jaarverslag

Transcriptie

1 jaarverslag

2 Uitnodiging Algemene Ledenvergadering RKSV Hercules op maandag 25 oktober 2010 De vergadering wordt gehouden op Boswijk, Laan van Kans 13 te Den Haag Aanvang uur AGENDA 1. Opening 2. Ingekomen stukken/mededelingen 3. Notulen van de algemene ledenvergadering van september Benoeming/verkiezing bestuursleden aftredend volgens rooster zijn: Hans Sparreboom Rineke van Westerhoven Aftredende bestuursleden Jelle Jorna Wienke Giezeman - voorzitter (herkiesbaar) - penningmeester (herkiesbaar) - voorzitter sponsorcommissie - voorzitter communicatie commissie In de loop van het jaar is Ilonka Gruppe voorzitter geworden van de scheidsrechterscommissie Herkiesbaar zijn: Hans Sparreboom Rineke van Westerhoven - voorzitter - penningmeester Het bestuur stelt voor te benoemen: Marjolein Vellekoop - voorzitter communicatie commissie Ad Elsinger - voorzitter sponsorcommissie Ilonka Gruppe - voorzitter scheidsrechterscommissie Vacatures in bestuur: - voorzitter breedtesport - Voorzitter vrijwilligers commissie 5. Jaarverslagen 2008/ secretaris 2. jeugdcommissie 3. Sponsorcommissie 4. Kantinecommissie 5.activiteitencommissie 6. topsportcommissie 7.vrijwilligerscommissie 8. communicatiecommissie 6. Financiële jaarverslagen a. Winst en verliesrekening 2009/

3 b. Balans per 31 juli 2010 c. Verslag kascommissie PAUZE 7. Begroting 2010/ Besluitvorming a.. contributie 9. Benoeming kascommissie 10. Rondvraag en sluiting (Statuten, artikel 10 lid 2) De bestuurders worden door de algemene vergadering uit de gewone- en kaderleden van de vereniging benoemd. Het bestuur kan in bestaande bestuursvacatures tijdelijk, tot de eerstvolgende algemene vergadering, voorzien, doch ten hoogste tot een aantal van minder dan de helft van het aantal bestuurders. De verkiezing van bestuursleden geschiedt na voorafgaande kandidaatstelling. Het bestuur stelt voor iedere te vervullen vacature een kandidaat en maakt deze bekend bij de te behandelen onderwerpen van de algemene vergadering waarin de verkiezing moet plaatsvinden. Door tenminste tien stemgerechtigde leden kunnen schriftelijk kandidaten worden voorgesteld. Deze voorstellen moeten de secretaris uiterlijk twee dagen voor de algemene vergadering hebben bereikt en moeten vergezeld gaan van een verklaring van het kandidaat gestelde lid, dat hij een eventuele benoeming zal aanvaarden

4 Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 28 september 2009 RKSV Hercules 1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom en merkt dat zijn doelstelling van de vorige ledenvergadering in elk geval bereikt is. Er zijn aanzienlijk meer mensen als vorig jaar. Wat niet inhoudt dat er nog niet zoveel zijn en het er eigenlijk nog veel meer zouden moeten zijn. De voorzitter meldt dat er het afgelopen jaar veel in gang is gezet en dat er ook veel gebeurd is maar dat er nog altijd veel werk te verzetten is. Dit kan alleen als iedereen ook zijn/haar steentje wil bijdragen. 2. Ingekomen stukken Er zijn 5 afschrijvingen. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering 24 september 2008 Bij de organisatiestructuur: Naarmate het jaar vorderde ging alles beter lopen maar het zal alleen naar wens blijven gaan als alle vacatures goed ingevuld zijn. Notulen goedgekeurd. 4. Benoeming/ verkiezing bestuursleden Afgetreden maar herkozen: Ingrid Knaapen secretaris Olaf Kuijper voorzitter J.C. vice voorzitter Afgetreden maar niet Herkozen: Martin Bos voorzitter vrijwilligerscommissie Leo Maat voorzitter kantine commissie Benoeming nieuwe bestuursleden: Leonie van der hoeven voorzitter kantine commissie Chantal Buijs voorzitter activiteiten commissie Het bestuur ziet er nu als volgt uit: Hans Sparrebpoom Voorzitter Olaf Kuijper Vice voorzitter/voorzitter J.C. Rineke v Westerhoven Penningmeester Ingrid Knaapen Secretaris Wienke Giezeman voorzitter communicatiecommissie Ed v. Offeren voorzitter Topsport Jelle Jorna voorzitter sponsorcommissie Chantal Buijs voorzitter activiteiten commissie Leonie van der Hoeven voorzitter kantinecommissie Vacatures zijn: Voorzitter scheidsrechterscommissie Voorzitter breedtesport Voorzitter vrijwilligerscommissie 5. Jaarverslagen Jaarverslag secretaris: Wesley heeft de taak op zich genomen om aan iedereen die lid is van Hercules Fit een pasje te verstrekken. Dus iedereen zou nu een pasje moeten hebben. Dit schijnt nog niet het geval te zijn. Dit wordt nu bij Wesley aangekaart

