Startersgids Psychologisch consulent

Transcriptie

1 Startersgids Psychologisch consulent SBB Accountants & Adviseurs SBB. De accountant voor de Vlaamse ondernemer Goed begonnen is half gewonnen. SBB zorgt ervoor dat u goed voorbereid aan de start komt. Deze startersgids maakt u wegwijs in de opstartformaliteiten die voor uw sector gelden. Wij beschikken bovendien over een team van startersadviseurs. Zij ondersteunen u met praktische tips en loodsen u door alle opstartformaliteiten.

2

3 Inhoud U gaat als zelfstandige van start?...5 Beroep...6 B²TP, de beroepsvereniging voor Bachelors Toegepaste Psychologie...7 A. Inspireren tot kwaliteitsvol werk en blijvende professionalisering...7 B. Psychologisch consulenten met elkaar verbinden en ontmoetingskansen met de diverse factoren in het werkveld faciliteren...7 C. Vertegenwoordigen en verdedigen van de identiteit van de psychologisch consulent op een integere manier...7 Inschrijving in de KBO...8 A. Natuurlijke personen...8 B. Vennootschappen...8 C. Inschrijvingskost...8 Vergoeding voor muziek A. Sabam...10 B. Billijke vergoeding...10 C. Muziek in private bedrijfsruimten...10 Sociaal statuut en sociale bijdragen A. Aansluiten...11 B. Bijdragen zelfstandigen...11 C. Vrijstelling sociale bijdragen...14 D. Zelfstandige in bijberoep...14 E. Gelijkgestelden met een bijberoep (art. 37)...15 F. Overzicht sociale bijdragen...15 Verplichte en vrije verzekeringen A. Sociale verzekeringen...17 B. Andere verzekeringen...20 BTW...21 A. Activeren ondernemings-nummer bij de btw...21 B. Formaliteiten...21 C. Periodiek aangeven van btw...22 D. Andere verplichtingen...22 E. Recht op aftrek van voorbelasting...23 F. Kleine ondernemingsregeling: geen btw...23 G. Vrijgestelde belastingplichtigen...23 H. Algemeen tarief...24 I. Psychologisch consulent en btw

4 Inhoud Personenbelasting...25 A. Samenstelling van het belastbaar inkomen...25 B. Beroepsinkomsten...27 C. Voorafbetaling belastingen...31 D. Moet u een boekhouding voeren?...31 E. Deel 2 van uw aangifte opvragen...32 Vennootschap of eenmanszaak?...33 A. De eenmanszaak...33 B. De vennootschap...34 C. Vennootschapsvormen...37 D. Overzicht...41 Steunmaatregelen...42 A. Participatiefonds Vlaanderen...42 B. Impulskrediet...43 C. Winwinlening...43 D. Waarborg voor bedrijfskredieten: Waarborgregeling...43 E. Kmo-portefeuille...43 F. Finmix...44 Fiscale gunstmaatregelen voor startende ondernemingen...45 A. Tax shelter...45 B. Crowdfunding...46 C. Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor startende KMO s (werkgevers)

5 U gaat als zelfstandige van start? Beste starter, Concrete plannen om als zelfstandige te starten? Dan is uw vraag naar professionele ondersteuning alvast een stap in de goede richting. Met ruim 40 jaar ervaring telt SBB vandaag meer dan klanten. Elk jaar begeleidt een team van startersadviseurs meer dan 600 ondernemers met het opstarten van een zelfstandige activiteit. U vindt hen in het SBB-kantoor in uw regio. Zij kunnen u ondersteunen met praktische tips en bieden een totaalbegeleiding van opstartformaliteiten tot financieel plan, van boekhouding tot fiscale aangifte. Anders dan de algemene informatie die u overal kunt vinden, maakt deze startersgids u wegwijs doorheen de administratieve en wettelijke verplichtingen die specifiek in uw beroepssector gelden. Deze gids werd samengesteld door de deskundigen van ons kenniscentrum die onderwerpen als vergunningen, sociale en fiscale wetgeving nauwgezet opvolgen. Of u zich nu vestigt als schrijnwerker, een praktijk start als tandarts of een winkel opent, voor al uw vragen over vestigingsreglementering, vergunningen, boekhouding en accountancy, fiscaliteit en milieuwetgeving kunt u terecht in het SBB-kantoor in uw buurt. U vindt de contactgegevens van onze kantoren achteraan in deze gids. Veel succes! Nathalie Put starterscoördinator SBB Accountants & Adviseurs Diestsevest 32 bus 1A 3000 Leuven P.S. Bezoek ons ook eens op 5

6 Beroep De psychologisch consulent volgde een professionele bacherloropleiding in de toegepaste psychologie van 3 jaar aan een hogeschool. Het is een deskundige in het begeleiden en ondersteunen van mensen. Ze worden ingeschakeld in dezelfde werkvelden als psychologen maar ze komen niet in aanmerking voor een erkenning als psycholoog. Psychologen hebben een universitair diploma in de psychologie. De psychologisch consulent begeleidt de cliënt en zijn omgeving om het algemeen psychosociaal welzijn en de psychische gezondheid te ondersteunen en te bevorderen. Hij zet, afhankelijk van de vraag van de cliënt een diagnostisch proces, een counselend proces en/of een coachend proces op gang. Dossiers waarbij gespecialiseerde ondersteuning nodig is, verwijst hij door naar de juiste instanties (doorverwijzer). Hij blijft voor de cliënt het eerste aanspreekpunt om zijn begeleidingstraject te bespreken en op te volgen (casemanager). De psychologisch consulent is met andere woorden bedreven in diagnostische vaardigheden en krachtige gesprekstechnieken, vanuit een wetenschappelijke onderbouwing. Het zijn gewaardeerde deskundigen met een open blik. Omdat in een hulpverleningsproces de hulpvrager en de psychologisch consulent niet alleen staan, is deze steeds in contact met mogelijke partners in het werkveld. Er is sprake van een duidelijke samenwerking met externe diensten en indien de situatie dit vereist, wordt er doorverwezen en naar gespecialiseerde zorg gezocht. De zelfstandig psychologisch consulent neemt steeds de rechten van de patiënt in acht. Psychologisch consulenten komen vandaag nog niet in aanmerking voor een erkenning door het RIZIV. Cliënten hebben bijgevolg geen recht op een terugbetaling via de verplichte ziekteverzekering. 6

