk patrimonium (waaronder groen, straatmeubilair, eigen gebouwen, ) Geoloketten voor de burger Verstrekken van een gemeentelijke premie Plannen en vergunningsregister opmaken Noodplanning opmaken Afleveren van een stedenbouwkundige vergunning Afleveren van een verkavelingsvergunning Figuur 3: Bevraagde processen steden en gemeenten 1 Op vraag van de nutsbedrijven worden hun namen en interne processen niet genoemd. 9

10 Vlaamse overheid Agentschap Ondernemen Agentschap Wegen en Verkeer Wonen Vlaanderen Registratie CRM - Contactcenter Wegcategorisering volgens Ruimtelijk Verstrekken van een renovatiepremie voor Structuurplan Vlaanderen woningen Steunmaatregelen op basis van vestigingsadres (KMOP, EP, STS, ontwrichte zones ) Vestigingsadvies/bizlocator Socio-economische vergunning Handelskernversterking Hinder Openbare Werken GIS bedrijventerreinen GIS bedrijventerreinen Steun (her)ontwikkeling bedrijventerreinen (Her)aanleg van wegenis (gewestwegen) Verstrekken van een verbeterings- en aanpassingspremie voor woningen Toekennen en aanpassen van wegnummering Afleveren van een conformiteitsattest voor een woning Opmaak AS-BUILT-plannen bij de oplevering Inventariseren van ongeschiktheid en/of van wegenwerken onbewoonbaarheid van woningen Fysiek onderhoud van wegen (bv. Inventariseren van verwaarlozing van herstellen van wegen, bermbeheer, ) gebouwen Plaatsen van verkeersborden (o.a. snelheidslimieten) Verstrekken van de wachtvergoeding voor kandidaat-huurders van een sociale woning Verstrekken van een huursubsidie voor de huurder van een woning MagdaGeo Vlaams Energieagentschap Ruimte Vlaanderen Onroerend erfgoed Handhaven van de Opmaak gewestelijke ruimtelijke Uitreiken van een fiscaal attest voor energieprestatieregelgeving voor uitvoeringsplannen, stedenbouwkundige restauratie- en onderhoudswerkzaamheden nieuwbouw en te renoveren gebouwen - verordeningen en verlenen planologische aan beschermd onroerend erfgoed dossier is niet volledig attesten Handhaven van de energieprestatieregelgeving voor nieuwbouw en te renoveren gebouwen - inbreuk Vergunnen van projecten op Vlaams niveau (bijzonder procedure, attesten, omgeving) Monitoren van de beleidsuitvoering en Handhaven van de regelgeving inzake opvolgen trends en bepalen context energieprestatiecertificaten voor bestaande (allerlei inventarissen (bijv. leegstaande gebouwen bedrijsruimten, onbebouwde percelen), indicatoren en monitoringsinstrumenten Implementeren van de regelgeving inzake energieprestatiecertificaten voor publieke gebouwen Ontsluiten van EPB informatie binnen de Vlaamse Overheid Opvolgen van de energieprestatieregelgeving voor nieuwbouw en te renoveren gebouwen Beoordelen van aanvragen van bedrijven voor een verhoogde investeringsaftrek voor energiebesparende investeringen Implementeren van de regelgeving inzake energieprestatiecertificaten voor bestaande gebouwen Handhaven van de regelgeving inzake energieprestatiecertificaten voor bestaande gebouwen - geen EPC Ontsluiten van EPC informatie bij de verkoop van een woning Uitvoeren van een energie-audit Adviseren van dossiers in het kader van de cluster energie van de samenwerkingsovereenkomst met de gemeenten en de provincies Handhaven van de regelgeving inzake energieprestatiecertificaten voor publieke gebouwen - geen EPC Ontsluiten van EPC informatie van publieke gebouwen Coördineren, uitvoeren, opvolgen en delen van (beleidsrelevant) onderzoek Opmaak Beleidsplan Ruimte Verstrekken van een onderhouds- of restauratiepremie voor beschermd onroerend erfgoed Toelating verlenen voor nietvergunningsplichtige werken aan beschermd onroerend erfgoed Inventariseren van bouwkundig erfgoed Figuur 4: Bevraagde processen Vlaamse overheid 10

11 Voor het tweede deel van de bevraging, het kwantitatieve luik, bleek het niet mogelijk om de bevraging binnen het gegeven tijdsbestek tot op het niveau van de processen uit te voeren. Daarom werd er geopteerd om de nutsbedrijven en Vlaamse overheidsinstanties te vragen naar een globale kwantitatieve inschatting van kosten en baten van het stelsel van basisregisters in hun hele organisatie. Bij de Vlaamse steden en gemeenten was het wel mogelijk om te kwantificeren op een meer gedetailleerd niveau. Zij werden gevraagd om de kosten en baten in te schatten op niveau van volgende 5 diensten / sectoren: Financiën; Patrimonium; Contact- en adressenbeheer; Noodplannen; Grondgebiedszaken. De standaardisering van de verkregen resultaten gebeurde volgens het principe van het Standaard Kosten Model (SKM). De uitschieters per dienst / sector werden niet weerhouden en van de overige resultaten werd een gemiddelde genomen. Gezien de diverse selectiecriteria waarmee de lijst van gemeenten werd opgesteld, kunnen we stellen dat dit kwantitatieve resultaat geldt voor een op vlak van werking (bevolking, maar ook IT-maturiteit, oppervlakte bevolkingsdichtheid, enz.) gemiddelde gemeente in Vlaanderen. Met andere woorden, door het gebruik van deze criteria selecteerden we een representatieve afspiegeling van de volledige groep Vlaamse gemeenten. Wanneer de kwantitatieve resultaten van deze selectie objectief gestandaardiseerd worden verkrijgt men een representatief resultaat (hoewel niet statistisch correct) voor een gemiddelde Vlaamse gemeente. Voorafgaand aan de interviews waarbij zowel het kwalitatieve als het kwantitatieve luik aan bod kwam, werd een online vragenlijst uitgestuurd. Dit om de gesprekspartners al enigszins voor te bereiden op de vragen die zouden gesteld worden. De vragenlijst werd eveneens gebruikt om het interview te structureren. Antwoorden op de online vragenlijst konden tijdens of na het interview indien nodig nog aangepast worden. De survey bestond uit een aantal meerkeuzevragen met open tekstvakken waarin verdere uitleg of opmerkingen konden toegevoegd worden. Hieronder vindt u een illustratie van deze survey. 11

12 Figuur 5: Illustratie survey Het beperkte karakter van de bevraging dient evenwel benadrukt te worden. Er werden slechts een beperkt aantal actoren bevraagd en ook de lijst van bevraagde bedrijfsprocessen werd beperkt gehouden. Zo werden enkel die processen bevraagd die mogelijk het meest geïmpacteerd zullen zijn door het stelsel van basisregisters. Het heeft immers geen zin om de kosten en baten van het stelsel van basisregisters te gaan bevragen in processen waar (zeer) weinig impact zal zijn. Door de beperkte aard van de bevraging kunnen de verzamelde data niet als statistisch betrouwbaar worden aanschouwd. Er is wel getracht om door de selectie van actoren en processen een goed en representatief beeld te bekomen van de kosten en baten van het stelsel van basisregisters. Door het feit dat het stelsel van basisregisters verweven is in zeer veel processen zullen vele kosten en baten terugkomen in een hele waaier aan andere, niet in de survey opgenomen, processen en diensten. De lijsten met bevraagde processen werden echter zo samengesteld dat de sectoren waar de meeste kosten en baten te vinden zullen zijn, zeker bevraagd werden. Op deze manier werd volgens het Paretoprincipe een representatieve selectie bekomen. De (kwantitatieve) kosten en baten die in deze studie geïdentificeerd werden, zijn bijgevolg een onderschatting van de totale baten. Er zijn met andere woorden nog kosten en baten te vinden in niet-bevraagde processen. 12

