NOTA VERBONDEN PARTIJEN

Transcriptie

1 NOTA VERBONDEN PARTIJEN

2 INHOUDSOPGAVE Inleiding Pag Klant en eigenaar. Pag Sturing en regie Pag Informatie... Pag Rapporteurs en evaluatie.. Pag Cultuur.. Pag Nieuwe partijen, voorkeur bij samenwerken.. Pag. 9 Bijlage 1 Lijst met verbonden partijen. Pag. 10 Bijlage 2 Voorbeeld van de verbinding tussen kaderstelling en een verbonden partij in de programmabegroting. Pag. 11 Bijlage 3 Beleidskader voor deelname aan een verbonden partij... Pag. 13 Bijlage 4 Procedure voor zienswijzen.. Pag. 15 1

3 NOTA VERBONDEN PARTIJEN Inleiding Regie op verbonden partijen mag zich verheugen in een toenemende belangstelling. Daarbij zijn twee ontwikkelingen van belang. De gemeentelijke visie op samenwerking wordt sterk beïnvloed door de uitvoering op afstand te zetten. IJsselstein is een regiegemeente. Dat houdt in, dat deze gemeente zich concentreert op het vormen van strategisch beleid. Door raad en college worden beleidsdoelen geformuleerd, die worden omgezet in opdrachten die bij uitvoerende partijen worden belegd. De resultaten worden vervolgens door de gemeente geëvalueerd. Dit moet ervoor zorgen, dat de beleidsdoelen worden gerealiseerd. Een en ander vergt een ander aansturingsmechanisme dan voorheen. Tegelijkertijd bleek in de afgelopen jaren dat de raad ontevreden was met zijn rol ten aanzien van verbonden partijen. Het beeld is ontstaan, dat niet de gemeenteraad, door tussenkomst van het college, de verbonden partij stuurt, maar dat de desbetreffende organisatie de koers bepaalt. Vaak is de afstand groot en daardoor de betrokkenheid klein. Het ruime mandaat van raad aan college inzake bevoegdheden in de richting van de verbonden partijen heeft dit beeld versterkt. Deze ontwikkelingen vragen om een nieuwe benadering van het vraagstuk van de sturing en regie op verbonden partijen. Daarbij is uitgangspunt dat het principe van regiegemeente overeind blijft en dat tevens recht wordt gedaan aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Hierbij worden we geholpen door enkele initiatieven vanuit het recente verleden. De rekenkamercommissie is eind 2012 gestart met een onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen. Het onderzoeksrapport is inclusief conclusies en aanbevelingen omarmd door de raad en het college heeft zich hierbij aangesloten. Op 4 april 2013 heeft een sessie plaatsgevonden bij Deloitte, waarbij uitgebreid werd stilgestaan bij de rollen en verantwoordelijkheden van raad, college en ambtelijke organisatie. In de aanloop naar die bijeenkomst heeft de griffier een notitie vervaardigd, die ingaat op door raadsleden ervaren knelpunten. Ook in andere gemeenten krijgt dit onderwerp steeds meer aandacht. Dit leidt tot documenten, waar wij ons voordeel mee kunnen doen. Zo wordt in veel gemeenten verwezen naar de notitie van de griffierskring van Friesland over gemeenschappelijke regelingen. In 2009 heeft de raad reeds een notitie verbonden partijen vastgesteld, die veel aanknopingspunten biedt hoe om te gaan met verbonden partijen. De raad heeft aan de hand van het onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie besloten de aanbevelingen uit te werken in een werkgroep, bestaande uit raads- en clusterleden en het college. Het hiervoor vermelde materiaal leidt tot diverse thema s die hierna zijn uitgewerkt en uitmonden in richtlijnen. De invulling van de richtlijnen zal in de komende jaren plaatsvinden. Daardoor worden de rollen van raad en college nader gepreciseerd. De werkgroep heeft er bewust voor gekozen om geen gedetailleerd instrumentarium op te tuigen. Er is immers veel in beweging op dit gebied en een wijziging in actualiteit zou dan al gauw moeten leiden tot een wijziging van deze nota. De richtlijnen geven ruimte voor de nodige dynamiek. Het lijkt de werkgroep dan ook nuttig en noodzakelijk om over twee jaar na vaststelling van deze nota een evaluatie te houden. 2

