NOTA VEBONDEN PARTIJEN. L.A.C. de Waal 3 juni 2015 concept versie B&W

Transcriptie

1 NOTA VEBONDEN PARTIJEN L.A.C. de Waal 3 juni 2015 concept versie B&W

2 Naam opsteller L.A.C. de Waal Datum vaststelling Team Staf Vastgesteld door Datum en versie 3 juni 2015; concept versie B&W Eventueel publicatiedatum 15INT00877 *15INT00877*

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding... 4 Doel... 4 Leeswijzer... 4 Visie op samenwerking... 5 Uitgangspunten... 5 Uitgangpunt 1 Gemeentelijke doelen... 5 Uitgangpunt 2 Afwegingskader... 5 Uitgangspunt 3 Relatie- en toezicht arrangementen... 5 Uitgangspunt 4 Rollen... 6 Uitgangspunt 5 Invloed... 6 Uitgangspunt 6 Evaluatie... 6 Hoofdstuk 2 Richtlijnen... 7 Hoofdstuk 3 Sturing en control... 8 Informatievoorziening... 8 Sturen op en van risico s... 8 Risico analyse... 8 Financiële analyse... 9 Bestuurlijke (inhoudelijke) analyse... 9 Risicomanagement... 9 Onderzoek rekenkamer BIJLAGEN

4 Hoofdstuk 1 Inleiding Als gemeente kunnen we voor het realiseren van onze doelen, een deel van onze taken uitvoeren door deel te nemen aan een verbonden partij (gemeenschappelijke regeling of stichting) en de taken door deze organisatie te laten uitvoeren. Door deel te nemen in zo n samenwerkingsverband verbindt de gemeente zich aan de andere organisatie. Naast de mogelijkheden die deze bestuurlijke participaties bieden, zijn hieraan risico s verbonden, zoals beleidsmatige (verlies van eigen beleidsruimte, doelen worden niet gerealiseerd), financiële (opdraaien voor tekorten), of onduidelijke afbakening van verantwoordelijkheden (functievermenging). Een transparante, efficiënte en effectieve aansturing, beheer en toezicht van deze bestuurlijke relaties is daarom noodzakelijk. Verbonden partijen voeren dus gemeentelijke taken uit. Het is primair de taak van het college om zicht te houden en te sturen op de taakuitvoering (informatievoorziening, doelbereiking, prestaties, kosten, risicobeheersing) bij de verbonden partijen en zo nodig hierop bij te sturen. De raad controleert of de verbonden partij de gemeentelijke taak overeenkomstig de gestelde kaders uitvoert en of het college dit bewaakt en, zo nodig, bijstuurt. De raad stelt hiervoor een Nota Verbonden Partijen vast met daarin algemene beleidskaders over de omgang met verbonden partijen. Deze nota vormt het kader voor de samenwerking met andere partijen en geeft antwoord op de vragen wanneer, waarom en in welke vorm de gemeente taken aan een andere organisatie, inclusief een deel van de zeggenschap en financiële middelen, overdraagt. Welke risico s daarmee gepaard (mogen) gaan en hoe de gemeente daar invloed en controle op kan uitoefenen. Doel Het doel van deze nota is derhalve het bestuur van Lingewaard een instrument te bieden om kwalitatief goede besluitvorming over de start en beëindiging van deelname aan verbonden partijen mogelijk maken. Daarnaast is het doel de relatie met de verbonden partijen en andere betrokkenen zodanig te organiseren dat de gemeentelijke doelstellingen op een efficiënte manier bereikt worden. Deze nota bevat de uitgangspunten die de gemeente hanteert bij 1. het starten en beëindigen van deelname aan een verbonden partij; 2. de manier waarop de gemeente zijn relatie wil onderhouden met de verbonden partijen zelf en met de andere eigenaren/ opdrachtgevers van deze verbonden partijen. Leeswijzer In deze nota hebben we om deze compact en overzichtelijk te houden - geen informatie en uiteenzetting over definities, achtergronden en algemene informatie over verbonden partijen en de regelgeving daarvoor opgenomen. Deze stonden al in de startnotitie Verbonden Partijen. Hierna treft u in hoofdstuk 2 de beleidsmatige afwegingen voor samenwerking in Verbonden Partijen aan. Hoofdstuk 2 bevat een aantal concrete richtlijnen voor de omgang met Verbonden Partijen en in hoofdstuk 3 staan de aspecten die betrekking hebben op sturing en control. Als bijlagen zijn toegevoegd de monitor instrumenten, het afwegingskader, de relatie- en toezichtarrangementen, de beschrijving van de risico s en een overzicht van de huidige Verbonden Partijen. Deze lijst wordt ieder jaar bij de begroting geactualiseerd en opgenomen in het Register. De bijlagen vormen een integraal onderdeel van de nota Verbonden Partijen van de gemeente Lingewaard. 4

5 Hoofdstuk 2 Beleidsmatige afwegingen Visie op samenwerking Samenwerking kan niet los gezien worden van de ontwikkelingen in de samenleving. Hierin zien we een toenemende tendens van samenwerking om doelen te bereiken en resultaten te boeken. Veelal in samenwerkingsverbanden die minder formeel zijn, steeds van samenstelling wisselen en na verloop van enige tijd ophouden te bestaan of vervangen worden door andere samenwerkingsverbanden. Dergelijke samenwerkingsverbanden hebben onze voorkeur. We beseffen dat, tegen de achtergrond van de steeds verdere uitbreiding en complexiteit, we onze taken niet altijd meer zelfstandig kunnen uitvoeren. Samenwerking met andere partners, waaronder andere overheden, kan dan een oplossing bieden. Wanneer dit geformaliseerd dient te worden hebben we een voorkeur voor een publieke rechtsvorm (gemeenschappelijke regeling) boven een private rechtsvorm zoals een NV of stichting. Uitgangspunten Wanneer we de samenwerking vorm geven in een Verbonden Partij doen we dat alleen op grond van zorgvuldige besluitvorming waarbij aan de onderstaande, fundamentele uitgangspunten is voldaan. Uitgangspunt 1 Gemeentelijke doelen In de eerste plaats is het van belang, wanneer we taken aan een Verbonden Partij overdragen, goed zicht te hebben op welke doelen hiermee gerealiseerd moeten worden. Daarbij maken we onderscheid tussen uitvoerings- en beleidstaken. Het moet duidelijk zijn wat wordt beoogd met de Verbonden Partij, welke doelen uit de programmabegroting hierdoor (mede) gerealiseerd worden en welke resultaten of prestaties er door de Verbonden Partij worden geleverd. Op die manier is gemakkelijk na te gaan in welke mate en tegen welke inzet van middelen deze doelen gerealiseerd worden. Hiervoor gebruiken we de monitor instrumenten checklist en format paragraaf verbonden partijen uit bijlage 1. Uitgangspunt 2 Afwegingskader Wanneer we overwegen om deel te gaan nemen in een verbonden partij, is het belangrijk om bij de start daarvan aan te geven op welke manier het realiseren van deze doelen het best gestalte kan krijgen. Daarom hanteren we daarvoor steeds hetzelfde afwegingkader (bijlage 2). Aan de hand hiervan voeren we de discussie of er aanleiding is over te gaan tot deelname aan een verbonden partij. Ook helpt dit bij het kiezen van de vorm van de verbonden partij. Uitgangspunt 3 Relatie- en toezicht arrangementen De manier waarop we de relatie onderhouden hangt af van de omvang van het bestuurlijk belang van de te bereiken doelstelling en het financieel belang. Op basis van een periodieke inschatting delen we het belang van de verbonden partij in drie categorieën, te weten: a. Verbonden partij minder belangrijk b. Verbonden partij van gemiddeld belang c. Verbonden partij heel belangrijk Per arrangement maken we ook onderscheid in beleid en uitvoering. Dit onderscheid tussen beleid en uitvoering is vooral van belang voor de aspecten invloed en control. Deze arrangementen, en in het bijzonder de manier waarop we daarin toezicht houden op de Verbonden Partij, zijn verder uitgewerkt in bijlage 3. 5

