Inleiding. In de volgende hoofdstukken zullen we dieper ingaan op:

Transcriptie

1 Pagina 1 van 58

2 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Inloggen en de startpagina... 5 Lijsten, bibliotheken en alerts... 6 inleiding... 6 Lijsten... 6 Item toevoegen... 7 Item wijzigen... 8 Item verwijderen Lijst weergaven Nieuwe lijst weergave Bibliotheken Uploaden document Uploaden meerdere bestanden Uploaden afbeelding Verwijderen document of afbeelding Alle site-inhoud Alerts (waarschuwingen) Sites en structuur inleiding Toevoegen nieuwe site Aanpassen subsite pagina Zoeken Zoekscherm aan de rechterkant Zoeken in bibliotheken en lijsten Gebruikers en rollen Inleiding Rechten Aanpak Beheer Sharepoint Groepen Aanmaken van een SharePoint Groep Toevoegen van een gebruiker aan een SharePoint Groep Verwijderen van een gebruiker uit een SharePoint Groep Pagina 2 van 58

3 Aanpassen van rechten van een SharePoint Groep Erven en verbreken van rechten van een subsite, bibliotheek of lijst Bibliotheek : erven verbreken Systeemprullenbak Pagina 3 van 58

4 Inleiding Het product waarmee het werk onderweg platform is opgezet heet Microsoft SharePoint. Dit product biedt u tal van mogelijkheden om informatie en documentatie op een centrale plek met elkaar te delen. De basis elementen waar u straks mee zult gaan werken zijn : lijsten, document bibliotheken en sites (sites zijn aparte werkruimten). Daarnaast krijgt u de mogelijk om gebruikers te verdelen over één of meerdere sites (werkruimten). Omdat mogelijk niet alle gebruikers dezelfde handelingen mogen verrichten biedt SharePoint de mogelijkheid om gebruikers in groepen te plaatsen en deze groepen rechten te geven binnen de sites, lijsten en document bibliotheken. Om straks zelf snel aan de slag te kunnen, zal in de rest van deze handleiding uitvoerig ingegaan worden op mogelijkheden van de zojuist genoemde basis elementen. In de volgende hoofdstukken zullen we dieper ingaan op: Inloggen en de startpagina Lijsten, bibliotheken en alerts Sites en structuur Zoeken Gebruikers en rollen Pagina 4 van 58

5 Inloggen en de startpagina Via de URL komt u op de startpagina van het werk onderweg platform. Daarna kunt u op verschillende manieren binnen het platform navigeren naar de subsites en de verschillende bibliotheken en lijsten. In het hoofdstuk sites en structuur wordt ook het navigeren en het aanpassen van de navigatie uitgelegd. Er is geen aparte uitlog mogelijkheid. Uitloggen gebeurd nadat u de browser heeft afgesloten. Pagina 5 van 58

6 Lijsten, bibliotheken en alerts inleiding In dit hoofdstuk zullen de SharePoint onderdelen : lijsten en bibliotheken worden toegelicht. SharePoint komt standaard met verschillende type lijsten (aankondigingen, agenda, taken, koppelingen, discussie.). Naast deze lijsten, krijgt u ook de beschikking over verschillende soorten bibliotheken (document, webpagina en afbeelding bibliotheken). Een bibliotheek heeft als voornaamste doel om een bestand (dit kan een Word document zijn, maar ook een PDF, Excel, PowerPoint of een ander type document) op te slaan en te delen met anderen. Een afbeelding is ook een bestand (meest voorkomend zijn de afbeeldingen van het type jpg (foto s) en gif ) en hiervoor is een aparte afbeeldingen bibliotheek beschikbaar. Lijsten Hieronder ziet u een overzicht van de standaard lijsten die meestal zijn aangemaakt in een site. Er kunnen altijd extra lijsten worden aangemaakt met behulp van Maken (zie onder). Een lijst bevat items (een aankondigingen lijst bevat verschillende aankondigingen en elke aankondiging wordt als item toegevoegd aan de lijst). Elk lijst item bestaat uit een aantal velden (ook wel kolommen genoemd). Een veld is ook altijd van een bepaald type (bijv. tekstregel, datumtijd veld, keuzeveld, een getal, een URL veld, een opzoekveld, etc.). Samengevat: Een lijst bestaat uit lijst items Een item bestaat uit meerdere velden (kolommen genaamd) Een veld is van een bepaald type (tekstregel, meerdere tekstregels, datum, datumtijd, getal,..) Een lijst verschilt van een andere lijst doordat ze verschillende velden hebben. Als voorbeeld zal de Aankondigingen lijst gebruikt worden om te laten zien hoe een nieuw item (nieuwe aankondiging) kan worden toegevoegd aan de lijst. Hoe een bestaande aankondiging kan worden aangepast en hoe een aankondiging kan worden verwijderd. Pagina 6 van 58

7 Item toevoegen Ga naar de Aankondigingen lijst Klik op nieuwe aankondiging toevoegen (een popup verschijnt) Vul : de titel in (dit is een verplicht veld *), vul de hoofdtekst in en eventueel de datum dat de aankondiging is verlopen. Pagina 7 van 58

