INVOERING GEREGISTREERDE KASSA IN DE HORECA

Transcriptie

1 INVOERING GEREGISTREERDE KASSA IN DE HORECA Patrick Deleu Erkend Boekhouder - Fiscalist Lid van de Nationale Raad en de Examencommissie BIBF

2 Historiek controlemiddelen Sinds invoering BTW: afgifte van een rekening of ontvangstbewijs (Art. 8, KB nr. 1 van 23/07/1969, nu Art. 22, KB nr. 1 van 29/12/1992)

3 Historiek controlemiddelen 01 december 1972: bon van kasregister met controleband door self service restaurants (Aanschrijving nr. 109/1972 van 20/11/1972) 06 augustus 1973: bon van kasregister met controleband door alle restaurants (Aanschrijving nr. 21/1973 van 06/08/1973 wijzigt aanschrijving nr. 109/1972)

4 Historiek controlemiddelen 01 april 1994: bon van kasregister met controleband (Aanschrijving nr. 10/1994 van 13/04/1994 die aanschrijvingen nrs. 109/1972 en 21/1973 coördineert en wijzigt) 01 april 1999: bon van kasregister met controleband (Aanschrijving nr. 6/1999 van 27/04/1999 die aanschrijving nr. 10/1994 vervangt)

5 Historiek controlemiddelen 02 juni 2003: bon van kasregister met uitsluitend op digitale wijze bewaarde gegevens (Beslissing nr van 02/06/2003) 01 januari 2010: Vereenvoudigde factuur door geregistreerd kassasysteem (Art. 13bis, KB nr. 1 van 29/12/1992 ingevoerd door art. 1, KB 18/12/2009, B.S. 24/12/2009)

6 Historiek controlemiddelen 01 januari 2013: Kasticket door geregistreerd kassasysteem (Art. 21bis, KB nr. 1 van 29/12/1992 ingevoerd door art. 25, KB 19/12/2012, B.S. 31/12/2013) Ter vervanging van oud art. 13bis Kasticket om verwarring met vereenvoudigde factuur te voorkomen Gewijzigd vanaf 01 januari 2014 door art. 1, KB 15/12/2013, B.S. 20/12/2013, vierde editie

7 Regelgeving Wijzigingen van het KB nr. 1 van 29/12/1992 met betrekking tot de regeling van de BTW Art. 13bis; Invoering vereenvoudigde factuur (Art. 1, KB 18/12/2009, B.S. 24/12/2009) Art. 21bis; Invoering kasticket (Art. 25, KB 19/12/2012, B.S. 31/12/2013) Art. 21bis, 2; Voorraad ontvangstbewijzen (Art. 1, KB 15/12/2013, B.S. 20/12/2013, vierde editie)

8 Regelgeving KB 30/12/2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen (B.S. 31/12/2009 err. 26/01/2010) Gewijzigd door KB 18/06/2013 (B.S. 25/06/2013) Gewijzigd door KB 17/02/2013 (B.S. 27/06/2013)

9 Regelgeving Wet 30/07/2013 mbt tot de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (B.S. 28/08/2013) KB 01/10/2013 mbt tot de toepassingsmodaliteiten ten aanzien van de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (B.S. 08/10/2013, Ed. 3)

10 Regelgeving Beslissing nr. E.T van 09/03/2010 over de BTW-verplichtingen vanaf 1 januari 2010 en erratum 11/06/2010 Circulaire nr. E.T (AAFisc Nr. 22/2012) van 01/06/2012 over invoering GKS in de horecasector in uitvoering van KB 30/12/2009 ingetrokken wegens vertraging en technische moeilijkheden bij beslissing ET van 26/10/2012

11 Regelgeving Beslissing nr. E.T van 30/12/2012 over de verlenging van de overgangsperiode deel 1 Circulaire nr. E.T (AaFisc nr. 43/2013) van 23/10/2013 (B.S. 04/11/2013, tweede editie) voornamelijk van belang voor producenten, invoerders en verdelers van dergelijke kassasystemen

12 Regelgeving Beslissing nr. E.T van over de definitieve regeling vanaf 01/01/2015 Vervangt beslissing nr. E.T van 09/03/2010 en erratum 11/06/2010 Beslissing nr. E.T van over de registratie, de gefaseerde invoering in 2015 en de uitreiking van een bepaald verantwoordingsstuk

13 Kasticket door GKS in horeca HLN 17/03/ % van de werknemers lappen de regels aan hun laars controles bij werknemers ervan liepen tegen de lamp

14 Kasticket door GKS in horeca Minder inkomsten voor de staat Geen BTW Geen inkomstenbelastingen Op omzet Op bezoldigingen Geen bijdragen in de sociale zekerheid

