AGENDASTUKKEN ALV 14 APRIL 2015

Transcriptie

1 AGENDASTUKKEN ALV 14 APRIL 2015 Bijlage 1: voorstel invulling vacature afdelingsbestuur Ter bespreking op de algemene ledenvergadering d.d. 14 april 2015 Eind december 2014 heeft vicevoorzitter Desiree Curfs binnen het afdelingsbestuur aangegeven terug te treden uit het bestuur, omdat ze haar functie als vicevoorzitter onvoldoende kon combineren met haar andere werkzaamheden. Het bestuur is vervolgens bij alle zittende bestuursleden alsmede de aangewezen bestuursopvolgers nagegaan, in hoeverre zij interesse hadden om Desiree op te volgen. Uit deze interne procedure kwam Paulien van der Hoeven als geschikte kandidaat naar voren. Paulien is al enige tijd actief in de vereniging en heeft een achtergrond als programmanager bij de Rijksoverheid. Paulien bezit de bestuurlijke en politieke ervaring om het vicevoorzitterschap met verve te vervullen. Paulien zal in grote lijnen het takenpakket van Desiree overnemen. Paulien is reeds door de ledenvergadering als volger aangesteld. Statutair kan zij hierdoor zondermeer toetreden tot het bestuur. Het afdelingsbestuur hecht er echter aan om deze belangrijke functiewisseling door de ledenvergadering te laten bekrachtigen. Daarom ligt op 14 april 2015 aan de ledenvergadering het voorstel voor om Paulien van der Hoeven aan te stellen als bestuurslid, in de rol van vicevoorzitter. Namens het afdelingsbestuur, Albert-Jan Pomper, voorzitter PvdA Den Haag 1

2 Bijlage 2: plan van aanpak verbouwing partijkantoor Stationsweg Ter bespreking op de algemene ledenvergadering d.d. 14 april 2015 Inleiding Het afdelingsbestuur heeft een plan van aanpak opgesteld voor de verbetering van de uitstraling en het gebruik van het lokale partijkantoor. Dit naar aanleiding van de motie op de ALV op 28 oktober 2014 en eerdere plannen, die reeds waren ontwikkeld door het vorige afdelingsbestuur. Wat is het doel van de verbouwing van het partijkantoor? Het doel van de verbouwing is dat het partijkantoor door verschillende groepen, voor diverse doeleinden wordt gebruikt. Dat de ruimte zo geschikt wordt dat kosten beperkt worden voor huur van andere ruimtes voor vergaderingen en andere activiteiten en dat daardoor het partijkantoor eigenlijk nooit meer leeg staat. Het partijkantoor moet bruisen en mensen uitnodigen. Het moet niet meer een partijkantoor zijn dat weinig wordt benut. We willen toe naar een levendig pand. Ons partijkantoor staat symbool voor een toegankelijke, vitale vereniging. Wat moet de meerwaarde van ons partijkantoor worden? Een ideale ontmoetingsplaats voor vrijwilligers en Jonge Socialisten (JS-ers) en daarmee een aanjager voor meer actieve leden; Een goede locatie voor vergaderingen van het bestuur, werkgroepen, commissies, wijkteams, campaigners, JS-ers vrijwilligers en misschien wel zelfs voor de fractie; Een geschikte locatie voor (kleine) bijeenkomsten. Zo kan op kosten voor o.a. externe zaalhuur bespaard worden; De ideale uitvalsbasis van permanente campagne-acties (bv. canvassen) en draagt bij aan de activering van de afdeling; Geeft het ombudswerk een zichtbare plek in de stad; De ideale werkplek voor het organiseren van belacties, vrijwilligers, de campagnecoördinator, JS-ers, etc.; De ideale uitvalsbasis en verzamelplek voor de verkiezingscampagnes (TK-, GR- en PSverkiezingen); De plek voor buitenlandse expat socialistische afdelingen, die daarvoor een vergoeding leveren; En. het is een ideale plek voor bijvoorbeeld een gezellige borrel! Het vernieuwde partijkantoor maakt de PvdA permanent zichtbaar en laat zien dat we tussen de mensen staan in de stad. Fasering We kiezen voor een fasering i.v.m. de beschikbaarheid van de financiële middelen en om het partijkantoor zo kort mogelijk buiten gebruik te hebben. Daarnaast vraagt de onvoorspelbaarheid van de politiek dat we het plan van aanpak in verschillende fases uit gaan voeren: 1e fase: grondig opruimen, waarbij veel wordt weggegooid. 2e fase: samenvoeging twee afzonderlijke ruimtes tot één ruimte. 3e fase: herinrichting kantoor en aankleding. 4e fase: keuken herinrichten i.c.m. het maken van meer bergruimte (deze fase afhankelijk van financiële middelen). 2