13 3. Kosten-baten analyse 3.1. Steden en gemeenten Zoals in de voorgaande sectie reeds beschreven is, werden 10 gemeenten bevraagd over het gebruik van het stelsel van basisregisters en dit voor 10 processen waarin regelmatig gebruik wordt gemaakt van data met betrekking tot adressen, wegen, gebouwen en percelen. Zoals in de methodologie reeds vermeld, zullen er in andere processen eveneens kosten en baten te vinden zijn, maar dit in mindere mate waardoor er beslist werd om slechts met deze selectie van 10 processen te werken. Uit de bevraging van de verschillende steden en gemeenten blijkt dat het grootste deel van deze processen een reële baat hebben bij het stelsel van basisregisters. Meer nog, in alle processen zagen steeds meer dan acht op tien gemeenten een efficiëntievoordeel door het gebruik van het stelsel van basisregisters. Uit de figuur hierboven kunnen we concluderen dat het stelsel van basisregisters door de steden en gemeenten zeker als een voordeel wordt aangegeven bij hun dagelijkse werking. Voor de helft van de bevraagde processen zijn zelfs alle gemeenten van oordeel dat er een tastbare meerwaarde te vinden is. Over alle processen heen geven de steden en gemeenten reeds enkele algemene voordelen mee ten gevolge van de basisregisters. Zo zal er onder andere meer duidelijkheid komen over het verschil tussen de vergunde en de feitelijke toestand van gebouwen. De basisregisters bieden de mogelijkheid om nietvergunde toestanden gemakkelijker en sneller vast te stellen. Met het stelsel van basisregisters zouden deze elementen gemakkelijker en sneller te controleren zijn. Dit is onder andere een gevolg van het feit 13

14 dat de actualiteit, de kwaliteit, de volledigheid en de beschikbaarheid van de gegevens beter zal zijn dan vandaag. Er is nood aan een doorgedreven integratie van het stelsel van Vlaamse basisregistraties met andere, al dan niet authentieke, Vlaamse gegevensbronnen (plannen- en vergunningenregister, DSI, leegstandsregister, rop, enz.). Ook de integratie met (authentieke) bronnen op federaal niveau (Rijksregister, Kruispuntbank Ondernemingen, bronnen van de AAPD (Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie), enz.) en afstemming met bepaalde processen (digitale omgevingsvergunning, enz.) is meer dan nodig. Gemeenten zijn er zich van bewust dat ze optreden als één van de belangrijkste beheerders van de basisregisters. Dit brengt heel wat extra (initiële) inspanningen met zich mee. Gemeenten moeten immers investeren in opleidingen en software om het decentraal beheer van de basisregisters mogelijk te maken. Maar het zijn voornamelijk de bijsturing van bestaande interne bijhoudingsprocessen en de initiële opkuis van de basisregisters die voor de extra inspanningen zullen zorgen. Sommige gemeenten halen dan ook een aantal essentiële voorwaarden aan, waarvan men denkt dat ze het welslagen van het project rond het beheer van de basisregisters kunnen bevorderen: centrale beheerstools (cfr. LARA) en de nodige webservices worden door de Vlaamse overheid gratis ter beschikking gesteld; voldoende begeleiding en ondersteuning (ook financieel?) voor de decentrale beheerders zowel voor, tijdens en na het project; lokale besturen worden betrokken in alle facetten van het project. Naast de resultaten die zullen opgeleverd worden door het project Vlaamse Basisregistraties zien de Vlaamse steden en gemeenten een belangrijke meerwaarde in het continue updaten van de kadastrale legger door AAPD. Deze gegevensbank wordt beheerd door de AAPD en momenteel één keer per jaar, op 1 januari, bijgewerkt. Fouten die in sommige procedures kunnen sluipen door gegevens die achterlopen op de werkelijke toestand, zullen in de toekomst vermeden kunnen worden wanneer de AAPD continu bijgewerkte gegevens ter beschikking kan stellen Overzicht baten In de onderstaande paragrafen worden de specifieke baten voor steden en gemeenten per proces toegelicht. Er dient opgemerkt te worden dat niet alle gemeenten elke vraag invulden waardoor het aantal antwoorden dus ook niet steeds gelijk is. Voor de eigenlijke analyse van de gegevens wordt steeds kort het proces inhoudelijk verklaard, ook wordt aangegeven hoe de opmaak ervan tot stand kwam en hoe de bijwerking ervan gebeurd. Inventariseren van leegstand bij gebouwen Dit proces doelt op het register van leegstaande gebouwen en woningen dat door elke gemeente wordt bijgehouden. Een gebouw of een woning dat in aanmerking komt om opgenomen te worden in de inventaris voor leegstaande of verwaarloosde bedrijfsruimten, wordt niet geïnventariseerd in het 14

15 leegstandsregister. Gebouwen en woningen die ongeschikt en/of onbewoonbaar worden verklaard, komen evenmin in het leegstandsregister voor. Een gebouw of een woning die door het Vlaamse Gewest als verwaarloosd is geïnventariseerd kan echter wel nog opgenomen worden in het leegstandsregister. Het eerste register werd uiterlijk op 31 augustus 2010 bezorgd aan Wonen-Vlaanderen via de applicatie van Ruimte Vlaanderen. (Vóór de invoering van het decreet Grond- en Pandenbeleid werden de gegevens rond leegstand van woningen en gebouwen bijgehouden in gewestelijke inventarislijsten en eventueel ook gemeentelijke leegstandslijsten. Het gewestelijk inventarisbeheer gebeurde met behulp van de applicatie HOLV van het agentschap Wonen Vlaanderen. HOLV staat voor Heffing op Leegstand en Verwaarlozing. De gegevens uit HOLV en gemeentelijke leegstandslijsten werden overgedragen naar het Leegstandsregister, dit om te vermijden dat de teller van de leegstand, bij overgang naar de nieuwe inventarissen, op nul werd gezet.) De aanlevering gebeurt volgens de technische richtlijnen van Ruimte Vlaanderen. Er is een jaarlijkse bijwerking van de inventaris en deze gebeurt ten laatste vóór 30 april van elk jaar De meerwaarde van het stelsel van basisregisters in het proces met betrekking tot het inventariseren van de leegstand van gebouwen wordt algemeen bevestigd. Om opgenomen te worden in het leegstandsregister moet een gebouw aan verschillende criteria voldoen. Deze criteria zijn gekend, maar de informatie zit in verschillende databanken. Dankzij het stelsel van basisregisters kunnen deze databanken op een eenvoudige manier gekoppeld worden, waardoor de selectie van kandidaten voor opname in het leegstandsregister aanzienlijk efficiënter kan gebeuren. Als gevolg hiervan duiden de bevraagde gemeenten een daling in het aantal gemaakte fouten tijdens dit proces aan. Doordat gegevens op elkaar afgestemd zijn, zijn ze beter begrijpbaar voor de 15

16 medewerkers van de gemeente en tevens beter bevraagbaar ten aanzien van de burger. Achterliggend is wel constante kwaliteitscontrole vereist aangezien er continue toevoegingen en wijzigingen zijn aan de data. Wanneer dit gebeurt, zal ook de algemene kwaliteit en vooral de betrouwbaarheid van de beschikbare data stijgen. Door centraal gebruik ontstaat bovendien een gezamenlijk kwaliteitsbeheer. Vele diensten gebruiken dezelfde data en helpen dus mee aan actualisatie en controle van de kwaliteit. Verder kan het aanschrijven van eigenaars van bepaalde panden gedeeltelijk worden geautomatiseerd, maar de nodige koppelingen tussen personen, bedrijven, gebouwen en percelen ontbreken daarvoor momenteel. Verandering in eigenaarschap bijvoorbeeld (personen en bedrijven) wordt niet automatisch aangepast, noch bij verkoop, noch bij overlijden, noch bij verhuis van de eigenaar. Hierdoor komen vaak fouten voor en moeten de gemeenteambtenaren vaak manuele opzoekingen doen. Automatisatie van het beantwoorden van dergelijke vragen kan hier een enorme meerwaarde betekenen. Dit heeft dan ook weer tot gevolg dat de werklast voor een gemeente zal dalen. De kwaliteit van de dienstverlening naar de burger toe en vooral het Only Once principe (data slechts éénmalig opvragen bij burgers of ondernemingen) zijn volgens de meeste bevraagde gemeenten minder van toepassing binnen dit proces. Bij die gemeenten waar dit wel van toepassing is, zullen er bijvoorbeeld minder foutieve aanschrijvingen zijn die leiden tot betwistingen. Er wordt bij betwisting steeds een officieel bewijsstuk gevraagd (bv. een notariële akte, stedenbouwkundige vergunning om aan te tonen dat de werken begonnen zijn). Het nieuwe stelsel van basisregisters zou er voor kunnen zorgen dat bepaalde vrijstellingen al op voorhand kunnen worden geregistreerd, zodat het aantal betwistingen zal dalen en de burger / onderneming geen officiële bewijsstukken meer moet aanleveren. 16

