SAMENWERKINGSVERBAND PASSEND ONDERWIJS PRIMAIR ONDERWIJS

Transcriptie

1 Versie 18 juni 2014 SAMENWERKINGSVERBAND PASSEND ONDERWIJS PRIMAIR ONDERWIJS Aalburg, Heusden, Loon op Zand, Waalwijk REGIO PO Documenten Uitvoering taken van de Toelaatbaarheids- en adviescommissie 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2015 Inhoud 1. Protocol van werkzaamheden 2. Tekst uit Ondersteuningsplan 3. Taakomschrijving voorzitter en leden 4. Privacy reglement 5. Format brieven besluitvorming commissie a. Brief toekenning arrangement b. Brief toelaatbaarheidsverklaring

2 SAMENWERKINGSVERBAND PASSEND ONDERWIJS PRIMAIR ONDERWIJS Aalburg, Heusden, Loon op Zand, Waalwijk REGIO PO Protocol van werkzaamheden Overzicht van artikelen 1. Opdracht aan de Toelaatbaarheids- en adviescommissie 2. Werkingsduur Protocol 3. Grondslag werkzaamheden 4. Samenstelling van de Toelaatbaarheid- en adviescommissie 5. Evaluatie commissie 6. Algemene Maatregel van Bestuur Passend Onderwijs 7. Competenties van de commissieleden 8. Taak van de voorzitter 9. Huisvesting en bereikbaarheid 10. Financiën en vergoeding leden 11. Doelgroepen voor de bespreking in de commissie 12. Aanmelding 13. Onderwerpen Startdocument Ontwikkelingsperspectief 14. Fasen in toeleiding 15. Betrokkenheid ouders 16. Verwantschap aangemelde leerling 17. Besluitvorming commissie 18. Communicatie besluitvorming arrangement 19. Toelaatbaarheidsverklaring gehele schoolperiode 20. Bezwaar en beroep 21. Beveiliging van persoonsgegevens 22. Bewaartermijn gegevens leerlingen 23. Jaarverslag 24. Citeerartikel 25. Vaststelling 26. Handtekening Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 2

3 Protocol werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie 1. Opdracht aan de Toelaatbaarheids- en adviescommissie Het in opdracht van het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Primair Onderwijs (voortaan: Samenwerkingsverband PO 30-10) uitvoeren van werkzaamheden in verband met de toekenning van de inzet van extra middelen voor arrangementen binnen de scholen en het verstrekken van toelaatbaarheidsverklaringen voor het speciaal basisonderwijs en het speciaal onderwijs. Ook het geven van adviezen over de continuering van de schoolloopbaan behoort tot de opdracht aan de Toelaatbaarheids- en adviescommissie (voortaan: commissie). 2. Werkingsduur Protocol a. Dit protocol is van toepassing voor de werkzaamheden van de commissie van het Samenwerkingsverband PO en omvat een periode die loopt van 1 mei 2014 tot en met 31 juli b. De werkzaamheden in de periode 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2014 zijn vooral gericht op een aantal werkzaamheden in verband met de overgangsperiode van de twee samenwerkingsverbanden Weer Samen Naar School naar het nieuwe Samenwerkingsverband PO 30-10, de continuering van de inzet van de leerlinggebonden financiering (rugzakken) en de invoering van de wet passend onderwijs. 3. Grondslag werkzaamheden De werkzaamheden van de commissie vinden plaats in aansluiting op de ambities en doelstellingen van het Samenwerkingsverband PO zoals neergelegd in het Ondersteuningsplan Kracht door verbinding. In het bijzonder betreft dit de paragraaf over de taakstelling van de commissie in het ondersteuningsplan (par. 5.3.) 4. Samenstelling van de Toelaatbaarheid- en adviescommissie a. De leden van de commissie worden door het bestuur van het Samenwerkingsverband PO schriftelijk gevraagd de werkzaamheden te verrichten. Daarbij wordt verzocht de werkzaamheden voor de commissie zo onafhankelijk mogelijk te verrichten en deze vooral uit te voeren in het licht van het belang van en de schoolloopbaan van de leerling. Ook wordt verwacht dat gewerkt wordt in aansluiting op de ambities van het Samenwerkingsverband PO 30-10, die gericht zijn op het bieden van passend onderwijs aan leerlingen met extra ondersteuningsbehoeften. b. Bij de samenstelling van de commissie wordt ernaar gestreefd de in de afgelopen jaren opgebouwde expertise te continueren en te zoeken naar functionarissen die actief zijn geweest in de voormalige commissies van de Samenwerkingsverbanden Weer Samen Naar School en van de Regionale Expertisecentra. c. De commissie bestaat tenminste uit de volgende leden: - Een voorzitter (directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO 30-10). - Een deelnemer vanuit het (speciaal) basisonderwijs. - Een deelnemer vanuit het speciaal onderwijs (cluster 3) - Een deelnemer vanuit het speciaal onderwijs (cluster 4) - Een wisselende plaats per dossier voor de deskundige van het bevoegd gezag/interne begeleider. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 3