7 B²TP, de beroepsvereniging voor Bachelors Toegepaste Psychologie B²TP, de beroepsvereniging voor Bachelors Toegepaste Psychologie, inspireert, verbindt en vertegenwoordigt psychologisch consulenten. A. Inspireren tot kwaliteitsvol werk en blijvende professionalisering B²TP is een vereniging voor en door psychologisch consulenten die vanuit diverse werkvelden (arbeids- en organisatiepsychologie, klinische psychologie, school en pedagogische psychologie) de krachten bundelen om de positie van de psychologisch consulent in het werkveld te versterken. De beroepsvereniging tracht te inspireren tot kwaliteitsvol werk en zet in op een blijvende professionalisering van haar leden. Mensen inspireren om zich te laten zien als een professionele en sterke partner in het werkveld is één van haar voornaamste doelstellingen. B. Psychologisch consulenten met elkaar verbinden en ontmoetingskansen met de diverse factoren in het werkveld faciliteren De beroepsvereniging probeert psychologisch consulenten met elkaar in verbinding te brengen en hen aan te moedigen om ervaringen uit te wisselen en samen te werken daar waar kan. Samenwerkingen worden opgezet met diverse actoren in het werkveld. B²TP onderhoudt contacten met diverse belanghebbenden en spoort haar leden aan om in hun werk tot verbinding en netwerk te komen. C. Vertegenwoordigen en verdedigen van de identiteit van de psychologisch consulent op een integere manier Het verdedigen van de identiteit van de psychologisch consulent staat hoog op de agenda van de beroepsvereniging. Zij onderhouden contacten met academische en politieke besluitvormers. Op een integere manier wordt getracht een positie in te nemen in het werkveld. De psychologisch consulenten zijn in staat om een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening te garanderen voor hun cliënten, patiënten of klanten. Concreet biedt de beroepsvereniging de volgende voordelen voor haar leden: persoonlijk antwoord/advies op vragen korting vormingsdagen korting postgraduaten Thomas More Antwerpen korting academische bibliotheek Thomas More korting bij het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering (AMMA) nieuwsbrief toegang tot diverse dossiers en informatie intervisie en netwerkmomenten ondersteunen en inspireren bij de opstart van een zelfstandige activiteit Meer informatie? Surf naar 7

8 Inschrijving in de KBO Het starten als zelfstandige brengt een aantal administratieve verplichtingen met zich mee. Een daarvan is de inschrijving in de KBO. De inschrijving verloopt via de erkende ondernemingsloketten. Het maakt daarbij geen verschil of u de activiteit in hoofdberoep of in bijberoep uitoefent. privaatrecht), de activiteiten en de vestigingseenheden invoeren. Wanneer de onderneming een activiteit zal uitoefenen die een vergunning of erkenning vereist, moet ze na de inschrijving bij het ondernemingsloket contact opnemen met de orde of het instituut. Ook SBB Accountants & Adviseurs kan uw inschrijving in de KBO in orde brengen. U beschikt dezelfde dag nog over uw ondernemingsnummer! A. Natuurlijke personen Het ondernemingsloket schrijft u in in de KBO. De inschrijving moet gebeuren voor de start van de onderneming. Het ondernemingsloket kent een ondernemingsnummer toe. Voor elke vestigingseenheid (werkplaats, verkooppunt, bureau, filiaal, ) ontvangt u een vestigingseenheidsnummer. Indien u een activiteit zal uitoefenen waarvoor een vergunning of erkenning nodig is van een orde of instituut, dan moet u na uw inschrijving contac opnemen met die orde of dat instituut. Te verstrekken gegevens en documenten bij de aanvraag om inschrijving: naam en voornaam, rijksregisternummer of identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; de naam van de onderneming; het adres van de onderneming en van de vestigingseenheden; de activiteiten die u van plan bent uit te oefenen; de begindatum van de activiteiten; het nummer van de financiële rekening van de onderneming; voor handels- en ambachtsondernemingen: bewijs van ondernemersvaardigheden; voor vennootschappen: neergelegde oprichtingsakte. B. Vennootschappen De oprichting van een vennootschap verloopt via de griffie van de rechtbank van koophandel. De griffier voert de identificatiegegevens van de onderneming in in de KBO. Hoewel vennootschappen reeds zijn opgenomen in de KBO en een ondernemingsnummer via de griffier van de rechtbank van koophandel hebben gekregen, moeten ook zij zich nog laten inschrijven via een ondernemingsloket. Het ondernemingsloket zal de hoedanigheid (handelsonderneming of niet-handelsonderneming naar C. Inschrijvingskost Voor handels- en ambachtsondernemingen kost de inschrijving 83,5 EUR, één vestigingseenheid inbegrepen, plus 83,5 EUR per bijkomende vestigingseenheid. De eerste inschrijving van een niet-handelsonderneming is gratis ongeacht het aantal vestigingseenheden. 8

9 TIP De beoefenaar van een vrij beroep oefent meestal geen handelsactiviteiten uit. Dat betekent dat hij door het ondernemingsloket in de KBO zal ingeschreven worden als niet-handelaar. Toch is niet elke vrije beroepsbeoefenaar een niet-handelsonderneming. De psychologisch consulent is daar een voorbeeld van. Enkel de psychologisch consulent die de beschermde titel van psycholoog mag dragen (indien erkend door de Psychologencommissie), wordt altijd als niet-handelaar beschouwd. De psychologisch consulenten zonder de titel van psycholoog worden door het ondernemingsloket als handelaar beschouwd indien ze voldoen aan de volgende vier criteria: onafhankelijkheid, publiciteit, op voorhand bekendgemaakte tarieven en zich richten tot een groot publiek. Stappenplan Hier vindt u een samenvatting van de stappen en administratieve formaliteiten die u moet vervullen om als zelfstandige te starten. De formaliteiten gelden zowel voor starters in hoofdberoep als in bijberoep. 1. Check of u voldoet aan de startvoorwaarden 2. Kies uw ondernemingsvorm 3. Ga na waar u terecht kan voor financiële steun 4. Werk uw ondernemingsplan uit 5. Open een zichtrekening voor uw onderneming 6. Maak een afspraak met uw boekhouder/accountant 7. Vraag de vereiste vergunningen aan voor uw activiteiten (indien van toepassing) 8. Regel de oprichting van uw onderneming/inschrijving in de KBO 9. Activeer uw btw-nummer (indien van toepassing) 10. Sluit u aan bij een sociaal verzekeringsfonds 11. Beslis welke verzekeringen u wilt afsluiten Onze startersadviseurs bieden u een totaalbegeleiding van a tot z. Ze kunnen ook alle opstartformaliteiten voor u in orde brengen! 9

