Faculteit. Organisatie. Data eigenaar

Transcriptie

1 Faculteit Organisatie Data eigenaar Data steward Definitie Workflow 1) Naamswijziging 2) Inhoudelijke wijziging Conclusies en aanbevelingen Bedrijfsapplicaties Osiris? SAP HR? SAP FI? Organisatie Uitgangsvraag: Willen we de faculteit definiëren of willen we in bepaalde systemen bepaalde entiteiten definieren (bv beheerseenheden), die niet noodzakelijkerwijs faculteiten zijn? In dat laatste geval zijn we niet op zoek naar de definitie van faculteit. Antwoord uit verslag: Ja, we willen faculteit definiëren én we willen in bepaalde systemen bepaalde entiteiten definiëren. Het eerste met deelwerkgroep "Definitie" en het laatste met deelwerkgroep "Bedrijfspapplicaties". Vooruitlopend op deze werkgroepen, gaan we dus met de blauwe cirkel, dus de definitie vanuit de wetgeving aan de slag. Data eigenaar De datahouders zijn de collega's die met de data werken beleidsmatig of uitvoerend. Zij zijn inhoudelijk gedreven en zullen de data op dat niveau heel goed kennen. Vooral bij uitvoerders zullen de baten neerslaan van het aan Open Data doen en zij zijn dan ook een belangrijke sponsor. Hun taak is vooral inhoudelijk: het metadateren en vooral ook contextualiseren van de data: waarvoor hebben we deze verzameld en wat mag je ervan verwachten (en wat vooral ook niet). Zij zijn dus verantwoordelijk voor het aanleveren van inhoud, de benzine waarop de machine moet draaien (bron: ministerie BZ&K). Voorstel data eigenaar: (directeur) ABD.

2 Uit het verslag: Data eigenaar begeleidt het traject van het Business Object voor: Bepaling organisatie Definitie Workflow Bedrijfsapplicaties. Data steward Om alle taken en belangen te stroomlijnen en te organiseren doe je er goed aan een 'data steward' te benoemen. Deze data steward is de proceseigenaar van het aan Data doen. Het is zijn/haar taak zich maximaal in te zetten voor zowel verdere ontwikkeling van het Data proces, als ook voor het stimuleren van bewustzijn zowel binnen en buiten de organisatie. Bij voorkeur is de data steward iemand die zowel de beleids-(uitvoerings) kant als ook de technische kant goed kent. Verder moet de steward goed kunnen schakelen met bestuurders en directies. Gegeven het grote belang van de in- en externe communicatie dient de Data Steward dus ook nauw samen te werken met de afdeling communicatie. Samengevat zijn de concrete taken van de Data steward dus: het voorbereiden van data-releases het onderhouden van contacten met de datahouders, technisch beheerders de concrete oplijning van data voor publicatie Het werven onder enthousiasmeren van datahouders en beleidsverantwoordelijken binnen de organisaties en werkt met hen aan het beschikbaar stellen van datasets Het zijn van eerste aanspreekpunt voor gebruikers het onderhouden van contacten met collega organisaties. Tenslotte worden zij erop gewezen dat het doen aan Data niet van de een op de andere dag ingeregeld is. Het is daarom raadzaam deze rol voor langere tijd goed te beleggen en deze niet bij de eerste bezuinigingsronde van tafel te laten vallen (bron: ministerie BZ&K). Voorstel data steward: Benoem 3 EUR Data Stewards op onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering als overkoepelende functioneel beheerders en als schakel tussen uitvoering en IT. Uit het verslag: Data Steward is de vertegenwoordiging van het betreffende organisatie onderdeel in bovengenoemd traject. Taken hierbij zijn: Mandaat vertegenwoordigen onderdeel Uitdragen uitkomsten van bovenstaand traject binnen onderdeel Signaleren van mogelijke issues met betrekking tot gemaakte afspraken Missionaris binnen onderdeel Hierbij werd de vraag geopperd of de onderdelen USC, OOS en UB ook vertegenwoordigd dienen te worden in de vorm van een data steward? Definitie Aan de hand van de regelgeving zijn wij nagegaan of het begrip faculteit voldoende eenduidig is om in het kader van het informatiemanagement (IM) op de EUR te hanteren, of dat op dit punt nadere voorstellen nodig zijn. 1. Het UGM (Universitair Gegevens Model) definieert faculteit als volgt: Een {faculteit} is een bestuurlijke eenheid binnen het [hoger onderwijs]. Hierin zijn [onderwijs]- en onderzoekstaken ondergebracht. Een {faculteit} kan weer verder zijn onderverdeeld in subfaculteiten, departementen of instituten en vakgroepen. Een vakgroep of leerstoel is het kleinste bestuurlijke onderdeel van een {faculteit}. Mogelijke {faculteiten} (hoofdstudierichtingen) zijn rechten (rechtsgeleerdheid), economie (economische wetenschappen), (politieke en) sociale wetenschappen, psychologie/pedagogiek, geneeskunde of medicijnen, wijsbegeerte en letteren, theologie en (natuur)wetenschappen. De Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek bepaalt: Artikel Faculteiten en opleidingen In het bestuurs- en beheersreglement wordt bepaald welke faculteiten of faculteit een universiteit omvat. Tevens wordt in dat reglement vermeld welke opleidingen in die faculteiten of faculteit zijn ingesteld. Artikel Faculteit; decaan 1. De verzorging van het onderwijs en de beoefening van de wetenschap geschieden in de faculteit. Aan het hoofd van de faculteit staat de decaan van de faculteit. We zien hier dus twee definities, die, hoewel verschillend geformuleerd, niet met elkaar op gespannen voet staan. 2. Met inachtneming van de wet bepaalt het EUR bestuurs- en beheersreglement (BBR) *):

