Hierbij treft u dan ook aan het voorstel tot het vaststellen van de nieuwe verordening GBA persoonsgegevens.

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Collegeverg, d.d. : 12 augustus 2008 Gemeenteblad : 2008/64 Dienst/Cluster Nr. : : Gemeentewinkel/Burgerzaken 2008/12007 Portefeuillehouder : Burgemeester Onderwerp : Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Raadsverg d.d. 23 september 2008 Uiterlijke : beslisdatum Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies Vast te stellen de nieuwe Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De huidige verordening gemeenteblad 2003 nr. 61 in te trekken. Probleemstelling/Doelstelling Sinds juli 1998 heeft de gemeente op grond van de Wet GBA (gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) en op grond van de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens) een Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, laatstelijk vastgesteld door de gemeenteraad op 9 juli De verordening regelt de hoofdlijnen omtrent het doen van verstrekkingen uit de GBA, de systematische gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisadministratie en de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente. In de periode wordt in Nederland het stelsel van basisregistraties ingevoerd. De GBA wordt dé basisregistratie personen voor de overheid. Met ingang van 1 april 2007 is de wet GBA op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden. Ook binnengemeentelijk moet de basisregistratie worden ingevoerd en eveneens uiterlijk 2010 zijn afgerond. Dat betekent, dat ook binnengemeentelijke afnemers, op grond van de gewijzigde regelgeving, een terugmeldplicht krijgen. Beide ontwikkelingen zijn meegenomen in bijgevoegde geactualiseerde verordening. Hierbij treft u dan ook aan het voorstel tot het vaststellen van de nieuwe verordening GBA persoonsgegevens. De Parkstad Limburg gemeenten hebben ervoor gekozen om nauw samen te werken bij het opstellen en onderhouden van deze GBA verordening. Dat heeft ertoe geleid dat er binnen alle Parkstad Limburg gemeenten nagenoeg dezelfde verordening voorligt. Evenals voorheen geeft de gemeenteraad door het vaststellen van deze verordening de opdracht aan het college van burgemeester en wethouders om (als verantwoordelijke voor de GBA ingevolge artikel 2 Wet GBA) alles te regelen met betrekking tot de gegevensverstrekking GBA, de toegang tot de GBA van binnengemeentelijke afnemers en de verbanden tussen de GBA en andere gegevensverzamelingen van de gemeente. Nieuw daarbij is de eerder genoemde terugmeld verplichting (artikel 8) voor de binnengemeentelijke afnemers. Deze verordening treedt in de plaats van de verordening gemeentelijke basisadministratie persoongegevens van 9 juli 2003.

2 Raming van de gevolgen in geld en menskracht Met het vaststellen van de geactualiseerde GBA verordening zijn geen directe kosten gemoeid. Wel zullen nog investeringen noodzakelijk zijn ten behoeve van de modernisering van de GBA plus het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Het college van burgemeester en wethouders,,burgemeester.,secretaris. Bijlage(n) Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (versie 31 juli 2008), inclusief 2 bijlagen en toelichting.

3 Raadsbesluit Gemeenteblad : 2008/64 Dienst/Cluster Nr. : : Gemeentewinkel/Burgerzaken 2008/12007 Bijlage A. Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (versie 31 juli 2008). De raad van de gemeente Brunssum, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Brunssum d.d. 12 augustus 2008; Gelet op de wijzigingen/aanpassingen Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, Staatsbladen 76, 77 en 78/2007; Gezien artikel 149 van de gemeentewet; Overwegende dat in samenwerking met de Parkstad Limburg gemeenten de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens inhoudelijk en tekstueel dient te worden aangepast in verband met de gewijzigde GBA wet- en regelgeving per 1 april 2007; Gelet op de modelverordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de Nederlandse vereniging voor Burgerzaken; Besluit: Vast te stellen de nieuwe Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De huidige verordening gemeenteblad 2003 nr. 61 in te trekken. Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Artikel 1 Begripsbepalingen Deze Verordening verstaat onder: a.de Wet GBA: de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b.verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; c.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; d.beheerder GBA: degene die op grond van artikel 2 van de gemeentelijke beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder; e.authentiek gegeven: een gegeven over de ingeschrevene betreffende diens burgerlijke staat, nationaliteit, verblijfsrecht, gemeente van inschrijving en adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland, eigen burgerservicenummer en dat van de ouders, de (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner en de kinderen, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot, de geregistreerde partner f.autorisatieprocedure: de door de beheerder vastgestelde procedure betreffende de autorisaties van binnengemeentelijke afnemers