10 Vergoeding voor muziek De onderneming die regelmatig muziek speelt in publiek toegankelijke bedrijfsruimten of bedrijfsterreinen (wachtzaal, restaurant, toonzaal, informatiebalie, loskade, enz.) moet in principe twee gebruikslicenties aanvragen: een bij SABAM voor de auteurs en de componisten en een bij de Billijke vergoeding voor de uitvoerende artiesten. A. Sabam SABAM mag auteursrechten eisen op muziekwerken die op openbare plaatsen ten gehore gebracht worden. Het bedrag van de auteursrechten staat in functie van de oppervlakte, het aantal toehoorders, de geluidssterkte, De tarieven kunnen geraadpleegd worden op be. U vindt er eveneens het aangifteformulier. Ook voor het muziekje bij de wachttoon van de telefoon moet u (per toestel) een vergoeding betalen (indien de auteur van deze muziek geen 70 jaar dood is). Voor een wachtzaal tot en met 10m² betaalt u vanaf 1/1/ ,44 EUR, inclusief 6% BTW. Meer info? B. Billijke vergoeding Ook voor de uitvoerders en producenten van muziekwerken wordt een vergoeding voor het spelen van muziek op openbare plaatsen gevraagd. De Billijke Vergoeding is eveneens van toepassing bij dienstverlening. Onder de groep diensten vallen onder andere de praktijken van alle vrije beroepen (diensten van juridisch, medisch of andere aard). Voor de betaling of de berekening van de tarieven zijn alle ruimtes die voor het publiek of derden toegankelijk zijn van toepassing. C. Muziek in private bedrijfsruimten Ondernemingen die muziek spelen in bedrijfsgebouwen of op bedrijfsterreinen die alleen toegankelijk zijn voor het personeel, moeten ook twee gebruikslicenties aanvragen: één bij SABAM voor de auteurs en de componisten en één bij Simim voor de naburige rechten. Beide gebruikslicenties kunnen in één keer aangevraagd worden via Voor beide rechten wordt één gezamenlijke factuur opgesteld op de vervaldag. De tarieven worden berekend in functie van het aantal voltijdse equivalenten (VTE s) in de onderneming. Ondernemingen met minder dan 9 VTE s worden vrijgesteld. TIP De eengemaakte aangifte De website is de unieke verzamelplaats van alle informatie over de rechten en verplichtingen betreffende het gebruik van muziek in uw onderneming. Beide gebruikslicenties kunnen in één keer aangevraagd worden via deze website. Ondanks het feit dat het om één enkele aangifte gaat, zullen SABAM en de Billijke vergoeding nog steeds apart factureren. SABAM factureert op de vervaldag en biedt de mogelijkheid om jaarlijks, per trimester of maandelijks te betalen. De Billijke vergoeding factureert jaarlijks bij de aanvang van het jaar. Meer info? 10

11 Sociaal statuut en sociale bijdragen A. Aansluiten Loontrekkenden en ambtenaren moeten zelf geen actie ondernemen om in regel te zijn met hun sociaal statuut. De bijdragen die zij betalen voor hun sociale zekerheid worden automatisch afgetrokken van hun loon. Als zelfstandige, helper of helpster, meewerkend echtgenoot of echtgenote moet u zich zélf aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Het sociaal verzekeringsfonds stuurt ieder kwartaal een afrekening van de sociale bijdrage die u moet betalen. Via die bijdragen opent u rechten op kinderbijslag, gezondheidszorg, ziekte-uitkeringen, pensioen en faillissementsverzekering. Dit alles is het sociaal statuut van de zelfstandige. Sedert 1 april 2010 moet de zelfstandige uiterlijk de dag van de start van zijn activiteit aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds. Daarvoor ondertekent men een verklaring van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds naar keuze. Doet u dit niet of later, dan riskeert u een administratieve boete van 300 tot euro, wordt u automatisch aangesloten bij de Nationale Hulpkas en worden intresten aangerekend wegens laattijdige aansluiting. Vennootschapsbijdrage Hoewel het sociaal statuut enkel voor natuurlijke personen georganiseerd wordt, moet ook de vennootschap jaarlijks een bijdrage betalen aan het sociaal verzekeringsfonds. Deze bijdrage is afhankelijk van het balanstotaal van het voorlaatste afgesloten boekjaar. Vennootschappen met een balanstotaal tot en met ,63 EUR betalen 347,50 EUR vennootschapsbijdrage. Voor vennootschappen met een balanstotaal groter dan ,63 EUR is de bijdrage vastgesteld op 868 EUR. Vrijstelling vennootschapsbijdrage? In bepaalde gevallen kan de startende vennootschap de eerste drie jaren van een vrijstelling genieten. De vennootschap die meent recht te hebben op de vrijstelling, moet zelf het initiatief nemen en aan de hand van bewijsstukken aantonen dat ze cumulatief voldoet aan de volgende voorwaarden: Het moet gaan om een personenvennootschap. Kapitaalsvennootschappen zoals de NV en de commanditaire vennootschap op aandelen komen dus niet in aanmerking. De vennootschap moet in de KBO ingeschreven zijn als handelsonderneming. Burgerlijke vennootschappen (artsen, verpleegkundigen, kinesitherapeuten en andere vrije beroepen) kunnen geen vrijstelling genieten. De zaakvoerder(s) én de meerderheid van de werkende vennoten die geen zaakvoerder zijn, mogen tijdens de tien jaar voorafgaand aan de oprichting van de vennootschap ten hoogste drie jaar als zelfstandige verzekeringsplichtig zijn geweest in België. B. Bijdragen zelfstandigen Basisprincipe Vanaf 1 januari 2015 worden de sociale bijdragen voor alle zelfstandigen berekend op het inkomen van jaar zelf. De bijdragen van 2016 worden berekend op uw beroepsinkomen van 2016, de bijdragen van 2017 op het beroepsinkomen van 2017 enzovoort. Voorlopig betaalt u een bijdrage berekend op het inkomen van 3 jaar eerder. Zo betaalt u in 2016 een voorlopige bijdrage berekend op het inkomen van 2013, in 2017 op het inkomen van 2014 en zo verder. Wanneer het inkomen van deze jaren definitief gekend is, volgt een regularisatie van uw bijdrage. De regularisatie vindt in principe 2 jaar later plaats. Voor 2016 zal dat dus 2018 zijn en voor 2017 gebeurt de regularisatie in De bijdrageberekening wordt hieronder verder uitgelegd voor het bijdragejaar Uiteraard gelden voor de volgende jaren dezelfde principes. 11