3 Artikel 3 1. De EUR bestaat uit de in artikel 16 van dit reglement genoemde faculteiten, het in artikel 27 A en 27 B genoemde Institute of Social Studies en uit de in artikel 29 e.v. van dit reglement genoemde ondersteunende diensten. 2. De faculteiten zijn belast met het verzorgen van de taken als bedoeld in artikel 1.3, eerste en vijfde lid van de wet. Artikel De EUR omvat de volgende faculteiten: a. de faculteit der economische wetenschappen, zich noemende: Erasmus School of Economics (kortweg: ESE); b. de faculteit der rechtsgeleerdheid, zich noemende: Erasmus School of Law (kortweg: ESL); c. de faculteit der sociale wetenschappen; d. de faculteit der geneeskunde en gezondheidswetenschappen, zich noemende: Erasmus universitair Medisch Centrum (kortweg: Erasmus MC); e. de faculteit der wijsbegeerte; f. de faculteit geschiedenis, cultuur en communicatie, zich noemende: Erasmus School of History, Culture and Communication (kortweg: ESHCC); g. de faculteit der bedrijfskunde, zich noemende: Rotterdam School of Management, Erasmus University (kortweg: RSM). Tot zover is de begripsketen helder. Faculteiten zijn (slechts) ESE, ESL, faculteit der sociale wetenschappen, Erasmus MC, faculteit der wijsbegeerte, ESHCC en RSM; zeven in getal. *) Het BBR wordt door het CvB vastgesteld. 3. Maar dan wordt het heldere beeld door artikel 27, vijfde lid, van het BBR vertroebeld: Artikel Het ISS wordt wat betreft toepasselijke regelgeving gelijk gesteld met een faculteit, behalve voor zover (i) in dit reglement of het Algemeen Reglement (AR-)ISS uitdrukkelijk anders wordt bepaald en (ii) dit in strijd zou zijn met het doel, de missie of de organisatie structuur van het ISS. Dus: soms is ISS een faculteit, maar soms ook niet. In een deel van de gevallen zal helder zijn wanneer niet, namelijk wanneer een expliciete uitzondering is gemaakt, en voor een ander deel komt het aan op interpretatie. En aan wie deze interpretatie toekomt, is eveneens vaag gehouden. Hieruit volgt dat niet (uit de regelgeving) eenduidig is af te leiden wat precies het begrip faculteit omvat. Een extra probleem is dat hierdoor het begrip niet is te digitaliseren *), een eerste vereiste om het in (geautomatiseerde) informatiesystemen onder te brengen. *) Digitaliseren heeft hier niet de specifieke betekenis van onderbrengen in een digitaal systeem, maar (meer algemeen) het eenduidig kunnen aangeven wanneer het begrip wel, en wanneer het niet van toepassing is. 4. Naast faculteiten is er ook het ruimere begrip beheerseenheden. Hierover bepaalt het BBR: Artikel De EUR kent naast de faculteiten de volgende beheerseenheden: a. de Algemene Bestuursdienst (ABD); b. het University Support Centre (USC); c. het shared service center Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken (OO&S); en d. de universiteitsbibliotheek (UB). Mogelijk kan in het IM in een deel van de gevallen de faculteit worden vervangen door de beheerseenheid. 5. Bij de vraag wat wij als faculteit definiëren is primair van belang wat het doel van deze definitie is. Gaat het bijvoorbeeld om rapportages? Ons voorstel is, dat dit doel of deze doelen eerst worden scherp gesteld en aan de hand daarvan wordt bepaald wat het begrip faculteit precies omvat. Verder stellen wij voor dat de faculteiten, met het oog op de eenduidigheid, worden gedefinieerd door deze met name te noemen. Dit past ook in het systeem van de wet en van het BBR. Uit het verslag: Aan de hand van de input van de deelwerkgroep zijn we tot de conclusie gekomen dat we voor het doorlopen van het traject tijdens deze pilot we ons focussen op de door de wetgeving bepaalde definitie. Inhoudelijk betekent dit de blauwe cirkel met de zeven genoemde faculteiten. Dit houdt in dat de andere cirkels weldegelijk belangrijk kunnen zijn voor de organisatie gezien vanuit de bedrijfsvoering. In dat geval dienen deze ook opgenomen te worden als Business Object voor het MDM traject na de pilot.