4 g.autorisatieformulier: het formulier waarin de autorisatie aan binnengemeentelijke afnemers is geregeld; h.autorisatieregister: verzameling van de autorisatieformulieren zoals bedoeld onder g i.ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; j.afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht; k.derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. l. binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in desbetreffende basisadministratie Artikel 2 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 63 van de wet GBA kunnen voldoen. 2. In bijlage 2 bij deze Verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen. Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd van de dienst Gemeentewinkel. De in die hoedanigheid uit te voeren taken zijn via sub-mandaat opgedragen aan de consulent Burgerzaken. Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1. Op grond van artikel 96 van de Wet GBA worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt. 2. Het betreft verstrekkingen aan de in bijlage 2 opgenomen binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam bij de cluster Burgerzaken van de gemeentewinkel; c. de in bijlage 2 van de Verordening aangewezen binnengemeentelijke afnemers, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA, ten behoeve van de aan hen opgedragen taken. De te verstrekken gegevens zijn opgenomen in het autorisatieregister. Artikel 6 Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA, de in bijlage 2 bij deze Verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de aan hen opgedragen taken. De te verstrekken gegevens zijn opgenomen in het autorisatieregister.

5 Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1. Met inachtneming van artikel 100 Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 Wet GBA, aan de in bijlage 1 bij deze Verordening opgenomen verzoekers gegevens worden verstrekt. 2. De verstrekking heeft uitsluitend betrekking op de algemene- en verwijsgegevens overeenkomstig artikel 100 Wet GBA en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 8 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek en niet-authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2. In bijlage 2 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die mededeling doen in verband met de authentieke- en niet authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. 3. De procedure verwerking terugmeldingen binnen- en buitengemeentelijke afnemers regelt overeenkomstig artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het Besluit GBA.: a. de wijze waarop de mededelingen worden gedaan; b. de wijze waarop de kennisgeving aan de binnen- en buitengemeentelijke afnemers naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan; 4. De procedure is opgenomen in het dossier GBA Privacy van de dienst Gemeentewinkel, cluster Burgerzaken. Artikel 9 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische- en organisatorische beveiliging de noodzakelijke maatregelen zoals vastgesteld op grond van de beveiligingsnota GBA. Artikel 10 Slotbepalingen 1. De Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van 9 juli 2003 wordt ingetrokken. 2 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 3. De Verordening treedt in werking een dag na publicatie. 4. De Verordening ligt ter inzage bij de consulent Burgerzaken. 5. De in deze Verordening genoemde bijlagen 1 en 2 bij de artikelen 2, 4, 5, 6, 7, 8 worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De Raad voornoemd,,voorzitter.,griffier.

6 Bijlage 1 als bedoeld in artikel 7 van de Verordening GBA Limitatieve opsomming van vrije derden aan wie gegevens kunnen worden verstrekt. Aanduiding vrije derde Woningbouwcorporaties Door de gemeente gesubsidieerde instellingen in het kader van het welzijnsprogramma Organisaties met een maatschappelijk doel De daartoe gemachtigde burger Werknemers- en werkgeversorganisaties Niet-Nederlandse EU-overheden Instellingen voor gezondheidszorg Hulp- en adviesverlenende instellingen die voor afnemers werken Begrafenis- en crematieverenigingen, voor zover uit de statuten blijkt, dat het een vereniging zonder winstoogmerk betreft De niet door de minister van BZK geautoriseerde pensioenfondsen De buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande De organisaties en instellingen, niet zijnde een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht, die taken verrichten op basis van een gemeenschappelijke regeling Taak Ten behoeve van haar administratie en werkzaamheden in het kader van de huursubsidieberekening en woningtoewijzing. Ten doel van de uitvoering van de aan de instelling opgedragen taken of de taken die de instellingen zich ten doel hebben gesteld. Ten behoeve van de aan de instelling opgedragen taken of aan de taken die de instelling zich ten doel heeft gesteld. Ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. Ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie. Ten behoeve van een door de betreffende overheid uit te voeren publiekrechtelijke taak en voor zover het verzoek voldoet aan de eisen, gesteld in artikel 13 van de Europese Richtlijnen zoals die 1995 zijn vastgesteld (richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995). Ten behoeve van geneeskundige behandelingen. Ten behoeve van de uitvoering van de door hen gestelde of hen door de afnemer opgedragen taken. Ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie. Ten behoeve van de uitvoering van de Pensioen- en Spaarfondsenwet. Ten behoeve van de door de betreffende vertegenwoordiging uit te voeren publiekrechtelijke taak. Ten behoeve van de werkzaamheden voor zover die vallen onder de gemeenschappelijke regeling. Bijlage 2 als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de Verordening GBA

