Adviesrapport. Procedurebeschrijvingen. VICtor beheer

Transcriptie

1 Adviesrapport Procedurebeschrijvingen VICtor beheer

2 2 Procedurebeschrijvingen VICtor

3 Rijkswaterstaat Adviesrapport Procedurebeschrijvingen VICtor beheer Documentinformatie: Versie: 1.0 Status: Definitief Datum: Rapportnr: AGI/08124/IBV002 Auteur: J.H.A. Bakema, Qview ICT Consultancy Project: Advies inrichting VICtor beheer, nummer 840 Projectleider: J.P.H. Lentjes Documentversies: Versie Status Datum Opgesteld door Gecontroleerd door 0.1 Concept J.H.A. Bakema J.P.H. Lentjes - IBV 0.2 Concept J.H.A. Bakema J.P.H. Lentjes - IBV 0.3 Concept J.H.A. Bakema J. Mulder - IBV 0.4 Concept J.H.A. Bakema G.J. v/d Toorn - IBV 1.0 Definitief J.H.A. Bakema G.J. v/d Toorn - IBV Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Adviesdienst Geoinformatie en ICT. Dit rapport is bedoeld voor intern gebruik door de hierboven genoemde instanties. 3 Procedurebeschrijvingen VICtor

4 4 Procedurebeschrijvingen VICtor

5 5 Procedurebeschrijvingen VICtor

6 6 Procedurebeschrijvingen VICtor

7 7 Procedurebeschrijvingen VICtor

8 Inhoudsopgave Management Samenvatting 10 Inleiding: Planning: Verwachting Doelstellingen Op te stellen procedures Planning, capaciteit en inspanning bijhouden: Inbreken van Incident Management op reguliere testen: Documentatie: Verwachting Doelstelling Op te stellen procedures Documentatie bijhouden: Toegankelijkheid documentatie: Configuratie: Verwachting Doelstelling Op te stellen procedures Incident oplossen in referentieomgeving: Incident oplossen in experimenteeromgeving: Uitleen regelen: Inleen regelen: Bijhouden referentieomgeving: Toegang: Verwachting Doelstelling Op te stellen procedures TAGS beheren: Algemene procedures: Verwachting Doelstelling Op te stellen procedure Procedures bijhouden en communiceren: Algemene taken: Verwachting Doelstelling Op te stellen procedures Medewerkers wegwijs maken: Contacten met andere partijen onderhouden: PR-acties: 33 8 Procedurebeschrijvingen VICtor

9 Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren: Overzicht taken: 36 Bijlage I: Uitgangspunten: 39 Bijlage II: Aanpassingen 40 Tijdsinspanning 40 Samenvoegen aandachtspunten 40 9 Procedurebeschrijvingen VICtor

10 Management Samenvatting Voor u ligt het rapport waarin de procedures worden beschreven die een basis leggen voor het professionele beheer van VICtor. De procesbeschrijvingen zijn opgezet conform het input-outputtransformatie-procesmodel. Deze werkwijze wordt in de inleiding nader omschreven. Om te bepalen wat de mogelijkheden zijn om de verschillende procedures op te zetten en in te voeren, is met verschillende partijen overleg gevoerd. Zo zijn met AVV gesprekken geweest om te inventariseren wat de wederzijdse behoeften zijn in de koppeling tussen VICtor en ToRo. De bevindingen van deze gesprekken zijn verwerkt in de opzet van de procedures. Om volgens de in dit document beschreven procedures te kunnen werken, moeten vooraf randvoorwaarden worden ingevuld. Deze randvoorwaarden worden beschreven in het document Uit te voeren randvoorwaarden VICtor beheer. De twee rapporten Procedurebeschrijvingen VICtor beheer en Uit te voeren randvoorwaarden VICtor beheer zijn het uitgangspunt om het beheer van VICtor te kunnen implementeren. Naar aanleiding van de verschilanalyse in het laatste rapport is inmiddels een start gemaakt om op korte termijn de huidige VICtor omgeving te splitsen in een referentieomgeving en een experimenteeromgeving. De daadwerkelijke invulling van de voorgestelde beheerprocedures, taken en verantwoordelijkheden is afhankelijk van de beslissing hieromtrent door het management. Gelet op de stand van zaken rondom de reorganisatie is het advies om een aantal noodzakelijke processen, ter beoordeling van het afdelingsteam van de afdeling IBV zo spoedig mogelijk in te richten om de continuïteit van VICtor te borgen. De invulling van de overige processen zijn afhankelijk van de nog uit te zetten koers na de reorganisatie. 10 Procedurebeschrijvingen VICtor