6 Uitgangspunt 4 Rollen Verbonden partijen en meer in het bijzonder de gemeenschappelijke regelingen zijn geen onderdeel van ons democratisch stelsel. Met andere woorden inwoners van gemeenten hebben geen directe invloed op de samenstelling van het bestuur. De democratische legitimatie van de gemeenschappelijke regelingen ligt bij de raden van de deelnemende gemeenten, zij keuren de regeling goed en zij controleren via hun colleges of de regelingen bijdragen aan de gemeentelijke doelen. De gemeente heeft bij een verbonden partij altijd twee rollen, namelijk: - klant/opdrachtgever: de gemeente moet hierbij toezien in hoeverre de verbonden partij de gemeentelijke doelen bereikt of de gemeentelijk taken uitvoert, de afgesproken producten of diensten levert en of het de gemeente niet meer kost dan was afgesproken; - bestuurder/eigenaar: als bestuurlijke vertegenwoordiger dient de gemeente eveneens de belangen en doelen van de verbonden partij te behartigen. De invulling van deze verschillende rollen kan leiden tot een spanningsveld. Immers een bestuurlijke vertegenwoordiger namens de gemeente Lingewaard dient als (dagelijks) bestuurslid van de verbonden partij primair te doen wat goed is voor de verbonden partij (rol: bestuurder/eigenaar). Dit kan op gespannen voet staan met dat wat goed is voor de gemeente (rol: klant/opdrachtgever). Deze bestuurlijke vertegenwoordiger kan en moet echter wel ook het eigen gemeentelijk standpunt naar voren brengen in het bestuur van de Verbonden Partij. Het is daarom zinvol hierin zoveel als (wettelijk) mogelijk een scheiding in aan te brengen. De rol van opdrachtgever en eigenaar moet onderscheiden van elkaar zijn uitgewerkt in het mandaat of delegatiebesluit dat aan de vertegenwoordiging ten grondslag ligt. In het arrangement hoog bestuurlijk en financieel belang bekleden verschillende vertegenwoordigers (leden van het college van B&W c.q. van de gemeenteraad) de rol van opdrachtgever en eigenaar, waarbij we ook afzonderlijke advieslijnen hanteren. Uitgangspunt 5 Invloed We beseffen dat we niet de enige opdrachtgever en eigenaar zijn. Dat betekent dat we altijd de invloed zullen moeten delen met andere partners. Het betekent ook dat een effectieve samenwerking met de verbonden partijen afhankelijk is van de contacten en samenwerking met de andere opdrachtgevers en eigenaars. Tegelijkertijd dient de eigen invloed van zowel gemeenteraad als college in de Verbonden Partij zo groot mogelijk te zijn. Daarom willen we dat bij de zetelverdeling en stemverhouding rekening wordt gehouden met de omvang van de inbreng van onze gemeente. De instrumenten daarvoor zijn een gewogen afvaardiging en, zo veel mogelijk, een gekwalificeerde meerderheid van stemmen. Uitgangspunt 6 Bestuurlijke drukte Samenwerken geeft een extra dimensie aan besturen en organiseren. Het besturen van een samenwerkingsverband vraagt meer en andere aandacht dan het besturen van één organisatie. Besturing wordt door samenwerking dus altijd moeilijker. Als het niet nodig is, kun je het beter niet doen. Met een goede formule voor de samenwerking - waarin het wat, voor wie en hoe helder geformuleerd zijn kunnen we onnodige bestuurlijke drukte voorkomen. We realiseren ons dat afstemming tussen deelnemers die elk een zekere autonomie behouden echter altijd noodzakelijk blijft om tot resultaten te komen. Een goed ingerichte samenwerking vermindert de hoeveelheid gedoe. Naar verwachting zal de komende jaren het aantal samenwerkingsverbanden alleen maar toenemen. Bij het aangaan van samenwerking in een Verbonden Partij dient deze bestuurlijke drukte tot het minimum beperkt te blijven. Uitgangspunt 7 Evaluatie Deelname aan een Verbonden Partij is geen eeuwigdurende zaak. Regelmatig moet de noodzaak en doel van de samenwerking geëvalueerd worden. De frequentie daarvan verschilt per arrangement. We gebruiken daarvoor de eerder genoemde instrumenten checklist en afwegingskader en evalueren aan de hand van de hiervoor genoemde uitgangspunten. Op grond van de uitkomsten van deze evaluatie beslissen we iedere keer over het al dan niet voortzetten van de samenwerking. Daarom is het ook noodzakelijk dat bij iedere Verbonden Partij duidelijk is wat de gevolgen van uittreding of beëindiging zijn. Overigens dient daarbij te worden overwogen dat een eenzijdige uittreding vaak hoge kosten met zich mee brengt. 6