4 - (indien gewenst) Een functionaris afhankelijk van de vraagstelling van een dossier, te denken valt aan een vertegenwoordiger van het schoolmaatschappelijk werk, de GGD, de GGZ, leerplicht e.d. NB In verband met de regels opgenomen in de Algemene Maatregel van Bestuur Passend Onderwijs (concept februari 2013) moet, in verband met het verstrekken van toelaatbaarheidsverklaringen, een orthopedagoog zijn (zie 6). d. Het Samenwerkingsverband PO draagt zorg voor voldoende secretariële ondersteuning van de werkzaamheden van de commissie. e. De benoeming van de leden geldt voor de periode van 1 mei 2014 tot en met 31 juli f. Het bestuur kan een lid van de commissie te allen tijde ontslaan indien sprake is van onbehoorlijke vervulling van de aan hem/haar opgedragen taken. Alvorens deze beslissing te nemen stelt het bestuur het lid in kennis van dit voornemen en wordt het lid in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze naar voren te brengen. g. Over de betrokkenheid van ouders bij de werkzaamheden van de commissie zie artikel Evaluatie commissie In het voorjaar 2015 wordt een evaluatie uitgevoerd van de werkzaamheden van de commissie tijdens deze pilotperiode. De evaluatie is er op gericht na te gaan of en hoe de werkwijzen zijn toegepast en welke de effecten daarvan waren. Indien gewenst leiden de gegevens uit de evaluatie tot bijstelling van samenstelling en werkzaamheden en wordt een nieuw protocol opgesteld. Het betreft dan een protocol met een werkingsduur van 1 augustus 2015 tot en met 31 juli Algemene Maatregel van Bestuur Passend Onderwijs a. De werkzaamheden worden verricht conform de Algemene Maatregel van Bestuur Passend Onderwijs (maart 2014). Daarin is vastgesteld dat bij de besluitvorming over een toelaatbaarheidsverklaring in ieder geval een orthopedagoog of een psycholoog betrokken moet zijn. b. Het Samenwerkingsverband PO dient zich, volgens de Algemene Maatregel van Bestuur, tevens door een tweede deskundige te laten adviseren, afhankelijk van de ondersteuningsvraag van de leerling (zoals blijkt uit de gegevens van de ouders 1 of de school), door een kinder- of jeugdpsycholoog, een pedagoog, een maatschappelijk werker, een arts of een kinderpsychiater. Indien deze deskundigheid gewenst is maar niet beschikbaar is in de huidige samenstelling wordt contact opgenomen met een van de samenwerkende instellingen of organisaties van het Samenwerkingsverband PO dan wel met een naburig samenwerkingsverband. 7. Competenties van de commissieleden Commissieleden worden geacht te beschikken over kennis van en inzicht in de schoolondersteuningsprofielen en -structuur van de scholen voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en speciaal onderwijs. Ook zijn zij bekend met de inzet van ondersteuning en begeleiding door instellingen voor jeugdhulp. Daarnaast hebben zij ook kennis van en inzicht in de ondersteuningsbehoeften van de aangemelde leerlingen en zijn in staat een adequate analyse uit te voeren van de beschikbare gegevens zoals het aanmeldingsformulier, het dossier en de onderzoeksgegevens 1 Overal waar in deze notitie ouders wordt gebruikt; wordt bedoeld ouders/verzorgers. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 4

5 over de leerling. Verdere ontwikkeling van benodigde competenties en profiel van de commissieleden behoeft nog nadere uitwerking tijdens de pilotperiode. 8. Taak van de voorzitter a. De voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen van de commissie op en leidt de vergaderingen. b. De voorzitter draagt zorg voor een ordelijk verloop van de vergadering. c. De voorzitter rapporteert gevraagd en ongevraagd namens de commissie naar het bestuur van het Samenwerkingsverband PO d. De voorzitter draagt zorg voor een adequate verslaggeving van de vergadering. e. De voorzitter zorgt vóór 1 september 2014 voor een rapportage over de werkzaamheden (jaarverslag) gedurende de periode 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2014 f. De voorzitter zorgt vóór 1 september 2015 voor een rapportage over de werkzaamheden (jaarverslag) gedurende de periode 1 augustus 2014 tot en met 31 juli g. De voorzitter werkt mee aan het verstrekken van gegevens ten behoeve van de monitor. h. De voorzitter draagt het beleid van het bestuur van het Samenwerkingsverband PO uit in de commissie. 9. Huisvesting en bereikbaarheid a. Het bestuur van het Samenwerkingsverband PO draagt zorg voor een adequate huisvesting van de commissie en de overige materiële voorzieningen en sluit zo nodig hiervoor overeenkomsten af. b. Het postadres voor de commissie is het adres van het Samenwerkingsverband PO Financiën en vergoeding leden a. In de meerjarenbegroting van het Samenwerkingsverband PO zijn middelen gereserveerd voor de bekostiging van de werkzaamheden van de commissie. b. Op basis van besluit van het bestuur van het Samenwerkingsverband PO worden vergoedingen jaarlijks ter beschikking gesteld. 11. Doelgroepen voor de bespreking in de commissie Ten aanzien van de doelgroepen voor de bespreking in de commissie wordt een onderscheid gemaakt tussen de werkzaamheden in de eerste periode 1 mei tot en met 31 juli 2014 en de tweede periode 1 augustus 2014 tot en met 31 juli Doelgroepen periode 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2014: 2 a. Groep voorschoolse leerlingen. Het gaat hier om leerlingen die vanuit de voorschoolse instellingen worden aangemeld en waarbij is vastgesteld dat er een relatief grote ondersteuningsbehoefte is en waarbij de vraag aan de orde is of deze leerling succesvol het regulier onderwijs kan volgen. Indien overwogen wordt om in de periode 1 mei tot en met 31 juli 2 Gezien het korte tijdsbestek zal voor deze periode van 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2014 een verkorte procedure worden afgesproken. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 5