7 Overzicht van de verbanden tussen de GBA en andere binnengemeentelijke registraties Aanduiding afdeling/onderdeel Bureau Vroegtijdig Schoolverlaters Parkstad belasting-en registratiedienst (GBRD) Omschrijving registratie Registratie van leerlingen Registratie van subjecten (personen) en objecten (onroerend goed) met de bijbehorende waarde Omschrijving verband GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door Bureau VSV GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door GBRD Taak Uitvoering geven aan leerplichtwet en leerlingenadministratie op basis van een bestuursconvenant Parkstad Limburg gemeenten Het juist opleggen en innen van aanslagen v/d belastingplichtigen van de deelnemende gemeenten Gemeentewinkel Cluster Zorg Registratie van klanten en bijbehorende voorzieningen Gegevens worden via DDS gesynchroniseerd Uitvoering geven aan taken Conform de Wet Maatschappelijke Ondersteuning GGD Zuid-Limburg Registratie van jongeren van 16 t/m 19 jaar GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door de GGD Inzicht verwerven in de soa preventie bij jongeren op grond van de Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid Leefomgeving Registratie van klachten en meldingen door burgers NAW incl. BSN gegevens worden regelmatig overgeheveld naar een lijst die gekoppeld is aan het klachten en meldingensysteem Betreffende gegevens zijn alleen bedoeld ter verificatie voor het klacht- en meldingensysteem Gezamenlijke autorisatie Parkstad Raadplegen derden (RPL 3) Binnen het samenwerkingsverband Parkstad bestaat een centrale autorisatie voor RPL3, een softwarepakket t.b.v. een bepaalde vorm van data-distributie voor de GBRD. Overzicht aangewezen binnengemeentelijke afnemers die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA overeenkomstig het autorisatieformulier.

8 Aanduiding afdeling/onderdeel Gemeentewinkel Cluster Burgerzaken (inclusief Receptie) Gemeentewinkel Cluster Zorg Gemeentewinkel Cluster Vergunningen Leefomgeving Backoffice Controlling Backoffice-Informatiebeheer Beleid en Strategie Projecten Taak Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Wet GBA en het Burgerlijk Wetboek Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Wet Maatschappelijke Ondersteuning Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Woningwet of de Algemene Politieverordening Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken o.a. ten dienste van Bestuur/Kabinet Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

9 TOELICHTING OP VERORDENING VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS GEMEENTE BRUNSSUM De herziene modelverordening van de Nederlandse vereniging voor Burgerzaken (NvvB) is, ter bevordering van een eenduidige toepassing, per 1 april 2007 van de gewijzigde artikelen en bepalingen Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, Staatsblad 76,77 en 78 Jaargang 2007, in Parkstad Limburg verband bewerkt. De onderscheiden gemeenteraden stellen de verordening vast. De in de verordening genoemde bijlage 2 is gemeentespecifiek en derhalve niet gelijk. Hieronder volgt nog een artikelsgewijze toelichting die ingaat op de wijze waarop de gemeenten binnen het samenwerkingsverband Parkstad Limburg door de nieuwe verordening invulling geven aan de nieuwe wet- en regelgeving GBA. Artikel 1 In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA. Als orgaan in artikel 1 onder L wordt bedoeld een organisatorisch onderdeel binnen de organisatiestructuur van de gemeente Brunssum. Artikel 2 Dit artikel verwijst naar de verplichtingen van het college van burgemeester en wethouders om de GBA zodanig in te richten, dat de aangewezen binnengemeentelijke afnemers aan verplichtingen zoals bedoeld in artikel 3b en 63 Wet GBA kunnen voldoen met inachtneming van de verleende autorisaties. Deze verplichtingen gaan pas in op 1 januari Vanuit de NvvB is geadviseerd de nieuwe verordening bijtijds vast te stellen, zodat de cluster Burgerzaken én de aangewezen binnengemeentelijke afnemers de verplichtingen geleidelijk in hun werkprocessen kunnen integreren. Artikel 3 Beheer De dagelijkse zorg over de GBA is via sub-mandaat opgedragen aan de consulent Burgerzaken. Artikel 4 Verbanden met andere registraties Op grond van dit artikel vindt verstrekking, direct of indirect, van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De te verstrekken gegevens zijn noodzakelijk ter uitvoering van de aan die afdelingen opgedragen taken. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de (toekomstige) koppeling met een andere gemeentelijke basisregistratie. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld en welke afdeling/dienst de gegevens beheert. In de artikelen 5 t/m 7 wordt de rechtstreekse en niet rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

