Administratief medewerker. Ouderenzorg Thuiszorgdiensten Dienstencentrum t Convent. (Datum ondertekening invullen)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Administratief medewerker AFDELING DIENST SUBDIENST FUNCTIE GENERIEKE FUNCTIETITEL GRAAD CATEGORIE STATUUT FUNCTIEBESLAG DATUM PLAATS IN DE ORGANISATIE IDENTIFICATIEGEGEVENS SPECIFIEKE FUNCTIETITEL HIËRARCHISCHE CHEF (EERSTE BEOORDELAAR) Ouderenzorg Thuiszorgdiensten Dienstencentrum t Convent Administratief medewerker C1-C3 Administratief/uitvoerend personeel Contractueel deeltijds HIËRARCHISCH OP ÉÉN NA HOOGSTE CHEF (TWEEDE BEOORDELAAR) (Datum ondertekening invullen) ANDERE, OPERATIONEEL LEIDINGGEVENDE (BEOORDELAAR MET ADVISERENDE BEVOEGDHEID) GEEFT LEIDING AAN (EN IS EERSTE BEOORDELAAR Verantwoordelijke thuiszorg maatschappelijk werker DOEL VAN DE FUNCTIE De cursussen en activiteiten van het dienstencentrum vlot en efficiënt laten verlopen. VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIED Administratie cursussen en activiteiten Praktische ondersteuning bij cursussen en activiteiten Registratie bezoekers en beheer wachtlijsten TAKEN EN BEVOEGDHEDEN activiteiten en cursussen Informeren over aanbod activiteiten en cursussen Registreren: up-to-date houden registratiepakket Nieuwe inschrijvingen en beheer van de wachtlijsten activiteiten en lessen Maandelijks oplijsten van bezoekersaantallen, verzamelen van statistieken en productiviteitsgegevens met betrekking tot het jaarverslag, stuurkaart en deelnemersbijdrages. Plannen van nieuwe activiteiten in overleg met het diensthoofd Redactie maandblaadje Convent in samenspraak met communicatieverantwoordelijke en verantwoordelijke thuiszorg + verspreiding onder de gebruikers Overzicht bekendmaking (nieuwe) activiteiten algemeen informatieve aard, vormende aard en recreatieve aard bezorgen aan communicatieverantwoordelijke voor bundeling in activiteitenboekje en activiteitenblaadje OCMW Herentals - Administratief medewerker p. 1

2 Beheer agenda met overzicht gebruik lokalen LDC Peilen naar cliënttevredenheid en tevredenheidsmetingen afnemen vrijwilligers LDC Registeren Informeren over informatie-en afsprakennota s en beheer van de vrijwilligerscontracten Registeren vrijwilligersvergoedingen en verzamelen bewijzen en formulieren nodig voor uitbetaling van de vergoeding Deelnemen aan en zorgen voor de verslaggeving vrijwilligersvergaderingen en de centrumraad Deelnemen aan extern overlegplatform met Digidak Ondersteuning animatie: Deelnemen aan het overleg Hulp bieden bij activiteiten zoals tijdens Week van de Derde Leeftijd, Opendeur, Digitale week, enz. klaarzetten mediamateriaal bij voordracht administratie verhuring en gebruik lokalen door externe organisaties, o.a. verhuurcontracten. maandelijkse kasgelden en kasboek cafetaria bezorgen aan bank en financieel beheerder Back-up onthaalmedewerker ondersteuning onthaal fungeert als permanent aanspreekpunt bij afwezigheid onthaalmedewerker - verzorgt briefwisseling, registraties en administratie - informeren over eigen aanbod thuisdiensten - dispatching MMC/ DAV COMPETENTIEPROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een parate kennis van computerprogramma s die nodig zijn voor de eigen taak vnl. MS Office software en/of bent bereid om hierin bij te scholen je hebt inzicht in de organisatie en werking van het dienstencentrum de eigen taak daarin je vindt je weg in functiegerelateerde wet-en regelgeving, kunt ze interpreteren en toepassen ORGANISATIEWAARDEN integriteit je kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie je geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten samenwerken: je waakt over de goede en constructieve samenwerking binnen het team maar ook met alle andere diensten zowel internen als externen je combineert je eigen talenten en vaardigheden met die van collega's om tot betere resultaten te komen je levert een actieve bijdrage tot een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten klantgerichtheid OCMW Herentals - Administratief medewerker p. 2

