Klant in beweging Jaarverslag 2010

Transcriptie

1 Klant in beweging Jaarverslag 2010

2 In beweging, net als onze klanten Voor SD Worx was 2010 een goed jaar. Na het crisisjaar 2009 realiseerden we opnieuw een sterke groei, zowel in België als internationaal. Onze organische groei bedroeg 5%. Kostenbeheersing resulteerde in een lichte daling van de totale kostenstructuur. Daardoor konden we de impact van de lage rente op ons bedrijfsresultaat binnen de perken houden. We hadden de lat op een uitdagend hoog niveau gelegd en we slaagden erin onze ambitieuze doelstellingen te behalen, op alle domeinen. België: fullservice-provider In België boekten we sterke resultaten, zowel in het segment kmo s, als in de segmenten grote ondernemingen, advanced solutions en publieke sector. We realiseerden overigens niet alleen organische groei, maar tekenden ook voor een aantal strategische overnames en participaties. Met de overname van Sociaal Secretariaat Caritas konden we begin 2010 ons marktaandeel in de zorgsector verdubbelen. Hiermee werden we marktleider in de social profit, goed voor loonverwerkingen per maand. We bieden deze sector vandaag een aanbod op maat, met aangepaste sociaalsecretariaatsdiensten, een sectorspecifieke invulling van payroll- en hr-toepassingen, aparte budgetteringsoplossingen, juridisch advies en specifieke opleidingen. En met de belangrijke participatie die we recent namen in Protime na veel voorbereidend werk in 2010, breiden we onze dienstverlening verder uit. Protime, een specialist in Workforce Management Solutions, is al jaren onze preferentiële partner voor oplossingen in tijdregistratie en personeelsplanning. Deze transactie past dan ook in onze strategie om klanten in België een full service te bieden in payroll en hr. Overigens, met Protime zullen we ons ook internationaal versterken. Het bedrijf staat sterk in de gehele Benelux en heeft ook kantoren in Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk: een mooie aanvulling van onze eigen internationale aanwezigheid. Europa: nummer één in kwaliteit Aan onze internationale strategie gaven we in 2010 een nieuw elan. We willen de Europese nummer één zijn in kwaliteit. Momenteel zijn we buiten België actief met eigen kantoren in vier landen. In die landen zullen we onze activiteiten verdiepen en onze volumes vergroten, zodat we verder kunnen groeien zowel intern als extern. In andere landen opteren we voor strategische allianties met grote spelers, die aanzienlijke volumes kunnen bolwerken. We willen zo snel mogelijk actief zijn in zo veel mogelijk landen, zij het met een sterk aanbod. Europa wordt immers steeds meer één land, en de vraag naar één kwalitatieve en efficiënte partner groeit. 2 Zo konden we in oktober een strategisch en exclusief samenwerkingsakkoord aankondigen met Aditro, marktleider in hr-outsourcingoplossingen en business process consulting in

3 Jan van den Nieuwenhuijzen Afgevaardigd Bestuurder SD Worx Scandinavië. Samen creëren we onder de koepel Payroll Services Alliance één gecombineerd aanbod van payrolldiensten voor Noord- en West-Europa. Onze combinatie van lokale expertise in elk Europees land en een overkoepelende Europese expertise maakt ons uniek in Europa. Investeringen in de toekomst De cijfers bewijzen het: onze onderneming is zonder kleerscheuren uit de crisis gekomen. We zijn erin geslaagd om in de moeilijke jaren te focussen op het resultaat en de kosten te drukken. Tegelijk wisten we het aantal ontslagen wegens economische omstandigheden te beperken. En we lieten onze strategische investeringen doorlopen. Daarnaast hebben we in 2010 gewerkt aan onze structuren. In België herschikten we een aantal activiteiten: onze specialisten in de implementatie van IT-oplossingen (al dan niet gedetacheerd) maakten de overstap van de consultancyafdeling naar de divisies die totaaloplossingen aanbieden aan de verschillende klantensegmenten. Deze ingreep was goed voorbereid en werd gezien als een logische stap, die er trouwens op vraag van onze klanten kwam. Zo komen we tot een betere bundeling van onze activiteiten, die ons zal toelaten zowel onze totaaloplossingen als ons consultancyaanbod de komende jaren nog sterker op de kaart te zetten. Ook internationaal hebben we aanpassingen doorgevoerd, volgens de nieuwe invulling die we aan onze strategie hebben gegeven. We hebben ingegrepen in de kostenstructuur en hebben de centrale divisie gedownsized. Dankzij onze groei konden we ook bij deze aanpassing het aantal afdankingen beperken. Cultuur van het huis: een troef Nu deze structuurveranderingen zijn doorgevoerd, willen we opnieuw focussen op de activiteiten en de medewerkers de tijd gunnen om de veranderingen te beleven. Toch willen we, doorheen deze veranderingen, ook onze eigenheid bewaren. SD Worx was altijd al een open huis, waar direct wordt gecommuniceerd en snel wordt gehandeld. Het is niet evident om die troeven te bewaren op het pad naar snelle groei. Daarom hebben we ons in het directiecomité gebogen over het type leiders dat we in huis willen. Hen willen we immers actief betrekken in het vrijwaren van onze cultuur. Ook het entrepreneurship, dat deel uitmaakt van het DNA van onze onderneming, willen we bewaren. Het zijn de vernieuwende ideeën van vandaag, waaruit morgen nieuwe business ontstaat. We moeten er dus in slagen kwaliteit te bieden in al onze activiteiten én tegelijk onszelf voortdurend opnieuw uit te vinden. De ondernemersvlam in onze organisatie willen we voldoende lucht blijven geven. De toekomst is ambitieus Het zijn onze medewerkers die elke dag het vertrouwen van onze klanten verdienen. Dankzij de inspanningen die zij het voorbije jaar hebben geleverd, dankzij de veerkracht die ze hebben bewezen in de vele veranderingen en bewegingen, dankzij hun focus en gedrevenheid, zijn we vandaag klaar voor de toekomst. En die toekomst is bepaald ambitieus: we hebben de lat voor onze interne groei hoog gelegd. En uiteraard houden we onze ogen open voor veelbelovende opportuniteiten om ook extern verder te groeien. Ik ben ervan overtuigd dat we er bij SD Worx zullen in slagen om in 2011 net zoveel beweging te realiseren als in Onze klanten willen we vragen om ons te blijven uitdagen; het is op basis van hun vragen dat wij telkens weer grenzen verleggen en nieuwe oplossingen ontwikkelen. Net zoals wij ernaar streven om positief bij te dragen tot de bewegingen die onze klanten realiseren. 3