10 Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een online verbinding kunnen raadplegen van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van de cluster Burgerzaken tot de GBA. Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor de aangewezen binnengemeentelijke afnemers. Behalve de reguliere afdelingen van de gemeente kan het college besluiten om ook rechtstreekse toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappe- lijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Er bestaat geen verplichting deze bestuursorganen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven, maar wordt om praktische redenen wel aanbevolen. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden géén rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA 1. De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de cluster Burgerzaken tot het toepassingssysteem 2. Artikel 6 Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Overeenkomstig het autorisatieformulier worden gegevens via raadpleegfuncties op de werkplekken aan binnengemeentelijke afnemers ter beschikking gesteld. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA 3. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA 4. Artikel 7 Overige verstrekkingen In dit artikel kunnen de verstrekkingen, die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de vrije derden. Hier mogen alleen limitatief derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn: Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen. In de gemeentelijke verordening is in bijlage 1 per vrije derde het doel van de verstrekking aangegeven. 1 Artikelen 88 en 89 Wet GBA. 2 Artikel 68 i Besluit GBA. 3 Artikelen 88 en 89 Wet GBA. 4 Artikel 88, eerste lid Wet GBA.

11 Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen. Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens). Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: "algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden" 5. Artikel 8 Terugmeldplicht Deze plicht is opgelegd aan de aangewezen binnengemeentelijke afnemers met het oog op de instandhouding van de GBA als authentieke registratie. Uiterlijk 1 januari 2010 geldt deze verplichting ook voor alle buitengemeentelijke afnemers op grond van artikel 62 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. In de komende jaren worden naast de GBA andere basisregistraties ingevoerd. Doel van dit stelsel is een andere overheid die bij haar taakvervulling correcte en actuele gegevens uit die basisregistraties verplicht gebruikt. Daarnaast heeft de burger recht op eenmalige gegevensverstrekking. De Terugmeldplicht is een belangrijk kwaliteitsinstrument als het gaat om de betrouwbaarheid en actualiteit van de geregistreerde gegevens in de GBA. Derhalve is, in afwijking van de modelverordening, opgenomen dat alle gegevens bij gerede twijfel over de juistheid terug moeten worden gemeld. Artikel 9 Beveiliging Artikel 31 van het Besluit GBA stelt, dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden: 5 Artikel 100, tweede lid, Wet GBA.

12 het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen. Artikel 10 Slotbepalingen In dit artikel is onder meer opgenomen de citeertitel, de datum inwerkingtreding en de bevoegdheid, de in de Verordening genoemde bijlagen 1 en 2 te wijzigen, aan het college van burgemeester en wethouders toe te kennen.

13 Bijlage B. De GBA Beheerregeling (versie mei 2008). GBA-beheerregeling voorgeschreven op grond van artikel 14 van de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (mei 2008) HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Deze regeling verstaat onder: - de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); - persoonskaartenarchief: de persoonskaarten en de persoonsarchiefkaarten die tot 1 oktober 1994 op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding werden bijgehouden; - kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevens- en de privacyelementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; - autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden; - uitwijk: - restore: het opzetten en opstarten van het gehele GBA computersysteem en bijbehorende programmatuur op een alternatieve locatie in verband met een systeemstoring; het terugzetten op het computersysteem van gegevens, waarvan de meest recente zijn beschadigd en/of verwijderd; - toepassingssysteem: de hardware, besturingssoftware en databasemanagementsoftware;

