Vacature voor de functie van hoofd Inkoop (tijdelijk functionaris, AD 8) bij het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO)

Transcriptie

1 Vacature voor de functie van hoofd Inkoop (tijdelijk functionaris, AD 8) bij het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO) REF.: EASO/2016/TA/014 Bekendmaking Extern Functietitel Hoofd Inkoop 1. WIE ZIJN WIJ? Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken ("EASO"), opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 1, versterkt de praktische samenwerking tussen lidstaten van de Europese Unie (EU) op asielgebied, draagt bij aan een betere tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel en biedt ondersteuning aan lidstaten wier asielstelsel en opvangvoorzieningen onder grote druk staan. EASO richt zich specifiek op drie hoofdtaken: 1. Ondersteunen van de praktische samenwerking tussen de lidstaten op asielgebied, hoofdzakelijk door middel van opleidingen, kwaliteitsactiviteiten, informatie over landen van herkomst, statistische gegevens en analyses, netwerken van gespecialiseerde deskundigen, workshops over samenwerking in de praktijk, thematische ondersteuning van niet-begeleide minderjarigen, mensenhandel en genderkwesties; 2. Noodsteun bieden aan lidstaten waarvan het asielstelsel en de opvangvoorzieningen onder grote druk staan, onder meer door asielondersteuningsteams in te zetten om EU-lidstaten te helpen bij het verwerken van asielverzoeken en het opzetten van geschikte opvangvoorzieningen; 3. Bijdragen aan een betere tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel door informatie over beste praktijken te verzamelen en uit te wisselen, elk jaar een verslag over de asielsituatie in de EU op te stellen, waarin de volledige asielprocedure van de EU-lidstaten wordt belicht, en technische documenten over de tenuitvoerlegging van het nieuwe asielacquis van de EU goed te keuren. Het hoofdkantoor van EASO is gevestigd in Valletta Harbour (Malta). 1 Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 (PB L 132 van , blz. 11). 1

2 2. WELKE VACATURE HEBBEN WIJ? Het hoofd Inkoop legt verantwoording af aan het hoofd Financiën en Inkoop binnen de afdeling Administratie. Hij/zij zal bijdragen aan de ontwikkeling en dienstverlening van de inkoopfunctie van EASO in overeenstemming met vastgestelde procedures, en zal in het bijzonder verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: 1. leidinggeven aan de inkoopfunctie van EASO door toezicht te houden op het opstellen, plannen, uitvoeren en monitoren van het jaarlijkse inkoopplan en deze activiteiten te coördineren; 2. leidinggeven aan de ontwikkeling, stroomlijning en tenuitvoerlegging van de inkoopplanning, - rapportage, -beleidslijnen en -procedures en ervoor zorgen dat alle relevante richtsnoeren en internecontrolenormen worden nageleefd; 3. zorgen voor volledige coördinatie van de inkoopactiviteiten die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen en toezicht houden op de voorbereiding en verwerking van alle typen aanbestedingsprocedures, met inbegrip van de initiëring, evaluatie, verificatie en analyse ervan, met inachtneming van de rechtsgrondslag en het beginsel van goed financieel beheer; 4. verstrekken van analyses en interne adviezen over juridische vraagstukken binnen de inkoopen contractbeheerportefeuille; 5. richting geven aan de contractbeheerders binnen EASO in de vorm van het verstrekken van adviezen over de interpretatie van contractuele bepalingen; 6. bijdragen aan de voorbereiding van documenten, verslagen en follow-ups van externe en interne audits; 7. identificeren en analyseren van financiële, operationele of juridische risico's die voortvloeien uit inkoopplanning en -procedures en contractbeheer (met inbegrip van uitzonderingenbeheer); 8. opvolging geven aan de ontwikkeling van EU-wetgeving inzake overheidsopdrachten en samenstellen van een archief van relevante elektronische documenten; 9. ondersteuning verlenen op het gebied van contractbeheer aan en aansturen van inkooppersoneel op basis van risicobeoordelingen en een oplossingsgerichte aanpak, en sturing geven aan de bewustmaking en zo nodig opleiding van personeel door het delen en verspreiden van goede werkmethoden op het gebied van inkoop en contractbeheer; 10. coördineren van het werk van inkoopmedewerkers en evalueren van hun prestaties; 11. coördineren van de dienst Inkoop ten aanzien van: kwaliteitsbeheer, met inbegrip van, maar niet beperkt tot het opstellen van interne procedures, modellen en beleidslijnen en het verzorgen van interne opleidingen; samenwerken met de kwaliteitsbeheerder op het gebied van risicobeheer en risicocontrole, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de tenuitvoerlegging van internecontrolenormen, medewerking bij audits en uitzonderingenbeheer in het kader van de inkoopactiviteiten van EASO; 2