12 Voorlopige bijdragen In 2016 betaalt u aan uw sociaal verzekeringsfonds een voorlopige bijdrage berekend op uw inkomen van Wanneer u weet dat uw inkomen van 2016 hoger zal liggen dan het inkomen van 2013, dan kunt u uw voorlopige bijdragen laten verhogen. Wenst u meer te betalen dan kunt u gewoon een extra bedrag storten of u kunt hiertoe een aanvraag doen bij uw sociaal verzekeringsfonds. In dat laatste geval ontvangt u ieder kwartaal een aangepaste afrekening. U bent echter op geen enkel moment verplicht om dit surplus ook effectief te betalen. Betaalt u meer dan wat u wettelijk verplicht bent te betalen aan voorlopige bijdragen, dan biedt dat u wel als voordeel dat u onmiddellijk de hogere bijdrage kunt aftrekken in uw belastingaangifte. U kunt uw voorlopige bijdragen ook laten verlagen indien u aan de hand van obectieve gegevens kunt aantonen dat uw beroepsinkomen van 2016 lager zal uitvallen dan het inkomen van U kunt wel slechts bijdragevermindering aanvragen als uw geraamd inkomen lager is dan ,32 euro. Uw bijdrage wordt dan verminderd naar 1.441,31 euro per kwartaal. Ligt uw inkomen van 2016 onder de grens van ,66 euro, dan wordt uw bijdrage zelfs herleid naar 720,65 euro per kwartaal. De aanvraag tot verlaging van uw sociale bijdragen moet gemotiveerd worden. De aanvraag kan het gevolg zijn van de economische crisis, ziekte, een ramp, werken in de straat en dergelijke meer. Daarnaast moet u dus ook kunnen bewijzen dat uw inkomen beneden de wettelijke grens zal zijn. U bent steeds verplicht een aanvraagformulier in te vullen. Uw sociaal verzekeringsfonds oordeelt binnen de maand na uw aanvraag of zij effectief lagere bijdragen zal aanrekenen. Merkt u na verloop van tijd op dat uw inkomen in 2016 toch hoger zal uitvallen dan oorspronkelijk ingeschat, betaal dan spontaan een hoger bedrag aan bijdragen. Zo vermijdt u boetes te moeten betalen op het moment van de regularisatie. Regularisatie Wanneer het inkomen van 2016 definitief komt vast te staan in de loop van 2018, zal uw sociaal verzekeringsfonds uw bijdragen definitief berekenen (regulariseren). Vallen uw definitieve bijdragen voor 2016 hoger uit dan wat u voorlopig reeds betaald heeft, dan zult u het verschil moeten bijbetalen maar zonder intrest. Liggen uw definitieve bijdragen lager dan wat u voorlopig betaald heeft, dan krijgt u het verschil terugbetaald. Wanneer u uw inkomen heeft laten verlagen en u uw inkomen te laag heeft ingeschat, zult u eveneens een bedrag moeten bijbetalen maar worden in deze situatie bovendien verhogingen aangerekend. Betaalde u een hogere voorlopige bijdrage dan wat wettelijk gezien verplicht was, en heeft u uw inkomen te hoog ingeschat, dan krijgt u het saldo terugbetaald. In tegenstelling met het oude systeem dat gold tot 2014, krijgt u hiervoor geen bonus toegekend. Als u uw activiteit stopzet, zult u nog gedurende enkele jaren regularisaties ontvangen terwijl u op dat moment geen zelfstandige meer bent. Specifiek voor de starter Ook voor de startende zelfstandige geldt de bovenstaande regeling. Uiteraard kan zijn voorlopige bijdrage niet berekend worden op het inkomen van 3 jaar eerder. Het sociaal verzekeringsfonds zal de starter in hoofdberoep een wettelijk vastgelegd voorlopige bijdrage aanrekenen van om en bij de 700 euro. Deze voorlopige bijdragen worden na 2 jaar geregulariseerd. Het bedrag van 700 euro is voor de zelfstandige in hoofdberoep een minimumbedrag dat steeds verschuldigd blijft. Tot einde eerste kalenderjaar Tweede kalenderjaar Derde kalenderjaar Voorlopige bijdrage per kwartaal Hoofdberoep Bijberoep 687,14 76,02 703,89 77,87 720,65 79,73 12

13 Opgelet! Indien u start in de loop van een jaar, houd er dan rekening mee dat uw inkomen omgerekend wordt naar een jaarinkomen. Uw bijdragen zullen berekend worden op dat jaarinkomen en dus niet op wat u effectief maar verdiend heeft. Bijdragepercentages Om uw bijdragen te berekenen paste uw sociaal verzekeringsfonds een bijdragepercentage toe van 22% per jaar op uw beroepsinkomen. Startende zelfstandigen betaalden een lager percentage namelijk 20,5% in het eerste jaar, 21% in het tweede jaar en 21,5% in het derde jaar. Vanaf 2016 zal elke zelfstandige minder sociale bijdragen hoeven te betalen. Deze maatregel kadert in de taxshift die de regering doorvoert. De volgende twee jaren zal het bijdragetarief voor uw beroepsinkomen tot ,94 EUR telkens met 0,5% dalen om vanaf 2018 definitief uit te komen op 20,5%. De onderstaande tabel biedt u het overzicht op de evolutie van uw bijdragepercentage voor de komende jaren. TIP Sociale bijdragen zijn steeds voor een volledig kwartaal verschuldigd. Het maakt dan ook geen verschil of u bijvoorbeeld start op 1 juli (1ste dag van het derde kwartaal) of 30 september (laatste dag van het derde kwartaal). In beide gevallen zijn de bijdragen voor het volledige derde kwartaal verschuldigd ev. Eerste jaar 20,5% 20,5% 20,5% 20,5% 20,5% Tweede jaar 21% 21% 21% 20,5% 20,5% Derde jaar 21,5% 21,5% 21% 20,5% 20,5% Vierde jaar en volgende 22% 21,5% 21% 20,5% 20,5% Beheerskosten De beheerskost (ook wel administratiekost genoemd) die u aangerekend krijgt bovenop de wettelijke sociale bijdrage varieert van sociaal verzekeringsfonds tot sociaal verzekeringsfonds en dit binnen de vork van 3,05% tot 4,30%. In onderstaande tabellen, die u een overzicht bieden van de bijdragen per categorie van zelfstandigen, vindt u steeds de wettelijke bijdragen inclusief de laagste beheerskost van 3,05%. Tot slot Wanneer u in een bepaald jaar zowel zelfstandige in hoofdberoep als in bijberoep bent, betaalt u uw bijdragen over het gemengd beroepsinkomen als zelfstandige. Stel dat u zelfstandige in hoofdberoep bent tot 30 juni. De laatste 2 kwartalen van het jaar werkt u als zelfstandige in bijberoep. Gedurende de eerste 6 maanden van het jaar bedroeg uw inkomen euro. De laatste zes maanden als zelfstandige in bijberoep verdiende u slechts euro. De bijdragen voor dat jaar worden voor alle kwartalen berekend op het inkomen van euro. 13

