Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar Agentschappen bij het Ministerie van Justitie Nr. 4 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal s-gravenhage, 20 maart Inleiding en samenvatting In het kader van het beleid van het Ministerie van Justitie om te komen tot een betere bedrijfsvoering door het vormen van een kleiner kerndepartement met op afstand geplaatste bedrijfsmatig opererende uitvoeringsorganisaties, is de verzelfstandiging van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) onderzocht. Met deze brief informeer ik u graag over mijn voornemen per 1 januari 1996 de agentschapstatus in te voeren voor dit dienstonderdeel van mijn ministerie. Bij de overwegingen voor de verzelfstandiging is geconcludeerd dat de interne verzelfstandigingsvorm, te weten die van agentschap met een baten-lastenstelsel, dient te worden nagestreefd. Een verdergaande vorm van verzelfstandiging (extern) wordt niet overwogen. Het is van belang dat gezien de wettelijke taken van het CJIB de ministeriële verantwoordelijkheid blijft bestaan en de verbondenheid met het Openbaar Ministerie (OM) voldoende blijft gewaarborgd. Inzicht in de opbouw van de kosten verbonden aan de verschillende produkten van het CJIB is van essentieel belang. Op basis hiervan kan het CJIB komen tot een goede kostenbeheersing en in het verlengde daarvan tot een verantwoorde kostendoorberekening. Het baten-lastenstelsel biedt hiertoe de mogelijkheden. Voor het inzicht in de kosten alsmede voor de planning en control wordt aangesloten bij het, in 1994 door Justitie ontwikkelde, informatiemodel van het CJIB. Alle bedrijfsprocessen van het CJIB worden daarin ondergebracht. In deze brief wordt ingegaan op: de taken van het CJIB; de organieke positie van het CJIB; de huidige knelpunten; de overwegingen voor de verzelfstandiging van het CJIB; 5K0990 ISSN Sdu Uitgeverij Plantijnstraat s-gravenhage 1995 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 1

2 de aandachtspunten voor de verzelfstandiging; de planning voor de verzelfstandiging. Voorts is bij deze brief het concept-statuut van het CJIB met een drietal bijlagen gevoegd (organogram CJIB, instellingsbesluit Raad van Toezicht en informatie-model CJIB) Taken van het CJIB Het CJIB sinds mei 1991 gevestigd te Leeuwarden verzorgt met 162 formatieplaatsen op basis van het Besluit Instelling Centraal Justitieel Incassobureau namens het Openbaar Ministerie de inning van: administratieve sancties op grond van de Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften (WAHV); strafrechtelijke boetes; een deel van de OM-transactievoorstellen. Het CJIB verkrijgt met deze inning jaarlijks omstreeks 350 miljoen gulden. Naast deze taken kan het Openbaar Ministerie en/of de Minister van Justitie andere taken aan het CJIB opdragen. Daaraan is eind 1994 nog invulling gegeven, door de inning van: parkeerheffingen; zaken volgens de wet verruiming vermogenssancties («Pluk Ze»). Voorts zal vanaf medio 1995 op basis van een proef van twee jaar door het CJIB de incasso worden verzorgd in het kader van: het schadefonds geweldsmisdrijven. Andere taken die mogelijk door het CJIB in de komende jaren zullen worden verricht, zijn de inning van: gelden op grond van de Wet Terwee; alle OM-transactievoorstellen. De toeneming van het takengebied van het CJIB kan voornamelijk worden verklaard door het feit dat het invorderingsbeleid eenvormiger en eenduidiger wordt gevoerd: de burger heeft met één loket te maken. Hierbij kan veelvuldig geprofiteerd worden van de specifieke kennis en de schaalvoordelen. 3. Organieke positie van het CJIB Het CJIB maakt onderdeel uit van het Ministerie van Justitie en wordt langs twee lijnen aangestuurd. De door de minister benoemde Raad van Toezicht, waarin het Openbaar Ministerie en de Directie Rechterlijke Organisatie van het Directoraat Generaal Rechtspleging zijn vertegenwoordigd, toetst het inningsbeleid van het CJIB alsmede de uitvoering van het beleid. Aldus wordt gewaarborgd dat de inning in de pas loopt met executiebeleid van het Openbaar Ministerie. De Directie Rechterlijke Organisatie voorziet het CJIB van middelen om zijn taken uit te oefenen. Ze houdt daarnaast toezicht op een doelmatige aanwending van die middelen binnen de gestelde kaders. 1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie. Aan het hoofd van het CJIB staat een algemeen directeur die eindverantwoordelijk is voor zowel het gevoerde inningsbeleid als voor het beheer. De inhoudelijke en beheersmatige sturing komt samen in de zogenaamde planning en controlcyclus. Op basis van een door de Raad van Toezicht gefiatteerd bedrijfsplan en begroting worden, na beoordeling Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 2