4 1. Klant en eigenaar Toelichting De gemeente heeft bij een verbonden partij en met name een gemeenschappelijke regeling (GR) verschillende belangen en rollen. Als eerste is er een inhoudelijk belang. De gemeente is (samen met andere gemeenten) de regeling aangegaan om inhoudelijke, maatschappelijke doelen te realiseren. En bij voorkeur goedkoper, efficiënter of kwalitatief beter. Dit is het belang van de opdrachtgever en klant, die in dit geval dezelfde partij is. De regeling levert het bestelde product tegen een zo laag mogelijke prijs. De verbonden partij is echter geen gewone leverancier en de gemeente heeft er geen gewone klantleverancier relatie mee. De gemeente is immers, samen met andere gemeenten, eigenaar. Als (mede)eigenaar heeft de gemeente belang bij een goede bedrijfsvoering en daarmee continuïteit van de verbonden partij, van het bedrijf. Als mede-eigenaar willen we graag risico s in bedrijfsvoering beperken en verantwoordelijk zijn voor een gezond bedrijf: robuust en tevens slank en flexibel. Deze belangen kunnen soms op gespannen voet met elkaar staan. Als voorbeeld kan dienen de keuze om te bezuinigen op opleidingen van personeel van de verbonden partij. Op de korte termijn leidt dat tot lagere kosten (fijn voor de klant!), maar op langere termijn bedreigt dat de continuïteit van het bedrijf. Bevindingen Beide aspecten moeten goed zijn ingebed in zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie. Zoals gesteld, treedt een collegelid dikwijls op als opdrachtgever van de verbonden partij en tegelijkertijd als mede-eigenaar. Daardoor heeft het collegelid twee voeten in één sok en controleert in wezen zichzelf. Deze ongewenste situatie kan worden doorbroken door de verschillende rollen goed te scheiden en benoemen. Dat geldt tevens voor de rapportages en de beleidsdocumenten. Het is aan te bevelen, dat de wethouder, die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van onze eigen organisatie, toeziet op de bedrijfsvoering van de verbonden partijen. Die lijn doortrekkend is het wenselijk om de desbetreffende wethouder meer in positie te brengen. Gepleit wordt om in regionaal verband de benoeming/aanwijzing van een of meer wethouders financiën/bedrijfsvoering in de besturen van meerdere verbonden partijen bespreekbaar te maken waardoor de behartiging van de inhoudelijke en bedrijfsmatige aspecten in balans worden gebracht. Binnen de ambtelijke organisatie is reeds een scheiding van rollen aangebracht, zowel binnen het proces Strategie als binnen het proces Bedrijf. Ook voor de raad is een onderscheid in de verschillende rollen van belang. Het college legt verantwoording af aan de raad. Dat gaat soms over de realisatie van doelen door de verbonden partij. Alsdan is de vakwethouder aan zet. Maar het kan ook gaan om de resultaten van het desbetreffende bedrijf en dan komt de wethouder financiën/bedrijfsvoering in beeld. In de rapportages en beleidsdocumenten zal dit onderscheid dan ook duidelijker moeten worden aangegeven. Richtlijnen: In beleidsdocumenten en rapportages wordt duidelijker dan tot op heden onderscheid in de rollen van opdrachtgever/klant en eigenaar gemaakt. Stuur in regionaal verband aan op benoeming van enkele wethouders financiën/bedrijfsvoering in de besturen van verbonden partijen. 3

5 2. Sturing en regie Toelichting 1 In geval van een samenwerkingsverband moeten raad en college zorgen, dat er sprake is van verlengd lokaal bestuur. Daarin hebben raad en college een eigen rol. In het algemeen stelt de raad doelen in relatie tot maatschappelijke effecten en acties en koppelt daaraan budgetten. Dit kader is terug te vinden in de diverse programma s van de begroting. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en brengt taken onder bij een of meer verbonden partijen. De raad ervaart vervolgens onvoldoende dat zij instrumenten in handen heeft om te toetsen of de verbonden partij bijdraagt aan het behalen van de gestelde doelen. Bevindingen 1 Wat kan helpen, is om de verbonden partijen te koppelen aan de kaderstellende en controlerende positie, die de raad thans inneemt. In de beleidsdocumenten, zoals de begroting, wordt opgenomen welke doelen de raad nastreeft, welke maatschappelijke effecten worden beoogd en welke acties zijn of worden ondernomen om de effecten te beïnvloeden. Door de acties vast te stellen geeft de raad opdracht aan het college. Een van de acties kan het beleggen van de uitvoerende taak bij een externe (verbonden) partij zijn (zie hiervoor bijlage 2). Door het benoemen van die partij en de uit te voeren taken, maakt zij deel uit van het integraal sturingsmechanisme. Het college vertaalt de opdracht in de richting van de verbonden partij specifiek en wordt daarmee op haar beurt opdrachtgever. Hierdoor krijgt het college een meer gerichte en uitgewerkte kaderstelling mee. Verbonden partijen conformeren zich aan dit kader. Binnen het college wordt een sterkere functiescheiding aangebracht, zodat de rollen van opdrachtgever/klant en eigenaar binnen het college duidelijker worden. Het college legt daarna verantwoording af over de resultaten die de verbonden partij heeft geboekt ten aanzien van de door de raad gestelde kaders. De raad controleert vervolgens of de doelstellingen zijn gehaald. Daarmee is de verantwoording aan de raad in lijn met de uitgezette kaders. Hierdoor gaat het integraal sturingskader ook voor verbonden partijen werken en krijgt sturing een permanent karakter. Daarbij is van belang, dat het gedeelte in de extra kolom wordt gebruikt door het college om informatie te verschaffen en daarmee het inzicht van de raad te vergroten. Het is niet de bedoeling, dat de raad op de uitvoering en derhalve de uitvoerende partij gaat sturen. Richtlijn Koppel de verbonden partijen aan de kaderstellende en controlerende positie van de raad door deze in P&C documenten in de door het college uit te voeren acties te benoemen. Toelichting 2 Tot nu toe ligt de nadruk bij de raad veelal bij controle achteraf. Bij sturing en regie zou het zwaartepunt van democratische gemeenteraadscontrole meer moeten liggen bij sturing vooraf. Beleidsplannen in conceptstadium en politiek gevoelige informatie worden dan in een vroegtijdig stadium aan de gemeenteraad voorgelegd zodat bijsturing kan plaatsvinden. Bevindingen 2 Van de verbonden partijen mag en moet worden verlangd, dat zij tijdig meerjarige (beleids)uitgangspunten aan de raden ter beschikking stelt. De raad is dan in staat zijn afwegingen te maken ten aanzien van de taken en voorgestelde kaders van de verbonden partij en ook ten aanzien van de voorstellen in relatie tot de eigen kadernota. Dit geldt ook voor beleidsplannen. Sturing vooraf is alleen mogelijk indien de raad in een vroegtijdig stadium over concept-plannen en de daarbij behorende adequate informatie beschikt. 4