4 Inhoudsopgave 02 SD Worx In beweging, net als onze klanten 06 SD Worx Aangename kennismaking 08 Payroll Efficiënte loonberekening en -administratie 16 De Persgroep Een ander bedrijf, met een internationaal payrollsysteem 18 Vinçotte Een geïntegreerd hr-systeem 20 HR Het potentieel beter benutten 28 FOD P&O Naar een toekomstgericht hr-dienstencentrum 30 Tax & Legal Fiscale en sociaaljuridische ondersteuning 32 Basket Oostkamp Naar een hogere klasse ook op administratief vlak inhoud 4 40 Bewogen mensen Duurzaam personeelsbeleid weg van betreden paden 42 Bewogen mensen Hr-beleid bij een hr-bedrijf in beweging 46 Bewogen mensen Ruggensteun voor Habbekrats

5 10 Matexi HR voorbeeld voor andere supportunits 12 UGent Slimme payrolloplossing 14 Daikin Win-winsituatie dankzij BPO 22 Van Oirschot Gestructureerde hr-aanpak 24 Vlaamse overheid ViA SD Worx naar een modern personeelsbeleid 26 Ricoh Partnership in hr, noodzakelijke voorwaarde voor proactiviteit 34 Nyrstar Staaltje van sterke service 36 Argos Oil Brandstof voor internationale groei 38 OCMW Aalst Professionele ondersteuning voor nieuwe rechtspositieregeling 48 Bewogen mensen Mission Locale de Molenbeek 50 Beleidsorganen 54 Cijfers 2010 inhoud 5

6 SD Worx, aangename kennismaking Meer dan kleine en grote organisaties vertrouwen op SD Worx. Ze doen een beroep op onze medewerkers. In de 66-jarige geschiedenis van onze onderneming bouwden zij een uitzonderlijke expertise op in Payroll, HR en Tax & Legal. Ze bieden onze klanten een ruim gamma van payroll- en hr-services, juridische ondersteuning, opleiding, automatisering, adviesverlening en outsourcing. Als Europese hr-dienstenleverancier zijn we actief vanuit 38 kantoren, verspreid over België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland. Dertien andere landen bedienen we vanuit de Payroll Services Alliance: een krachtenbundeling tussen de belangrijkste Europese spelers in loonberekening (SD Worx (West- Europa), Aditro (Noord-Europa), Elanor (Centraal- en Oost-Europa)). Samen bieden we oplossingen op maat aan de vele lokale en internationale klanten die SD Worx telt. We helpen hen met de grensoverschrijdende hr-uitdagingen: uiteenlopende contracten en arbeidsvoorwaarden, loonkosten en optimalisatie in verschillende landen, expats en salary-splits. Ons aanbod? Eén contact en één contract voor geïntegreerde payroll- en hr-oplossingen. Aditro SD Worx Elanor Partner SD Worx In België, onze thuisbasis, hebben we een specifiek aanbod voor kmo s, grote en zeer grote ondernemingen, publieke sector en internationale organisaties. 6

7 Visie met het oog op resultaat Alle aspecten van uw personeelsbeleid beïnvloeden elkaar. In combinatie met inspirerend leiderschap resulteren ze in een duurzame, meetbare bijdrage aan uw bedrijfs- of organisatieresultaat. Die overtuiging hebben we gebundeld in onze Full Circle-visie. u zorgt ervoor dat uw organisatie steunt op de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats Development Staffing Result u zorgt voor tijdige en correcte betaling van de lonen en correcte administratie Payroll Comp & Ben Leadership Performance Result = HR processes x Leadership u ontwikkelt en versterkt de talenten van uw medewerkers u beloont uw medewerkers correct en motiverend u volgt wat uw medewerkers kennen en kunnen, evalueert hen, stuurt hen bij en waardeert hen Op basis van deze visie zorgen onze experts ervoor dat alle aspecten van uw personeelsbeleid perfect op elkaar zijn afgestemd. Bovendien geven we uw leidinggevenden ook de tools om uw personeelsbeleid mee vorm te geven en uit te dragen. Result = HR Processes x Leadership SD Worx 7

8 Payroll efficiënte loonberekening en -administratie Het verwerken van uw loongegevens is een complex en bedrijfskritisch proces, dat door de steeds evoluerende wet- en regelgeving voortdurend aan verandering onderhevig is. Streeft u naar een goede relatie met uw medewerkers én met de diverse overheidsdiensten, dan moet dit proces tijdig, correct en efficiënt verlopen. SD Worx blinkt uit in personeelsadministratie. We tekenen voor een correcte loonberekening en een stipte follow-up. We willen trouwens meer voor u zijn dan louter uw administratieve ruggengraat. U kunt voortdurend terecht bij uw vaste contactpersoon met courante sociaaljuridische vragen. En we verwittigen u op alle belangrijke momenten van het werk dat u moet verrichten. Bovendien kunnen we u in meerdere Europese landen dezelfde kwaliteitsvolle service bieden, via één contactpersoon. Van een state-of the-art-payrollpakket tot een oplossing geïntegreerd in uw ERP-systeem: telkens weer komen we u tegemoet met een aanbod op uw maat. Indien u dat wenst, nemen we uw payrollproces volledig of gedeeltelijk van u over. payroll 8 SD Worx verwerkt bijna loonberekeningen per maand: in België, in Frankrijk, in Duitsland, in Luxemburg, in Nederland en in andere Europese landen.

9 Wijziging van juridisch statuut voor het Tehuis der Blinden Het Tehuis der Blinden onderging het afgelopen jaar een aantal belangrijke juridische wijzigingen. Patrick Scheyven, administratief en financieel directeur: We wilden ten volle profiteren van de nieuwe bepalingen van de wet op de Stichtingen van openbaar nut. Daarom was het juridisch noodzakelijk om eerst de twee bestaande vzw s, Koninklijke Vereniging van Filantropie en Residentie Hallepoort Tehuis der Blinden, samen te voegen. Nadien werd het resultaat van die fusie ondergebracht in een nieuwe Stichting, ditmaal van openbaar nut. In de praktijk moesten de twee vzw s absoluut worden ontbonden op 30 november 2009, zodat op 1 december de nieuwe juridische structuur kon ontstaan, vertelt Patrick Scheyven. De overheveling van specifieke voordelen (zoals die uit het win-winplan) bleek zeer moeilijk. De professionele ondersteuning van SD Worx was voor ons dan ook bijzonder nuttig. In december 2009 en januari 2010 werden de lonen vlekkeloos betaald in naam van de nieuwe structuur. In januari 2010 verliep de loonberekening opnieuw rimpelloos, ditmaal onder de vlag van de nieuwe Stichting van openbaar nut. De werknemers hebben van al deze wijzigingen dan ook geen enkel nadeel ondervonden.