14 C. Vrijstelling sociale bijdragen Sommige beginnende zelfstandigen hebben het de eerste maanden niet gemakkelijk om financieel rond te komen. Niet alleen zijn er de opstart -en installatiekosten, maar ook de sociale bijdragen die elk kwartaal betaald moeten worden. Zelfstandigen in hoofdberoep die hun sociale bijdragen niet kunnen betalen, kunnen bij hun sociaal verzekeringsfonds een aanvraag doen tot vrijstelling voor één of meerdere kwartalen. Dit verzoek moet per aangetekend schrijven of persoonlijk (tegen ontvangstbewijs) gebeuren. Er bestaan standaardformulieren die ingevuld moeten worden. Een goede motivatie van de redenen waarom de financiële situatie niet gunstig is en een gedetailleerde opgave van de inkomsten en de uitgaven is belangrijk. De beslissing wordt genomen door de FOD Sociale Zekerheid. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. D. Zelfstandige in bijberoep De zelfstandige activiteit kan als een bijberoep bestempeld worden in geval van gelijktijdige cumulatie met: Een andere hoofdzakelijke tewerkstelling als loontrekkende De arbeidsregeling moet op kwartaalbasis minstens 50% van een voltijdse tewerkstelling bedragen. Voor specifieke vragen in verband met de gevolgen van een tewerkstelling in het buitenland contacteert u best uw sociaal verzekeringsfonds. Een andere hoofdzakelijke tewerkstelling als ambtenaar De statutaire beambten met inbegrip van de werknemers NMBS moeten: minstens gedurende 8 maanden of 200 dagen per jaar, en op kwartaalbasis gedurende minstens 50% van de voltijdse betrekking, in overheidsdienst tewerkgesteld zijn. Een andere hoofdzakelijke opdracht als lesgever in het onderwijs De onderwijsopdracht moet maandelijks minstens 60% van het aantal uren van een volledig uurrooster omvatten voor diegenen die pensioenrechten opbouwen in de openbare sector (statutairen), en minstens 50% van het aantal uren van een volledig uurrooster voor diegenen die pensioenrechten opbouwen als werknemer (contractuelen). Een sociale uitkering Wie een zelfstandige activiteit uitoefent en tegelijkertijd een vervangingsinkomen (bv. werkloosheidsuitkering, pensioen, ziekte-uitkering,...) ontvangt of ingevolge een vroegere activiteit de pensioenrechten in een ander stelsel dan dat van de zelfstandige blijft behouden, kan de zelfstandige activiteit als een bijberoep aanzien. Om van een aansluiting in bijberoep te kunnen genieten moet vaak aan specifieke voorwaarden voldaan zijn. Informeer u grondig alvorens een zelfstandige activiteit aan te vatten! Werkloosheidsuitkeringen In principe worden er geen werkloosheidsuitkeringen toegekend als er arbeid voor derden of voor zichzelf wordt verricht. Wie evenwel reeds een zelfstandig bijberoep cumuleerde met een loontrekkende activiteit en later werkloos werd, kan dit bijberoep eventueel verder blijven uitoefenen met behoud van werkloosheidsuitkeringen als: a. het bijberoep reeds meer dan 3 maanden voor de aanvang van de werkloosheid uitgeoefend werd; b. het geen activiteit betreft die normaal na 18 uur wordt uitgeoefend of zich in het horeca-, de bouw- of de verzekeringssector situeert; c. de RVA voorafgaandelijk verwittigd werd. De RVA moet steeds voorafgaand en expliciet akkoord gaan met de cumulatie van uw uitkering en uw zelfstandige activiteit. Indien uw jaarlijks netto-inkomen uit uw bijberoep 4.190,16 euro overschrijdt, zal uw uitkering overeenkomstig verminderd worden. 14

15 Loopbaanonderbreking en tijdskrediet Een combinatie van tijdskrediet (het onderbreken van de tewerkstelling in de privésector) of loopbaanonderbreking (openbare diensten) en de uitvoering van een zelfstandige activiteit is enkel toegestaan mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Tijdens het tijdskrediet (mét motief) mag men met behoud van de RVA-vergoeding een zelfstandige activiteit uitoefenen op voorwaarde dat deze activiteit voorafgaandelijk reeds gedurende tenminste 12 maanden werd uitgeoefend, en dat de loopbaan als werknemer volledig onderbroken wordt (volledig tijdskrediet). Zijn deze voorwaarden niet vervuld, dan is er geen recht op een uitkering. De cumul wordt maar toegestaan gedurende maximum 12 maanden. Na deze periode vervalt de RVA-vergoeding en wordt men sowieso zelfstandige in hoofdberoep. Voor de personeelsleden van een overheid (loopbaanonderbreking in de plaats van tijdskrediet) gelden specifieke regels. Zo is een gedeeltelijke loopbaanonderbreking (1/2 of 1/5) nooit cumuleerbaar met een zelfstandige activiteit. Men verliest dan niet alleen de onderbrekingsuitkering maar ook het recht op loopbaanonderbreking. Bovendien verschillen de regels naargelang men contractueel dan wel statutair tewerkgesteld is, en naargelang de overheid waarvoor men werkt. Informeer u grondig bij de RVA of uw sociaal verzekeringsfonds! E. Gelijkgestelden met een bijberoep (art. 37) (Gehuwden, studenten, weduwen en weduwnaars) Sommige categorieën van zelfstandigen kunnen vragen, gelijkgesteld te worden met zelfstandigen in bijberoep. Het gaat om: a. gehuwden van wie de partner een gelijkwaardig statuut heeft, bijvoorbeeld als werknemer, zelfstandige in hoofdberoep, ; b. studenten die gerechtigd zijn op kinderbijslag (jonger dan 25 jaar); c. weduwen of weduwnaars met een recht op overlevingspensioen; d. Vastbenoemde leerkrachten die een pensioen opbouwen als ambtenaar en minder dan 60% maar meer dan 50% tewerkgesteld zijn. Hun gelijkstelling met bijberoep is evenwel slechts mogelijk voor zover het netto belastbaar beroepsinkomen als zelfstandige lager ligt dan 6.815,51 euro (geherwaardeerd). De gelijkstelling met een bijberoep is dus bedoeld voor zelfstandigen in hoofdberoep met lage inkomsten, die afgeleide rechten kunnen laten gelden. Zij kunnen vragen om verminderde of helemaal geen sociale bijdragen te betalen. Wie geen of slechts verminderde bijdragen betaalt, wordt als persoon ten laste beschouwd, en bouwt geen eigen rechten op (geen recht op pensioen, ziekte-uitkeringen, enz.). F. Overzicht sociale bijdragen Bijberoep Sociale bijdragen per kwartaal voor het eerste jaar (inclusief 3,05%beheerskosten) Netto jaarinkomen Sociale bijdrage 0,00 0, ,41 0, ,42 76, ,00 105, ,00 132, ,00 158, ,00 184, ,00 211, ,00 237, ,00 264, ,51 359,95 (plafond art. 37) 7.000,00 369, ,00 422, ,00 528, ,66 Zie hoofdberoep 15

16 Hoofdberoep Sociale bijdragen per kwartaal voor het eerste jaar (inclusief 3,05% beheerskosten) Netto jaarinkomen Zelfstandige Meewerkende echtgenote maxistatuut 0 687,14 301, ,58 687,14 301, ,00 687,14 396, ,66 687,14 687, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,99 > ,16 Maximumplafond 16