5 Een idee is om een bord neer te hangen en iedereen die binnen aan het sporten is zou dan zijn kaartje moeten ophangen. Zo kan iedereen zien dat diegene die binnen zijn ook lid is. Dit voorstel wordt meegenomen. Voor volgend jaar is het bestuur nog bezig om tot een financiële oplossing voor Hercules Fit te komen. Dit moet aan het eind van dit kalenderjaar gebeurd zijn. Jaarverslagsponsorcommissie ± Het doel van de sponsorcommissie voor het komende verenigingsjaar is om de leden ook te laten kopen bij de sponsoren of in elk geval mee te doen naar een goede offerte. 6. Financiële jaarverslagen Rineke legt de toelichting bij de jaarverslagen uit en meldt dat er een kleine winst is gemaakt. Shirts zijn kosten dekkend 3 jaar wordt er door de leden betaald en de bijdrage van de sponsors maakt dit kosten dekkend. Over drie jaar is er geen geld in kas voor nieuwe shirts. Mocht er iets gebeuren dan is dit voor eigen rekening of je kan je W.A verzekering aanspreken. Er staan twee tassen met wisselshirts in de bestuurskamer deze na gebruik graag gewassen terug zetten in de bestuurskamer. Carolien, Sascha en Jannine zijn het `kledingtrio`dus als er vragen zijn kun je bij een van hen terecht. De opbrengsten van Hakuna Matata zijn begroot bij de kantine. Het basisbedrag hiervoor is 1500 euro maar hoe meer kinderen hoe hoger dit bedrag gaat worden. Voor het komende seizoen is er een verlies begroot maar dit zijn echter afschrijvingskosten. Als er over 10 jaar iets aan de kantine zou moeten gebeuren is daar nu geen geld voor op zij gezet. De winst die we waarschijnlijk gaan maken komt in het eigen vermogen. 7. Begroting Rineke geeft enige uitleg bij de begroting voor het komende seizoen en stelt hierbij voor om de contributie met 5% te verhogen. Dit is het prijsindexcijfer. De vergadering neemt dit voorstel aan. De begroting wordt zonder verdere aanpassingen vastgesteld door de vergadering. 8. Verslag kascommissie De kascommissie heeft alleen de eindbedragen gecontroleerd. Eigenlijk moet alles gecontroleerd worden. Na afloop van de vergadering gaat de kascommissie een afspraak maken met Rineke en het resultaat hiervan zal in het clubblad vermeld worden. De kascommissie voor het volgende jaar zal bestaan uit Peter Roldaan, Ilonka Talsma met als adviseur Gijs Houdijk jr 9. Hakuna Matata Gijs Houdijk werd benaderd om eens te polsen over een na/schoolsopvang bij Hercules. Verschillende sportverenigingen in de regio waren hier al mee gestart en dit blijkt een succes te zijn. Olaf heeft toen het een en ander in gang gezet en het blijkt dat wij 40 kinderen max mogen opvangen van de GGD en Brandweer. Inzet is dat zowel de kinderopvang, die plaatsen te kort heeft en Hercules hier dan wijzer van zouden moeten worden. Na diverse contacten met Hakuna Makata is dit voor het schooljaar van de grond gekomen. Er is een contract voor één jaar getekend met een optie van nog een jaar. De verwachting is dat dit voor Hercules wel eens 5000 euro zou kunnen opleveren. De afspraak met Hakuna Makata is wel dat Hercules voor max 10 activiteiten de kantine op de middagen kan blijven gebruiken. De kinderopvang maakt geen gebruik van de sporthal maar wel van de buitenvelden

6 Namens Hercules zal Nathalie van Straalen als contactpersoon gaan fungeren. 10. rondvraag Wat zijn de criteria over het zelf betalen van de boete s? Rineke beslist hierover. Komt er nog een groot toernooi? Nee, er komt waarschijnlijk een groot beachhandbal toernooi in Hoek v Holland. Hercules gaar dit net als voorgaande jaren mede organiseren. Bij dit toernooi komt dan ook een grote feestavond. Het is de bedoeling dat wij dit meer gaan promoten. En niet zoals afgelopen jaar hier te weinig aan gedaan hebben daardoor heeft het ons het afgelopen jaar geld gekost en moet het nu geld gaan opleveren. Hoe zit het met de windschermen? Mag niet van de welstandcommissie. Maar nu staat er wel een lelijke airco? Deze wordt afgetimmerd. Ook de tegels buiten zitten los en moeten nu echt gemaakt worden. Leonie is hierover in contact met de gemeente en het komt echt in orde, alleen duurt het wat lang. Hoe zit het nu met de automatische afschrijvingen? Vorig jaar was hierover nogal wat kritiek maar nu gebeurde het weer. Diegene die er moeite mee hebben moeten contact opnemen met Rineke. Wij vragen begrip van de leden die er formeel op tegen zijn. Maar iedereen die er problemen mee heeft kan bij Rineke reageren. Machtigingen versturen naar iedereen is geen doen. José vindt het verhaal allemaal heel positief maar maakt zich ernstige zorgen over de breedtesport. Er kunnen nu wel mensen tussen het wal en het schip vallen. De aandacht die de breedtesport zou moeten hebben blijft achter bij de topsport. Er is echt iemand nodig voor de breedtesport. Het bestuur wil voor allebei de takken evenveel aandacht en is naarstig op zoek naar iemand voor de breedtesport. Het tekort aan scheidsrechters. Wat gaan we hier aan doen? Ilonka is de nieuwe scheidsrechtercoördinator geworden, en zij gaat alle scheidsrechters eens bij elkaar brengen om samen hier eens over te spreken en te kijken naar mogelijke oplossingen. In groepjes fluiten zou een idee kunnen zijn maar er zijn te weinig scheidsrechters, er moeten echt mensen bij. Erik gaat Ilonka helpen bij het maken van een plan van aanpak. Zou er geen hek kunnen komen tussen de twee velden? Hans neemt dit mee naar de gemeente. Als de heren spelen moet er entree betaald worden maar wie moeten er nu eigenlijk betalen? In principe moeten alle niet-leden betalen. Sponsoren krijgen een toegangskaartje. Vanaf nu gaan er leden van het Mondriaan college meelopen met diverse trainers. Sluiting Bij de sluiting hebben de leden, na voordracht van het bestuur, José Rodenburg en Peter Roldaan benoemd tot leden van verdienste. Namens het bestuur onze hartelijke gelukwensen hiervoor