10 Bij Matexi groeit HR uit tot een voorbeeld voor andere supportunits Om HR tot een strategische afdeling te laten doorgroeien, zaten de omstandigheden bij Matexi niet mee. Het West-Vlaamse familiebedrijf, actief in bouw en projectontwikkeling, is gestructureerd in meerdere kleine en middelgrote vennootschappen. Tot vijf jaar geleden was hr hier grotendeels beperkt tot personeelsadministratie, die vanuit de diverse vestigingen werd verzorgd door een aantal medewerkers van de financiële afdeling. Daniel Stepman, directeur P&O, bracht daar verandering in. Met de ruggensteun van SD Worx. Matexi is actief in drie pijlers: vastgoedontwikkeling, woningbouw en investeringen. Onder de drie pijlers zijn telkens verschillende vennootschappen actief. Toen ik hier vijf jaar geleden binnenkwam, was slechts één van die vennootschappen klant bij SD Worx, blikt Daniel Stepman terug. De andere vennootschappen deden een beroep op andere sociaal secretariaten. Na verloop van tijd merkte ik dat we beter af waren met één dienstverlener en schreef ik een aanbesteding uit. SD Worx kon het best voldoen aan het lastenboek. Oplossingsgerichtheid troef Toch voldeed de eerste oplossing niet aan de verwachtingen. Op een bepaald ogenblik hebben we beslist om over te stappen naar eblox: een pakket dat al langer zijn sterkte bewezen had. Het traject verliep dus initieel niet helemaal over rozen, maar Daniel Stepman is positief. Matexi is een complexe en snelgroeiende groep, actief in een zeer complexe business en gebonden aan strikte wetgeving. De dienstverlening van onze partners en leveranciers moet conform zijn; we zijn dus veeleisend. Maar bij SD Worx is de oplossingsgerichtheid en drive groot, zowel bij onze accountmanager als in het regionaal kantoor. Bovendien wordt rekening gehouden met elke suggestie die ik doe: Matexi is als klant zeker geen nummer. Vandaag doet Matexi ook een beroep op de selfservicemodule van eblox. Die hebben we stapsgewijs uitgerold. Zodra ze in één vestiging draaide, hebben we ze ook elders ingevoerd. Vermits wij zo n 12 à 15 regionale vestigingen tellen, heeft dit voor ons een zeer grote toegevoegde waarde. Constructief bouwen aan meerwaarde En Matexi schakelt SD Worx in voor meer dan louter payrollapplicaties. Daniel Stepman: We hebben een abonnementsformule gekozen voor sociaal, fiscaal, juridisch en hr-advies. We kloppen immers maandelijks wel een paar keer aan bij SD Worx, hetzij voor zeer specifieke operationele hr-kwesties een welbepaald contract, tevredenheidsenquêtes, noem maar op hetzij voor strategische projecten en trajecten. Zo hebben we het warrantplan met hen ingevoerd, de functieclassificatie, de cao 90-bonus, maaltijdcheques, payroll 10 Dankzij de blijvende professionele ondersteuning van SD Worx, nam hr stapsgewijs aan belang toe bij Matexi. De versnipperde dienstverlening werd gecentraliseerd en kreeg een breder arsenaal aan opdrachten en verantwoordelijkheden. In 2007 rijfde Matexi de HRM Development Award binnen. HR werd een strategische afdeling, die nu voor onze andere supportunits als voorbeeld moet dienen.

11 Daniel Stepman Directeur P&O bij Matexi payroll 11

12 Slimme payrolloplossing voor Universiteit Gent De Universiteit Gent is een van de grootste werkgevers van Oost-Vlaanderen. De ruim medewerkers zijn professoren, wetenschappelijk personeel, assistenten, administratief en technisch personeel, 10% buitenlandse medewerkers, en bovendien een mix van statutair benoemden en contractueel aangestelde medewerkers. De payroll van de Universiteit Gent is dan ook bepaald complex. Ook de geschiedenis van het huis zit er voor iets tussen, vertelt Dirk Verly, Directeur P&O. Waren we vroeger een Rijksuniversiteit, vandaag vallen we onder de Vlaamse Gemeenschap. De vrij unieke positie die we innemen, zorgt voor een veelheid aan zeer specifieke regels. Die complexiteit was ook de reden waarom UGent tot vorig jaar met een zelfontwikkelde loonmotor werkte. Gezocht: loonmotor in SAP Dirk Verly: Die loonmotor was in huis ontwikkeld. Een eigen IT-team was voortdurend bezig met het bijwerken en upgraden. Hoewel er geen klachten over waren, was het geen houdbare situatie; het uitgebreide systeem was niet ten gronde gedocumenteerd, de IT-ploeg die het goed kende, dunde uit Kortom, we moesten dit systeem zien te vervangen door een standaardoplossing. Intussen werkte UGent voor verschillende processen met SAP. Dit dient als ruggengraat voor onder meer financiën, maar ook voor e-hr; leidinggevenden gebruiken het decentraal voor bijvoorbeeld kalendergebonden taken en evaluaties. We gingen dus op zoek naar een partij die voor onze specifieke situatie een loonmotor kon creëren in SAP, die we nadien zelf zouden beheren. SD Worx bleek de partij die de beste referenties kon voorleggen, vertelt Dirk Verly. Een voorbeeldproject De implementatie verliep vlot. Het klikte bijzonder goed tussen het team van UGent en dat van SD Worx; beide teams zaten trouwens fysiek samen in een projectroom, zodat ze continu konden overleggen. Ook de stuurgroep van het project kwam frequent samen; alleen al uit de samenstelling hiervan van de kant van UGent zetelden er onder meer een aantal decanen in bleek het grote belang dat aan het project werd gehecht. Vandaag heeft UGent een systeem dat een stuk veiliger is en toekomstgerichter. Ook de interactie tussen andere toepassingen bijvoorbeeld de begroting en de hr-gegevens in SAP is een grote stap voorwaarts. Uiteraard draaien we voor een aantal opdrachten, zoals vakantiegeld, nog een aantal maanden dubbel. Maar nu al blijkt dat we, als kers op de taart, ook duidelijk winst zullen boeken in productiviteit. payroll Het project verliep perfect binnen het budget en binnen de afgesproken timing. Zonder overenthousiast te zijn: het is een voorbeeldproject. De overgang op 1 januari is nagenoeg vlekkeloos verlopen. De ruim medewerkers hebben er bij wijze van spreken niets van gevoeld. 12

