Accountantsdiensten 2016 t/m 2019

Transcriptie

1 Gemeente Zeewolde Programma van eisen aanbesteding bijlagen Accountantsdiensten 2016 t/m

2 BIJLAGEN Bijlagen ter invulling en te overleggen bij de inschrijving Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E: Bijlage F: Checklist Eigen verklaring aanbesteding Prijsinvulformulier Standaardformat referenties Conformiteitenlijst Wensenlijst Bijlagen ter informatie Bijlage G: Bijlage H: Bijlage I: Conceptovereenkomst Algemene inkoopvoorwaarden Inventarisatie te leveren producten en te voeren overleggen per aanbestedende dienst Bijlagen ter informatie als digitale bijlage - Accountantsverslag - Managementletter - Diverse Controleprotocollen - Jaarrekening 2

3 BIJLAGE A: CHECKLIST Inschrijver dient de Inschrijving op te bouwen conform onderstaande structuur. De ingevulde en ondertekende checklist dient aan de Inschrijving te worden toegevoegd. In de kolom Betreft gevraagde in wordt verwezen naar de plaats in de Offerteaanvraag waar een bepaalde vraag is gesteld. In de kolom Omschrijving vraag/gevraagde is een korte omschrijving van deze vraag opgenomen. In de kolom Volgorde Inschrijving staat aangegeven waar de betreffende vraag beantwoordt dient te worden in de Inschrijving. Betreft gevraagde in: Omschrijving vraag/gevraagde: Volgorde Inschrijving: Bijgevoegd: Inschrijvingsbrief Vóór tabblad 1 Bijlage A Checklist Achter tabblad 1 Bijlage B Eigen verklaring Aanbesteding Achter tabblad 2 Bijlage C Prijsinvulformulier Achter tabblad 3 Bijlage D Standaardformat Referenties Achter tabblad 4 Bijlage E Conformiteitenlijst Achter tabblad 5 Bijlage F Wensenlijst Achter tabblad 6 Paragraaf III.2.1 Inschrijving handels- en/of beroepenregister *indien van toepassing, zo niet mag dit tabblad leeg blijven. Achter tabblad 7 Paragraaf III.2.1 Volmacht Achter tabblad 8* Indien de Aanbestedende Dienst het nodig acht, kan de Aanbestedende Dienst de Bewijsmiddelen opvragen zoals weergegeven in van de Offerteaanvraag. Inschrijver Naam Functie Plaats Datum Handtekening 3

4 BIJLAGE B: EIGEN VERKLARING AANBESTEDING Deze ingevulde en ondertekende Eigen Verklaring, voorzien van de vereiste genummerde bijlagen, moet worden gevoegd bij de Offerte. 1 Algemene vragen Vraag a. Naam van de onderneming Vestigingsadres: Postadres: Postcode en plaats: Land: Telefoonnummer: Telefaxnummer: BTW registratie Antwoord b. Naam van de rechtsgeldige vertegenwoordiger die het formulier namens de onderneming invult: Vestigingsadres: Postadres: Postcode en plaats: Land: Telefoonnummer: Telefaxnummer: adres c. Indien contactpersoon een ander dan b. benoemd persoon: Naam: Functie: Telefoonnummer: adres c. Rechtsvorm van de onderneming: BV / CV/ NV / VOF / anders te weten d. De handelsnaam of handelsnamen waarvan de onderneming gebruik maakt of heeft gemaakt: e. Nummer van inschrijving bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken of een vergelijkbare inschrijving in het land van vestiging: f. Wordt een deel van de Opdracht in onderaanneming gegeven? nummer; plaats van inschrijving / Zo, vul Bijlage C2 in. g. Kunt u een bewijs van verzekering tegen beroeps en/of bedrijfsrisico s overleggen die voldoet aan de eisen gesteld in de Offerteaanvraag? / 4