17 (Her)benoemen van een openbare weg en (her)nummering van adresseerbare objecten in een straat Een goede adressering in de gemeente is een taak van het gemeentebestuur. Er moet over gewaakt worden dat wegen een goede naam krijgen, dat huisnummering duidelijk en logisch is. Wanneer de gemeente groeit, ontstaat vaak de noodzaak om straatnamen te wijzigen of wegen te hernummeren. Dit proces bevat het adresbeheer van de gemeente. Benoemen van nieuwe wegen, nummeren van nieuwe gebouwen. Maar ook de wijzigingen die op kunnen treden, herbenoemingen van wegen, hernummeringen van wegen of gebouwen. Het proces houdt sterk verband met het CRAB (Centraal referentieadressenbestand), waarin dit vandaag reeds geregistreerd wordt. De opmaak van het CRAB is door het AGIV gebeurd. Van juni 2011 tot juni 2015 kregen alle steden en gemeenten de tijd om het CRAB te valideren. Het adressenbestand van een gemeente is een erg levend bestand. De bijhouding dient continu te gebeuren, beslist de gemeente over een toekenning of wijziging van een adresgegeven, dan moet dan binnen de 10 werkdagen in het CRAB doorgevoerd zijn. Wat betreft het proces (Her)benoemen van een openbare weg en (her)nummering van adresseerbare objecten in een straat zijn de bevraagde gemeenten optimistisch omtrent de mogelijke baten die een systeem van basisregisters met zich mee kan brengen. De meerwaarde ligt hier niet alleen bij de ambtenaren die de huisnummering toekennen, maar ook bij de diensten die gebruik maken van de data. Het koppelen van informatie maakt dat er in de toekomst minder terreincontroles nodig zijn wat een tijdsbesparing met zich mee brengt bv. is er voor een 17

18 eengezinswoning al een vergunning toegekend om er een meergezinswoning van te maken? Een ander voorbeeld is het toezicht op de woonkwaliteit het bijhouden van bewoonbaarheid: indien één verdieping van een gebouw onbewoonbaar is, maar de andere verdiepingen niet, kan deze nuance vandaag niet goed bewaard worden, waardoor vaak terreincontroles dienen te gebeuren. Indien informatie met meer detail zou kunnen opgeslagen worden, bv. op het niveau van het verblijfsobject, zou dit werk uitgespaard kunnen worden. Ook bij het hernummeren van gebouwen is er een meerwaarde: met het gebouwenregister kan men makkelijker de historiek van de nummering bijhouden en opvragen. Additionele meerwaarden bij dit proces zijn: De koppeling tussen het Rijksregister en CRAB: adressen hoeven niet langer naar zowel het Rijksregister als naar CRAB worden doorgegeven; Minder fouten doordat er niet meer met meerdere adressenlijsten gewerkt wordt. Er dient evenwel geduid te worden dat gemeenten waar de bestaande werking reeds geavanceerd is of die al met CRAB werken, weinig voordeel zien bij het gebruik van de basisregisters. Deze gemeente zullen evenwel een indirect voordeel hebben bij het feit dat andere actoren de registers gebruiken. Hierdoor verhoogt de kwaliteit van de data waar zij ook gebruik van maken. Register onbebouwde percelen opmaken Het register van onbebouwde percelen bevat alle onbebouwde percelen gelegen in woongebied en alle onbebouwde loten in goedgekeurde en niet-vervallen verkavelingen. Daarbij worden de individuele loten van de verkaveling geïdentificeerd. Dit register wordt gemaakt in opdracht van Ruimte Vlaanderen, maar veel gemeenten gebruiken het ook voor heffing van een gemeentelijke belasting op onbebouwde percelen. Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 augustus 2008 bepaalt de nadere regels voor de opmaak, de actualisering en de financiering van het ROP. Opmerking: in deze module zit ook een luikje Bestemmingsplannen vervat. Dit onderdeel dient gebruikt te worden om de contouren van de bestemmingsplannen (BPA, RUP, APA) en verkavelingen te importeren, voor de plekken waar de onbebouwde percelen gelegen zijn. Het project "DSI-platform" zal de uitwisseling van de gelinkte plancontouren optimaliseren. De regels om in aanmerking te komen voor een gemeentelijke belasting wijken in sommige gemeenten af van de regels om opgenomen te worden in de gewestelijke inventaris. De bijhouding van het register gebeurt halfjaarlijks. Het register moet elk jaar op 30 juni en 31 december bijgewerkt zijn. De wijzigingen worden jaarlijks voor 31 juli en 31 januari gevalideerd of digitaal bezorgd via de RWO Data Manager. 18

19 Voor het proces Register onbebouwde percelen opmaken zijn niet alle gemeenten het eens over de baten die basisregisters kunnen brengen. Het is zo dat in vele gemeenten twee definities bestaan van een onbebouwd perceel : deze gemeenten hanteren soms andere criteria voor de heffing van belastingen versus de criteria voor opname in het Vlaamse register onbebouwde percelen (zie hierboven). Er zijn dan ook gemeenten die eigen registers hebben opgebouwd. Voor deze gemeenten is de baat dan ook minder éénduidig. Hierbij dient opgemerkt te worden dat er gemeenten zijn die (zelf) geen register van onbebouwde percelen opmaken. Vaak is er in deze gemeenten ook geen belastingheffing op onbebouwde percelen. Voor deze gemeenten is het dan ook moeilijk om de baten in te schatten bij een gebrek aan ervaring. Desondanks zijn er gemeenten die baten aanduiden: er zijn indicaties van verschillende IT-systemen in verschillende diensten die niet geconnecteerd zijn, en er zou bijkomende tijdswinst kunnen gegenereerd worden bij het toekennen van premies. Met een basisregister zou er een link zijn tussen het gebouw en het perceel, waardoor er eenduidigheid komt in de data. Zo wordt een meerwaarde gevonden in de automatische voorbereiding van vermoedenlijsten waardoor een deel van het arbeidsintensieve aspect van deze processen vervalt. Als alle informatie 100% in orde is, kan het register automatisch aangemaakt worden, maar uitzonderingen kunnen moeilijk of niet automatisch opgevangen worden. Menselijke controle blijft nodig. Indien er geen geautomatiseerde toepassing is om persoonsgegevens bij te houden, is de bijhouding van data rond onbebouwde percelen een arbeidsintensieve taak (bv. meldingen van de ene dienst aan de andere). In dit proces zou daarom een 100% actueel kadaster een grote meerwaarde zijn 19

20 (bijvoorbeeld om te vermijden dat mensen aangeschreven worden die overleden zijn, mensen die hun perceel verkocht hebben, enz.). Dit zorgt tot op heden voor veel nutteloos werk en imagoschade. Tenslotte worden een goed plannenregister en een mogelijke historiek van perceelnummers ook als meerwaarde aangeduid binnen dit proces. Een vermindering van de databewerkingen als baat is vaak niet van toepassing wanneer er vandaag al koppelingen zijn. Beheer gemeentelijk patrimonium (waaronder groen, straatmeubilair, eigen gebouwen, ) Over het hele grondgebied van de gemeente staan objecten in eigendom van de gemeente. Dat kunnen bermen zijn, zitbanken, verkeersborden maar evengoed gebouwen. Om het overzicht te bewaren houden de meeste gemeenten een inventaris van hun eigen patrimonium bij. Deze inventaris wordt niet, of slechts fragmentarisch, verplicht opgelegd door de hogere overheid. Omwille van de ruimtelijke spreiding van de eigendommen wordt deze inventaris vaak in GIS bijgehouden of bevat de inventaris minsten een geografische component. De opmaak verloopt op diverse manieren: Soms administratief, soms inventarisatie op terrein, maar meestal een combinatie van beiden. Eens de inventaris opgemaakt is, wordt een continue bijhouding voorzien. Aangezien dit geen verplichting is, zijn de specificaties en vereisten vrijblijvend te bepalen. Over het algemeen zien gemeenten de baten van basisregisters in het beheer van het gemeentelijk patrimonium, behalve voor groen en straatmeubilair. Vaak is het GRB niet gedetailleerd genoeg en is er ook een gebrek aan afstemming tussen gebouw en perceel (bv. in het proces van grondverwerving 20

