Starten met Cashr 2016

Transcriptie

1 2016 Starten met Cashr 2016

2 Inhoud 1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement Een device koppelen met de Cashr Backoffice De Cashr app installeren Koppelen aan de Backoffice Inrichten Cashr Backoffice Producten toevoegen Producten importeren met Excel Handmatig invoeren Voorraadmodule Schermindeling Schermindeling op basis van productgroepen Schermindeling aanpassen of zelf indelen Condimenten/toevoegingen achter een product zetten Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device Installeren van bonprinter(s) Cashr monteur Stappenplan installatie bonprinter Printers toevoegen in Cashr Het managen van uw schermindeling Producten/productgroepen toevoegen Instellingen op Cashr Algemeen Cashr Backoffice Kassabon Printers Schermopties Pinkoppeling Feedback Voorwaarden Helpdesk Contact Terug

3 5. Functionaliteiten binnen Cashr en functie Bericht naar de keuken Korting Korting geven op productniveau Korting geven op totaalbedrag Prijs/ productnaam/ sortering eenmalig wijzigen Product verkeerd aangeslagen Product tegen boeken Sortering op de bon Sortering instellen in de backoffice Sortering via Cashr wijzigen (éénmalig of blijvend) Gang uitvragen Bonnenhistorie Kassabon corrigeren Vermelding van betaalinformatie Bon Splitsen Bon verplaatsen Managersfunctie Dagprijzen en aantal per product aanslaan Tafels in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag Bestelnummer op de maakbon Gelijktijdig printen van maakbon op meerdere printers Deelbetalingen Loyaliteitsprogramma Walnut Bonnen omzetten naar factuur oftewel Op Rekening Verwerking van cadeaubonnen Kasopmaak & verwerking van contant geld Kasopmaak Verwerking van contant geld Uitbreiding kasopmaak

4 1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement Een gratis Cashr Backoffice abonnement kunt u aanmaken op de website van Cashr: - U kunt hier een prognose berekenen van de maandelijkse kosten. Met alle abonnementen kunt u Cashr gebruiken op één device (tablet, smartphone of ipod). U kunt het aantal devices eenvoudig uitbreiden voor 10,- p.m. per device. Ook is het mogelijk om betaalterminals aan Cashr te koppelen voor 10,- p.m. per terminal. Het aantal bonnen staat voor het aantal afgerekende kassabonnen per maand. - Klik op Gratis starten. U begint altijd met het gratis Cashr 20 abonnement. - Vul uw NAW gegevens en de captcha code in. Overige gegevens zoals uw bedrijfsnaam, het aanpassen van uw wachtwoord en het eventueel afsluiten van een betaald abonnement komen later aan de orde. - Na aanmelding ontvangt u per een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen via Wij adviseren om uw tijdelijke wachtwoord direct te veranderen. - Zodra u ingelogd bent met uw gebruikersnaam en wachtwoord ziet u de onderstaande mappen. U bevindt zich nu in de Cashr Backoffice. Hier worden alle kassabonnen opgeslagen en beheert u producten, klanten, medewerkers en alle instellingen voor de Cashr app. 3

5 2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice U kunt een device met daarop de Cashr app als volgt koppelen met uw Cashr Backoffice: 2.1 De Cashr app installeren - Download en installeer Cashr in de App Store (ios) of Google Play (Android). - Start de app en selecteer waar u uw kassa voor gaat gebruiken; Horeca (inclusief tafelplattegrond) of Detailhandel (zonder tafelplattegrond). - Selecteer of u de app wilt vullen met voorbeeldgegevens of niet. Voorbeeldgegevens zijn fictieve producten zodat u de app goed kunt uitproberen zonder deze eerst in te hoeven richten. - Druk op Start Cashr De Cashr tour kunt u bekijken en/of sluiten. - Na de tour komt u in het beginscherm van Cashr terecht, met of zonder voorbeeldgegevens. 2.2 Koppelen aan de Backoffice - Ga naar de instellingen van de Cashr app met de knop met het Tandwiel : - Ga naar het tweede tabblad Cashr Backoffice. 1) Als u al een Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan bestaande backoffice. 2) Als u nog geen Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan nieuwe backoffice. Er zal daardoor een gratis Cashr 20 abonnement worden aangemaakt. - Bedenk een naam voor deze Cashr-kassa. - Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. - Tik op Koppelen. Uw kassa wordt nu gekoppeld en gesynchroniseerd met uw Cashr Backoffice. Als dit is gebeurd dient u zich opnieuw aan te melden. - Druk op OK. U komt in het aanmeldscherm terecht van Cashr. De default aanmeldcode is 1. U kunt de aanmeldcodes van medewerkers wijzigen in de Backoffice. 4

6 3. Inrichten Cashr Backoffice 3.1 Producten toevoegen U kunt producten op verschillende manieren in de Backoffice invoeren. Voor het invoeren van meerdere producten is het handig om gebruik te maken van een speciaal Excel importsheet. Daarnaast kunnen producten ook per stuk worden ingevoerd in de map Producten Producten importeren met Excel Download het Reeleezee Importsheet Producten in de map Producten > Overzicht > Import > klik hier om een leeg template bestand te downloaden. In het Importsheet wordt op het tabblad toelichting en codes beschreven wat u in de kolommen dient in te vullen. Het is van belang dat u naast de verplichte kolommen ook de volgende kolommen invult: omschrijving op factuur, BTW, productgroep en sortering (indien gewenst). Als u de productgroepen in het Importsheet heeft aangemaakt voegt u deze daarna handmatig toe in de map Producten > Instellingen productgegevens > Productgroepen. Klik hier op Nieuw om de productgroepen aan te maken. De Grootboekrekening verkoop kunt u hier negeren, deze heeft u al per product opgegeven in het Importsheet. De productgroepen kunnen later bij het automatisch genereren van een schermindeling dienen als schermgroepen. Extra grootboekrekeningen kunt u aanmaken bij map Instellingen> Financieel> tabblad Onderhoud grootboekrekeningen. Scroll naar beneden en zoek grootboekrekening 8000 op. Ga op de regel staan en klik op de rechtermuisknop. Kies voor Regel Kopiëren en vul het pop-up scherm naar wens in met de gegevens van uw nieuwe grootboekrekening en de omschrijving van uw productgroep. Let op! Heeft u nog geen tabblad Financieel in de map Instellingen staan dan dient u het product Administratie Free aan de Backoffice toe te voegen. Dit doet u bij map Instellingen> Mijn abonnement> Abonnementgegevens. Ga naar tabblad Huidige Producten en kies voor Administratie toevoegen. Er worden hiervoor geen extra abonnementskosten voor in rekening gebracht. 5