5 2. Uitsluitingsgronden Vraag Antwoord Bijlage 2.0 Uitsluitingsgronden inzake deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen van geld (artikel 45 lid 1 Bao) Is jegens de onderneming bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling 1 om een of meer van de hieronder opgegeven redenen uitgesproken: - Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/773/JBZ van de Raad? - Omkoping in de zin van artikel 3, van het besluit van de Raad van 26 mei 1997, respectievelijk artikel 3, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad? - Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap? - Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld? Zo, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. 2.1 Uitsluitingsgronden die aanleiding kunnen zijn tot uitsluiting (artikel 45 lid 3 Bao) a. Verkeert de onderneming in staat van faillissement of van liquidatie, dan wel heeft de onderneming zijn werkzaamheden gestaakt, of geldt jegens haar een surseance van betaling of een akkoord, of verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving? b. Is het faillissement of de liquidatie van de onderneming aangevraagd of is tegen haar een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig gemaakt? Zo, vermeld de betreffende toestand. Zo, vermeld de betreffende toestand. 1 Voor Nederland: een veroordeling uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. 5

6 c. Is jegens de onderneming een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels? d. Heeft de onderneming in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout begaan? e. Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland? f. Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland? g. Heeft de onderneming zich in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of heeft de onderneming die inlichtingen niet verstrekt? Zo, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Zo, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Zo, vermeld dan eventuele lopende betalingsverplichtingen. Zo, vermeld dan eventuele lopende betalingsverplichtingen. Zo, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. 3. Technische c.q. beroepsbekwaamheid Vraag Antwoord Bijlage a. Uw organisatie beschikt over een WTA vergunning, afgegeven door de AFM. b. Kunt u een referentie overleggen waaruit blijkt dat de onderneming gedurende de laatste vijf ren een project van vergelijkbare aard heeft uitgevoerd en tijdig opgeleverd conform de gestelde eisen in de Offerteaanvraag? c. De leidinggevenden van het accountantskantoor en de voor de controle direct verantwoordelijke medewerkers dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Na een verzoek daartoe inzenden: een kopie van de vergunning. Referentie aanleveren volgens standaardformat uit bijlage E van de Offerteaanvraag. 6

7 Ondertekening van de eigen verklaring Ondergetekende verklaart alle vragen en bijlagen van de Offerteaanvraag volledig en naar waarheid te hebben beantwoord, alsmede akkoord te zijn met de inhoud van de Offerteaanvraag en de Nota(s) van inlichtingen, en alle in deze Eigen verklaring en bijlagen verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen en juist en volledig zijn. Ondergetekende verklaart dat de onderhavige Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Ondergetekende is ermee bekend en stemt daarmee in dat de Aanbestedende Dienst de Eigen Verklaring en de overgelegde bewijzen en bijlagen eventueel verifiëren of zal laten verifiëren door het Bureau Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Bureau BIBOB). Ondergetekende zal, indien de Aanbestedende Dienst tot verificatie van de gegevens wenst over te gaan, daaraan zijn medewerking verlenen. Ondergetekende zal evens zijn medewerking verlenen aan een uit te voeren onderzoek naar de herkomst van middelen door de Aanbestedende Dienst of namens deze door het Bureau BIBOB. Aldus, naar waarheid opgemaakt op dag/maand/ar te plaats door, naam en voorletters, functie als rechtsgeldig vertegenwoordiger van onderneming Handtekening: 7