6 Vroegtijdig wil zeggen, dat college en raad voldoende tijd krijgen om een goede afweging van de verschillende belangen te maken binnen de gebruikelijke en vastgestelde procedures. Dat betekent, dat de raad minimaal 10 weken de tijd krijgt om een gedegen oordeel te vellen over nut en noodzaak van de door de verbonden partij voorgestelde koers. Daarmee wordt voorkomen, dat de raad voor een voldongen feit wordt geplaatst zonder tevoren op de hoogte te zijn en dat de verbonden partij onnodig tijd en energie steekt in ontwikkelingen waarvoor onvoldoende draagvlak is. Hierbij moet wel aangetekend worden, dat de voldongen feiten altijd aanwezig zijn. Er zijn immers meerdere eigenaren ofwel gemeentebesturen. Hierdoor wordt nog duidelijker, dat een goede afstemming met andere gemeenten dringend gewenst is, zowel politiek, bestuurlijk als ambtelijk. Door die afstemming is de invloed in de besturen groter en wordt de kans op sturing vergroot. Richtlijn Dring er samen met andere gemeenten bij verbonden partijen op aan, dat beleidsplannen e.d. tenminste 10 weken vóór de besluitvorming in het algemeen bestuur van die partij aan de raden worden toegezonden. Toelichting 3 Integratie van sturing en controle van verbonden partijen met de P&C-cyclus is wenselijk. Beoordeling van begroting en jaarrekening van een samenwerkingsverband moeten volgordelijk plaatsvinden met de beoordeling/vaststelling van kadernota en jaarrekening van de gemeente. Daarvoor is een aangepast tijdschema voor de desbetreffende documenten noodzakelijk. Een probleem is, dat documenten als beleidsvisies en kadernota s door de besturen van verbonden partijen worden vastgesteld, terwijl de discussie over de eigen kaderstelling al gaande is. Bevindingen 3 Van groot belang is een wijziging van de Wgr. De verwachte datum van inwerkingtreding van die wijziging is 1 januari Dan is geregeld, dat vanuit de GR uiterlijk 15 april de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten worden aangeboden. Die kaders bevatten in ieder geval een indicatie van de gemeentelijke bijdrage, de beleidsvoornemens voor het volgende begrotingsjaar en de prijscompensatie. De raad heeft deze informatie dan tijdig beschikbaar voor het opstellen van de kadernota. Het is tevens van belang, dat 15 april de datum is dat de voorlopige jaarrekening aan de raden moet worden aangeboden. Daardoor is er voldoende ruimte tussen de onderscheiden tijdstippen van vaststelling van de P&C documenten door de desbetreffende GR en de gemeente en kan er sprake zijn van integratie. Daarnaast speelt de problematiek van de kadernota. Daarbij moet onderscheid worden gemaakt tussen de kadernota van de gemeente en die van de verbonden partij. De kadernota s van gemeenten kunnen van invloed zijn op de voorbereidingen van de kaderstellingstelling door de verbonden partij. Die kaderstelling wordt dan weer via een besluit van het algemeen bestuur aangeboden aan de raden van de gemeenten. Evenals bij de beleidsplannen moeten de gemeenten voldoende tijd hebben om die kaderstelling te verwerken in hun eigen kaders. De koers moet dan ook zijn, dat de verbonden partij een kadernota uiterlijk op 1 april vaststelt, waardoor de gemeente de tijd heeft om die kadernota te betrekken bij haar eigen kaderstelling. Richtlijn Dring er samen met andere gemeenten op aan, dat de verbonden partijen hun kadernota s uiterlijk op 1 april vaststellen, waardoor de gemeente de tijd heeft om die kaders te betrekken bij het opstellen van haar eigen kadernota. Toelichting 4 Een onderliggend thema is het mandaat, dat het college van de raad heeft om haar zienswijze in te dienen. Omdat de wettelijke termijnen tot indiening van zienswijzen in het kader van een wijziging van de Wgr worden opgerekt naar acht weken en omdat bij de uitoefening van mandaat vooral wordt gekeken naar het budget en minder naar de output of maatschappelijk effect, zijn er redenen om de 5

