Tutorial Fundamenten voor besturing

Transcriptie

1 Tutorial Fundamenten voor besturing Architectuur én Portfoliomanagement Daniël Smits 29 November, 2012 #LAC2012

2 Introductie Daniël Smits Vroeger IT ontwikkeling / IT ontwerp Project management / IT management Heden 1996 Management Consultant, Sogeti 2006 Voorzitter NAF werkgroep IT Governance 2011 Voorzitter afdeling Governance, Ngi 2012 PhD onderzoeker IT governance, Universiteit van Twente 2

3 Mijn verhaal Waarom IT governance? Wat is mijn doel? DYA Governance, 2006 Focus op besturing,

4 Agenda Introductie Inzichten vanuit de theorie / wetenschap Inventarisatie (enquête) Inzichten vanuit de praktijk / mijn onderzoek Gedrag Aan de slag Workshop (vervolg op enquête) Het tutorial duurt 70 min, vandaag alleen de presentatie 4

5 Het moet eenvoudiger! DYA Governance, 2006 * Het boekje Succes met IT governance is beschikbaar als download op 5

6 Vooruitblik op vandaag In de kern gaat het om een combinatie van: Besturen Plannen Samenhang Gedrag Waarom volstaat dit? 6

7 Besturing en IT governance 7

8 Governance portfolio s Aandeelhouders, Overheid, Maatschappij Verantwoording Business strategie / beleid Kansen en bedreigingen Business portfolio Producten en Diensten Governance IT Verantwoording Project portfolio IT portfolio Beheer portfolio IT Producten en Diensten IT Governance 8

9 Is dit voldoende? Nee! Portfoliomanagement geeft inzicht in: - Kosten en Baten - Risico s - Planningen - Resources Kwantitatief Wat missen we? Architectuur geeft inzicht in: Samenvattend: - Samenhang - Modellen IT governance rust op de pijlers: - Architectuur en - Portfoliomanagement. - Principes - Visie op de toekomst Kwalitatief 9

10 Research Research topic - How to improve IT governance effectiveness? - How to improve IT governance maturity? - How do they relate? Results - Rigor Articles (scientific foundation) - Relevance Two books (together with and ) 10

11 Wat zegt de wetenschap? Literatuurstudie: (voorlopige resultaten) : 2012 niet compleet relevante documenten (uit getoonde set van 484), aanvullingen o.b.v. een citatie analyse (totale set backward 517, forward 252) 11

12 Hoofdstromingen IT governance 1. IT Auditing 2. Besluitvorming 3. Onderdeel van Corporate governance - Performance - Conformance 12

13 1. IT Auditing Frameworks to facilitate IT management and IT control CobiT Val IT, Risk IT 13

14 2. Besluitvorming IT governance as a structure for decision making on IT services Peter Weill & Jeanne Ross Additions: Structure Process Mechanism 14

15 3. CORPORATE GOVERNANCE IT governance as an integral part of corporate governance (enterprise governance) Two pillars: - Conformance or comply with the rules and regulation (compliance) - Performance or corporate performance Two visions on implementation: - Board responsibility on control and strategic direction of IT - Empowerment: employees with as much responsibility as possible 15

16 Inventarisatie (1) Welke rol vervult u in uw organisatie? Architect Portfoliomanager Bestuurder (CIO, IT manager/directeur) Een andere rol 16

17 Inventarisatie (2) Welke discipline heeft in uw organisatie de meeste invloed op de besluitvorming? Architectuur Portfoliomanagement 17

18 Inventarisatie (3) Ik ben tevreden over de besturing van de informatievoorziening in mijn organisatie. EENS ONEENS 18

19 Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (1) CIO Colloquium IT governance Delphi studie* Wie? # Sector 1 Agrarische sector 2 Ziekenhuis 3 Industrie 4 Detail / Groothandel 5 Ingenieursbedrijf 6 Industrie 7 Non-profit 8 Voedsel producent 9 Energieleverancier 10 Overheid 11 Zorgverzekeraar 12 Gemeente 13 Pensioenfonds 14 Overheid * Voorlopige resultaten meeting 30 oktober

20 Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (2) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? Als u 100 punten mag verdelen om uw huidige inrichting te beoordelen, waar liggen de accenten? Streams Corporate Governance # IT Auditing Besluitvorming Conformance Performance 1 20% 30% 20% 30% 2 20% 50% 20% 10% 3 10% 10% 10% 70% 4 25% 20% 35% 20% 5 10% 50% 20% 20% 6 15% 40% 15% 30% 7 10% 60% 10% 20% 8 50% 20% 20% 10% 9 15% 15% 25% 45% 10 25% 50% 10% 15% 11 10% 50% 10% 30% 12 20% 10% 40% 30% % 30% 50% 15% 20

21 Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (3) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? Als u 100 punten mag verdelen om uw huidige inrichting te beoordelen, waar liggen de accenten? Streams Corporate Governance IT Auditing Besluitvorming Conformance Performance Minimum 5% 10% 10% 10% Gemiddeld 18% 33% 22% 27% Maximum 50% 60% 50% 70% 21

22 Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (4) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? Geheel bottum up (empowerment) 0% Grotendeels Bottom up 2 15% Gemengd 5 38% Grotendeels Top down 6 46% Geheel Top down (vanuit directie/rvb) 0% Totaal % 22

23 Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (5) Welke disciplines spelen naar uw mening een belangrijke rol bij IT governance?* Voorbeelden van mogelijke antwoorden: Architectuur Portfoliomanagement IT management Meest genoemd zijn: Aantal keer genoemd Portfolio management 8 Architectuur 6 Security 4 Project en programma management 4 Demand management 3 Innovatie 3 Proces inrichting en management 3 *13 van de 14 CIO's hebben antwoord gegeven op deze vraag 23