7 Als alle verplichte gegevens op een juiste manier zijn ingevuld kunt u het Importsheet uploaden in de map Producten > Overzicht. Klik op Import. Selecteer het ingevulde excelbestand en druk op Importeren. Let op: Excel bestanden kunnen niet geimporteerd worden, dit dient een Excel-werkmap te zijn (xls bestand). Mocht er een foutmelding tevoorschijn komen tijdens het importeren neem dan contact op met onze Cashr helpdesk op Onze medewerkers kunnen via een logsysteem vaststellen waarom een import niet gelukt is. U kunt het Importsheet ook gebruiken om in de toekomst een update te doen van uw productenbestand. Het is handig om te weten dat de productcode hierbij zal worden gebruikt als waarde aan de hand waarvan de overige gegevens worden overschreven. Zo kunt u bijvoorbeeld snel en gemakkelijk prijswijzigingen doorvoeren of productgegevens aanvullen Handmatig invoeren U kunt in de backofice producten ook handmatig invoeren in de map Producten > Overzicht. Klik op Nieuw. Hier kunt u producten aanmaken. Belangrijk is dat u de volgende gegevens invult: - Naam product/dienst - Productcode - Verkoopprijs - BTW - Product en/of dienst - Productgroep en grootboekrekening - Afdrukbestemming (indien van toepassing) - Klik op Opslaan Voorraadmodule LET OP: Wanneer u Cashr in combinatie met Reeleezee Voorraad Business wilt gebruiken is het belangrijk dat er aantal stappen worden doorlopen voordat u daadwerkelijk van start gaat. Met name ten aanzien van de waardering van de voorraad en de verwerking van in- en verkopen vragen de nodige zorgvuldigheid. Wij adviseren u om voordat u met de inrichting hiervan begint altijd even contact op te nemen met de Cashr helpdesk, zodat wij u van aanvullende informatie en documentatie kunnen voorzien. 3.2 Schermindeling Schermindeling op basis van productgroepen Als u de productgroepen heeft aangemaakt en uw producten hebt ingevoerd kunt u automatisch op basis van deze productgroepen een schermindeling aanmaken. Nadat u alle productgroepen heeft aangemaakt gaat u naar map Instellingen> tabblad Kassa> Kassa schermindelingen. Klik rechtsboven op Nieuw en maak een keuze uit de drie opties Nieuw, Kopie of direct op basis van productgroepen. Let op: het overnemen lukt alleen als u de productgroepen ook daadwerkelijk heeft aangemaakt bij map Producten> tabblad Instellingen Productgegevens> Productgroepen. 6

8 Er wordt een nieuw venster geopend. Vul bij het eerste tabblad Algemeen de naam en omschrijving van uw schermindeling in en druk op Opslaan. Ga naar het tweede tabblad Schermgroepen. U kunt nu uw schermindeling inrichten. In ons voorbeeld hebben wij de schermindeling al aangemaakt op basis van productgroepen. U ziet deze aan de linkerkant. Elke productgroep heeft de producten in het scherm ernaast staan: Schermindeling aanpassen of zelf indelen Als u nog producten wil verwijderen, toevoegen of van positie wijzigen heeft u de volgende mogelijkheden: - Selecteer producten opent een venster met al uw producten. U kunt deze naar de gewenste positie slepen. - Overnemen zorgt ervoor dat de gehele schermindeling weer op basis van uw productgroepen wordt ingedeeld. Gebruik deze knop niet meer als u aanpassingen heeft gedaan, anders zullen deze verloren gaan. - U kunt de volgorde van de productgroepen wijzigen door het Volgnummer te veranderen; nummer 1 zal bovenaan de lijst worden geplaatst, nummer 2 daaronder, etc. 7

9 Als uw indeling naar uw wens is, kunt u klikken op Opslaan Condimenten/toevoegingen achter een product zetten Het is tevens mogelijk om condimenten / toevoegingen achter een product te zetten (max. 26 stuks). - Klik op het product waar u een condiment/toevoeging achter wenst te zetten. - Kies voor Details bewerken en klik op OK. - Sleep de gewenste producten naar uw schermindeling en klik op Opslaan. 8

10 3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) Met een plattegrond maakt u een schematisch overzicht van uw onderneming en de tafels en stoelen die daar staan, waarmee u kassabonnen per tafel en/of stoel kunt opslaan en afrekenen. Ga naar de map Instellingen> tabblad Kassa> Plattegronden en klik rechtsboven op Nieuw. - Geef bij tabblad Algemeen uw plattegrond een naam en klik op Opslaan. - Ga naar het tweede tabblad Locatie en geef een locatienaam op. Een plattegrond kan uit meerdere locaties bestaan, bijvoorbeeld een locatie Binnen en een locatie Terras. Vul een volgnummer in en klik op Opslaan. Met het vinkje Inactieve locatie kunt u zorgen dat een locatie niet op de kassa wordt getoond, zonder dat u de locatie uit de plattegrond hoeft te verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld een terras op Inactief zetten in de wintermaanden. - U kunt ervoor kiezen om een (zelfgemaakte) afbeelding up te loaden van bijvoorbeeld een vloer om uw plattegrond meer waarheidsgetrouw te maken. - Nadat u op Opslaan heeft geklikt kunt u het vierkante icoontje slepen naar uw plattegrond om uw tafelindeling na te maken. Ook als u een afbeelding heeft geüpload met tafels dan dient u alsnog op deze manier de tafels te plaatsen. - U kunt een naam geven en/of het tafelnummer wijzigen door in de plattegrond op een tafel te klikken. Tevens kunt u hier ook het aantal stoelen wijzigen. Als u op Cashr een tafel langer ingedrukt houdt, dan kunt u per stoel een bon aanslaan. - Klik na het indelen van de tafels weer op Opslaan. 9

11 3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device Let op! Het is mogelijk om meerdere schermindelingen te maken met bijvoorbeeld een winter en een zomer variant. Hetzelfde geldt voor de plattegronden. Schermindelingen en plattegronden kunnen per gekoppeld device worden geselecteerd. Ga hiervoor naar de map Instellingen> Tabblad Kassa > Overzicht kassa s. Selecteer hier een device > Ga naar tabblad Algemeen. Onder het kopje Schermindeling kan een schermindeling worden gekozen bij Indeling en onder het kopje Plattegrond kan een lattegrond voor dit device worden ingesteld bij Naam. 10

12 3.5 Installeren van bonprinter(s) Het is belangrijk om te weten dat niet elke bonprinter en/of randapparatuur compatible is met Cashr, raadpleeg hiervoor ons huidige assortiment in de webshop Om een Epson bonprinter te koppelen aan Cashr is het van belang dat de bonprinter een vast IPadres in uw lokale netwerk krijgt toegewezen Cashr monteur Een Cashr monteur kan u ondersteunen bij het installeren van randapparatuur. Kijk voor meer informatie en prijzen in onze webshop > tabblad Cashr installatie Stappenplan installatie bonprinter Om een bonprinter een vast IP-adres in uw lokale netwerk te geven hebben wij twee handleidingen met intructies geschreven die u op onze website kunt vinden bij Let op: Het configureren van een bonprinter is specialistisch werk. Het Cashr team kan u helpen met functionele vragen over de bonprinters maar voor moeilijkheden met het instellen van IP-nummers, het opnemen van printers in uw datanetwerk etc. is de hulp van een monteur noodzakelijk. Het Cashr team kan u in contact brengen met ervaren installateurs die bij u de randapparatuur op een juiste manier kunnen aansluiten. Kijk voor meer informatie in onze webshop bij Cashr installatie Printers toevoegen in Cashr Zodra uw bonprinter voorzien is van een vast IP-adres dan dient dit IP-adres in uw Backoffice ingesteld te worden zodat de Cashr App weet naar welk IP-adres de bonnen verstuurd moeten worden. Login in Reeleezee en ga naar Map Instellingen > Map Kassa > Algemene instellingen. In dit venster klikt u op het tabblad Apparatuur. Klik op Nieuw en kies voor het apparaat Epson TM printer (IP). Geef de printer een zelf gekozen naam (bijvoorbeeld Bonprinter ). Bij IP-adres voert u het IP-adres in dat u heeft ingesteld bij stap 5.1. Klik hierna op Opslaan. 11