13 Dirk Verly Directeur P&O bij UGent

14 Filip De Graeve HR Director bij Daikin payroll 14

15 Daikin creëert win-winsituatie dankzij BPO In 1972 koos Daikin Industries Ltd. Oostende als vestigingsplaats voor zijn Europees hoofdkantoor. De fabriek wist zich op te werken van assemblagecentrum voor apparatuur die in Japan was gemaakt, tot volwaardig bevoorradingscentrum voor het Europese distributienet. En het hoofdkantoor werd verantwoordelijk voor de gehele EMEAregio. Aan strategische hr-topics hebben we van hieruit geen gebrek, vertelt Filip De Graeve, HR Director Daikin. Het bedrijf koos er dan ook voor om operationele en niet-strategische hr-taken uit te besteden aan mensen die er hun corebusiness van hadden gemaakt, namelijk de medewerkers van SD Worx. De keuze voor SD Worx hebben we jaren geleden al gemaakt. We hadden daar goede redenen voor: hun marktleiderschap, het feit dat zij als een van de weinige aanbieders de payroll implementeerden in SAP en tot slot hun internationale ervaring. Initieel besloten we enkel de payrolladministratie aan hen uit te besteden, maar dan wel aan medewerkers die in onze kantoren kwamen werken. We willen immers de kwaliteit van de diensten vrijwaren. SD Worx zou ervoor zorgen dat onze medewerkers goed opgeleid waren en een goede connectie hadden met de diensten van SD Worx zelf, vertelt Filip De Graeve. Vorig jaar breidde de samenwerking verder uit. Als ondersteuning van de hrfrontoffice en onze afdeling Social Administration & Legal Affairs beslisten we de samenwerking met SD Worx te verdiepen. We hebben zelf een eerste medewerker voorgesteld; SD Worx heeft dan nog een extra man aan het team toegevoegd. Er wordt gezorgd voor de nodige rotatie, zodat de wisselwerking en kennisdeling tussen de back- en frontoffice optimaal verloopt. Vele contacten voor voortdurende verbetering Er is zeer regelmatig contact tussen Daikin en SD Worx. Filip De Graeve: We hebben er één contactpersoon, bij wie we met al onze vragen terechtkunnen. En daarnaast zijn er nog operationele meetings, stuurgroepmeetings en directiemeetings om de samenwerking blijvend te verbeteren, op alle niveaus. Onze Daikin Europe-medewerkers genieten een goede hr-basisondersteuning. De hr-medewerkers van SD Worx kunnen toegevoegde waarde bieden in hun corebusiness. En onze eigen hr-medewerkers kunnen zich toeleggen op strategische topics. Zo creëren Daikin en SD Worx een win-winsituatie. payroll 15

16 Luc Verbist Chief Information Officer bij De Persgroep

17 De Persgroep: een ander bedrijf, met een internationaal payrollsysteem De Persgroep werd in 2009 een ander bedrijf, zo staat het op de website. In dat jaar nam de onderneming een meerderheidsparticipatie in het toenmalige PCM Algemene Uitgeverijen nu De Persgroep Nederland. De groep groeide met onder meer drie ronkende krantentitels: AD, De Volkskrant en Trouw. Die verandering van formaat bracht ook nieuwe vereisten op het vlak van payroll met zich mee, vertelt Luc Verbist, Chief Information Officer bij De Persgroep. Eigenlijk hebben we een bedrijf overgenomen dat even groot was als het onze. We vestigden daarmee onze positie als belangrijke Benelux-speler. Bovendien deden we dat met het oog op de lange termijn: van bij de overname hebben we ons geëngageerd om het bedrijf nog verder uit te bouwen, aldus Luc Verbist. Het resultaat was echter dat De Persgroep voor zowat mensen in Nederland (waaronder distributeurs) en in België met vier verschillende hr-systemen kwam te zitten. Al snel namen we de beslissing om over te stappen naar één platform, voor zowel personeelsgegevens, payroll, competentiemanagement als evaluaties. Net zoals we ook voor onze redacties op één systeem werken. De voorwaarden uitgewerkt en afgevinkt Een lijst van voorwaarden werd opgemaakt. We zouden zoeken naar een hroplossing die inzetbaar was voor zowel Nederland als België én die uitbreiding toelaat: een Europese oplossing dus, die aan de specifieke vereisten van verschillende landen kan tegemoetkomen. Een bijkomende voorwaarde was dat er één userinterface zou zijn. Heel wat medewerkers werken zowel in België als in Nederland en het is belangrijk dat ze telkens in dezelfde omgeving terechtkomen. Ten slotte moest een verregaande integratie met andere IT-systemen mogelijk zijn. Als iemand een portable of een telefoonnummer krijgt, dan willen we niet dat dat vier keer moet worden ingevoerd, vertelt Luc Verbist. Op basis van die vereisten werd een marktstudie gevoerd; De Persgroep kwam bij SD Worx terecht. Luc Verbist: De prijs-kwaliteitverhouding van hun systeem, X-Tend, was de beste. Qua userinterface en integratiemogelijkheden bijvoorbeeld, scoorden ze beduidend beter. Anderzijds hadden ze weinig referenties in onze sector, althans van onze grootte. Hoewel we geloofden in de kracht van SD Worx, bleef het dus een beetje een risico. Combinatie die werkt Uiteindelijk bleek de implementatie zeer goed te verlopen. Ze werd doorgevoerd door een sterk team van zeer competente mensen. Hun grondige kennis van zowel IT als payroll was een absolute meerwaarde. Ze hebben hier met een groot engagement en veel inzet alle beloftes waargemaakt. Het moet gezegd: slechts zelden zien wij bij leveranciers een dergelijke drive en deskundigheid in één team. Het product beantwoordt volkomen aan de verwachtingen. Klik hier voor een korte impressie van De Persgroep in beweging Trouwens, SD Worx luistert naar zijn klanten, ook dat was opvallend. Na de implementatie heeft men ons gevraagd naar onze ervaringen en onze feedback. Het strekt hen tot eer dat ze op die manier trachten te leren en hun product steeds verder willen verbeteren. payroll 17

18

19 Vinçotte kiest na afwegen van de mogelijkheden voor een geïntegreerd hr-systeem Al 12 jaar is Vinçotte klant bij SD Worx. Maar de payroll draaide op een oud systeem, dat ondertussen niet langer wordt ondersteund. Na een grondige marktstudie besliste Vinçotte om te kiezen voor continuïteit en verder te werken met SD Worx. De ontdekking? Zowel het payrollsysteem als SD Worx bleken grondig veranderd Begin 2010 kregen we van medewerkers van SD Worx de boodschap dat ons oude systeem niet langer ondersteund zou blijven, vertelt Patrice De Ruyver, Chief HR Officer bij Vinçotte. Zij stelden ons voor om over te stappen op X-Tend, hun huidige systeem, dat heel wat meer functionaliteiten omvat. Maar wij wilden eerst wel eens weten wat de markt te bieden had. Na een ruime marktstudie besliste Vinçotte om toch verder te gaan met SD Worx. Vooral omdat zij het huis en onze eigenheden goed kennen. Vinçotte telt zo n bedienden, die verspreid werken, die uiteenlopende vergoedingen verdienen, en die verschillende types groepsverzekeringen genieten. Gezien die grote complexiteit kozen we voor continuïteit we gingen voor de payrollapplicatie in X-Tend, vertelt Patrice De Ruyver. Team in huis zorgt voor dynamiek en interactie SD Worx stelde voor om bij Vinçotte een projectteam samen te stellen, bestaande uit medewerkers van beide bedrijven. Eerlijk gezegd, in het begin waren we niet zo voor dit idee te vinden, vooral omdat het praktisch heel wat voeten in de aarde had. Toch gingen we akkoord. En het bleek een zeer goede zet. De interactiesnelheid en dynamiek die ontstonden in het gezamenlijke projectteam, waren bijzonder groot en positief. Naar een geïntegreerde aanpak X-Tend werd uiteindelijk perfect volgens plan geïmplementeerd. We hebben een paar maand parallel gedraaid en zijn nadien vlekkeloos overgeschakeld. De medewerkers hebben van de overgang geen enkel nadelig gevolg ondervonden. Wel integendeel: er is nu veel meer mogelijk; X-Tend voldoet volledig aan de huidige verwachtingen. Door de nauwe samenwerking werd het partnership tussen beide bedrijven aanzienlijk verstevigd. We stelden vast dat niet alleen het payrollpakket in die 12 jaar sterk is geëvolueerd; ook SD Worx zelf is enorm veranderd. Bovendien koos Vinçotte ook voor een aantal extra modules, die in het komende jaar worden geïmplementeerd: Opleidingen, Comp&Ben en Organisatie- en positiebeheer. We opteerden ervoor ons hr-beleid te ondersteunen met een modern en geïntegreerd hr-pakket. Vele medewerkers bij Vinçotte kijken ernaar uit. We zetten hiermee opnieuw een stap voorwaarts. Patrice De Ruyver Chief HR Officer bij Vinçotte payroll 19