21 voor de aanleg van een fietspad). Basisregisters kunnen helpen om bijvoorbeeld een inventaris op te maken of in de beleidsondersteuning. Ook het hebben van een historiek van de perceelsnummers zou een meerwaarde zijn. De meerwaarde ligt vooral in het verminderen van de terreincontroles en het feit dat de link tussen gebouw en perceel niet meer moet bijgehouden worden. Ook zouden minder opzoekingen in het kadaster nodig zijn. Ook de gegevensuitwisseling met andere instanties zou heel wat vlotter moeten gaan met basisregisters. Er dient tenslotte opgemerkt te worden dat de gemeente die vaak niet akkoord heeft geantwoord voor dit proces vandaag reeds heel goede data heeft m.b.t. het gemeentelijk patrimonium. Geoloketten voor de burger Op de website van de gemeente wordt steeds meer informatie aangeboden. Niet enkel een aanbod van informatie, op e-loketten kunnen burgers administratieve handelingen online uitvoeren, in plaats van ervoor naar het gemeentehuis te gaan. Heel wat bevoegdheden van de gemeente zijn grondgebied gebonden, en lenen zicht tot een aanbod in een online geoloket voor de burgers. Het online aanbieden van informatie in een ruimtelijke context via een geoloket is geen verplichting. Toch wordt het door veel gemeenten beschouwd als een goede vorm van dienstverlening. Soms is het beperkt tot het aanbieden van een stratenplan, soms worden alle openbare geografische gegevens ontsloten. In enkele gemeenten wordt zelfs alle informatie met een ruimtelijke component in een geoloket aangeboden. Tenslotte is het mogelijk om ook administratieve handelingen vanuit een geoloket te initiëren, bijvoorbeeld het aanvragen van stedenbouwkundige inlichtingen. Een geoloket groeit vaak organisch. Het begint met aanbieden van een beetje informatie en stelselmatig wordt meer en meer informatie toegevoegd aan het geoloket. Het is de gemeente zelf die de doelstellingen en het opmaakproces bepaalt. Wanneer informatie online aangeboden wordt is het belangrijk te zorgen dat deze informatie ook correct en actueel is. Daarom hoort de bijhouding ervan continu te zijn. 21

22 Veel gemeenten hebben vandaag nog geen geoloket voor de burger op de gemeentelijke website. De meeste gemeenten zien evenwel de toegevoegde waarde van basisregisters voor de uitbouw van zulke geoloketten (bv. brondata steeds actueel en duidelijk, snelle aanpassing van fouten, stedenbouwkundig inlichtingenformulier online opvragen, enz.). Een randbemerking die hier kan gemaakt worden, is dat een loket voor de burger niet altijd tijdswinst betekent voor de ambtenaar. De burger kan gegevens fout interpreteren, op basis daarvan een vergunning aanvragen, die niet krijgen en in discussie gaan. Dit kan een extra kost met zich meebrengen. Verstrekken van een gemeentelijke premie Een gemeente kan beslissen premies uit te reiken. De meest courante zijn premies rond renovatie of energiebesparing, maar over alle gemeenten bestaat er een grote en diverse waaier aan verschillende premies. In sommige gemeenten is het aanbod groot, elders heel beperkt. Vooraleer iemand in aanmerking voor een premie moet aan bepaalde criteria voldaan worden. Deze zullen bij elke aanvraag geëvalueerd worden. De informatie voor deze criteria kan aan de burger gevraagd worden, of reeds beschikbaar zijn in de gemeentelijke administratie. Gezien de ad-hoc toekenning van premies is bijhouding misschien minder relevant. Toch moet de informatie over toegekende premies bijgehouden worden, en beschikbaar blijven zodat vermeden wordt dat een zelfde project 2x dezelfde premie kan opvragen. 22

23 Het aantal premies dat kan worden aangevraagd, verschilt sterk van gemeente tot gemeente, waardoor de impact van het stelsel van basisregisters ook varieert. De meeste gemeenten zien desondanks de toegevoegde waarde van het stelsel van basisregisters: minder fouten bij het verstrekken van premies, minder onterecht uitgereikte premies, snellere afhandeling, controleren van voorwaarden voor het verkrijgen van een premie, uitwisselen van gegevens omtrent premies tussen verschillende overheidsniveaus, proactief informeren aan begunstigden, enz. Om recht te hebben op een premie worden meestal verschillende criteria in acht genomen. Deze zijn vaak gekend bij de gemeente, maar worden in verschillende databanken bijgehouden. Het stelsel van basisregisters maakt het mogelijk deze databanken te koppelen en finaal automatisch premies toe te kennen. Zo vermindert de last voor de burger of onderneming. Algemeen kan men stellen dat het inzetten van middelen, zowel menselijke als budgettaire, efficiënter kan gebeuren. Vooral door het feit dat foutieve toekenning of dubbele aanvragen sneller zullen worden gedetecteerd. 23

24 Plannen- en vergunningsregister opmaken Het plannen- en vergunningenregister zijn verplicht aan te maken voor de Vlaamse overheid. Ze zijn een vereiste voor een gemeente om ontvoogd te zijn voor ruimtelijke ordening. Naast de verplichting zijn deze bestanden ook heel nuttig voor de gemeente zelf. Ze laten toe heel snel alle informatie over een perceel op te vragen. Het plannenregister is een gemeentelijk gegevensbestand waarin voor het grondgebied van de gemeente alle plannen opgenomen zijn die een invloed kunnen hebben op het nemen van een ambtelijke beslissing i.v.m. ruimtelijke ordening. Het plannenregister bevat onder meer de geldende plannen van aanleg, de ruimtelijke uitvoeringsplannen en ontwerpen ervan, de stedenbouwkundige verordeningen en de onteigeningsplannen. Een plannenregister moet bestaan uit twee gedeelten: een planneninventaris (een tabel die een overzicht geeft van al de plannen en verordeningen die in het register moeten opgenomen worden, de plancontouren (een grafische weergave van de op te nemen plannen) en de eigenlijke plannen zelf. Een vergunningenregister is een gemeentelijk gegevensbestand, waarin voor het grondgebied van de gemeente perceelsgebonden informatie is opgenomen met betrekking tot de ruimtelijke ordening. De opmaak van het plannenregister gebeurt bij voorkeur digitaal volgens de technische richtlijn ""voor de digitale uitwisseling van gegevens betreffende het plannenregister"" versie 2.0 in werking sinds 1 juli De opmaak van een vectorieel bestand met plancontouren impliceert dat de planinventaris inherent is aan de plancontouren. Dit wil zeggen dat alle benodigde attribuutinformatie mee in de tabel dient te worden opgenomen. Bijgevolg volstaat het om een vectorieel bestand met plancontouren aan te leveren. Vanuit dit bestand kan worden doorverwezen naar de eigenlijke plannen. De analoge plannen moeten echter niet mee worden aangeleverd om te voldoen aan de vereisten voor een conform verklaard plannenregister. De opmaak van het vergunningenregister moet digitaal (maar niet geografisch) gebeuren. De bijhouding van het plannenregister is voorlopig niet verplicht, wel sterk aan te raden. Voor het vergunningenregister geldt wel een continue bijhouding. 24

25 Voor het opmaken van plannen- en vergunningenregisters zien minder gemeenten een meerwaarde bij het stelsel van basisregisters. Deze plannen- en vergunningenregisters zijn al opgemaakt en de gemeenten werken reeds met het GRB. Evenwel is een uniform gebruik van de onderlegger een te boeken meerwaarde. Vandaag ontstaat soms verwarring omdat plannen getekend op het GRB gebruikt worden op een andere ondergrond. Wanneer alle betrokken partijen werken op dezelfde ondergrond, dezelfde basis-set van gegevens maar met een kwaliteitsverhoging, dan realiseert men meer transparante communicatie en eenvoudigere uitwisseling van dossierinformatie en bijgevolg dus een slagkrachtigere overheid als resultaat. 25