13 Ga vervolgens naar tabblad Afdrukbestemmingen en selecteer hier of deze printer bedoeld is voor verwerking (maakbon) of facturering (afrekenbon). Ga naar Map Instellingen > Map kassa s en klik op uw kassa in het overzicht. Er wordt een nieuw venster geopend met de instellingen voor deze kassa. Ga hier naar het tabblad Uitgiften. Kies bijvoorbeeld bij Bestemming voor Bonprinter en bij Printer de naam van de printer die u net heeft aangemaakt (Bonprinter). Klik Opslaan. Doe dit eventueel ook voor uw maakbonprinters. Ga naar de Cashr App en meld u aan via Balie. Tik op Instellingen en ga naar tabblad BackOffice. Hier tikt u op Synchroniseer. Ga vervolgens binnen de instellingen op Cashr naar tabblad Printers. Controleer hier of de door u aangemaakte printer(s) zichtbaar is en of deze bereikbaar zijn. U kunt nu bonnen printen. 12

14 4. Het managen van uw schermindeling Er zijn twee manieren om wijzigingen binnen uw schermindeling door te voeren; via de Backoffice of op Cashr zelf. Graag willen wij dieper ingaan op het doorvoeren van wijzigingen via Cashr Producten/productgroepen toevoegen Belangrijk: producten toevoegen via de backoffice heeft altijd de voorkeur! Binnen het handmatig aanmaken van producten op Cashr kunt u namelijk slechts een aantal gegevens noteren (exclusief grootboeknummer, productgroep, afdrukbestemming, sortering etc). Daarnaast worden handmatig aangemaakte producten wel in uw backoffice gezet, echter niet in uw importbestand. Indien u gebruik wenst te maken van productgroepen welke aan een grootboekrekening refereren dan adviseren wij om uw producten via de backoffice door te voeren zoals in hoofdstuk 3 besproken. Log in via Balie. Via het + teken op uw Cashr scherm kunt u zowel productgroepen als producten toevoegen. Om een productgroep toe te voegen klikt u in de linker kolom op het + teken. Vul bij Omschrijving de naam van uw nieuwe productgroep in. Klik op Opslaan. 13

15 Om een product toe te voegen klikt u op het + teken binnen uw productgroep. De volgende gegevens dient u in te vullen: Omschrijving Verkoop prijs Inkoop prijs BTW tarief Eenheid Barcode Naam van het product. De verkoopprijs van het product. De inkoopprijs van het product. Geef aan of het product een hoog/laag BTW tarief heeft en of dit een product/dienst is. Geef de eenheid aan (als u bijvoorbeeld met grammen werkt). Hier kunt u de barcode van het product invullen. Barcode is met name bedoeld voor Cashr klanten die een scanner gebruiken (Socket Mobile CHS 7Di Bleutooth). 14

16 4.2 Instellingen op Cashr Als u via Balie inlogt met uw aanmeldcode dan kunt u via het tandwiel de instellingen van uw kassa raadplegen. Zowel onderstaande als overige instellingen kunt u tevens wijzigen via de backoffice (aanbevolen!) Algemeen - De taal wijzigen - De branche selecteren waar u de kassa voor gebruikt. Horeca (inclusief plattegrond) of Detailhandel (exclusief plattegrond). - Keuze uit het wel/niet automatisch afmelden na het opslaan of afrekenen van een bon. Als u dit vinkje niet selecteert dan hoeft u uw aanmeldcode minder vaak in te voeren. - Snel betalen toestaan; vanuit productscherm direct afrekenen met favoriete betaalwijze. - Keuze uit het wel/niet instellen of een medewerker gemachtigd is om bonnen af te rekenen. - keuze of uw numerieke toetsenbord van hoog naar laag of van laag naar hoog staat gerangschikt. - Op de verwerkingsbon (maakbon) een bestelnummer afdrukken. - keuze of u regels op de bon wenst te sorteren (bijvoorbeeld voor- hoofd- en nagerecht). 15

17 4.2.2 Cashr Backoffice - Cashr Synchroniseren. Deze optie gebruikt u ter alle tijden indien u wijzigingen via de backoffice heeft doorgevoerd. Cashr haalt tijdens het synchroniseren de nieuwe en/of aangepaste gegevens op. - Cashr loskoppelen om deze vervolgens met een nieuw Cashr account te koppelen. (loskoppelen alleen mogelijk via managersfunctie ) Kassabon - Informatiebon; conceptbon laten afdrukken of en. -Bon na afrekenen; factuurbon afdrukken/ en/ pop-up scherm met de vraag wat u met de bon wenst te doen/ Geen bon. - Een kop en/of voettekst toevoegen. U kunt hier slechts één regel kwijt. (raadpleeg de backoffice om meerdere regels toe te voegen). - Indien u bonnen wenst te en kunt u het onderwerp van uw hier invullen (raadpleeg de backoffice voor meer opties binnen de layout van uw s). - Uw logo kunt u toevoegen via de volgende werkwijze: - Zorg dat Bon na afrekenen op Afdrukken staat ingesteld. - Zorg dat het vinkje logo afdrukken op kassabon uitstaat. - Upload uw logo via Kies Afbeelding. - Na het selecteren van uw logo selecteert u het vinkje logo afdrukken op kassabon. - Indien u gebruik wenst te maken van een bonprinter dan dient uw logo in de bonprinter gezet te worden. Werkwijze: zet het vinkje logo afdrukken op kassabon aan en klik op Terug. De bonprinter geeft als signaal een klein tikje en print eenmalig een bon met enkel uw logo uit. Dit is een teken dat uw logo in de printer is gezet. Mocht er geen bon verschijnen dan herhaalt u bovengenoemde stappen. 16

18 4.2.4 Printers - Selecteren of u wel/geen bon wenst te printen OF bonnen wenst te en. - U kunt een bonprinter testen om te kijken of Cashr deze kan bereiken. - Aangemelde printers worden hier weergegeven. Tevens wordt de status van de printer weergegeven of deze wel/niet bereikbaar is. Voor het installeren van bonprinters verwijzen wij u door naar Schermopties - Selecteren of uw producten eenvoudig, in vaste groepen of in een lijst worden weergegeven. Vaste groepen is het meest gebruikelijk. De lijstweergave is met name bedoeld voor de detailhandel (handscanner gebruikers). - Uw lettergrootte en het aantal kolommen op uw schermindeling aanpassen. 17

19 - Optie tot een alternatief design. Menu kleuren; uw eigen geselecteerde kleuren toepassen OF automatisch gegenereerd (alle). Kleurverloop op knop; kleur laten overlopen op productgroep knoppen - Een screensaver uploaden. - Een achtergrond voor uw plattegrond uploaden. 18