15 Kasticket door GKS in horeca In ruil voor de tariefverlaging van 21% naar 12% Uitreiking zoals bepaald in art. 21bis, KB nr. 1 Door exploitanten van inrichtingen waar regelmatig maaltijden worden verbruikt Door traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht Aan belastingplichtige of niet-belastingplichtige klant

16 Kasticket door GKS in horeca Voor alle handelingen verricht in de uitoefening van de economische activiteit Op het tijdstip van de voltooiing van de dienst of van de levering van de goederen Niet verplicht indien restaurant- en cateringdiensten bijkomstig (onder bepaald zakencijfer) Uitreiken van een ontvangstbewijs (art. 22, KB nr. 1)

17 Invoering en overgangsperiode Verplicht vanaf 01 januari 2015 Indien vrijwillig in 2014 Sociale gunstmaatregelen Alle verplichtingen en gevolgen mbt GKS zijn van toepassing

18 Invoering en overgangsperiode Gefaseerd Iedereen overgeschakeld op 31/12/2015 Registreren vanaf 01/01/2015 en uiterlijk op 28/02/2015 Kennisgeving uiterste datum ingebruikneming 30/06/ /09/ /12/2015

19 Invoering en overgangsperiode Begin maart slechts horecauitbatingen geregistreerd Registratie voor een niet-onbelangrijk deel van de doelgroep moeilijk of onmogelijk Toegangsproblemen tot de e-services van de FOD Financiën omdat KBO niet up-to-date is Geen wettelijke vertegenwoordigers opgenomen in de KBO Geen vestigingseenheden geregistreerd in de KBO Voorafgaandelijk gegevens nakijken op public search van KBO en waar nodig laten aanpassen (belangrijke wachttijden door grote toeloop)

20 Invoering en overgangsperiode Heel wat personen hebben problemen met de pin/puk code van hun eid Vergeten Enkel op te lossen via de gemeenten (neemt al snel een drietal weken in beslag) Ondernemingen met enkel buitenlandse wettelijke vertegenwoordigers in de KBO kunnen zich enkel aanmelden via een token Aan te vragen via de lokale kantoren van Fedict bij een 70-tal gemeenten (neemt ook al snel een aantal weken in beslag)

21 Invoering en overgangsperiode Feitelijke verenigingen zonder vestigingseenheid in de KBO kunnen zich momenteel niet registreren Registratie moet immers op vestigingsniveau Administratie werkt hiervoor momenteel een technische oplossing uit

22 Invoering en overgangsperiode Administratieve tolerantie tot en met 30/4/2015 voor hogergenoemde personen Geen sancties wegens laattijdige registratie Andere wettelijke en administratieve verplichtingen onverkort na te leven

23 Invoering en overgangsperiode Starten, overnemen of wijzigen vanaf 01/01/2015 Registratie verplicht vóór begin, overname of wijziging activiteit VAT Signing Card tijdig aanvragen zodat die uiterlijk bij begin, overname of wijziging activiteit in gebruik kan worden genomen

24 Invoering en overgangsperiode Wijzigingen occasioneel verschaffen van maaltijden na 31/12/2014 Bij vaststelling na verstrijken van een referentieperiode dat regelmatig maaltijden worden verschaft Registreren uiterlijk twee maanden na verstrijken referentieperiode GKS in gebruik nemen uiterlijk drie maanden na verstrijken referentieperiode

25 Uitreiking controledocument tot invoering GKS Reeds controledocument vóór 01/01/2015 Gebruik van een ander kassaregister dan het GKS Vergund op basis van Aanschrijving nr. 9/1999 dd. 27/04/1999 Beslissing nr. E.T dd. 02/06/2003 Verder deze kasticketten blijven uitreiken Geen kassaregister Uitreiken ontvangstbewijs

26 Uitreiking controledocument tot invoering GKS Geen controledocument vóór 01/01/2015 Voorbeeld: enkel verschaffen van lichte maaltijden, frituuruitbater Naar keuze Uitreiken ontvangstbewijs Kasticket op basis van Aanschrijving nr. 9/1999 dd. 27/04/1999 Beslissing nr. E.T dd. 02/06/2003 Ongeacht of het kassaregister al dan niet is goedgekeurd (vergund)

27 Bestaande uitzonderingen en speciale regelingen Verschaffen van lichte maaltijden Bepaalde frituurexploitanten Moeten tijdens de overgangsperiode verplicht controledocument uitreiken voor horecadienst 10%-regel toepassen GKS verplicht Controledocument uitreiken tot ingebruikneming GKS GKS niet verplicht Uitreiken ontvangstbewijs vanaf 01/01/2015

28 Bestaande uitzonderingen en speciale regelingen Uitbaters van bedrijfsmesses Geen controledocument uitreiken als Onderneming een andere activiteit heeft dan horecaactiviteit Slechts toegankelijk voor personeel van de onderneming en eventueel voor het personeel van een gelieerde onderneming (Personen tewerkgesteld met outsourcingscontract op middellange of op lange termijn zijn gelieerd Enkel toegankelijk tijdens de werkuren