11 11 Procedurebeschrijvingen VICtor

12 Inleiding: Een belangrijk voorstel van het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport is om 3 omgevingen te beheren: 1) een referentieomgeving, 2) een experimenteeromgeving en 3) de omgeving van processen en procedures die nodig zijn om VICtor technisch en functioneel te kunnen beheren en om in VICtor te kunnen testen. Deze omgevingen zijn nog niet gerealiseerd. Om de eerste twee omgevingen te realiseren, wordt geïnventariseerd waaruit deze omgevingen moeten bestaan. Voor deze inventarisatie is een apart document Uit te voeren randvoorwaarden opgesteld. Voor de derde te beheren omgeving, processen en procedures die nodig zijn om VICtor te kunnen beheren en om in VICtor te kunnen testen, zijn voorstellen in het adviesrapport gedaan. Deze voorstellen worden in deze fase van het project verder uitgewerkt. De uitwerking is een verdere verdieping van de aandachtspunten uit de tabel in de bijlage. De randvoorwaarden die nodig zijn om deze procedures goed te kunnen implementeren zijn in het eerder genoemde document Uit te voeren randvoorwaarden beschreven. De verdieping van de aandachtspunten bestaat uit het opzetten van procedures, zoals het bijhouden van documentatie of het inplannen van capaciteit voor testen. In de hoofdstukken 1 t/m 6 staat per aandachtspunt aangegeven wat de verwachting is die hieraan wordt gesteld en de doelstellingen die hieruit volgen. Om aan de doelstelling te voldoen wordt per aandachtspunt een aantal procedures opgesteld en beschreven. De beschrijving van de procedures bestaat uit een stroomdiagram en een omschrijving van dit stroomdiagram. In de beschrijving staat aangegeven wat aan input nodig is om taken uit te voeren, hoe deze input wordt verwerkt en wat deze verwerking aan output oplevert. Die output kan gebruikt worden als input voor bijvoorbeeld een volgende taak of procedure. Daarnaast is in de beschrijving van de stroomdiagrammen aangegeven waar de verschillende taken in de organisatie belegd worden. Dit document wordt in hoofdstuk 7 afgesloten met een overzicht van de taken die voortvloeien uit de procedures en waar deze taken in de organisatie zijn belegd. Het eindpunt van dit project is als dit document wordt goedgekeurd. Dit document wordt dan als input gebruikt voor vervolgstappen, zoals de implementatie van de in dit document beschreven procedures. De implementatie bestaat o.a. uit het beleggen van de verschillende taken of uit het maken van afspraken over service levels. 12 Procedurebeschrijvingen VICtor

13 13 Procedurebeschrijvingen VICtor

14 1. Planning: 1.1 Verwachting Door een planning bij te houden voor testen in VICtor houdt men het overzicht over het gebruik van VICtor. Zo kan worden bepaald wanneer testen voor verschillende projecten kunnen worden gehouden en wie deze testen kan begeleiden. Hiervoor is het noodzakelijk dat inzichtelijk is wie, wat, waar, wanneer gaat testen en wat aan hard- en software nodig is. Dit proces kan worden verstoord doordat een incident met hoge impact moet worden onderzocht. 1.2 Doelstellingen Een planning dient een aantal doelen; - Het beschrijft wanneer een test wordt gehouden. - Het beschrijft door wie de test wordt gehouden. - Het beschrijft wat aan hard- en software voor testen ingezet is/wordt. - Het beschrijft of de test in de experimenteer of in de referentieomgeving wordt gehouden. - Al het voorgaande is voor een ieder inzichtelijk. - De configuratie kan waar nodig stabiel worden gehouden. 1.3 Op te stellen procedures De procedures die worden opgesteld zijn: - Planning, testcapaciteit en inspanning bijhouden, - Het inbreken van Incident Management op regulier ingeplande testen. 14 Procedurebeschrijvingen VICtor

15 Planning, capaciteit en inspanning bijhouden: INPUT PROCEDURE OUTPUT Testplan 1. Testen worden ingepland Planning VICtor Problemen? JA 2. Overleg over mogelijke oplossingen NEE In planning VICtor vastgelegde capaciceit en inspanning 3. Bevestiging planning aan indiener testplan Terugkoppeling aan indiener testplan Planning, testcapaciteit en inspanning bijhouden Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Testplan. - Planning VICtor. 1. Aan de hand van het testplan wordt gekeken of capaciteit en inspanning op gewenste datum gereserveerd kan worden voor: Configuratie van de testopstelling, Begeleiden van de testen, Herconfiguratie naar òf de oude situatie òf naar een nieuwe testopstelling. 2. Indien er problemen zijn worden deze opgelost in overleg met anderen. 3. Aan de indiener van het testplan wordt teruggekoppeld dat capaciteit en inspanning ingepland is. - Vastgelegde capaciteit en inspanning in VICtor planning. - In planning VICtor vastgelegde capaciteit en inspanning. - Terugkoppeling aan indiener testplan. - Toewijzen capaciteit en inspanning. - Toewijzen capaciteit en inspanning. - Terugkoppeling definitieve planning aan indiener testplan. 15 Procedurebeschrijvingen VICtor