7 Hoofdstuk 3 Richtlijnen De beleidsmatige afwegingen uit hoofdstuk 2 kunnen we verder concreet vertalen in een aantal richtlijnen voor de manier waarop wij met samenwerking in het kader van Verbonden Partijen omgaan. De voorkeur gaat daarbij uit naar de bestuursrechtelijke vorm van een Gemeenschappelijke Regeling. De richtlijnen zijn mede bedoeld om aan te geven in welke gevallen en onder welke voorwaarden hiervan kan worden afgeweken. 1. De gemeente Lingewaard gaat samenwerkingsverbanden alleen aan op grond van de in hoofdstuk 2 geformuleerde uitgangspunten. Deze worden getoetst door middel van de checklist en het afwegingskader. 2. Samenwerking tussen de gemeente Lingewaard en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen is hiervoor het enig wettelijk kader. 3. Samenwerking tussen de gemeente Lingewaard en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden. 4. In alle gevallen waarbij overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan derden aan de orde is, wordt een risicoanalyse bij de afweging voor het aangaan van de samenwerking betrokken. In het toezichtarrangement wordt geregeld wanneer er weer een actualisatie van die risicoanalyse plaatsvindt. 5. De gemeente Lingewaard participeert uitsluitend in een privaatrechtelijke rechtsvorm door middel van het bekleden van bestuurs- of commissariaatfuncties indien dit noodzakelijk is om de regierol van de gemeente vorm en inhoud te geven. In dat geval vindt de vertegenwoordiging van de gemeente plaats door een bestuurder. Zodra de regierol vorm en inhoud heeft gekregen trekt de gemeentelijke bestuurder zich uit de bestuurs- of commissariaatfunctie terug. De regie van de gemeente bij vennootschappen wordt dan uitsluitend nog vorm gegeven door middel van het aandeelhouderschap en bij andere privaatrechtelijke rechtsvormen door prestatieafspraken in de vorm van subsidievoorwaarden. 6. Ambtenaren hebben namens de gemeente geen zitting in besturen en zijn namens de gemeente Lingewaard geen commissaris in een vennootschap. 7. Het college van burgemeester en wethouders is het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het aandeelhouderschap. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente Lingewaard in de aandeelhoudersvergadering of laat zich op basis van een daartoe strekkende machtiging door een ander lid van het college vertegenwoordigen. 7

8 Hoofdstuk 4 Sturing en control Informatievoorziening De aansturing van en het uitoefenen van toezicht op een verbonden partij is meestal een taak van het college. Is sommige gevallen kan dit ook voor behouden zijn aan de raad. Het is van belang dat het college de raad informeert over het reilen en zeilen bij de verbonden partij. Daarbij gelden de volgende algemeen uitgangspunten: - Het college informeert bij elke nieuwe of te wijzigen gemeenschappelijke regeling of andere overeenkomst, waarbij zeggenschap van de raad en/of het college in het geding is, van te voren de gemeenteraad. Daarbij wordt deze in het bijzonder geïnformeerd over de vraag hoe de te sluiten overeenkomst de gemeenschappelijke zeggenschap raakt en wat het college voornemens is te doen om de zeggenschap van het gemeentebestuur te borgen dan wel de vermindering van deze zeggenschap te beperken. - Het college informeert de raad jaarlijks over de vraag of de taken door de verbonden partij conform de door de raad gestelde kaders worden uitgevoerd. Voor zover begrotingsvoorstellen van verbonden partijen niet passen binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders zal het college deze ter besluitvorming voorleggen aan de gemeenteraad. - Het college informeert de raad zo spoedig mogelijk bij dreigende (financiële of andere) problemen bij een verbonden partij en het college geeft hierbij aan welke maatregelen worden getroffen om de nadelige financiële gevolgen voor de gemeente zoveel mogelijk te beperken. - Het college informeert de gemeenteraad bij de jaarstukken en de begroting, overeenkomstig de BBV-voorschriften middels de paragraaf verbonden partijen, over de stand van zaken en voortgang van de Verbonden Partijen. Per arrangement (zie hoofdstuk 2, uitgangpunt 3) is deze informatievoorziening in bijlage 1 verder uitgewerkt. Voor een goede sturing door het gemeentebestuur is het van belang dat we tijdig genoeg kunnen beschikken over relevante (financiële) informatie. Hiervoor dient zoveel als mogelijk te worden aangesloten bij de planning en control cyclus van onze gemeente. Tenminste worden de in de Wet gemeenschappelijke regeling opgenomen termijnen voor het indienen van de (meerjaren) begroting en jaarstukken van de Verbonden Partij gehanteerd. Sturen op en van risico s Het samenwerken met verbonden partijen levert niet alleen voordelen op, maar kan ook bestuurlijke en financiële risico s inhouden. Een goede samenwerking met verbonden partijen is niet alleen gebaat bij een onderling vertrouwen en het creëren van onderling draagvlak tussen gemeente en verbonden partij, maar ook bij het in beeld brengen van (financiële en bestuurlijke) risico s. De bestuurlijke en financiële risico s beperken zich niet alleen tot het direct functioneren van de verbonden partij. Ook de omgeving van de verbonden partij, bijvoorbeeld door economische ontwikkelingen of door wijziging in de wetgeving, verandert. Ter zake van dit soort aspecten wordt in bijlage 3 een opsomming geschetst van mogelijke risico s die in relatie tot een verbonden partij kunnen optreden. Risico analyse De uitvoer van de risicoanalyse bevat de onderstaande stappen, waarbij de stappen 3 t/m 6 onderdeel zijn van het reguliere risicomanagementbeleid. 8