29 Bestaande uitzonderingen en speciale regelingen Foorkramers Bestaande uitzondering blijft bestaan Geen controledocument uitreiken

30 Bestaande uitzonderingen en speciale regelingen Forfaitaire regelingen bij verplicht GKS Kunnen voorlopig verder toegepast worden Frituurexploitanten Caféhouders Slagers Bakkers Ijsbereiders met verbruikssalon Zullen in de loop van 2015 geïnformeerd worden Vrijwillig overgaan naar normale regeling vanaf 01/04/2015 (Optie vóór 15/03/2015)

31 Bestaande uitzonderingen en speciale regelingen De kleine ondernemingen met jaaromzet tot euro (art. 56bis) 10%-regel toepassen Uitreiken ontvangstbewijs vanaf 01/01/2015 indien 10% niet bereikt GKS indien 10% of meer Verlies vrijstellingsregeling vanaf deadline ingebruikname BTW-controlekantoor schriftelijk op de hoogte brengen van de overschrijding van de 10% en van deadline Controledocument naar keuze tot ingebruikneming GKS

32 Beslissingen Beslissing nr. E.T d.d Maximaal 5 kalenderdagen per jaar horecadiensten en geen andere activiteiten in horeca of voeding Ontheffing gebruik GKS Ontvangstbewijs voor horecadienst Wel GKS indien volgende twee voorwaarden tezamen zijn vervuld. Horecadienst meer dan 10% totale horecaomzet En meer dan EUR/jaar

33 Beslissingen Handelingen vrijgesteld ingevolge art. 44 Geen GKS Ongeacht de gerealiseerde bedragen van de horecadiensten Ongeacht het aandeel van deze handelingen t.o.v. alle verrichte handelingen Geen ontvangstbewijs

34 Beslissingen Beslissing Btw nr. E.T dd BP die aan eindconsument restaurant- of cateringdiensten verstrekt maar dit niet doet met eigen middelen en hiervoor nagenoeg een volledig beroep doet op een onderaannemer Geen GKS Wel ontvangstbewijs voor horecadiensten, tenzij factuur op het tijdstip waarop ze verricht zijn

35 Beslissingen Onderaannemer moet horecadiensten factureren en bovendien voor deze handelingen een ticket van een GKS uitreiken Draagwijdte van de onderaanneming BP mag eigen infrastructuur ter beschikking stellen (consumptieruimte, tafels, stoelen, borden, bestekken, glazen,.) en zelf met eigen personeel of vrijwilligers voor de bediening aan tafel zorgen De onderaanneming reikt evenwel niet ver genoeg wanneer BP bovendien helpt bij de bereiding van de maaltijden en/of heeft ingestaan voor de aankoop van het voedsel

36 Beslissingen Voorbeelden De volgende belastingplichtigen die nagenoeg in totaliteit een beroep doen op een cateraar en de diensten niet verstrekken met eigen middelen kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van voornoemde tolerantie: Begrafenisondernemers die over een eigen consumptieruimte beschikken waar koffietafels georganiseerd worden en die daarbij nagenoeg volledig een beroep doen op een onderaannemer en met betrekking tot deze handelingen tickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen Parochiale vzw s die koffietafels organiseren en die daarbij nagenoeg volledig een beroep doen op een onderaannemer en met betrekking tot deze handelingen tickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen Voetbalclubs die hun maaltijden in het VIP-restaurant organiseren op basis van een quasi volledige onderaanneming en met betrekking tot deze handelingen tickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen

37 Stappenplan Nagaan of een geregistreerd kassasysteem verplicht gebruikt moet worden Toepassing 10%-regel Zich tussen 01/01/2015 en 28/02/2015 als GKS-gebruiker registreren bij de FOD Financiën via GKS-registratiemodule Registreren van elke vestiging waar GKS in gebruik moet of zal genomen worden Ontvangst deadline

38 Stappenplan Bestellen Fiscale Data Module en andere GKS-onderdelen of huidige kassa updaten indien mogelijk Dealer zal onderdelen en serienummers registreren Bevestigen levering van de onderdelen Koppelen van de FDM aan de kassa(s) Aanvragen VAT Signing Card Activeren FDM

39 Stappenplan Bestellen van ontvangstbewijzen bij een erkende drukker Voldoende voorraad Te gebruiken bij technische problemen van de geregistreerde kassa en/of black box Ingebruikname van het geregistreerd kassasysteem Intikken van alle handelingen Uitreiken van het ticket

40 Definitieve regeling Uitreiken van een controledocument Exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en de traiteur die cateringdiensten verricht Regelmatig Kasticket door GKS Voor alle horecahandelingen (ook louter drank en meeneem) Occasioneel Ontvangstbewijs Alleen voor horecadiensten