3 Na de PS2015 verkiezingen van 18 maart, zullen we starten met de opruiming. Eerst zullen door de kantoorvrijwilligers en de commissie worden geïnventariseerd welke spullen er moeten blijven. Daarna zullen er spullen verwijderd worden die niet meer gebruikt worden. Ook zullen we een inventarisatie maken van het huidige gebruik van het partijkantoor en sleutelbeheer. Medio april bespreken we de plannen met de leden (ALV), waarna we het plan voor de herinrichting van het partijkantoor en het stappenplan definitief vaststellen. De vervolgfasen, waarin we de verbouwing daadwerkelijk uitvoeren, zien er daarna ongeveer als volt uit: > Stap 1: Aannemers vragen voor offerte sloopwerkzaamheden van wand incl. afwerking aanhelen vloer herplaatsing deur e.d.. (april) > Stap 2: Keuze aannemer (eind april) en uitvoering sloopactiviteit (begin mei) > Stap 3: Schilderwerkzaamheden door de leden nadat de aannemer is vertrokken > Stap 4: Herinrichting/aankleding partijkantoor en etalage door vrijwilligers, JS en bestuur. > Stap 5: Opening van de 1e fase van de verbouwing mogelijk i.c.m. zomerborrel (juni) Financiën - In de begroting van 2015 is 5000 euro gereserveerd voor de verbouwing. - Via het landelijk nieuw opgerichte partijkantorenfonds kan een aanvraag worden gedaan van circa 1000 euro voor 2015 (en 2016 wederom 1000 euro). - Voor het opnieuw inrichten van het partijkantoor kan een aanvraag worden gedaan voor een beroep op het activiteitenfonds. Onzeker is nog welk bedrag hiermee gemoeid kan worden. Hiervoor is in eerste instantie een begroting vereist. - We zullen verder een beroep doen op onze leden, JS, fractie en gewest voor donaties. Afsluitende opmerking Dit is een korte notitie en er zijn heel veel aanvullende punten, die nodig zijn om dit allemaal tot een succes te maken. Denk bijvoorbeeld aan de softe kant van huisregels, of de nieuwe manier van werken met meer flexibele werkplekken, een projectiescherm, overige spullen die nodig zijn voor de herinrichting e.d. Het afdelingsbestuur houdt zich aanbevolen voor tips en aanvullende opmerkingen. En naast goeie ideeën, vooral ook voor handige partijgenoten! Neem in dat geval contact met ons op, of stel ze aan de orde tijdens de ALV. Namens het afdelingsbestuur, Marieke Willems en Hans van Daal 3