9 Risicoanalyse Stap Omschrijving 1. Analyseer de doelstelling van de verbonden partij en breng de hiervoor noodzakelijke randvoorwaarden in beeld (financiële en bestuurlijke analyse) 2. Breng de risico s in kaart zoals genoemd in de tabel van risicosoorten (zie bijlage 1) 3. Stel een risicoanalyse op per verbonden partij (LIAS) 4. Kies op basis van de risicoanalyse de beheersmaatregelen (LIAS) 5. Monitor de omstandigheden (risicofactoren) die van invloed zijn op de risicosoorten 6. Kijk periodiek naar de effectiviteit van de in stap 4 genomen beheersmaatregelen Per verbonden partij wordt conform onderstaand model bezien hoeveel bestuurlijk (inhoudelijk) en financieel belang er is en hoeveel risico er wordt gelopen. Op basis van de beide analyses wordt de verbonden partij geplaatst in één van de arrangementen. Financiële analyse De financiële analyse wordt uitgevoerd aan de hand van de zes onderstaande financieel georiënteerde vragen. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het financiële belang en risico bepaald op laag, gemiddeld of hoog. Financieel belang 1. Omvang jaarlijkse financiële bijdrage Laag Gemiddeld Hoog < > Is het weerstandsvermogen van de VP toereikend? Volledig Deels Niet 3. Benodigd gemeentelijk weerstandsvermogen obv risico s bij VP < > In hoeverre is de gemeente financieel aansprakelijk? Niet Gedeeltelijk Volledig 5. Is de organisatie in staat om financieel bij te sturen? Volledig Deels Niet 6. Is de bedrijfsvoering van de organisatie op orde? Ja Gedeeltelijk Nee Bestuurlijke (inhoudelijke) analyse De bestuurlijk (inhoudelijke) analyse wordt ook uitgevoerd aan de hand van de zes onderstaande inhoudelijke vragen. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het bestuurlijk belang en risico ook bepaald op laag, gemiddeld of hoog. Bestuurlijk belang 1. In hoeverre komt Lingewaards belang overeen met het belang van de organisatie? Minder Gemiddeld Hoog Volledig Gedeeltelijk Minimaal 2. Is er invloed op de samenstelling van het bestuur? Ja - Nee 3. Is Lingewaard vertegenwoordigd in het bestuur? 4. Zijn er duidelijk afspraken over doelen en te leveren prestaties? Dagelijks bestuur Algemeen bestuur/overig Nee Ja Gedeeltelijk Nee 5. Zijn er duidelijk afspraken over informatievoorziening? Ja Gedeeltelijk Nee 6. In hoeverre zijn de te leveren prestaties van invloed op de realisatie van gemeentelijke doelstellingen? Minimaal Gemiddeld Maximaal Risicomanagement Voor de inventarisatie en beoordeling van risico s van verbonden partijen ten aanzien van dekking in het weerstandsvermogen wordt aangesloten bij de methodiek voor risicomanagement die in 2014 is vastgesteld. Risicomanagement wordt in het kader van verbonden partijen gedefinieerd als: een risico-inventarisatie en risicowaardering gecompleteerd met een overzicht van bijbehorende beheersmaatregelen per verbonden partij. Het resultaat hiervan wordt vastgelegd en onderhouden in het informatiesysteem LIAS, en ingevolge 9

10 de P&C-cyclus tweemaal per jaar aan de gemeenteraad gerapporteerd. De evaluatie en actualisatie van deze risico s krijgen een plek in de bestaande P&C-cyclus. Onderzoek rekenkamer In de gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsovereenkomst die de gemeente aangaat c.q. is aangegaan met andere partijen dienen bepalingen te zijn c.q. worden opgenomen waarmee de rekenkamers en /of rekenkamercommissies van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en in gezamenlijkheid in staat worden gesteld om alle informatie te verkrijgen voor de wettelijke uitoefening van de rekenkamer of rekenkamercommissietaak nodig is. Actualisatie Gezien het toenemend belang van samenwerking in Verbonden Partijen is het noodzakelijk dat beleid en uitgangspunten periodiek geactualiseerd worden. Hiervoor zal deze nota Verbonden Partijen aan het begin van iedere nieuwe raadscyclus dus eens in de vier jaar geactualiseerd worden. 10

11 BIJLAGEN 1. Monitoring a. Checklist b. Format paragraaf Verbonden Partijen 2. Afwegingskader 3. Relatie- en toezichtarrangementen 4. Risico s 5. Overzicht en indeling Verbonden Partijen 11

12 Bijlage 1 Monitoring 1a Checklist 1. Bepaal de ruimte om te kiezen voor samenwerking, de vorm waarin en de partners waarmee dat gebeurt. - welke argumenten zijn er om als gemeente te willen samenwerken? - als het gaat om publieke taakbehartiging: welke rechtsvorm sluit daar het beste bij aan? - wat is het risicoprofiel van de verbonden partij? Bij de keuze voor de vorm van een verbonden partij dient de afweging tussen democratische vormgeving enerzijds en efficiënte vormgeving anderzijds goed beargumenteerd en expliciet gemaakt te worden. 1 Bij deze afweging kan het afwegingskader zoals genoemd in bijlage 2 gebruikt worden. 2. Beslis wat het juiste type verbonden partij is om het gemeentelijk doel/doelen te realiseren. - Gebruik hiervoor het afwegingskader uit bijlage Stel, zoveel mogelijk van tevoren, met alle samenwerkingspartners de gewenste doelen vast en actualiseer die, op grond van de evaluatie resultaten, periodiek. 4. Maak duidelijke prestatieafspraken en afspraken over de (op termijn) te realiseren beleidseffecten en leg deze vast. Hou daarbij rekening met: - prestaties en kwalitatieve afspraken (SMART maken); - afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; - afspraken rond risico s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst; - afspraken over de evaluatie van de sturingsrelaties tussen de verbonden partij en de deelnemers; - de omgang met what if -scenario s. 5. Stem de informatievoorziening en -momenten af op de vastgelegde afspraken. Hou daarbij rekening met onderstaande aandachtspunten: - rapportage over zowel financiële grootheden, kwantitatieve grootheden (prestatie-indicatoren) en kwalitatieve grootheden (ook klachten, knelpunten e.a.); - afspraken over de wijze waarop de raad door het college (of de ambtelijke contactpersoon of de VP zelf) wordt geïnformeerd over de gang van zaken op de door de raad als relevant aangeduide onderwerpen; - de wijze waarop de rapportage van de VP aansluit bij de p&c cyclus van het gemeentebestuur, en wel op zodanig momenten dat daarmee tussentijdse sturing door de gemeenteraad mogelijk is. Dit geldt ook voor de zeggenschap van de raad over belangrijke beleidsvoornemens via de zogenaamde wensen- en bedenkingenprocedure ex art. 169, lid 4 Gemeentewet. - maak eventueel afspraken over periodieke benchmarks en audits om de efficiency en effectiviteit te borgen. Geef de VP kader stellend de te hanteren overheadratio( s) mee en vraag de VP inzicht te geven in de ontwikkeling van de overheadratio( s). 6. Breng een scheiding aan tussen de rollen van klant, opdrachtgever en eigenaar binnen de gemeentelijke organisatie (functiescheiding). Geef de rollen aan de juiste mensen met de juiste competenties. Organiseer waar nodig onderlinge afstemming. Let daarbij op: - dat portefeuillehouders en raadsleden geen posities met ongewenste dubbele petten bekleden; 2 - dat eventuele mandaten van raad aan college passen in de duale verhoudingen; 1 Democratische vormgeving en efficiënte vormgeving vallen in de praktijk veelal niet samen. 2 In bepaalde (weloverwogen en beargumenteerde) gevallen kan een dubbele pet situatie wel, tijdelijk dan wel structureel, als wenselijk worden beoordeeld. 12