41 Het begrip regelmatig

42 Het begrip regelmatig Omzet uit restaurant- en cateringdiensten Niet verschaffen van dranken bij de maaltijd Niet de meeneemmaaltijden Totale omzet uit de horeca-activiteit Alle maaltijden, ongeacht of ze ter plaatste worden verbruikt of meegenomen Alle dranken, al dan niet bij de maaltijd Andere (verhuur feestzaal, opzetten en afbreken feesttent, )

43 Het begrip regelmatig 10%-regel toe te passen door iedereen Degene die zelf de diensten verstrekt Onderaannemer Iedere vestiging apart

44 Het begrip regelmatig Voorbeeld: Bakker die ook een verbruikssalon uitbaat en dus restaurantdiensten verricht In de teller van de breuk neemt hij de omzet uit alle verrichte restaurant- en cateringdiensten op, zoals bijvoorbeeld de koffiekoeken, gebakjes en broodjes verschaft in het verbruikssalon. In de noemer van de breuk neemt hij de totale omzet gerealiseerd door horecaactiviteiten op. De verkopen in het verbruikssalon, inclusief de verschafte dranken, worden beschouwd als horeca-activiteiten. Daarnaast wordt ook de voeding die verkocht wordt in de bakkerij als een horeca-activiteit beschouwd. Indien de 10% wordt bereikt, moeten kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt zowel voor de verkopen in het verbruikssalon, als voor de verkopen in de bakkerij. Indien de 10 percent niet wordt bereikt, moeten, enkel voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken, rekeningen of ontvangstbewijzen worden uitgereikt.

45 Het begrip regelmatig Voorbeeld: Uitbating van een feestzaal Wanneer de feestzaaluitbater er maaltijden verschaft aan de huurder van de feestzaal (al dan niet via een cateraar), worden er restaurant- of cateringdiensten verricht die moeten worden opgenomen in de teller van de breuk. De verhuur van de feestzaal is een horeca-activiteit waarvan de omzet in de noemer van de breuk moet worden opgenomen. Indien de feestzaaluitbater niet tussenkomt bij de maaltijden en de cateraar dus rechtstreeks afrekent met de klant, worden er geen restaurant- of cateringdiensten verricht door de feestzaaluitbater.

46 Het begrip regelmatig Voorbeeld: Uitbating van een cafetaria binnen een meubelzaak De verkoop van meubels is geen horeca-activiteit. Voor de berekening van de 10%-regel mag in de noemer van de breuk enkel de totale omzet uit de cafetaria worden opgenomen. Indien er een geregistreerd kassasysteem in gebruik wordt genomen (al dan niet vrijwillig) moeten er geen kastickets van een GKS worden uitgereikt voor de verkoop van meubels. Er moeten enkel kastickets van een GKS worden uitgereikt voor alle handelingen uit de horeca-activiteit

47 10%-regel bij hoteluitbaters Onderscheid tussen twee sectoren die strikt afzonderlijk worden behandeld Hotelactiviteit Andere dan hotelactiviteit

48 10%-regel bij hoteluitbaters Hotelactiviteit Verschaffen van gemeubeld logies, al dan niet gepaard met verschaffen van spijzen en drank Door exploitant van een hotelinrichting En verrekend via globale hotelrekening Oude regeling (GKS nooit verplicht) Ontvangstbewijs (eventueel te vervangen door factuur) 10%-regel kan nooit van toepassing zijn Vergunning E.T kan als uitsluitend hotelactiviteit

49 10%-regel bij hoteluitbaters Andere dan hotelactiviteit 10%-regel van toepassing Teller De restaurant- en cateringdiensten (waaronder begrepen de maaltijden verstrekt aan niet-hotelgasten en aan hotelgasten voor zover de maaltijden niet zijn opgenomen in de globale hotelrekening) Noemer De totale omzet gerealiseerd door horeca-activiteiten. NIET logies, het ontbijt, andere maaltijden verschaft aan hotelgasten, opgenomen in de globale hotelrekening.

50 10%-regel bij hoteluitbaters Voorbeeld Een hotel heeft een restaurant en een bar die toegankelijk zijn voor niet-hotelgasten. Volgens genoemde breuk wordt de 10% behaald. Concreet betekent dit dat het geregistreerde kassasysteem moet aangewend worden in de bar en in het restaurant (sector 2), maar niet in het hotel (sector 1). Voorbeeld De situatie doet zich voor dat een restaurant in onderaanneming werkt voor een hotel. De hotelgasten gaan eten in het restaurant en rekenen de maaltijd af via de globale hotelrekening. De kastickets van het geregistreerde kassasysteem, aangemaakt door het restaurant, moeten worden bezorgd aan het hotel. Het restaurant heeft tevens de verplichting tot het uitreiken van een factuur aan het hotel. De handeling tussen het hotel en de hotelgast maakt deel uit van de 1ste sector. Het hotel moet geen kasticket van het geregistreerd kassasysteem uitreiken aan de hotelgasten, wel een ontvangstbewijs.