7 Jaarverslag Secretaris seizoen Het bestuur van RKSV Hercules bestond dit seizoen uit de volgende leden: Voorzitter Penningmeester Secretaris Voorzitter Topsport Voorzitter Jeugdcommissie Sponsorcommissie Voorzitter kantinecommissie Voorzitter communicatie commissie Voorzitter evenementen commissie Hans Sparreboom Rineke van Westerhoven Ingrid Knaapen Ed van Offeren Olaf Kuijper Jelle Jorna Leonie van der Hoeven Wienke Giezeman Chantal Buijs Het dagelijks bestuur heeft het afgelopen seizoen 1 maal per maand vergaderd, en het voltallige bestuur vergaderde 1 maal in de twee maanden. Er stonden een aantal belangrijke punten op de agenda, onder andere de samenwerking met korfbalvereniging Olympiek en hoe goed zicht op de financiën te krijgen. Helaas heeft Martin Bos halverwege het jaar te kennen gegeven dat hij zijn taken voor de vrijwilligerscommissie in verband met drukke werkzaamheden niet meer kon vervullen. Hercules Fit Hercules Fit gaat niet naar wens. Veel leden zijn geen lid meer. Er moet gezorgd worden voor een goede controle hierover. Het afgelopen jaar was niet altijd duidelijk wie er nu lid was en wie niet van diegenen die aan het fitnessen waren. Ad Elsinger gaat zich hard maken om voor een goede invulling van de fitness ruimte te zorgen zodat Hercules Fit toch minimaal kosten dekkend moet zijn. Financieel De penningmeester heeft haar handen vol om de vereniging financieel gezond te krijgen en te houden. Gelukkig houdt zij de bestuursleden scherp in de gaten of zij zich aan de begroting houden, wat heus niet altijd meevalt. Ook houdt zij de leden in de gaten of zij op tijd aan hun verplichtingen voldoen. Gelukkig gebeurt dit in de meeste gevallen. Om de vereniging ook financieel gezond te houden is het werven van sponsoren noodzakelijk. De sponsorcommissie verricht hier het nodige werk voor en doet haar uiterste best om sponsoren te vinden én te houden. Zij hebben uitstekend werk verricht en een record bedrag aan sponsorgeld is binnen gekomen. Een groot compliment aan Jelle en zijn commissie. Uiteraard moet er voor het komende jaar weer een uiterste inspanning gedaan worden om sponsorgeld binnen te krijgen en met de economische crisis zal dit zeker geen gemakkelijke opgave zijn. Ad Elsinger zal echter vol met ideeën hierover aan het werk gaan. Boswijk De sporthal in Boswijk is echt een thuishaven voor Herculesleden. Dat we aan de rand van een nieuwbouwwijk zitten, is te merken aan de groei die de vereniging doormaakt. Met meer dan 300 leden zijn wij nu de grootste vereniging van Den Haag en horen we bij de grootste verenigingen van de afdeling. En nog steeds staan er elke week nieuwe leden in het clubblad. Een punt van zorg is wel dat het kader mee moet groeien. Het wordt steeds moeilijker om voor alle teams begeleiders en trainers te vinden. Dit geldt voor zowel de jeugd als de senioren. Ook de inhuur van zaalruimte om iedereen te laten trainen en spelen zal steeds moeilijker worden. Het spelen van de wedstrijden van heren 1 en dames 1 op zaterdagavond is een succes en zal zeker het komende seizoen weer gaan gebeuren. Dit spelen op zaterdagavond had als voordeel dat er sportieve en gezellige zaterdagavonden in Boswijk waren, veel leden en sponsors hebben we kunnen begroeten om naar de wedstrijden te kijken. Afgelopen jaar hebben ook de HAJ op zaterdagavond gespeeld en ook dit staat voor het komende jaar weer te gebeuren met dit verschil dat ook de DAJ op zaterdagavond in Boswijk gaat spelen. Kantine Ook het bemannen van de kantinediensten is een grote klus voor de kantinecommissie zeker omdat indertijd voor 100% is gekozen en we voor andere gebruikers van het sportcomplex open moeten zijn, soms ook op tijden die niet ideaal zijn. Dit blijft zeker een groot aandachtspunt