26 Noodplanning opmaken Artikel 135 van de gemeentewet stelt dat de overheid verantwoordelijk is voor de veiligheid van zijn inwoners. Daarnaast verscheen er op 16 februari 2006 een KB betreffende nood- en interventieplannen met bijhorend diverse ministeriële omzendbrieven. Eén van de belangrijkste gevolgen van die wetteksten is dat elke Belgische gemeente moet beschikken over een algemeen nood- en interventieplan (ANIP). Het uiteindelijke doel van het ANIP moet zijn om voorafgaand zo veel mogelijk risico's uit te sluiten. Daarnaast, wanneer er zich toch een incident voordoet, moet de schade zo veel mogelijk worden beperkt. Het ANIP moet verplicht opgemaakt worden. Het bevat een risicoanalyse en inventaris van de gemeente. Daarnaast wordt best zoveel mogelijk informatie, nuttig in geval van nood, bewaard. Niet alleen risicovolle installaties, maar ook bijvoorbeeld geschikte opvangplaatsen. Tenslotte is het bij een noodgeval ook van groot belang dat snel bekend is wie er in de omgeving woont voor een eventuele evacuatie. In het algemeen: hoe meer nuttige informatie snel beschikbaar is, hoe beter. Een ramp is niet te voorspellen, daarom moet alle beschikbare informatie steeds zo actueel mogelijk zijn zodat er in tijden van nood geen twijfel is over de kwaliteit deze informatie. Ook voor het opmaken van noodplanningen zien veel gemeenten een meerwaarde in het stelsel van basisregisters, voornamelijk door een goed zicht te krijgen op het type gebouwen, het aantal verblijven, enz., tijdens crisissituaties. Het verblijfsobject is hier met andere woorden zeker een pluspunt. Vaak 26

27 wordt een overzichtslijst met risico-objecten bijgehouden, waarbij informatie wordt vastgehangen aan adressen. Dit zou idealiter aan verblijfsobjecten gelinkt worden. De ambtenaren die bezig zijn met noodplannen moeten vaak zelf veel tijd steken in het combineren van informatie. In een noodsituatie is het van vitaal belang dat informatie snel beschikbaar is. Belangrijk is dat iedereen over dezelfde basisdata beschikt, zodat via deze basisdata alle gekoppelde gegevens beschikbaar komen. Vandaag is dit niet het geval, men moet werken met versnipperde, nietcombineerbare gegevens. Ten opzichte van de huidige situatie geeft het schaalniveau van de basisregisters een snellere en meer efficiënte reactie op mogelijke noodsituaties. Het is op zo n momenten belangrijk dat men over de gemeentegrenzen heen kan kijken en kan afstemmen met de buurgemeenten. Vaak zijn ook verschillende diensten betrokken (politie, brandweer, enz.). Als allen met dezelfde registers werken kan men alles makkelijker op elkaar afstemmen. Gezien het onderwerp is de correctheid, kwaliteit en bijhoudingsfrequentie van de gegevens van het grootste belang. Actualiteit en nauwkeurigheid is een absolute meerwaarde hier. 27

28 Afleveren van een stedenbouwkundige vergunning Dit proces gaat logischerwijze over de procedure om een stedenbouwkundige vergunning af te leveren. In dit proces worden vergunningen 1 per 1 behandeld. Voor die behandeling moet de aanvraag op heel wat criteria beoordeeld worden. Veel van die criteria, en de vergunningsaanvraag zelf, hebben een ruimtelijke component. In het proces zelf wordt geen databank opgebouwd. Het proces maakt echter wel gebruik van diverse gegevensbronnen die wel bijgewerkt moeten zijn zodat het proces maximaal efficiënt kan lopen. De tijdswinst die gemeenten in dit proces zullen kunnen boeken door de het stelsel van basisregisters zal voornamelijk gaan over het beoordelen van de feitelijke toestand op het terrein en openbaar onderzoek. De evaluatie bij de behandeling van een dossier vraagt veel informatie. Deze informatie zou een stuk makkelijker beschikbaar zijn met het stelsel van basisregisters. Vooral bij de opstart van de procedure zal het stelsel van basisregisters een betere kennis van de bestaande toestand kunnen leveren. Vandaag moeten gemeenten vaak veel inspanningen doen omdat de informatie in het begin niet (of niet correct) beschikbaar is. Het stelsel van basisregisters biedt ook de mogelijkheid om niet-vergunde zaken makkelijker en sneller vast te stellen doordat het verschil tussen de feitelijke en de vergunde toestand eenvoudig te onderscheiden zal zijn. 28

29 Alle betrokken partijen zullen ook werken op dezelfde ondergrond, dezelfde basis-set van gegevens, waardoor meer transparante communicatie en eenvoudigere uitwisseling van dossierinformatie mogelijk wordt. 29

30 Afleveren van een verkavelingsvergunning Net zoals bij het vorige proces gaat het om een standaardprocedure, namelijk die om een verkavelingsvergunning af te leveren. Ook in die proces worden vergunningen 1 per 1 behandeld. Voor die behandeling moet de aanvraag op heel wat criteria beoordeeld worden. Veel van die criteria, en de vergunningsaanvraag zelf, hebben een ruimtelijke component. In het proces zelf wordt geen databank opgebouwd. Het proces maakt echter wel gebruik van diverse gegevensbronnen die wel bijgewerkt moeten zijn zodat het proces maximaal efficiënt kan lopen. De meerwaarde die werd aangeduid door de gemeenten voor dit proces zijn vrij gelijkaardig met die voor het proces rond de stedenbouwkundige vergunning. Ook hier kan het gebouwenregister met de vergunde toestand en de feitelijke toestand nuttige informatie leveren. 30

31 Overzicht Kosten In de onderstaande paragrafen worden de specifieke kosten voor steden en gemeenten per proces toegelicht. Inventariseren van leegstand bij gebouwen Alle gemeenten duiden aan dat er additionele kosten zullen zijn voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties (voor het tot stand brengen van een verbinding met het basisregister, het aanpassen van bestaande modules / toepassingen, afstemming met nieuwe datamodellen, enz.). Daarboven is er een investering nodig (werkbelasting / interne kost) om de inventaris op te bouwen. Er is evenwel geen extra werklast voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken; integendeel, door eenvoudiger opzoekwerk van adressen, gebouwen en/of gebouwentiteiten en vergunningen, en daardoor een grotere nauwkeurigheid van het onderzoek verwachten de gemeenten een winst in tijdslast. 31

32 (Her)benoemen van een openbare weg en (her)nummering van adresseerbare objecten in een straat De meeste gemeenten duiden aan dat er additionele kosten zullen zijn voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties. Evenwel wordt hier aangeduid dat er een positieve return on investment zal zijn en kleine aanpassingen kunnen vaak via een onderhoudscontract van de softwareleverancier opgevangen worden. Er wordt door een aantal gemeenten aangeduid dat er geen bijkomende kosten zullen zijn, zolang de AGIV-beheerapplicatie (LARA) blijft bestaan. De meeste gemeenten geven aan dat er geen extra werklast zal zijn voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken (buiten een initieel leerproces, opleiding). Er zal op termijn zelfs een vermindering van de werklast zijn ten gevolge van minder opzoekwerk. 32

33 Register onbebouwde percelen opmaken Voor het proces opmaken register onbebouwde percelen zijn de antwoorden van de gemeenten minder eenduidig wat betreft de eenmalige additionele applicatiekosten die ze verwachten bij de invoering van de basisregisters. Er wordt aangeduid dat dit afhankelijk is van het feit of het project het toelaat om automatisch een Register Onbebouwde Percelen (ROP) aan te maken en al dan niet door te sturen naar de Vlaamse overheid (dept. Ruimte Vlaanderen). Indien de gemeente deze koppeling niet zelf kan uitvoeren, verwacht men hier kosten voor. Kleine aanpassingen aan software zitten vaak mee in het onderhoudscontract dat de gemeenten hebben met hun softwareleverancier. Grotere aanpassingen zijn vaak wel te betalen. Evenwel verwacht men dat een geautomatiseerd proces ook hier een werklastvermindering met zich mee zal brengen. 33

34 Beheer gemeentelijk patrimonium (waaronder groen, straatmeubilair, eigen gebouwen, ) Alle gemeenten zijn akkoord met de stelling dat voor het proces Beheer gemeentelijk patrimonium er eenmalige additionele kosten zullen zijn. Deze kosten houden in: het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties; het aanmaken van de koppeling tussen het eigen systeem en het register; het ombouwen van bestaande databanken of gegevensbronnen om gegevens in/uit basisregisters bij te werken en uit te wisselen. De bevraagde gemeenten zijn het daarentegen oneens of er al dan niet een extra werklast zal zijn voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken. Enerzijds kan werk uitgespaard worden wanneer informatie rond patrimonium gekoppeld beschikbaar is. Anderzijds bestaat er een risico op dubbel werk wanneer de bestaande software niet aangesloten is op het stelsel van basisregisters en die koppeling dus niet bestaat. Verder duiden gemeenten ook aan dat er een eenmalige opleiding nodig zal zijn. 34