17 Verplichte en vrije verzekeringen A. Sociale verzekeringen Door de betaling van sociale bijdragen opent de zelfstandige in hoofdberoep rechten in de sociale zekerheid op het vlak van: gezondheidszorgen; gewaarborgd inkomen (vanaf de 2de maand) bij arbeidsongeschiktheid; pensioen; gezinsbijslag; faillissementsuitkering; moederschapshulp (105 gratis dienstencheques). Op de faillissementsverzekering na, opent de meewerkend echtgenoot aangesloten in het maxistatuut, dezelfde rechten als een zelfstandige in hoofdberoep. Deze rechten zijn echter aan de lage kant. In veel gevallen is het aangewezen een bijkomende verzekering af te sluiten. 1. Gezondheidszorgen: grote en kleine risico s De zelfstandigen hebben voor de terugbetaling van hun ziektekosten dezelfde rechten als werknemers. Grote risico s:... verblijfskosten in het ziekenhuis (ligdagprijs, toezichtshonorarium, geneesmiddelen); heelkundige ingrepen, reanimatie, bevallingen; röntgenfoto s; radio -en radiumtherapie (bestralingen); grote (duurdere) laboratoriumonderzoeken; nierdialyse; synthesemateriaal (pacemaker, heupprothese, implantaten,...); rolwagen, hulptoestellen voor het lopen; Kleine risico s: raadplegingen, bezoeken, adviezen van huisarts of specialist; kleine heelkundige ingrepen zoals puncties, wondhechting; vele courante laboratoriumonderzoeken; tandverzorging (vullingen, prothesen, orthodontie); kinesitherapie en fysiotherapie (therapeutische verstrekkingen); verpleegzorgen (inspuitingen, wondverzorging, toiletten,...); brilglazen vanaf een bepaalde sterkte, hoortoestellen, orthopedische zolen, toestellen en andere prothesen; geneesmiddelen voorgeschreven door een geneesheer en afgehaald in een apotheek; behandeling van huidziekten; 2. Gewaarborgd inkomen bij arbeidsongeschiktheid en invaliditeit De zelfstandige die arbeidsongeschikt wordt ingevolge ziekte of ongeval krijgt van zijn ziekenfonds een dagvergoeding ter compensatie van het inkomensverlies. Men moet volledig arbeidsongeschikt erkend worden door de adviserende geneesheer van het ziekenfonds en alle persoonlijke beroepsactiviteiten stopzetten. Deze uitkering wordt slechts toegekend vanaf de 2de maand van de ongeschiktheid. 17

18 Arbeidsongeschiktheid (vanaf de 2 de maand) Per dag Per maand (26 dagen) Gezinshoofd 56, ,42 Alleenstaande 42, ,10 Samenwonende 34,47 878,80 Invaliditeit zonder stopzetting van het zelfstandige beroep Gezinshoofd zonder hulp van derden 56, ,42 Alleenstaande zonder hulp van derden 42, ,10 Samenwonende zonder hulp van derden 34,47 896,22 Invaliditeit en stopzetting van het zelfstandige beroep + gelijkstelling Gezinshoofd zonder hulp van derden 56, ,42 Alleenstaande zonder hulp van derden 44, ,70 Samenwonende zonder hulp van derden 38, ,04 Forfaitaire uitkering hulp van derden Bovenop de gewone uitkering 20,40 530,40 De zelfstandige die hetzij: een hogere daguitkering verlangt; de dagvergoeding vroeger wenst te ontvangen; kan een bijkomende verzekering afsluiten bij een private verzekeringsmaatschappij. De kostprijs is uiteraard afhankelijk van het gewenste bedrag en het verzekeringsrisico. De kostprijs is een fiscaal aftrekbare beroepskost. 3. Moederschapsuitkering De vrouwelijke zelfstandige in hoofdberoep en de meewerkende echtgenote heeft bij een geboorte recht op een moederschapsuitkering. Zij neemt verplicht moederschapsverlof gedurende 3 weken (één week voor en twee weken na de bevalling) en ontvangt hiervoor een vergoeding van 1374,94 euro. De verplichte periode kan aangevuld worden met een facultatieve voor- en/of nabevallingsrust. Per week extra rust ontvangt de zelfstandige 458,31 euro. De totale periode van moederschapsrust bedraagt maximum 8 weken (9 weken voor een meerling). Als de baby meer dan 7 dagen in het ziekenhuis moet blijven, kan de moederschapsrust verlengd worden. Vanaf 2017 zal de periode van moederschapsrust verlengd worden tot maximum 12 weken in plaats van de huidige 8 weken. De zelfstandige moeder krijgt bovendien de keuze om de moederschapsrust ook halftijds op te nemen. 4. Adoptie-uitkering Vanaf 1 februari 2007 hebben zelfstandigen die bijdragen voor een hoofdberoep betalen en meewerkende echtgenote in het maxistatuut, recht op een uitkering bij adoptie. De wachttijd van 6 maanden moet vervuld zijn. Het adoptieverlof bedraagt maximaal 4 weken bij adoptie van een kind tussen 3 en 8 jaar en maximaal 6 weken bij adoptie van een kind jonger dan 3 jaar. Bij adoptie van een gehandicapt kind, kan de duur van het verlof verdubbeld worden. De uitkering bedraagt eveneens 458,31 euro per week. De aanvraag gebeurt via het ziekenfonds. 5. Dienstencheques moederschapshulp De moederschapshulp beoogt een betere verzoening tussen het privéleven en het professionele leven van de vrouwelijke zelfstandige die moeder wordt. In het stelsel van de loontrekkende kan in bepaalde omstandigheden de moederschapsrust verlengd worden. Omdat die mogelijkheid niet bestaat voor de zelfstandige moeder werd gezocht naar een gepast alternatief. De moederschapshulp bestaat in de toekenning van 105 dienstencheques aan de vrouwelijke 18