51 Referentieperiode Bestaande onderneming Elke onderneming die activiteit heeft gestart of overgenomen vóór 01 oktober 2014 Referentieperiode = voorgaand kalenderjaar Eerste referentieperiode Kalenderjaar 2014 De activiteit werd gestart op 1 augustus De eerste referentieperiode loopt van 01 januari 2014 tot en met 31 december De activiteit werd gestart op 1 juni De eerste referentieperiode loopt van 1 juni 2014 tot en met 31 december 2014.

52 Referentieperiode Bij bereiken van de 10%-drempel Uiterlijk twee maand na verstrijken van de referentieperiode registreren als BP die verplicht GKS moet gebruiken Uiterlijk drie maand na verstrijken van deze periode een GKS in gebruik nemen

53 Referentieperiode Starter (gestart na 30/09/2014) Eerste referentieperiode Start niet in laatste kwartaal Resterende gedeelte van het kalenderjaar Start in laatste kwartaal Resterend gedeelte van het kalenderjaar + daaropvolgende kalenderjaar 10%-regel op basis van raming door exploitant onder toezicht van de administratie (realistisch ondernemingsplan)

54 Referentieperiode Volgende referentieperiodes Elk volgend kalenderjaar (= bestaande onderneming) Ik start een horecazaak op 1 juli Op 1 juli 2015 schat ik het percentage voor de periode 1 juli 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2016 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 juli 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2017 gebruik ik de werkelijke cijfers van het kalenderjaar Ik start een horecazaak op 1 november Op 1 november 2015 schat ik het percentage voor de periode 1 november 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2017 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 november 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2018 gebruik ik de werkelijke cijfers van het kalenderjaar 2017.

55 Referentieperiode Overnemer (overname na 30/09/2014) Eerste referentieperiode Laatste 12 maand gedaan door de overdrager Tweede referentieperiode Overname niet in laatste kwartaal Resterende gedeelte van het kalenderjaar Overname in laatste kwartaal Resterend gedeelte van het kalenderjaar + daaropvolgende kalenderjaar

56 Referentieperiode Volgende referentieperiodes Elk volgend kalenderjaar (= bestaande onderneming) Ik neem een horecazaak over op 1 juli Op 1 juli 2015 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 juli 2014 tot en met 30 juni Op 1 januari 2016 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 juli 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2017 gebruik ik de werkelijke cijfers van het kalenderjaar Ik neem een horecazaak over op 1 november Op 1 november 2015 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 november 2014 tot en met 31 oktober Op 1 januari 2017 gebruik ik de werkelijke cijfers van 1 november 2015 tot en met 31 december Op 1 januari 2018 gebruik ik de werkelijke cijfers van het kalenderjaar

57 Gevolgen Uitreiken van een kasticket door geregistreerd kassasysteem Alle handelingen (ook louter drank, meeneem, verhuur zaal, ) Aan iedereen (belastingplichtige, nietbelastingplichtige) Factuur kan nooit een kasticket vervangen Kasticket kan nooit een factuur vervangen Bij voltooiing van de dienst of de levering van goederen

58 Gevolgen Eens de 10%-regel overschreden en gebruik van een geregistreerd kassasysteem verplicht Altijd GKS gebruiken Ook al zou in een later kalenderjaar de omzet uit restaurant- en cateringdiensten dalen onder de 10% drempel

59 Uitzonderingen Verkoop van voeding en drank via automaten Niet beschouwd als restaurant- of cateringdienst Wel horeca-activiteit Op te nemen in de noemer voor berekening 10%- regel Om praktische redenen moeten er geen kastickets GKS uitgereikt worden voor de leveringen

60 Uitzonderingen Restaurant- en cateringdiensten Aan boord van een vliegtuig Aan boord van een schip of trein in kader van internationaal passagiersvervoer Om praktische redenen moeten er geen kastickets GKS uitgereikt worden

61 Tijdstip van uitreiken bij cateringdiensten Principieel bij voltooiing van de dienst, einde van het evenement Praktisch niet altijd mogelijk Optionele afwijkende regeling

62 Tijdstip van uitreiken bij cateringdiensten Kasticket niet uit te reiken bij voltooiing van de dienst als Handeling op voorhand werd geregistreerd op GKS op basis van offerte, bestelbon of geschatte waarde Eventuele correcties worden als eerstvolgende handelingen na evenement geregistreerd Beide kastickets worden, eventueel samen met factuur, uitgereikt aan de klant uiterlijk de 15de van de maand volgend op cateringdienst