8 Klik op Opslaan De nieuwe aankondiging is toegevoegd aan de lijst. Item wijzigen Een item in de lijst kan altijd weer worden aangepast. Dit gaat via Item bewerken. Het kan zijn dat de Item bewerken kolom onderdeel is van de weergave (zie lijst weergaven) en dan kan eenvoudig op deze kolom worden geklikt om de velden van het betreffende item aan te passen. Het kan ook zijn dat de Item bewerken kolom niet in de weergave zit. In dat geval kunt u op de Titel klikken en daarna kiezen voor de actie : Item bewerken. Beide mogelijkheden zullen in onderstaande voorbeelden worden getoond Bewerken via Titel Ga naar de Aankondigingen lijst Pagina 8 van 58

9 Klik op de Titel van Sinterklaas heeft vliegtuig gemist Klik op Item bewerken Wijzig de velden die moeten worden aangepast en klik op Opslaan (bijv. vliegtuig vervangen door boot) Pagina 9 van 58

10 De Titel is aangepast in dit geval Pagina 10 van 58

11 Bewerken via Bewerken icoon [om dit te kunnen laten zien, is het bewerken icoon toegevoegd aan de lijst weergave : BewerkIcoon (hoe dit is gedaan is uitgelegd bij nieuwe lijst weergave )] Klik op Bewerken icoon (kolom 1), (de overige stappen zijn gelijk aan het vorige voorbeeld) Wijzig de velden die moeten worden aangepast en klik op Opslaan (bijv. vliegtuig vervangen door boot) Pagina 11 van 58

12 De Titel is aangepast in dit geval Item verwijderen Een item kan ook weer uit een lijst worden verwijderd. De verwijderde items worden in de prullenbak geplaatst. De prullenbak staat onderin het linker navigatie menu. Verwijderde items kunnen een aantal dagen nog uit de prullenbak worden teruggezet. Om een item uit een lijst te verwijderen, kan ook eerst op het Bewerk icoon in de weergave geklikt worden. Daarna kan gekozen worden voor de actie : Item verwijderen (zie onder). Lijst weergaven De velden van een lijst item kunnen op verschillende manieren worden getoond (of juist worden weggelaten uit een overzicht). Het is eenvoudig om zelf verschillende lijst weergaven te maken en het kan ook handig zijn om op verschillende manieren naar de verzameling lijst items te kijken. In een weergave kan worden bepaald: Welke velden moeten er getoond worden In welke volgorde(van links naar rechts) moeten deze velden getoond worden Hoe moeten de items worden gesorteerd (oplopend of aflopend) en op welk veld moeten ze worden gesorteerd (titel, datum aangemaakt, ) Moet er worden gefilterd (hiermee kan een subset getoond worden van de lijst items) Moet er worden gegroepeerd Als voorbeeld zal een nieuwe weergave worden aangemaakt voor de lijst aankondigingen. Pagina 12 van 58

13 Nieuwe lijst weergave Ga naar de Aankondigingen lijst, bovenin staat Accent > Aankondigingen > Alle items Alle Items is de default weergave van een lijst. Achter Alle items zit een dropdown pijltje. Klik op het dropdown pijltje In dit geval gaan we een nieuwe weergave maken, maar we hadden ook de huidige weergave (Alle items) kunnen aanpassen door te kiezen voor Deze weergave wijzigen Meestal wordt gekozen voor een Standaardweergave, maar soms is het handiger om te starten met een bestaande weergave (in bovenstaand voorbeeld bestaat alleen een Alle Pagina 13 van 58

14 items weergave). Als gekozen wordt voor een bestaande weergave, wordt als het ware een kopie gemaakt van deze weergave. Dit is handig als een aantal weergaven nodig zijn die er hetzelfde uitzien, maar filteren op verschillende waarden. Dan hoef je namelijk alleen maar het filter veld in de nieuwe weergave aan te passen (scheelt dus tijd en werk) Kies voor Alle items De weergave moet een naam krijgen (Weergavenaam), daarnaast is op het eerste deel van de weergave pagina te zien welke velden worden getoond en op welke positie. Het is nu heel eenvoudig om daar bijvoorbeeld het bewerken icoon als veld bij te zetten en dit veld op positie 1 te zetten. TIP: zet bij de weergave van lijsten altijd het Bewerken icoon op positie 1 erbij. Dit zorgt Pagina 14 van 58

15 ervoor dat het eenvoudiger is om de items in de lijst te bewerken (zie Als daarna op OK wordt geklikt, wordt de nieuwe weergave opgeslagen. Voordat we dat doen, gaan we eerst even kijken wat nog meer kan worden ingesteld bij een weergave Pagina 15 van 58

16 sorteren In bovenstaand voorbeeld wordt er gesorteerd op het veld Gewijzigd en wel aflopend (de nieuwste items komen bovenaan). Er kan ook vervolgens nog gesorteerd worden op een tweede veld (deze sortering op tweede veld gebeurd alleen als de waarden van het eerste veld gelijk zijn. filter In bovenstaand filter voorbeeld worden alleen items getoond waarvan het veld Verloopt is ingevuld (niet gelijk is aan leeg ). Voor filteren kunnen meerdere filters opgezet worden en via En en Of kunnen de filters worden gekoppeld. Pagina 16 van 58