8 BIJLAGE C: PRIJSINVULFORMULIER <Naam inschrijver>, gevestigd te <Plaatsnaam> verklaart, na kennis genomen te hebben van alle tijdens de aanbestedingsprocedure verstrekte stukken, bereid te zijn de werkzaamheden zoals omschreven in deel IV van de offerteaanvraag ten behoeve van de Meervoudig Onderhandse Aanbesteding Accountantsdiensten voor de gemeente Zeewolde te verrichten voor een vaste prijs per ar van: Prijs per ar exclusief BTW Gemeente Zeewolde, Zegge: All-in uurtarieven per soort in te zetten medewerker Totaalprijs, Inschrijver verklaart dat alle eisen zoals vermeld in het Programma van Eisen, en zoals aangepast in de Nota(s) van inlichtingen, alsmede alle wensen zoals door Inschrijver geoffreerd zijn in de geoffreerde prijzen verwerkt zijn. Het is Inschrijver niet toegestaan een nulprijs te offreren. Het is wel toegestaan op onderdelen van een prijswens een nulprijs te offreren indien er sprake is van een optelsom. Het is onder geen beding toegestaan negatieve prijzen te offreren. Het niet invullen van (onderdelen van) een prijswens leidt tot ongeldigheid van de Inschrijving. Inschrijver dient reële marktconforme prijzen te offreren (ook op onderdelen van een prijswens). Irrealistische prijzen kunnen door de Aanbestedende Dienst worden gecontroleerd/nagevraagd en conform artikel van de Aanbestedingswet 2012 kan de Inschrijving ongeldig worden verklaard. Ditzelfde geldt voor Inschrijvingen die door Aanbestedende Dienst als manipulatief worden aangemerkt. Inschrijver Naam Functie Plaats Datum Handtekening 8

9 BIJLAGE D: STANDAARDFORMAT REFERENTIES Dit format dient zo volledig mogelijk te worden ingevuld, in elk geval zodanig dat de Aanbestedende Dienst hieruit duidelijk kunnen opmaken dat deze referentie voldoet aan de daaraan in Deel III van de Offerteaanvraag gestelde eisen. Ook dient deze rechtsgeldig ondertekend te zijn, één en ander op straffe van uitsluiting. Referentienummer: - Naam van het project - Type project: - Plaats van het project - Naam Opdrachtgever - Soort organisatie - Contactpersoon - Telefoonnummer contactpersoon 0 - Opdrachtformulering (uit deze beschrijving van de Opdracht dient duidelijk te herleiden zijn dat de referentie qua aard vergelijkbaar is met onderhavige Opdracht. Geef duidelijk aan of de betreffende opdracht in onderneming door u is uitgevoerd.) Totale opdrachtwaarde (excl. BTW) Looptijd (begin- en einddatum): - tot - - Inschrijver Naam Functie Plaats Datum Handtekening 9

10 BIJLAGE E: CONFORMITEITENLIJST MATERIE EISEN EIS AKKOORD? Bevestig met OPGAVE VAN DE GEVRÁÁGDE INFORMATIE ÓF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF BIJLAGE m-e-1 m-e-2 m-e-3 CONTROLE EISEN EIS AKKOORD? Bevestig met OPGAVE VAN DE GEVRÁÁGDE INFORMATIE ÓF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF BIJLAGE c-e-1 c-e-2 c-e-3 c-e-4 c-e-5 c-e-6 10

11 BIJLAGE E: CONFORMITEITENLIJST (VERVOLGPAGINA) EISEN AAN DE NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE EIS AKKOORD? Bevestig met OPGAVE VAN DE GEVRÁÁGDE INFORMATIE ÓF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF BIJLAGE a-e-1 a-e-2 a-e-3 a-e-4 a-e-5 Ondergetekende verklaart, dat hij/zij deze verklaringen: Materie eisen Controle eisen Eisen aan de natuurlijke adviesfunctie Naar waarheid heeft ingevuld als een daartoe gerechtigde persoon. Inschrijver Naam Functie Datum Handtekening 11

12 BIJLAGE F: WENSENLIJST WENSEN WENS WEGING ZO CONCREET MOGELIJKE TOELICHTING BIJ REACTIE OP GESTELDE WENSEN ÓF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF BIJLAGE c-w-1 8 c-w-2 5 c-w-3 6 c-w-4 6 c-w-5 6 c-w-6 4 c-w-7 4 c-w-8 6 Inschrijver Naam Functie Datum Handtekening 12