7 mandaatregeling nog eens kritisch te bezien. Daarnaast kan een mandaatbeperking van positieve invloed zijn op de betrokkenheid van de raad. Bevindingen 4 Ervan uitgaande, dat wetgeving per 1 januari 2015 gewijzigd zal zijn en er voldoende ruimte komt voor het indienen van zienswijzen door de raad, is er veel voor te zeggen om die zienswijzen terug te brengen bij de raad. De tijdsklem was immers een van de argumenten om het college mandaat te geven. Daarbij maakt de raad een selectie. Bij de ene GR gaat het immers om meer belangwekkende documenten en grotere belangen dan bij de andere. Zeker in combinatie met de introductie van rapporteurs (zie hierna) bevordert dit de betrokkenheid, inzicht en overzicht van de raad. Vanuit de bestaande lijst van gemeenschappelijke regelingen (zie hiervoor bijlage 1) en op basis van het maatschappelijk effect worden de volgende geselecteerd: GGDrU, VRU, BRU, RMN, WIL, PAUW. Indien wij toetreden tot de ODRU, wordt die GR toegevoegd. In de loop van de tijd kan aanpassing plaatsvinden op basis van opgedane ervaringen. Richtlijn Trek het mandaat voor het indienen van een zienswijze in ten aanzien van de geselecteerde gemeenschappelijke regelingen zodra de wijziging van de Wgr van kracht is. 3. Informatie Toelichting Een dynamisch overzicht van verbonden partijen (de actuele status) moet periodieke informatie bevatten, waar raad, college en ambtelijke organisatie direct mee uit de voeten kunnen bij het invullen van de respectievelijke rollen. Bevindingen Belangwekkende ontwikkelingen moeten snel en eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt. Dit inzicht en overzicht wordt werkende weg ontwikkeld in samenhang met de informatievoorziening op andere gebieden. Dit gaat verder dan de huidige paragraaf verbonden partijen. De inhoud van die paragraaf zou moeten worden uitgebreid dan wel beter ingevuld. Het beter in kaart brengen van de risico s van de verbonden partij is daarbij noodzakelijk. Daarbij moet niet alleen worden gekeken naar de financiële risico s, maar ook naar andere aspecten van bedrijfsvoering, zoals personeelsbeleid en innovatie, concurrerend vermogen en de grootte van de organisatie. Op die wijze moet een beeld ontstaan over de gezondheid van het bedrijf. Ook kan worden gedacht aan een instrumentarium met een dashboard, waarop de score op een aantal aspecten te zien is. Daarin zou overigens ook met andere gemeenten kunnen worden samengewerkt. Hiermee wordt invulling gegeven aan de informatie over het eigenaarschap. Ten aanzien van de actuele informatie over de doelen en effecten, die door de verbonden partij zijn gerealiseerd (het desbetreffende programma in de begroting) kan worden volstaan met de huidige P&C-documenten. Zoals eerder gesteld (bevinding 4), kan deze informatie de basis vormen voor een betere sturing op de inhoud. De informatievoorziening vanuit het college zal meer schriftelijk van aard worden. De terugkoppelingspunten in de clustervergaderingen zullen meer dan voorheen worden ingeleid door middel van schriftelijke rapportages, zodat meer diepgang in behandeling zal ontstaan en ook de leden beter beslagen ten ijs kunnen komen. 6