17 overig Totalen is soms handig om direct boven de weergave aantallen of de som van getal/valuta velden te zien. Groeperen op is handig als de items in een overzicht gegroepeerd moeten worden naar een bepaald veld. Itemlimiet is handig omdat hier wordt ingesteld hoeveel items er te gelijk worden getoond. Default staat het op batches van 100. TIP: probeer deze verschillende mogelijkheden een keer uit. Een weergave kun je namelijk ook weer verwijderen. Pagina 17 van 58

18 Bibliotheken Een bibliotheek bevat vaak meerdere bestanden (zoals een lijst bestaat uit meerdere lijst items). De velden die gebruikt worden voor een lijst item komen ook terug bij bestanden (een bestand heeft ook een titel, een datum dat het bestand is aangemaakt, etc). Ook de weergaven worden op dezelfde manier gemaakt en bevatten dezelfde mogelijkheden als voor lijsten. Eigenlijk zit er ten opzicht van de lijst in de bibliotheek een bestand extra (heeft namelijk ook de velden die bij een lijst item voorkomen). Een document bibliotheek en afbeelding bibliotheek is derhalve vaak vele malen groter (wat MBs betreft) dan een lijst. In de document en afbeelding bibliotheken kunnen bestanden worden toegevoegd. Dit gaat met behulp van uploaden. Uploaden van documenten is vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuw item aan een lijst. Uploaden document Voor het uploaden van een document gebruiken we in dit voorbeeld de Gedeelde documenten bibliotheek. Ga naar de Gedeelde documenten bibliotheek door te klikken op de Gedeelde documenten link in het linker navigatie menu. De Gedeelde documenten bibliotheek alle documenten weergave wordt getoond. Pagina 18 van 58

19 Klik op Document toevoegen, er verschijnt een popup scherm Klik op Browse om een bestand van de PC of netwerk schijf te selecteren Pagina 19 van 58

20 Als een bestand is geselecteerd, klik op Open Klik vervolgens op OK en het document wordt geüpload naar de Gedeelde documenten bibliotheek. Pagina 20 van 58

21 Uploaden meerdere bestanden Door te kiezen voor Meerdere bestanden uploaden is het mogelijk om meerdere bestanden te slepen naar de documenten bibliotheek. Na klikken op Meerdere bestanden uploaden verschijnt het volgende scherm. U kunt dan via de windows explorer een aantal bestanden selecteren en deze slepen naar het gebied in bovenstaande popup. Op deze manier kunnen ook mappen worden gesleept. Uploaden afbeelding Uploaden van een afbeelding gaat bijna op dezelfde manier als het uploaden van een document. Verwijderen document of afbeelding Een document of afbeelding kan ook weer uit een bibliotheek worden verwijderd. De verwijderde bestanden worden in de prullenbak geplaatst. De prullenbak staat onderin het linker navigatie menu. Verwijderde bestanden kunnen een aantal dagen nog uit de prullenbak worden teruggezet. Alle site-inhoud Niet alle lijsten en bibliotheken worden automatisch in het linker navigatie menu getoond. Om erachter te komen welke lijsten en bibliotheken er zijn in een bepaalde subsite moet op Alle site-inhoud link geklikt worden in het linker navigatie menu (helemaal onderin). Pagina 21 van 58

22 Klik op Alle site-inhoud Met Maken kunt u nieuwe document bibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, lijsten of sites (zie later) maken. Pagina 22 van 58

23 Klik op Maken om een afbeeldingsbibliotheek te maken Aan de linkerkant kan gefilterd worden, zodat bijv. alleen maar bibliotheken worden getoond. Klik op Bibliotheek in het linker navigatie menu. Pagina 23 van 58

24 Klik op Afbeeldingsbibliotheek en vul voor de naam Fotos in. Klik op Maken en de nieuwe afbeeldingen bibliotheek Fotos verschijnt in het linker navigatie menu. Pagina 24 van 58

25 Pagina 25 van 58

26 Alerts (waarschuwingen) Het alert mechanisme is bedoeld om gebruikers, via een waarschuwingsmail, op de hoogte te stellen dat er iets is gebeurd binnen een bibliotheek of een lijst. Stel dat een gebruiker een nieuw document toevoegt aan de documenten bibliotheek, dan zouden de andere gebruikers daar pas van op de hoogte komen, als deze gebruiker zelf een mailtje stuurt naar de andere gebruikers, of, als de andere gebruikers expliciet gaan kijken in de documenten bibliotheek. Binnen SharePoint is het mogelijk om zelf alerts/waarschuwingen te zetten op de bibliotheken en/of lijsten waarvan u op de hoogte gehouden wilt worden. U kunt dan zelf ook aangegeven hoe frequent u een mailtje wilt bij een wijziging in de bibliotheek en/of lijst. Er kan gekozen worden voor direct, 1x per dag of 1x per week. Voorbeeld: instellen alerts voor gedeelde documenten bibliotheek. Alerts kunnen de gebruikers zelf instellen en ze moeten het instellen bij de lijst of bibliotheek waarvan ze een alert willen hebben. Ga naar de gedeelde documenten bibliotheek, klik in dit geval op de link Gedeelde documenten in het linker navigatie menu. Pagina 26 van 58