13 - dat bij Verbonden Partijen die vallen onder het zwaarste toezicht arrangement 3 geen delegatie van bevoegdheden aan het college mogelijk is, - dat voldoende kennis en expertise ten aanzien van de uit te voeren taak binnen de gemeentelijke organisatie aanwezig is, - de interne organisatie van de verbonden partij op voldoende wijze wordt gecontroleerd. 7. Evalueer de verbonden partij periodiek volgens een van te voren vast gestelde systematiek. 8. Inventariseer en waardeer periodiek de risico s ten aanzien van de verbonden partij 3. De risicoparagraaf in de gemeentelijke jaarstukken dient daartoe volledige informatie te geven. 9. Er is vastgelegd wie er verantwoordelijk is als er iets mis gaat (verbonden partij, gemeente, wethouder) en wie er in een dergelijk geval bestuurlijk en financieel aansprakelijk is. 10. De afspraken rond uittreding of aanpassing van de regeling zijn goed geregeld zijn. Besteed daarbij aandacht aan de volgende zaken: - welke financiële gevolgen uittreding/aanpassing heeft voor de gemeente; - waar verantwoordelijkheden van het samenwerkingsverband door uittreding/aanpassing worden ondergebracht; - wat uittreding/aanpassing betekent voor de uitvoering van de taken die zijn ondergebracht in het samenwerkingsverband; - welke gevolgen uittreding/aanpassing heeft voor inwoners van Lingewaard. 11. De verdeling van de zeggenschap, formeel en materieel, is op een aanvaardbare wijze georganiseerd en verdeeld tussen de deelnemers. 3 Daarbij gaat het niet enkel om de financiële risico s, maar ook de politiek-bestuurlijke risico s en bijvoorbeeld de risico s met betrekking tot het imago van de gemeente. 13

14 1b. Format paragraaf Verbonden Partijen Gemeenschappelijke Regeling Doel Partijen Openbaar belang Bestuurlijk belang Financieel belang Voortgang Ontwikkelingen Rapportages Interne organisatie Datum statuten, oprichtingsakte van de VP Datum meest recente wijziging van de VP Bij welk onderdeel/onderdelen van de programmabegroting hoort de VP Welke gemeenten en/of andere publieke partijen nemen deel in de VP Welke openbaar belang wordt met de VP gediend? Deelname in Algemeen, Dagelijks bestuur Door wie Met welk mandaat Gemeentelijk belang/aandeel (als percentage) t.o.v. totaal Bijdrage in de begroting van de VP Omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen aan het begin en het einde van het jaar Rekeningresultaat Aandeel Lingewaard in het resultaat Heeft de VP haar aandeel in de programmabegroting gerealiseerd? Doet zij dit binnen de financiële kaders? Heeft de VP haar eigen doelstellingen gerealiseerd? Heeft de VP haar doelstellingen binnen haar eigen financiële kaders gerealiseerd? Welke relevante ontwikkelingen hebben zich voorgedaan? Wat heeft dit voor (financiële) gevolgen en voor de toekomst? Jaarverslag VP d.d. Begroting VP d.d. Tussenrapportages d.d. Procesverantwoordelijk team 14

15 Bijlage 2 Afwegingskader 1. Nee Is er sprake van een publiek belang? Niets doen en aan de markt of andere overheden overlaten Ja 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid Ja bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk? Uitvoering door de gemeente zelf Nee 3. Kan de gemeente het publieke belang Ja als opdracht-, subsidie- of re- gelgever voldoende behartigen? Uitbesteden of met toezicht door de markt laten uitvoeren Nee 4. Is een publiekrechtelijke participatie Ja op basis van de Wgr mogelijk of wettelijk verplicht? Oprichten of aangaan van een publiekrechtelijke samenwerking Nee Een publiekrechtelijke participatie met gemeentelijke vertegenwoordiging Keuze vorm zie 4.a 5. Is er sprake van een project waarbij Ja een PPS constructie meerwaarde kan hebben? Oprichten of aangaan van een publiek-private samenwerking. Wel/geen vertegenwoordiging? Nee Een PPS constructie met gemeentelijke vertegenwoordiging 6. Ja Is een privaatrechtelijke deelneming mogelijk en opportuun? Oprichten of aangaan van een publiek-private samenwerking. Wel/geen vertegenwoordiging? 15 Nee Uitvoering door gemeente zelf Een privaatrechtelijke participatie met gemeentelijke vertegenwoordiging

16 Stap 1: Publiek belang De vraag wat er onder publiek belang wordt verstaan, is niet in het algemeen te beantwoorden. Er is geen eenduidige definitie van het begrip 'publiek belang'. Het begrip is bovendien voortdurend aan veranderende inzichten over rol en taak van de overheid onderhevig. In het rapport 'Het borgen van publiek belang' geeft de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) aan dat het antwoord op deze vraag primair van politiek/ideologische aard is en daarom door de gemeente zelf moet worden gegeven. Het rapport van de WRR uit 2000 is nog steeds actueel en richtinggevend. De WRR onderscheidt maatschappelijke en publieke belangen. Belangen zijn maatschappelijke belangen als de behartiging daarvan voor de samenleving als geheel gewenst is. De behartiging van maatschappelijke belangen kan zowel door de gemeente als door een private rechtspersoon plaatsvinden. Niet altijd is de betrokkenheid van de overheid een vereiste. De markt kan ook een maatschappelijk belang behartigen. Wanneer de betrokkenheid van de overheid vereist is, is er volgens de WRR sprake van een publiek belang. Wanneer er geen sprake is van een publiek belang of van een publiek belang dat niet door de gemeente behartigd kan worden, wordt de uitvoering van het belang aan de markt of andere overheden overlaten. Als de gemeente wel een rol heeft, volgt stap 2. Stap 2: Gemeentelijke betrokkenheid Voor volledige gemeentelijke betrokkenheid kunnen verschillende redenen zijn. Een aantal voorbeelden: Een wettelijke verplichting om een taak intern door de gemeente uit te voeren; Het uitvoeren van een bepaalde taak is van strategisch belang voor de gemeente; Door de hoge risico's en onzekerheden met betrekking tot de uit te voeren taak is het uitbesteden van de taak niet mogelijk of alleen tegen hoge kosten. Hier kan ook expliciet naar voren komen dat de gemeente een taak in regionaal verband moet uitvoeren, bijvoorbeeld een werkbedrijf, veiligheidsregio of uitvoeringsdienst. Als bij de behartiging van het publieke belang volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk is, zal de activiteit binnen de gemeente worden ondergebracht en door de gemeente zelf worden uitgevoerd. Dit geldt niet als er een wettelijke verplichting geldt tot regionale samenwerking. Is er geen reden voor 100% betrokkenheid, dan volgt stap 3. Stap 3: De gemeente als opdracht-, subsidie- of regelgever Uitgangspunt is dat de publieke taak bij voorkeur door de gemeente in de hoedanigheid van publiekrechtelijke rechtspersoon behartigd wordt. Dat hoeft niet te betekenen dat alles intern wordt uitgevoerd. Daarbij bestaan drie opties: Uitvoering in te kopen bij externe uitvoerders op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten. Bijvoorbeeld: goederen, bouwprojecten of diensten. In deze gevallen fungeert de gemeente als opdrachtgever; Uitvoering door derden met subsidies op basis van gemeentelijke subsidievoorwaarden. Bijvoorbeeld: bijdragen aan sport, kunst en cultuur; De inzet van de publiekrechtelijke bevoegdheid van de gemeente als regelgever door middel van voorschriften betreffende de uitvoering van een publieke taak en de handhaving van deze voorschriften door middel van toezicht (bijvoorbeeld: kinderopvang). Als een gemeente verplicht een taak in regionaal verband moet uitvoeren, komt hier naar voren dat de uitvoering niet aan de markt kan worden overgelaten. 16