6 2014 een toelaatsbaarheidsverklaring te verstrekken dan wordt verwezen naar de informatie in bijgaande voetnoot. 3 b. Doorlopende arrangementen (voormalige rugzak) Het omzetten van de huidige inzet van de leerlinggebonden financiering (rugzakken) in een arrangement waarmee gedurende één schooljaar de inzet van de huidige financiële middelen van het schooldeel voor de leerlinggebonden financiering wordt gecontinueerd. Dit op basis van een besluit van het Samenwerkingsverband PO in het ondersteuningsplan dat gedurende één schooljaar deze leerlingen het schoolgebonden deel van de rugzak behouden. Voor deze leerlingen moet wel een ontwikkelingsperspectief ontwikkeld worden. Aanvullend maakt het Samenwerkingsverband PO afspraken over de inzet van de ambulante begeleiding. De commissie moet op de hoogte zijn van het aantal leerlingen die dit betreft (naam leerling, naam school en cluster). c. Nieuw arrangement. Het gaat hier om leerlingen waarvan de indicatiestelling voor de leerlinggebonden financiering (rugzak) per 1 augustus 2014 afloopt. Scholen en ouders die dit betreft worden geïnformeerd door het Samenwerkingsverband PO en zij hebben tot 15 juni 2014 de gelegenheid om middels de nieuwe procedure een arrangement aan te vragen. (zie verder b). d. Over de tijdelijke beschikkingen voor leerlingen worden afspraken gemaakt tussen de huidige commissies van de beide samenwerkingsverbanden Weer Samen Naar School en de Toelaatbaarheids- en adviescommissie. De afspraak heeft betrekking op een juiste afstemming tussen de betreffende commissies. Voortgang van de schoolloopbaan van de leerling en efficiency zijn belangrijke criteria daarbij. NB Alle brieven van de commissie met een besluitvorming worden gedateerd op 1 augustus 2014, worden ondertekend door de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO en vallen derhalve onder de verantwoordelijkheid van het nieuwe verband. Doelgroep periode 1 augustus 2014 tot en met 31 juli 2015 a. Groep voorschoolse leerlingen. Het gaat hier om leerlingen die vanuit de voorschoolse instellingen worden aangemeld en waarbij is vastgesteld dat er een relatief grote ondersteuningsbehoefte is en waarbij de vraag aan de orde is of deze leerling succesvol het regulier onderwijs kan volgen. b Inzet van een nieuw arrangement. Het gaat hier om leerlingen die staan ingeschreven op een van de scholen voor basis-, speciaal basis - en speciaal onderwijs waarbij behoefte is aan extra ondersteuning en waarbij de school behoefte heeft aan de inzet van een arrangement binnen de eigen school of binnen een andere school. Hiervoor wordt de nieuwe systematiek gehanteerd. 3 Voor leerlingen die voor 31 juli 2014 op het speciaal onderwijs geplaatst zouden moeten worden geldt: een indicatie wordt aangevraagd volgens de huidige systematiek. Voor leerlingen die per 1 augustus 2014 naar een andere school voor speciaal onderwijs gaan of van het speciaal onderwijs naar het voortgezet speciaal onderwijs overstappen, geldt dat de toelatingsbeslissing vóór die datum moet zijn genomen op basis van de criteria die gelden tot 1 augustus 2014 (dat wil zeggen een beslissing van de Commissie voor de Indicatiestelling op basis van de landelijke indicatiecriteria). Voor deze leerlingen geldt dat zij met deze indicatie nog maximaal 2 jaar in het speciaal onderwijs kunnen blijven. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 6

7 c. Verstrekken van toelaatbaarheidsverklaring. Wanneer, na 1 augustus 2014, aangegeven wordt dat de ondersteuningsvraag van de leerlingen de basisondersteuning van de reguliere basisschool overstijgt kan de commissie overgaan tot het verstrekken van een toelaatbaarheidsverklaring speciaal basisonderwijs of speciaal onderwijs. De commissie toetst dan of daadwerkelijk alles binnen de basisondersteuning van het regulier onderwijs is ondernomen ter ondersteuning van de leerling. Tevens worden de bevindingen besproken in een professionele dialoog met de vertegenwoordigers van de aanvragende school. d. Leerling overgang primair- en speciaal onderwijs naar voortgezet- en voortgezet speciaal onderwijs. Het gaat hier om een leerling waarbij behoefte is aan extra ondersteuning en waarbij een advies wordt gevraagd bij de overgang naar een passende school voor voortgezet onderwijs en een mogelijk aanvullend arrangement in het voortgezet onderwijs. De bespreking in de commissie wordt bijgewoond door een vertegenwoordiger van het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Voortgezet Onderwijs De Langstraat. e. Het geven van adviezen. Op basis van een aanvraag door een school kan de commissie overgaan tot het geven van adviezen over de continuering van de schoolloopbaan van de leerling. Over de exacte taakstelling hiervan volgt nog een nadere uitwerking tijdens de pilotperiode. 12. Aanmelding 4 a. Voor de aanmelding van leerlingen bij de commissie wordt gebruik gemaakt van het formulier: het Startdocument Ontwikkelingsperspectief. Dit formulier wordt opgestuurd naar: Toelaatbaarheids- en adviescommissie t.a.v. het adres van het Samenwerkingsverband PO b. Bij binnenkomst worden de formulieren voorlopig nog voorzien van een dag stempel en een dossiernummer. De gegevens worden opgenomen in een dossier. c. Indien de gegevens niet compleet zijn stelt de commissie de aanmeldende school in de gelegenheid alsnog de ontbrekende gegevens binnen 2 weken aan te leveren. 13. Onderwerpen Startdocument Ontwikkelingsperspectief In het Startdocument Ontwikkelingsperspectief worden tenminste de volgende onderwerpen aan de orde gesteld: - De algemene gegevens over de leerling en de school. - Een overzicht van de stimulerende en belemmerende factoren ten aanzien van de leerlingkenmerken, de school en de omgevingskenmerken. - Een overzicht van de schoolvorderingen/resultaten. - Een samenvatting van de onderzoeksdocumenten die inzicht geven in de capaciteiten van de leerlingen en gedragsaspecten als prestatiemotivatie, faalangst en emotionele instabiliteit die een indicatie geven van de sociaalemotionele problematiek van de leerling in relatie tot de leerprestaties. 5 - De specificatie en onderbouwing van de pedagogisch en didactische ondersteuningsbehoefte van de leerling en een inzicht in de behoefte aan middelen en ondersteuning. - Een verslag van het professioneel overleg op bestuursniveau. 4 In de loop van het schooljaar wordt op basis van een besluit door het Samenwerkingsverband PO naar een digitalisering van alle te gebruiken documenten gestreefd. 5 Voor een verslag van een psychologisch onderzoek geldt dat deze niet ouder mag zijn dan twee jaar. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 7