63 Tijdstip van uitreiken bij cateringdiensten Voorbeeld: De cateraar ontvangt een voorschot van 300 EUR voor een communiefeest. De cateraar tikt het voorschot in op het geregistreerde kassasysteem, aangezien de btw opeisbaar wordt en het voorschot moet opgenomen worden in de btw-aangifte De cateraar registreert de handeling op het geregistreerde kassasysteem, vóór vertrek naar het feest, ter waarde van de offerte. Voor een offerte van EUR, moet nog 700 EUR ingetikt worden, rekening houdend met het reeds geregistreerde voorschot. Hierdoor wordt het communiefeest onherroepelijk vastgelegd in het geregistreerde kassasysteem. Scenario 1: Na afloop van het communiefeest, stelt de cateraar vast dat de offerte van EUR correct is. Er hoeven dus geen correcties meer opgenomen te worden in het geregistreerde kassasysteem. De twee kastickets (van 300 en 700 EUR) moeten uitgereikt worden aan de klant, bijvoorbeeld op het einde van het feest en uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

64 Tijdstip van uitreiken bij cateringdiensten Scenario 2: De cateraar stelt vast dat er meer personen aanwezig zijn op het communiefeest dan oorspronkelijk voorzien, waardoor er 200 EUR extra betaald moet worden. Na afloop van het communiefeest, maar als eerstvolgende handeling (bijvoorbeeld de ochtend na het feest), registreert de cateraar deze bijkomende 200 EUR in het geregistreerde kassasysteem. De drie kastickets (van 300, 700 en 200 EUR) moeten uitgereikt worden aan de klant, uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

65 Tijdstip van uitreiken bij cateringdiensten Voorbeeld: Een cateraar verzorgt een receptie voor een belastingplichtige met hapjes en dranken, inclusief bediening. Er wordt een forfaitair bedrag afgesproken voor de receptie die een aantal op voorhand overeengekomen uren duurt. Bovenop dit bedrag zullen eventuele supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport worden aangerekend. Er moet een factuur worden opgemaakt voor het geheel die eveneens ter betaling zal aangeboden worden aan de belastingplichtige klant. De afwijkende regeling voor cateringdiensten kan toegepast worden. Op voorhand wordt het evenement op basis van de offerte ingetikt op het geregistreerde kassasysteem. Achteraf (als eerstvolgende handeling na de receptie) worden de supplementen ingetikt (supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport). Er moet een factuur worden uitgereikt, aangezien de klant een belastingplichtige is. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de handeling plaatsvinden. De twee kastickets moeten ook binnen deze termijn worden uitgereikt en kunnen dus eventueel aan de factuur worden gehecht.

66 Bijzondere regels opeisbaarheid Particulieren BTW slechts opeisbaar op tijdstip van de betaling, ook bij vrijwillige facturering Kasticket GKS moet uitgereikt worden Indien klant nog niet heeft betaald aan einde van aangifteperiode Handeling in mindering brengen van de omzet uit de dagrapporten bij opmaken van aangifte In periode waarin betaling wordt ontvangen, moet de omzet opnieuw bijgeteld worden Of vrijwillig BTW te vroeg voldoen

67 Bijzondere regels opeisbaarheid Ontvangst van een voorschot Principieel geen kasticket omdat de levering of de dienst nog niet heeft plaatsgevonden BTW opeisbaar op tijdstip van ontvangst van het voorschot Voorschot op het GKS registreren om opeisbare BTW op te nemen in de aangifte Kasticket aan de klant uitreiken Eventueel samen met het kasticket nav de levering of voltooiing van de dienst

68 Andere boekhoudkundige verplichtingen Facturatie Facturen en creditnota s moeten opgenomen worden in uitgaande facturenboek Om dubbele belasting te vermijden moeten bedragen ingeschreven in uitgaand facturenboek uit de omzet gehaald worden die opgenomen zijn in het GKS Creditnota s optellen bij omzet uit GKS

69 Andere boekhoudkundige verplichtingen Dagboek van ontvangsten Bij gebruik van een GKS moet geen dagboek van ontvangsten worden gehouden Wel nog steeds het centralisatieboek indien meerdere inrichtingen Op basis van de dagelijkse rapporten Financieel rapport Gebruikersrapport

70 Wat is een geregistreerd kassasysteem Geregistreerd kassasysteem (GKS) bestaat uit Kassasysteem Elektronisch kassasysteem PC-POS kassasysteem Controlemodule (black box) Fiscal Data Module (FDM) VAT Signing Card (VSC)

71 Wat is een geregistreerd kassasysteem Elektronisch kassasysteem Gebruikt een real time besturingssysteem Slaat registraties op in zijn werkgeheugen via een systeem van tellers Z-rapport leest tellers uit, zet ze terug op nul en vat de gedane registraties samen

