Online bevraging BINC zomer 2011

Transcriptie

1 Online bevraging BINC zomer 2011 Agentschap Jongerenwelzijn - Steunpunt Jeugdhulp vzw - www. steunpuntjeugdhulp.be

2 Tijdens de zomermaanden werd een online enquête gehouden die peilde naar het gebruik van Binc in de voorzieningen. 93 Voorzieningen vulden de vragenlijst in. 1 Het is alvast een geruststelling te constateren dat in de meeste voorzieningen (ruim 63 %), alle hulpverleners aan de slag zijn gegaan met Binc. Voorzieningen waar nog niet iedereen met Binc werkt, geven daarvoor de volgende redenen: pas gestart met registreren (12 antwoorden) interne afspraak (15 antwoorden) andere (8 antwoorden): tijdsgebrek, nog niet op Binc geraakt, enkel IB registreert, nood aan elektronisch dossier, andere prioriteiten. Wie registreert in Binc? Registratieverantwoordelijke(n) (RV) 12 (12.9 %) RV en enkele hulpverleners 19 (20.43 %) RV en alle hulpverleners 59 (63.44 %) Administratief medewerker (en RV) 3 (3.23 %) n = % van de voorzieningen houdt het voorlopig bij de verplichte parameters of een beetje meer (dus geen registratie van hulpvragen, doelstellingen, tevredenheid, ). Aan de andere kant registreert al bijna 27 % van de voorzieningen de meeste tot alle parameters. De voorzieningen die mee deden aan de pilootfase van Binc scoren hier niet beter. Welke variabelen worden, in de meeste dossiers, gescoord? 1 - enkel verplichte 37 (43.02 %) 2 20 (23.26 %) 3 6 (6.98 %) 4 10 (11.63 %) 5 - alle variabelen 13 (15.12 %) n = Begeleidingstehuizen, 6 diensten BZW, 5 CaH, 10 dagcentra, 2 HCA, 16 thuisbegeleiding, 6 MFC, 8 OOOC, 7 pleegzorg, 4 andere. 19 voorzieningen waren actief betrokken in de pilootfase

3 Een gelijkaardige score krijgen we als we vragen naar het registreren van (begeleidings)doelstellingen; 62 % van de voorzieningen doet dit (nog) niet, 28 % in de meeste tot alle dossiers. Ook hier doen de pilootvoorzieningen het niet significant beter. Wordt Binc gebruikt voor het registreren van (begeleidings)doelstellingen? nooit 57 (61.96 %) in sommige dossiers 9 (9.78 %) in de meeste dossiers 8 (8.7 %) in alle dossiers 18 (19.57 %) n = 92 Het is duidelijk dat Binc nog geen plaats heeft veroverd in de dagelijkse praktijk van de hulpverleners. Slechts een tiental voorzieningen (9 %) geeft aan dat ze Binc soms gebruiken voor dossierbesprekingen, verslaggeving of rapporten. Wordt Binc gebruikt in de dagelijkse hulpverlening? nee 83 (91.21 %) ja, voor dossierbespreking 5 (5.49 %) ja, voor bespreking met de cliënt 2 (2.2 %) ja, voor verslaggeving 5 (5.49 %) ja, voor rapporten 4 (4.4 %) n = 91 # 99 Wat betreft de tijdsbesteding moeten we voorzichtig zijn met de resultaten. We weten immers dat nog niet alle dossiers zijn geregistreerd en vooral dat veel voorzieningen zich beperken tot de verplichte parameters. Toch durven we te beweren dat de vooropgestelde limiet (maximum een kwartier per dag per hulpverlener) niet zal worden overschreden. 58 % van de voorzieningen schat dat hulpverleners slechts een kwartier per week registreren. Slechts 1 voorziening schat de tijdsinvestering op meer dan een kwartier per dag. Als we het gemiddelde berekenen van onderstaand tabel, komen we aan 26 minuten per hulpverlener per week. Hoeveel tijd (in minuten) wordt er wekelijks geregistreerd in Binc (per hulpverlener VTE) (58.06 %) (24.73 %) (7.53 %) (4.3 %) (4.3 %) >75 1 (1.08 %) n =