4 Workflow Bronmateriaal: De workflows zijn niet of minimaal beschreven in onze bronnen (BBR, model beheersinstructie) en modellen (UGM). We hebben de workflows uitgewerkt van 1) het wijzigen van de naam van een faculteit 2) het wijzigen van de inhoud van een faculteit. De workflow 1) is gebaseerd op eigen ervaring en het meest concreet uitgewerkt. De workflow 2) is voor het laatst uitgevoerd op RSM, maar dat is alweer 12 jaar geleden. 1) Naamswijziging Versie 0.4

5 2) Inhoudelijke wijziging Versie 0.3

6 Proces Faculteit 0.4.vsd Conclusies en aanbevelingen Een belangrijke conclusie is dat elke wijziging in faculteit grote impact heeft binnen en buiten de EUR en veel stakeholders kent. We bevelen aan het hierboven geschetste werkproces te adopteren bij wijzigingen in faculteiten. Belangrijk hierbij is dat alle genoemde stakeholders hun rol kunnen nemen in voor hun realistische tijd. Verder bevelen we aan om een wijziging in faculteiten als project te behandelen. Het decanenoverleg

7 vormt dan het stuurgroepoverleg. Wijzigingen worden eerst doorgerekend door alle stakeholders, voordat besluitvorming plaatsvindt over uitvoering. Het werkproces ziet er in hoofdlijnen zo uit: in de eerste fase worden alle stakeholders in staat gesteld de impact te bepalen voordat de business case wordt gewaardeerd en besloten wordt of tot uitvoering van mutaties wordt overgegaan. Afhankelijk van de uitkomsten worden delen van het proces herhaald. Als het huidige proces ten opzichte van het bovenstaande veel informeler en onoverzichtelijker is, dan kan dat met name op de gebieden marketing/communicatie, HRM en ICT risico's opleveren. Overige waarnemingen: In de recente praktijk zijn naamswijzigingen door ons meegemaakt, maar geen inhoudelijke wijzigingen op faculteitsniveau. Dat geeft te denken over de urgentie van uitwerken van het proces 2). We verwachten echter ook dat veel wijzigingen in andere entiteiten in het kader van MDM een soortgelijk proces als 2) zullen kennen. Bedrijfsapplicaties Uit het verslag: De deelwerkgroep heeft haar werkzaamheden toegelicht en deze zijn nog in gang, waardoor nog geen andere conclusie te trekken is, dan dat dit een grote klus is. Het is daarom raadzaam te werken met een Universitair Gegevens Model dat te relateren is aan de logische implementatie modellen van de bedrijfsapplicaties. Osiris? SAP HR? SAP FI?