19 zelfstandige die de bijdragen voor een hoofdberoep verschuldigd is, of die bijdragen betaalt in het maxistatuut. De aanvraag moet worden ingediend bij het sociaal verzekeringsfonds waar de zelfstandige moeder is aangesloten. Dit kan per post, fax, per e- mail of ter plaatse aan de balie. Als de aanvraag door een andere persoon bezorgd wordt aan het sociaal verzekeringsfonds, moet de aanvraag ondertekend zijn door de vrouw zelf. De aanvraag kan ten vroegste ingediend worden vanaf de zesde maand van de zwangerschap en ten laatste op het einde van de vijftiende week die volgt op de geboorte. Na die datum is de aanvraag niet meer ontvankelijk. 6. Mantelzorg Zelfstandigen, die hun activiteit maximaal 12 maanden onderbreken om voor een partner, gezins- of familielid te zorgen, hebben recht op een uitkering. In bepaalde gevallen kunnen zij ook vrijstelling van sociale bijdragen krijgen met behoud van alle rechten in het sociaal statuut. Voor welke zelfstandigen? Men kan een beroep doen op deze maatregel als zelfstandige in hoofdberoep, als helper in hoofdberoep of als meewerkende echtgenoot in het maxi-statuut op voorwaarde dat men minstens twee kwartalen aangesloten is voor de start van de onderbreking. Bovendien moeten de sociale bijdragen voor deze kwartalen betaald zijn. Als zelfstandige in bijberoep, kan men het zorgverlof aanvragen als de sociale bijdrage minstens even hoog ligt als de minimumbijdrage voor een hoofdberoep. Tijdelijke onderbreking van de activiteit Men kan de activiteit geheel of gedeeltelijk onderbreken gedurende maximum 12 maanden over de ganse loopbaan. Een gedeeltelijke onderbreking betekent dat men zijn zelfstandige activiteit met minstens de helft vermindert. Per aanvraag is het zorgverlof mogelijk voor één maand tot zes maanden. Men kan verschillende aanvragen indienen, maar het zorgverlof is over de ganse loopbaan voor maximum twaalf maanden mogelijk. Zorgverlof voor een zieke naaste of voor een gehandicapt kind Men kan de uitkering mantelzorg aanvragen voor de zorg voor een naaste die ernstig ziek is, de zorg voor een naaste die palliatief is of de zorg voor een gehandicapt kind. Men ontvangt een uitkering vanaf de maand volgend op de start van de onderbreking. Onderbreekt men de activiteit echter op de eerste dag van de maand, dan krijgt men de uitkering al vanaf die maand. Vrijstelling van bijdragen Van zodra men zijn zelfstandige activiteit gedurende drie opeenvolgende maanden volledig onderbreekt, is men vrijgesteld van de betaling van sociale bijdragen. De vrijstelling is dus niet mogelijk bij een gedeeltelijke onderbreking van de activiteit. De vrijstelling wordt toegekend voor elk kwartaal dat de derde maand van de uitkering bevat. De vrijstelling is echter beperkt tot vier kwartalen over de ganse loopbaan. Voor de kwartalen waarin men geen sociale bijdragen moet betalen, behoudt men toch alle rechten in de sociale zekerheid. 7. Pensioen Het pensioen van de zelfstandige is gemiddeld genomen lager dan dat van een werknemer of een ambtenaar. Het pensioen wordt berekend in functie van het inkomen, de jaren activiteit als zelfstandige en de gezinssituatie. Het minimumpensioen op de normale leeftijd met een volledige loopbaan bedraagt 1.460,45 euro per maand voor een gezinshoofd of 1.114,22 euro voor een alleenstaande. Via het sociaal verzekeringsfonds kan een interessante aanvullende pensioenverzekering worden afgesloten. Voor gehuwden is hierbij ook een overlijdensverzekering mogelijk. De betaalde premie voor het Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandige (VAPZ) is volledig fiscaal aftrekbaar en dus ook vrij van sociale bijdragen. De premie die men wenst te betalen is vrij te kiezen tussen 100 euro per jaar en 8,17% van het netto-beroepsinkomen. 8. Kinderbijslag Vanaf 1 juli 2014 krijgen kinderen van zelfstandigen dezelfde kinderbijslag als kinderen van werknemers. Dit is een rechtstreeks gevolg van 19

20 de zesde staatshervorming. In het oude systeem voor zelfstandigen ontving de vader de kinderbijslag. Vanaf 1 juli 2014 wordt echter de moeder - of de persoon die haar vervangt in het gezin - bijslagtrekkende. De kinderbijslag bedraagt: Eerste kind: 92,09 euro per maand; Tweede kind: 170,39 euro per maand; Derde kind: 254,40 euro per maand. Ingeval van geboorte wordt een kraamgeld uitbetaald van 1247,58 euro voor het eerste kind en 938,66 euro voor een volgend kind. 9. Verplichte verzekering meewerkende echtgenote De meewerkende echtgenote van een zelfstandige die geen eigen gelijkwaardig statuut heeft, moet zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Wie geboren is vóór 1956 kan kiezen voor het ministatuut of voor het maxistatuut. Het maxistatuut is sedert 1 juli 2005 verplicht voor meewerkende echtgenoten die geboren zijn na In het ministatuut betaalt men alleen een bijdrage voor de verzekering arbeidsongeschiktheid. De bijdrage in het ministatuut ligt tussen de 26,48 euro en 149,31 euro per kwartaal. In het maxistatuut betaalt men een volwaardige sociale bijdrage (minimum 316,58 euro per kwartaal) die ook rechten geeft in de sectoren geneeskundige verzorging, kinderbijslagen en pensioen. 10. Overbruggingsrecht Gefailleerde zelfstandigen, zelfstandigen die hun activiteit noodgedwongen hebben moeten stopzetten door een natuurramp, brand, vernieling door een derde of een allergie en zelfstandigen die hun activiteit moeten stopzetten wegens economische moeilijkheden, kunnen in aanmerking komen voor: Behoud van rechten gedurende maximaal vier kwartalen voor kinderbijslag en gezondheidszorgen; Een maandelijkse uitkering gedurende ten hoogste twaalf maanden. Het bedrag van de maandelijkse uitkering hangt af van het feit of u al dan niet personen ten laste heeft: Gerechtigde zonder gezinslast: 1.114,22 Gerechtigde met gezinslast: 1.460,45 B. Andere verzekeringen 1. Beroepsaansprakelijkheid De zelfstandige die door zijn fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid schade berokkent aan een derde kan hiervoor aansprakelijk gesteld worden. Tegen de gevolgen van een dergelijke schade kan men zich indekken door het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. 2. Verplichte verzekering burgerlijke aansprakelijkheid inzake brand en ontploffing De zelfstandige die over bedrijfslokalen beschikt die voor het publiek of cliënteel toegankelijk zijn, kan aansprakelijk gesteld worden voor de schade die deze oplopen wanneer ze betrokken worden in een brand of ontploffing. Om zich tegen de gevolgen te dekken bestaat er een verplichte verzekering die voorziet in minimumwaarborgen voor lichamelijk en stoffelijk letsel. 3. Andere verzekeringen Voor een doelmatig beheer van de ondernemingsrisico s bestaan er nog allerhande verzekeringen: brand- en stormschade bedrijfsvoertuigen productaansprakelijkheid machinebreuk rechtsbijstand 20