8 Om geen overbelasting van de leden te krijgen is besloten om de kantine op trainingsavonden niet altijd meer open te doen. Ook zijn ouders van jeugdleden ingeschakeld om tijdens wedstrijden van hun kroost kantine diensten te draaien. Mocht het financieel mogelijk zijn, dan zal er gekeken worden om voor het komende jaar de kantine enigszins op te pimpen. Sportieve resultaten De sportieve prestaties van Hercules bleven ook niet onopgemerkt. Bijna wekelijks stonden er stukjes in het AD. Dit was vooral het geval bij de heren. Het derde jaar in de Eerste Divisie was succesvol. Tot aan het laatst toe is meegestreden om het kampioenschap. Dit is echter net niet gelukt. Wel werd de nacompetitie gehaald, deze werd gewonnen daarna moest men zich in een best of two zien te promoveren voor een plaats in de eredivisie. Helaas is dit net niet gelukt. Maar voor het komende jaar zijn de verwachtingen weer hoog gespannen. Heren 2 werd kampioen in de regioklasse wat een promotie naar de hoofdklasse opleverde. Heren 3 eindigde bovenin in de Regioklasse. Heren 4 kwam dit jaar uit in de regio B wat inhield dat er veel gereisd moest worden. Na een seizoen wat net boven de degradatie streep eindigde heeft dit team toch besloten om niet meer in de regio te spelen. Het reizen werd echt te veel. Heren 5 deed wat het moest doen. Dames 1 deed het redelijk en eindigde in het midden. Maar voor volgend jaar verwachten wij meer zeker nu er enige versterkingen van andere verenigingen zijn gekomen. Na 25 jaar in dames 1 gespeeld te hebben heeft het team wel afscheid genomen van Joyce van der Goorbergh. In een voor haar emotionele laatste wedstrijd met veel oudgedienden op de tribune was het toch echt voor wat betreft het eerste team gedaan. Dames 2 had eigenlijk kampioen moeten worden, maar helaas is dit niet gelukt, wel hebben zij tot laat in het seizoen om het kampioenschap kunnen spelen. Dames 3 en 4 werden kampioen. Voor het komende jaar gaat er een vijfde team aan de competitie deelnemen ook hier ziet men groei bij het aantal damesleden. Van beide recreantenteams ziet U regelmatig stukjes in het clubblad. Zeker van de herenrecreanten zijn deze stukjes een waar genoegen om te lezen. Ook gooien deze teams regelmatig een balletje tegen elkaar. Tegenwoordig zijn het de heren die hier ook wel eens een wedstrijdje weten te winnen. Ook de dames en heren A jeugd speelden met succes ook dit jaar weer hun wedstrijden. De heren A werd kampioen in de 1 e klasse en dit hield in dat zij om het kampioenschap van Nederland mochten gaan spelen. Pas in hun laatste wedstrijd moesten zij zich gewonnen geven. Zodoende werden zij vice kampioen van Nederland. Ook dames A werd kampioen in hun klasse. Zoals u merkt een goed jaar voor Hercules met veel kampioenen. Voor het komende jaar zijn vooral de verwachtingen voor Heren 1 en Dames 1 hoog gespannen. Wie weet kunnen we deze teams aan het eind van het seizoen wel als kampioen huldigen en voor de heren zou dit een plaats in de eredivisie gaan betekenen wat een unieke prestatie zou zijn. Scheidsrechters Altijd weer een probleem. Er zijn te weinig scheidsrechters. Gelukkig is Ilonka Gruppe bereid gevonden om de functie van scheidsrechterscoördinator op zich te nemen en heeft zij veel boetes kunnen voorkomen. Helaas is dit niet helemaal gelukt. Voor het komende jaar moet er bij het NHV een plan van aanpak binnen zijn om ervoor te zorgen dat er in de toekomst voldoende scheidsrechters zijn. Een ware uitdaging voor Ilonka die hierin steun krijgt van het bestuur en van Erik Rodenburg. Al met al een goed seizoen voor Hercules. Maar er zijn nog wel wat punten die de aandacht vragen, dit zijn vooral het aantal bondsscheidsrechters, een vrijwilligerscoördinator, een voorzitter breedtesport, een toernooi, het bemannen van de kantine en trainers en coaches voor teams. Ook het behouden van de Fitness ruimte vergt nog aandacht. Voor het komende seizoen is veel nieuws te verwachten. Het aloude krantje gaat verdwijnen en hier voor in de plaats zal iets moois gaan verschijnen. Ook in de andere commissies is men druk doende om Hercules op een hoger plan te brengen en wij als bestuur kijken uit naar het komende jaar waarin zoveel mensen zich weer zullen gaan inzetten voor hun vereniging. Als bestuur willen wij alle mensen bedanken voor het afgelopen jaar en hopen dat al deze leden op onze vrijwilligersavond van 9 oktober j.l. aanwezig zijn geweest. IK