16 Inbreken van Incident Management op reguliere testen: INPUT PROCEDURE OUTPUT Planning 1. Overleg tussen VICtor beheerder en incident manager 2. VICtor beheerder informeert clustermanager en projectleider betrokken test Geinformeerde clustermanager en projectleider Testplan Technische documentatie JA 4. Bepalen aanpassingen configuratie en tester wordt geinformeerd Kan test worden onder-broken? 5. Testopstelling wordt, na uitvoering testen voor incident,hersteld NEE 3. Escalatie traject wordt ingezet om inbreekmoment te bepalen. Uitsrpaak over inbreken op regulier testen Acties voor herconfiguratie Geinformeerde tester Herstelde testopstelling 16 Procedurebeschrijvingen VICtor

17 Inbreken van incident management op reguliere testen Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Melding incident. - Planning (lopende test). - Testplan (lopende test). - Testplan (lopende test). - Technische documentatie. - Testplan. - Technische documentatie. 1. Overleggen met VICtor beheerder dat in VICtor tbv Incident Management een test wordt opgezet 2. VICtor beheerder neemt contact op met clustermanager en projectleider onder wie eventueel lopende testen vallen. 3. Indien niet direct de test onderbroken kan worden is escaleren nodig waarbij met meerdere clustermanagers wordt overlegd. Hier wordt bepaald wanneer de Incident Manager wel op lopende testen kan inbreken. 4. VICtor beheerder bepaalt met Incident Manager wat aan configuratie aangepast moet worden en de VICtor beheerder neemt, indien nodig, contact op met de tester(s). 5. Na uitvoering van de testen t.b.v. Incident Management wordt de testopstelling hersteld. - Geïnformeerde clustermanager en projectleider. - Uitspraak over inbreken op regulier testen. - Acties voor herconfiguraties. - Geïnformeerde tester. - Herstelde testconfiguratie. - Met VICtor beheerder overleggen over inbreken op reguliere test. - Informeren clustermanager en projectleider dat op verloop reguliere test ingebroken wordt. - Escalatietraject voor inbreken op reguliere test begeleiden. - Herconfiguratie opzetten voor ad hoc test incident. - Tester informeren dat op testverloop wordt ingebroken. - Configuratie voor reguliere test herstellen. - Incident Manager. - SPITS service desk medewerker. 17 Procedurebeschrijvingen VICtor

18 2. Documentatie: 2.1 Verwachting De documentatie verschaft inzicht in de VICtor omgeving voor verschillende partijen. Partijen die testen opstellen en uitvoeren hebben een leidraad nodig om te weten waar testplannen aan moeten voldoen. Voor partijen die testopstellingen configureren of de oude situatie weer herstellen is het belangrijk om te weten wat op welke wijze geconfigureerd kan worden. 2.2 Doelstelling Voor VICtor zijn twee soorten documentatie: - Technische documentatie over VICtor, - Documentatie over de procedures die rond VICtor gelden. De technische documentatie geeft a) Inzicht in de opbouw van VICtor als geheel, b) Inzicht in de functionaliteiten en technische gegevens van hard- en software, c) Inzicht in de manier waarop hard- en software geconfigureerd kan worden. Deze documentatie moet continu bijgehouden worden. De documentatie over de procedures rond VICtor geven aan a) waaraan voldaan moet zijn voordat men testen in VICtor opzet, b) Wie waarvoor benaderd kan worden en waaraan men zich te houden heeft om te kunnen testen in VICtor. Ook deze documentatie moet bijgehouden worden. 2.3 Op te stellen procedures De procedures die worden opgesteld zijn: - Documentatie bijhouden, - Toegankelijkheid documentatie. 18 Procedurebeschrijvingen VICtor

19 Documentatie bijhouden: INPUT PROCEDURE OUTPUT Benodigde informatie 1. Opstellen nieuwe documentatie Geupdate digitale en papieren versie documentatie Nee 2. Oude versie documentatie gearchiveerd en vervangen door nieuwe versie 3. Periodieke controle documentatie Ja Geupdate digitale en papieren versie documentatie Is documentatie up to date? Bijhouden documentatie Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Benodigde informatie. - Nieuwe versie documentatie. - Nieuwe versie documentatie. 1. Opstellen nieuwe versie documentatie. - Dit gebeurt door een service desk medewerker indien het een reguliere upgrade van hard- en/of software betreft. - Dit gebeurt door de tester indien het een nieuwe component/software betreft. - In overige gevallen gebeurt dit door de VICtor beheerder, bijvoorbeeld als een procedure is aangepast. 2. De VICtor beheerder archiveert de oude versie van de documentatie en vervangt deze voor de nieuwe versie. 3. VICtor beheerder controleert periodiek of de documentatie nog upto-date is en vervangt, indien nodig, oude versies voor nieuwe. - Nieuwe versie documentatie. - Geupdate digitale en papieren versie van documentatie. - Geupdate digitale en papieren versie van documentatie. - Opstellen nieuwe versie documentatie. - oude versie documentatie archiveren. - Oude versie documentatie vervangen voor nieuwe versie. - Versies documentatie controleren. - Oude versies documentatie door nieuwe vervangen. - SPITS service desk medewerker. - Tester/projectleider. 19 Procedurebeschrijvingen VICtor