24 Wat moet er gebeuren? A. Wat moet er naar uw mening gebeuren om IT governance te verbeteren? B. Geef de top prioriteit voor de verbeterideeën (top 7, 1 = beste idee) Meerdere keren genoemd zijn: Wat moet er gebeuren om uw IT governance te verbeteren? Totaal Communiceren en samenwerken; bedrijfsresultaat voorop stellen Formally approved information management strategy Goed eigenaarschap van processen en bijbehorende applicaties ICT als onderdeel van een business project beschouwen. Ook bij Infrastructuur! IT is vast agenda RVB, waar IT bijzit. BPO aanwijzen op senior nivo door RVB voor key processen Maturity benchmark Opleiden business managers Professionalisering opdrachtgeverschap Vaststellen van het fundament: ict is rendement gedreven en niet kosten gedreven. *13 van de 14 CIO's hebben antwoord gegeven op deze vraag, 6 hebben ook geprioriteerd. 24

25 ISO Principle Acquisition Conformance Human Behavior Performance Responsibility Strategy Description IT acquisitions are made for valid reasons, on the basis of appropriate and ongoing analysis, with clear and transparent decision making. There is appropriate balance between benefits, opportunities, costs, and risks in both the short term and the long term. IT complies with all mandatory legislation and regulations. Policies and practices are clearly defined, implemented and enforced. IT policies, practices and decisions demonstrate respect for Human Behavior, including the current and evolving needs of all the people in the process. IT is fit for purpose in supporting the organization, providing the services, levels of service and service quality required to meet current and future business requirements. Individuals and groups within the organization understand and accept their responsibilities in both supply of, and demand for IT. Those with responsibility for actions also have the authority to perform those actions. The organization s business strategy takes into account the current and future capabilities of IT; the strategic plans for IT satisfy the current and ongoing needs of the organization s business strategy. 25

26 Inzichten vanuit de praktijk 1. Geïntegreerde besturing 2. Gelijkwaardige disciplines 3. Verbinden 4. Empowerment! 26

27 Steeds meer rollen en functies CIO IT auditor Contract manager IT directeur Bedrijfsproces manager Applicatie eigenaar Service manager Enterprise architect Transitie manager Bedrijfsproces eigenaar Delivery Manager Applicatie portfoliomanager IT project manager Informatiemanager Informatiearchitect Service delivery manager Projectportfoliomanager Business servicemanager Business architect Requirementsmanager Project architect Releasemanager Gordiaanse knoop 27

28 Frameworks en best practices voor elke discipline RLCM MSP MoP OPM3 PRINCE2 DYA COBIT Feeny / Willcocks Val IT P3M3 TOGAF 9 BiSL ASL ITIL Risk IT ISO Kraljic 28

29 De visie op besturing verschilt CIO IT auditor Contract manager IT directeur Bedrijfsproces eigenaar Applicatie portfoliomanager Delivery Manager Bedrijfsproces manager Applicatie eigenaar Informatiearchitect Informatiemanager IT project manager Service delivery manager Service manager Enterprise architect Business servicemanager Projectportfoliomanager Business architect Transitie manager Requirementsmanager Releasemanager Project architect 29

30 Geïntegreerde besturing 1 30

31 Gelijkwaardige schakels in de keten 2 31

32 Alleen integratie is onvoldoende! 3 A Onnodige overlap = waste A Informatie manager Demand manager Enterprise architect Business analist waste Service manager Functioneel beheerder B C B C 32

33 Span het paard niet achter de wagen 4 Maarten Hillenaar (CIO rijk): Onze oproep aan architecten om onze bestuurders veel beter te helpen bij keuzes en beslissingen, begint nu vruchten af te werpen. Vanuit een kleine centrale club die met referentiekaders zijn begonnen, hebben wij nu een community van 200 architecten, die zich gewaardeerd voelt. Zij worden betrokken bij alle beslissingen waar het onderwerp architectuur van belang is. Er wordt naar hun adviezen geluisterd; sterker nog, zonder advies nemen wij als bestuurders geen beslissingen meer. Prima, let er wel op dat de beslissingen op het juiste niveau worden genomen! SquareWheels 33

34 Agenda Introductie Inzichten vanuit de theorie / wetenschap Inventarisatie (enquête) Inzichten vanuit de praktijk / mijn onderzoek Gedrag Aan de slag Workshop (vervolg op enquête) Het tutorial duurt 70 min, vandaag alleen de presentatie 34

35 Gedrag Wie heeft er wel eens van het kleurenmodel voor veranderen van de Caluwé gehoord? 35

36 Veranderkleuren volgens de Caluwé Geel Blauw Rood Groen Wit Zon: macht, politiek, structuren Blauwdruk: plannen, organiseren Bloed: de mens, beïnvloeden, verleiden Groeien: leren, ontwikkelen Evolutie: zelforganisatie, niets in ingevuld Verander management 36

37 Bestuurbaarheid Geel Midden Doelen bijstellen, inzet v. middelen Blauw Groot Resultaat of beheers aspecten wijzigen Rood Groen Midden Ander instrument, resources vervangen Midden Andere methode van leren, resources vervangen Wit Laag Anders faciliteren 37

38 Hoe moet het wel? Besturing Architectuur Portfolio Verander management Gedrag 38

39 Aan de slag Besturing Gedrag Architectuur Portfolio 39

40 Opbouw workshop Opdracht 1 Disciplines en succes Opdracht 2 Verbinden 40

41 Bedankt voor uw aandacht! Ben jij ook een winnaar? Zoek de samenwerking op met je collega s buiten je vakgebied! Tip: Track 9c: Agile architectuur, Piet Jan Baarda 41

42 Thank you #LAC2012