3 en goedkeuring door de Directie Rechterlijke Organisatie, middelen aan het CJIB beschikbaar gesteld. Het verantwoordingsproces loopt vanuit het CJIB langs dezelfde structuur. Voorts is in ieder arrondissement een Directeur Gerechtelijke Diensten (DGD) aangesteld. Onder de DGD vallen onder meer de stafdiensten personeelszaken, financiën en facilitaire ondersteuning. De DGD Leeuwarden draagt zorgt voor deze stafondersteuning bij het CJIB. De DGD Leeuwarden en de directeur CJIB hebben hiertoe een convenant afgesloten. De uitvoering van het convenant wordt eveneens meegenomen in de planning en controlcyclus. 4. Huidige knelpunten Infrastructuur Het CJIB kent een sterk geautomatiseerd verwerkingsproces, waarbij zowel de communicatie met de omgeving (politie, Openbaar Ministerie en kantongerechten) als de interne verwerking in grote mate ondersteund wordt door geavanceerde apparatuur. De noodzaak om deze apparatuur te vervangen c.q. verbeteren neemt toe naarmate de centrale afhandeling van inning steeds efficiënter langs geautomatiseerde weg kan plaatsvinden. Zo is het gewenst de postregistratie geautomatiseerd te ondersteunen met behulp van «work-flow»management. Ook het gebruik van imaging technologieën om het archief qua opslagruimte te beperken en de toegankelijkheid te vergroten is gewenst. Het CJIB is momenteel niet voldoende in de gelegenheid om te reserveren voor vervangings- en vernieuwingsinvesteringen. Het knelpunt is dat reserveringen op dienstniveau in het huidige financiële stelsel onvoldoende mogelijk zijn. Verplichtingen-kasstelsel Het CJIB werkt momenteel met een verplichtingen-kasstelsel. Hoewel in dit stelsel enige flexibiliteit aanwezig is, is het minder geschikt voor organisaties waar een bedrijfseconomische werkwijze voordelen kan opleveren. Voor de bedrijfsvoering van het CJIB is het van belang dat inzicht bestaat in de opbouw van de kosten verbonden aan de verschillende produkten. Op basis hiervan kan het CJIB komen tot een goede kostenbeheersing en in het verlengde daarvan tot een verantwoorde kostendoorberekening. Vooral door het verrichten van dienstverlenende activiteiten voor (overheids)organen, zoals de inning van de parkeerheffingen en de incasso van de vorderingen van de stichting Slachtofferhulp, is het noodzakelijk zodanig te opereren dat de integrale kosten per produkt kunnen worden doorberekend. In dit verband is het nodig om de apparaatskosten (inclusief de afschrijvingen van de kapitaalgoederen en de huisvestingskosten) te vertalen in de kostprijs. Het baten-lastenstelsel biedt hiertoe de mogelijkheid omdat het bedrijfseconomische beginselen in de administratie toepast. 5. Overwegingen Formele eisen Het CJIB voldoet aan de formele eisen voor een te verzelfstandigen overheidsorganisatie, te weten: a. De produkten en/of diensten zijn goed definieerbaar en meetbaar. Er bestaat een duidelijke relatie tussen het produkt en de te maken kosten. In Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 3

4 dit verband wordt verwezen naar het bijgevoegde informatiemodel van het CJIB waarin een aantal relevante kengetallen wordt opgenomen. b. Er is een reële mogelijkheid om doelmatiger te opereren. De produkten en diensten worden ten dele (zoals bij parkeerheffingen) afgezet op een markt hetgeen marktconform opereren met zich meebrengt. Voorts wordt als beoogd voordeel van de agentschap-status gewezen op een verdere verbetering van de kosteneffectiviteit. Dit betekent niet alleen een daling van de kosten maar ook bijvoorbeeld dat de kosten door toepassing van bedrijfseconomische beginselen inzichtelijker worden. Tot slot heeft een aanzienlijk deel van de uitgaven betrekking op de aanschaf van duurzame kapitaalgoederen en het afsluiten van contracten met derden. Het kennen van de relatie tussen kostprijs en produkt is hierbij noodzakelijk. c. De informatievoorziening en de administratie voldoen per 1 januari 1996 aan de daaraan te stellen eisen. Thans wordt de informatievoorziening en de administratie aan het baten-lastenstelsel aangepast, hetgeen tijdig zal zijn afgerond. Het CJIB beschikt sinds 1991 over een goedkeurende accountantsverklaring bij de financiële verantwoording. Logische vervolgstap De ontwikkeling van het CJIB naar een agentschap wordt vooral beschouwd als een logische vervolgstap die vanaf de start reeds sterk is gericht op verbetering van efficiency en effectiviteit. Het CJIB dient daarbij in toenemende mate bedrijfsmatig te opereren, mede vanwege het verrichten van dienstverlenende activiteiten voor verschillende (overheids)organen. Interne verzelfstandiging Het fundament van de organisatie (het hoofddoel) wordt bepaald door het verbeteren van de rechtshandhaving. Daarbij is van belang dat de vaak privacy gevoelige gegevens door een justitie-organisatie worden behandeld. Verder wordt met de inning van gelden door het CJIB een substantieel deel van de Justitie-inkomsten gegenereerd. De CJIB-taken dienen dan ook volledig onder de ministeriële verantwoordelijkheid te blijven berusten. Bij de oprichting van het CJIB in 1990 is dit bepalend geweest voor de keuze om niet uit te besteden. Een poging tot samenwerking met onder meer de Belastingdienst is in die tijd wel onderzocht maar bleek onvoldoende wenselijk op grond van onder meer het verschil in doelen tussen beide overheidsdiensten. 6. Aandachtspunten De aandachtspunten voor de instelling van een agentschap bij het CJIB zijn: Beleidsmatige en beheersmatige sturing 1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie. De huidige sturing van het CJIB wordt gehandhaafd. Dit gebeurt, in afwachting van de uitwerking van de voorstellen van de commissie Donner, langs de bij punt 3 genoemde lijnen. In de systematiek van planning en control wordt specifiek aandacht geschonken aan de zogenoemde produktie indicatoren ten behoeve van de toekenning van middelen op basis van de output van het CJIB (zie informatiemodel CJIB). 1 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 4

