Besparen met hulp van inkooppakketten

Transcriptie

1 Besparen met hulp van inkooppakketten Hoe pas je het in de praktijk toe? Significant B.V. 4 juni 2013 ir. Jetske Tamboezer MBA

2 Agenda 1. Inleiding 2. Een stukje methodiek 3. Aan de slag 4. Ervaringen en valkuilen 5. Afsluiting 2 18

3 Besparen met hulp van inkooppakketten Inleiding 3 18

4 Inleiding Inleiding Iedereen moet tegenwoordig meer doen met minder. De kaasschaaf lijkt een verleidelijke methode, maar levert die nog wat op? Resultaat moet voorop staan. Maar hoe kom je daar dan? Vandaag ga ik je mee nemen hoe je met hulp van inkooppakketten een resultaatsverbetering kunt realiseren. 4 18

5 Besparen met hulp van inkooppakketten Een stukje methodiek 5 18

6 Een stukje methodiek De stappen in een inkoopverbeterprogramma: 1. Analyse van de uitgaven (spend) 5. Veranderinge n borgen in de organisatie 2. Inventariseren besparingspotentieel 4. Uitvoeren acties 3. Vaststellen acties korte en lange termijn 6 18

7 Een stukje methodiek Stap 1; maken van een Spend-analyse Het begint met een download van de betalingen uit het financiële systeem Rubriceren van die betalingen in inkooppakketten Gebruik maken van de PIA lijst Opschonen van de data; dubbelingen, vervuiling Analyseren van de data; hoogte van de uitgaven, aantal leveranciers, aantal facturen, marktkennis 7 18

8 Een stukje methodiek Stap 2; inventariseren van het besparingspotentieel Input van interne betrokkenen Niet alleen inkoop, maar juist ook de lijnorganisatie Beïnvloedbare spend Contractverplichtingen Wijze van inkopen (heden, in recente verleden) Marktanalyse 8 18

9 Een stukje methodiek Stap 3, 4 en 5; vaststellen acties, uitvoeren en borgen Stappen 3, 4 en 5 (kunnen) overlappen en bestaan uit 3 sporen; Fast Track, Solid Track en Embedding. FAST TRACK (oriëntatie op prijs) Opstellen Plan on a page (POAP) Uitvoering POAP, vastleggen, communiceren, voortgang volgen Kick-off & Get ready fase SOLID TRACK (oriëntatie op kwaliteit en kwantiteit) Opstellen Plan on a page (POAP) Uitvoering POAP, resultaten borgen, rapporteren resultaten, communiceren en voortgang volgen EMBEDDING (oriëntatie op borging van de maatregelen) Vaststellen passende borgingsmaatregelen Uitvoeren borgingsmaatregelen 6-10 weken 0,5-1 jaar 1-2 jaar 9 18

10 Fast Track Dit betreft het laaghangende fruit Focus op snelle resultaten, op prijs, op directe kosten Dus lang niet altijd (Europees of meervoudig onderhands) aanbesteden Aan welke maatregelen kun je o.a. denken; Niet doorvoeren indicering Afstemmen van bestellingen zodat er minder deelleveringen zijn Reductie van het aantal facturen Beperken van het bestelassortiment Demand management Leveranciers zijn vaak bereid mee te denken over de mogelijkheden Doorlooptijden vaak kort; van enkele weken, tot enkele maanden 10 18

11 Solid Track Dit zijn de trajecten die iets meer tijd vergen Hebben ook vaak meer besparingspotentieel Betreft vaak (her)aanbesteden van pakketten, Europees, nationaal of (meervoudig) onderhands Besparingspotentieel kan o.a. behaald worden op de volgende aspecten: Prijsreductie door verhogen concurrentie Bijstellen van de gevraagde kwaliteit Beperken bestelassortiment Optimaliseren leveringen en/of uitvoering Langlopende contracten Demand management Integreren van diensten/werken (let op: nieuwe aanbestedingswet) 11 18