17 Indien volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang niet noodzakelijk is en de gemeente het publieke belang als opdracht-, subsidie- of regelgever voldoende kan behartigen, dan kan de taak worden uitbesteed of met toezicht door de markt worden uitgevoerd. Bovenstaande gaat niet op als er een verplichting geldt voor regionale samenwerking. Als de gemeente het publieke belang als opdracht-, subsidie-, of regelgever niet voldoende kan behartigen volgt stap 4. Stap 4 tot en met Stap 6: algemene overwegingen voorafgaand aan vormen van samenwerking Bij de afwegingen die bij de vorige stappen zijn gemaakt, is nog geen keuze gemaakt voor een vorm van deelname in een verbonden partij. De keuze voor een publiekrechtelijke dan wel een privaatrechtelijke samenwerkingsvariant is niet geheel vrij. Belangrijk uitgangspunt bij deze keuze is de mogelijkheid om overheidsinvloed uit te oefenen en invulling te geven aan democratische controle teneinde publieke belangen te borgen. Bovendien geeft wet- en regelgeving aan, dat de overheid bij zijn taakvervulling alleen gebruik mag maken van de privaatrechtelijke weg als dat geen onaanvaardbare doorkruising is van de publiekrechtelijke weg. Soms zal die doorkruising gemakkelijk zijn vast te stellen, zeker als de wet met zoveel woorden aangeeft welke publiekrechtelijke instrumenten de overheid dient in te zetten. Soms is het veel moeilijker vast te stellen of de wet een keuze aan de overheid heeft gelaten. Publiekrechtelijke samenwerking kan ook nadelen met zich meebrengen. Ten opzichte van privaatrechtelijke samenwerkingsvormen zal veelal sprake zijn van langere besluitvormingstrajecten. Tevens kan de invloed bij de samenwerking met bijvoorbeeld meerdere andere gemeenten beperkt zijn. Daarom is het van belang dat w e een integrale afweging maken op de punten zoals gepresenteerd in het nu volgende kader. Aan de voorkeursvariant voor publiekrechtelijke samenwerking wordt de voorwaarde verbonden dat: - de samenwerkingsvorm een extra bijdrage levert aan het publieke belang; - democratische legitimiteit goed gewaarborgd is; - voldoende invloed en/of sturing op de samenwerkingsvorm kan worden uitgeoefend; - controle adequaat kan worden ingevuld. Stap 4: Publiekrechtelijke deelneming (Wgr) Voorafgaand aan de keuze voor publiekrechtelijke deelneming is bij stap 1 tot en met 3 bepaald, dat er sprake is van een publiek belang (stap 1) waarbij gemeentelijke betrokkenheid voor behartiging van het publieke belang niet noodzakelijk is (stap 2) en dit publieke belang niet voldoende door opdracht-, subsidie- of regelgeving kan worden behartigd (stap 3). Zoals gezegd heeft het bij de keuze voor een vorm van samenwerking onze voorkeur het publieke belang via het publiekrecht te behartigen. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) maakt dit mogelijk voor samenwerking tussen gemeenten en andere lagere overheden. Daarnaast biedt de Wgr een aantal waarborgen met betrekking tot verantwoording en politieke controle, die de privaatrechtelijke varianten (deze komen bij stap 5 en 6 aan de orde) niet vanzelfsprekend in zich dragen. 17

18 4 A. Keuze voor vorm van publiekrechtelijke samenwerking. Is voor de samenwerking overdracht van bevoegdheden nodig/gewenst? Nee 1. Bevoegdhedenovereenkomst (convenant), gemeenten blijven zelfstandig bevoegd 2. Netwerkconstructie Nee, wel mandaat nodig ja 3. Enkelvoudige centrumregeling 4. Meervoudige centrumregeling 5. Gemeenschappelijk Orgaan Nee Rechtspersoon nodig? 6. Openbaar Lichaam Ja Binnen het openbaar lichaam als vorm van een GR kan worden gekozen voor een cafetaria model waarbij een vast pakket wordt afgenomen door alle deelnemende gemeenten en per gemeente kan worden gekozen voor een bepaalde module bovenop dit basispakket af te nemen of te kiezen om dit niet te doen. Samenwerkingsafspraken worden vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten per module Stap 5: Publiek Private Samenwerking (PPS) Deelname aan een PPS is deelname aan een vorm van privaatrechtelijke samenwerking. Een PPS constructie kan in velerlei juridische entiteiten vorm krijgen. Ten aanzien van PPS geldt - vanwege het gedeeltelijk private karakter - in algemene zin de regel 'nee tenzij': uitgaande van een publiek belang moet de gemeentelijke betrokkenheid gewenst zijn. Bijzondere redenen om deel te nemen aan PPS kunnen liggen op het vlak van delen of verleggen van risico's, meerwaarde, slagvaardigheid, efficiencywinst (betere benutting van inzet en kwaliteit van marktpartijen) en effectiviteit (specifieke expertise, bijvoorbeeld wanneer de activiteiten markt georiënteerd zijn en in een meer markt georiënteerde setting moeten worden uitgevoerd). Vervolgens wordt beoordeeld of en hoe een samenwerking met marktpartijen het risico kan verlagen door een grotere slagvaardigheid, efficiëntie en effectiviteit en of samenwerking de realisatie van het plan op een commerciële vastgoedmarkt beter uitvoerbaar maakt. Soms kan het feit dat private belangen in een gebied erg versnipperd zijn - waardoor ieder voor zich de problematiek van een gebied niet zelf kan aanpakken - de aanleiding vormen om een samenwerking te initiëren. 18