20

21 HR het potentieel beter benutten Uw hr-strategie vertrekt van uw organisatiedoelstellingen. In al uw hr-processen van bij de aanwerving van nieuwe medewerkers tot het moment waarop ze ex-medewerkers worden vormen deze doelstellingen de leidraad. In deze evenwichtsoefening is SD Worx uw gespecialiseerde partner. U kunt rekenen op onze praktische tools, gespecialiseerde adviezen en praktijkgerichte opleidingen. We zijn er voor u in zeer concrete situaties U wilt uw lonen benchmarken met anderen uit uw sector? Uw organisatiestructuur is aan vernieuwing toe? U plant de uitrol van een competentiesysteem of functiestructuur? U wilt een performant leiderschapsbeleid uitwerken?. We maken de vertaalslag van uw doelstellingen naar uw hr-strategie. We werken met u aan gestroomlijnde processen; we implementeren en automatiseren ze. Als u dat wilt, bieden we u een geïntegreerd pakket, waar zowel hr-, legal als IT-specialisten aan meegewerkt hebben. Samen stomen we uw organisatie klaar voor sterke resultaten op lange termijn. 21

22

23 Gestructureerde hr-aanpak brengt Van Oirschot op temperatuur Sinds 1967 kunnen professionele installateurs bij Van Oirschot terecht voor een uitgebreid gamma verwarmings- en sanitair installatiemateriaal. De technische groothandel biedt daarnaast ook producten aan voor ventilatie, regenwaterinstallaties, waterbehandeling, Met het productengamma breidde ook het aantal bestelmogelijkheden uit. Naast een logistiek centrum in Herentals doken in de loop der jaren nog extra vestigingen op verspreid over het Vlaamse land en een commercieel goed uitgebouwde webshop. Ann Van Oirschot, zaakvoerder, vertelt: Met die groei was ook een andere hr-aanpak nodig. Zoals zeer vele kmo s zijn wij gegroeid vanuit een vlakke structuur. Zowel onze omzet als ons aantal medewerkers namen in de loop der jaren stelselmatig toe. Mettertijd werd duidelijk dat we nood hadden aan een duidelijker structuur en meer regels, vertelt Ann Van Oirschot. Er werden plannen gesmeed en structuren bepaald, eerst op commercieel vlak, nadien op logistiek vlak. Het hr-luik was het sluitstuk in het structureren van onze organisatie. Op dat ogenblik hebben we SD Worx gecontacteerd. Klik hier voor een korte impressie van Van Oirschot in beweging Samen systemen en structuren uitgezet SD Worx verzorgde tot dan toe enkel de loonberekening voor Van Oirschot. Ann Van Oirschot: Ik was me er eigenlijk niet van bewust dat ze zoveel meer boden. Nu ja, ik had het ook nooit eerder nodig gehad, maar nu was het zowel voor mij als voor mijn echtgenoot duidelijk dat we de limieten van onze hr-aanpak hadden bereikt Uiteraard had ik al wel gesprekken gevoerd om mensen te evalueren, maar de behoefte aan een professioneel kader was voelbaar. SD Worx reikte me de nodige tools en kapstokken aan. Niet alleen voor het coachen en motiveren van mensen; we hebben een objectief en duidelijk loonsysteem uitgewerkt voor onze verschillende groepen van medewerkers. Op dat ogenblik volgden ook de eerste echte loongesprekken. Dat zijn moeilijke gesprekken, die gaan over de boterham van de medewerkers. Zowel de voorbereiding als de eerste gesprekken zelf heb ik samen met de consultant van SD Worx gevoerd. En ik heb bijzonder veel geleerd uit haar ervaring, aldus Ann Van Oirschot. Ook bij de medewerkers zelf viel deze aanpak in goede aarde. Van Oirschot is alvast op temperatuur gebracht voor verdere groei. Ik was me er eigenlijk niet van bewust dat ze zoveel meer boden. Maar nu was het duidelijk dat we de limieten van onze hr-aanpak hadden bereikt Ann Van Oirschot Zaakvoerder bij Van Oirschot hr 23

24 Vlaamse overheid ViA SD Worx naar een modern personeelsbeleid Met Vlaanderen in Actie kortweg ViA tekende de Vlaamse Regering een actieplan uit waarmee onze regio tegen 2020 tot de top van Europa moet behoren. Eén van de sporen die in dit plan worden uitgezet, leidt naar een efficiëntere overheid. Om die doelstelling waar te maken, is het uittekenen en implementeren van een modern personeelsbeleid een van de sleutelprojecten. Begin van de jaren 2000 reeds genoot de Vlaamse overheid dankzij uiteenlopende hr-initiatieven de reputatie van een vooruitstrevende werkgever. Op die basis wil dit ambitieuze sleutelproject verder bouwen: het wil het hr-instrumentarium verder ontwikkelen en opfrissen. Precies hierin heeft SD Worx zijn grote meerwaarde bewezen. De SD Worx-consultant adviseert de projectgroep over de aanpak en de volgende stappen. De rijke ervaring van SD Worx met complexe veranderingstrajecten maakt dat zij met overtuiging goede en gerichte adviezen kunnen geven, die ook worden opgevolgd. Bovendien trekken ze uit volle kracht mee aan de kar. Om een modern personeelsbeleid te realiseren voor de ongeveer mensen die het Vlaams personeelsstatuut hebben, werd in het hart van de Vlaamse administratie een stuurgroep samengesteld. De concrete uitvoering van het project werd toevertrouwd aan een projectteam, dat bestaat uit Wendy De Letter, intern projectverantwoordelijke en hr-expert van de Vlaamse overheid; Ellen Van Hamme, een expert in overheidsregelgeving, en een projectleider van SD Worx. Vijf strategische hr-doelstellingen Wendy De Letter: Bij de aanvang hebben we het project in verschillende fases opgedeeld. De eerste daarvan omvatte het bepalen van een gemeenschappelijke visie op hr voor de 75 entiteiten die samen de diensten van de Vlaamse overheid vormen. Daaruit vloeien strategische hr-doelstellingen voort, die voor al die entiteiten geldig zijn. Vandaag kunnen we deze eerste fase afronden: momenteel worden vijf strategische hr-doelstellingen goedgekeurd, die tot stand kwamen in een werkgroep van leidend ambtenaren van alle beleidsdomeinen. In het voorjaar van 2011 wordt de visietekst Modern hr-beleid binnen de Vlaamse overheid aan de Vlaamse Regering bezorgd. Over het verloop van de eerste fase ben ik bijzonder tevreden, aldus Wendy De Letter. Tenslotte is het niet evident om voor een project van deze omvang voldoende draagvlak te creëren en een consensus te bereiken. Daartoe werden machten en krachten ingeschat, belangen en gevoeligheden van alle afdelingen en geledingen bewaakt de politiek, de leidend ambtenaren, -, voorbereidingen getroffen, potentiële problemen pragmatisch aangepakt. Meerwaarde zit in de ervaring Binnenkort begint de tweede fase van het project. In eerste instantie zullen we concreet bepalen welke quick wins we kunnen boeken: meer mobiliteit, meer flexibiliteit, noem maar op. Daarnaast zijn er ook projecten op lange termijn uitgezet: het nieuwe loonbeleid, bijvoorbeeld, wordt een werk van langere adem. hr 24 Ik ben ervan overtuigd dat we in het komende jaar met de eerste concrete realisaties zullen uitpakken. De actieve betrokkenheid van de verschillende beleidsdomeinen én de zichtbaarheid van het project zullen ook vergroten. Wendy De Letter besluit: Het is een uitdagend project, waarin we met beperkte middelen heel wat weerstanden moeten overwinnen. Maar elke stap vooruit is er een in de goede richting.

