Selectiereglement informatiebeheerder

Transcriptie

1 1. Functiebeschrijving 1.1 Doel van de functie Ontwikkelen en implementeren van een beleid voor informatie- en archiefbeheer en het digitaal samenwerken. Stimuleren, begeleiden en bewaken van bijhorende processen teneinde efficiëntie te bewerkstelligen. 1.2 Situering in de organisatie De informatiebeheerder is een centraal aanspreekpunt voor alle medewerkers van het Havenbedrijf en rapporteert aan de directeur personeel & organisatie. 1.3 Hoofdtaken en verantwoordelijkheden A. Concretiseren en implementeren van het informatiebeleid - Kennis uitbouwen m.b.t. principes van informatie- en archiefbeheer, digitaal werken en de vigerende wetgeving terzake - Analyse maken van de noden, mogelijkheden en beperkingen inzake informatie- en archiefbeleid - Coherente oplossingen zoeken voor nieuwe vraagstukken die zich aandienen - Over dit beleid communiceren, budget opmaken en opvolgen B. Informatie-, archief- en databeheer - Behoefteanalyse bij de gebruikers uitvoeren, draagvlak creëren en sensibiliseren - Initiëren en valideren van richtlijnen i.v.m. het structureren, delen, afschermen van informatie, de levenscyclus van informatie en de archiveringsformaten - Opmaken van de projectplanning betreffende de globale aanpak in de organisatie van de omschakeling naar digitaal werken - Teams stimuleren en begeleiden in de omschakeling naar digitaal en efficiënter (samen)werken - Opvolgen van interne audits voor de verbeterpunten en uitdagingen m.b.t. informatiebeheer en optimalisatiemogelijkheden initiëren - Controle op de integriteit van de ingegeven data - Aanspreekpunt zijn C. Enterprise Content management - Instaan voor coördinatie bij de opzet van het ECM systeem - Onderhouden, evalueren en verbeteren van het informatiebeheerplatform zodat de organisatie over een performant, gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en efficiënt systeem beschikt. o Structureel overleg ICT o Projectleiding voor upgrades, uitbreidingen, p.1/5

2 o o Gebruikersondersteuning voorzien Marktevoluties opvolgen en opportuniteiten detecteren D. Opdrachten gelinkt aan procesmatig (samen)werken - Inzicht in de diverse activiteiten van het Havenbedrijf verwerven - Vereenvoudigen van documentstromen en stroomlijnen van werkprocessen in functie van efficiëntie - Opdrachten die gericht zijn op het efficiënt en effectief inrichten, uitvoeren, beheersen en verbeteren van de bedrijfsprocessen Kerncompetenties - Reflecterend vooruitgaan Vanuit een positieve houding kritisch staan ten opzichte van het eigen functioneren en de werking van de organisatie teneinde deze te optimaliseren. Actief meewerken aan het verbeteren van de werking van de entiteit. - Organisatiebetrokkenheid Zich identificeren met de collega s en met het Havenbedrijf als organisatie en als werkgever. Afstemmen van het eigen handelen op de prioriteiten en doelstellingen van het Havenbedrijf om zo op een constructieve wijze bij te dragen aan de realisatie van deze doelstellingen. Werkt actief mee, levert inspanningen om de waarden en doelstellingen van het Havenbedrijf Gent te realiseren. - Het werk organiseren Uit eigen beweging zaken aanpakken volgens een efficiënte en doelmatige werkmethode. Brengt de nodige structuur aan zodat anderen op een zelfstandige manier kunnen werken. - Servicegericht handelen Met het oog op het bereiken van de doelstellingen van het Havenbedrijf Gent, de eigen acties afstemmen op de gevoelens, behoeften en wensen van interne en externe klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Werkt aan een lange termijnrelatie. 1.5 Generieke competenties volgens functiefamilie - Zelfontplooiing - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Overtuigingskracht - Inlevingsvermogen - Samenwerken p.2/5