72 Wat is een geregistreerd kassasysteem PC-POS kassasysteem Elk point of sale kassasysteem bestaande uit een computer, onder gelijk welke hardware vorm, met klassiek besturingssysteem en kasregistersoftware Kasregistersoftware maakt bij elke registratie records aan, in één of meerdere bestanden Z-rapport voert op deze bestanden een query (zoekopdracht) uit en vat die samen in het rapport

73 Wat is een geregistreerd kassasysteem Fiscal Data Module (FDM) Ontvangt fiscaal relevante data van het kassasysteem Genereert datum en uur van de verschillende events en stuurt deze fiscaal relevante data door naar de VSC Ontvangt de controledata en het doorlopende nummer voor de verschillende events van de VSC

74 Wat is een geregistreerd kassasysteem Slaat de fiscaal relevante data en controlegegevens op in een beveiligd geheugen Stuurt de aangemaakte data terug naar het kassasysteem, om af te printen op het ticket

75 Wat is een geregistreerd kassasysteem VAT Signing Card (VSC) Smartcard in te brengen in de fiscal data module en voorzien van software voor genereren van Doorlopende event- en transactienummering Digitale handtekening op basis van data die zij ontvangt van de fiscal data module en waarvoor een certificaat op de smartcard is geïnstalleerd Bijhouden van een aantal tellers

76 Werking van een geregistreerd kassasysteem Ingebrachte gegevens Registraties van leveringen van goederen en diensten (incl. toepasselijk btw-tarief) Registratie van aanvang en einde van arbeidsprestatie Aanmaak van trainingstickets Aanmaak van pro forma tickets Wijzigingen van prijzen en toepasselijk btw-tarief

77 Werking van een geregistreerd kassasysteem Correcties en terugnames Openingen van de geldlade via eventueel voorziene kassafunctionaliteit Aanmaken van rapporten Programmeerstappen en configuratiewijzigingen

78 Werking van een geregistreerd kassasysteem Elke boeking (bestelling, terugname, correctie, wijziging, transfer van een tafel, ) Binnen een functionaliteit van tafelbeheer of klantenbeheer Binnen een functionaliteit die een registratie tijdelijk kan onderbreken, pauzeren en hervatten

79 Werking van een geregistreerd kassasysteem Events Elke gebeurtenis die plaatsvindt op het kassasysteem en waarbij data wordt verzonden naar en/of wordt ontvangen van de controlemodule Elk event wordt gevormd uit een combinatie van Eventtype Transactietype

80 Werking van een geregistreerd kassasysteem Eventtype NORMAL TRAINING PRO FORMA Transactietype SALES REFUND Duidelijk onderscheiden door label

81 Mogelijke tickets BTW-kasticket Terugnameticket Training ticket Pro forma ticket

82 Mogelijke tickets BTW-kasticket (event type NORMAL, transactietype SALES) Elk kassaticket aangemaakt terwijl het kassasysteem zich in de normale registratiemodus bevindt voor Registratie van levering van goederen en/of diensten of arbeidsprestatie Registratie van correcties en kortingen binnen de normale registratiemodus met behulp van de correctie- en kortingfunctionaliteiten

83 Mogelijke tickets Dit kasticket dat moet uitgereikt te worden conform bepalingen van KB nr. 1 Ook terugnameticket moet beschouwd worden als een BTW-kasticket Het totaalbedrag van een BTW-kasticket kan nooit negatief zijn Terugnames moeten immers steeds apart geregistreerd worden in een terugnameticket

84 Mogelijke tickets Terugnameticket (event type NORMAL, transactietype REFUND) Elk kassaticket aangemaakt terwijl het kassasysteem zich in terugnamemodus ( refund modus ) of correctiemodus ( void modus ) bevindt met Gegevens waaruit blijkt dat een eerder aangemaakt kassaticket onjuiste gegevens bevatten

85 Mogelijke tickets Gegevens over de terugbetaling Voor geretourneerde (teruggegeven) goederen Voor aan te hoge prijs aangerekende goederen Terugnameticket bevat enkel negatieve, geretourneerde bedragen Het wisselgeld dat aan de klant wordt teruggeven wordt hier niet bedoeld

86 Mogelijke tickets Training ticket (event type TRAINING, transactietypes SALES en REFUND) Elk kassaticket aangemaakt Terwijl het volledige kassasysteem zich in trainingsmodus bevindt Door een gebruiker die zich in trainingsmodus bevindt gebruiker is elke persoon die handelingen registreert op het kassasysteem

87 Mogelijke tickets Pro forma ticket (event type PRO FORMA, transactietypes SALES en REFUND) Elk kassaticket aangemaakt terwijl het volledige kassasysteem zich in pro forma modus bevindt of door het selecteren van de pro forma functionaliteit Voor een gratis levering of dienst Voor een offerte Bevat soortgelijke gegevens als een BTW-kasticket