8 Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 8

9 14. Fasen in toeleiding Conform het ondersteuningsplan van het Samenwerkingsverband PO wordt gewerkt volgens drie fasen. Fase I. Ontwikkeling van de leerling in beeld brengen. Geconstateerd wordt dat een leerling meer ondersteuning nodig heeft dan de basisondersteuning kan bieden. Het is dan nodig de ontwikkeling van de leerling in beeld te brengen. Dat geschiedt aan de hand van het Startdocument Ontwikkelingsperspectief van het Samenwerkingsverband PO (document 1). Dit document vormt de basis voor het toekomstige ontwikkelingsperspectief. Vervolgens wordt document 2 de Arrangementsaanvraag ingevuld. In deze fase is er intensief overleg met de ouders van de leerling over de ontwikkeling van de leerling en de het feit dat er wellicht extra ondersteuning nodig is. Fase II Bespreking bovenschools met deskundige. Tijdens dit professioneel overleg wordt op basis van het Startdocument Ontwikkelingsperspectief gesproken over de loopbaan van de leerling en de inspanningen van de school. Verslag van dit gesprek wordt gemaakt en wordt als document toegevoegd. Fase III Aanmelding bij de commissie. De drie documenten Startdocument Ontwikkelingsperspectief, Aanvraag arrangement en het Verslag gesprek op bestuursniveau worden opgestuurd naar de commissie. Fase IV Bespreking in de commissie. Volgens een professionele dialoog wordt vastgesteld of alles is gedaan door de school wat binnen de basisondersteuning mogelijk en wordt een besluit genomen in de vorm van toekenning van een toelaatbaarheidsverklaring of een arrangement. Het besluit wordt weergegeven in een brief aan school en ouders. 15. Betrokkenheid ouders a. De aanmelding van de leerling bij de commissie vindt plaats door de school waar de leerling is ingeschreven. b. In het Startdocument Ontwikkelingsperspectief en in de Arrangementsaanvraag wordt aangegeven dat de ouders nauw betrokken zijn geweest bij deze aanmelding. c. De ouders geven toestemming tot aanmelding door middel van het plaatsen van een handtekening, waarbij zij ook instemmen dat het document ter beschikking wordt gesteld aan de commissieleden en dat de commissie aanvullende gegevens over de leerling kan opvragen bij andere instellingen. d. Het is mogelijk dat een deel van de bespreking wordt bijgewoond door de ouders. e. Ouders worden per direct zowel mondeling als schriftelijk op de hoogte gebracht van de besluitvorming. Daarbij worden zij ook geïnformeerd over de mogelijk van beroep en bezwaar tegen de beslissing. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 9

10 16. Verwantschap aangemelde leerling Indien er een leerling wordt aangemeld bij de commissie waarmee een van de leden een relatie heeft op grond van verwantschap wordt dit per direct gemeld bij de voorzitter. 17. Besluitvorming commissie a. Tenminste 2 weken voor de bespreking van de commissie ontvangen de leden van de commissie digitaal het start- en groeidocument van de te bespreken leerlingen. b. Bespreking vindt plaats onder voorzitterschap van de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO c. Streven is dat besluitvorming plaatsvindt op basis van consensus. d. Indien nodig wordt door de leden van de commissie gestemd, waarbij de stem van de voorzitter, bij het staken van de stemmen, de doorslag geeft. 18. Communicatie besluitvorming arrangement a. Bij de toekenning van een arrangement worden de school en de ouders geïnformeerd aan de hand van brief A (zie bijlage). Die brief omvat tenminste: - de datum van het genomen besluit; - de ter beschikking stelling van middelen en inzet expertise conform de beschrijving van werkzaamheden op de 6 terreinen (leergebied overstijgend, leergebied specifiek, onderwijsmaterialen, aanpassingen fysieke omgeving, inschakelen expertise en samenwerking met ketenpartners); - de geldigheidsduur; - de opdracht aan de school, dat wanneer er middelen uit de zware ondersteuning worden ingezet, er een ontwikkelingsperspectief opgesteld moet worden op basis van o.a. het Startdocument Ontwikkelingsperspectief; - de mogelijkheid dat ouders in beroep kunnen gaan tegen de beslissing; - de handtekening van de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO b. Bij een toelaatbaarheidsverklaring worden de school en de ouders geïnformeerd aan de hand van brief B (zie bijlage). Die brief omvat tenminste: - de datum van het genomen besluit; - de onderbouwing van het genomen besluit; - het bekostigingsniveau voor ondersteuning: bekostigingscategorie 1, 2 of 3; - de duur van de toelaatbaarheidsverklaring met een minimum van één schooljaar en een maximum van twee schooljaar; - een registratienummer ten behoeve van DUO; - de mogelijkheid dat ouders in beroep kunnen gaan tegen de beslissing; - de handtekening van de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO Toelaatbaarheidsverklaring gehele schoolperiode Als de beperking van de leerling dusdanig ernstig is dat inzet van en verblijf binnen het speciaal basisonderwijs of speciaal onderwijs evident is en dat er geen perspectief is op een verblijf binnen het regulier onderwijs kan een toelaatbaarheidsverklaring voor de gehele schoolloopbaan worden afgegeven. Dit wordt, met redenen onderbouwd, vermeld op de toelaatbaarheidsverklaring. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 10

11 20. Bezwaar en beroep a. Het besluit van de commissie is een besluit in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. Tegen die beslissing staat bezwaar en daarna beroep open. b. Aan ouders en school wordt gevraagd te handelen in de geest van het ondersteuningsplan van het Samenwerkingsverband PO c. Ouders worden gewezen op de adviescommissie van deskundigen. Deze commissie adviseert over bezwaarschriften betreffende beslissingen van het Samenwerkingsverband PO over de toelaatbaarheid van leerlingen tot het voortgezet speciaal onderwijs. Deze adviescommissie sluit aan bij artikel 17a, lid 13 en is in overeenstemming met artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. 21. Beveiliging van persoonsgegevens a. Alle werkzaamheden van de commissie vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. b. Met alle documenten wordt door de leden vertrouwelijk omgegaan. c. Inhoud van het besprokene in de commissie wordt niet gedeeld met derden. 22. Bewaartermijn gegevens leerlingen Het Samenwerkingsverband PO bewaart de gegevens tot drie jaar na afloop van de beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling tot het voortgezet speciaal onderwijs in een afgesloten dossierkast. De directeur ziet toe op de vernietiging van de gegevens na het verstrijken van de bewaartermijn. 23. Jaarverslag a. De voorzitter zorgt vóór 1 september 2014 voor een rapportage over de werkzaamheden gedurende de periode 1 mei 2014 tot en met 31 juli 2014 b. De voorzitter zorgt vóór 1 september 2015 voor een rapportage over de werkzaamheden gedurende de periode 1 augustus 2014 tot en met 31 juli c. In de jaarverslagen geeft de commissie in elk geval aan de procedures c.q. werkwijzen die zij heeft gehanteerd bij haar adviezen, de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft uitgevoerd (aantal vergaderingen, activiteiten, contacten met betrokkenen, contacten met overige personen en instellingen). Ook zijn kengetallen over de aangemelde leerlingen opgenomen. 24. Citeerartikel Uit dit protocol wordt als volgt geciteerd: Protocol Werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Primair Onderwijs Ondersteuningsplan Samenwerkingsverband PO Hoofdstuk 7. Met wederzijds respect voor ieders standpunt, een grote betrokkenheid en het besef dat het gaat om de schoolloopbaan van de leerling verwachten wij dat veel problemen binnenschools opgelost kunnen worden. Daarmee benadrukken wij ook de inzet van een bemiddelaar en een derde partij. Er zijn natuurlijk meerdere personen die een dergelijke rol kunnen vervullen. Van groot belang is dat deze persoon het vertrouwen heeft van alle partijen. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 11