20 Toegankelijkheid documentatie: INPUT PROCEDURE OUTPUT Informatie aanvraag Digitale documentatie 1. Aangeven waar documentatie gevonden kan worden Geinformeerde medewerker Documentatie op papier Ter beschikking stellen documentatie Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Informatie vraag. - Digitale documentatie. - Documentatie op papier. 1. Aangeven aan medewerker waar en hoe digitale of papieren versies van de documentatie beschikbaar zijn. - Geïnformeerde medewerker. - Wegwijs maken van nieuwe medewerker waar documentatie gevonden kan worden. - SPITS service desk medewerker. 20 Procedurebeschrijvingen VICtor

21 21 Procedurebeschrijvingen VICtor

22 3. Configuratie: 3.1 Verwachting De verwachting is verschillend voor de verschillende omgevingen binnen VICtor: - De Referentieomgeving. Deze omgeving is een zo getrouw mogelijke afspiegeling van het operationele netwerk VICnet. Deze omgeving wordt o.a. gebruikt voor accepetatietesten, stress/loadtesten en onderzoek voor incidenten. - De Experimenteeromgeving. Per test wordt een andere testopstelling gerealiseerd. In deze omgeving moeten faciliteiten aanwezig zijn waardoor de testopstellingen gerealiseerd kunnen worden. Er kunnen in deze omgeving, mits de benodigde hard- en software aanwezig is, meerdere testopstellingen naast elkaar worden opgezet. 3.2 Doelstelling Het operationeel houden van de twee omgevingen op zowel functioneel gebied als op technisch gebied, valt uiteen in reparatie- of herstelwerkzaamheden enerzijds en aanpassingen in de hard- en software anderzijds: - Als een component niet meer functioneert kan het zijn dat hardware moet worden vervangen cq. gerepareerd en/of dat software moet worden vervangen. - In de referentieomgeving zijn hard- en software aanpassingen nodig om te zorgen dat deze omgeving een afspiegeling blijft van VICnet. - Nadat testen in de referentieomgeving zijn afgerond is het soms noodzakelijk dat de configuratie in de oude toestand wordt gebracht of dat blijvende configuratie aanpassingen worden geborgd, o.a. in de documentatie. - Ook aanpassingen in de experimenteeromgeving worden geborgd. 3.3 Op te stellen procedures De procedures die worden opgesteld zijn: - Incident oplossen in referentieomgeving, - Incident oplossen in experimenteeromgeving, - Uitleen regelen, - Inleen regelen, - Bijhouden referentieomgeving. 22 Procedurebeschrijvingen VICtor

23 Incident oplossen in referentieomgeving: INPUT PROCEDURE OUTPUT Melding incident in referentieomgeving 1. Incident wordt gedetecteerd Melding incident aan VICtor beheerder Ja Betreft incident een standaard dienst? Testplan 2. Herstelacties worden door service desk uitgezet Nee 3. VICtor beheerder of tester zet herstelacties uiit Uitzetten herstelacties 4. Hard- en/of software wordt vervangen Herstelacties Incident oplossen in referentieomgeving. Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Melding incident. 1. Uit het functioneel beheer, technisch beheer of testen blijkt dat hard- en/of software niet naar behoren functioneren. Dit wordt gemeld aan de VICtor beheerder. - Testplan. 2. Indien het incident hard- en/of software betreft die niet voor een test zijn toegevoegd of geherconfigureerd, handelt de service desk het incident af. - Testplan. 3. De VICtor beheerder of de tester zet verdere acties uit, eventueel ook bij de service desk. Er zijn drie mogelijke situaties: - De hard- en/of software is gekocht; er wordt, indien nodig, contact met leverancier opgenomen. - De hard- en/of software is gehuurd; er wordt contact opgenomen met de verhuurder. - De hard- en/of software is geleend, er wordt contact met de uitlenende partij opgenomen. 4. Hard- en/of software die niet meer naar behoren functioneert, wordt vervangen. Melding Incident aan VICtor beheerder. - Uitzetten herstelacties. - Uitzetten herstelacties. - Functioneel/ technisch beheer van referentieomgeving. - Incident in referentieomgeving melden aan VICtor beheerder. - Standaard herstelacties aansturen voor incident in referentieomgeving. - Niet-standaard herstelacties aansturen voor incident in referentieomgeving. - Herstelacties. - Herstelactie (laten) uitvoeren. - SPITS service desk medewerker en/of tester. - SPITS service desk medewerker. - VICtor beheerder en/of tester. - VICtor beheerder, service desk en/of anderen. 23 Procedurebeschrijvingen VICtor