21 BTW A. Activeren ondernemingsnummer bij de btw Alvorens de economische activiteit te starten moet het ondernemingsnummer door de bevoegde btw-administratie geactiveerd worden als btw-nummer. Dit gebeurt aan de hand van het formulier 604A ( aanvraag tot identificatie voor btw ) dat u rechtstreeks kunt downloaden op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën ( formulieren). Dit formulier moet dan worden opgestuurd naar het bevoegde btw-controlekantoor. Indien het gaat om een Belgische handelsvennootschap of een andere rechtspersoon (niet natuurlijke personen), moet u samen met het formulier 604A een afschrift van de oprichtingsakte indienen. De btw-identificatie kan ook gebeuren via het ondernemingsloket, wanneer u zich laat inschrijven in de KBO. Zo wordt uw btw-nummer samen met uw ondernemingsnummer aangevraagd en geactiveerd. Uw boekhouder of accountant kan uiteraard ook steeds zorgen voor de activatie van uw btw-nummer. Sommige activiteiten van de btw-belastingplichtigen worden vrijgesteld van btw. Een belangrijke groep die hiermee te maken krijgt, zijn de vrije beroepsbeoefenaars (artsen, kinesitherapeuten, logopedisten, e.a.). Ook andere belastingplichtigen worden hiermee geconfronteerd, bijvoorbeeld bij de verhuur van onroerend goed, in het kader van bank- en verzekeringsactiviteiten, lidgelden geïnd door verenigingen, enz. Wanneer u enkel vrijgestelde handelingen verricht, wordt u als vrijgestelde btw-plichtige beschouwd, zodat u geen btw op de prestaties moet aanrekenen. In bepaalde gevallen moet een vrijgestelde btw-plichtige toch btw afdragen aan de schatkist (wordt hij schuldenaar van btw). Dit moet dan via de bijzondere btw-aangifte gebeuren. B. Formaliteiten 1. Uitreiken of ontvangen van facturen Wanneer u een prestatie levert voor een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon moet u in principe een factuur uitreiken. Een factuur moet steeds in twee exemplaren worden opgesteld, het origineel voor de klant - en het dubbel dat u zelf moet bewaren. Naast de papieren facturatie is het ook mogelijk om facturen elektronisch te verzenden of te ontvangen. In geval van elektronische facturatie moeten de authenticiteit van herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd worden en dit gedurende de volledige bewaringstermijn. De btw-plichtige moet zelf via alle middelen proberen aan te tonen dat de authenticiteit en integriteit van de factuur verzekerd is. Vandaar dat nu meer de nadruk wordt gelegd op interne bedrijfscontroles, waarbij elke belastingplichtige zelf moet oordelen of zijn mix van technische middelen en (interne) bedrijfscontroles voldoende bewijs oplevert. We kunnen hier denken aan de three way matching waarbij er een overeenstemming is tussen de factuur, de bestelbon en de betaling. Het komt er op neer aan te tonen dat de informatie op de factuur (bijvoorbeeld over de hoeveelheid aangekochte goederen) ook effectief klopt en dat de gegevens niet elektronisch aangepast werden. Als uitgangspunt geldt eveneens dat u geen facturen moet uitreiken voor prestaties aan niet-belastingplichtige natuurlijke personen. Hier zijn wel bepaalde uitzondering op, zoals voor werken in onroerende staat, het onderhoud van een wagen, enzovoort. Wanneer u geen factuur moet opmaken op basis van de wetgeving, is het uiteraard toegestaan om toch een factuur op te maken. In dat geval moet de factuur wel alle noodzakelijke vermeldingen bevatten. 21

22 2. Bijhouden btw-boekhouding U moet een btw-boekhouding bijhouden om de gegevens van de btw-aangifte te kunnen onderbouwen en indien nodig te bewijzen naar de btwadministratie toe. De btw-boekhouding, die zowel op papier als elektronisch bijgehouden kan worden, omvat: een inkomend en uitgaand factuurboek; een dagontvangstenboek; een tabel van bedrijfsmiddelen. Op basis van de btw-wetgeving moet u deze documenten gedurende zeven jaar bewaren. Voor de boeken begint deze termijn te lopen vanaf 1 januari volgend op de afsluiting van het boekjaar. Voor facturen vangt de termijn aan op 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum en voor de andere stukken vangt de zevenjarige termijn aan op de datum van het document. Stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van 15 jaar (m.b.t. de oprichting van een gebouw) moeten 15 jaar bijgehouden worden. Wanneer u deze stukken elektronisch wenst bij te houden (bv. een dagontvangstenboek in Excel) weet dan dat hier strikte voorwaarden voor opgelegd worden door de btw-wetgeving met als risico dat uw boekhouding verworpen wordt. Uw boekhouder kan u hier met raad en daad bijstaan om te bekijken wat voor u het meest praktische en haalbare is. Alle stukken met betrekking tot de economische activiteiten moeten bewaard worden en dit om de bewijskracht van de boekhouding te onderbouwen. We kunnen hierbij denken aan de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, de stukken met betrekking tot de verzending, afgifte en levering van goederen, betalingsbewijzen, enz. C. Periodiek aangeven van btw Afhankelijk van de jaaromzet moet u maandelijks of per kwartaal een btw-aangifte indienen. Wanneer de jaaromzet meer dan EUR (exclusief btw) bedraagt, ben u verplicht om maandaangiften in te dienen. In het andere geval mag u kiezen. Uw keuze moet dan duidelijk gemaakt worden op het formulier 604A. Maar, zelfs wanneer de jaaromzet minder dan EUR bedraagt, moet u toch maandaangiften indienen wanneer u het voorbije of in één van de drie voorafgaande kalenderkwartalen meer dan EUR aan goederen intracommunautair geleverd (levering naar een andere lidstaat dan België) heeft aan een btw-belastingplichtige klant. Wenst u daarna weer over te gaan op de indiening van kwartaalaangiften, moet u dit aanvragen bij het lokale btw-controlekantoor. U moet bij de aanvraag van uw btw-nummer aanduiden of de btw-aangiften per kwartaal of per maand ingediend zullen worden. Mogelijks kunt u van een bijzondere regeling genieten in welk geval u dit ook moet aankruisen. De periodieke aangifte moet elektronisch ingediend worden via het zogenaamde Intervat-systeem, dat terug te vinden is op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën. D. Andere verplichtingen Naast het indienen van de periodieke btw-aangifte (per maand of per kwartaal) bestaan er nog tal van andere verplichtingen waaraan u moet voldoen: opmaken van correcte facturen; tijdig de btw die u moet aanrekenen op de levering of dienstprestatie afdragen aan de Schatkist; eventuele btw-voorschotten betalen aan de Schatkist; indienen van de jaarlijkse lijst van de belastingplichtige afnemers (btw-listing of klantenlijst); indienen van de btw-opgave voor intracommunautaire handelingen (IC-opgave); bewaren van de nodige boeken en onderliggende stukken (facturen, bestelorders, enz.); indienen van de aangifte van wijziging (formulier 604B) en stopzetting werkzaamheid (formulier 604C). De jaarlijkse btw-klantenlisting en de intracommunautaire opgave moet u, net als de btw-aangifte elektronisch (per maand of per kwartaal) indienen via Intervat. 22