12 Embedding Dit behelst het borgen van de behaalde resultaten in de organisatie. Als dit niet gebeurt, loop je het risico dat besparingen via de achterdeur weer weglekken. Belangrijk onderdeel is contract- en leveranciersmanagement (Door)ontwikkelen van de inkoopfunctie Goede samenwerking tussen inkoop en de lijnorganisatie Compliancemetingen 12 18

13 Besparen met hulp van inkooppakketten Aan de slag 13 18

14 Aan de slag Stap 1; de spend-analyse (1) De basis is een download van de uitgaven uit het financiële systeem. Vaak zit daar nog geen link in naar een inkooppakkettenlijst Er kan gebruik worden gemaakt van de PIA lijst van Pianoo ( Lijst bestaat uit 10 hoofdcategorieën En 178 subpakketten Laat je niet afschrikken door de hoeveelheid pakketten; je kunt ze passend maken voor jouw organisatie Toekennen van uitgaven aan inkooppakketten; Op basis van leveranciersnaam (let op met leveranciers die in meerdere pakketten leveren) Op basis van kostenplaats/afdeling/grootboeknummer Op basis van omschrijving in factuurregel Dit vergt wel wat inspanning 14 18

15 Aan de slag Stap 1; de spend-analyse (2) Volgende stap is het opschonen van de data; Dubbelingen in leveranciers moeten er uit gehaald worden. Veelvoorkomend voorbeeld: Van Laar Hoveniers bv Laar, van Hoveniers bv Hoveniers, Laar van bv Ook moet er gekeken worden naar vervuiling. Soms worden uitgaven op verkeerde kostenplaatsen geboekt en die vervuiling verhuist dan mee naar de toekenning aan inkooppakketten. Hierna volgt het daadwerkelijk analyseren van de data per inkooppakket; hoogte van de uitgaven, aantal leveranciers, aantal facturen 15 18

16 Aan de slag Stap 2; inventariseren besparingspotentieel De resultaten van de spend-analyse dienen aangevuld te worden met inzichten vanuit de organisatie. Daarbij valt te denken aan: Welk deel van de spend is daadwerkelijk beïnvloedbaar? Eenmalige uitgave zijn veel minder beïnvloedbaar dan repeterende uitgaven Hoe is er in het verleden aanbesteedt? Is er veel concurrentie geweest? Welke contractverplichtingen lopen er en wanneer lopen die af en is (her)aanbesteden mogelijk? Welke afdelingen zijn afnemers in een inkooppakket? Zijn er verschillende eisen/wensen per afdeling? 16 18

17 Aan de slag Stap 2; inventariseren besparingspotentieel (2) Op basis van deze extra informatie en de spend-analyse, kunnen de pakketten geselecteerd worden waar de grootste besparingskans in zit. Op hoofdlijnen geldt; Hoe hoger de totale spend in het pakket, hoe kansrijker Hoe hoger het aantal leveranciers, hoe kansrijker Hoe hoger het aantal facturen, hoe kansrijker Hoe minder concurrentie in eerdere aanbestedingen, hoe kansrijker Hoe meer de markt onder druk staat, hoe kansrijker Hoe groter het aantal leveranciers op de markt, hoe kansrijker Etc. Het resultaat van deze stap is een lijst met pakketten voor Fast Track en een lijst voor Solid Track 17 18

18 Stap 3; Vaststellen acties korte en lange termijn In deze fase worden voor de geselecteerde pakketten actieplannen opgesteld Om te voorkomen dat er lange plannen geschreven moeten worden, kan er gewerkt worden met een Plan-ona-page (POAP). Er wordt vastgesteld welke capaciteit er nodig is, zowel intern (inkoop én de lijn) als eventueel extern Ook wordt de doorlooptijd ingeschat en het beoogde besparingsdoel vastgesteld 18 18