25 Wendy De Letter Projectverantwoordelijke en hr-expert van de Vlaamse overheid

26 Linda Verdonck HR Director bij Ricoh

27 Partnership in hr, noodzakelijke voorwaarde voor proactiviteit Het imago van onze hr-afdeling hangt sterk af van de diensten die SD Worx ons levert. In die zin beschouwen we het bedrijf helemaal niet als een leverancier, maar wel als een echte partner, waarvan we proactiviteit verlangen. SD Worx is ook klant bij Ricoh. Aan het woord is Linda Verdonck, HR Director van de marktleider in documentoplossingen: Ricoh. Ricoh heeft reeds verschillende fusie- en integratiebewegingen achter de rug, waarbij uiteenlopende bedrijfsculturen en hr-visies werden versmolten. Linda Verdonck: Al een aantal jaren is SD Worx onze belangrijkste partner in hr-oplossingen. De lonen van onze huidige 700 medewerkers, maar ook de aanvullende vergoedingen voor onze bruggepensioneerden gaan door hun professionele handen. Daarnaast mogen de eigen hr-medewerkers van Ricoh rekenen op het uitstekende juridisch advies dat via een abonnement bij de sociaaljuridische dienst van SD Worx verworven is en uiterst snel aangeleverd wordt. eblox Selfservice: de geschikte oplossing Daarnaast koos Ricoh in het voorbije jaar ook voor de werknemersportal eblox Selfservice: een ideaal systeem voor medewerkers én voor het management. Met behulp van een paswoord kunnen medewerkers hierin hun eigen gegevens raadplegen en up-to-date houden; het uitgebreide trainingaanbod van Ricoh vindt er administratieve ondersteuning; managers kunnen er op een gemakkelijke manier rapporten uithalen en alle medewerkers vinden er een repertorium met foto s van hun collega s. Voor ons, als groeiende groep met een fusieverleden, precies de geschikte oplossing. Linda Verdonck vervolgt: Precies omdat SD Worx zo n belangrijke partner voor ons is, zitten we regelmatig met onze accountmanager samen. We lichten hem in over onze doelstellingen en gaan na hoe SD Worx hieraan kan bijdragen. We verwachten veel van onze partner. Het is dus logisch dat we met hen onze commitments en doelstellingen delen. Meer is mogelijk Linda Verdonck: Ricoh is de nummer 1 in de markt en is net als SD Worx een dienstenleverancier. In die zin kunnen we wel wat van elkaar leren. Dat SD Worx zijn leidersplaats verdient, bewijst ook de Award van beste sociaal secretariaat die ze in 2010 wonnen bij de uitreiking van de HR Excellence Awards. Mijn droom is evenwel om de samenwerking tussen SD Worx en Ricoh in de toekomst op een nog hoger niveau te tillen Ricoh is de nummer 1 in de markt en is net als SD Worx een dienstenleverancier. In die zin kunnen we wel wat van elkaar leren. hr 27

28 Naar een toekomstgericht hr-dienstencentrum in het hart van de federale overheidsdiensten De federale overheidsdiensten hebben vandaag elk hun eigen personeelsdienst. Deze nemen alle administratieve processen voor en na de loonbetalingen ter harte. Die specifieke taak de uitbetaling van ambtenaren wordt verzorgd door een cel binnen de FOD Financiën. Om deze processen beter op elkaar af te stemmen, besliste de Federale Regering daarom om in de schoot van de federale overheidsdienst Personeel & Organisatie (FOD P&O) een sociaal secretariaat op te richten dat zijn diensten zou aanbieden aan alle federale overheidsdiensten met minder dan medewerkers. Luc Wintmolders, directeur-generaal bij de federale overheidsdienst P&O, kreeg deze uitdagende taak. De eerste stap die moest worden gezet, was het uittekenen van een organisatiemodel: een theoretisch model dat zowel het aanbod van het centrale sociaal secretariaat, het instrumentarium, de beloftes als de samenwerking met de verschillende FOD s bepaalt. Luc Wintmolders: We gingen op zoek naar een partner die ons hierbij kon begeleiden. SD Worx bleek de meest competente partij. Met hen hebben we een gedetailleerd projectplan uitgezet, met verschillende mijlpalen. Het bleek een goed huwelijk: SD Worx heeft niet alleen een grondige kennis van de werking van een sociaal secretariaat, maar ook van Business Process Outsourcing; zij konden dus inhoudelijk een gedegen ondersteuning bieden. Wij van onze kant konden daar kennis aan toevoegen over de werking en specifieke eigenheden van de overheidsdiensten. Zo kwamen we tot een goed en werkbaar model. hr 28 We kunnen met zijn allen een enorme efficiëntiewinst boeken én een ruimere service en betere technische ondersteuning genieten door schaalvoordeel te realiseren. In tweede instantie werd dit nieuwe organisatiemodel uitgerold voor de klanten die de federale overheidsdienst Personeel en Organisatie voordien al bediende. Vooral bij onze eerste klant heeft SD Worx zeer hands-on ondersteuning geboden en werd er een blauwdruk ontwikkeld die de uitrol bij de andere bestaande en nieuwe klanten moet faciliteren. In de loop van 2011 zullen we verder gaan met deze uitrol, vertelt Luc Wintmolders. Deze fase laat toe verbeterpunten in het organisatiemodel verder bij te schaven. Het is de bedoeling dat de FOD P&O met de uitgewerkte instrumenten zelfstandig aan de slag kan. SD Worx blijft dit vanaf de zijlijn nauwgezet opvolgen. Beleidsaanbevelingen formuleren In de loop van het traject kwamen de beperkingen van de huidige opdracht bloot te liggen. De FOD P&O wordt verondersteld deze service op te zetten en dan aan te bieden aan andere federale overheidsdiensten; zij zijn niet verplicht om in te stappen. Uiteraard kan het opzetten van deze shared service voor de personeelsafdelingen van alle FOD s een enorme winst betekenen. Concreet kunnen ze hiermee nog meer investeren in echt personeelsbeleid, waarmee ze voor hun medewerkers het verschil kunnen maken. Maar omdat het aanbod vrijblijvend is en beperkt tot organisaties met minder dan medewerkers, riskeren we die voordelen te missen. Bovendien loopt dit project parallel met een ander grootschalig hr-ict-project, E-HR, dat modulair wordt uitgerold binnen de federale overheid. Daarom schrijven de personeelsdirecteurs van de federale overheidsdiensten samen met SD Worx een aanbeveling voor de nieuwe regering om deze twee projecten te bundelen en zo te zorgen voor een geïntegreerde vernieuwing van de hr-aanpak binnen de federale overheid, vertelt Luc Wintmolders. Wanneer hierover uitsluitsel te verwachten valt? Tja, wanneer de nieuwe regering aantreedt, lacht hij. Een toekomstgericht hr-dienstencentrum in het hart van de federale overheid: het is work in progress...