8 De informatievoorziening zal een extra impuls krijgen door het houden van informatie-bijeenkomsten vanuit verbonden partijen en rapportages en evaluaties vanuit de raad zelf. Richtlijnen Ontwikkel een dynamisch overzicht van verbonden partijen, waarin de meest actuele informatie over die partijen snel en eenvoudig is terug te vinden. Bereid de cluster- en raadsvergaderingen beter voor door gebruik te maken van gerichte, schriftelijke rapportages. Scherp de informatie ten aanzien van de verbonden partijen aan. Zorg dat de informatie over de door de verbonden partij gerealiseerde doelen en effecten terugkomen in de P&C-documenten. Onderzoek de mogelijkheden om ook op dit punt met andere gemeenten samen te werken. 4. Rapporteurs en evaluatie Toelichting Steeds meer gemeenten schaffen de raadsvertegenwoordiging in de besturen van gemeenschappelijke regelingen af. Dit past ook beter bij de rol van de raad in het duale stelsel: kaders stellen en controleren. In elke raadsperiode zouden alle verbonden partijen moeten worden geëvalueerd. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen belangrijke en minder belangrijke. Bevindingen In de programmabegroting heeft de raad de kaders gesteld voor het college. Deze kaderstelling bevat onder meer de uitvoering van taken door een verbonden partij. De raad controleert of de taak goed is - en wordt - uitgevoerd. Tevens controleert hij of de verbonden partij, het bedrijf, goed wordt gerund en of het college dit goed bewaakt. Een goede methode is om de deelname periodiek aan de hand van prioriteitstelling te evalueren. Eenmaal per raadsperiode is voldoende. De verbonden partij is zelf verantwoordelijk voor de evaluatie en biedt de raad, door tussenkomst van het college, een evaluatieverslag aan. Het evaluatieverslag wordt vervolgens in de raad behandeld. Niet iedere verbonden partij is gelijkwaardig qua taken en gemeentelijke financiële middelen. Dit speelt mee bij het bepalen van het tijdstip van evalueren. De raad benoemt voor de raadsperiode een of meer raadsleden als rapporteurs. Deze adopteren elk een of meer verbonden partijen zoals vermeld onder 2, bevinding 4. De rapporteurs ontvangen de verslagen van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en volgen nauwgezet de ontwikkelingen binnen de desbetreffende regeling. Als de raad om een zienswijze wordt gevraagd of de mogelijkheid tot het indienen van wensen en bedenkingen wordt geboden, gaan de betreffende rapporteurs hiermee aan de slag met desgewenstondersteuning van de griffie en ambtelijke organisatie. Indien daartoe aanleiding is, presenteert de rapporteur de discussiepunten, via de clusters, in de raad. Ook kan ervoor worden gekozen om een keer per jaar een thema-avond te wijden aan een rapportage in combinatie met informatie van de verbonden partij. Een evaluatieverslag zou daarbij ook goed dienst kunnen doen. Rapporteurs zijn rapporteur van de raad, niet van de fractie. Daardoor kan het voorstel van een rapporteur afwijken van een partijbelang. De meerwaarde, maar ook de verantwoordelijkheid van de rapporteur stijgt boven een partijbelang uit. Dit laat natuurlijk onverlet dat alle raadsleden hun eigen standpunt innemen bij de besluitvorming. Ook voor de rapporteur is er geen enkele belemmering om als raadslid zijn politieke standpunt te bepalen op basis van de feiten die hij als rapporteur heeft aangedragen. Ten aanzien van clusterleden geldt, dat zij een waardevolle bijdrage kunnen leveren bij het opstellen van rapportages in samenwerking met raadsleden. Clusterleden kunnen evenwel niet de status van rapporteur krijgen, omdat ze in raadsvergaderingen het woord niet mogen voeren. Door deze wijze van werken en in combinatie met de overige maatregelen kan de raad beter zijn rol in het duale stelsel vervullen: kaders stellen en controleren. Raadsvertegenwoordiging in besturen van verbonden partijen, zeker in geval van uitvoering, past daar minder goed bij. 7

9 Rapporteurs zullen ervoor moeten waken dat ze niet op de stoel van het college gaan zitten. Ter voorkoming van misverstanden in dat opzicht, zullen bij de invulling van de richtlijnen dan ook nadere afspraken moeten worden gemaakt. Richtlijnen Stuur aan op een evaluatie van elke verbonden partij per raadsperiode, maak daarin een goede verdeling over de raadsperiode en prioritering bij het bepalen van tijdstippen op basis van belang. Stem daarbij af met de verbonden partijen en de overige deelnemers. Wijs voor deze raadsperiode een of meer raadsleden als rapporteurs aan voor de onder 2 geselecteerde partijen en geef hen de mogelijkheid zich te laten assisteren door een of meer clusterleden. 5. Cultuur Toelichting In 2009 (notitie verbonden partijen) is een nieuwe werkwijze ingevoerd in de verwachting, dat een meer acceptabele en werkbare situatie zou ontstaan. Gebleken is, dat de cultuur niet in voldoende mate is veranderd. Het fenomeen verbonden partijen krijgt niet de aandacht die het verdient, omdat de afstand tot deze partijen te groot is en een gevoel van machteloosheid oplevert. Bevindingen In deze nota zijn diverse richtlijnen en suggesties verwoord. Rapportages en beleidsdocumenten, evaluatieverslagen en informatiebijeenkomsten hebben ongetwijfeld een positieve werking op het gevoel van raadsleden meer in control te zijn. Dat laat onverlet, dat er tegelijkertijd een andere houding en gedrag is vereist om "onze" verbonden partijen de juiste aandacht te geven, immers de ervaring heeft geleerd dat structuurwijzigingen niet automatisch fungeren als hefboom voor duurzame cultuurveranderingen. Ze zijn slechts randvoorwaardelijk. Ook het "op de hei trainen" van nieuw gedrag werkt in de regel maar zeer beperkt. Sterker nog, ze zouden eerder de bureaucratie kunnen vergroten. Veel vruchtbaarder is om denken en doen, actief en bewust door houding en gedrag, hand in hand te laten gaan, inclusief de lijn om elkaar aan te spreken op gemaakte afspraken. Learning by doing. Keer op keer blijkt de menselijke factor de kritische succesfactor te zijn, die bepalend is voor het slagen of mislukken van veranderingen. Uiteindelijk wordt het resultaat van veranderingen bepaald door de mate waarin ze door mensen worden geaccepteerd. Om houding en gedrag te toetsen, wordt voorgesteld om het presidium hierin een rol te geven. Het presidium kan bijvoorbeeld toetsen of: -de raad erin slaagt om technische vragen buiten de clustervergaderingen te stellen waardoor tijdwinst ontstaat voor bespreking van verbonden partijen; -voortgangsinformatie over verbonden partijen ook daadwerkelijk tijdig en vooraf aan de clusters wordt aangeboden; -de afgesproken termijnen en andere regels worden nageleefd en welke initiatieven worden ondernomen om zo nodig verbeteringen te bewerkstelligen; -de voortgangsrapportages de informatie bevatten, die de raad nodig heeft voor zijn controlerende/regisserende rol en initiatieven worden ondernomen om verbetering te realiseren. Richtlijnen Geef het presidium de rol om te toetsen of verandering in structuur in dit kader leidt tot de gewenste verandering in houding en gedrag. 8