24 Incident oplossen in experimenteeromgeving: INPUT PROCEDURE OUTPUT Melding incident in experimenteeromgeving 1. Incident wordt gedetecteerd Melding incident aan VICtor beheerder Testplan 2. Herstelacties worden uiitgezet Uitzetten herstelacties 3. Hard- en/of software wordt vervangen Herstelacties Incident oplossen in experimenteeromgeving Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Melding incident. 1. Uit het technisch beheer of uit testen blijkt dat hard- en/of software niet naar behoren functioneren. Dit wordt gemeld aan VICtor beheerder. - Testplan. 2. VICtor beheerder en/of tester zet verdere acties uit, eventueel ook bij de service desk. Er zijn drie mogelijke situaties: - De hard- en/of software is gekocht; er wordt, indien nodig, contact met leverancier opgenomen. - De hard- en/of software is gehuurd; er wordt contact opgenomen met de verhuurder. - De hard- en/of software is geleend, er wordt contact met de uitlenende partij opgenomen. 3. Hard- en/of software die niet meer naar behoren functioneert, wordt vervangen. Melding Incident. - Uitzetten herstelacties. - Technisch beheer van experimenteeromgeving. - Incident in experimenteeromgeving melden aan VICtor beheerder. - Herstelacties in experimenteeromgeving aansturen. - Herstelacties. - Herstelacties (laten) uitvoeren. - SPITS service desk medewerker en/of of tester. - VICtor beheerder of tester. - VICtor beheerder en/of anderen. 24 Procedurebeschrijvingen VICtor

25 Uitleen regelen: INPUT PROCEDURE OUTPUT Uitleenbon Testplan 1. Aanvraag wordt beoordeeld Planning VICtor 2. Uitleenperiode hard- en/of software wordt in de planning aangegeven 3. Controle of uitgeleende hardenof software is ingeleverd Uit te lenen hard- en/of software Bijgewerkte planning VICtor Ingeleverde hard- en/of software Nee Uitgeleende spullen ingeleverd? Ja 4. Acties uitzetten om hard- en/of software terug te halen 5. Hardware wordt terug in VICtor geplaatst Terug geplaatste hardware Uitlenen hard- en/of software regelen Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Uitleenbon. - Testplan. - Planning VICtor. 1. Aanvraag wordt aan de hand van de planning en testplan beoordeeld. 2. Hard- en/of software wordt ter beschikking gesteld. In de planning wordt de uitleenperiode vermeld. 3. Na de uitleenperiode controleert de VICtor beheerder of hard- en/of software weer is ingeleverd en zo niet worden acties ondernomen om de hard- en/of software terug te halen.. 4. Hardware wordt terug in VICtor geplaatst. - Uit te lenen hard- en/of software. - Bijgewerkte planning. - Ingeleverde hard- en/of software. - Terug geplaatste hardware. - Beoordelen aanvraag te lenen hard- en/of software. - Hard- en/of software ter beschikking stellen. -Planning bijwerken. - Controleren of hard- en/of software is ingeleverd. - Eventuele terughaalacties ondernemen. Hardware terugplaatsen. VICtor beheerder. 25 Procedurebeschrijvingen VICtor

26 Inleen regelen: INPUT PROCEDURE OUTPUT Testplan 1. Gewenste harden/of software kan bij een externe partij geleend worden Informatie aanvragen bij externe partijen 2. Inleenconidities worden vastgelegd en inleenperiode wordt in planning VICtor vastgelegd Inleencondities worden vastgelegd Bijgewerkte planning VICtor 3. Hard- en/of software wordt aan VICtor toegevoegd Aan VICtor toegevoegde hard- en/of software 4. Na inleenperiode controleren of materiaal is ingeleverd. Zo niet: vervolgacties ondernemen Ingeleende hard- en/of software ingeleverd Inleen hard- en/of software regelen Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Testplan. 1. Gewenste hard- en/of software die voor een test nodig zijn kunnen niet ter beschikking worden gesteld. Uit navraag blijkt dat deze wel kan worden geleend bij een externe partij. 2. Indien externe partij hard- en/of software ter beschikking kan stellen, wordt de inleentermijn en andere condities vastgelegd, ook in de planning. 3. Hard- en/of software aan VICtor toegevoegd. 4. Na de inleenperiode controleert de VICtor beheerder of de hard- en/of software weer is ingeleverd en zo niet worden vervolgacties ondernomen. - Informatie aanvragen bij externe partijen. - Inleen condities vastleggen. - Bijgewerkte planning. - Gewenste Hard- en/of software aan VICtor toegevoegd. - Ingeleverde hard- en/of software. Beoordelen of hard- en/of software kan worden geleverd via externe partij. - Hard- en/of software ter beschikking stellen. - Planning bijwerken. - Hard- en/of software aan VICtor toevoegen. - Controleren hard- en/of software is ingeleverd. - Eventuele vervolgacties ondernemen. - VICtor beheerder/ projectleider. - VICtor beheerder/ projectleider. - SPITS service desk medewerker/tester. 26 Procedurebeschrijvingen VICtor