12 25. Vaststelling Dit protocol is vastgesteld door het bestuur van het Samenwerkingsverband PO Handtekening Te: Datum: Naam: Directeur bestuurder Handtekening Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 12

13 SAMENWERKINGSVERBAND PO PASSEND ONDER- WIJS PRIMAIR ONDERWIJS Aalburg, Heusden, Loon op Zand, Waalwijk REGIO PO Tekst uit ondersteuningsplan Kracht door verbinden (april 2014, pag 40-43) 1. Toelaatbaarheids- en Adviescommissie In het Samenwerkingsverband PO willen wij vanaf 1 augustus 2014 bij de toeleiding van leerlingen naar de arrangementen en de toelaatbaarheids- en adviescommissie gaan werken met onderstaande vier stappen. Bij de uitwerking van deze stappen is gebruik gemaakt van verworvenheden van de beide voormalige samenwerkingsverbanden Weer Samen Naar Scholen. Ervaring is opgedaan met het werken met op bestuursniveau werkende orthopedagogen. Daarnaast is gewerkt met een bovenschoolse voorziening op het niveau van het Samenwerkingsverband PO 30-10, waarin al ervaring is opgedaan in een multidisciplinair team met het voeren van een professionele dialoog vanuit de ondersteuningsbehoefte van een leerling (ZAG; de zorg advies groep). Tegelijkertijd vraagt passend onderwijs om een kwaliteitsslag binnen het primair onderwijs. Wij willen benadrukken dat vooral de komende jaren een vergroting van de professionaliteit van de leraar in het omgaan met verschillen tussen leerlingen gewenst is. Gezien de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs en voor de kwaliteit van het functioneren van het Samenwerkingsverband PO passend onderwijs streven wij een versterking van de bestuurlijke betrokkenheid na. Door het toevoegen van stap 2 in onze toeleidingsprocedure, namelijk het overleg op bestuursniveau, zijn we ervan overtuigd een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van de toeleiding van leerlingen. Het is de bedoeling om vóór 1 augustus 2014 afspraken te maken tussen het Samenwerkingsverband PO en voorschoolse voorzieningen in de regio. In het bijzonder gaat het dan om de instellingen waaraan jonge kinderen met extra ondersteuningsbehoefte deelnemen. Het gaat om het maken van afspraken over de toeleiding van deze kinderen naar het onderwijs, dat zij vanaf hun vierde gaan volgen. Juist voor deze kinderen geldt dat de toeleiding op een bijzonder zorgvuldige wijze zal moeten verlopen. We onderscheiden in deze een drietal toeleidingsroutes: 1. leerlingen vanuit de voorschoolse voorzieningen worden door de ouders schriftelijk aangemeld bij een basisschool. Deze school heeft dan de zorgplicht en gaat na of deze leerling al dan niet een ondersteuningsbehoefte heeft; 2. leerlingen waarbij tijdens de voorschoolse periode al de nodige ondersteuning in bijvoorbeeld een Medisch Kinderdagverblijf noodzakelijk is. Voor deze leerlingen Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 13

14 geldt dat nagegaan moet worden of ook in het onderwijs extra ondersteuning nodig is. Deze leerlingen kunnen via een toeleidingsroute bij de toelaatbaarheids- en adviescommissie worden aangemeld; 3. leerlingen bij wie tijdens de basisschoolperiode gesignaleerd wordt dat er extra ondersteuning gewenst is. In onderstaand stappenschema wordt de procedure geschetst voor die leerlingen. Hieronder geven wij in vier stappen aan hoe de toeleiding van leerlingen naar de toelaatbaarheid- en adviescommissie verloopt. Stap 1. Schoolniveau Iedere school in het Samenwerkingsverband PO beschikt over een Ondersteuningsteam 7. In dat team wordt de cyclus van het handelingsgericht werken door de interne begeleider samen met de leraren vormgegeven o.a. door middel van de groeps- en leerlingbesprekingen. In veel scholen participeert ook de schoolmaatschappelijk werker aan dat overleg en eventueel andere disciplines. Het accent in de bespreking ligt op het vaststellen van de ondersteuningsbehoefte van de leerling en worden afspraken gemaakt over de inzet van extra en aanvullende activiteiten door de school vallend binnen de basisondersteuning. Het ondersteuningsteam stelt ook vast voor welke leerlingen geldt dat zij, ondanks alle ondersteuning door de school, de basisondersteuning dreigen te overstijgen en waarbij de continuïteit van de schoolloopbaan in het geding komt. Stap 2. Bestuursniveau In deze stap wordt op bestuursniveau nagegaan of de school alles heeft gedaan om het kind te ondersteunen. Deze stap is een tussenschakel tussen het ondersteuningsteam van de school en de toelaatbaarheids- en adviescommissie van het Samenwerkingsverband PO Het bestuur wordt in deze vertegenwoordigd door een deskundige (orthopedagoog, onderwijskundige of bovenschools intern begeleider) die een professionele dialoog voert met de leden van het ondersteuningsteam van de school over de ondersteuningsvraag van de leerling.het is aan het bestuur zelf om een keuze te maken wie namens het bestuur de professionele dialoog voert met de school. Deze professionele dialoog versterkt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de schoolloopbaan van de leerling en het bestuur houdt hierdoor zicht op de leerlingstromen naar de toelaatbaarheids- en adviescommissie. Ook krijgen betrokkenen informatie over de kwaliteit van de eigen basisondersteuning en de mogelijkheden om de basisondersteuning te versterken. In een aantal gevallen is het wellicht mogelijk dat er reeds ondersteuningsmaatregelen ingezet kunnen worden voor de leerling. We realiseren ons dat niet ieder bestuur op dit moment beschikt over deskundigen op bestuursniveau die deze taak kunnen uitvoeren. Wellicht dat kleinere schoolbesturen in 7 Het Samenwerkingsverband PO streeft naar een eenduidigheid als het gaat om de overlegstructuur op de scholen. Dat is ook gewenst in verband met de toeleiding naar de Toelaatbaarheids- en adviescommissie. Vastgesteld wordt op dit moment dat er veel verschillende aanduidingen bestaan over de overleggen. Ook geeft iedere school een eigen invulling aan samenstelling, deelnemers, frequentie e.d. Toch is het gewenst dat in de loop van het samenwerkingsverband komt tot meer eenduidigheid. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 14