3 het voeren van strategisch beheer, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de planning en monitoring van en verslaglegging over de inkoopactiviteiten van EASO; 3. WIE ZOEKEN WIJ? A) Toelatingscriteria Kandidaten komen in aanmerking voor selectie op basis van de volgende formele criteria, waaraan zij op de uiterste datum voor indiening van de sollicitatie moeten voldoen: 1. een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding van ten minste 4 jaar, afgesloten met een diploma 2, en relevante beroepservaring van ten minste 9 jaar na het behalen van het universitaire diploma, of een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding van ten minste 3 jaar, afgesloten met een diploma, en relevante beroepservaring van ten minste 10 jaar na het behalen van het universitaire diploma; 2. onderdaan van een van de lidstaten van de Europese Unie, Zwitserland of Noorwegen; 3. in het bezit van zijn/haar rechten als staatsburger; 4. voldaan hebben aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke voorschriften inzake militaire dienstplicht; 5. grondige kennis van een van de officiële talen van de EU en voldoende kennis van een andere officiële taal voor de uitvoering van de bij deze functie behorende taken; 6. in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn 3 ; 7. voldoen aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid 4. B) Selectiecriteria De sollicitaties van de kandidaten die voldoen aan de onder punt A) Toelatingscriteria vermelde eisen, worden voorts beoordeeld op basis van onderstaande selectiecriteria. De meest geschikte kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. 2 Alleen diploma's en getuigschriften die zijn uitgereikt in de EU-lidstaten of waarvoor een gelijkwaardigheidsattest is afgegeven door instanties in voornoemde lidstaten, worden aanvaard. 3 Voorafgaand aan de aanstelling wordt van de geselecteerde kandidaat verlangd een uittreksel uit het strafregister over te leggen. 4 Voorafgaand aan de aanstelling moet de geselecteerde kandidaat een medisch onderzoek door een raadgevend arts van EASO ondergaan om vast te stellen of hij/zij voldoet aan de eisen van artikel 28, onder e), van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie. 3

4 Essentiële criteria 1. Aantoonbare beroepservaring van ten minste 2 jaar in een leidinggevende functie (midden/senior) binnen een internationale organisatie, op de in de functiebeschrijving in punt 2 vermelde gebieden; 2. uitstekende kennis van het Financieel Reglement van de EU en de toepassing ervan; 3. ervaring met het analyseren van inkoopverzoeken en contractbeheer vanuit het oogpunt van planning en het opstellen en uitvoeren van contracten en dienstverleningsovereenkomsten, waaronder het opstellen van documenten over complexe juridische vraagstukken; 4. universitaire graad in economie, financiën, rechten of bedrijfskunde; 5. goede kennis van managementbeginselen, met name op het gebied van strategische planning, prioriteitstelling, projectmanagement en toewijzing van middelen; 6. sterk in het opstellen van documenten en het mondeling en schriftelijk communiceren in het Engels, ten minste op niveau C1; 7. goede communicatie- en leiderschapsvaardigheden, vermogen om inzet voor en vertrouwen in het inkoopteam te tonen en het personeel te motiveren in moeilijke perioden. Pluspunten 1. Bekendheid met het Europees openbaar bestuur; 2. kennis van de internecontrolenormen van de Europese instellingen; 3. certificering op het gebied van overheidsopdrachten en/of contractbeheer (CPPP, CPCM of gelijkwaardig). Indien kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek, worden zij tijdens het gesprek ook beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: 1. uitstekende plannings- en organisatorische vaardigheden, en een zeer goed vermogen om prioriteiten te stellen en om te gaan met stress in verband met veeleisende taken, een zware werklast en tijdsdruk; 2. in staat om tegelijkertijd verschillende processen in goede banen te leiden en te coördineren; 3. uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden met het vermogen om zowel onafhankelijk als in een team te werken; vermogen om doelmatig te communiceren met collega's in een multiculturele en meertalige omgeving; 4. hoge mate van inzet, verantwoordelijkheid en flexibiliteit; constructieve, positieve en dienstverlenende houding; De schriftelijke communicatievaardigheid in het Engels en de vakkennis, vaardigheden en competenties van de kandidaten zullen ook in een schriftelijke toets worden beoordeeld. 4