3 - Beslissen - Flexibiliteit - Resultaatgerichtheid Vaktechnische kennis en vaardigheden - Kennis van relevante werkmethodieken en middelen en best practices - Kennis van principes van archivering - Kennis van ECM systemen - Projectmanagementvaardigheden 1.7 Andere vereisten - Bereid zijn om indien nodig te werken buiten de geldende dienstregeling verloond conform de vigerende reglementering. 1.8 Weddeschaal B Voorwaarden De selectieprocedure wordt in eerste instantie intern opgestart. Indien er geen geslaagde kandidaten zijn, wordt op een later tijdstip extern opgestart. Voorwaarden voor externe kandidaten, bij kandidaatstelling: Onderdaan zijn van één der lidstaten van de EER of Zwitserse Bondstaat In het bezit zijn van een professionele bachelor (hoger onderwijs korte type) Relevante ervaring in een soortgelijke functie Voorwaarden voor externe kandidaten, bij aanstelling of benoeming: Het vooropgestelde niveau in de selectieprocedure behalen en in de volledige procedure slagen Medisch geschikt zijn voor de normale uitoefening van de beoogde functie Voorwaarden voor interne kandidaten, bij kandidaatstelling: Aangesteld of benoemd zijn door het Havenbedrijf Gent Voorwaarden voor interne kandidaten, bij aanstelling of benoeming: Het vooropgestelde niveau in de selectieprocedure behalen en in de volledige procedure slagen. p.3/5

4 3. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit cv-selectie, een assessment en een interview. Cv-selectie De cv s worden beoordeeld op hun geldigheid op basis van de gestelde voorwaarden. Enkel de geldige kandidaturen kunnen deelnemen aan de verdere procedure. Assessment Het assessmentgedeelte screent de capaciteiten, persoonlijkheid, motivatie etc. aan de hand van assessmentoefeningen en een gedragsgericht interview. Dit onderdeel resulteert in een beoordeling 'zeer geschikt', 'geschikt' of 'niet geschikt'. Een kwalificatie 'niet geschikt' betekent het einde van de procedure voor de kandidaat. Interview De geslaagde kandidaten van het assessment worden voor een interview uitgenodigd. Tijdens dit gesprek wordt ingegaan op motivatie, ervaring en competenties. Een vergelijkende rangschikking wordt opgemaakt op basis van de resultaten van het interview. Men dient minstens 60% te behalen om geslaagd te zijn. Een werfreserve wordt opgesteld met de geslaagde kandidaten met een geldigheid van 3 jaar. 4. Salaris Naargelang uw relevante anciënniteit situeert uw bruto maandloon zich tussen en (index jan 2013). Verder geniet u onder meer van maaltijdcheques t.w.v. 7 per gewerkte dag, volledige dertiende maand, groeps- en hospitalisatieverzekering en een aanvullende ziekteverzekering. 5. Openbaarheid van bestuur Gelet op de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur kunnen de kandidaten feedback vragen m.b.t. hun resultaat. p.4/5

5 6. Inschrijving uiterlijk op 19 mei 2014 Ga naar en ga naar de vacature via de knop bekijk onze jobs. Op de vacaturepagina klikt u rechts onderin op solliciteer nu en vult u het standaard-cv in. Indien u zich voor de eerste keer aanmeldt, dient u zich eerst te registeren. Uw kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als u tijdig solliciteert via het online standaard-cv op Uiterste inschrijvingsdatum is 19 mei Indien uw kandidatuur wordt weerhouden, zult u uitgenodigd worden voor het vervolg van de procedure. 7. Contactpersoon Inhoudelijke info: Dieter Boedts, Directeur personeel & organisatie Procedurele info: Evelien Meirlaen, HR Manager Havenbedrijf Gent John Kennedylaan 32 B-9042 Gent tel.: + 32 (9) fax: + 32 (9) Dieter.boedts@havengent.be evelien.meirlaen@havengent.be p.5/5