13 BIJLAGE G: CONCEPTOVEREENKOMST NAVOLGENDE PARTIJEN: 1. de Gemeente [naam], op grond van artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer/mevrouw [naam], handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders van de Gemeente [naam] van [datum], verder te noemen: Opdrachtgever, EN 2. [naam Opdrachtnemer], statutair gevestigd te [plaats], ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw [naam], hierna te noemen: Opdrachtnemer, TEZAMEN TE NOEMEN PARTIJEN, TEVENS AFZONDERLIJK PARTIJ, IN AANMERKING NEMEND DAT: I. Opdrachtgever een aanbesteding is gestart voor een Overeenkomst voor het uitvoeren van accountsdienstverlening, gepubliceerd op [datum] en met referentienummer [nummer]; II. Opdrachtnemer heeft op [datum] een Inschrijving ingediend; III. Opdrachtnemer voldoet aan alle door Opdrachtgever gestelde eisen en zijn Inschrijving is op basis van het gehanteerde gunningscriterium als economisch meest voordelige Inschrijving aangemerkt; IV. Partijen de randvoorwaarden waaronder de Opdracht wordt uitgevoerd vast te leggen in deze Overeenkomst. KOMEN ALS VOLGT OVEREEN: Artikel 1. Onderwerp van de Overeenkomst 1.1 Onderwerp van deze Overeenkomst is levering van accountsdiensten. De Bijlagen zijn een integraal onderdeel van de Overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen deze Overeenkomst en bepalingen van de Bijlagen prevaleren ten alle tijde de bepalingen van de Overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen bepalingen van de Bijlagen geldt de volgende rangorde, in afnemende volgorde van belangrijkheid: I. Inhoud Nota van Inlichtingen offertefase d.d. [datum]; II. Inhoud Offerteaanvraag ten behoeve van de Europese Openbare Aanbesteding d.d. [datum]; III. Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente [naam]; IV. Inhoud Offerte Opdrachtnemer d.d. [datum]; Artikel 2. Duur van de Overeenkomst 2.1 Deze Overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd. De Overeenkomst heeft een looptijd van [aantal] ar, gaat in op [datum] en eindigt op [datum]. 2.2 De Overeenkomst kan maximaal [aantal]maal [aantal] ar schriftelijk verlengd worden. Uiterlijk [aantal] maanden voor het einde van de dan geldende looptijd wordt schriftelijk mededeling gedaan aan Opdrachtnemer of de Overeenkomst wordt verlengd dan wel beëindigd. 2.3 Dit artikel laat het recht op ontbinding of vernietiging van deze Overeenkomst onverlet. Artikel 3. Prijzen en Betaling 3.1 De prijzen zoals geoffreerd door Opdrachtnemer in zijn Inschrijving zijn van toepassing. 3.2 De geoffreerde prijzen liggen vast gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst Pas ingeval van verlenging van de overeenkomst vanaf 1 nuari 2017 kan de prijs arlijks met het indexcijfer zakelijke dienstverlening van het CBS worden verhoogd. 3.3 Indien Opdrachtnemer zijn verbintenissen voortvloeiend uit de Overeenkomst niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen, heeft Opdrachtgever het recht de betaling op te schorten. 13