27 Bijhouden referentieomgeving: INPUT PROCEDURE OUTPUT Test nieuwe hard- en/of software 1. Borgen nieuwe hard- en/of software in referentieomgeving VICtor Up-to-date afspiegeling van VICnet in VICtor Bijhouden referentieomgeving Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Nieuwe hard- en/of software. 1. Acceptatietesten voor nieuwe hard- en/of software vinden in de referentieomgeving plaats. Als de acceptatietesten positief zijn afgerond moet deze uitbreiding in VICtor geborgd worden, in bijvoorbeeld de documentatie. - Up-to-date afspiegeling van VICnet in VICtor Borgen nieuwe hard- en/of software in referentieomgeving. 27 Procedurebeschrijvingen VICtor

28 4. Toegang: 4.1 Verwachting De configuratie van de referentie- en experimenteeromgeving VICtor moet zo stabiel mogelijk blijven, zeker als testen lopen of testopstellingen worden opgezet. Personen die onbevoegd VICtor binnen kunnen gaan, vormen een potentieel risico. Dit risico moet zo klein mogelijk worden gehouden. 4.2 Doelstelling Personen die geen activiteiten in VICtor hoeven uit te voeren, kunnen geen toegang tot VICtor krijgen. De personen die wel toegang tot VICtor hebben, dienen zich aan bepaalde regels houden. 4.3 Op te stellen procedures De procedure die wordt opgesteld is: - Uitgeven TAGS beheren TAGS beheren: INPUT PROCEDURE OUTPUT Testplan 1. Bepalen wie toegang tot VICtor nodig heeft TAG 2. Tag en gedragsregels worden uitgegeven. Periode wordt in VICtor planning vastgelegd Gedragsregels en gebruikersover eenkomst VICtor planning Is TAG ingeleverd Bijgewerkte VICtor planning NEE JA 3. Tag innemen Ingeleverde TAG 28 Procedurebeschrijvingen VICtor

29 TAGS beheren Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Testplan. 1. Aan de hand van het testplan wordt bepaald wie een TAG nodig heeft om de testopstelling te kunnen configureren en de testen uit te voeren. 2. TAG wordt voor een bepaalde periode uitgegeven, samen met gedragsregels en een gebruiksovereenkomst. De uitgifte periode wordt vastgelegd in planning VICtor. - Planning VICtor 3. Na de uitgifteperiode wordt de TAG ingeleverd of ingenomen. - Uitgegeven TAG. - Gedragsregels. - Bijgewerkte planning VICtor - Ingeleverde/ ingenomen TAG - Bepalen wie TAG nodig heeft. - TAG uitgeven. - TAG innemen. 29 Procedurebeschrijvingen VICtor

30 5. Algemene procedures: 5.1 Verwachting VICtor verandert en de organisatie rondom VICtor verandert. Dit heeft zijn weerslag in bestaande procedures. Om te zorgen dat deze procedures blijven voldoen ondanks de veranderende situaties, worden ze periodiek aangepast en deze aanpassingen worden gecommuniceerd naar de verschillende gebruikersgroepen. 5.2 Doelstelling - Bestaande procedures aanpassen aan veranderende situaties. - Veranderingen communiceren aan gebruikersgroepen. 5.3 Op te stellen procedure De procedure die wordt opgesteld is: - Aanpassen procedures, bv aanpassen van de uitleen procedure, of de procedure voor het bijhouden van documentatie, enz Procedures bijhouden en communiceren: Alle procedures die in hoofdstuk 1 t/m 6 worden beschreven moeten worden bijgehouden en gecommuniceerd. INPUT PROCEDURE OUTPUT Bestaande procedures Periodiek: voldoen procedures? JA NEE 1. Procedures aanpassen Aangepaste procedures 2. Veranderingen in procedures communiceren richting medewerkers Gecommuniceerde aanpassingen Procedures bijhouden en communiceren Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Bestaande procedure. 1. Periodiek toetsen of de bestaande procedure nog voldoen en eventueel aanpassen. 2. De veranderingen in de procedure communiceren richting de medewerkers. - Aangepaste procedure. - Gecommuniceerde aanpassingen. - Procedure aanpassen. - Aanpassingen communiceren. 30 Procedurebeschrijvingen VICtor