35 Geoloketten voor de burger De meeste gemeenten zijn akkoord met de stelling dat er ook hier voor de koppelingen die moeten gelegd worden, additionele kosten zullen zijn voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties. Ook dient een eenmalige programmatie te gebeuren bv. voor het gebruik van de juiste webservices en de integratie met de bestaande GIS omgeving in de gemeentelijke website. Een aantal gemeenten hebben evenwel nog geen geoloket of voorzien dit ook niet voor de toekomst, en hebben hier dan ook niet van toepassing geantwoord. Over een mogelijke extra werklast voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken, zijn de bevraagde gemeenten verdeeld. Het loket zelf zal ook beheerd moeten worden met de gegevens uit het basisregister. 35

36 Verstrekken van een gemeentelijke premie De meeste gemeenten voorzien in de opstartfase eenmalige additionele kosten voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties voor het proces rond het verstrekken van gemeentelijke premies. Deze kosten zullen voornamelijk gelinkt zijn aan het koppelen van programma s, softwareaankoop en gegevensconversie. Deze investering lijkt echter beperkt te zijn in vergelijking met de verwachte meerwaarde die de basisregisters zullen brengen. Over een mogelijke extra werklast voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken, zijn de bevraagde gemeenten opnieuw verdeeld, maar ook hier gaat men er van uit dat deze investering licht uitvalt in vergelijking met de mogelijke meerwaarde die kan geboekt worden. Daarenboven geeft men aan dat door kortere zoekopdrachten en uniforme data die raadpleegbaar is op één platform de werklast zal dalen. 36

37 Plannen- en vergunningsregister opmaken Voor het proces plannen- en vergunningsregister opmaken zijn de antwoorden van de gemeenten verdeeld voor wat betreft de eenmalige additionele applicatiekosten die ze verwachten bij de invoering van de basisregisters. Nieuwe koppelingen kunnen aanleiding geven tot hogere kosten van onderhoudscontracten. Indien meerdere databanken moeten aangesproken worden, zal het onderhoudscontract eveneens duurder worden. Dit zal afhangen van gemeente tot gemeente: zo voorzien bepaalde gemeenten geen kost voor de actualisatie van het plannenregister indien zij het GRB enkel gebruiken als basiskaart/onderlegger, maar wel eventueel voor de retroactualisatie van bestaande plannen op de GRB-ondergrond. Voor het vergunningenregister voorziet men een aanpassing van de webservices toepassing rond dossierafhandeling. Wat betreft de mogelijke extra werklast voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken, zijn de meningen verdeeld. Gemeenten voorzien een extra werklast, tenzij het vergunningen- en plannenregister automatisch beheerd wordt vanuit de toepassing van een gemeente. Het is vaak nog onduidelijk of het proces van bijhouding van het gebouwenregister een impact zal hebben op het vergunningenregister. 37

38 Noodplanning opmaken De meeste gemeenten geven aan dat er additionele kosten zullen zijn voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties voor dit proces. Bestaande toepassingen zullen moeten worden aangepast, en eventueel geïntegreerd worden in andere systemen. Er zal evenwel geen additionele kost zijn voor gemeenten waar er reeds een koppeling bestaat met bestaande systemen. Ook wat betreft de mogelijke extra werklast voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken zijn de meningen verdeeld. Mogelijke extra werklast heeft vaak te maken met éénmalige opleiding, waar dan wel tijdswinst tegenover staat op lange termijn. 38

39 Afleveren van een stedenbouwkundige vergunning De meeste gemeenten duiden aan dat er additionele kosten zullen zijn voor het aankopen van nieuwe applicaties of het aanpassen van reeds bestaande applicaties voor het afleveren van een stedenbouwkundige vergunning. Deze eenmalige kosten zijn sterk afhankelijk van de softwareleveranciers, maar zullen evenwel beperkt zijn en zijn gerelateerd aan bijvoorbeeld het aanpassen van het dossieropvolging systeem. Nieuwe koppelingen en meerdere databanken kunnen ook leiden tot duurdere onderhoudscontracten. Of er een extra kost zal zijn, zal ook afhangen van het feit of de Vlaamse overheid een applicatie zal aanbieden om het beheer te doen. De meningen zijn sterk uiteenlopend wat betreft de vraag of er extra werklast zal zijn voor de gemeenteambtenaar om de basisregisters binnen dit proces te gebruiken. In het proces afleveren van een stedenbouwkundige vergunning zal een stap beheer van het basisregister mee opgenomen worden. Dit kan (initieel) een grote extra werklast zijn. Indien informatie automatisch kan worden overgedragen, bijvoorbeeld rechtstreeks uit de digitale bouwaanvraag, zal er geen extra werklast zijn. Evenwel, indien er geen koppeling met bestaande applicaties mogelijk is, moeten voor de beoordeling van de vergunning zowel eigen registers als het basisregister worden geraadpleegd. Met de tijd zullen de beheerderstaken meer ingeburgerd geraken en dus vlotter verlopen en/of zal de doorstroming van de informatie meer en meer geautomatiseerd kunnen worden. Verder zal ook een eenmalige opleiding nodig zijn. 39

40 Afleveren van een verkavelingsvergunning De meeste bevraagde gemeenten zijn akkoord met de stelling dat er additionele applicatiekosten zullen zijn bij de implementatie van basisregisters: nieuwe koppelingen en nieuwe databanken leiden tot duurdere onderhoudscontracten. De meningen zijn evenwel opnieuw meer verdeeld bij de inschatting van de extra werklast: als de informatie automatisch kan worden overgedragen zal er geen extra werklast zijn, anders wel. 40

41 3.2. Nutsbedrijven Overzicht kosten en baten Naast de Vlaamse steden en gemeenten vormen de nutsbedrijven een tweede belangrijke groep stakeholders die gebruik zullen maken van het stelsel van basisregisters. Ook van deze groep werden enkele vertegenwoordigers 2 bevraagd via een survey en een interview. Eén verschil echter met de groep van steden en gemeenten is het feit dat de doelstellingen en taken van de verschillende bedrijven moeilijk te vergelijken zijn. Zij werden gevraagd om zelf een inschatting te maken van welke processen binnen hun respectievelijke organisatie het meest geïmpacteerd zullen worden. Aangezien hun activiteiten en bijhorende processtructuur te verschillend zijn, werd geopteerd om geen vergelijkende studie te maken, maar ze apart te analyseren. De kwalitatieve analyse van de drie nutsbedrijven kan u vinden in onderstaande paragrafen. Het eerste bevraagde nutsbedrijf is verantwoordelijk voor het bouwen en onderhouden van distributienetwerken. Er werd hen gevraagd een inschatting te geven van hoeveel processen geïmpacteerd zullen zijn door het stelsel van basisregisters en aan te duiden of er voor deze processen al dan niet een voordeel zou zijn. Het nutsbedrijf gaf aan dat in 62,5% van de geïmpacteerde processen een voordeel zal zijn. Dit nutsbedrijf ziet vooral voordelen bij het stelsel van basisregisters voor hun processen met betrekking tot het bouwen van nieuwe distributienetten en minder bij het onderhoud ervan. Er zijn verschillende diensten betrokken bij het aanleggen van een nieuw distributienet (de ontwerpdienst, de administratieve cel voor opvolging, de tekencel die as-builtplannen registreert, enz.). Al deze diensten hebben als raadpleger baat bij een stelsel van basisregisters bij het opzoeken van adressen, huisnummers, aantal wooneenheden in een appartement, enz. Hun werklast zal hierdoor sterk dalen als gevolg van een daling in de tijd gespendeerd aan dit opzoekwerk. Ook zullen er veel misverstanden vermeden kunnen worden. Wanneer bijvoorbeeld bij nieuwe verkavelingen nog geen straatnamen bekend zijn, verzinnen 2 Op vraag van de nutsbedrijven werden de namen van de bedrijven en hun interne processen niet benoemd. 41