4 De meerderheid van de voorzieningen (70%) is tevreden tot zeer tevreden over de helpdesk die het Steunpunt Jeugdhulp verzorgt. We vermoeden (hopen) dat de 4 mindere scores (eerder onvoldoende) bedoeld waren voor het contactcenter van Eranova dat instaat voor de helpdesk van het gebruikersbeheer. We kregen immers een aantal klachten over deze dienst binnen. Ondertussen werden de klachten doorgegeven aan de verantwoordelijken van Eranova en lijkt de dienstverlening te zijn verbeterd. Welke score geef je de helpdesk voor Binc (Steunpunt Jeugdhulp)? onvoldoende 0 (0 %) eerder onvoldoende 4 (5.33 %) voldoende 18 (24 %) goed 32 (42.67 %) uitstekend 21 (28 %) n = 75 Naast bovenstaande meerkeuze vragen werden ook een aantal open vragen gesteld. We hebben de vragen waar mogelijk gecategoriseerd om zo in beeld te krijgen welke antwoorden vaker genoemd zijn. Welke variabelen mis je? Reactie Aantal keer genoemd Te weinig mogelijkheden voor nuancering 4 Nog geen zicht op 4 Te weinig ruimte om netwerk in te voeren 2 Registratie per persoon uit interventiesysteem 2 Geen 2 Uit de tabel blijkt dat hulpverleners te weinig mogelijkheden vinden voor het aanbrengen van nuanceringen in de registratie. Een greep uit de (andere) reacties: Het is al heel breed in functie van begeleidingen, voor sommige keuzemogelijkheden is er niet genoeg nuancering mogelijk. Te weinig ruimte voor het netwerk (familiaal, sociaal) van jongeren en voor biologische ouders die uit beeld zijn. Mogelijkheid om wat inschatting van problemen en evolutie betreft te differentiëren voor de verschillende figuren uit een interventiesysteem. "Voldoende" ontbreekt in de rij tussen 'sterk' en 'zwak', sommige variabelen zijn vaag. Soms is 'negatief' en 'positief' niet toereikend; er ontbreekt bv "sterk wisselend" of "positief of negatief evoluerend"

5 Informatie over woonsituatie, werk, inkomen. (BZW) We missen een specifiek model voor OOOC's waarin advies kan opgenomen worden bv. Onderscheid tussen ouders/opvoedingsverantwoordelijken enerzijds en jongeren anderzijds daar waar het over "cliënt" gaat. Welke variabelen zijn overbodig? Reactie Aantal keer genoemd Mening cliënt/verwijzer/consulent: is niet aan de hulpverlener om dit in te vullen/beoordelen Variabelen die niet aansluiten op realiteit hulpverlening, maar meer gericht zijn op info die overheid wil hebben De variabelen zijn interessant, maar : rapporten ontbreken, scoren functioneren jongere is moeilijk, variabelen verschillen per gezin je hoeft ze niet allemaal in te vullen. Kansarmoede indicatoren 3 Begeleidingsdoelstellingen 2 Hier hebben we nog geen zicht op 2 Geen 2 Privacy: koppeling identiteit aan registratie Uit de antwoorden kwam naar voren dat een aantal hulpverleners moeite hebben met het invullen van vragen die volgens hen beter door de cliënt of de verwijzer zelf ingevuld kunnen worden. Mening van de verwijzer en van de cliënt: is niet aan de hulpverlener om dit in te vullen, zelfs niet als de hulpverlener dit bevraagd heeft. Geeft een gekleurd beeld! Waar getoetst wordt naar motivatie cliënt: is niet aan derden om hierover te oordelen. Ook wordt aangegeven dat de variabelen niet altijd goed aansluiten op de realiteit van hulpverlening. Variabelen die jullie - zo vermoeden wij - nodig hebben voor de statistieken worden door de hulpverleners als overbodig beschouwd. Zoals bvb. etnische origine, kansarmoede indicatoren,... Er zijn ook hulpverleners die over het algemeen tevreden zijn over de bevraagde variabelen maar toch meer algemene kanttekeningen plaatsen. Zo wordt aangegeven dat het ontbreken van rapporten (sjablonen) het nut van Binc voor hen verlaagt. Wat erin zit is interessant maar zolang we geen overzichten en rapporten voor intern gebruik kunnen uit laten printen vanuit BINC is echt gebruik in de werking omslachtig! - 5 -