14 Artikel 2 Het hoofd van de dienst Gemeentewinkel is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren. Artikel 3 De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met: - het gegevensbeheer; - het systeembeheer; - het applicatiebeheer; - de gegevensverwerking in verband met het GBA berichtenverkeer; - de gegevensverwerking in verband met de GBA mutaties; - het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring, de verklaring onder ede. Artikel 4 De informatiebeheerder voorziet in: a. een planning van de beheersactiviteiten; b. een rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures; c. een driejaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 9 bedoelde kwaliteitssteekproef; d. administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien; e. overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie- en de systeembeheerder, indien daartoe aanleiding is. f. richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. HOOFDSTUK 2 HET INFORMATIEBEHEER Artikel 5 De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten: - persoonsinformatievoorziening; - beveiliging; - privacy; - gegevenskwaliteit.

15 Artikel 6 De informatiebeheerder beslist op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 7 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: a. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b. de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd; c. dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie, voor zover voor hun functie van belang. Artikel 8 De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris genoemd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan. Artikel 9 De informatiebeheerder geeft uitvoering aan een driejaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen, de zogenaamde GBA audit. HOOFDSTUK 3 HET GEGEVENSBEHEER Artikel 10 De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: a. de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 11 De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid: a. de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van de gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. te anticiperen op wijzigingen in wetgeving en applicaties; c. verbetervoorstellen en kwaliteitsmaatregelen op te stellen; d. procedures te wijzigen c.q. aan te passen; e. te adviseren en te initiëren over nog in behandeling te nemen werkzaamheden; f. de naleving bewakingsprocedures persoonsgegevens te controleren; g. te fungeren als intern GBA-adviseur in complexe aangelegenheden.

16 Artikel 12 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. HOOFDSTUK 4 HET SYSTEEMBEHEER Artikel 13 De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem; Artikel 14 De systeembeheerder voorziet in: a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; b. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld; c. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem, zulks in overleg met de applicatiebeheerder; d. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel 15 De systeembeheerder is bevoegd: a. direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf binnen een termijn van een week te rapporteren aan de informatiebeheerder; b. aanwijzingen te geven over: - beheer toepassingssystemen; - beheer van bestanden; - reconstructiemaatregelen. c. het jaarlijks testen van de uitwijk en restore bij de daartoe gecontracteerde instelling. Artikel 16 De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

17 HOOFDSTUK 6 HET APPLICATIEBEHEER Artikel 17 De applicatiebeheerder voorziet in: a. een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken wordt gedaan; b. de communicatie bij storingen in hard- en software; c. de toekenning van de autorisatieniveau's van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder; d. de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig dit artikel is toegekend; e. het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; f. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; g. de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan, en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder, de pc-beheerder de leverancier of een andere derde, voor een oplossing te zorgen; h. de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; i. de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk en restore; j. de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend; k. de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; l. een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van de leverancier of een andere derde. Artikel 18 De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor: a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; b. het tijdig opschonen van de database van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld; c. de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de privacyverordening of op basis van een besluit van het gemeentebestuur; d. het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; e. het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel 19 De applicatiebeheerder is bevoegd: gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; b. over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

18 Artikel 20 De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder gevraagd of ongevraagd over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen. Artikel 21 De applicatiebeheerder neemt deel aan: a. het overleg genoemd in artikel 4, onder e; b. het externe gebruikersoverleg. HOOFDSTUK 6 HET PRIVACYBEHEER Artikel 22 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van het privacyverordening of op basis van een besluit van het gemeentebestuur; b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet GBA, de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP, Stb. 2001, nr. 302) en de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 23 De privacybeheerder voorziet in: a. de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid a van de wet; b. de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen. Artikel 24 De privacybeheerder is bevoegd: a. alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; b. desgevraagd - advies uit te brengen aan alle gebruikers van het toepassingssysteem over de procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel 25 De privacybeheerder wordt geconsulteerd omtrent alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2001, 302) voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

19 Artikel 26 De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. HOOFDSTUK 7 DE GEGEVENSVERWERKING Artikel 27 De gegevensverwerker voorziet in: a. het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd; b. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; c. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt; d. de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 81en 82 van de wet; e. de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking; f. de behandeling van de foutmeldingen, voortvloeiend uit de netwerkberichten; g. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen "ontleningstatus" is gegeven; h. de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen; i. de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van: - wijziging van het naamgebruik; - een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; j. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: - 1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; - een vervolginschrijving uit het buitenland. Artikel 28 De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien. HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN Artikel 29 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het persoonskaartenarchief en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen. Artikel 30