4 Bijlage 3: Jaarrekening 2014 Ter bespreking op de algemene ledenvergadering d.d. 14 april 2015 Algemeen beeld Het jaar 2014 stond financieel voor een groot deel in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen. Naast een grote campagne waren er verschillende extra ALV s over de verkiezingsuitslag, het coalitieakkoord en het rapport van de evaluatiecommissie, welke werd ingesteld naar aanleiding van de verkiezingsuitslag. In aanloop naar de verkiezingen is de afgelopen jaren flink gespaard om de campagne te kunnen financieren. Uiteindelijk is hiervoor een bedrag van ,22 ontrokken uit het verkiezingsfonds. Door de daling in het aantal raadsleden en wethouders zijn de inkomsten lager uitgekomen dan begroot. De jaarrekening werd naast de verkiezingscampagne bepaald door een aantal grote activiteiten, zoals de Stadsconferentie en de 1 mei viering. Verder zijn we in het najaar gestart met een maandelijkse canvasactie en café Rood. De bestuurswissel, het afscheid van verschillende raadsleden en het instellen van de evaluatiecommissie hebben geleid tot hogere vergaderkosten en overige vergoedingen. Tot slot is na het overlijden van bestuurslid Arie de Jonge het Arie de Jongefonds opgericht waarvoor de eerste donaties zijn ontvangen. Alles tezamen genomen hebben we iets in moeten teren op onze algemene reserves, maar is het gelukt het verkiezingsfonds al weer voor een klein bedrag aan te vullen met het oog op de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen in De teksten en tabellen hieronder gaan nader in op de baten, de uitgaven en de balans. Op de ALV op 14 april 2015 geef ik graag een toelichting. Ook zal de kascontrolecommissie nog verslag uitbrengen. Namens het afdelingsbestuur, Marieke Willems, penningmeester PvdA Den Haag Baten De baten zijn in ,47 lager uitgekomen dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door de afname in het aantal raadsleden en wethouders en doordat de landelijke afdracht uit het verkiezingsfonds ( ,00) reeds eind 2013 is betaald. Een deel van de campagne-uitgaven is daarmee eind 2013 betaald, waardoor per saldo 7.996,23 minder in 2014 is onttrokken uit het verkiezingsfonds dan in het najaar van 2013 werd begroot. De rente-inkomsten zijn door de overgang naar een andere bank reeds eind 2013 ontvangen en verantwoord (zie jaarrekening 2013). De overige ontvangsten hebben betrekking op donaties voor het vorig jaar opgerichte Arie de Jongefonds. Dit fonds is opgericht in de geest van Arie en bedoeld voor ondersteuning van mensen die in financiële nood zijn gekomen en door regelgeving worden belemmerd om op een waardige manier hun leven voort te zetten. Er zijn niet begrote ontvangsten uit het activiteitenfonds waar in het kader van een aantal gezamenlijke activiteiten een beroep op is gedaan en inkomsten uit gezamenlijke activiteiten. 4