14 Artikel 4. Niet-nakoming c.q. ontbinding van de Overeenkomst 4.1 Indien een der Partijen tekortschiet in de nakoming van een of meer van zijn verplichting(en) uit deze Overeenkomst, zal de andere Partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in verzuim is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn zal worden geboden om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. 4.2 De Partij die zijn verplichting(en) voortvloeiend uit deze Overeenkomst niet nakomt of verzuimd heeft om binnen de gestelde termijn hieraan te voldoen schiet toerekenbaar tekort in de nakoming van zijn verplichtingen. De andere Partij is bevoegd de Overeenkomst (per direct) zonder schadevergoedingsplicht zijnerzijds, te ontbinden. 4.3 Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk, zonder nadere ingebrekestelling, te ontbinden indien Opdrachtnemer niet voldoet aan wettelijke vereisten ter zake van de uitoefening van de werkzaamheden die onderwerp zijn van deze Overeenkomst. Artikel 5. Aansprakelijkheid en verzekering 5.1 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor vergoeding van de door deze Partij geleden of te lijden schade, welke verband houd met de activiteiten en leveringen die door Opdrachtnemer dienen te worden verricht ter uitvoering van deze Overeenkomst. 5.2 Tot de schadevergoeding behoort in ieder geval vermogensschade en ander nadeel. Vermogensschade omvat zowel geleden verlies als gederfde winst. Als vermogensschade komen mede voor vergoeding in aanmerking: a. Redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade; b. Redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid; c. Redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte. Tevens komen alle kosten die Opdrachtgever maakt voor herstel van eventuele schade of voor het alsnog uitvoeren van de Opdracht door een derde voor vergoeding in aanmerking. 5.3 De Partij die in zijn verplichtingen tekortschiet vrijwaart de andere Partij voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van de schade. 5.4 Partijen dragen er zorg voor dat zij adequaat verzekerd zijn en blijven gedurende de looptijd van de Overeenkomst voor de wettelijke en beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid. 5.5 Verder wordt verwezen naar Hoofdstuk II.18 van de Offerteaanvraag. Artikel 6. Wijzigen 6.1 Afspraken die in een overleg door contactpersonen van Partijen worden gemaakt zullen niet gelden als aanvulling of wijziging van deze Overeenkomst. Partijen garanderen over en weer dat de personen die namens hen aan overleg deelnemen bevoegd zijn afspraken te maken. 6.2 Wijzigingen van deze Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk door daartoe bevoegde personen zijn overeengekomen, door beide Partijen zijn goedgekeurd door middel van ondertekening en als addendum zijn toegevoegd aan deze Overeenkomst. 6.3 Wijzigingen of aanvullingen van deze Overeenkomst betreffen geen wezenlijke wijzigingen op deze Overeenkomst of bijbehorende Bijlagen. Artikel 7. Slotbepaling 7.1 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken. 7.2 De voorwaarden van deze Overeenkomst zijn, voor zover aan de orde, van toepassing op alle aanvullende en gelieerde overeenkomsten alsmede alle (overige) afspraken ter uitvoering van de 14

15 Overeenkomst die tijdens de looptijd van deze Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden gesloten. 7.3 Ongeacht het overigens bepaalde in deze Overeenkomst en de algemene Inkoopvoorwaarden zullen in ieder geval de volgende verplichtingen na het einde van de Overeenkomst van toepassing blijven: geheimhouding, eigendomsrechten, aansprakelijkheid en geschilbeslechting, alsmede verplichtingen welke naar hun aard de duur van de Overeenkomst overstijgen. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend op [datum]. G.J. Gorter, burgemeester namens Gemeente Zeewolde [naam], [functie] namens [naam Opdrachtnemer] 15

16 BIJLAGE H: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN De algemene Inkoopvoorwaarden van de Aanbestedende Dienst (van toepassing zijn die van de ISNV Gemeenten) zijn als apart pdf-document toegevoegd aan deze Offerteaanvraag. Met het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver akkoord te gaan met deze Inkoopvoorwaarden. Wanr de Inkoopvoorwaarden niet zijn ontvangen, kunnen deze bij de Contactpersoon van de aanbesteding worden opgevraagd. 16

17 BIJLAGE I: INVENTARISATIE TE LEVEREN PRODUCTEN EN TE VOEREN OVERLEGGEN PER AANBESTEDENDE DIENST Bijlage I is als apart Excelbestand toegevoegd aan deze Offerteaanvraag. Wanr deze niet is ontvangen, kan deze bij de Contactpersoon van de aanbesteding worden opgevraagd. 17