27 U gaat nu naar de Gedeelde documenten bibliotheek. Klik op de tab Bibliotheek (bovenin, rechts van de tab Documenten ) In de Ribbon verschijnt: Waarschuw mij. Klik op de dropdown pijl naast Waarschuw mij Kies nu Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek Pagina 27 van 58

28 Er kunnen via bovenstaand scherm allerlei keuzes worden ingesteld voor de waarschuwing. Klik OK om de waarschuwing op te slaan LET OP: via Mijn waarschuwingen beheren kan een gebruiker later al zijn waarschuwingen zien en aanpassen en/of verwijderen. Pagina 28 van 58

29 Sites en structuur inleiding In dit hoofdstuk zal het SharePoint onderdeel subsite worden toegelicht. Een subsite is een onderdeel waarbinnen een aantal lijsten en bibliotheken zijn aangemaakt en waar een groep gebruikers rechten (rollen) heeft gekregen om met deze lijsten en bibliotheken te werken. Deze lijsten en bibliotheken worden als het ware gevuld met bestanden en items door de gebruikers binnen deze subsite. U, als klant, krijgt de beschikking over een zogenaamde root site (startpagina) en hieronder kunnen meerdere subsites worden aangemaakt. Binnen een subsite zou bijvoorbeeld een project omgeving kunnen worden gefaciliteerd, Best Practices kunnen worden beschreven. Omdat je ook onder een subsite weer nieuwe subsites kunt aanmaken, ontstaat er een hiërarchie van subsites (vaak wordt een subsite ook gewoon een site genoemd). Het onderstaande plaatje illustreert dat: Om de gebruiker de mogelijkheid te geven om eenvoudig van de ene subsite naar de andere subsite te gaan (dit heet navigeren), wordt binnen SharePoint gebruik gemaakt van navigatie menu s. We onderscheiden een horizontaal menu en een verticaal menu. Naast deze menu s is het natuurlijk altijd mogelijk om via een hyperlink binnen de paginatekst naar een subsite of een ander onderdeel (bibliotheek, lijst, pagina) te gaan. Toevoegen nieuwe site Vanuit elke site / subsite kan weer een nieuwe subsite aangemaakt worden. In deze paragraaf zal dit worden beschreven. We zullen de subsite Projecten gaan aanmaken aan de hand van boven getoonde site hiërarchie. Klik links bovenin op Siteacties Pagina 29 van 58

30 Selecteer: Nieuwe site, er wordt vervolgens een hele serie mogelijke sites getoond, waaruit u er één kan kiezen. Elke Site heeft een eigen verzameling lijsten en bibliotheken die ook automatisch worden aangemaakt (meest gangbare site is Team Site ). Selecteer: Team Site, vul aan de rechterkant de Titel ( Projecten ) en de URL (ook Projecten ) in Pagina 30 van 58

31 en klik op Maken. Er wordt een nieuwe subsite Projecten aangemaakt. De nieuwe subsite bevat in het linker navigatie menu (linkerkant van de pagina) een aantal Bibliotheken en lijsten die standaard bij dit type site (Team Site) automatisch worden aangemaakt. o Sitepagina s deze bibliotheek bevat de webpagina s die behoren bij deze nieuwe subsite. Er kunnen later nieuwe pagina s aan toegevoegd worden. Er is altijd een Introductiepagina (dat is default pagina die voor elke nieuwe site wordt aangemaakt) o Gedeelde documenten o Agenda Deze documenten bibliotheek is bedoeld om documenten binnen deze subsite te delen met gebruikers die toegang (zie later Gebruikers en rollen ) tot deze subsite hebben. Deze lijst, die lijkt op een Outlook agenda, is bedoeld voor agenda afspraken die specifiek gelden voor deze subsite. In geval van een Project X subsite, zouden hier bijvoorbeeld de vergader- en mijlpaal afspraken in gezet worden. Pagina 31 van 58

32 o Taken De lijst, die lijkt op een Outlook taken lijst, is bedoeld om taken in op te slaan. o Teamdiscussie In deze lijst kunnen stellingen wordt geplaatst waarop dan weer door andere gebruikers kan worden gereageerd. o Prullenbak Elke subsite heeft zijn eigen prullenbak, hierin komen de documenten en lijst items die zijn verwijderd. De verwijderde items kunnen nog een aantal dagen worden teruggezet uit de prullenbak naar de bibliotheek of lijst waaruit ze waren verwijderd. LET WEL: als een subsite wordt verwijderd, dan komt deze niet in de gewone prullenbak, maar in de systeemprullenbak. De systeemprullenbak is alleen toegankelijk voor beheerders. Dit wordt toegelicht in het hoofdstuk "systeemprullenbak". De nieuwe subsite bevat in het midden blok van de pagina een tekst en de weergave van de gedeelde documenten bibliotheek Aanpassen subsite pagina Er komt bij een Team site altijd een standaard Welkom. Tekst te staan op het midden blok van de introductie pagina. Normaal zal hier een eigen tekst worden neergezet. De tekst van een pagina kan eenvoudig worden bewerkt, klik daarvoor eerst op bewerken icoon dat voor de tab Bladeren staat (of klik op de tab Pagina ) Na het klikken op het Bewerken icoon (of de tab Pagina ) verschijnt de Ribbon ( Lint ), die bekend is van Office 2007/2010, op het scherm Pagina 32 van 58