19 Herstructurering van winkels en andere economische functies kunnen ook een dergelijke aanleiding zijn. Het opzetten van een gezamenlijke ontwikkelingsmaatschappij voor een dergelijk project kan daarbij wellicht helpen. Als de meerwaarde van de samenwerkingsoptie aantoonbaar minder risico oplevert, goedkoper in uitvoering is of kwalitatief tot een beter plan zal leiden, wordt eerst een samenwerkingsovereenkomst afgesloten waarin de grondslagen van de juridische entiteit wordt vastgelegd. Het op te richten bedrijf is een middel om tot een praktische uitvoering van het project te komen. Indien er sprake is van een project waarbij een PPS-constructie mogelijk is en aantoonbare meerwaarde biedt, dient vervolgens de afweging te worden gemaakt in hoeverre dat (gedeeltelijk) bestuurlijke verantwoordelijkheid genomen moet worden. Stap 6: Privaatrechtelijke deelneming Zoals al eerder aangegeven verdient het de voorkeur dat publiek belang wordt behartigd langs de publiekrechtelijke weg. Indien er echter zwaarwegende redenen zijn om de bestuurlijke en/of financiële verantwoordelijkheid voor een publieke taak geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een privaatrechtelijke organisatie, dan volgt de oprichting van of deelname in een privaatrechtelijke rechtspersoon. Zwaarwegende argumenten zijn meerwaarde, slagvaardigheid, efficiencywinst en effectiviteit. Ook kan een argument zijn, dat de gemeente de wens heeft een specifieke private partij te betrekken bij het realiseren van doelen. Vervolgens wordt beoordeeld welke privaatrechtelijke rechtsvorm of combinatie van rechtsvormen de voorkeur geniet. De keuze voor een specifieke rechtsvorm kan onder andere samenhangen met het te bereiken doel. Indien een privaatrechtelijke participatie mogelijk en opportuun is dan dient er een afweging plaats te vinden ten aanzien van de mate van bestuurlijke verantwoordelijkheid Als een privaatrechtelijke participatie niet mogelijk en opportuun is dan kan de gemeente besluiten om de activiteit binnen de gemeente onder te brengen of te houden en intern uit te voeren. 19

20 Bijlage 3 Relatie- en toezichtarrangementen Bestuurlijk en financieel belang We bepalen periodiek de omvang van het bestuurlijke en financiële belang, beide op een schaal van laag, gemiddeld en hoog. Deze inschatting bepaalt hoe belangrijk de verbonden partij voor de gemeente is: minder belangrijk, van gemiddeld belang of heel belangrijk. Op basis van de financiële en de bestuurlijke belang en risico bepaling wordt de verbonden partij geplaatst in één van de arrangementen. Verbonden partijen die op beide vlakken laag scoren én partijen die slechts op één vlak gemiddeld scoren worden gelabeld als minder belangrijk. Verbonden partijen die op beide vlakken gemiddeld scoren én partijen die slechts op één vlak hoog scoren worden gelabeld als gemiddeld belangrijk. Tot slot worden de verbonden partijen die op beide vlakken hoog scoren gelabeld als heel belangrijk. Dit gebeurt op basis van het hieronder weergegeven model. Onder financieel belang verstaan we in dit verband: de mate c.q. hoogte waarin de gemeente bijdraagt in de exploitatie en het vermogen van de verbonden partij en de omvang van de hier aan verbonden risico s. Onder bestuurlijk belang verstaan we in dit verband: het belang van het publieke doel dat door de verbonden partij wordt gerealiseerd en maatschappelijke impact daarvan. Aan de matrix financieel versus bestuurlijk belang verbinden we vervolgens drie relatie arrangementen. Minder belangrijk Verbonden partijen waarbij de gemeente een laag bestuurlijke en financiële risico s loopt worden gelabeld als minder belangrijk. De gemeenteraad wordt over deze verbonden partijen geïnformeerd bij de Programmabegroting en de Jaarrekening. Dit gebeurt in de paragraaf verbonden partijen. Daarnaast wordt de begroting van Gemeenschappelijke Regelingen ter zienswijze aan de gemeenteraad voorgelegd. Vanzelfsprekend wordt de gemeenteraad conform de actieve informatieplicht van het college, via Raadsinformatiebrieven geïnformeerd als zich tussentijds belangrijke ontwikkelingen voordoen. Gemiddeld belangrijk Verbonden partijen waarbij de gemeente een gemiddeld bestuurlijk of financieel risico loopt worden gelabeld als gemiddeld belangrijk. Daarnaast zal de bestuurlijke en ambtelijke overlegfrequentie met deze verbonden partijen hoger zijn dan bij de partijen die als minder belangrijk zijn gelabeld. Tot slot worden deze verbonden partijen ook periodiek geagendeerd in het college. Heel belangrijk Verbonden partijen waarbij de gemeente een hoog bestuurlijk en financieel risico loopt worden gelabeld als heel belangrijk. Aanvullend op het voorgaande wordt de bestuurlijke en ambtelijke overlegfrequentie met deze verbonden partijen verder opgevoerd. 20

21 Beleid en uitvoering Naast het onderscheid in bestuurlijk en financieel belang maken we voor de relatie- en toezichtarrangementen ook een onderscheid in Verbonden Partijen die hoofdzakelijk taken hebben op het gebied van beleid versus taken op het gebied van uitvoering. Beleid Bij het ontwikkelen en uitvoeren van beleid gaat het vooral om taken die te maken hebben met het stellen van (strategische) doelen in onderlinge samenhang met de inzet van middelen en het tijdspad om deze te verwezenlijken. In de praktijk komen organisaties die zich zuiver alleen met beleid bezig houden nauwelijks voor. Vaak is sprake van een mengvorm van beleid en uitvoering waarbij Uitvoering Dit kan worden gedefinieerd als taken op het gebied van bedrijfsvoering en uitvoering zonder of met geringe beleidsruimte. Dat wil zeggen taken die naar hun aard geen of weinig bestuurlijke aansturing en controle vragen. Bij deze taken hoeft de Verbonden Partij geen beleidsmatige keuzes te maken, deze keuzes worden door de deelnemende gemeenten zelf gemaakt. Voor deze vorm. is in de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen een aparte mogelijkheid in de vorm van de bedrijfsorganisatie gecreëerd. Dit onderscheid tussen beleid en uitvoering is vooral van belang voor de aspecten invloed, als het gaat om beleid, en control, als het gaat om uitvoering. Beschrijving arrangementen Arrangement 1: Bestuurlijk en financieel risico is laag of laag/gemiddeld Dit arrangement bestaat uit de volgende maatregelen/instrumenten: a. De verbonden partij is opgenomen in de paragraaf Verbonden Partijen van de programmabegroting en het jaarverslag. b. De begroting en de jaarrekening van de verbonden partij worden opgenomen op de termijnagenda van de raad, waardoor de verbonden partij 2 x per jaar in de raad ter sprake komt. Dit geldt niet voor de deelnemingen. c. De raad maakt zienswijzen/bedenkingen kenbaar bij de begroting en de jaarrekening van de verbonden partij. Deze bevoegdheid dient expliciet opgenomen te zijn/te worden in de gemeenschappelijke regeling. d. De raad stelt vragen aan het AB-lid dat de bestuursorganen van de gemeente Lingewaard vertegenwoordigt in het Algemeen Bestuur. e. Het AB-lid neemt het initiatief om de raad periodiek mondeling te informeren over nieuwe ontwikkelingen. Dit gebeurt via de politieke van de gemeenteraad. De taakverdeling tussen raad, college en organisatie is als volgt: Raad Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening Actieve informatieplicht van college van B&W bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden College van B&W Deelname aan bestuur Beslissingsbevoegdheid in bestuur op basis van delegatie aan het college van B&W Indienen zienswijze bij begroting en jaarrekening Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, eventueel tussentijdse rapportages en jaarrekening 21