29 Luc Wintmolders Directeur-generaal bij de federale overheidsdienst P&O

30 tax & legal 30

31 Tax & Legal fiscale en sociaaljuridische ondersteuning Hr reikt wijder dan financiële of sociale vraagstukken. Er spelen ook juridische en fiscale kwesties. En meer nog: die kwesties krijgen in elk land een andere invulling. Uw organisatie staat voor een ingrijpende verandering? U kunt professionele begeleiding gebruiken bij sociaal overleg? U wilt een loonoptimalisatie doorvoeren? U wenst praktisch advies bij het correct implementeren van nieuwe wetgeving? U wordt voor het eerst geconfronteerd met grensoverschrijdende tewerkstelling? We helpen u om uw binnen- en buitenlandse tewerkstelling zo gunstig mogelijk te organiseren. Onze experts bieden u pragmatische antwoorden op uw juridische vragen en kunnen meteen ook zorgen voor de implementatie ervan, in de loonberekening bijvoorbeeld. tax & legal 31

32 Basket Oostkamp: naar een hogere klasse ook op administratief vlak Toen we onze ambitie waarmaakten en promoveerden van derde naar tweede nationale, wisten we dat het ernstig werd. We zouden onze structuur professioneel moeten uitbouwen. Aan het woord zijn Guido Malfait en Henk Thieren, respectievelijk ondervoorzitter en voorzitter van KBBC Oostkamp. SD Worx bood de nodige ondersteuning. We hadden de ambitie om met alles in orde te zijn, ook en vooral op het vlak van sociale wetgeving, vertelt Guido Malfait. Want natuurlijk hebben we betaalde spelers. Vrienden verwezen ons door naar SD Worx, dat ons sociaal secretariaat werd. Henk Thieren vult aan: Toch ging dat in orde zijn niet zonder slag of stoot. Niet iedereen is er immers happig op om met een risicovol bedrijf als een sportclub bijvoorbeeld een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Bovendien vonden we het statuut van de sportbeoefenaar ook heel moeilijke materie. Inderdaad, maar vandaag zijn onze problemen opgelost. Bij SD Worx kregen we een gebruiksvriendelijk inputpakket ter beschikking, aldus Guido Malfait, en een contactpersoon waarop we kunnen rekenen: Tommy is een schitterende kerel. Als hij onze vraag op zijn blocnote noteert, mogen wij ervan uitgaan dat ons probleem is opgelost. Toen we onze ambitie waarmaakten en promoveerden van derde naar tweede nationale, wisten we dat we onze structuur professioneel moesten uitbouwen. Referentie in sportmiddens Wij kregen van SD Worx vertrouwen en zekerheid. Ik doe nu de payroll online. En ik durf te stellen dat we in sportmiddens een referentie zijn geworden voor het in orde zijn. Guido Malfait vervolgt: En dat biedt ons de mogelijkheid om ons op andere vraagstukken te concentreren: financieel en organisatorisch bijvoorbeeld. Onze club is de grootste van Oostkamp. We tellen 170 tot 180 jeugdspelers, die in 13 ploegen spelen. Bij elke thuismatch zijn er 600 tot 700 mensen aanwezig. We werken met 80 vrijwilligers en willen ervoor zorgen dat ze zich thuis voelen in onze familie. We hebben zeven verantwoordelijken, elk voor een deelgebied, terwijl we in onze raad van bestuur vier leden hebben. We promoten hier zachte waarden zoals teamspirit en respect voor elkaar. We voelen immers dat we jongeren niet alleen sportief moeten opleiden, maar dat we ook aan de attitude moeten werken. Maar onze club, die organiseren we zoals een bedrijf. tax & legal 32 Guido Mailfait Ondervoorzitter van KBBC Oostkamp Henk Thieren Voorzitter van KBBC Oostkamp

33

34 Staaltje van sterke service Nyrstar is een van oorsprong Belgisch multimetalenbedrijf. Het produceert aanzienlijke hoeveelheden zink, lood en andere metalen, zoals zilver, goud en koper. In Europa omvat Nyrstar niet alleen het hoofdkantoor in Zwitserland, maar ook activiteiten in België, Nederland en Frankrijk. Daarnaast is de onderneming actief in Amerika, Latijns- Amerika en Australië. De laatste twee jaar heeft het bedrijf naast smelting aanzienlijk geïnvesteerd in mining, via acquisities van mijnen in onder meer Peru, Mexico en Tennessee. Heel wat werknemers zijn expats. Voor de belastingaangifte van de internationals in de Europese vestigingen doet Nyrstar een beroep op SD Worx. HR Manager Flor Boeckx en HR Superintendent Bart Ulenaers geven tekst en uitleg. We klopten initieel bij SD Worx aan voor de belastingaangiftes van onze expats in België, Nederland en Frankrijk: een groep van 15 à 20 medewerkers die een internationaal parcours afleggen. SD Worx biedt ons begeleiding bij deze toch zeer specifieke verplichtingen, zowel op fiscaal vlak als op het vlak van sociale zekerheid en wetgeving, vertelt Flor Boeckx. Bart Ulenaers vult aan: Onze contacten verlopen dan ook met pieken: in bepaalde maanden kloppen we zeer frequent aan, in andere periodes veel minder. Beloftes nakomen is troef Wat SD Worx zo sterk maakt, is ongetwijfeld dat zij hun beloftes nakomen: we kunnen op beide oren slapen, de berekeningen zullen tijdig in orde zijn. Uit ervaring weten we dat dit niet evident is. En we merken hetzelfde bij de mensen in de backoffice: ook hier wordt woord gehouden, aldus Flor Boeckx. Daarnaast gingen we bij SD Worx te rade voor ons warrantplan voor kaderleden. Deze service die zij samen met een Belgische bank hebben ontwikkeld werd met ondersteuning van SD Worx geïmplementeerd. Zij organiseerden ook infosessies in huis, vertelt Bart Ulenaers. Voor ons bewijst SD Worx vooral zijn meerwaarde als lokale speler met een internationale focus. Lokaal en ervaren Voor ons bewijst SD Worx vooral zijn meerwaarde als lokale speler met een internationale focus, die zeer nabij is en zeer gemakkelijk bereikbaar: we hebben er immers één aanspreekpunt voor een zeer diverse dienstverlening. Bart Ulenaers: Bovendien kent het bedrijf de wetgeving door en door en kan het beschikken over een expertise die meer dan 50 jaar teruggaat, vult Flor Boeckx aan. tax & legal We zijn nu twee jaar klant en zagen het aantal dossiers gestaag toenemen. In de toekomst is ongetwijfeld nog meer mogelijk: hun aanbod aan opleidingen zowel voor payroll als sociale wetgeving is beslist interessant, besluit Bart Ulenaers. 34