33 De pagina toont nu de mogelijkheden voor het bewerken, maar voordat u de pagina kan wijzigen moet u altijd eerst op Uitchecken klikken : (hierdoor wordt als het ware de pagina voor u exclusief gelocked, zodat anderen deze pagina niet gelijktijdig kunnen bewerken) Klik op Uitchecken De Pagina is nu in Bewerkingsmodus (zie de gele Status : Uitgecheckt en bewerkbaar regel!) en bekende Word-achtige symbolen in het midden deel van de Ribbon, onder de tab Tekst opmaken, kunnen nu ook worden gebruikt. o Kopiëren, knippen en plakken o Bold, Italic, underline o Uitlijnen, bullets, nummering o Wijzigen lettertype en fontsize De tekst (in het midden blok) kan hiermee op eenvoudige wijze worden aangepast (editor) en terwijl u een aanpassing maakt, wordt het resultaat meteen getoond. Zie onder een voorbeeld van het groter maken van de fontsize van een paar woorden Pagina 33 van 58

34 Terwijl u het font aanpast, wordt direct getoond hoe het er op de pagina uit komt te zien. Naast de tab Tekst opmaken staat ook nog een tab Invoegen o Klik op Invoegen om te zien welke onderdelen er op de pagina zouden kunnen worden ingevoegd Van bovenstaande mogelijkheden worden de volgende het meest gebruikt: Pagina 34 van 58

35 Een afbeelding uit de afbeeldingen bibliotheek (voordat een foto kan worden toegevoegd aan een pagina, moet deze foto eerst op de server te staan. Dit betekent dat de foto als afbeelding wordt opgeslagen in een afbeelding bibliotheek). o Bestaande lijst of bibliotheek (!) (in het voorbeeld is de gedeelde documenten bibliotheek toegevoegd aan de pagina). Hiermee wordt als het ware de inhoud van een lijst of bibliotheek op een (deel) van de pagina gepresenteerd. Als u klaar bent met het bewerken van een pagina, moet u het weer Inchecken zodat een andere gebruiker de pagina zou kunnen gaan bewerken. Klik op Inchecken. Nu verschijnt er een popup venster waarin u kunt aangeven welke wijzigingen u heeft doorgevoerd (er wordt van elke pagina een versie geschiedenis bijgehouden) Pagina 35 van 58

36 Vul het commentaar in en klik op Doorgaan en de pagina is aangepast Samenvattend: om een pagina aan te passen o Klik op het Bewerken icoon (of op de tab Pagina ) o Klik eerst op Uitchecken. Status : uitgecheckt en bewerkbaar komt in beeld! o Doe allerlei aanpassingen met behulp van de Ribbon op de pagina (via de Tekst opmaken en Invoegen tabs) o Klik op Inchecken om de wijzigingen op te slaan (een nieuwe versie wordt aangemaakt). o Na inchecken kan een ander de pagina bewerken. Pagina 36 van 58

37 Zoeken Zoeken gebeurd op verschillende manieren. Soms is het handig om te zoeken op een zoekterm en te kijken wat er allemaal gevonden wordt. Vaak wordt er gezocht binnen een specifieke bibliotheek of lijst, dan bevat de bibliotheek en lijst handige filter en sorteer mogelijkheden om het gewenste item snel te vinden. Zoekscherm aan de rechterkant Aan de rechterkant van de pagina zit een zoekbox en een vergrootglas icoon. Hier kunt u direct een zoekopdracht geven om door de site te zoeken. Nadat een zoekterm is ingegeven en op de vergrootglas icoon is geklikt, wordt een zoekresultaten pagina getoond. Binnen de zoekresultaten pagina is het mogelijk om via een filter mechanisme aan de linkerkant de resultaten te verfijnen. De resultaten worden batch-gewijs getoond (1-10 van een totaal van 63 resultaten) om niet heel lang te moeten wachten op deze resultaten. Voorbeeld van een filter: Gewijzigd op. Door te kiezen voor het filter Afgelopen 24 uur worden alleen die resultaten getoond die de laatste 24 uur zijn gewijzigd. Door op de link te klikken komt u bij de pagina waarop het resultaat staat. Pagina 37 van 58