9 JAARVERSLAG JEUGDCOMMISSIE SEIZOEN 2009/2010 De jeugdcommissie bestond dit jaar uit de volgende leden: Olaf Kuiper José Rodenburg Jannine Dijkstra Nathalie vd Kuil Ruben Meyer Joeri Steegers Robin Brant Caroline Eijsenring voorzitter, coördinatie HBJ financiën, coördinatie DCJ secretariaat, coördinatie DBJ notuliste, festiviteiten Coördinatie HCJ Coördinatie HBJ Coördinatie DBJ Coördinatie HCJ Ruben heeft de JC halverwege het jaar verlaten. Hij had het te druk met studie, trainen en training geven. Ruben heel erg bedankt voor je inzet en fijn dat je nog steeds hand- en spandiensten wil doen. Trainers / coaches: Team Trainer Coach Kabouters/mini s Annemiek de Hoog Annemiek de Hoog Djeugd (GDJ) Mirjam Knaapen, Milou van de Ree GDJ1 : Marion de Jonge GDJ2 : Monique de Kort en Lisa Boers DCJ HCJ Erik Rodenburg, Annemiek de Hoog, Nancy vd Leest, José Rodenburg, Marga Snijder en Gaby de Groot Ruben Meyer, Ramon Meyer, Frank Baks, Semmie DCJ1: Kim vd Meer en Lucy Houdijk DCJ2: José Rodenburg en Nancy vd Leest DCJ3: José vd Sman en later Annabel Kooij en Jill Kaldenberg HCJ1 : Do van Ballen en Ruben Meyer HCJ2 : Frank Baks DBJ Martin Bos, Robin Brant DBJ1: Martin Bos DBJ2: Robin Brant en Olaf Kuiper DBJ3: Stef Vane en Marjet de Jager HBJ Carel van Esch HBJ1: Carel van Esch HBJ2: Alex Vergna en Frank Meeuwisse HBJ3: Leo den Dulk Als eerste en zeker één van de belangrijkste zaken willen wij de leiders, trainers, scheidsrechters, chauffeurs en vele anderen bedanken, die het mede mogelijk maken om de jeugdafdeling te laten functioneren. Wij hopen u volgend jaar weer te kunnen bedanken. Michael Knaapen, bedankt voor al het drukwerk. Clubblad, folders, brieven e.d. Anja, bedankt voor al het geregel met de kaartjes. Waar hebben we ons allemaal mee bezig gehouden?: Werving van nieuwe jeugdleden Schooltrainingen Schoolhandbaltoernooi (voor groep 5 t/m 8 en voor de groepen 3 en 4) Sociale activiteiten voor de jeugd Wipe outdag voor de jeugd ipv jeugdtoernooi. Sponsorloop Kamp Veel van de activiteiten werden dit jaar ook georganiseerd door de nieuwe activiteiten commissie. Zie daarvoor het jaarverslag van de activiteiten commissie PR

10 Mond op mondreclame levert ons nog steeds het meeste leden op We merken ook dat de activiteiten van Wesley Hage (Jeugdsport functionaris) en Robin Brant (stageonderdeel van zijn opleiding) effect hebben op de leden aantallen. Grote clubactie is dit jaar erg succesvol geweest en heeft een mooi bedrag opgeleverd. Technische zaken Naast het organiseren van festiviteiten houden we ons vooral bezig met het technisch jeugdbeleid. Uitgangspunten hiervoor zijn: o Verbeteren niveau van de jeugd. o Vaste speelstijl voor de hele vereniging. De J.C. leidde de jeugdwedstrijden die thuis gespeeld werden met zogenaamde J.C.diensten. Gelukkig waren er ook dit jaar weer een aantal leden bereid om te fluiten. Onze hartelijke dank daarvoor. We hopen volgend jaar weer op jullie te kunnen rekenen. Het wordt steeds moeilijker om scheidsrechters te vinden voor onze jeugdwedstrijden Bijna de gehele HBJ heeft vorig seizoen alle jeugdwedstrijden gefloten. Zij zijn vorig jaar opgeleid tot jeugdscheidsrechters. Verder kon de JC een beroep doen op de jeugd sport functionaris die gefinancierd wordt door de gemeente Den Haag (Wesley Hage) Toernooien o Erasmus o Bustoernooi naar PSV o Beachhandbaltoernooi voor de HBJ, DBJ, HCJ en DCJ. Handbalinstuif Spelregeltest Kampioenen (DBJ1, GDJ1 en HCJ2) Aanspreekpunten: Vanaf dit jaar werkten we met aanspreekpunten per leeftijdsgroep. Ouders weten wie zij vanuit de jeugdcommissie kunnen benaderen voor vragen en opmerkingen. Een aantal leerlingen van het Mondriaan College (studierichting sport en bewegen) hebben stage gelopen bij een aantal jeugdtrainers. Overig Informatiemiddag voor de ouders van de jeugdleden (t/m B-jeugd) De wie mag ik wanneer zoenen kalender Kanjer van de week Dankzij de sponsorcommissie konden alle teams in het nieuw gestoken worden! Vergaderen We vergaderen eenmaal per maand, waarbij allerhande zaken wat betreft onze jeugd worden behandeld. De vergaderingen zijn openbaar en kunnen door iedereen bezocht worden, mits van tevoren aangekondigd bij het secretariaat. PLANNEN VOOR HET SEIZOEN 10/11: Omdat de activiteiten commissie een deel van de taken heeft overgenomen gaat de JC zich meer richten op het handbal. Doel is om iedereen op zijn eigen niveau handbal te kunnen laten spelen. Samen met de topsportcommissie moeten we blijven werken aan de speelstijl die wij voor ogen hebben. Jeugdscheidsrechterscursus voor de DBJ, en aan het eind van het seizoen voor de nieuwe HBJ/ DBJ Voortzetten van de samenwerking met het Mondriaan College (Eerste jaars CIOS studenten gaan stage lopen bij onze trainers.) Ledenwerving via buitenschoolse opvang (Hakuna Matata) Blijven organiseren van het schooltoernooi Wesley Hage blijft de verenigingsfunctionaris Vaste aanspreekpunten per categorie blijven Informatieavond per leeftijdcategorie Opstarten samenwerking met het Ypenburg Lyceum Oprichten van een ouderraad voor gevraagd en ongevraagd advies Het oprichten van een G-team