5 Informatiemodel CJIB Het informatiemodel, dat verder wordt aangepast aan de bedrijfsprocessen van het CJIB, doet dienst als ondersteunend instrument ten behoeve van planning- en controlcycli. Hierbij is sprake van duidelijk meetbare produkten en diensten, waarin de kosten kunnen worden toegekend. Voor de invoeringsdatum van het agentschap zullen de bedrijfsprocessen van het CJIB in het desbetreffende model zijn opgenomen. Baten-lastenstelsel Zoals gesteld is de invoering van een baten-lastenstelsel bij het CJIB gewenst. Dit vereist aanpassing van de administratie, de financiële systemen en de administratieve organisatie. De stelselverandering vindt per 1 januari 1996 plaats. Aan de opleiding van het personeel en het vormgeven van de controllersfunctie zal in de voorbereidende fase veel aandacht worden geschonken. Budgettering Aan het CJIB wordt een integraal exploitatiebudget beschikbaar gesteld op basis van de produktie-afspraken in relatie tot de output. De begroting dient inzicht te geven in de produktievolumes, de kostprijs per produkt en de kostprijsberekening. Aan de begroting is een formatieplan verbonden. Het CJIB beschikt over een goedgekeurd formatieplan en heeft beheer over formatie en personeel reeds gemandateerd gekregen. Voorts wordt voorzien in een meerjarenbegroting, waarin met name de investeringsbehoefte (vervangings- en vernieuwingsinvesteringen) tot uitdrukking wordt gebracht. Deze meerjarenbegroting dient mede ter toetsing van de kostprijsberekening. Daarnaast worden specifieke bedrijfseconomische calculaties opgesteld inzake de huisvestingslasten en de kosten van de facilitaire stafdiensten van de DGD Leeuwarden. De budgettering van de exploitatie staat los van de raming van de te innen boetes, transacties en andere executieopbrengsten. Deze programma-inkomsten worden afzonderlijk geboekt en verantwoord. Binnen de financiële afdeling en administratie van het CJIB zal een strikte scheiding dienaangaande bestaan. Bestaffing Het CJIB zal over een zelfstandige financiële afdeling en een zelfstandige automatiseringsafdeling beschikken. Binnen de financiële afdeling wordt met inachtneming van een scheiding in administraties zowel de administratie van de exploitatie van het CJIB als de administratie van de geïnde gelden (programma-ontvangsten) opgenomen. De overige stafdiensten zullen zoveel mogelijk worden afgenomen van (of worden uitbesteed aan) de DGD Leeuwarden. Hiertoe wordt door het CJIB een convenant met de DGD Leeuwarden afgesloten. Het onderbrengen van stafdiensten bij de DGD Leeuwarden geschiedt om redenen van doelmatigheid en professionaliteit. Het CJIB richt zich op zijn kerntaken. Voor sommige staftaken is de omvang van het CJIB te gering en levert de samenwerking met de DGD Leeuwarden belangrijke schaalvoordelen op. Verantwoording De directeur CJIB legt jaarlijks verantwoording af aan de Minister van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 5

6 Justitie door middel van een algemeen en een financieel jaarverslag. In de verslaglegging wordt aangesloten bij het bedrijfsplan en het informatiemodel. De financiële verantwoording van het CJIB is onderworpen aan controle door de Departementale Accountantsdienst. In 1995 zullen de Centrale Directie Financieel Economische Zaken, het Directoraat Generaal Rechtspleging en de Departementale Accountantsdienst een controleprogramma ontwikkelen voor het agentschap. Hierin wordt onder meer aandacht geschonken aan de frequenties van de controle, de eisen aan de administratieve organisatie, de inrichting van de financiële administratie en de rol van de EDP-audits. Naast de jaarlijkse verantwoording legt de directeur CJIB tenminste vier maal per jaar verantwoording af aan de Minister van Justitie via de Raad van Toezicht en de Directie Rechterlijke Organisatie. In 1995 zullen deze kwartaalrapportages mede op basis van opgedane ervaringen nader worden uitgewerkt. 7. Planning Uitgaande van 1 januari 1996 als invoeringsdatum is voor de daartoe te verrichten activiteiten een plan van aanpak opgesteld. De Minister van Justitie, W. Sorgdrager Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4 6