20 4.2.6 Pinkoppeling - Een directe koppeling met de Atos Yomani instellen. Neem voor meer informatie over de Atos Yomani koppeling en/of de aanschaf van deze pinterminal contact op met onze Cashr Helpdesk. De helpdeskmedewerker brengt u in contact met de Cashr partner voor pinoplossingen Feedback - Het Cashr service team feedback toesturen. Ervaringen en/of eventuele problemen kunt u direct melden Voorwaarden De algemene voorwaarden van Reeleezee raadplegen Helpdesk Device informatie opsturen naar de Cashr Helpdesk. De database van Cashr kan deze data onderzoeken indien u problemen ondervind met Cashr. Neem hiervoor wel eerst contact op met de Cashr Helpdesk Contact De contactgegevens van Cashr raadplegen Terug Terugkeren naar uw aanmeldscherm. 19

21 5. Functionaliteiten binnen Cashr Graag willen wij u inzicht geven in de meest gebruikelijke functionaliteiten binnen Cashr. Als u een product heeft aangeslagen, dan kunt u het product welke op uw digitale bon tevoorschijn komt selecteren. De volgende pictogrammen worden getoond: Uitzondering: als u na het aanslaan van een product de bon te lang open laat staan, heeft opgeslagen en/of op afrekenen heeft gedrukt, dan heeft u alleen nog de mogelijkheid om + en te selecteren en functie Met + en kunt u het aantal producten managen. Let op: het tekentje wordt tevens gebruikt om correcties door te voeren. Zie hiervoor hoofdstuk 5.5 product verkeerd aangeslagen/corrigeren. 5.2 Bericht naar de keuken Het spreekwolkje is bedoeld om eenmalig een bericht aan de keuken door te geven. Onderstaand voorbeeld laat zien dat er een broodje tonijnsalade zonder olijven besteld is. De keuken ontvangt hier een bon van. 20

22 5.3 Korting Korting geven op productniveau Met het percentage teken kunt u korting geven op productniveau. Er verschijnt een numeriek toetsenbord waarmee u het gewenste percentage korting kunt invoeren. Op de bon verschijnt de verrekende korting. 21

23 5.3.2 Korting geven op totaalbedrag Met het percentage teken rechtsonder op de bon kunt u korting geven op het totaal van de bon. Er verschijnt een numeriek toetsenbord waarmee u de gewenste korting kunt invoeren. U kunt kiezen uit twee opties: korting geven in percentage OF een bedrag in euro s ( ). Op de bon verschijnt de verrekende korting op het totaalbedrag. 22

24 5.4 Prijs/ productnaam/ sortering eenmalig wijzigen Met het potloodje kunt u het aantal, de prijs en/of de naam eenmalig wijzigen. Tevens: mocht u sortering aan hebben staan dan kunt u hier eenmalig de gang/sortering van het product wijzigen. 23

25 5.5 Product verkeerd aangeslagen Met het prullenbakje kunt u een product dat u heeft aangeslagen direct verwijderen op de bon. Echter: als u na het aanslaan van een product de bon te lang open laat staan, heeft opgeslagen en/of op afrekenen heeft gedrukt dan heeft u alleen nog de mogelijkheid om + en te selecteren Product tegen boeken Als u een product van een bon wenst tegen te boeken dan dient u deze nogmaals aan te slaan en vervolgens te corrigeren via het tekentje. Zoals u in onderstaand voorbeeld ziet wordt de Cassis 1 x gecorrigeerd en blijft het totaalbedrag op 8,20 staan. U kunt vervolgens verder gaan met uw bon of de bon afrekenen. 24

26 5.6 Sortering op de bon Met sortering op de bon kunt u producten op uw bon rangschikken in bijvoorbeeld voorgerecht, hoofdgerecht, nagerecht. Sortering op de bon kan op de volgende manier worden toegepast: Sortering instellen in de backoffice Ga in de backoffice naar map Instellingen > tabblad Kassa> Overzicht kassa s. Zorg dat het vinkje Sortering staat aangevinkt. Ga vervolgens naar map Instellingen> tabblad Kassa> Algemene instellingen. Ga naar tabblad Sortering. Hier vult u de verschillende sorteringen in. Met volgnummer kunt u de sorteringen rangschikken naar niveaus. 25

27 Uw producten dienen voorzien te worden van de juiste sortering. Dit kan via het importbestand of handmatig. Importbestand: Vul bij kolom R Sortering de naam van de juiste sortering in. Bijvoorbeeld: Voorgerechten. Importeer uw importbestand via Producten > Overzicht > Import. Handmatig: Map Producten> selecteer product> tabblad kassa > hier kunt u een sortering toewijzen. Op Cashr gaat u via Balie naar Instellingen> tabblad Algemeen. Vink regels op de bon sorteren aan. 26

28 Laatste stap: Cashr synchroniseren via Instellingen> tabblad Cashr Backoffice> Synchroniseren. Uw sortering zal nu zichtbaar worden op de bon zodra u producten aanslaat. 27

29 5.6.2 Sortering via Cashr wijzigen (éénmalig of blijvend) Via Cashr kunt u de sortering éénmalig of blijvend wijzigen. Let op: dit kan alleen als de sortering al in uw backoffice is ingesteld zoals bij punt Dit kan op twee manieren: 1) Sortering éénmalig wijzigen: zodra u een product heeft aangeslagen> via het Potloodje kunt u de sortering wijzigen. Druk op Opslaan. 2) Sortering blijvend wijzigen: tik uw vinger een aantal seconden op een product waarvan u de sortering blijvend wenst te wijzigen. Druk op Bewerken. Selecteer de juiste Sortering en druk op Opslaan. 5.7 Gang uitvragen Medewerkers kunnen met één druk op de knop de volgende gang uitvragen. Met de pijltjes naast de groepen van bonsortering kan eenvoudig een opdrachtbon naar de keuken worden gestuurd. 28

30 5.8 Bonnenhistorie Afgerekende bonnen worden direct in uw administratie verwerkt. U kunt afgerekende bonnen op twee manieren terughalen: via de backoffice en via Cashr. In de backoffice treft u de afgerekende bonnen aan binnen map Kassa> tabblad Afgerekend. Op Cashr kunt u de bonnenhistorie raadplegen via Balie> Bonnenhistorie. Op Cashr kunt u tot +- twee weken afgerekende bonnen inzien. Let op: u kunt deze bonnen nogmaals printen en/of en Kassabon corrigeren Bij elke transactie via Cashr wordt de betaalwijze vastgelegd in de backoffice. Het kan echter nuttig zijn om een bon uit de bonhistorie opnieuw uit te printen. Bijvoorbeeld als uw klant om een kopie van een kassabon vraagt. De betaalinformatie wordt op de bon weergegeven en indien het een pinbetaling betreft wordt de volledige PIN-transactie op de kopiebon vermeld. Een afgerekende bon kunt u corrigeren, zo kunt u bijvoorbeeld de betaalwijze aanpassen als u de bon al had afgerekend en de klant toch contant wil betalen in plaats van pinnen. Deze functie is alleen beschikbaar voor medewerkers met managersrechten. Om een kassabon te corrigeren opent u deze vanuit de bonnenhistorie. Onderaan de bon treft u de knop Correctie aan. Met één druk op de knop wordt de kassabon volledig tegengeboekt. Deze tegenboeking kunt u niet handmatig aanpassen. In Cashr verschijnt nu een nieuwe openstaande bon die u kunt aanpassen en/of opnieuw afrekenen. Nadat u de nieuwe kassabon heeft afgerekend zijn er in totaal drie kassabonnen in uw backoffice te vinden: 1) Het origineel 2) De correctiebon (negatieve kopie van het origineel) 3) De nieuwe bon. 29