19 Soort Inkooppakket Track Status Uitzendkrachten Solid track Go Omschrijving/mogelijkheden XXXX is de huidige leverancier van uitzendkrachten met een inhouse locatie. Het contract met XXXXt loopt nog tot XXXX levert niet alleen uitzendkrachten (circa helft van 8,2 miljoen) maar verzorgt ook het doorlenen van zzp ers en andere tijdelijke krachten (o.a. Tempo Team, Langhenkel, NIG, Secretaresse Plus, Maandag). Dit gaat via XXXX wanneer XXXX voor functies tot en met schaal 9 zelf niet kan leveren. Voor deze administratieve dienstverlening betalen zowel de klant als het doorgeleende bureau 0,50 per uur aan XXX. Ondanks deze afspraak, vindt er ook rechtstreekse opdrachtverlening en facturering plaats aan andere uitzendbureaus/krachten. In 2010 is het volume van inhuur erg gedaald door keuze zoveel mogelijk intern in te vullen. Dit zal naar verwachting de komende jaren weer bijtrekken. Het is te overwegen om een interne pool van uitzendkrachten te gebruiken om het volume blijvend te verlagen. Spendanalyse Spend 2011: K/jr Grootste leverancier: XXXXX Besparingspotentieel: 3,5 % Besparingsbedrag: 350 K/jr Aantrekkelijkheid besparing : Rechtmatigheid: Volume: Haalbaarheid: hoog hoog eenvoudig Opnemen in besparingsprogramma? Benodigde acties Uitvoeren EA voor uitzendkrachten waarbij alle functies tot en met schaal 9 worden meegenomen (inclusief technisch gespecialiseerde inhuur). Inzetten marktplaats voor de regiefunctie zodat geen andere uitzendbureaus/krachten meer worden gebruikt Inzetten op digitale facturering om procesbesparing mogelijk te maken (nu circa facturen) 19 18

20 Stap 4; Uitvoeren acties Afstemmen met huidige leveranciers Uitvoeren van aanbestedingen; Europees, Nationaal en/of (meervoudig) onderhands Rapporteren over de voortgang Vaststellen behaalde besparingen 20 18

21 Aan de slag Stap 5; Embedding (Door)ontwikkelen van de inkoopfunctie; indien nodig, verhogen van de volwassenheid van de inkoopfunctie (of afdeling). Inzetten op verbeteren of versterken van de samenwerking tussen inkoop en de lijnorganisatie Inrichten van contract- en leveranciersmanagement Inrichten van methode om compliance te meten. Eventueel met naming & shaming 21 18

22 Besparen met hulp van inkooppakketten Ervaringen en valkuilen 22 18

23 Ervaringen en valkuilen Ervaringen Inkoopbesparingsprogramma s uitgevoerd bij een verscheidenheid aan organisaties; onderwijsinstellingen, zorginstellingen, gemeentes, private bedrijven. Toekennen van inkooppakketten is best lastig en vergt tijd en inspanning. Trajecten zijn in het begin weerbarstig. Het duurt even voordat de machine op gang komt. Er worden goede resultaten geboekt. Inkoopverbeterprogramma s gaan vaak gepaard met (beperkte) organisatieveranderingen

24 Ervaringen en valkuilen Valkuilen Een aantal valkuilen die we zijn tegengekomen: Inkooppakketten op een te hoog aggregatieniveau toedelen; Bijvoorbeeld alle ICT op 1 hoop; geen onderscheid tussen ICT systemen die in het primaire proces draaien en ICT systemen die in de ondersteuning draaien. Bijvoorbeeld alle meubilair op 1 hoop; geen onderscheid tussen schoolmeubilair, kantoormeubilair en zorgmeubilair Alleen richten op ondersteunende processen, producten en diensten, zoals schoonmaak, catering, kantoorartikelen. Het primaire proces blijft dan buiten beschouwing en daar kan toch veel potentieel in zitten. Teveel tegelijk willen doen; het is beter een paar pakketten op te pakken, resultaten te boeken, dan door te pakken

25 Besparen met hulp van inkooppakketten Afsluiting Zijn er nog vragen? Significant B.V. Ir. Jetske Tamboezer MBA