6 Een greep uit de overige reacties: Er worden geen variabelen als overbodig beschouwd. het scoren van het functioneren van de jongere zou in overleg met de cliënt moeten gebeuren. Dit is op dit ogenblik nog moeilijk realiseerbaar waardoor dit als moeilijk ervaren wordt. Op sommige variabelen zoals opleiding en inkomen van de opvoedingsverantwoordelijken hebben we niet altijd zicht en/of ligt zeer gevoelig. We hebben niet de indruk dat er variabelen overbodig zijn, alleen is de manier van scoren erg zwartwit. Er blijven toch ook wel vragen rond privacy. Beschrijving IS:aantal kinderen nogal ingewikkeld en de vraag "waaraan moet gewerkt worden volgens..." komt op verschillende manieren en momenten terug --> dit moet makkelijker kunnen, ook "vorige en samenlopende HV's, binnen en buiten BJB" lijken wel 20 keer bevraagd te worden. Kan dit simpeler opgelost worden? Hoe relevant is de info (zeker over het verleden). Wat is nodig om Binc nuttiger te maken voor hulpverleners en voorzieningen? Reactie Aantal keer genoemd Dat Binc HP en EV verslagen kan vervangen, prints kunt maken, link naar voorblad, verslaggeving in office, beginregistratie kunnen kopiëren 14 Koppeling Binc aan eigen verslaggeving 12 Gebruiksvriendelijkheid 4 Meer ruimte voor nuancering & samenhang 4 Onvoldoende zicht op 4 Maak er een administratief instrument van 3 Binc kan eigen manier van werken niet evenaren/past niet in hulpverleningshandelen 3 Verslaggeving speelt een essentiële rol bij het nuttiger maken van Binc voor hulpverleners en voorzieningen. Daarnaast hebben veel voorzieningen de wens om Binc te kunnen koppelen aan eigen verslaggeving. Op dit ogenblik wordt er geregistreerd omdat dit verwacht wordt. De tijdsinvestering wordt tot het minimum herleid omdat de meerwaarde niet ervaren wordt. Mocht het registreren leiden tot een bruikbaar handelingsplan, evolutieverslag en tevredenheidsmeting (cliënt- HV- verwijzer) zou er anders naar Binc gekeken worden. Momenteel wordt Binc bij ons gebruikt als registratiesysteem en is het eigenlijk een kopie van onze dossiers. Een degelijk werkende sjabloon voor verslaggeving en een uitbreiding van de tevredenheidsmeting zou helpen om een meerwaarde te creëren. Korte tevredenheidsmeting bij de beginregistratie (eventueel link met DRPM) en een uitgebreider tevredenheidsmeting bij elke fase of bij afsluiten; waar je dan ook een rapport kan over opvragen

7 Gebruiksvriendelijker >Zichtbaar houden van alle voorgaande versies van een dossier >Mogelijkheid om BINC te koppelen aan eigen verslaggeving. Voorzieningen geven ook aan dat er verbeteringen mogelijk zijn op het vlak van gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast vinden een aantal hulpverleners het wenselijk dat er nuances aangebracht kunnen worden binnen de registratie. Het systeem moet gebruiksvriendelijker gemaakt worden. Het werkt op dit moment nog erg traag, waardoor dit een grote tijdsinvestering is. Ruimte voor nuancering bij scoren van de variabelen (verlies van informatie)(vb. band met gezin van herkomst: positief of negatief: vb. er is een band maar geen ruimte voor nuancering vb. onevenwichtige band. -Decreet Rechtspositie van de Minderjarige in combinatie met een 'kinddossier' in combinatie met een 'gezinsgerichte werking' van de thuisbegeleiding: mogelijkheid tot registratie op naam van het gezin - inconsistenties bij het invullen van gegevens en het opvragen van een rapport (gegevens ontbreken: vb. eindregistratie - bij opvragen rapport geen gegevens zichtbaar). Een greep uit de overige reacties: Het herleiden tot een administratief instrument met data. Binc wordt door de meeste mensen in onze werking als een extra registratie ervaren. Er wordt geen meerwaarde ervaren. Wij hebben reeds uitgebreide diagnostische instrumenten, handelingsplanningssystemen, centrale dossiers/logboek,... Binc zal dit nooit kunnen evenaren aangezien het een algemeen programma moet blijven voor de bijzondere jeugdzorg/een werkvorm. Domeinen waaraan gewerkt moet worden zijn opgesplitst (client, HV, verwijzer); laat dit samengaan. Gebruik bij begeleidingsdoelstellingen dezelfde werkdomeinen zoals bij functioneren jongere. Ondersteunende leidraad die wij opstelden (maar nog moet verfijnd worden) blijkt helpend om alle items makkelijker bespreekbaar te maken met ouders. Opmerkingen Reactie Aantal keer genoemd Binc is nog niet geïntegreerd in het hulpverleningsproces, tijdrovend 8 Pas gestart, nog onvoldoende zicht op een aantal vragen uit de enquête 7 Gebruiksvriendelijkheid kan beter, zoals het kopiëren van gegevens 5 Aansluiting op werkvormspecifieke module, vragen over communicatie&invoer werkvormspecifieke module Wachten op sjablonen 3 Moeite met 'beoordelend' karakter