31 5.8.2 Vermelding van betaalinformatie Bij elke transactie via Cashr wordt de betaalwijze vastgelegd in de backoffice. Het kan echter nuttig zijn om een bon uit de bonhistorie opnieuw uit te printen. Bijvoorbeeld als uw klant om een kopie van een kassabon vraagt. De betaalinformatie wordt op de bon weergegeven en indien het een pinbetaling betreft wordt de volledige PIN-transactie op de kopiebon vermeld. 30

32 5.9 Bon Splitsen U kunt een bon splitsen indien u meerdere producten op een tafel of klantnaam heeft aangeslagen. Selecteer de optie Splits onderaan de bon. Selecteer de producten welke u van de bon wenst te splitsen. Met het enkele plusje (linker pictogram) kunt u producten afzonderlijk van de bon splitsen. Met het tweede plusje (rechter pictogram) kunt u meerdere producten tegelijk van de bon splitsen. Na het splitsen van de bon kunt u de bon afrekenen of verplaatsen naar een tafel/klantnaam. 31

33 5.10 Bon verplaatsen Om een bon te verplaatsen selecteert u de optie Verplaatsen onder aan de bon. Zodra u op Verplaatsen drukt dan komt er een tweede scherm naar voren. U kunt de bon nu verplaatsen naar een andere tafel of klantnaam. Selecteer de tafel/klant. Antwoord Ja als Cashr vraagt of u de bon wenst te verplaatsen. Als u een bestelling van tafel A naar tafel B verplaatst, dan wordt er op alle printers die orderbonnen afdrukken een notificatiebon geprint. 32

34 5.11 Managersfunctie Binnen Cashr is het mogelijk om medewerkers een managersfunctie te geven. Via de map Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht > klik rechtsboven op Nieuw. Hier kunt u een nieuwe medewerker aanmaken. Zodra u de naam van een medewerker heeft ingevuld (en eventueel aanvullende gegevens) klikt u op Opslaan. U krijgt nu toegang tot meerdere tabbladen. Ga vervolgens naar tabblad Kassa. Vul hier een persoonlijke aanmeldcode per medewerker in. U heeft hier tevens de mogelijkheid om de medewerker een managersfunctie toe te kennen. Rechten van een manager: - Knop Kassalade openen - Toegang tot de Kasopmaak via Beheer - Cashr loskoppelen om deze vervolgens met een nieuw Cashr account te koppelen - Kassabon volledig tegenboeken via bonhistorie Let op: naast bovenstaande rechten is het binnen Cashr niet mogelijk om overige functionaliteiten af te schermen. 33

35 5.12 Dagprijzen en aantal per product aanslaan U kunt per product in de Cashr backoffice instellen dat bij het aanslaan van dat product op de kassa er direct wordt gevraagd om de actuele prijs en/of het aantal in te voeren. Deze functie is met name belangrijk bij de verkoop van producten met een dagprijs zoals bijvoorbeeld bloemen. Op het moment dat u bovenstaande instelling heeft aangevinkt verschijnt na het aanslaan van het product een pop-up scherm. Hier kunt u het aantal en/of de prijs invoeren. 34

36 5.13 Tafels in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag Zodra u op Cashr inlogt via Tafel dan komt u in de lijstweergave van uw tafels terecht. In de lijstweergave ziet u hoeveel minuten een tafel al openstaat, welke medewerker hier voor het laatst iets heeft aangeslagen het openstaande bedrag per tafel. U kunt zowel tussen de lijstweergave als de reguliere tafelplattegronden scrollen. Cashr onthoudt het plattegrondscherm waar u als laatste gebleven bent. 35

37 5.14 Bestelnummer op de maakbon Op de maakbon kan indien gewenst een ordernummer worden vermeld. Hiervoor moet in de backoffice in de map Instellingen> Overzicht kassa s> Desgewenste kassa selecteren> Tabblad Kassabon de optie Nummer op uitgiftebon tonen worden geactiveerd. Het ordernummer wordt zowel op de Afrekenbon als op de Maakbon afgedrukt. Aan het einde van de dag wordt de optelling van nummering gereset zodat de volgende dag de nummering weer begint met nummer 1. 36

38 5.15 Gelijktijdig printen van maakbon op meerdere printers Het is mogelijk om maakbonnen tegelijkertijd op meerdere printers uit te laten printen. Dit kan handig zijn indien meerdere personen tegelijkertijd werken aan dezelfde order terwijl de fysieke afstand tussen hen het delen van één maakbon onpraktisch maakt. Voorbeeld: De printers koude keuken en warme keuken moeten gelijktijdig dezelfde order uitprinten. Binnen de map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> tabblad afdrukbestemming dient bij beide printers een identiek woord achter de afdrukbestemming gezet te worden. Let op: u dient het haakje naast de letter P te gebruiken [..]. Het woord alle heeft het productmanagement getest dus we raden u aan om dit woord aan te houden. Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld. Na bovenstaande handeling dient u Cashr te synchroniseren. Na synchronisatie zullen bovenstaande printers met elkaar spreken. Het kan zijn dat het uitprinten van de twee bonnen met een lichte vertraging van een aantal seconden zal verlopen, houdt u hier rekening mee. 37

39 5.16 Deelbetalingen Het komt met name in de Horeca regelmatig voor dat een bon door meerdere personen zal worden betaald. Via Cashr is het mogelijk om een deel van de bon te betalen en het restant van de bon open te laten staan voor een vervolgbetaling. Zodra u een deel van het bedrag bij een desgewenste betaalwijze invult en u drukt op Afrekenen, dan verschijnt er een pop-up als controlemiddel waarbij Cashr de vraag stelt of u een deel van de betaling wenst af te rekenen. 38

40 5.17 Loyaliteitsprogramma Walnut Via Walnut kunt u eenvoudig uw spaarprogramma ontwerpen, cadeaukaarten uitgeven en evenementen organiseren voor uw klanten en gasten. Als u op Cashr inlogt dan treft in de onderste balk de QR code aan. Op het moment dat u op de QRcode klikt dan zal de camera van uw tablet worden ingeschakeld. De camera heeft als doel om de QRcode van de klant te scannen. Voor meer informatie omtrent het loyaliteitssysteem kunt u contact opnemen met een Cashr adviseur via sales@cashr.nl of

41 5.18 Bonnen omzetten naar factuur oftewel Op Rekening U kunt een bon Op Rekening afslaan met als doel deze aan de klant te facturen. Als eerste dient u in de backoffice via de map Instellingen> Map kassa> Overzicht kassa s> Kassa selecteren> tabblad algemeen het vinkje Op Rekening-knop activeren te activeren. Uiteraard dient u Cashr hierna te synchroniseren via Tandwiel> Cashr backoffice> Synchroniseer. Na het synchroniseren van Cashr verschijnt er in het betaalscherm op Cashr de optie Op Rekening. Op het moment dat u Op Rekening selecteert dan verschijnt direct uw lijst met klanten (indien u nog geen klanten heeft aangemaakt dient u eerst een klant aan te maken alvorens u de bon Op Rekening wenst aan te slaan). Selecteer vervolgens de klant en druk op Op Rekening. 40