5 Inkomsten Begroting 2014 Uitkomst 2014 Verschil Fondsenwerving t.b.v. verkiezingen 2.500, ,20-272,80 Contributie politici , , ,00 Renteopbrengsten 756,25 0,00-756,25 Overige ontvangsten 0, , ,00 Afdracht van Partijbureau , ,30 0,00 Extra afdracht van Partijbureau 0,00 895,00 895,00 Afdracht vanuit verkiezingsfonds , , ,23 Inkomsten gezamenlijke activiteiten 0,00 307,81 307,81 Totale Inkomsten , , ,47 Uitgaven De belangrijkste overschrijdingen zijn: Er heeft een nabetaling over voorgaande jaren plaats gevonden aan de WBS (Wiardi Beckman Stichting) voor de onkostenvergoeding aan de schoonmaker waardoor de personeelskosten een overschrijding laten zien. De overige vergoedingen en vergaderkosten zijn samen hoger uitgekomen dan begroot vanwege uitgaven die met name samenhangen met de evaluatiecommissie, het afscheid van bestuurs- en raadsleden het afgelopen jaar en de rouwadvertentie die geplaatst is voor bestuurslid Arie de Jonge. De huisvestingskosten bleken te krap begroot. Deze zijn 923,06 hoger uitgekomen. Er hebben meer gezamenlijke activiteiten (met name ALV s) plaatsgevonden in 2014 dan vooraf werd gedacht. Dit hangt samen met de verkiezingsuitslag zoals hierboven beschreven. Voor een aantal zaken is minder uitgegeven dan begroot: De gemeenteraadscampagne is circa lager uitgekomen dan begroot in het najaar Hiervan hangt circa samen met uitgaven die reeds eind 2013 zijn gedaan en verantwoord. Daarnaast zijn de uitgaven voor campagne kick-off verantwoord bij de thematische vergadering, aangezien deze samenviel met de jaarlijkse stadsconferentie en nieuwjaarsbijeenkomst. Verder is de begroting in lijn gebracht met de stand van het verkiezingsfonds op 1 januari Dit heeft per saldo geresulteerd in een onderschrijding in het verkiezingsfonds van 848 euro. Aan ledenwerving en -behoud is circa minder uitgegeven dan begroot, omdat de wijkteams na de gemeenteraadsverkiezingen minder activiteiten hebben georganiseerd dan vooraf gedacht. Wel is in het najaar gestart met een maandelijkse canvasactie. Aan thematische vergaderingen/werkgroepen is circa minder uitgegeven dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de uitgaven aan de stadsconferentie lager zijn uitgekomen dan begroot. In het najaar is gestart met Café Rood wat tot hogere uitgaven heeft geleid. Per saldo heeft dit geresulteerd in lagere uitgaven aan deze post. Uitgaven Begroting 2014 Uitkomst 2014 Verschil Kosten personeel 500, ,00-700,00 Overige vergoedingen 500, , ,42 Huisvestingskosten 6.500, ,06-923,06 Telefoonkosten 1.000, ,65-58,65 Drukkosten/mailings 6.000, ,29-302,29 Vergaderkosten 500,00 972,43-472,43 Reiskosten 250,00 130,04 119,96 Promotie/campagne , , ,78 5

6 Kantoorartikelen (papier/porti/etc.) 1.800, ,03-153,03 Bankkosten 75,00 44,16 30,84 Ledenwerving 1.000,00 795,87 204,13 Ledenbehoud 2.000, ,73 817,27 Gezamenlijke activiteiten binnen de PvdA 3.500, , ,14 Gezamenlijke activiteiten buiten de PvdA 500,00 0,00 500,00 Thematische vergadering/werkgroepen 8.500, , ,80 Toevoeging overschot naar Verkiezingsfonds 0,00 404,29-404,29 Totale uitgaven , , ,47 Balans De activa zijn in 2014 met ,19 gedaald met name vanwege de onttrekking uit het verkiezingsfonds vanwege de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen. Vanwege de overgang naar Rabobank eind 2013 is de spaarrekening bij ING overgeboekt naar de nieuw geopende bankrekening. In de loop van 2014 is een nieuwe spaarrekening door landelijk geopend voor onze afdeling bij de Rabobank. Activa Verschil Bank 124, , ,19 Spaarrekening ,00 0, ,00 Totale activa , , ,19 De passiva zijn eveneens met dit bedrag afgenomen. Het kapitaal is afgenomen met 1.590,26, omdat de reguliere uitgaven hoger uit zijn gevallen dan de reguliere inkomsten. Het verkiezingsfonds laat een afname zien van ,93 (+ 404, ,22). Dit verkiezingsfonds is bedoeld voor jaren waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. De jaren voorafgaand hieraan wordt gespaard om dit fonds aan te vullen, zodat dit in een jaar van verkiezingen er genoeg middelen beschikbaar zijn om de campagne te kunnen financieren. Tot slot is in 2014 het Arie de Jongefonds opgericht. Passiva Verschil Kapitaal , , ,26 Verkiezingsfonds 1.253, , ,93 Arie de Jongefonds 2.510,00 0, ,00 Totale passiva , , ,19 6