42 zij op dit moment zelf voorlopige namen. Later kan dit tot fouten leiden. Ook zijn er momenteel vaak problemen met huisnummers en het aantal wooneenheden, vooral bij appartementen. Hierdoor zijn er wel eens fouten bij de nummering van meters. De foutenmarge zal hierbij in de toekomst zeker dalen. Het percelenregister zal in de toekomst voor nutsbedrijven een specifiek voordeel hebben. Het is namelijk zo dat nutsbedrijven vaak niet in detail weten welke nu hun eigen percelen zijn. Ook de perceelhistoriek is een pijnpunt. Het is niet eenvoudig om op te sporen waar oude percelen lagen. Ook hierdoor zal er een verlaging in de werklast en een duidelijke vermindering van fouten zijn. Ten slotte zal het stelsel van basisregisters eveneens een meerwaarde betekenen bij het exploiteren van de netten. Vooral het beheer van eigen data zal hierbij verminderen. Men werkt momenteel met reeds bestaande informatie die in een eigen databank is opgenomen. Deze data was in oorsprong waarschijnlijk qua kwaliteit wel vergelijkbaar met de informatie uit de basisregisters, maar wordt niet vernieuwd. Hierdoor loopt men het risico op veroudering. Dit kan beter gecapteerd worden met het stelsel van basisregisters. De basisregisters zouden ook kunnen helpen om de info van klanten sneller en juister te plaatsen. Wanneer een klant bijvoorbeeld een adres doorgeeft, zou het sneller duidelijk zijn waar dit exact ligt en bespaart men dus veel opzoekwerk wat een vermindering in werklast betekent. Dit geldt ook op het niveau van de aansluitingen. Er zijn namelijk dagelijks fouten met locaties, huisnummers, perceelnummers, enz. Dit leidt steeds tot een tijdrovend terreinbezoek dat in de toekomst vermeden kan worden. In elk klantencontact is de juiste locatie van klanten kennen zeer nuttig. Op vlak van kosten ziet dit nutsbedrijf drie mogelijke elementen. Er zal vooral een kost zijn voor het aanpassen van bestaande software applicaties. Deze kost zal wel een eenmalige kost zijn, maar omdat men hiervoor afhankelijk is van een externe partij vormt dit wel een risico. Dit risico is voor een bedrijf een niet-becijferbare extra kost. Twee andere, maar minder doorslaggevende kosten zijn de data cleaning / matching (eenmalig) en het aanpassen van de werkmethodes, met onder andere een opleiding voor de werknemers. Op niveau van de kwantitatieve kosten en baten is het zeer moeilijk om dit juist in te schatten. De kwantitatieve baten zullen sterk afhangen van de juistheid en snelheid van de gegevens. Hierdoor zal de werklast van enkele diensten misschien dalen. Mogelijke extra kosten zullen afhangen van de hoeveelheid aan data cleaning die zal moeten gebeuren. Zowel deze kosten als deze baten zijn op dit moment nog niet te vertalen in VTE. Het tweede bevraagde nutsbedrijf levert producten en biedt diensten aan in de gehele waterketen. Ook bij hen werd gepeild naar welke van de geïmpacteerde processen een voordeel zouden hebben bij het invoeren van een stelsel van basisregisters. Bij dit nutsbedrijf blijkt uit de bevraging dat al deze processen een positieve invloed zullen ervaren van de basisregisters. Dit nutsbedrijf geeft aan dat het bij klantencontacten de meeste voordelen zal ondervinden van het stelsel van basisregisters. Het kennen van het exacte adres zal een enorm voordeel betekenen, in eerste instantie voor de klantendienst, maar bij uitbreiding voor het volledige bedrijf. Het beschikbaar zijn van het juiste adres in de basisregisters zal leiden tot betere kwaliteit van de data, minder fouten en bijbehorende misverstanden, minder frustratie bij de organisatie en bij de klanten. Klanten zullen ook niet steeds opnieuw dezelfde data moeten doorgeven want deze zijn centraal beschikbaar. 42

43 Naast klantencontacten zullen ook onderhoudswerken of het aanleggen van nieuwe aansluitingen een positieve invloed ervaren van het stelsel van basisregisters. Hier zullen vooral de tekenzalen een enorme meerwaarde hebben aan het stelsel van basisregisters als raadpleger om de exacte locatie van bijvoorbeeld aftakkingen te bepalen. Ook hier is de kwaliteit van de data van groot belang. Dit leidt tot een vermindering van fouten in het proces en bijgevolg een verminderde werklast. Samengevat zijn er overduidelijke efficiëntiewinsten voor volgende processtappen indien kwaliteitsvolle basisregisters ter beschikking worden gesteld: Geolocaliseren van een vraag. Dit kan zowel een aanvraag tot nieuwe aansluiting zijn, een melding van een incident (lek of klacht) als de inplanning van een werf; Lokalisering op het terrein: wanneer de vraag al vrij nauwkeurig is gelokaliseerd zal men ook op het terrein snel ter plaatse zijn (terugvinden lek, nieuwe aansluiting, enz.); Maken van ruimtelijke analyses zonder dat plaatsbezoek strikt noodzakelijk is. Bijvoorbeeld: aan de lokalisering kan men bepalen op welke leiding zich een lek voordoet, op die locatie is een nieuwe aansluiting al dan niet mogelijk (er ligt een leiding, ja of neen), evaluatie wegbeheerder voor werken, zoneringsplannen voor rioleringsaansluitingen, enz. Op het vlak van investeringen ziet dit nutsbedrijf twee mogelijke kostenelementen. Ten eerste zal de interne werklast stijgen indien men de mutaties op de binnenkomende data moet onderwerpen aan een datakwaliteitscontrole (bijvoorbeeld wanneer straatnamen ontbreken bij de geometrie van de straatas). Datakwaliteit is voor hen van groot belang dus deze controle zal waarschijnlijk wel uitgevoerd worden. Deze controle weegt dan wel weer niet op tegen de voordelen wanneer de kwaliteit effectief voldoende is. Zo niet zal dit een extra werklast zijn waar geen output voor is. Hiernaast zal het aankopen van nieuwe softwareapplicaties ook een extra kost betekenen. Mogelijk komt er ook een extra werklast voor het voeden van de registers. Deze zal echter afhankelijk zijn van het moment waarop de gegevens beschikbaar zijn (bijvoorbeeld op het moment van de vergunning of pas als as-built ). Het kwalitatief en kwantitatief bijhouden van enkel het stelsel van basisregisters zoals adressen, wegen, percelen en gebouwen behoort volgens hen niet tot de kerntaken van een nutsbedrijf. Bovendien maken ook andere nutsmaatschappijen gebruik van dezelfde services zodat het aangewezen is over een uniforme en kwaliteitsvolle databank te beschikken. Op het niveau van de kwantitatieve kosten en baten is het voor dit nutsbedrijf zeer moeilijk om dit uit te drukken in VTE. Voor het derde bevraagde nutsbedrijf werd de bevraging enkel gehouden op het niveau van een interview (zonder online survey). De activiteiten van deze onderneming zijn minder gericht op aansluitingen (waarvoor kennis van de exacte locatie noodzakelijk is) en bijgevolg zal er slechts een minimale meerwaarde zijn aan het gebruik van het stelsel van basisregisters. Voor hen ligt de grootste meerwaarde van de basisregisters in de analyses die ze regelmatig uitvoeren. Hierbij zorgt de data van de basisregisters niet enkel voor een vermindering van werktijden, maar ook voor een vermindering van wachttijden om data aan te leveren. Met degelijke en betrouwbare datasets kunnen hierbij op jaarbasis 15 tot 20 mandagen bespaard worden bij het maken van analyses. Momenteel willen er ook wel eens fouten sluipen in deze analyses, maar deze foutenmarge is relatief klein (ongeveer 5%). Dit is voornamelijk te wijten aan een gebrek aan data in heel specifieke gebieden. 43

44 Met een stabiele ID per object kan men de informatie beter koppelen en is ze betrouwbaarder waardoor deze foutenmarge nog kan dalen. Een derde element waar de basisregisters een voordeel kunnen betekenen, is bij het opvragen van vergunningen. Momenteel vragen ze deze op bij de overheidsdiensten en mappen ze de data dan op hun eigen kaarten. Moest deze data accuraat geleverd kunnen worden in de basisregisters dan zou dit op termijn een behoorlijke winst kunnen opleveren, zowel op het vlak van aanvraag als van verwerking. Vermoedelijk zal ook dit nutsbedrijf af en toe data moeten aanleveren om de basisregisters te voeden, maar dit zal zeer beperkt zijn waardoor men niet kan spreken over een echte extra kost op vlak van werklast. Men kan concluderen dat het invoeren van het stelsel van basisregisters geen echte impact zal hebben op dit derde nutsbedrijf, zowel op vlak van kosten als baten. 44