42 Zodra u de bon Op Rekening heeft afgeslagen verschijnt uw bon in backoffice; map kassa> Kassabonnen> Op Rekening. Zoek de desbetreffende bon op. U selecteert de bon en drukt rechtsboven op Factureren. Vervolgens maakt u een keuze binnen Doel factuur (Nieuwe factuur of Kassa verzamelfactuur). Hierna drukt u op Factureren. De gefactureerde bon wordt nu verplaatst naar de map Inkomsten als conceptfactuur. Voor meer info over het maken van een factuur: Voor de Factuurlayout: Voor de kosten van de factuurmodule: Mocht u meer vragen hebben over de Factuurmodule dan kunt u contact opnemen met de Reeleezee helpdesk via support@reeleezee.nl of

43 5.19 Verwerking van cadeaubonnen In deze instructie wordt stap voor stap uitgelegd hoe u uw Reeleezee administratie én kassa klaar maakt voor het verwerken van cadeaubonnen. Stap 1 Ga naar map Instellingen> Map Financieel> Onderhoud grootboekrekeningen. Klik rechtsboven op Nieuw en maak een nieuwe grootboekrekening aan genaamd Grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon. Scroll naar beneden, kies onderstaande opties en vink Bankrekening of Kas aan en klik op Opslaan. Stap 2 Ga naar map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> Tabblad Tussenrekening & kas. Maak een nieuwe tussenrekening aan Kassa tussenrekening tussenrekening Kadobon en verander de omschrijving op de subtab Algemeen in Kassa tussenrekening Cadeaubon : 42

44 Alles wat straks als betaalwijze Cadeaubon wordt aangeslagen op de kassa komt op de Tussenrekening Cadeaubon terecht. Hierop ontstaat een saldo voor de aangekochte Cadeaubonnen. Stap 3 Ga nogmaals naar de map Instellingen> Map Financieel> Onderhoud grootboekrekeningen. Zoek grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon op. Open de grootboekkaart niet maar klik met uw rechter muisknop op de rekening en kies voor Regel kopiëren : Kies een nieuw grootboeknummer, bijvoorbeeld TRK00031 en geef de rekening de omschrijving Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht 43

45 Zorg ervoor dat op de nieuwe rekening boekingen van de types Memoriaal en Verkopen zijn toegestaan. Vink Bankrekening of Kas uit zodat Verkopen te selecteren is. Druk op Opslaan. Ga naar het tweede tabblad Bonsoorten en maak via de knop Nieuw twee bonsoorten aan: Memoriaal en Verkoopfactuur (Omzet). Selecteer bij Vekoopfactuur (Omzet) het vinkje standaard specificatie aan van deze grootboekrekening. Als omschrijving kun je ingeven Waardebon verkocht of Cadeaubon verkocht. U kunt de vakjes Voorkeurstarief belasting en Standaard relatie leeg laten. Stap 4 Ga terug naar map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> Tabblad Tussenrekening & kas. Kies de Kassa tussenrekening Cadeaubon en ga naar het tabblad betaalmethoden. Maak een nieuwe betaalmethode en kies betaalmethode Cheque en maak deze standaard betaalmethode en klik op Opslaan. Verwijder de betaalmethode rekening courant. 44

46 Stap 5 Ga naar instellingen > Map Kassa > Overzicht Kassa s. Klik op de kassa en ga naar het tabblad Betaalmethoden. Kies Nieuw en maak de betaalmethode Cheque aan. Rekening is Kassa tussenrekening Cadeaubon. Kies eventueel voor Kassala openen als de klant dit wenst en bij afhandelen door kies je Geen. Klik vervolgens op Opslaan. Stap 6 Ga naar map Producten > Producten > Overzicht. Hier maakt u een nieuw product aan, dat u bijvoorbeeld Cadeaubon 20,- noemt en een verkoopprijs van 20,- geeft. Kies bij BTW voor BTW vrijgesteld. Klik op Opslaan. Op het tabblad Productgegevens kiest u bij Grootboekrekening verkoop voor de nieuwe rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht. Bij Grootboekrekening Inkoop (indien van toepassing) kiest u voor diverse inkopen en bij voorraad overige voorraad. 45

47 Stap 7 Map Instellingen > Map Kassa > Kassa schermindelingen. Kies de juiste schermindeling en ga naar schermgroepen. Voeg uw product cadeaubon toe aan uw schermindeling. Klik op Opslaan. Stap 8 Synchroniseer uw kassa met uw administratie. Wanneer u het product Cadeaubon 20,- aanslaat en afrekent wordt de omzet op rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht geboekt. In overleg met uw boekhouder maakt u eenmaal per periode (bijv. maandelijks) een memoriaalboeking om de grootboekrekeningen met elkaar te salderen. 46

48 6. Kasopmaak & verwerking van contant geld 6.1 Kasopmaak De functie Kasopmaak helpt u bij het beheren en controleren van de geldstromen op uw kassa. Zo kunt u per betaalwijze zien welke bedragen er op de kassa zijn aangeslagen en kunt u controleren of deze bedragen overeenkomen met de telling van het contante geld in uw kassa of met de afslag van uw pinautomaat. De functie Kasopmaak kan uitsluitend worden gebruikt door Beheerders van de kassa en kan dus afgeschermd worden voor overige medewerkers. Zodra de kasopmaak definitief wordt gemaakt, wordt de kassa gereset. Dat wil zeggen dat alle bedragen per betaalwijze weer op nul worden gezet. Dit wordt ook wel de Z-afslag genoemd. U kunt de kasopmaak ook opvragen zonder deze definitief te maken. Deze niet-definitieve kasopmaak wordt ook wel de X-afslag genoemd. U kunt dit doen om bijvoorbeeld gedurende een dag inzicht te krijgen in de afgerekende bonnen. U kunt een kasopmaak ook als deze niet definitief is gemaakt altijd uitprinten of en. NB. Meerdere kassa s kunnen onderdeel zijn van een kassagroep. Als dat het geval is, zal de kasopmaak betrekking hebben op alle kassa s in de kassagroep. Meer informatie hierover vindt u in een aparte handleiding hierover. In deze mini handleiding worden de volgende onderwerpen behandeld: 1. Onderdelen van de kasopmaak a. Contant b. Afstorting c. Via Creditcard d. PIN e. Correctieboekingen verschillen 2. Tussentijdse kasopmaak (X-afslag) 3. Voorbereiden van de definitieve kasopmaak a. Tellen van het contante geld in uw kassa b. Het afstorten of afromen van het contante geld in uw kassa c. Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal d. Verwerken van (kas-) verschillen 4. Definitieve kasopmaak 5. Wat gebeurt er in uw boekhouding? 47

49 1. Onderdelen van de kasopmaak De kasopmaak is tevens bedoeld als verantwoording van degene die de kassa heeft bediend sinds de laatste kasopmaak. In de bon van de kasopmaak aan de linkerzijde van het scherm worden in het rood omkader-de blokje de datum van de laatste kasopmaak en het aantal transacties sinds die datum getoond. Het bedrag dat wordt getoond bij Totaal verkoop (incl. BTW) betreft het totale bedrag van alle afgerekende kassabonnnen sinds de laatste kasopmaak. NB. In de totaaltelling worden alleen afgerekende kassabonnen geteld. De volgende onderdelen maken dus geen deel uit van de kasopmaak: - Eigen verbruik - Breuk&Bederf - Representatie - Omzet op rekening (klanten) Onderdelen van de kasopmaak: Als de u kassaopmaakfunctie opent, ziet u aan de linkerzijde de weergave van de kasopmaak bon die u kunt printen op uw bonprinter of kunt en. 48