10 6. Nieuwe partijen, voorkeur bij samenwerking Toelichting IJsselstein werkt op dit moment in wisselende samenstelling met andere gemeenten samen. Dat is afhankelijk van het onderwerp. Wanneer het een verplichte samenwerking is, staat het verband al vast. Het komt dan ook voor, dat we niet veel te kiezen hebben. Voorbeelden daarvan zijn de VRU en de GGD. Inmiddels zijn veel uitvoerende taken op afstand geplaatst. De meeste verbanden liggen dan ook vast. Toch zullen nog keuzes voor nieuwe partners moeten worden gemaakt. De vraag rijst dan welke uitgangspunten voor deelname worden gehanteerd. Bevindingen Bij het zoeken naar organisaties, die de uitvoering voor ons ter hand willen en kunnen nemen, richten wij ons in eerste aanleg op publieke samenwerking. Het heeft de voorkeur om deze vorm te geven door middel van een Gemeenschappelijke Regeling. Bij het aangaan van of deelnemen aan de samenwerking kijken wij naar onze directe omgeving, de omliggende gemeenten. Wij hebben een voorkeur voor samenwerking binnen de Lopikerwaard in het algemeen en met Montfoort in het bijzonder. Indien dat niet mogelijk is of onvoldoende soelaas biedt, hebben wij een voorkeur voor het Lekstroomgebied. Met name in het sociale domein ligt samenwerking daar voor de hand. Een derde voorkeur heeft de regio Utrecht. Daarbij zijn economie en verkeer belangrijke beleidsgebieden. Dit pad van voorkeuren is bij het aangaan van samenwerking met andere gemeenten vaak bewandeld. In de afgelopen paar jaar is ook gekeken naar andere elementen, zoals schaalgrootte, efficiencyvoordelen en risicospreiding. Het belang van deze gemeente kan immers gediend zijn bij een partij, die zich reeds heeft bewezen en niet overeenkomt met de hiervoor aangegeven voorkeursgebieden. Nadeel is, dat er voor onze gemeente een lappendeken aan samenwerkingsvormen en partners ontstaat. Daardoor ontstaan veel verschillende bestuurlijke en ambtelijke contacten, hetgeen bestuurlijke inefficiëntie in de hand werkt. De afweging van voor- en nadelen zal elke keer opnieuw moeten worden gemaakt. De hiervoor genoemde voorkeuren en elementen zullen steeds een rol spelen bij het aangaan van een nieuwe samenwerking. Er wordt niet op voorhand gekozen voor dezelfde partij. In bijlage 3 is het beleidskader opgenomen op basis waarvan de keuze voor een nieuwe partij tot stand komt. Richtlijn In geval van een nieuwe verbonden partij wordt in beginsel het pad van voorkeuren bewandeld zoals dat in het verleden gebeurde: Lopikerwaard (en met name Montfoort), Lekstroomgebied, regio Utrecht. Er wordt echter niet op voorhand gekozen voor dezelfde partij. Bij de keuze wordt steeds een afweging gemaakt van de aspecten, die zijn beschreven in het in bijlage 3 opgenomen beleidskader. Bijlagen 1. Lijst met verbonden partijen 2. Voorbeelden van de verbinding tussen kaderstelling en een verbonden partij in de programmabegroting 3. Beleidskader voor deelname aan een verbonden partij 4. Tijdschema voor behandeling van beleids- en P&C-documenten van verbonden partijen 9