5 4. SELECTIE EN AANSTELLING De verordening die de rechtsgrondslag voor EASO vormt, is in mei 2010 vastgesteld (Publicatieblad van de Europese Unie L 132 van ). Een selectiecomité beoordeelt of de kandidaten op de uiterste datum van indiening van hun sollicitaties aan alle toelatingseisen voldoen. Vervolgens worden de sollicitaties van de kandidaten die aan de toelatingscriteria voldoen, beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria. Na deze beoordeling kunnen de hoogst gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een schriftelijke competentietest en een sollicitatiegesprek, dat voor het grootste gedeelte in het Engels gevoerd zal worden. Het gesprek omvat de volgende onderdelen: algemene talenten en taalvaardigheden die nodig zijn voor de uitoefening van de taken in overeenstemming met artikel 12, lid 2, onder e), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP); specifieke competenties met betrekking tot het profiel van de kandidaat overeenkomstig de selectiecriteria van deze vacature. Kandidaten die voor een gesprek worden uitgenodigd moeten kopieën van de volgende documenten meebrengen: een bewijs van hun staatsburgerschap (bijv. paspoort); certificaten die hun onderwijs- en beroepskwalificaties aantonen, met name de certificaten die toegang bieden tot het betreffende profiel; bewijsmateriaal voor de beroepservaring na het behalen van de kwalificatie die toegang biedt tot het betreffende profiel, waarin duidelijk de begin- en einddatum worden vermeld, alsmede het feit of het hier een voltijds- of deeltijdsbetrekking betrof en de aard van de verrichte werkzaamheden. Het selectiecomité zal een shortlist van succesvolle kandidaten voorstellen aan het tot aanstelling bevoegde gezag, dat vervolgens beslist wie zal worden benoemd en een reservelijst voor de functie opstelt. Plaatsing op de reservelijst biedt echter geen garantie voor aanwerving. Aanwerving is afhankelijk van de beschikbare functies en begrotingsmiddelen. De reservelijst voor deze functie zal geldig zijn tot en met maandag 31 december Het tot aanstelling bevoegde gezag kan deze termijn verlengen. Alvorens wordt overgegaan tot ondertekening van het contract, dient de geselecteerde kandidaat zich te onderwerpen aan een medisch onderzoek door een raadgevend arts van de instelling opdat door EASO kan worden vastgesteld of hij/zij aan de in artikel 28, onder e), van het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie gestelde voorwaarden voldoet. 5

6 5. GELIJKE KANSEN EASO voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienstige, politieke of andere overtuigingen of standpunten, het tot een nationale minderheid behoren, financiële situatie, geboorte, invaliditeit, leeftijd of seksuele geaardheid. 6. ARBEIDSVOORWAARDEN De tijdelijk functionaris wordt na de selectieprocedure en op aanbeveling van het selectiecomité door de uitvoerend directeur benoemd. Hij/zij zal overeenkomstig artikel 2, onder f), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) worden aangesteld als tijdelijk functionaris voor een periode van vijf jaar, die kan worden verlengd. De tijdelijk functionaris wordt ingedeeld in functiegroep AD 8. Voor kandidaten die in dienst worden genomen geldt een proeftijd van negen maanden. De bezoldiging van een tijdelijk functionaris, AD 8 (salaristrap 1) bestaat uit een basissalaris van 6717,35 EUR, aangepast volgens de aanpassingscoëfficiënt (voor Malta momenteel 85,7 %) en aangevuld met diverse toelagen, waaronder gezinstoelagen. Op het salaris van personeelsleden wordt Uniebelasting ingehouden. Personeelsleden zijn vrijgesteld van nationale inkomstenbelasting en zijn aangesloten bij de socialezekerheids- en pensioenregelingen van de Europese Unie. Raadpleeg de RAP voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden van tijdelijke functionarissen: De standplaats is Valletta Harbour (Malta). 7. SOLLICITATIEPROCEDURE Voor een geldige sollicitatie moeten de kandidaten: het officiële, op de website van EASO beschikbare sollicitatieformulier invullen. Het sollicitatieformulier moet in het Engels en volledig worden ingevuld. hun sollicitatieformulier voor de uiterste indieningsdatum zenden naar: applications@easo.europa.eu. Vermeld in de onderwerpregel van de het referentienummer van deze vacature, gevolgd door uw achternaam. Onvolledige sollicitaties worden niet in aanmerking genomen en zullen als niet-ontvankelijk worden beschouwd. Kandidaten die hetzelfde sollicitatieformulier gebruiken om op meer dan één functie te solliciteren, worden eveneens gediskwalificeerd. De selectieprocedure kan enkele maanden in beslag nemen. 6