45 3.3. Vlaamse overheid Overzicht kosten en baten In eerste instantie bespreken we hier het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV). Het AGIV beheert reeds een aantal authentieke bronnen. Deze producten zijn goed ingeburgerd, worden op grote schaal gebruikt en hebben een hoge kwaliteit. Omdat deze gegevensbronnen echter ontstaan zijn en ontwikkeld werden als onafhankelijke producten, ervaart het AGIV steeds meer problemen bij het onderhoud en de verspreiding ervan. Informatie over adressen, gebouwen, percelen en wegen wordt in verschillende databanken anders gemodelleerd waardoor complexe processen zijn ontstaan om de bijwerking van de gegevens vanuit één van de bronnen te laten doorstromen naar een andere bron. Met de opbouw van nieuwe authentieke bronnen (wegenregister, gebouwenregister, percelen) wordt het beheren van meerdere vormen van dezelfde gegevens onhaalbaar. De klant merkt bovendien onaanvaardbare synchronisatieverschillen tussen de producten op en wordt door de tegenstrijdige informatie in verwarring gebracht. Voor het AGIV wordt de operationele kost van de synchronisatie onnodig groot. Het project basisregistraties zal deze bronnen uitbreiden en uitbouwen tot een eenduidig stelsel van basisregisters. Door de verschillende registers binnen het project als een stelsel te benaderen in al zijn facetten, kan het AGIV alle bronnen kostenefficiënter uitwerken en uitbaten. Het project geeft het AGIV de mogelijkheid de schaalbaarheid, robuustheid en onderhoudbaarheid van de systemen te verhogen en de betrouwbaarheid beter te garanderen. Dit komt niet alleen ten goede aan de snelheid en accuraatheid van de bijhoudingsprocessen maar ook aan de kwaliteit van de basisregisters. Het stelsel van basisregisters zal uniform geïdentificeerde en beheerde objecten bevatten waardoor de producten afgestemd worden op elkaar, de bijhoudingsprocessen vereenvoudigd en synchronisatieverschillen weggewerkt. De datamodellen worden conform de standaarden uitgewerkt waardoor bijkomend kostenefficiënt gewerkt kan worden. Het opzetten van geharmoniseerde datamodellen en diensten voor deze Vlaamse basisregisters legt een basis voor een Vlaams referentiekader voor wegen, percelen, gebouwen en adressen die de kern vormen van talrijke overheidsprocessen. Het authentiek registreren en ontsluiten van deze objecten positioneert het AGIV als sleutelorganisatie binnen deze overheidsprocessen. Naast het AGIV zijn er echter andere overheidsdiensten die een impact zullen ondervinden van de basisregisters. Net zoals bij de nutsbedrijven en steden en gemeenten werden hiervan enkele organisaties bevraagd. Het Agentschap Ondernemen is het aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor ondernemers. Zij kunnen bij het Agentschap Ondernemen terecht voor informatie over bijvoorbeeld financiering, subsidies, en vergunningen. Het Agentschap ondersteunt het starten, de groei en de bedrijfscontinuïteit van ondernemingen. Ook het verlenen van hulp bij de zoektocht naar bedrijfshuisvesting is een dienst van het Agentschap. Er werd gepeild naar welke van de meest geïmpacteerde processen een voordeel 45

46 zouden hebben bij het invoeren van een stelsel van basisregisters. Bij het Agentschap Ondernemen blijkt uit de bevraging dat 77,8% van deze processen een positieve invloed zullen ervaren van de basisregisters. Op het vlak van geografische gegevens vinden zij momenteel hun grootste uitdaging in het identificeren van de juiste relatie tussen een onderneming en het exacte adres hiervan, bijvoorbeeld de juiste ligging op een gebruiksperceel of bedrijventerrein. Dit is uiteraard een cruciaal gegeven in hun dienstverlening, denk maar aan het aanleveren van informatie rond bijvoorbeeld een omgevingsvergunning. In deze context kan de werklast dalen met het gebruik van het stelsel van basisregisters. Door het gebruik van het CRAB kan een automatische koppeling gemaakt worden tussen de bedrijven in het CRM systeem van het Agentschap en de GIS gegevens (ligging van het bedrijf). Door het gebruik van CRAB adressen in plaats van Rijksregisteradressen zal de koppeling met andere data eenvoudiger zijn. Er zal geen / minder geocoding meer nodig zijn. Indien het CRAB wordt gebruikt voor de registratie van ondernemingen zal het Agentschap minder correctieadressen moeten inbrengen in het CRM systeem. De automatische koppeling is ook sneller dan manueel, maar geen garantie op minder fouten door de kwaliteit van het CRAB op bedrijventerreinen. Ook bij de aanvragen van steunmaatregelen kan een meerwaarde gevonden worden voor het Agentschap Ondernemen én de ondernemingen zelf. Het only once principe van de overheid zal gevolgd worden aangezien ondernemingen zich niet meer afzonderlijk moeten registreren voor een steunmaatregel. Indien het KBO rechtstreeks kan gebruikt worden, zullen er zich ook minder fouten voordoen. Kosten ziet het Agentschap Ondernemen vooral op vlak van software aanpassingen. De integratie van het CRAB in het CRM systeem en de gebruiksmiddelen voor de afstemming met het GRB zullen een reële kost met zich meebrengen. De afstemming met het GRB zal eveneens een kost hebben op vlak van werklast, maar deze is relatief klein. Het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) is belast met de veilige en duurzame mobiliteit van alle weggebruikers in Vlaanderen. Het beheert, onderhoudt en optimaliseert onder andere het wegenpatrimonium (gewestwegen en autosnelwegen) van Vlaanderen. Ook hier werd gepeild naar welke van de meest geïmpacteerde processen een voordeel zouden hebben bij het invoeren van een 46

47 stelsel van basisregisters. Bij het Agentschap Wegen en Verkeer blijkt uit de bevraging dat al deze processen een positieve invloed zullen ervaren van de basisregisters. Het AWV wordt bij het beheer en het onderhoud van het wegenpatrimonium geconfronteerd met enkele specifieke uitdagingen die door het gebruik van kwaliteitsvolle data in het stelsel van basisregisters aangepakt kunnen worden. Eén van die uitdagingen is het ontbreken van een eenduidige bron omtrent de categorisering van de wegen. Dit resulteert in heel wat parallelle werkstromen. Gegevens kunnen niet eenvoudig overgezet worden op andere straatassenbestanden. Een geautomatiseerde overname van de wegcategorie uit de ruimtelijke structuurplannen, zoals van Vlaanderen, maar tevens de provinciale ruimtelijke structuurplannen en de gemeentelijke, is niet mogelijk tot op heden, maar zou een enorme efficiëntiewinst omvatten. Nu gebeurt dit manueel. Het is zeer arbeidsintensief om elk structuurplan, Vlaams, provinciaal en gemeentelijk, te raadplegen en de wegcategorie over te nemen op een straatassenbestand. Deze manuele arbeidsintensieve werklast dient regelmatig volledig gebiedsdekkend opnieuw plaats te vinden. Een automatische koppeling zou dus een enorme werklastvermindering met zich meebrengen, maar vooral een kwalitatieve verbetering inhouden, niet alleen voor het AWV maar voor alle betrokken partijen en afnemers van het wegenregister. Verder is het bij het fysiek onderhoud van wegen niet altijd duidelijk wie wat beheert. Weten wat door wie beheerd wordt, is van essentieel belang, niet alleen voor de communicatie naar en door de burger, maar ook tussen de verschillende overheden. De werklast zal hier op zich niet echt dalen, maar de productiviteit en de efficiëntie kan wel verhoogd worden voor de aannemers, doordat men als overheid betere bestekken kan opstellen en betere ramingen kan maken (aangezien men meer en betere data voor handen heeft). Dit probleem van beheerder stelt zich eveneens bij bijvoorbeeld verkeersborden. Zowel het AWV, MOW-ABMV, als de gemeenten zijn beheerder van wegen en/of verkeersborden. De beheerder is van essentieel belang als element om bij het wegenregister bij te houden zodat alle aanhorigheden aan de weg kunnen gekoppeld worden aan de juiste beheerder zodat ook alle meldingen en klachten van burgers bij de juiste beheerder terechtkomen, en deze efficiënter en sneller kunnen optreden. Verder is ook het exact aanduiden van de wegnummering een uitdaging voor het AWV en andere wegbeheerders. De locatiebepaling van alle weginfrastructuur alsook wegaanhorigheden gebeurt allemaal in referentie tot de km- en hm-palen (de zogenaamde referentiepunten). Een uniforme 47