22 Streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is Ambtelijke advisering en overleggen Integrale advisering aan college over zowel opdrachtgeversrol als eigenaarsrol vanuit vak afdeling Streven naar ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is Streven naar gezamenlijkheid in ambtelijk optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is Arrangement 2: Bestuurlijk en financieel risico is gemiddeld of hoog/gemiddeld Dit arrangement bestaat uit alle maatregelen die gelden bij arrangement niveau 1 en aanvullend daarop: a. Bestuur rapportages van de verbonden partij die opgesteld worden als onderdeel van de Planning & Control cyclus van de verbonden partij, worden ter kennisname gebracht van de raad. Een en ander voor zover de verbonden partij deze beschikbaar heeft. b. Op verzoek van de raad, geeft de verbonden partij informatie op maat. Als gebruik gemaakt wordt van dit instrument kan het wenselijk zijn om regionaal draagvlak te zoeken voor de informatievraag. c. De deelname aan de Verbonden Partij wordt minimaal één keer per vier jaar opnieuw overwogen De taakverdeling tussen raad, college en organisatie is als volgt: Raad Indienen zienswijze bij begroting en/of jaarrekening Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening Actieve informatieplicht van college bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden. Periodieke informatievoorziening vanuit college van B&W College van B&W Deelname aan bestuur Beslissingsbevoegdheid in bestuur op basis van mandaat Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, periodieke gestandaardiseerde informatievoorziening en jaarrekening Streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars Ambtelijke advisering en overleggen Integrale advisering aan college over zowel opdrachtgeversrol als eigenaarsrol vanuit vak afdeling Periodiek ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers en eigenaars over beleidsmatige en financiële kanten van opdrachtgeverschap en eigenaarschap Periodiek ambtelijk contact en overleg met verbonden partij zowel vanuit opdrachtgeversrol als vanuit eigenaarsrol Arrangement 3: Bestuurlijk en financieel risico is hoog Dit arrangement bestaat uit alle maatregelen die gelden bij arrangement niveau 1 en 2 en aanvullend daarop: a. Bij voorkeur worden vanuit de gemeente Lingewaard twee vertegenwoordigers, één lid van de raad en één lid van het college, afgevaardigd. Wanneer er een zetel in het dagelijks bestuur wordt ingenomen wordt deze bezet door het lid van het college. b. Bespreken van de kadernota/perspectiefnota die de verbonden partij in het kader van zijn P&Ccyclus opstelt in de Politieke Avond, voordat deze wordt vastgesteld in het Algemeen Bestuur van de verbonden partij. Een en ander voor zover dit agenda technisch te realiseren valt. c. Elke agenda van de vergadering van het Algemeen Bestuur wordt ter kennisname gebracht van de raad. d. Een jaarlijkse (regionale) bijeenkomst van de raad met de directeur van de gemeenschappelijke regeling. 22

23 d. De deelname aan de Verbonden Partij wordt minimaal één keer per vier jaar opnieuw overwogen e. Op verzoek van de raad, een onderzoek ex artikel 213a Gemeentewet (doelmatigheid en doeltreffendheid) bij de verbonden partij. Als gebruik gemaakt wordt van dit instrument kan het wenselijk zijn om regionaal draagvlak te zoeken voor dit onderzoek. f. Op verzoek van de raad een rekenkameronderzoek. Als gebruik gemaakt wordt van dit instrument kan het wenselijk zijn om hier regionaal draagvlak voor te zoeken. De taakverdeling tussen raad, college en organisatie is als volgt: Raad Deelname aan bestuur in de rol van opdrachtgever Beslissingsbevoegdheid in bestuur op basis van mandaat; rapportage en informatie naar de gemeenteraad Indienen zienswijze bij begroting en/of jaarrekening Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening Actieve informatieplicht van college bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden Periodieke informatievoorziening op maat vanuit college van B&W College van B&W Deelname aan (dagelijks) bestuur in de rol van eigenaar Beslissingsbevoegdheid in bestuur op basis van mandaat Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, periodieke informatievoorziening op maat en jaarrekening Actief streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars Jaarlijkse evaluatie met betrekking tot prestaties en resultaten Ambtelijke advisering en overleggen Afzonderlijke advisering over eigenaarsrol door bedrijfsvoering/control Advisering over opdrachtgeversrol over zowel beleidsmatige als financiële kant vanuit vak afdeling Actief periodiek ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers over beleidsmatige en financiële kanten van opdrachtgeverschap Actief periodiek ambtelijk contact en overleg met andere eigenaars over beleidsmatige en financiële kanten van eigenaarschap Actief periodiek ambtelijk contact en overleg met verbonden partij zowel vanuit vak afdeling over opdrachtgeversrol als vanuit bedrijfsvoering over eigenaarsrol Nieuwe verbonden partijen Bij verbonden partijen die in oprichting zijn, zal de raad in de oprichtingsfase en de eerste jaren toezicht houden op niveau 3 (bestuurlijk en financieel risico hoog). Omdat de oprichting de fase is, waarin de kaders worden gesteld, zal de raad bij het aangaan van de gemeenschappelijke regeling zich focussen op de volgende uitgangspunten: - de noodzaak tot samenwerking; - het doel van de samenwerking is helder geformuleerd; - de taken van de verbonden partij zijn concreet geformuleerd; - het is duidelijk waar het opdrachtgeverschap ligt; - er is een sluitende begroting en de financiële risico s zijn benoemd. 23