15 overleg met het Samenwerkingsverband PO creatieve oplossingen hiervoor kunnen bedenken mogelijk met inzet van middelen uit het scholenbudget. Stap 3. Aanvraag De school heeft voor de leerling die besproken is in het Ondersteuningsteam en op bestuursniveau een voorlopig ontwikkelingsperspectief opgesteld. Dit perspectief wordt samen met het aanvraagformulier opgestuurd naar de toelaatbaarheids- en adviescommissie. De intern begeleider van de school is verantwoordelijk voor beide documenten. In het aanvraagformulier staat verwoord wat de professionals willen bereiken met het kind. Tevens wordt aangegeven hoe de extra ondersteuning ingericht zou moeten worden en voor welke periode. Stap 4. Samenstelling Toelaatbaarheids- en adviescommissie 8 De aanvraag wordt op inhoud beoordeeld door de toelaatbaarheids- en adviescommissie, bestaande uit tenminste een orthopedagoog uit het speciaal basisonderwijs en een orthopedagoog uit het speciaal onderwijs. Het voorzitterschap wordt uitgevoerd door de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO Indien gewenst wordt andere expertise, afhankelijk van de vraagstelling, ingezet. Samen beoordelen zij of de aanvraag voor extra ondersteuning gegrond is en formuleren een advies, kennen een arrangement toe en indien nodig geven zij een toelaatbaarheidsverklaring af. De deskundige van het aanvragende schoolbestuur, die het professioneel overleg gevoerd heeft is bij de behandeling van de aanvraag aanwezig. Het is mogelijk dat ook de leraar van de leerling deelneemt aan de bespreking. Concretisering genomen besluit Het Samenwerkingsverband PO gaat er van uit dat ieder genomen besluit door de toelaatbaarheids- en adviescommissie beschouwd wordt als een arrangement. Onder een arrangement verstaan wij een set van maatregelen, bekostigd uit de extra ondersteuningsmiddelen, op het gebied van pedagogisch en didactische maatregelen, inzet van personeel, expertise en materiaal. Indien gewenst vinden er ook fysieke maatregelen plaats in en om het schoolgebouw. Vervolgens maken we het onderscheid in de te verstrekken arrangementen: 1. een arrangement met een wettelijk verplichte toelaatbaarheidsverklaring. Dit arrangement wordt uitgevoerd binnen het speciaal onderwijs en het speciaal basisonderwijs; 2. een arrangement dat met toegekende middelen van het Samenwerkingsverband PO uitgevoerd wordt binnen het regulier basisonderwijs; 3. een aanvullend arrangement dat met toegekende middelen van het Samenwerkingsverband PO uitgevoerd wordt binnen het speciaal onderwijs en het speciaal basisonderwijs. Dit wordt uitsluitend verstrekt wanneer de ondersteuningsbe- 8 De samenstelling van de Toelaatbaarheids- en adviescommissie is conform de Algemene Maatregel van Bestuur (maart 2014): In dit besluit is bepaald dat voor de toelating tot het speciaal basisonderwijs en voor toelating tot het (voortgezet) speciaal onderwijs het samenwerkingsverband zich moet laten adviseren door een orthopedagoog of psycholoog en door een tweede deskundige, afhankelijk van de ondersteuningsvraag van de leerling (zoals blijkt uit de gegevens van de ouders of de school), door een kinder- of jeugdpsycholoog, een pedagoog, een maatschappelijk werker, een arts of een kinderpsychiater. Door het opleggen van deze verplichting is geborgd dat het samenwerkingsverband relevante deskundigheid betrekt bij de beslissing over het wel of niet verwijzen van leerlingen naar speciale voorzieningen in het samenwerkingsverband. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 15

16 hoefte van de leerling zo groot is dat de inzet van de eigen voorziening niet toereikend is om een antwoord te geven op deze behoefte. Vormen 9 van deze arrangementen zijn: - tijdelijke toegevoegde ondersteuning voor de leraar of het team op school door het Ondersteuningsteam Passend Onderwijs; - een budget voor de school waarmee extra ondersteuning geboden kan worden; - een (tijdelijke) beschikbaarheid van specifieke hulpmiddelen op de reguliere basisschool voor leerlingen met een (meervoudige) lichamelijke handicap die de basisondersteuning overstijgen; - een (tijdelijke) plaatsing op een andere reguliere basisschool die de ondersteuning wel kan leveren; - een plaatsing op een tijdelijke bovenschoolse voorziening (zie ook punt 8 van deze paragraaf); - een gecombineerd traject van onderwijs en jeugdzorg in de vorm van een onderwijs- en zorgarrangement. Relatie met ouders Uiteraard zijn de ouders door de school volledig op de hoogte van de aanmelding bij de toelaatbaarheids- en adviescommissie. Het is wenselijk dat ouders de bespreking bijwonen over hun kind. Het is van groot belang dat de toelaatbaarheids- en adviescommissie open en transparant te werk gaat. (zie ook hoofdstuk 7). Verwacht wordt dat de school met de ouders een op overeenstemming gericht overleg voert over de inzet van de middelen. De wet passend onderwijs verplicht de school om voor leerlingen die gebruik maken van middelen uit de extra ondersteuning een ontwikkelingsperspectief samen te stellen. In bijlage 6 wordt het bovenstaande op een schematische manier weergegeven. Verdere uitwerking In het voorgaande is in globale zin een beschrijving gegeven van het werk van de toelaatbaarheids- en adviescommissie. Er wordt gewerkt aan een huishoudelijk reglement en een werkdocument, waarin alle relevante informatie voor de scholen is opgenomen. 9 Uit Referentiekader Passend Onderwijs, 2013, p.13. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 16

