WORKSHOPHANDLEIDING Het Verbeterplan

Transcriptie

1 WORKSHOPHANDLEIDING Het Verbeterplan BOL-MZ 3-4 Kerntaak: 3 Uitvoeren van organisatie- en professiegebonden taken Werkprocessen: 3.1 Werkt aan deskundigheidsbevordering en professionalisering van het beroep 3.2 Werkt aan het bevorderen en bewaken van kwaliteitszorg 3.3 Stemt de werkzaamheden af met betrokkenen 3.4 Voert coördinerende taken uit 3.5 Onderhoudt een netwerk 3.6 Voert beleidsmatige taken uit 3.7 Voert beheertaken uit 3.8 Evalueert de werkzaamheden Een sector zoals welzijn-zorg is een dynamische omgeving. Veranderingen zijn onontkoombaar. Een organisatie moet vanzelfsprekend anticiperen op wat er in de omgeving gebeurt, maar ook aandacht hebben voor de wijze waarop de organisatie is ingericht en wordt aangestuurd. Kwaliteitszorg is hierbij een belangrijke term: een organisatie slaagt er alleen in haar concurrentiepositie te verbeteren, of haar maatschappelijk doel te realiseren, als zij voortdurend aandacht heeft voor de kwaliteit van de organisatie. Jij als gespecialiseerd Medewerker Maatschappelijke Zorg / Specifieke Doelgroepen op niveau 4, speelt hierin een belangrijke rol. Tijdens dit project zal je vanuit jouw stagebedrijf diverse verbeterpunten signaleren en analyseren. Tenslotte leiden deze tot drie aanbevelingen, die invloed kunnen hebben op een of meer van de volgende aspecten: marktpositie, maatschappelijke functie en continuïteit. Prestatie: 1. Maak een verbeterplan. 2. Geef tijdens een teamvergadering op je werk een presentatie over je verbeterplan 3. Geef een Prezi presentatie van je verbeterplan op school. Doel van het project: Inzicht krijgen in de externe en interne organisatie; Inzicht krijgen in de verbeterpunten van de organisatie; Deze kunnen analyseren en omzetten in concrete doelstellingen / aanbevelingen; De aanbevelingen kunnen vertalen in benodigde middelen en materialen; Deze afstemmen met het management van de organisatie. Prestatie-eisen: Het verslag: Is volledig: bevat een inhoudsopgave, inleiding, doelstelling en verbeterplan; Heeft een verzorgde lay-out; Heeft voldoende diepgang: je toont kennis en inzicht; Is in correct Nederlands geschreven; Bevat een nauwkeurige bronvermelding; Bevat een ingevuld STARR-formulier van het project; Bevat nauwkeurig geformuleerde analyses, aanbevelingen, consequenties en conclusies (verbeterplan); 1

2 Deze hebben effect op de marktpositie / continuïteit / maatschappelijke functie van de organisatie; De presentatie van het verbeterplan op school: Heeft een logische opbouw en samenhang; Wordt ondersteund door heldere middelen (bij voorkeur Prezi); Omvat de kern van het verbeterplan; Wordt overtuigend gebracht; Opinie en aanbevelingen worden goed onderbouwd; Bevat een duidelijke conclusie. Je denkt aan contact met het publiek, taalgebruik en lichaamshouding. De presenteer op je werk: Is tijdens een teamvergadering; Geef je aan praktijkbegeleider en minstens 2 collega s. Geef je aan het management indien mogelijk. Beschrijf je in een STARR-formulier/verslag. Feedback: Je krijgt feedback van de workshopdocent op de presentaties en het verslag. Je krijgt feedback van je praktijkbegeleider op de presentatie van het verbeterplan en op de wijze waarop je het onderzoek intern hebt uitgevoerd. Belangrijk: Het is raadzaam om aan het begin van de workshop direct te starten met het verzamelen van (interne) informatie (zie literatuur en materiaal). Betrek hierbij je praktijkbegeleider. Breng de organisatie (praktijkbegeleider) op de hoogte van het projectdoel, en van de presentatie die je aan het eind van het project gaat geven. Maak een heldere tijdsplanning en alvast een inhoudsopgave om als kapstok te gebruiken. Behandel alle gegevens en informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Wees uiterst zorgvuldig in de formulering van je mening en bevindingen; blijf zoveel mogelijk objectief en onafhankelijk. Checklist Workshop: o Voorblad o Inleiding o Inhoudsopgave o Opdracht 1 t/m 5 o STARR o Evaluatieformulier o Praktijkkaart 2