8 Belangrijk aandachtspunt, dat ook al uit de vorige vragen naar voren kwam, is dat Binc nog onvoldoende is geïntegreerd in het hulpverleningsproces. Daarnaast geven hulpverleners aan dat zijn pas gestart zijn met registreren en het daarom soms lastig vonden om de vragen uit de enquête te beantwoorden. Binnen ons team is de BINC-registratie nog niet opgenomen in de dagelijkse werking van de dienst, dus het wordt nog vergeten, niet systematisch ingevuld,... het zal nog wat tijd vergen om er een "gewoonte" van te maken en als dat ok is, dan is de volgende stap: wat kunnen we er méér mee doen dan enkel het registeren zelf? Wij zijn nog maar net intensief kunnen starten met Binc. Einde deze zomer zou er een beter zich moeten zijn op werking en eventuele problemen. Verder komt onder andere naar voren dat de gebruiksvriendelijkheid op een aantal vlakken verbeterd kan worden. Ook zijn er nog veel vragen over wanneer bepaalde werkvormspecifieke modules beschikbaar komen. Over het algemeen is het systeem voor mij nog steeds complex en nodigt niet uit om mee te werken. Doordat er steeds nieuwe maatregelen zijn, komen deze erbij in tabblad "dossier aanmaken".bij "dossier beheren" staat dan al een dossier over betreffende minderjarige - dit zorgt voor verwarring bij HV's. Handig zou zijn dat de verlenging van de maatregelen ingevoegd kunnen worden in een dossier. Behoort Binc tot het elektronisch dossier? Zo ja dan vinden wij het weinig cliëntvriendelijk. Vooral de wijze van beoordeling en de mogelijke betekenissen die dit voor cliënten kan hebben ligt erg gevoelig. Voor ons is het niet duidelijk of we nu reeds in de werkvormspecifieke module zitten, gebrek aan communicatie hier rond. En wat het verschil juist is met de andere modules. (dagcentrum) Uit de Binc enquête komen veel suggesties, kanttekeningen en kritische opmerkingen naar voren. Het is echter niet alleen negatief. Graag sluiten we af met een aantal positieve en opbouwende reacties! Binc heeft ons meer doen stilstaan bij wat de cliënt zelf wil, eerder dan wat wij vinden dat aan moet gewerkt worden. De cliënt krijgt hierdoor meer inspraak en gehoor. Er is soms weerstand omdat 'het' er bovenop komt maar wij zien in ieder geval wel inhoudelijke meerwaarden! Registratieprojecten als BINC volgen best pro-actief de regelgeving bijvoorbeeld evoluties ivm MFC. Hopelijk is de extra tijd en investering die we hier al als diensten hebben in gestoken het op een dag waard en kunnen we dit effectief als een praktisch instrument gebruiken voor onze jaarverslagen, zoals de overheid aanvankelijk had beloofd! SuXes! - 8 -

9 Sommige voorzieningen zijn nog maar net gestart met registreren. Dit verklaart deels waarom nog niet iedereen registreert en waarom er nog geen doelstellingen worden geregistreerd in de meeste dossier. De belangrijkste conclusie is echter dat Binc nog lang geen onderdeel is van de dagelijkse werking. Dat hoeft niet te verbazen als we bedenken dat de meeste begeleiders nog maar een half jaar met Binc werken. Toch daagt het ons uit om te zoeken naar manieren om deze integratie te doen slagen. Het toevoegen van sjablonen voor verslaggeving en van de resterende werkvormspecifieke modules zal alvast een belangrijke stap zijn. Daarnaast wordt door een aantal voorzieningen ook aangedrongen op verdere nuancering en inhoudelijke verfijning van Binc. Binc heeft natuurlijk een moeilijke positie tussen registratiesysteem en elektronisch dossier Daarom ook dat sommigen er voor pleiten om Binc te reduceren tot een zuiver registratiesysteem. Tenslotte merken we ook dat er, ondanks de communicatie via website, Binc on tour en elektronische nieuwsbrieven, nog heel wat misverstanden bestaan. Dit zorgt natuurlijk voor onnodige frustraties. Verbeteracties Het goede nieuws is dat een aantal geplande ingrepen al een aantal van bovenstaande opmerkingen zal opvangen; er wordt verder gewerkt aan de werkvormspecifieke modules, de functie kopiëren zal worden toegevoegd, de eerste sjablonen staan online en er wordt gewerkt aan een sjabloon voor het jaarverslag. We zullen ook bekijken in hoeverre we enkele van de gesuggereerde inhoudelijke suggesties kunnen opnemen, én indien we dit niet doen, zal duidelijk moeten gecommuniceerd worden wat daarvoor de redenen zijn. Daarnaast is duidelijk geworden dat we volop moeten blijven investeren in de ondersteuning van de voorzieningen. Het verspreiden van good practices (de leidraad waarvan sprake bij een van de voorzieningen) en de organisatie van een Binc-dag in 2012 zijn alvast enkele acties die we willen ondernemen

10 - 10 -