3 je streeft naar een optimale dienstverlening zowel voor interne als externe klanten je speelt in op wensen van cliënten (intern én extern) in lijn met de beleidsrichtlijnen je neemt verantwoordelijkheid op bij fouten en klachten je streeft naar klanttevredenheid flexibiliteit Je bent alert voor nieuwe en veranderende zaken en je past spontaan je aanpak of gedrag aan om de doelstellingen efficiënter te kunnen bereiken Je kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen. Je stelt je anticiperend op om mogelijke hindernissen op een gepaste manier te kunnen aanpakken Je werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af. Je toont bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Je neemt nieuwe taken op als gevolg van evoluties in de wetgeving en reglementering, in overleg met collega s en diensthoofd. Je draagt deze soepelheid uit naar je collega's en medewerkers Je bent bereid om je bij te scholen en je competenties verder te ontwikkelen GEDRAGSCOMPETENTIES Je bent creatief je bent vernieuwend en origineel in je aanpak je stimuleert vernieuwing ook bij anderen onder andere door in te gaan op nieuwe ideeën, de mogelijkheden te bekijken, je stelt bestaande zaken ter discussie en stelt alternatieven voor je bedenkt nieuwe werkwijzen en past ideeën, werkwijzen en instrumenten uit andere vakgebieden tot in het eigen domein je durft te breken met tradities je kunt improviseren en experimenteren je toont inzet en neemt initiatief je werkt met enthousiasme en gedrevenheid en stelt je positief op je komt uit eigen beweging tot actie je onderneemt zelf om de voortgang te versnellen je doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren, om een nieuwe taak of opdracht op te starten je neemt initiatieven die aantonen dat je anticipeert op gebeurtenissen je start zelf nieuwe taken op als het werk klaar is je gaat ervoor om taken uit te voeren je durft verantwoordelijkheid te nemen je staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes en draag dat ook uit je streeft naar kwaliteitsvol werken je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het werk, zowel voor jezelf als voor het team en de collega s en je respecteert procedures en veiligheidsvoorschriften en je hebt ook oog voor de veiligheid van anderen je komt afspraken tijdig en correct na je behandelt je werkomgeving en het materiaal met zorg je evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen - je controleert eigen werk, merkt fouten en onnauwkeurigheden snel op en stuurt bij indien nodig OCMW Herentals - Administratief medewerker p. 3

4 - je kunt snelheid combineren met nauwkeurigheid - je blijft oog hebben voor detail, ook onder tijdsdruk je vraagt feedback aan collega s, je diensthoofd, vrijwilligers en bezoekers om zo de tevredenheid te controleren en uit te zoeken wat verbeterd kan worden je stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is en grijpt in als resultaten niet voldoen je betrekt de juiste mensen bij eventuele problemen en formuleert praktische en haalbare oplossingen je blijft je voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen je kunt plannen, organiseren en probleemoplossend werken je kunt je eigen taken en opdrachten plannen je komt uit eigen beweging tot actie en bepaalt,eventueel na raadpleging van je diensthoofd, zelf objectieven en prioriteiten je houdt rekening met zaken die op lange(re) termijn spelen je past planningen aan als veranderende omstandigheden dit eisen je plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en je stuurt bij indien nodig je verzekert continuïteit en behoudt overzicht je bedenkt alternatieven en overweegt steeds voor- en nadelen van oplossingen je werkt veilig en ordelijk je respecteert procedures en veiligheidsvoorschriften je hebt oog voor de veiligheid van anderen je signaleert onveilige situaties je houdt je werkomgeving en het materiaal netjes je voert het werk verzorgd uit en ruimt op je bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op je behandelt het materiaal met zorg je bent heel communicatief je kunt een boodschap efficiënt en aangepast aan de doelgroep overbrengen je communiceert helder en duidelijk je hanteert een correct en respectvol taalgebruik je sluit je boodschap aan op de behoeften van de toehoorders en gaat in op reacties je kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als tegenover één persoon je vraagt door op informatie die je krijgt om zeker te zijn dat je de boodschap goed hebt begrepen je toetst of jouw boodschap goed, correct en volledig is toegekomen je brengt structuur en geeft houvast je gaat strategisch om met argumenten je schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw en hanteert een correct taalgebruik je hebt een groot inlevingsvermogen je kunt je verplaatsen in de denkwijze, werkwijze en gevoelens van anderen medewerkers én vrijwilligers en bezoekers en je houdt hier rekening mee bij je eigen acties en gedrag je geeft anderen ruimte om een mening naar voor te brengen je toont erkenning en respect voor de anderen je toont begrip voor andere meningen en omgangsvormen je reageert op een gepaste manier op persoonlijke en/of emotionele boodschappen OCMW Herentals - Administratief medewerker p. 4

5 je kunt op een gepaste manier je eigen standpunten en argumenten aanbrengen en je houdt hierbij rekening met andermans overtuiging je bent loyaal je voelt je verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol op opdracht hierin je vertegenwoordigt de organisatie op een passende manier bij anderen en externe contacten je toont maatschappelijk dienstbaarheid je bouwt mee aan een positief imago van de organisatie. WERKPOSTFICHE (veiligheid en gezondheid) Zie werkpost- en veiligheidssteekkaart voor uw functie en uw dienst waar u bent tewerkgesteld. Preventiemaatregelen Zie ook werkpost- en veiligheidssteekkaart voor uw functie en uw dienst ; E. dragen/gebruik van specifieke werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen ; F. Gezondheidstoezicht, inentingen en testen, G. Opleiding en introductie en H. Maatregelen in het kader van de moederschapsbescherming. OCMW Herentals - Administratief medewerker p. 5