38 Zoeken in bibliotheken en lijsten De filter en sorteer mogelijkheden in combinatie met de mogelijkheid om allerlei weergaven toe te voegen aan een lijst, zorgen ervoor dat op eenvoudige wijze snel gezocht kan worden binnen een bibliotheek of lijst. Dit is vaak handig om te gebruiken als een item of bestand wordt gezocht waarvan bekend is dat het is opgeslagen in een bepaalde bibliotheek of lijst. De kolom/veld namen die boven instaan kunnen gebruikt worden om te filteren en te sorteren Voorbeeld : Taken Om snel te zoeken naar de taken die een lage prioriteit hebben, kunt u met de muis wijzen naar het label boven de kolom Prioriteit en op de dropdown pijl klikken. U kunt nu kiezen voor het filter (3) Laag. Achter het label van de kolom Prioriteit verschijnt nu het filter icoon. Tevens worden alleen nog maar de items getoond met een lage prioriteit. Op deze manier kunnen verschillende filters naast elkaar worden gezet. Een andere mogelijkheid is het sorteren (oplopend of aflopend) van een kolom. Tot slot is het ook mogelijk om specifieke weergaven te maken waarin filter en sorteer combinaties worden opgenomen. Het maken van een weergave is eerder uitgelegd. Pagina 38 van 58

39 Gebruikers en rollen Inleiding Voordat de gebruikers van een klant op het werk onderweg platform kunnen inloggen en bepaalde sites kunnen bezoeken, zullen deze gebruikers eerst via de administrator toegevoegd moeten worden aan de Klant map (OU=Organizational Unit) binnen de gebruikers database (Users part of Active Directory). Dit toevoegen gebeurd met een speciale admin module. Deze admin module valt buiten de scope van deze gebruikershandleiding en wordt apart opgeleverd. Rechten Binnen het werk onderweg platform moeten de gebruikers rechten krijgen om bijv. Toegang te krijgen tot de root site van de klant Toegang te krijgen tot een bepaalde subsite Documenten te mogen uploaden in de ene document bibliotheek Documenten te mogen lezen in een andere document bibliotheek De meest gebruikte rechten zijn: Lezen Bijdragen (uploaden van documenten, wijzigen en verwijderen, nieuwe lijst items toevoegen,..) Beheren Om straks eenvoudig deze rechten te kunnen verdelen over gebruikers, worden deze rechten niet rechtstreeks aan de gebruikers gekoppeld, maar aan Sharepoint Groepen. Een Sharepoint groep kan dan rechten krijgen op de verschillende onderdelen (root site, subsites, document bibliotheken, lijsten). Aan de hand van een voorbeeld zal uitgelegd worden hoe de juiste rechten geregeld kunnen worden binnen het werk onderweg platform. Voorbeeld: Gebruiker Jan krijgt lees rechten op de root site (dit is verplicht voor elke gebruiker omdat iedereen via de root site binnen moet kunnen komen!). In alle onderdelen van de projecten subsite mag Gebruiker Jan bijdragen (bijdragen rechten). Hoe moet dit geregeld worden? Er moet een SharePoint Groep aangemaakt worden (bijv. Lezers ) en deze groep moet lezen rechten krijgen op de root site. Daarnaast moet er een SharePoint Groep aangemaakt worden met bijv. de naam Projecten Bijdragen. Deze SharePoint Groep moet dan binnen de site Projecten bijdragen rechten krijgen. Ten slotte moet de Gebruiker Jan worden toegevoegd aan zowel de SharePoint Groep Lezers als aan de SharePoint Groep Projecten Bijdragen. Pagina 39 van 58

40 De rechten die de Gebruiker Jan heeft worden bepaald door de SharePoint Groepen waar hij lid van is. Binnen SharePoint wordt gebruik gemaakt van het erven / verbreken principe van rechten. Dit betekent dat standaard een subsite de rechten erft van de bovengelegen root site / subsite. De root site kan geen rechten erven. In de root site zullen dus de basis rechten moeten worden bepaald. Tevens, geldt ook dat bibliotheken en lijsten de rechten erven van de subsite waar ze onderdeel van zijn. Elke subsite heeft zijn eigen bibliotheken en lijsten. Pas als het erven wordt verbroken, is het mogelijk om andere rechten toe te kennen aan een subsite (of bibliotheek of lijst). In ons voorbeeld moeten de rechten van de Projecten subsite worden verbroken omdat de SharePoint Groep Project Bijdragen daar andere rechten moet krijgen dan op de root site. Aanpak Beheer Sharepoint Groepen Root site Om het beheer van de SharePoint Groepen eenvoudig te houden, is het een best practice om een paar algemene groepen te maken die op de root site bepalen wat de algemene rechten zijn voor de gebruiker die in deze groep wordt geplaatst. Meestal zijn er een aantal extra groepen maar zijn het twee groepen die ervoor zorgen dat de gebruiker op de root site mogen lezen (Bezoekers) of het Beheer (Eigenaar) mogen doen. >> Iedereen die mag aanloggen, moet minimaal zijn toegevoegd aan de groep met Lezen rechten << Subsites Stel nu dat op subsite niveau andere rechten gelden dan op root site niveau (in een project subsite mogen gebruikers wel bijdragen (documenten uploaden, pagina s aanpassen, lijst items toevoegen,..). Echter, de gebruiker zit tot nu toe alleen nog maar in de groep Lezen. Door nu een extra SharePoint Groep aan te maken ( Project X Bijdragen ) en deze groep alleen op de Project X subsite bijdragen rechten te geven, zorgt u ervoor dat de gebruiker (nadat deze is toegevoegd aan de nieuwe groep) lees rechten heeft op de root site, maar bijdragen rechten op de Project X subsite. >> De rechten van een gebruiker is gelijk aan de rechten van alle groepen waar deze gebruiker in zit << Als een subsite andere rechten heeft dan de bovenliggende subsite (of root site), dan zal op het niveau van de subsite één of meerdere nieuwe SharePoint Groepen worden toegevoegd met de ontbrekende rechten (bijv: in de Project X subsite wordt de nieuwe SharePoint Groep Project X bijdragen toegevoegd). Daarna worden de juiste gebruikers toegevoegd aan deze nieuwe groepen. In de volgende paragrafen zal worden toegelicht: Hoe en waar maak ik een SharePoint Groep aan (en voorzie de groep van de juiste rechten) Hoe voeg ik een gebruiker toe aan een SharePoint Groep Als een subsite andere rechten wil geven aan gebruikers, hoe verbreek ik dan het erven van rechten (en hoe kan ik dat weer herstellen) Hoe werkt het erven en rechten met bibliotheken en lijsten Pagina 40 van 58