35 Flor Boeckx HR Manager bij Nyrstar Bart Ulenaers HR Superintendent bij Nyrstar tax & legal 35

36 Esther Huisman HR Manager bij Argos Oil

37 Brandstof voor internationale groei Argos Oil is een van de snelst groeiende oliemaatschappijen in Nederland. Vanuit het hoofdkantoor in de Rotterdamse haven wordt die groei aangestuurd, enerzijds vanuit de eigen activiteiten, anderzijds door acquisities. Daarbij kijkt Argos Oil ook over de grenzen. De voorbije jaren werd het werkterrein uitgebreid naar België, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland. En dat heeft zo zijn impact op hrm, vertelt Esther Huisman, HR Manager. Eind 2008 hadden we een bedrijf overgenomen in België. We wilden hier toen voor het eerst eigen medewerkers inschrijven en hadden vernomen dat SD Worx het grootste sociaal secretariaat van België was en een zeer goede service ter zake bood. Zo kwamen we begin 2009 bij de afdeling Foreign Employers terecht. We werden er effectief bijzonder snel en goed geholpen, zo beschrijft Esther Huisman de start van de samenwerking. Het kluwen ontward Argos Oil neemt in het buitenland zowel servicestations over als groothandels en opslagdepots. Bij onze groei bleek SD Worx ons zeer goed te ondersteunen. Inmiddels stellen we hier 19 personeelsleden tewerk, onder 3 verschillende paritaire comités, vertelt Esther Huisman. Complexiteit ten top. Ook verlofregelingen en vakantiegeld in België zijn een kluwen. Maar bij SD Worx weten ze er wel weg mee. Ze namen de begeleiding van ons volledige payrollproces op zich. SD Worx zorgde voor de administratieve aansluiting bij de overheid, een analyse van de loon- en arbeidsvoorwaarden, het opstellen van arbeidsovereenkomsten en -policies, en ook voor de eigenlijke payroll. En de samenwerking tussen Argos Oil en SD Worx breidde zich uit. Vermits we zeer regelmatig met vragen kwamen te zitten, beslisten we om naast het sociaaljuridische advies ook een abonnement te nemen op de fiscaaljuridische ondersteuning. Voor al deze vragen kunnen we terecht bij één contactpersoon. We krijgen snel en duidelijk antwoord, en de contacten verlopen prettig. Bij Argos Oil worden trouwens ook de opleidingen van SD Worx zeer gesmaakt: er werd een sociaaljuridische opleiding gegeven ter ondersteuning van het ontwikkelingsproces en momenteel wordt een opleiding rond tewerkstelling in Frankrijk gepland. Voor de optimalisatie van de variabele lonen opteerden we voor het aanbieden van warrants aan onze medewerkers. Ook voor de begeleiding bij dit proces doen we een beroep op SD Worx. Voorstel op maat Er zit dan ook muziek in de samenwerking. Intussen zijn we in Frankrijk sterk aan het groeien. SD Worx gaat heel efficiënt te werk, met één internationale contactpersoon en één lokaal contact per land. Ook voor de Duitse markt kunnen ze ons ideale ondersteuning bieden. We zien hen als een partner die onze verdere groei in Europa mee kan ondersteunen. SD Worx onderscheidt zich door een breed aanbod. We kunnen er met al onze vragen terecht. Momenteel tellen we ruim 100 medewerkers in Frankrijk. We vroegen SD Worx om de Franse lonen te benchmarken met die van andere spelers in onze sector; ook hierop krijgen we zeer duidelijke antwoorden. tax & legal 37

38 OCMW Aalst kiest professionele ondersteuning voor nieuwe rechtspositieregeling Na de witte woede halverwege de jaren 2000 werden verschillende nieuwe wetten en decreten geschreven voor een beter geregelde zorgsector. Zo werd in 2010, in uitvoering van het OCMW-decreet, beslist dat in 2011 een nieuwe rechtspositieregeling voor het personeel in voege moest gaan. Het OCMW van Aalst een van de grotere OCMW-besturen van Vlaanderen besliste zich hierin professioneel te laten bijstaan. Het OCMW van Aalst omvat vier sociale diensten, drie woonzorgcentra (en een in ontwerpfase), een uitgebreide dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorgdiensten, en twee serviceflats. 830 medewerkers maken er de dienst uit. Jan De Leenheer, Waarnemend Secretaris OCMW Aalst: In 2010 kregen we te horen dat onze rechtspositieregeling zeg maar personeelsstatuten op korte termijn moest worden aangepast. Immers, de nieuwe verlofregeling zou gelden vanaf 1 januari en zes maand later zouden ook de andere bepalingen van kracht worden. We beslisten ons professioneel te laten bijstaan en zochten hiervoor een partner via een officiële gunning. SD Worx kwam als beste uit de bus. Gezwind aangepakt Enkele consultants van SD Worx gingen het gesprek aan met de Waarnemend Secretaris en zijn team. Wat zeer goed overkwam, is dat ons twee weken later al een eerste tekst werd voorgeschoteld, vertelt Jan De Leenheer. Daarin had SD Worx met kleurencodes aangegeven welke passages we mochten of moesten aanpassen. Een slimme methode, die ons toeliet om snel knopen door te hakken. Het OCMW van Aalst koos ervoor om als uitgangspunt de rechtspositieregeling van de Stad Aalst te behouden; dat zou het werk aanzienlijk versnellen. Uiteindelijk werden zes personeelscategorieën gecreëerd, naargelang de vervulde diensten en specifieke functies, en het moment van aanwerving. Jan De Leenheer: Die verscheidenheid is ons door de regelgever opgelegd; we kunnen er niet omheen. Na een maand van samenwerking met SD Worx is de tekst in ontwerpfase en kunnen de onderhandelingen met de vakbonden en de besprekingen in de raad van het OCMW en de Stad starten. tax & legal 38