11 Verslag Sponsorcommissie In het jaar is sponsorcommissie enigszins verandert in samenstelling en bestaat nu uit Robbert Houdijk, Arjan Vlaar, Ed van Offeren, Jelle Jorna en sinds juni 2010 door ondergetekende. De periode tot januari 2010 zijn er een aantal initiatieven geweest om tot hogere inkomsten uit sponsoring te komen. Sinds begin dit jaar heeft de commissie enkele vergaderingen gehad, hieruit is de wens naar voren gekomen een meer actieve rol te krijgen en was het nodig nieuwe leden voor de commissie te werven. Inmiddels zijn er een aantal nieuwe leden tot de sponsor commissie toegetreden of treden binnenkort toe, wij zullen de leden daar binnenkort via de site/nieuwsbrief nader over informeren. We willen bij deze de sponsors en adverteerders bedanken voor hun bijdrage. De inkomsten zijn nodig om de club draaiende te houden en om daarnaast nieuw gevormde doelstellingen te verwezenlijken. Er is een aangepast sponsorplan gemaakt hiermee zullen we het komende seizoen zeer actief aan de slag gaan. We zullen veel energie steken in het behouden van de bestaande sponsors en waar mogelijk dit proberen uit te bouwen. Hierbij zullen zowel kleinere adverteerders als grotere sponsoren gezocht worden. De eerste aanzetten daartoe zijn reeds gemaakt. Voor dit uitbouwen hebben we de hulp nodig van de hele vereniging, we komen binnenkort met een gerichte actie. We hebben het volste vertrouwen in het slagen van onze missie maar hebben daar iedereen voor nodig, de huidige economische ontwikkeling vraagt om creatief omgaan met de mogelijkheden en hopen op positieve input van U. Al met al levert de sponsorcommissie een belangrijk aandeel in de financiering van Hercules. We kennen en begrijpen onze verantwoordelijkheid in deze en rekenen op uw creatieve inbreng. Ad Elsinger - 4 oktober Jaarverslag kantinecommissie Zoals alle commissies zijn wij afhankelijk van een heleboel vrijwilligers en soms zijn die er gewoon niet genoeg. Daarom zijn wij voor de invulling van de zaterdagse bardiensten (overdag) in de tweede helft van het seizoen begonnen met het inzetten van ouders tijdens de wedstrijden van hun kind. Ze worden hierbij geassisteerd door een vast team mensen die de kantine opent of sluit. Het verzoek voor een nieuwe aanpak kwam van de jeugdcommissie en dit is uiteindelijk zeer goed uitgepakt. Tot halverwege het seizoen heeft Esther Reijnders de zaterdagindeling verzorgt. Helaas is ze hier mee gestopt maar gelukkig nog wel inzetbaar in noodgevallen. Inmiddels heeft zich ook een nieuwe vrijwilliger aangemeld die zich bezig gaat houden met de zaterdagse barindeling, Petra Lutz. Carin Lommen heeft het hele seizoen de zondag ingedeeld, wat niet altijd meevalt gezien het krappe aantal barbegeleiders. Ook komend jaar zal dit een punt van aandacht blijven binnen de commissie. De financiën zijn gedaan door Erik Hoekema en Rineke Westerhoven en de inkoop door Robbert van der Ree. Leonie v.d. Hoeven verzorgt de barbezetting op de drukke zaterdagavonden, de contacten met de gemeente, het bestuur en de overige commissies binnen Hercules. Elke week zijn wij ook zéér blij met een aantal mensen die zich bezig houdt met het schoonhouden en onderhoud van de kantine. Elke maandagochtend wordt de rommel van het weekend aangepakt en elke donderdagavond gaat er vaak een frisse sopdoek over het een en ander. Verder kunnen we een beroep doen op een aantal handige mannen die reparaties/onderhoud her en der uitvoeren. De samenwerking met de activiteitencommissie heeft zijn vruchten afgeworpen met als hoogtepunt het kampioensfeest aan het eind van het seizoen. De samenwerking tussen de activiteiten- en kantinecommissie zal dit jaar dan ook intenser worden