11 Bijlage 1 Lijst met verbonden partijen Gemeenschappelijke regelingen Bestuur Regio Utrecht Reiniging Midden Nederland Recreatieschap Stichtse Groenlanden Sociale werkvoorzieningschap PAUW Bedrijven Werk en Inkomen Lekstroom UW Samenwerking Afvalverwijdering Utrecht Belasting Samenwerking Rivierlanden Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht Veiligheidsregio Utrecht Welstand en Monumenten Midden Nederland Omgevingsdienst regio Utrecht Overig Stichting Inkoopbureau Midden Nederland Deelneming NV Bank Nederlandse Gemeenten Deelneming Vitens NV Coöperatieve Vereniging U.A. Parkeerservice 10

12 Bijlage 2 Voorbeeld van de verbinding tussen kaderstelling en een verbonden partij in de programmabegroting Programma Woon- en leefomgeving Wat willen we bereiken? Bij beheer van en ontwikkelingen in de woon- en leefomgeving neemt de gemeente steeds meer de regierol op zich. Initiatieven van burgers, ontwikkelaars, ondernemers, maar ook van de gemeente zelf worden op onder andere de Toekomstvisie, een kwaliteitsplan voor de openbare ruimte en de Structuurvisie getoetst. Doel hiervan is een mooie, aantrekkelijke stad met een prettig woonklimaat en ruimte voor (individuele) ontwikkelingen. In het buitengebied wordt niet stedelijk gebouwd, wij richten ons op herstructureringsopgaven en inbreidingslocaties. Wat willen we bereiken Openbare ruimte 3.1 Een doelmatig onderhouden openbare ruimte Verhogen inzet burgers bij schoonhouden en krijgen IJsselstein. - Verminderen zwerfafval in de wijken. 3.3 Een schone openbare ruimte, doelmatig gefaciliteerd om ook schoon te houden. Bron Kadernota 2012 Kadernota 2013 Kadernota 2014 Begroot effect 2014 Beheerkwaliteit openbare ruimte is sober en doelmatig. (beheerniveau vier (C/B). De effecten van het onderhoudsniveau worden zichtbaar. Bewustwording van inwoners vergroten over eigen rol en verantwoordelijkhe id schoonhouden directe leefomgeving. Schonere leefomgeving kasteelterrein, Zuiderpark, Kloosterplantsoen en de winkelcentra; in het algemeen aandacht naar schone parkjes, speelveldjes, speeltuintjes en Wat gaan we hiervoor doen in 2014 In 2014 wordt de openbare ruimte beheerd en onderhouden op het beheerniveau vier (C/B). Actie opzetten voor schoonste straat van IJsselstein. Monitoren aantal deelnemers. Plaatsen 10 extra afvalbakken bij winkelcentra/kasteelterrein. Waar belegd. Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) is de uitvoerend partij voor reiniging en afvalinzameling. Daarnaast heeft het een regierol voor de werkzaamheden Groen en Klein Civiel. De uitvoering hiervan wordt fysiek uitgevoerd door UW samenwerking. Pulse is de uitvoerende samenwerkingspartij Reiniging en afvalinzameling belegd bij RMN 11

13 Wat willen we bereiken Bron Begroot effect 2014 trottoirs. Wat gaan we hiervoor doen in 2014 Waar belegd. 3.4 Inzicht in biodiversiteit en de gevolgen daarvoor bij de omvorming van het openbaar groen. 3.5 Meer inzamelen vallende pag.eren, daarmee wordt voorkomen dat pag.eren bij het afval of in het riool terecht komen. Bestemmingsplan nen 3.2 Actuele bestemmingsplannen Kadernota 2014 Kadernota 2013 Maatregelen kunnen nemen om biodiversiteit te verhogen conform collegeprogramma en IJsselstein Duurzaam. Minder gevallen pag.eren op straat, in grijze bak en riolering. Kadernota 2012 Niet van toepassing. Beleidskader biodiversiteit c.q. natuurkaart opstellen. Beleidskader wordt ingezet als richtlijn bij opstellen uitvoeringsplannen omvorming. In het najaar plaatsen pag.kooien en daaraan gekoppeld een communicatietraject naar bewoners. Alle bestemmingsplannen zijn, zoals opgenomen in de begroting 2013, in 2013 geactualiseerd. Hiermee is voldaan aan de wettelijke verplichting. Dit item is daarmee afgerond. UW samenwerking wendbaar RMN en UW samenwerking uitvoering 12