88 Mogelijke tickets Zogenaamde tussenrekening of rekeningoverzicht waarbij een overzicht van de geboekte orders en/of het te betalen bedrag wordt getoond vooraleer het BTW-kasticket wordt gefinaliseerd De inhoud van een boeking kan dus op meerdere tickets voorkomen Op pro forma ticket van de bestelling, wijziging,... Op pro forma ticket tussenrekening Op het definitieve BTW-kasticket

89 Verplichte gegevens op kasticket Minimaal te vermelden Vermelding BTW-KASTICKET Naam of maatschappelijke benaming, adres en BTW-nummer van de belastingplichtige Datum en het uur van de uitreiking Doorlopend ticketnummer uit een ononderbroken reeks Identificatie van de gebruiker

90 Verplichte gegevens op kasticket Geregistreerde handelingen PLU-omschrijving Aantal Verschuldigde prijs Verwijzing naar erop toepasselijk BTW-tarief Met inbegrip van corrigerende handelingen (annulaties, correcties, ) die niet in een afzonderlijk ticket zijn opgenomen Maatstaf van heffing per toepasselijk btw-tarief

91 Verplichte gegevens op kasticket Bedrag van de verschuldigde BTW Korting en teruggegeven bedragen Identificatie van de kassa, indien meerdere kassa s De acht (8) laatste karakters van het algoritme aangemaakt op basis van alle PLU-gegevens op het ticket

92 Verplichte gegevens op kasticket De controlegegevens aangemaakt en doorgestuurd door de controlemodule Identificatie van het kassasysteem Productienummer Versienummer

93 Problemen Technisch probleem Steeds een voorraad btw-bonnetjes nodig, aangepast aan de omvang van de economische activiteit De bonnetjes moeten aanwezig zijn ten laatste wanneer het geregistreerd kassasysteem in gebruik wordt genomen Als er geen GKS-ticket kan worden uitgereikt, wordt ter vervanging een btw-bonnetje uitgereikt Voor alle transacties

94 Problemen Maximaal 1 uur na het optreden van het technisch probleem het bevoegd btw-kantoor op de hoogte brengen van de problemen per mail of fax. Daarbij vermelden De aard van het probleem Datum en uur vanaf wanneer geen ticket meer kon worden uitgereikt

95 Problemen Binnen de 24 uur nadat het probleem is opgelost een nieuw bericht sturen naar het btw-kantoor. Daarbij vermelden: Datum en uur vanaf wanneer er opnieuw tickets konden worden uitgereikt Aantal btw-bonnetjes dat werden uitgereikt Begin- en eindnummers van de uitgereikte btwbonnetjes Bij een kortstondig defect, mogen alle gegevens in één bericht worden opgenomen

96 Problemen Voorbeeld U bent een bakker met een verbruikzaal die meer dan 10% van zijn omzet uit de verbruikzaal realiseert? Dan moet u een geregistreerd kassasysteem gebruiken voor al uw verkopen, zowel in de verbruikzaal als in de bakkerij. Als de kassa niet werkt door een technisch defect, moet u bijgevolg voor al uw verkopen een btw-bonnetje uitreiken, ongeacht of het een verkoop in de verbruikzaal of in de bakkerij betreft.

97 Problemen Bereikt u de 10% niet, dan moet u enkel voor de maaltijden verschaft in het verbruiksalon een btw-bonnetje uitschrijven. Voor wat u in de bakkerij verkoopt, moet geen btw-bonnetje worden uitgereikt.

98 Problemen Verloren of defecte smartcard Online een nieuwe smartcard aanvragen bij de FOD Financiën Op het ogenblik dat online een kaart wordt aangevraagd zal men ook meedelen wat te doen in geval van defect of verlies

99 Problemen Stroompanne Wordt beschouwd als een technisch defect door overmacht Ter vervanging van de tickets van het geregistreerde kassasysteem moeten btwbonnetjes uitgereikt worden Van zodra de stroompanne is opgelost moet binnen de 24 uur een bericht aan de administratie gestuurd worden Zie technische storing

100 Problemen Technische problemen met de Fiscal Data Module Alle erin opgeslagen gegevens te bewaren gedurende normale wettelijke periode (8 jaar) FDM blijvend te bewaren op plaats van opstelling Om technische analyses, al of niet in het kader van wettelijke garantiebepalingen mogelijk te maken mag FDM verwijderd worden

101 Problemen Zelf via activering van poort 3 door inbrengen van SD kaart een automatische volledige kopie nemen van de gegevens en die gedurende de voormelde periode te bewaren Defecte FDM gedurende één maand op uitbatingszetel bewaren om de administratie toe te laten zelf een kopiename te verrichten mocht ze dat wenselijk achten

102 Meer informatie

103 Hartelijk bedankt voor uw aandacht!