12 Kortom de kantinecommissie kijkt terug op een geslaagd seizoen met her en der wat aandachtspunten voor het komend seizoen. Jaarverslag activiteitencommissie seizoen De activiteitencommissie bestaat uit de volgende leden: Chantal Buys Carin Roodenrijs Robbert van der Ree Mirjam Knaapen Robin Zuijderwijk Mario Havik Bart Batenburg Activiteiten seizoen De activiteitencommissie organiseerde afgelopen seizoen pokertoernooien, feesten, een nieuwjaarsborrel, een kerstborrel, een kampioenshuldiging en jeugdactiviteiten zoals een disco, sinterklaasfeest, paasbowlen en kerstschaatsen. Doelen De activiteitencommissie heeft als doel het Hercules familiegevoel te waarborgen en te versterken. Ook is het van groot belang om inkomsten voor de bar te genereren. Denk hierbij aan het binnenhalen van klanten en het verhogen van de sfeer in de kantine. Vooral op zaterdagavond was het afgelopen seizoen erg druk en gezellig in de kantine. Dit kwam met name door de spannende dames- en herenwedstrijden. Wij hopen dat komend seizoen voort te kunnen zetten. Plannen seizoen De activiteitencommissie is een jong en enthousiast team, dit geeft ons de mogelijkheid om frisse, originele ideeën op een creatieve manier uiteen te zetten. Voor het komende seizoen heeft de activiteitencommissie een groot aantal activiteiten in petto: spelletjesavonden, verschillende (thema)feesten, een nieuwjaarsborrel en een ladies night. Voor de jeugd een spelletjesmiddag, bingo, sinterklaasfeest, kerstschaatsen en paasbowlen. Kortom, wij hebben ontzettend veel zin in het nieuwe seizoen! Chantal Buys

13 jaarverslag van de Communicatie Commissie was al weer het tweede jaar voor de Communicatie Commissie. Na het opzetten van de website en het introduceren van een nieuw logo stond dit jaar in het teken van een nieuw clubblad en het uitbreiden van de website en een nieuwsbrief. In het afgelopen seizoen is de website een stuk volwassener geworden. Dat is niet op zijn minst te danken aan Tsjeu Hartog. Door zijn inspanning is de website op dit moment een levendig medium. Een plek waar elke dag wel een nieuw bericht te vinden is over de vereniging. Wie de website bezoekt, ziet meteen wat er bij Hercules leeft. Een paar cijfers die het succes van de website onderschrijven. Afgelopen jaar meer dan bezoeken en pagina weergaves. In de nacompetitie van de heren selectie stonden de maandagen garant voor meer dan 500 bezoekers. In is de website gegroeid tot de centrale informatie bron voor de leden van Hercules. De nieuwsbrief is afgelopen seizoen geïntroduceerd. Tsjeu heeft ook hier zich volledig aan gewijd. Wekelijks ontvangen nu alle leden een digitale nieuwsbrief met daarin de highlights van de website. Mede vanwege het succes van de website zagen we dat het clubblad steeds meer zijn functie als primaire informatie bron aan het verliezen was. Alle informatie staat op de website en meestal nog eerder ook. Vanuit het bestuur is ons de opdracht gegeven het huidige clubblad te evalueren. De conclusie was dat de behoorlijke investering die het clubblad met zich mee bracht niet de waarde die het had vertegenwoordigde. Op basis van de conclusie is besloten te stoppen met het clubblad en over te stappen op een Hercules Magazine die vier keer per jaar uit komt. Met als doel het behoud van een blad waar Hercules leden zich mee kunnen identificeren. En het voorzien van informatie die dicht bij de vereniging staat. Het magazine bevat persoonlijke verhalen van en door Hercules leden. Waar de website en de nieuwsbrief gericht zijn op actuele en informatieve zaken, daar gaat het magazine iets verder. In juni is reeds begonnen met de voorbereiding. Een redactie is gevormd en het resultaat hebben de leden bij het uitkomen van het jaarverslag reeds ontvangen. Door Danny Elsinger, Marjet de Jager, Ramon Meijer, Bart Maat, Inge Hulsker en Marjolein Vellekoop is hard gewerkt om het eerste nummer op de deurmat te krijgen. Voor het seizoen draag ik het stokje over aan Marjolein Vellekoop. Marjolein werkt als Communicatieadviseur bij de provincie Zuid Holland en heeft veel ervaring in de communicatie. Ik wens alle leden van de communicatie commissie en Marjolein veel succes in Wienke Giezeman Voorzitter Communicatie Commissie Vervolg Marjolein Vellekoop Vanaf september 2010 ben ik mij actief gaan bemoeien met het Hercules Magazine en vanaf oktober heb ik het stokje definitief overgenomen van Wienke. Het oude krantje verdwijnt, we gaan steeds meer digitaal communiceren. Dit is goed, we gaan met de tijd mee. Voor de verdieping en de (persoonlijke) achtergrondverhalen ben ik ook blij met een blad op papier. Een blad voor en door Hercules leden, iets van ons. Heel waardvol, niet alleen voor de (ouders van) leden, maar ook voor sponsoren en anderen in de omgeving van Hercules. Ik wil mij ook gaan inzetten om samen met Tsjeu Hartog de website verder te ontwikkelen