3 Introductie In de introductie krijg je uitleg over het project. De projectbegeleider neemt de projecthandleiding met je door en bespreekt het plan van aanpak. Je krijgt de gelegenheid om vragen te stellen. Planning/leermiddelen: Projecthandleiding Het verbeterplan Resultaat: Je bent op de hoogte van de prestatie en weet wat er tijdens dit project van je wordt verwacht. Duur: 7x1,5 uur. Inhoud: Omgevingsanalyse Zorginstelling en samenleving Concurrentiematrix Marktsegmenten SWOT-analyse Aanbevelingen Consequenties Plan van aanpak STARR Reflectie Planning/ leermiddelen: Aanvullend lesmateriaal via de workshopdocent Resultaat: Je hebt een uitgebreid overzicht van de markt en omgeving van jouw organisatie. Je bent bekend met actuele ontwikkelingen in de omgeving, en je weet waar externe kansen en bedreigingen liggen. Je hebt de sterktes en zwaktes van de interne organisatie geanalyseerd. Je hebt je bevindingen verwerkt in drie aanbevelingen / oplossingsrichtingen. Deze heb je vertaald in een begroting, een tijdsplan en je weet hoe je eventuele overige middelen en materialen in kan zetten. 3

4 Het verbeterplan bestaat uit de volgende onderdelen: 1.Een omgevingsanalyse (Opdracht 1a) 2. Beschrijving van de marktsegmenten 3. Een concurrentenmatrix 4. Een SWOT-analyse 5. Aanbevelingen en consequenties 6. Overzicht v/d financiële consequenties 1a. Maak een omgevingsanalyse Het succes van een organisatie wordt uiteindelijk bepaald door de waardering van de afnemers. Aan die waardering ontleent jouw stagebedrijf zijn bestaansrecht. De omgevingsanalyse moet inzicht geven in de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van de organisatie. Hieruit kunnen aanbevelingen ontstaan. Demografische ontwikkelingen Hoe verschuift de samenstelling van de bevolking? Welke veranderingen treden er op in geslacht, ras, leeftijd, opleiding of beroep? Economische ontwikkelingen Deze hebben betrekking op de werkloosheid, recessie, besteedbaar inkomen en inflatie. Wat voor gevolgen hebben deze ontwikkelingen voor het bedrijf/sector kinderopvang? Technologische ontwikkelingen Ontwikkelingen betreffende automatisering of technische verbetering kunnen van grote invloed zijn op de kinderopvang en de concurrentiepositie. Maatschappelijke ontwikkelingen De maatschappij is continu in beweging. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen van de toenemende vrije tijd op de organisatie? Politieke ontwikkelingen Deze kunnen direct een grote rol spelen. Zijn er bijvoorbeeld bezuinigingen op komst? Zijn er nieuwe wetten in aantocht die van invloed kunnen zijn op de organisatie? 4

5 2. Beschrijf de marktsegmenten De organisatie waar jij werkt heeft een afgebakende doelgroep voor ogen, namelijk mensen met een hulpvraag. A. Beschrijf deze aan de hand van onderstaande punten: Geografische afbakening Demografische kenmerken als leeftijd, geslacht, nationaliteit Wat vindt jullie klant belangrijk aan de geleverde dienst? Denk aan de prijs, kwaliteit, service, wachttijden etc. B. Nu je dit weet maak je een totaaloverzicht van alle marktsegmenten door onderstaande kenmerken schematisch in te vullen. Er wordt een onderscheidt gemaakt tussen de volgende clusters. Omschrijf de volgende begrippen en koppel deze aan de instelling waar jij werkt: 1. Directe doelgroep(en) 2. Personeel / medewerkers 3. Concurrenten (direct / indirect) 4. Beïnvloeders / bemiddelaars / adviseurs 5. Financiers C. Beschrijf in het schema bij welke marktsegment/relatie eventuele knelpunten zitten. 3. Maak een concurrentenmatrix A. Om in te kunnen spelen op de (directe) concurrent, wordt een concurrentenmatrix gemaakt. Alle concurrenten van jouw stagebedrijf zet je in een matrix/schema. In de matrix ga je de concurrenten vergelijken met de eigen organisatie. De eigen organisatie zet je in kolom A. In kolom B t/m D zet je de concurrenten. B. Stel vast welke factoren bepalend zijn voor succes in de markt en zet ze in het schema. Bijvoorbeeld een parkeerterrein voor de deur, openingstijden of bijzonder aanbod etc. C. Ken aan elk van de succesfactoren de waarden 1 of 2 toe. 1 staat voor: noodzakelijk om op te concurreren, maar niet genoeg om voordeel mee te behalen. De waarde 2 staat voor: hier kan concurrentievoordeel mee behaald worden. Beschrijf jouw conclusies aan de hand van je concurrentenmatrix. 5