14 Bijlage 3 Beleidskader voor deelname aan een verbonden partij 1 Uitgangspunten deelname Belangrijke uitgangspunten met betrekking tot deelname aan verbonden partijen zijn: a. De gemeente participeert in Verbonden Partijen indien daarmee een publiek belang wordt gediend. Het dient dus aantoonbare meerwaarde te hebben voor IJsselstein. b. De gemeente participeert bij voorkeur in een publiekrechtelijke rechtsvorm. De voorkeur voor een publiekrechtelijke rechtsvorm komt voort uit het feit dat bij deze rechtsvormen meer aandacht is voor de democratische controle en verantwoording. c. Indien wordt gekozen voor een publiekrechtelijke samenwerking, wordt bij voorkeur gekeken naar bestaande samenwerkingsgebieden. Daarbij wordt in beginsel het volgende pad van voorkeuren bewandeld: - Lopikerwaard (en met name Montfoort); - Lekstroomgebied; - regio Utrecht. Door meer samen te werken met dezelfde gemeenten wordt de bestuurlijke en ambtelijke efficiëntie vergroot. Er wordt echter niet op voorhand gekozen voor deze gebieden, omdat de meerwaarde van samenwerking voorop staat. d. Indien de betreffende taak niet vanuit een publiekrechtelijke rechtsvorm kan worden gevoerd, participeert de gemeente in een privaatrechtelijke rechtsvorm. Bij deze rechtsvorm treedt de gemeente op als aandeelhouder en is grotendeels gelijkwaardig aan andere privaatrechtelijke partijen. Daarnaast zijn mengvormen mogelijk. 2 Check meerwaarde De belangrijkste overweging om te kiezen voor samenwerking vormt de mate van meerwaarde die een samenwerking zal hebben voor IJsselstein. De motieven voor samenwerking kunnen divers zijn: a. benoemen en realiseren gemeenschappelijke belangen b. hoger ambitieniveau c. gemeenschappelijke lobby d. bedrijfseconomische schaalvoordelen e. hogere kwaliteit van dienstverlening/ uitvoering f. stimulansen vanuit andere overheden (financiën etc.) g. wettelijke plicht tot samenwerking (geen keuze) 3 Overige voorwaarden voor deelname Daarnaast moet bij de beoordeling tot het al dan niet deelnemen aan een gemeenschappelijke regeling het volgende helder in beeld worden gebracht: 13

15 a. Vertegenwoordiging: weergave op welke wijze de democratische controle en beïnvloeding mogelijk is. Ook wordt aangegeven wie de gemeente vertegenwoordigt in het bestuur van de Verbonden Partijen. b. Betrokkenen: een weergave van de stemverhoudingen tussen de diverse partijen. Ook worden de taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de Verbonden Partij beschreven. c. Financiële consequenties: korte toelichting op de gemeentelijke bijdragen aan de Verbonden Partij. Daarnaast worden de financiële risico s uitvoerig in kaart gebracht en onderbouwd. d. Juridische aspecten: er wordt duidelijk in beeld gebracht wat de Verbonden Partij voor soort partij is in juridisch opzicht en welke wetten en regelingen daarop van toepassing zijn. Met dit kader beschikken we over verschillende aspecten, die: - in hun onderlinge context en afweging leiden tot een geschikte beoordeling van een toekomstige deelname, wijziging daarvan of een mogelijke uittreding; - kunnen worden gebruikt voor een (eigen) evaluatie van de desbetreffende verbonden partij. 14

16 Bijlage 4 Procedure voor zienswijzen Alleen wanneer er sprake is van wijzigingen in de kaders productbegroting (of meerjarenbegroting) wordt onderstaand schema geheel doorlopen. De gemeenschappelijke regelingen moeten de volgende procedure doorlopen om de gemeente de gelegenheid te geven invloed uit te oefenen op de inhoudelijke en financiële kaders waarbinnen de gemeenschappelijke regelingen gaan werken. Hierbij hebben zowel de gemeenschappelijke regeling als de gemeente een gezamenlijk belang en dus ook een dito verantwoordelijkheid om dit proces binnen de geldende afspraken tijdig te laten verlopen. Actie Bespreking kaders productbegroting in dagelijks bestuur gemeenschappelijke regeling. Verzending kaders productbegroting naar gemeenten inclusief een overzicht van de wijzigingen: verzending aan college en een afschrift aan de raad Gemeenschappelijke regelingen geven toelichting aan contactambtenaren en eventueel andere betrokken ambtenaren. Het college verwerkt de wijzigingen in de kaders productbegroting in een raadsvoorstel; het presidium draagt zorg voor agendering in de clusters en/of de raad. Bespreking wijzigingen kaders productenbegroting Informatieronden en/of raad, De raad geeft zijn zienswijze hierop en de vertegenwoordigers in het algemeen bestuur brengen deze in bij het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Wanneer de raad akkoord gaat met de nieuwe kaders, en die meer geld kosten, verwerkt het college de wijzigingen in de kadernota Bespreken en vaststellen van de kaders van de productbegroting in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Verzending concept-productbegroting (en jaarrekening) aan gemeenten (college en raad). Gemeenschappelijke regelingen geven toelichting aan contactambtenaren en eventueel andere betrokken ambtenaren Behandeling in de clusters Behandeling in de raad (gelijktijdig met de kadernota) Vaststelling productbegroting en jaarrekening in algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Verzending productbegroting aan gedeputeerde staten Einddatum 31 januari 1 februari 31 maart 1 april 15 april 1 mei 15 mei Tweede helft juni 1 juli 15 juli 15