50 Contant: In het blokje Contant ziet u alle gegevens die betrekking hebben op de contante transacties op uw kassa. Hieronder volgt een uitleg van de begrippen: 1. Beginsaldo: dit is het bedrag aan contant geld dat in de kassa aanwezig was, gerekend vanaf de vorige kasopmaak. 2. Aangeslagen verkopen: dit is het bedrag van alle kassabonnen die contant zijn afgerekend. 3. Diverse kas IN: dit is het totaal van het contante geld dat u in uw kassa heeft gestort, buiten de contant afgerekende kassaqbonnen om. 4. Diverse kas UIT: dit is het totaal van het contante geld dat u aan uw kassa heeft onttrokken. Bijvoorbeeld om een rembourszending af te rekenen. 5. Eindsaldo berekend: Dit is het totaal van alle bij en af transacties in uw kassa. Het totaalbedrag moet overeenkomen met het bedrag dat u daadwerkelijk in uw kassa heeft geteld. De bedragen van 1 t/m 5 zijn berekend vanaf het moment van de laatste definitieve kasopmaak. 6. Telling: wordt toegelicht in het onderdeel definitieve kasopmaak 7. Verschil: wordt toegelicht in het onderdeel definitieve kasopmaak Afstorting: In het blokje Afstorting ziet u onder (2) het eindsaldo contant. Dat bedrag is gelijk aan het Eindsaldo berekend in het blokje contant. Met het Af te storten bedrag (1) wordt het bedrag bedoeld dat u na het tellen van de kassa en het definitief maken van de kasopmaak uit uw kassa kunt halen om dit bijvoorbeeld te storten bij uw bank. Hiervoor wordt soms ook de term afromen bedoeld. via Creditcard: In het blokje via CreditCard ziet u het totaalbedrag dat via de creditcard (1) is afgerekend. Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend. 49

51 PIN: In het blokje PIN ziet u het totaalbedrag dat via PIN-automaat is afgerekend (1). Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend. Digitale boeking: In het blokje PIN ziet u het totaalbedrag dat via een gekoppelde PIN-automaat is afgerekend (1). Indien uw betaalautomaat een ander bedrag aangeeft, is er sprake van een kasverschil. U kunt het werkelijke bedrag als telling invoeren (2). Het verschil wordt automatisch berekend. Het totaal van de aangeslagen bedragen bij Contant, via Creditcard, PIN en Digitale boeking is gelijk aan het bedrag dat wordt getoond bij Totaal verkoop (incl. BTW) aan de linkerzijde van het kasopmaakscherm. Correctieboeking verschillen: Bij elk van de genoemde betaalwijzen bestaat de mogelijkheid dat er een verschil is tussen wat uw kassa aangeeft en het bedrag dat u daadwerkelijk telt of ziet op de afslag van uw PIN-apparaat. Een verschil zal over het algemeen het meest voorkomen bij het contante bedrag in de kassalade dat u daadwerkelijk heeft geteld (1). Om de kassa weer te laten kloppen, moet u het verschil invoeren. Het nieuwe beginsaldo zal dan weer aansluiten bij het bedrag dat er daadwerkelijk in kas is. Wij adviseren u om degene die de kasopmaak verzorgt altijd te vragen om een verklaring van het kasverschil in te voeren (5). 50

52 2. Tussentijdse kasopmaak (X-afslag) Het is mogelijk om gedurende de dag de Kasopmaakfunctie op te roepen om inzicht te krijgen in de transacties op uw kassa tot dat moment. U kunt de bon van de kasopmaak ook printen op de bonprinter of en. In tegenstelling tot de definitieve kasopmaak, zet een tussentijdse kasopmaak wordt uw kassa niet gereset en verandert er ook niets in de saldi. De functie is puur informatief. U verlaat de tussentijdse kasopmaak door op Terug te drukken. U keert dan automatisch terug naar het aanmeldscherm. 3. Voorbereiden van de defintieve kasopmaak Het voorbereiden van de defintieve kasopmaak volgt eigenlijk altijd een aantal vaste stappen. Wij adviseren u om hiervoor een procedure te maken die door iedere kassamedewerker met de bevoegdheid tot het opmaken van de kassa kan worden gevolgd. a. Tellen van het contante geld in uw kassa b. Het afstorten of afromen van het teveel aan contant geld in uw kassa c. Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal d. Verwerken van (kas-) verschillen a. Tellen van het contante geld in uw kassa De kasopmaakfunctie berekent het contante eindsaldo dat u op het moment van de kasopmaak in kas zou moeten hebben. U kunt dit controleren door het contante geld in uw kassa te tellen. Als het goed is, dan is het getelde bedrag gelijk aan het berekende bedrag. U hoeft dan niets te doen. Is er wél een verschil, dan moet u dat registreren zodat het verschil kan worden verwerkt en het actuele kassaldo weer klopt. b. Het afstorten of afromen van het contante geld in uw kassa Het is gebruikelijk om een beperkte hoeveelheid contant geld in uw kassa aan te houden. In ieder geval moet u over voldoende kasgeld beschikken om klanten die contant afrekenen voldoende wisselgeld te kunnen teruggeven. Het is eveneens gebruikelijk om elke dag te beginnen met hetzelfde vaste bedrag aan wisselgeld. Als het bedrag aan contant geld in uw kassa op het moment van de kasopmaak (veel) hoger is dan waar u mee begon, dan kunt u dit contante geld uit uw kassa halen en op uw bankrekening storten. Dit proces wordt vaak afstorten of afromen genoemd. c. Controleren van de afgerekende bedragen via uw pin-terminal Het is gebruikelijk dat gelijk met de kasopmaak ook de pin-terminal wordt gereset. U krijgt dan een bon waarop in ieder geval het totaal van alle transacties per kaarttype wordt vermeld. Deze bedragen moeten overeenkomen met de bedragen die per betaalwijze op de kasopmaak worden vermeld. Mocht er toch een verschil zijn, tussen uw kassa en de betaalautomaat, dan moet u dit verschil ook verwerken in de kasopmaak. 51

53 d. Verwerken van (kas-) verschillen U heeft in de kasopmaakfunctie voor elke betaalwijze de mogelijkheid om een verschil in te voeren. Druk of klik op het witte vlakje Telling en voor het daadwerkelijk getelde bedrag in. Als u besluit om een deel van het contante geld af te storten voer dit bedrag dan in bij het vakje af te storten. In het blokje onderaan de kasopmaak, ziet u de samenvatting van alle ingevoerde verschillen. Vergeet niet om ook de verklaring voor deze verschillen in te voeren. Dit wordt vastgelegd in de Cashr backoffice en kan later worden teruggezocht. 4. De definitieve kasopmaak Door de kasopmaak definitief te maken wordt de kassa gereset en wordt er een eindrapportage opgesteld. Deze rapportage is te beschouwen als de verantwoording van de gebruiker(s) van de kassa. De definitieve kasopmaak wordt ook wel de Z-afslag genoemd. Door de reset worden alle afgerekende bedragen weer op 0 gezet en wordt het eindsaldo van contant geld het nieuwe beginsaldo. U maakt de kasopmaak definitief door rechtsboven op de groene knop definitief te drukken. Omdat een definitieve kasopmaak niet kan worden teruggedraaid, krijgt u nogmaals de vraag of u de kasopmaak definitief wilt maken. 52