6 4. Maak een SWOT-analyse SWOT staat voor: Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threaths. Ofwel: Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen. De sterke en zwakke punten betreffen de kenmerken van de organisatie en de dienst(en) ten opzichte van de concurrent. De kansen en bedreigingen betreffen ontwikkelingen, gebeurtenissen en invloeden in de markt, waar de organisatie of het product mee te maken heeft. Enkele voorbeelden: Sterkten: Bovengemiddelde vaardigheden, imago, naamsbekendheid Zwakten: Te hoge kosten, slecht imago, ontevreden medewerkers Kansen: Problemen bij de concurrentie, gunstige marktontwikkelingen Bedreigingen: Recessie, concurrenten, nadelige wetgeving A. Vul het schema in. Gebruik minsten 3 kansen en 3 bedreigingen. Licht je SWOT toe. Dit overzicht, en de antwoorden op de vragen (in het schema), kunnen inspireren om een aantal nieuwe oplossingen en ideeën aan te dragen. Deze moeten direct of indirect effect hebben op de continuïteit van de organisatie, de marktpositie of maatschappelijke functie. B. Formuleer jouw aanbevelingen n.a.v. de SWOT-analyse. NB: De aanbevelingen die hieruit voortvloeien, moeten gekoppeld worden aan onderdeel 5: aanbevelingen en consequenties. 5. Geef AANBEVELINGEN en CONSEQUENTIES Nu je een SWOT-analyse hebt gemaakt, ben jij je bewust van de knelpunten en kansen van de organisatie. Het is nu tijd om je eigen creativiteit in te zetten en met doordachte aanbevelingen te komen. Continu verbeteren en vernieuwen is immers nodig om de continuïteit van een organisatie veilig te stellen. Neem als achtergrondtheorie voor je aanbevelingen de volgende cyclus in acht: PDCA-cyclus Plan Bepalen van de richting, stellen van doelen en plannen van de uitvoering Do Inzet van medewerkers, middelen, materialen; uitvoeren van het werk Check Meten of de gestelde doelen zijn gerealiseerd Act N.a.v. de metingen, aanbrengen en doorvoeren van verbeteringen, opnieuw plannen, etc. 6

7 A. Bespreek met je praktijkbegeleider en/of leidinggevende analyse 1 t/m 4 van je verbeterplan (je omgevingsanalyse, de beschrijving van de marktsegmenten, je SWOT-analyse en je concurrentenmatrix). Bespreek al je bevindingen. Kom vervolgens (samen) tot één of meerdere conclusies. B. Beschrijf minstens drie aanbevelingen voor vernieuwing of verbetering. Wat kunnen jij, je management en jouw collega s doen om nog meer tegemoet te komen aan de eisen en wensen van de cliënt, zijn/haar ouders/verzorgers en de overheid? C. Kies van de drie aanbevelingen er een uit. Werk deze volgens het onderstaande punten uit: 1. Maak een duidelijke doelstelling en tijdsplanning. 2. Beschrijf wat je nodig hebt om het doel te realiseren? Denk aan middelen, materialen, medewerkers, tijd, etc. Probeer dit schematisch weer te geven en zo gedetailleerd mogelijk te zijn. 3. Maak een planning voor evaluatie: de doelstellingen moeten immers na uitvoering gemeten worden, om te kunnen blijven verbeteren / vernieuwen in de toekomst. D. Presenteer tenslotte je aanbeveling in een teamvergadering aan je collega s. 1. Jij zit dit onderdeel van de vergadering voor en neemt de leiding. Je benoemt je doelen, zodat voor je collega s duidelijk is welk gedrag je op welke termijn van hen verwacht. Bespreek eventuele weerstanden en pas je doelen zo nodig aan. Je stelt een datum vast waarbij iedereen wederom aanwezig is om de gestelde doelen te evalueren. 2. Evalueer de bespreking aan de hand van het STARR-formulier,. Leg je bevindingen dus schriftelijk vast. 7

8 EVALUATIEFORMULIER Workshop: Het Verbeterplan Naam: Klas: Projectbegeleider: Zet een kruisje in het vakje dat het best aansluit bij je mening 5: helemaal mee eens 4: mee eens 3: gedeeltelijk mee eens 2: gedeeltelijk mee oneens 1: geheel mee oneens Prestatie De workshops hebben mij goed voorbereid op het maken van een kwaliteitverbeterplan. De tijd om zelfstandig aan mijn prestatie te werken was voldoende om mijn bedrijfsprofiel te kunnen maken. Ik begreep al snel wat er van me verwacht werd in dit project. Het kunnen maken v/e verbeterplan vind ik nuttig voor mijn taak als Medewerker Maatschappelijke Zorg/ Specifieke Doelgroepen op niveau 4. De presentaties halverwege het project vond ik zinvol. Workshops De workshop SWOT-analyse was leerzaam De workshop marktsegmenten was zinvol De workshop omgevingsanalyse was leerzaam Ik had genoeg tijd om je verbeterplan te kunnen schrijven. Ik vond de meeste workshops leuk Het lesmateriaal is duidelijk geschreven Ik was tevreden over mijn rooster Zelfstandig werken Ik kreeg voldoende begeleiding bij de workshops Er waren voldoende lokalen waar ik zelfstandig kon werken Projectbegeleider De workshopdocent kon duidelijke uitleg geven op mijn vragen over het project De workshopdocent ondersteunde mij goed bij mijn leerproces 8