41 Hoe pas ik de rechten van een SharePoint Groep aan Aanmaken van een SharePoint Groep Een SharePoint Groep aanmaken kan op de root site en op subsites die het erven van machtigingen (rechten) hebben verbroken. (zie hiervoor de paragraaf over erven/verbreken van rechten) In onderstaand voorbeeld zal worden laten zien hoe een nieuwe SharePoint Groep kan worden aangemaakt op root site niveau (maar op subsite niveau gaat dit op dezelfde manier). Ga naar de root site Klik op Siteacties Klik op Sitemachtigingen Pagina 41 van 58

42 Klik op Groep maken Vul de naam van de groep in (deze moet uniek zijn voor het klant platform). De Groepseigenaar is standaard de gebruiker die de groep aanmaakt. Het is verstandig om een SharePoint Groep de eigenaar te maken (zodat later iedereen die in die SharePoint Groep is toegevoegd gebruikers kan toevoegen!) (zie Wie kan het lidmaatschap van de groep bewerken? ). In eerste instantie komt de Beheer groep in aanmerking. Deze heet in deze demo omgeving Eigenaren van Demo. Verwijder en gebruik het telefoonboek om een gebruiker te zoeken. Als u de naam van de gebruiker weet, kunt u deze ook direct intoetsen en dan controleren of het de juiste gebruiker is door op te klikken. Pagina 42 van 58

43 Het telefoonboek wordt later ook gebruikt om nieuwe gebruikers toe te voegen aan een groep! Klik op telefoonboek en vul in Eigenaren (of de naam van de Beheer groep) Klik op vergrootglas icoon om te zoeken Selecteer de gevonden groep (Demo Admin) en klik op OK Pagina 43 van 58

44 De eigenaar is nu een SharePoint groep geworden. Nu moet de groep nog rechten/machtigingen geven worden. Geef de Groep Bijdragen rechten. Klik op Maken en de groep wordt toegevoegd aan de lijst van Groepen. Pagina 44 van 58

45 Toevoegen van een gebruiker aan een SharePoint Groep Om een gebruiker toe te voegen aan een SharePoint Groep, moet u wederom beginnen met Siteacties Sitemachtingen, u ziet dan een overzicht van de SharePoint Groepen. Klik op de naam van de SharePoint Groep (bijvoorbeeld op Bijdragen (rode link)) U ziet dan de gebruikers die in deze Groep zitten (standaard wordt de gebruiker die een nieuwe groep aanmaakt, ook als gebruiker in de groep geplaatst!) Pagina 45 van 58

46 Klik op Nieuw Pagina 46 van 58

47 U kunt nu met het telefoonboek gebruikers zoeken en toevoegen aan de groep. Via het selecteren van de gevonden naam en het klikken op Toevoegen komt de gebruiker onderin achter de button Toevoegen. Herhaal dit voor andere gebruikers en klik daarna op OK Pagina 47 van 58

48 Indien gewenst kan een bericht gestuurd worden naar de gebruiker, maar meestal wordt het vinkje uitgezet (zie boven). Klik op OK en de gebruiker(s) worden toegevoegd aan de SharePoint Groep. Pagina 48 van 58

49 Verwijderen van een gebruiker uit een SharePoint Groep Verwijderen gebruiker uit een groep gaat eenvoudig. Zorg ervoor dat u de groep selecteert waaruit u een gebruiker wilt verwijderen. De gebruiker die we zojuist hebben toegevoegd zal in dit voorbeeld weer worden verwijderd. Ga door op de groepsnaam te klikken naar de gebruikers van de groep (groep Bijdragen ) Vink de selectie box voor de gebruiker(s) die verwijderd moet worden aan. Pagina 49 van 58

50 Klik op Acties en selecteer Gebruikers verwijderen Bevestig de onderstaande boodschap met OK En de gebruiker wordt verwijderd uit de Groep. Pagina 50 van 58