7 De kandidaat die de functie aangeboden krijgt, zal worden verzocht het origineel of een gewaarmerkte kopie van zijn/haar onderwijsdiploma's en getuigschriften van beroepservaring over te leggen. Om de selectieprocedure te vergemakkelijken, verlopen alle contacten met de kandidaten over deze vacature in het Engels. Onder geen beding mogen kandidaten het selectiecomité benaderen, direct of indirect, in verband met deze wervingsprocedure. Het tot aanstelling bevoegde gezag behoudt zich het recht voor om iedere kandidaat die zich niet aan deze instructie houdt te diskwalificeren. Uiterste datum: De uiterste datum voor indiening van sollicitaties is 18 januari 2017 om 13:00 uur 31 januari 2017 om 13:00 uur (plaatselijke tijd in Brussel). Alle na deze datum en dit tijdstip ontvangen sollicitaties worden door EASO buiten beschouwing gelaten. Sollicitanten wordt dringend geadviseerd niet tot de laatste dag te wachten met het indienen van hun sollicitatie, aangezien druk internetverkeer of een verbindingsprobleem tot moeilijkheden bij de indiening zou kunnen leiden. EASO kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor enige vorm van vertraging ten gevolge van dit soort moeilijkheden. Als in enig stadium in de procedure wordt vastgesteld dat een kandidaat onjuiste informatie heeft verstrekt, wordt hij of zij uitgesloten. 8. GEGEVENSBESCHERMING De door de kandidaat verstrekte gegevens worden verwerkt voor het beheer van de sollicitatie van de kandidaat met het oog op een mogelijk dienstverband bij EASO. EASO maakt de namen van succesvolle kandidaten op reservelijsten niet bekend. Het kan echter voorkomen dat leden van de directie van EASO ten behoeve van de aanwerving en daarmee verbonden planning toegang hebben tot reservelijsten en in specifieke gevallen tot het sollicitatieformulier van een kandidaat (zonder ondersteunende documenten, die vertrouwelijk worden bewaard door de personeelsafdeling). Sollicitatiedossiers van niet-geselecteerde kandidaten worden tot twee jaar na de vervaldatum van de reservelijst bewaard en vervolgens vernietigd. De verlangde persoonlijke informatie wordt verwerkt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. 9. BEROEPSPROCEDURES Een kandidaat kan op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie een klacht indienen tegen een besluit waardoor hij/zij zich bezwaard acht. De klacht moet binnen drie maanden na de datum van kennisgeving worden ingediend op het volgende adres: 7

8 De uitvoerend directeur Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken MTC Block A, Winemakers Wharf, Grand Harbour Valletta, MRS 1917 Malta Indien de klacht wordt afgewezen, kan een kandidaat op grond van artikel 270 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en artikel 91 van het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie verzoeken om rechterlijke toetsing van het besluit. Het beroep moet binnen drie maanden na de datum van kennisgeving worden ingesteld op het volgende adres: Gerecht voor ambtenarenzaken van de Europese Unie Boulevard Konrad Adenauer L-2925 Luxemburg Luxemburg Burgers van de Europese Unie en natuurlijke of rechtspersonen met verblijf- of vestigingsplaats in een lidstaat kunnen op grond van artikel 228, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie een klacht wegens wanbeheer indienen. De klacht moet binnen twee jaar na het moment waarop de feiten bekend werden, worden ingediend op het volgende adres: Europese Ombudsman 1, Avenue du President Robert Schuman -BP 403 F Straatsburg Cedex Frankrijk Wij maken u erop attent dat het indienen van een klacht bij de Europese Ombudsman niet leidt tot opschorting van de termijn die wordt genoemd in de artikelen 90 en 91 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie voor het indienen van klachten of beroep op grond van artikel 270 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. 8