54 5. Wat gebeurt er in uw boekhouding? De primaire functie van de kasopmaak is het bieden van een verantwoordingsfunctie. De medewerkers sinds de vorige kasopmaak op de kassa hebben gewerkt, leggen hiermee verantwoording af over alle handelingen en transacties. Eventuele verschillen dienen te worden ingevoerd en verklaard. Na de kasopmaak wordt de kassa gereset en worden alle transacties opnieuw geregistreerd. De kasopmaak zelf heeft geen consequenties voor de boekhouding. De enige uitzondering hierop is de verwerking van eventueel ingevoerde verschillen. Omdat het getelde saldo per betaalwijze moet blijven aansluiten met de gekoppelde kas- en bankboeken in de administratie, worden verschillen direct in de de kas- en bankboeken verwerkt. Meer informatie hierover vindt u binnenkort in een aparte mini handleiding over dit onderwerp. 6. Veelgestelde vragen over de kasopmaak Vraag: Als ik korting geef, wordt dit dan in mindering gebracht op de omzet? Antwoord: U kunt in de Cashr Backoffice aangeven hoe kortingen moeten worden verwerkt. Indien u niets doet, zal Cashr de korting in mindering brengen op de omzet. U kunt er ook voor kiezen om kortingen niet via de omzet te verrrekenen maar via een aparte kortingsrekening. Zie hiervoor de Cashr handleiding of neem contact op met de Cashr Helpdesk. Vraag: Wordt eigen verbruik, breuk&bederf of representatie meegeteld in de dagomzet? Antwoord: Nee. Eigen verbruik breuk&bederf en representatie worden op aparte tussenrekening-en verwerkt en niet in mindering gebracht op de omzet. Vraag: Als ik een bon afreken op rekening, wordt deze dan meegeteld in de dagomzet? Antwoord: de omzet van een kassabon op rekening wordt niet meegenomen in de dagomzet. De omzet wordt dus niet in de kassaopmaak meegenomen, maar wordt wél zichtbaar in uw backoffice als nog te factureren omzet. Vraag: Hoe verwerk ik ontvangen fooien op de kassa? Antwoord: Een fooi wordt gezien als een bedrag dat wordt afgerekend bovenop het te betalen bedrag dat op de kassabon wordt vermeld. Afhankelijk van de betaalwijze zal er bij de kassaopmaak dus een (positief) verschil ontstaan tussen de afgerekende omzet en het bedrag dat daadwerkelijk is afgerekend. Dat verschil kunt u bij het definitief maken van de kasopmaak verantwoorden als fooi. 53

55 6.2 Verwerking van contant geld Een deel van de transacties die u met uw kassa afrekent wordt contant betaald. Misschien dat u zelf ook soms kasgeld gebruikt om zelf iets mee af te rekenen. Het correct en volledig vastleggen van contante geldstromen is daarom een belangrijke functie van uw kassa. In deze mini handleiding gaan wij in op een aantal veelvoorkomende aspecten van contant geld: 1. Storting van contant geld IN uw kassa 2. Onttrekken van contant geld UIT uw kassa 3. Wat gebeurt er in uw boekhouding? 1. Storting van contant geld IN uw kassa Als u de kassa in gebruik neemt, zult u gaan beginnen met een (beperkte) hoeveelheid wisselgeld in uw kassalade. Het is belangrijk dat u dit beginsaldo goed vastlegt in uw kassa zodat u straks bij de kasopmaak precies kunt bepalen met welk saldo u bent begonnen, hoeveel contant geld er in en uit uw kassa is gegaan en of dit overeenkomt met het bedrag dat u daadwerkelijk heeft geteld. Om het beginsaldo op uw kassa in te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat u beheerderrechten heeft. Via de knop Beheer komt u in het scherm van de kasopmaak en speciale kasaanslagen. Kies voor Kas IN en bijvoorbeeld voor Diverse ontvangsten. 54

56 In het veld Omschrijving vult u bijvoorbeeld kasstorting in. En bij Totaal vult u het bedrag van de kasstorting in. Dit is het bedrag dat u nu in de kassalade contant beschikbaar heeft. In dit voorbeeld gaan we uit van een bedrag van Onttrekken van contant geld UIT uw kassa Het zal voorkomen dat u zelf iets contant moet afrekenen en daarvoor geld uit uw kassa nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan een levering onder rembours. U kunt daarvoor contant geld uit uw kassa halen, maar het is dan wel belangrijk dat deze onttrekking goed wordt vastgelegd zodat u bij het tellen van uw kassa geen kassaverschillen krijgt. Cashr heeft hiervoor een aparte functie die u vindt in het scherm van de kasopmaak en speciale kasaanslagen. Kies voor Kas UIT en bijvoorbeeld voor Betaling onder rembours. 55

57 In dit voorbeeld hebben wij een bedrag van 41,95 uit de kas gehaald. Deze transactie is correct verwerkt in uw kassa. De totaaltelling van contant geld in uw kassa bedraagt nu 108, Wat gebeurt er in uw boekhouding? Het storten van contant geld in uw kassa of juist het onttrekken ervan, heeft ook een effect in uw boekhouding. In Reeleezee Administratie wordt voor elke gekoppelde kassa een eigen kasboek aangemaakt. Dit kasboek vindt u terug in de map Kas & Bank. Doordat uw kassa automatisch wordt gesynchroniseerd met uw administratie, zult u zien dat kasstortingen en -onttrekkingen direct worden verwerkt in het kasboek gekoppeld aan uw kassa. Zowel de kasstorting als de kasonttrekking in de gebruikte voorbeelden ziet u terug op het kasblad over de betreffende periode. U ziet dat het saldo van het overschrift correspondeert met het saldo van uw kassa. Beide transacties hebben de status Nog te boeken. Dit houdt in dat u deze in uw administratie nog verder moet verantwoorden. 56

58 6.3 Uitbreiding kasopmaak Naast tablets is het sinds Cashr versie nu ook mogelijk om de kasopmaak vanaf kleine devices zoals een smartphone of ipod uit te voeren. De kasopmaak blijft alleen toegankelijk voor medewerkers met managersrechten. Als aanvulling binnen dit hoofdstuk: de kasopmaak is uitgebreid met een aantal nieuwe onderdelen: Verkopen Een overzicht de totale verkopen per betaalwijze. Eigen Verbruik Aparte vermelding van de drie varianten eigen verbruik. Administratieve boeking Alle boekingen die in uw backoffice zijn gedaan naar aanleiding van de kasopmaak. Verkopen nog te boeken Hier wordt het totaal aan kassabonnen vermeld dat u op rekening heeft afgeslagen. U vindt deze bonnen terug in de backoffice onder [Kassa > Kassabonnen > Op rekening]. Openstaand (alle groepen) De totaaltellingen van de kassabonnen die nog niet afgerekend zijn. Er kunnen bonnen op tafels, op klanten of in het baliescherm (op medewerker) zijn geboekt. Deze bonnen zijn ook in de backoffice te bekijken onder [Kassa > Kassabonnen > Niet afgerekend]. In de eerstvolgende versie van Cashr (versie 1.7) zullen de 0-regels op de kasopmaak niet meer worden geprint zodat de bonstrook korter wordt. 57