31 31 Procedurebeschrijvingen VICtor

32 6. Algemene taken: 6.1 Verwachting (Nieuwe) medewerkers en gebruikersgroepen worden wegwijs gemaakt binnen SPITS. Hierbij hoort ook het vertrouwd maken met de procedures van VICtor, indien zij werkzaamheden in VICtor gaat uitvoeren. VICtor kan voor verschillende (potentiële) gebruikersgroepen en belanghebbenden veel betekenen. Dit wordt onder de aandacht van deze gebruikersgroep en belanghebbenden gebracht, wat betekent dat deze groepen worden geïdentificeerd en dat met deze groepen contact wordt gezocht. 6.2 Doelstelling - Als aanspreekpunt voor VICtor dienen, - Zorgen dat procedures voor VICtor bij nieuwe medewerkers en gebruikersgroepen bekend zijn en worden nageleefd, - VICtor bekend maken en bekend houden bij (potentiële) klanten. 6.3 Op te stellen procedures De procedures die worden opgesteld zijn: - Medewerkers wegwijs maken, - Contacten met andere partijen onderhouden, - Awareness creëren; pr-acties, - Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren Medewerkers wegwijs maken: INPUT PROCEDURE OUTPUT Nieuw in te werken medewerker 1. Medewerker wegwijs maken in VICtor Wegwijsgemaakte medewerker Medewerkers wegwijs maken Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Nieuw in te werken medewerker. 1. Nieuwe medewerkers die in VICtor werkzaamheden uit moeten voeren, wordt uitgelegd waar wat gedaan kan worden. - Medewerker die wegwijs is gemaakt. - Nieuwe medewerker die wegwijs is gemaakt. 32 Procedurebeschrijvingen VICtor

33 Contacten met andere partijen onderhouden: INPUT PROCEDURE OUTPUT Divers 1. Contact met externe partijen opnemen Operationele testomgeving Contacten met andere partijen onderhouden Input Proces Output Taken Uitgevoerd door Divers 1. Om VICtor operationeel te houden is het noodzakelijk dat met andere partijen, zoals de bewaking van het testcentrum, AVV, enz., contacten worden onderhouden. - Operationele testomgeving. - Contact houden met betrokken partijen PR-acties: INPUT PROCEDURE OUTPUT Divers 1. Doelstellingen VICtor onder aandacht belanghebbenden brengen Divers PR-acties Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Divers 1. Actief de doelstelling van VICtor onder de aandacht van (potentiële) belanghebbenden brengen. - Divers - VICtor onder de aandacht brengen. 33 Procedurebeschrijvingen VICtor

34 Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren: INPUT PROCEDURE OUTPUT Periodiek: Procedures nageleefd? NEE NEE Niet goed nageleefde procedures 1. Procedures worden niet goed nageleeftd 2. Verantwoordelijken aanspreken en/of procedures onder de aandacht brengen Nageleefde procedures Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren Input Proces Output Taken Uitgevoerd door - Medewerkers die procedures niet meer zo nauw in acht nemen. 1. Periodiek contoleren of alle bovenstaande procedures worden uitgevoerd en naar wens verlopen. 2. Indien procedures niet goed worden uitgevoerd of niet naar wens verlopen, hiervoor de verantwoordelijken aanspreken en/of opnieuw onder de aandacht brengen. - Nageleefde procedures. - Periodieke controle houden op uitvoering en verloop van procedures. -Verantwoordelijken aanspreken en/of procedure opnieuw onder de aandacht brengen. 34 Procedurebeschrijvingen VICtor

35 35 Procedurebeschrijvingen VICtor

36 7. Overzicht taken: In onderstaande tabel is een overzicht gegeven bij welke procedure welke taken horen en bij wie deze taken zijn belegd. Planning Taken Belegd bij - Planning, capaciteit en inspanning bijhouden - Toewijzen capaciteit en inspanning. - Terugkoppeling definitieve planning aan indiener testplan. - Inbreken van Incident Management op reguliere testen - Met VICtor beheerder overleggen over inbreken op reguliere test. - Informeren clustermanager en projectleider dat op verloop reguliere test ingebroken wordt. - Escalatietraject voor inbreken op reguliere test begeleiden. - Herconfiguratie opzetten voor ad hoc test incident. - Tester informeren dat op testverloop wordt ingebroken. - Configuratie voor reguliere - Incident Manager. - SPITS service desk test herstellen. medewerker. Documentatie Taken Belegd bij - Documentatie bijhouden - Opstellen nieuwe versie documentatie. - oude versie documentatie archiveren. - Oude versie documentatie vervangen voor nieuwe versie. - Versies documentatie controleren. - Oude versies documentatie door nieuwe vervangen. - Toegankelijkheid documentatie - Wegwijs maken van nieuwe medewerker waar documentatie gevonden kan worden. - SPITS service desk medewerker. - Tester/projectleider. - SPITS service desk medewerker. 36 Procedurebeschrijvingen VICtor