9 STARR-formulier Naam: klas: datum: Situatie: Beschrijf een concrete beroepssituatie. Wat was de situatie? Waar vond de situatie plaats? Wanneer vond de situatie plaats? Wat gebeurde er precies? Wie waren er bij? Taak: Beschrijf wat jouw taak was in die situatie. Wat werd er van jou verwacht? Wat wilde je bereiken? Activiteiten: Beschrijf concreet de activiteiten die je hebt uitgevoerd: Wat heb je gedaan? Wat heb je gezegd? Hoe was het gedrag van de anderen? Hoe heb je gereageerd op het gedrag van de anderen? Resultaat: Wat is/zijn de resulta(a)t(en)? Reflectie: Reflecteer op je eigen handelen. Wat voelde je? Wat hielp je? Wat belemmerde je? Wat dacht je? Wat lukte goed? Wat heb je geleerd? Waar ben je (on)tevreden over? Welke competenties heb je hiervoor gebruikt? Leerdoel: Welke competenties wil je nog verder ontwikkelen? Welke leerdoelen neem je op in je P.O.P.? Handtekening Praktijkbegeleid(t)er: Handtekening Loopbaanbegeleider: datum: datum: 9

10 Weekplanner Workshop Verbeterplan. Datum Les verbeterplan Huiswerk Les 1 Week 15 Les 2 Week 16 Korte uitleg project Het verbeterplan PVA basics Oriënteer jezelf op inhoud van verbeterplan Sta stil bij mogelijke onderwerpen. Materiaal, informatie en literatuur matchen Neem voor volgende week materiaal, informatie en literatuur mee. Maak opdracht 1A: Omgevingsanalyse Meivakantie Week 17 Maak opdracht 1A: Omgevingsanalyse Meivakantie Meivakantie Meivakantie Week 18 Meivakantie Meivakantie Les 3 Week 19 Les 4 Week 20 Les 5 Week 21 Les 6 Week 22 Herhaling afgelopen weken. Bespreken en afmaken in de les: Omgevingsanalyse Concreet krijgen van Onderwerp, informatie, enquête en doelstelling Maak opdracht 2 Marktsegmenten Bespreken en afmaken in de les: Marktsegmenten Concurrentenmatrix Bespreken en afmaken in de les: Concurrentenmatrix Maak opdracht 4: SWOT analyse Bespreken en afmaken in de les: SWOT-analyse Informatie Bespreek op stage het onderwerp, te gebruiken informatie, enquête en doelstelling en vraag goedkeuring. Maak opdracht 2 Marktsegmenten Maak opdracht 3 Concurrentenmatrix Maak opdracht 4 SWOT analyse Maak opdracht 5 Aanbevelingen en consequenties 10

11 Les 7 Week 23 Les 8 Week 24 Bronvermelding: APA- Norm Maak opdracht 5: Aanbevelingen en consequenties Voorbereiden op volgende week: Presentaties op stage en inlevermoment Bespreken en afmaken in de les: Aanbevelingen en consequenties Feedback/vragen stellen Toetsweek Inleveren voor zondag 19 juni 2016 DIGITAAL! Afmaken verbeterplan en presentatie Genieten van je vakantie! 11

12 Praktijkkaart BOL MZ 3-4: Het verbeterplan Kerntaak 3: Uitvoeren van organisatie- en professiegebonden taken 3.1 Werkt aan deskundigheidsbevordering en professionalisering van het beroep 3.2 Werkt aan het bevorderen en bewaken van kwaliteitszorg 3.4 Voert coördinerende taken uit Naam: Klas: Instelling: Praktijkbegeleid(st)er: Voor de beoordelingscriteria van de werkprocessen: zie de Voortgangsrapportage Praktijk PW3/4 Activiteit / opdracht Realistisch Verbeterplan Presentatie Verbeterplan De onderdelen van de checklist zijn verwerkt Handtekening: Praktijkbegeleider: Handtekening praktijkbegeleid(st)er Datum 12