17 SAMENWERKINGSVERBAND PASSEND ONDERWIJS PRIMAIR ONDERWIJS Aalburg, Heusden, Loon op Zand, Waalwijk REGIO PO Taakomschrijvingen voorzitter en leden van de Toelaatbaarheids- en adviescommissie Taken en werkzaamheden van de voorzitter a. De voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen van de commissie op en leidt de vergaderingen. b. De voorzitter bewaakt de kwaliteit van het proces van besluitvorming om te komen tot arrangementen, toelaatbaarheidsverklaringen of adviezen. Hij let daarbij in het bijzonder op de procedure en inhoudelijke besluitvorming, de juridische aspecten, de efficiëntie en de transparantie. c. De voorzitter draagt zorg voor een juiste en zorgvuldige inbreng van alle informatie over de leerling door de school, de ouders, instellingen voor jeugdhulp en overige leden van de commissie. d. De voorzitter rapporteert tenminste twee keer per jaar namens de commissie naar het bestuur van het samenwerkingsverband. In dat verslag wijst de voorzitter op trends, ontwikkelingen en mogelijke onvolkomenheden in het proces van toeleiding en toewijzing. Daarnaast levert de voorzitter het jaarverslag van de commissie aan het bestuur van het Samenwerkingsverband PO en wel vóór 1 september over het voorgaande schooljaar. e. De voorzitter stelt namens het Samenwerkingsverband PO verweerschriften op naar aanleiding van beroep en bezwaar tegen het verstrekken van de toelaatbaarheidsverklaring. Hij handelt hierin conform het Ondersteuningsplan, de wet passend onderwijs. f. De voorzitter draagt het beleid van het bestuur van het Samenwerkingsverband PO uit in de commissie. g. De voorzitter houdt relevante ontwikkelingen binnen het Samenwerkingsverband PO bij. h. De voorzitter beoordeelt wanneer er sprake is van een crisissituatie en er direct handelen en besluitvorming gewenst is. In die gevallen heeft hij de mogelijkheid zelfstandig een beslissing te nemen. Aan de overige commissieleden wordt nadien verantwoording afgelegd van het genomen besluit. Onderhouden van contacten a. De voorzitter onderhoudt contact met de leden van de commissie. b. De voorzitter onderhoudt contact met ketenpartners over inhoudelijke zaken. c. De voorzitter bezoekt bijeenkomsten die het Samenwerkingsverband PO organiseert. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 17

18 Kennis en vaardigheden - Heeft ten minste een HBO+ werk- en denkniveau. - Heeft de beschikking over vaardigheden om een vergadering op een effectieve en efficiënte wijze te leiden en draagt zorg voor een optimale betrokkenheid van alle leden. - Heeft kennis van en inzicht in de problematiek betreffende gedrag, persoonlijkheidsontwikkeling, cognitieve ontwikkeling van jongeren. - Heeft kennis van en inzicht in leerlingen met behoefte aan extra onderwijsondersteuning, vanuit onderwijskundig en pedagogisch perspectief. - Heeft kennis van en inzicht in de opbouw, inrichting van de ondersteuningsstructuur en de basisondersteuning van de scholen voor primair, voortgezet en voorgezet onderwijs in het werkgebied van het Samenwerkingsverband PO Heeft kennis van en inzicht in het aanbod van voorzieningen op bovenschools niveau en van de instellingen voor jeugdhulp. - Kan op basis van een overzicht van uitgevoerde interventies van een school vaststellen of alles gedaan is wat mogelijk is binnen de basisondersteuning van die school. - Heeft kennis van en inzicht in het beleid en de werkwijze van de extra ondersteuning binnen het Samenwerkingsverband PO Heeft vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen en het ontwikkelen van draagvlak. - Heeft uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. - Beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. - Heeft een stimulerende, op samenwerking gerichte houding. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 18

19 Taken en werkzaamheden van de leden a. De werkzaamheden worden in hoofdzaak verricht op basis van de documenten: startdocument Ontwikkelingsperspectief, het aanvraagformulier arrangement en het verslag van het gesprek op bestuursniveau. Indien gewenst wordt tijdens de bespreking nog een toelichting gegeven door vertegenwoordiging van de school, de ouders of door een instelling voor jeugdhulp. b. Voor de vertegenwoordigers van het speciaal basisonderwijs en het speciaal onderwijs is het van belang dat zij komen tot een analyse van het aangeleverde dossier en een goed zicht krijgen op de ondersteunings- en onderwijsbehoefte van de leerling: c. In het bijzonder letten zij op de volgende aspecten: - de achtergronden van de schoolloopbaan, de leerling, de capaciteiten, het didactisch niveau en de omstandigheden in de gezinssituatie (integraal); - de ordening van die achtergronden naar een belemmerende dan wel stimulerende factor voor de schoolloopbaan van de leerling; - de uitgevoerde interventies van de school op terreinen als: leergebied specifiek, leergebied overstijgend, inzet materialen, inzet expertise, aanpassing fysieke omstandigheden school en contacten met ketenpartners. d. Het vaststellen of de school in het kader van de basisondersteuning alles heeft gedaan wat mogelijk is. e. Het formuleren van het arrangement met de inzet van middelen en/of personeel binnen de zes terreinen dan wel het verstrekken van een toelaatbaarheidsverklaring voor het speciaal basisonderwijs of het speciaal onderwijs. Kennis en vaardigheden - Heeft ten minste een HBO+ werk- en denkniveau. - Heeft kennis van en inzicht in de problematiek betreffende gedrag, persoonlijkheidsontwikkeling, cognitieve ontwikkeling van jongeren. - Heeft kennis van en inzicht in leerlingen met behoefte aan extra onderwijsondersteuning, vanuit onderwijskundig en pedagogisch perspectief. - Heeft kennis van en inzicht in de opbouw, inrichting van de ondersteuningsstructuur en de basisondersteuning van de scholen voor primair, voortgezet en voorgezet onderwijs in het werkgebied van het Samenwerkingsverband PO Heeft kennis van en inzicht in het aanbod van voorzieningen op bovenschools niveau en van de instellingen voor jeugdhulp. - Kan op basis van een overzicht van uitgevoerde interventies van een school vaststellen of alles gedaan is wat mogelijk is binnen de basisondersteuning van die school. - Heeft kennis van en inzicht in het beleid, de werkwijze en de ter beschikking stelling van middelen voor extra ondersteuning binnen het Samenwerkingsverband PO Heeft vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen en het ontwikkelen van draagvlak. - Heeft uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. - Beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. - Heeft een stimulerende, op samenwerking gerichte houding. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 19