37 Configuratie Taken Belegd bij - Incident oplossen in referentieomgeving - Functioneel/ technisch beheer van referentieomgeving. - SPITS service desk medewerker of tester. - Incident in referentieomgeving melden aan VICtor beheerder. - SPITS service desk medewerker of tester. - Standaard herstelacties aansturen voor incident in - SPITS service desk medewerker. referentieomgeving. - Niet-standaard herstelactie aansturen voor incident in referentieomgeving. - Herstelactie (laten) uitvoeren. - VICtor beheerder, service desk en/of anderen. - Incident oplossen in experimenteeromgeving - Technisch beheer van experimenteeromgeving. - SPITS service desk medewerker en/of tester. - Incident in experimenteeromgeving melden - SPITS service desk medewerker of tester. aan VICtor beheerder. - Herstelactie in exeperimenteeromgeving - VICtor beheerder en/of tester. aansturen. - Herstelactie (laten) uitvoeren. - VICtor beheerder en/of anderen. - Uitleen regelen - Beoordelen aanvraag te lenen VICtor beheerder. hard- en/of software. - Hard- en/of software ter beschikking stellen. -Planning bijwerken. - Controleren of hard- en/of software is ingeleverd. - Eventuele terughaal-acties - VICtor beheerder ondernemen. - Hardware terugplaatsen. - Inleen regelen - Beoordelen of hard- en/of software kan worden geleverd - VICtor beheerder/ projectleider. via externe partij. - Hard- en/of software ter beschikking stellen.- - VICtor beheerder/ projectleider. - Planning bijwerken. - VICtor beheerder - Hard- en/of software aan VICtor toevoegen. - SPITS service desk medewerker/tester - Controleren of hard- en/of software is ingeleverd. - Eventuele vervolgacties ondernemen. - Bijhouden referentieomgeving - Borgen nieuwe hard- en/of software in referentieomgeving. 37 Procedurebeschrijvingen VICtor

38 Toegang Taken Belegd bij - TAGS beheren - Bepalen wie TAG nodig heeft. - TAG uitgeven. - TAG innemen. Algemene procedures - Taken Belegd bij - Procedures bijhouden en communiceren - Procedure aanpassen. - - Aanpassingen communiceren. Algemene taken Taken Belegd bij - Medewerkers wegwijs maken. - Nieuwe medewerker die wegwijs is gemaakt. - Contacten met andere partijen onderhouden - Contact houden met betrokken partijen. - PR acties - VICtor onder de aandacht brengen. - Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren - Periodieke controle houden op uitvoering en verloop van procedures. - -Verantwoordelijken aanspreken en/of procedure opnieuw onder de aandacht brengen. Tabel 1: Procedures, de taken en de verantwoordelijke voor de taken. 38 Procedurebeschrijvingen VICtor

39 Bijlage I: Uitgangspunten: Planning - Planning, capaciteit en inspanning bijhouden - Inbreken van Incident Management op reguliere testen Documentatie - Documentatie bijhouden - Toegankelijkheid documentatie Configuratie - Incident oplossen in referentieomgeving - Incident oplossen in experimenteeromgeving - Uitleen regelen - Inleen regelen - Bijhouden referentieomgeving Toegang - Uitgeven TAGS beheren Algemene procedures - Procedures bijhouden en communiceren Algemene taken - Medewerkers wegwijs maken. - Contacten met andere partijen onderhouden - PR acties - Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren Tabel 2: Aandachtspunten voor professioneel beheer 39 Procedurebeschrijvingen VICtor

40 Bijlage II: Aanpassingen In het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport zijn een aantal voorstellen gedaan. Vrijwel alle voorstellen zijn in de huidige fase van dit project uitgewerkt. Toch zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd t.o.v. de oorspronkelijke voorstellen. Deze aanpassingen worden in deze bijlage toegelicht. Tijdsinspanning Om de operationele taken rondom VICtor beheer uit te voeren is extra tijdsinspanning van FTE s nodig. De extra tijdsinspanning is niet nader uitgewerkt. Deze is afhankelijk van het aantal en de aard van de testen die in VICtor gehouden gaan worden. Die schatting is op dit moment moeilijk te maken omdat geen inzicht bestaat in de toekomstige testbelasting van VICtor. Ook kon geen schatting worden gegeven naar aanleiding van testen die in het verleden in VICtor zijn gehouden. Hierover zijn geen gegevens bijgehouden. Samenvoegen aandachtspunten In het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport werden aandachtspunten vermeld die als basis dienden voor de verdere uitwerking van de procedures in dit rapport. Tijdens het uitwerken van de procedures zijn een aantal veranderingen in deze aandachtspunten aangebracht. In de tabel in bijlage I is de aangepaste tabel met aandachtspunten opgenomen. De belangrijkste aanpassing is dat het aandachtspunt Soft- en hardware is samengevoegd met het aandachtspunt Configuratie. Bij het uitwerken van de procedures binnen de twee aandachtsgebieden bleek dat deze gelijke doelstellingen hadden en een scheiding daardoor overbodig was. 40 Procedurebeschrijvingen VICtor