51 Aanpassen van rechten van een SharePoint Groep Een SharePoint Groep kan op verschillende onderdelen van het platform verschillende rechten hebben. Bepaal altijd eerst waar (subsite bijvoorbeeld) de rechten moeten worden aangepast. Ga naar de root site of subsite waar de rechten moeten worden aangepast Klik Siteacties sitemachtigingen en zet een vinkje voor de groep waarvan u de rechten wilt aanpassen (of verwijderen!). Pagina 51 van 58

52 Klik vervolgens op Gebruikersmachtigingen bewerken (of Gebruikersmachtigingen verwijderen om de machtigingen te verwijderen) Deselecteer de huidige rechten en selecteer de nieuwe rechten. Klik op OK om de wijzigingen door te voeren. Erven en verbreken van rechten van een subsite, bibliotheek of lijst Standaard krijgen alle subsites de rechten/machtigingen van de bovengelegen root site. In feite krijgt elke subsite dezelfde rechten als de subsite die daar net boven zit. In het ons voorbeeld krijgt de subsite Projecten de machtigingen van de root site en krijgt de subsite Project X de rechten van de subsite Projecten. Dit principe wordt erven genoemd. Om het erven te verbreken, gaat u naar de subsite (als voorbeeld nemen we even de subsite Projecten ) waar u andere rechten wil toekennen. Zodra de rechten zijn verbroken kunnen nieuwe rechten worden toegevoegd aan de subsite Projecten. Omdat de subsite Project X de rechten erft van Projecten krijgt deze subsite automatisch de nieuwe ( Projecten ) rechten. Pagina 52 van 58

53 Indien u achteraf toch weer de rechten van de root site wilt erven, kunt u dat bij de subsite Projecten weer regelen door eigenlijk weer aan te geven dat deze subsite de rechten van bovenliggende site moet overnemen. De root site kan geen machtigingen erven en daarom laten we ook nog even zien hoe de ribbon van de root site eruit ziet als u op de root site Siteacties sitemachtingen uitvoert. U kunt hier alleen Groep maken of Machtigingen verlenen (dit zullen we niet gebruiken omdat we gebruikers machtigingen geven via een SharePoint Groep) Ga naar de subsite Projecten en klik op Siteacties sitemachtigingen U kunt nu het volgende zien: o De gele balk geeft aan dat de machtigingen worden overgenomen van de bovenliggende site o Voor de groepen Beperkte lezers en Bezoekers van Demo staat geen selectiebox! U kunt deze dus ook niet wijzigingen o U kunt wel de Overname van machtigingen stoppen en deze stap zorgt ervoor dat het erven van machtigingen wordt verbroken. Pagina 53 van 58

54 Klik op Overname van machtigingen stoppen Wat nu opvalt is het volgende: o In de gele balk staat nu dat de website (subsite) unieke machtigingen heeft (dus het erven is verbroken) o Tevens is er nu een extra button bijgekomen om het erven van de bovenliggende subsite weer te herstellen ( Machtigingen overnemen staat helemaal links) o Er staan nu ook selectie boxen voor de SharePoint groepen Als een subsite (maar dit geldt ook voor lijsten en bibliotheken) unieke machtigingen heeft, kunnen Sharepoint Groepen worden aangepast (de rechten) en kunnen Sharepoint Groepen worden toegevoegd met nieuwe rechten, maar het is nu ook mogelijk om rechten van SharePoint Groepen te verwijderen van deze subsite. Bibliotheek : erven verbreken Ga naar de bibliotheek waar u andere rechten wilt toepassen (bijvoorbeeld : gedeelde documenten ) en klik bovenin op de tab Bibliotheek Pagina 54 van 58

55 Klik vervolgens aan de rechterkant op instellingen Klik op Bibliotheekmachtigingen Op dezelfde manier kunt u de Overname van machtigingen stoppen! Selecteer een SharePoint groep en kies voor Gebruikersmachtigingen bewerken om de rechten aan te passen (of voor Gebruikersmachtigingen verwijderen om de rechten te verwijderen!) Pagina 55 van 58

56 En dit kunt u ook weer terugdraaien ( Machtigingen overnemen ) Een bibliotheek of lijst erft standaard de rechten van de subsite waarbinnen de bibliotheek of lijst is aangemaakt. Pagina 56 van 58

57 Systeemprullenbak Sitebeheerders kunnen uit de systeemprullenbak items, documenten en subsites terughalen die zijn verwijderd door gebruikers van de site. De verwijderde elementen worden in de systeemprullenbak 30 dagen bewaard. De systeemprullenbak is als volgt te benaderen: Klik op de startpagina op de prullenbak icoon die onder het linkermenu staat. Klik binnen deze prullenbak op de link 'prullenbak van de siteverzameling'. Vanuit de prullenbak van de siteverzameling kunnen items en documenten worden hersteld. Voor het herstellen van subsites die zijn verwijderd kan worden geklikt op de link 'Verwijderd uit Prullenbak van eindgebruiker' in het linkermenu. Pagina 57 van 58

58 Een subsite kan worden hersteld door de checkbox aan te vinken en vervolgens op de link 'Selectie herstellen' te klikken. Pagina 58 van 58