20 SAMENWERKINGSVERBAND PASSEND ONDERWIJS PRIMAIR ONDERWIJS Aalburg, Heusden, Loon op Zand, Waalwijk REGIO PO Privacy Reglement Toelaatbaarheids- en adviescommissie Vastgesteld door het bestuur van het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Primair Onderwijs op.. Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: TAC: Toelaatbaarheids- en Adviescommissie van het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Primair Onderwijs houder: Vaste leden van de TAC. bewerker: de natuurlijke persoon, niet zijnde de houder, die het geheel of een gedeelte van de apparatuur of het fysieke systeem beheert en waarmee de registratie wordt gevoerd; geregistreerde: degene zoals genoemd in artikel 4 over wie de registratie gegevens bevat; persoonsgegevens: gegevens die worden ingebracht door de school en de ouders en die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon; registratie: het geautomatiseerde of fysieke systeem of de combinatie daarvan dat door de TAC wordt aangehouden, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van de personen genoemd in artikel 4. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 20

21 Artikel 2 Doel van de registratie De registratie heeft ten doel: a. als bron van informatie te dienen ten behoeve van de TAC bij haar beoordeling of plaatsing van een leerling op een school voor speciaal basisonderwijs of speciaal onderwijs (cluster 3 of 4) of het toekennen van ondersteuningsarrangementen of adviezen noodzakelijk is/zijn en ten behoeve van adviseurs die daarbij betrokken zijn; b. als bron van informatie te dienen bij de behandeling van bezwaarschriftprocedures door de TAC en/of het Samenwerkingsverband PO en ten behoeve van adviseurs die daarbij betrokken worden en voor het voeren van administratiefrechtelijke procedures in geval van beroep tegen een beslissing van de TAC op een bezwaarschrift en in geval van hoger beroep; c. als bron van informatie te dienen ten behoeve van de TAC bij haar advisering ten behoeve van de te bieden ondersteuning aan een leerling. Artikel 3 Verantwoordelijkheid van de houder De houder van de registratie is verantwoordelijk voor de werking van de registratie in overeenstemming met de bepalingen van de Wet Persoonsregistraties, de daarop gebaseerde Koninklijke Besluiten en dit reglement. De houder treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van gegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn. Artikel 4 Categorieën van personen in de registratie In de registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over: - leerlingen die voor beoordeling van de noodzaak van plaatsing op een SBO of SO cluster 3,4 bij de TAC zijn aangemeld; - leerlingen die voor een ondersteuningsarrangement c.q.advisering bij de TAC zijn aangemeld; - familieleden of andere personen uit de omgeving van deze leerlingen, voorzover de gegevens in redelijkheid relevant zijn te achten voor de beoordeling of advisering door de TAC. Artikel 5. Opneming van gegevens 1. Omtrent de personen, bedoeld in artikel 4, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de geregistreerde, diens wettelijk vertegenwoordiger, de school die de leerling bezoekt, bevoegde overheidsorganen, deskundigen of deskundige instanties en voor zover toegestaan op grond van het besluit gevoelige gegevens. Andere dan de in de eerste volzin bedoelde gegevens kunnen worden opgenomen indien de geregistreerde of zijn wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt en voor zover dat tevens noodzakelijk is voor de doelstellingen van de registratie. 2. In alle gevallen worden in de registratie uitsluitend gegevens opgenomen die dienstig kunnen zijn ter verwezenlijking van het doel van de registratie. 3. De houder doet mededeling aan de geregistreerde over de aanmelding. Artikel 6 Verwijdering van gegevens De gegevens bedoeld in artikel 5 worden uit de registratie beheert conform artikelen hierover in de wet passend onderwijs. Dat betekent dat het Samenwerkingsverband PO de gegevens bewaart op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor de houders Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 21

22 en door de directeur-bestuurder van het Samenwerkingsverband PO Het Samenwerkingsverband PO bewaart de gegevens tot drie jaar na afloop van: - de beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling tot het speciaal onderwijs of speciaal basisonderwijs; - de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan het bevoegd gezag van de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven; - de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school. Artikel 7. Inzagerecht geregistreerde 1. In de loop van een beoordelingsprocedure worden de gegevens (behoudens persoonlijke aantekeningen van TAC-leden), aan de aangemelde leerling of zijn wettelijk vertegenwoordiger op schriftelijk verzoek beschikbaar gesteld. 2. Het in het eerste lid bepaalde lijdt uitzondering voorzover zwaarwegende belangen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een geregistreerde zich tegen beschikbaarstelling verzetten. 3. Indien een geregistreerde daarom schriftelijk verzoekt, stelt de houder de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens ter beschikking met inlichtingen over de herkomst. 4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de houder aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 5. De houder kan weigeren aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid, te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van aanwijzingen gegeven door een daartoe bevoegd overheidsgezag. 6. Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing als het geregistreerde gegevens betreft ten aanzien van een uit te brengen advies over een bij de TAC aangemelde leerling. Artikel 8 Correctie van onvolledige of onjuiste gegevens 1. Verzoeken om verbetering, verwijdering of aanvulling van de in de registratie opgenomen gegevens, worden schriftelijk ingediend door degene op wie de desbetreffende gegevens persoonlijk betrekking hebben of zijn gemachtigde. 2. Gemachtigden dienen een schriftelijke machtiging over te leggen. 3. De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek wordt, na beslissing door of namens de houder, binnen 60 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek schriftelijk medegedeeld, of, en zo ja, welke verbetering, verwijdering of aanvulling heeft plaatsgevonden. 4. Indien blijkt dat bepaalde gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen, vindt binnen 30 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek verbetering of verwijdering van die gegevens plaats. 5. Indien blijkt dat bepaalde gegevens ten onrechte in de registratie ontbreken, vindt binnen 30 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek aanvulling van opgenomen gegevens plaats. 6. De op basis van dit artikel uit de registratie verwijderde gegevens worden door de secretaris onmiddellijk vernietigd, onder verantwoordelijkheid van de houder. De bij een aanmeldingsprocedure betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Documenten werkzaamheden Toelaatbaarheids- en adviescommissie (18 juni 2014) 22