20 Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. De oude GBA beheerregeling (versie mei 2003) vervalt daarmee. Artikel 31 Deze regeling wordt aangehaald als "GBA-beheerregeling". Aldus besloten door College Burgemeester en Wethouders van Brunssum d.d. 12 augustus 2008, de burgemeester, de secretaris, drs. mr. C.M.A.Brocken drs. M.A.M.H. Huijben

21 Bijlage bij de GBA-beheerregeling Functie Functiesamenvatting Verantwoordelijke Funtionaris(sen) Hoofd Dienst Gemeentewinkel Eindverantwoordelijke W. Reumkens Informatiebeheerder Beheersactviteiten art 4 W. Reumkens J. Keulen mandaat Clusterhoofd Burgerzaken (vacature) mandaat Privacybeheerder Bewaking Privacybeheer W. Reumkens J. Keulen (mandaat) Gegevensbeheer Gegevensbeheer art 10 J. Keulen Systeembeheer Technisch beheer art 13 S. Jacobs E. Hager Applicatiebeheer Inhoudelijk technisch beheer art 17 M. Habets F. Curvers (vervanging) Taken: Samenvatting: Uitvoerende Functionarissen: Privacybeheer Privacybeheer art 22 J. Keulen Gegevensbewerking GBA berichtenverkeer Gegevensbewerking GBA mutaties Afnemen verklaring onder ede Bewerking, bewaking en controle berichtenverkeer Bewerking door backoffice M. Habets N. van Kessel J. Keulen A. Kunowski S. Steiner K. Vaessen N. van Kessel A. Kunowski S. Steiner K. Vaessen N. van Kessel A. Kunowski S. Steiner K. Vaessen 21

22 Checklist Integrale Advisering behorende bij Collegevoorstel registratienummer: 2008/10299 Deze pagina na printen handmatig invullen en toevoegen als laatste pagina van B&W voorstel Onderwerp: GBA verordening en GBA beheerregeling Van toepassing en meegenomen in advies Overige betrokken afdelingen: Juridische Toets Verordening Ja Nee Paraaf Controlling Mandaatregeling Ja Nee Paraaf Controlling Privaatrechtelijke kwestie Ja Nee Paraaf AJOZ Aanbestedingsprocedure Ja Nee Paraaf Controlling Financiële Toets Budget beschikbaar? Ja Nee Zo niet, dekkingsvoorstel aangeven Ja Nee Paraaf Backoffice/administratie Communicatie algemeen Voorlichting informeren Ja Nee AJOZ Interne communicatie nodig Ja Nee Wettelijke publicatie nodig Ja Nee Tijdig aanleveren bij AJOZ Inspraak nodig Ja Nee Wijkteam informeren Ja Nee Doorgeven aan wijkmanager Communicatie naar gemeenteraad Middels raadsvoorstel Ja Nee Data presidium/cie/raad: Actieve informatieplicht college aan Raad Ja Nee Brief aan Raad(zie toelichting) Stukken ter informatie/bespreking in Cie Ja Nee Ter inzage leggen stukken cie en/of Raad Ja Nee Concept collegebesluit formuleren Al dan niet concept collegebesluit formuleren Gedane toezeggingen aan Raad Ja Nee Concept collegebesluit formuleren Afhandeling van aan Raad Ja Nee Concept collegebesluit gerichte brieven formuleren Organisatorische toets Advies Bedrijfsvoering of Paraaf Bedrijfsvoering/AJOZ AJOZ aan de orde Ja Nee Ondersteuning automatisering nodig Ja Nee Overleg Backoffice/Informatiebeheer Wkpb Ja Nee Overleg Coördinator Vastgoed/Cartografie Naar OR voor instemming Ja Nee Overleg Bedrijfsvoering/AJOZ Naar OR voor advies Ja Nee Overleg Bedrijfsvoering/AJOZ Naar GO voor Overleg Bedrijfsvoering/AJOZ overeenstemming Ja Nee Opmerking: Begrotingspost nr: Zie werkinstructie griffie Zie werkinstructie griffie Kopie besluit naar Coördinator Vastgoed/Cartografie 22