14 Tot slot zou ik graag een overkoepelend communicatieplan schrijven, waarin naast een strategie voor onze doelgroepen (omgeving, leden, sponsoren, pers etc.) ook de praktische uitwerking is opgeschreven. Het plan zou dan de basis zijn van de communicatieactiviteiten, dat elk jaar met een kleine aanpassing geupdate kan worden. Het plan zou ik voor het einde van het jaar willen afronden. Ik werk graag met heldere afspraken en een goede organisatie. Mijn ervaring is dat er dan (juist!) genoeg ruimte overblijft voor plezier in het vele werk. Binnen Hercules zijn er veel mensen bezig in veel verschillende commissies. Communicatie kan hierbij de rode draad zijn die intern ook mensen en taken met elkaar verbindt of juist inkadert. Daar help ik graag bij. Marjolein Vellekoop

15 Rekening van baten en lasten 1 augustus juli 10 BATEN uitkomst begroot begroot 2009/ / /2011 Bijdragen Activiteiten Algemeen Fitness Jeugd Kantine Secr. Financiën Sponsoren Kleding Krantje Topsport LASTEN uitkomst begroot begroot 2008/ / /2011 Kosten Activiteiten Algemeen Communicatie Fitness Jeugd Kantine Secr. Financiën Sponsoren Dotatie voorziening debiteuren Topsport Scheidsrechters Afschrijvingskosten Baten Lasten Winst/Verlies

16 Balans per 31 juli / / / /2009 ACTIVA PASSIVA Inventaris Eigen vermogen Kantine Eigen vermogen Fitness apparatuur Resultaat boekjaar Sportkleding Afschrijvingen Geldmiddelen Kantine Kas Fitness apparatuur Giro en Bank Sportkleding Debiteuren Voorziening elektra/water Voorziening oninbare debiteuren Vooruitbetaalde bedragen Vooruit ontvangen bedragen Crediteuren Kruisposten BALANSTOAAL (DEBET) BALANSTOTAAL (credit)

17 Toelichting bij balans en exploitatierekening boekjaar Waarderingsgrondslagen Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. De afrekeningen betreffende het afgesloten jaar worden meegenomen in de verantwoording voor zover deze afrekeningen zijn gemaakt. Balans per 31 juli 2010 Activa Inventaris Alle team zijn voorzien van sportkleding. Debiteuren Deze vorderingen zijn inmiddels ontvangen. Geldmiddelen 3,789 Dit betreft de tegoeden van de kas/bankrekeningen van de kantine, penningmeester en leden ledenadministratie. Passiva Eigen vermogen eind boekjaar Het resultaat over het boekjaar 2009/2010 is ten goede van het eigen vermogen gebracht. Het eigen vermogen van Hercules per 31/7/2010 is Voorziening elektra en water Nog te ontvangen van de Gemeente Den Haag een factuur voor seizoen Voorziening oninbare debiteuren Met ingang van dit seizoen een voorziening oninbare debiteuren omdat de verwachting is dat niet alle openstaande posten daadwerkelijk binnenkomen. Vooruit ontvangen bedragen 5.000,- Dit betreft reeds ontvangen sponsorgelden voor seizoen 2010/2011. Crediteuren De meeste crediteuren zijn in september 2010 betaald. Baten Activiteiten Opbrengsten Grote Club Actie en festiviteiten. Algemeen Dit betreft een vergoeding van de Haagse Speeltuinen, Naschoolse Opvang, Bijzondere baten t.w. kwijtschelding door de Gemeente Den Haag/nog te ontvangen van Olympiek de kosten voor water/elektra van de buitensport van voorgaande jaren. Fitness 10,953 Opbrengst contributie Fitness 2009 en verhuur aan derden. Jeugd

18 Ontvangen subsidie van de Gemeente Den Haag. Kantine Dit zijn alle inkomsten van de kantine. Secretariaat Financiën 65,617 Dit betreft de contributie , lotto, ooievaarspas en rente. Sportkleding en Krantje Bijdrage ontvangen van diverse Sponsoren, eigen leden voor de aanschaf van sportkleding en advertentiekosten krantje. Sponsoren Van 25 Sponsoren en van de vriendenclub een bijdrage ontvangen om de algemene kosten te verminderen. Lasten Activiteiten Kosten Grote Club Actie en Festiviteiten. Algemeen Kosten m.b.t. bankkosten, alg. bestuurskosten, verzekeringen, onderhoud kleedkamers en alarminstallatie. Communicatie Kosten m.b.t. het internet, krantje en promotie materiaal. Fitness Dit betreft de huur van de Fitnessruimte. Jeugd Kosten m.b.t. toernooien, materialen en diverse kosten. Kantine Kosten m.b.t. inkoopkosten, pacht,energie/water, huur containers en onderhoud. Secretariaat Financiën Dit betreft o.a. zaalhuur , buiten velden 4.902, elektra/water buiten kleedkamers, Sportlink,boetes aan NHV en NHV contributie Sportkleding Dit zijn de drukkosten m.b.t. de sportkleding. Topsport Deze kosten betreffen o.a. de vergoeding aan de trainers,trainingsstage en de buskosten. Scheidsrechters Dit zijn kosten die betaald worden aan het NHV