Werkproces onderzoek opzet. 1. Algemeen kader

Transcriptie

1 Werkproces onderzoek opzet 1. Algemeen kader Dit werkproces start op het moment dat de consulent Wmo de melding heeft aangenomen, of op het moment dat het KCC de melding van een ondersteuningsvraag doorgeeft aan de consulent. Dit proces omvat het vooronderzoek, het onderzoek tijdens het gesprek en de verslaglegging ervan. 2. Documenten De documenten die bij dit proces horen zijn: - Ondersteuningsplan - Aanvraagformulier - Toestemmingsverklaring - folder over mantelzorg en Steunpunt mantelzorg 3. Stap voor stap De consulent Wmo: - Treft in geval van spoed onverwijld een tijdelijke maatwerkvoorziening. Let op: handel binnen 24 tot 48 uur. - Verzamelt alle toegankelijke gegevens over de cliënt en zijn situatie die voor het onderzoek van belang zijn. - Vraagt de cliënt om alle overige gegevens en bescheiden aan te leveren die voor het onderzoek nodig zijn en waarover hij redelijkerwijs beschikking kan krijgen. - Stelt de identiteit van de cliënt vast aan de hand van inzage in een identificatiedocument. Let op: een kopie is niet toegestaan. - Voert een gesprek met cliënt waarin de consulent: o de cliënt informeert over de gang van zaken bij het gesprek, zijn rechten en plichten en de vervolgprocedure; o de cliënt toestemming vraagt om zijn persoonsgegevens te verwerken (met de toestemmingsverklaring); o aan de cliënt/zijn vertegenwoordiger vertelt welke mogelijkheden bestaan om te kiezen voor een PGB. Let op: leg in begrijpelijke bewoordingen uit wat de gevolgen zijn van deze keuze; o het persoonlijk plan betrekt (indien dit is ingediend). - Doet in het gesprek aan de hand van de leefgebieden onderzoek naar: o de behoeften, persoonskenmerken en de voorkeuren van de cliënt; o o Het gewenste resultaat van het verzoek om ondersteuning; De mogelijkheden om zijn zelfredzaamheid of zijn participatie te verbeteren of te voorzien in zijn behoefte aan beschermd wonen of opvang (of te voorkomen dat hij een beroep moet doen op een maatwerkvoorziening) door gebruikmaking van: Eigen kracht Gebruikelijke hulp Algemeen gebruikelijke voorzieningen Mantelzorg Hulp van andere personen uit het sociale netwerk Algemene voorziening Het verrichten van maatschappelijk nuttige activiteiten Voorliggende voorzieningen (bijv. Wet langdurige zorg of Zorgverzekeringswet, overleg met wijkverpleegkundige)

2 Een zo goed mogelijke afgestemde dienstverlening samen met zorgverzekeraars en zorgaanbieders als bedoeld in de Zorgverzekeringswet en andere partijen op het gebied van publieke gezondheid, jeugdhulp, onderwijs, welzijn, wonen, werk en inkomen. o De behoefte aan maatregelen ter ondersteuning van de mantelzorger van de cliënt en verstrekt de folder over mantelzorg en Steunpunt mantelzorg; o Welke bijdragen in de kosten de cliënt verschuldigd zal zijn. Verstrek de cliënt een folder over de eigen bijdrage en verwijs naar de rekentool op de website van het CAK; o De mogelijkheid om een maatwerkvoorziening te verstrekken. - Verstrekt indien gewenst al een aanvraagformulier aan cliënt tijdens het gesprek. - Rondt het onderzoek af binnen 6 weken na de melding. - Indien noodzakelijk in het belang van het onderzoek: nodigt degene die de melding/aanvraag heeft gedaan of diens huisgenoot uit voor een gesprek voor aanvullende informatie of vraagt extern (medisch) advies. - Maakt een schriftelijke verslaglegging van de uitkomsten van het onderzoek in de vorm van een brief onder klantgesprek in EBB of via een handmatig format. Neem hierin het eventueel ingediende persoonlijk plan ook mee. Let op: in principe altijd een verslag maken, als uit de melding duidelijk blijkt dat het niet tot een aanvraag leidt is dit niet verplicht maar wel aanbevolen. - Laat het dossier toetsen door een collega of de coördinator. - Verstuurt het ondersteuningsplan met uitkomsten van het gesprek en doelen en resultaten binnen 10 werkdagen na het gesprek aan de cliënt dan wel diens vertegenwoordiger. - Verstuurt ook het aanvraagformulier aan de cliënt als dit nog niet is verstrekt. - Voegt eventuele opmerkingen of latere aanvullingen van de cliënt aan de uitkomsten van het onderzoek toe.

3 4. Schematische weergave stappen spoed: tijdelijke maatwerkvoorziening informatie verzamelen identificatie (inzage) onderzoek d.m.v. gesprek (binnen 6 weken) behoeften, persoonskenmerken en de voorkeuren (evt. persoonlijk oplan) gewenste resultaat eigen kracht gebruikelijke hulp algemeen gebruikelijke voorzieningen mantelzorg + ondersteuning van mantelzorger(s) hulp sociale netwerk algemene voorziening maatschappelijk nuttige activiteiten voorliggende voorziening samenwerken zorgverzekeraar of andere partijen eigen bijdrage maatwerkvoorziening ondersteuningsplan (binnen 10 werkdagen) aanvraagformulier verstrekken

4 5. Toelichting en grondslag Spoed Van spoed is bijvoorbeeld sprake als er ter stond opvang noodzakelijk is of als de cliënt terugkomt in de huiselijke setting en er met spoed huishoudelijke hulp of begeleiding nodig is. De consulent treft dan onverwijld een tijdelijke maatwerkvoorziening voorafgaand aan het onderzoek. Zodra de tijdelijke oplossing is geboden wordt de rest van het proces vervolgd. Bij spoed moet worden gehandeld binnen 24 tot 48 uur. Voor meer informatie zie de Handreiking indicaties Wmo onder spoedzorg. Juridische grondslag: artikel van de wet maatschappelijke ondersteuning, artikel 2 lid 3 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Cliënt en ondersteuningsvraag bekend Als de cliënt genoegzaam bekend is bij de gemeente, kan de consulent in overeenstemming met de cliënt besluiten om af te zien van een vooronderzoek. Als de ondersteuningsvraag genoegzaam bekend is, kan de consulent ook in overleg met de cliënt besluiten om af te zien van een gesprek. Juridische grondslag: artikel 5 lid 4 en artikel 4 lid 3 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Identificatieplicht De consulent stelt de identiteit van de cliënt vast aan de hand van inzage in een identificatiedocument. Een kopie van het identificatiebewijs mag niet worden gevraagd omdat hier geen wettelijke verplichting voor is. Identificatie kan aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. Een vreemdeling dient in principe rechtmatig verblijf te hebben om in aanmerking te komen voor een maatwerkvoorziening. Voor de exacte criteria zie artikel van de wet maatschappelijke ondersteuning. Juridische grondslag: artikel van de wet maatschappelijke ondersteuning, artikel 4 lid 2 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Onderzoek Tijdens het gesprek met de cliënt doet de consulent onderzoek naar de situatie van de cliënt en zijn ondersteuningsvraag. De genoemde stappen zijn de eisen die de wet en de verordening stellen aan het onderzoek. Het onderzoek dient zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken, na de melding te worden uitgevoerd. Voor meer informatie over bijvoorbeeld algemene voorzieningen, voorliggende voorzieningen, en het afwegingskader voor maatwerkvoorzieningen, zie de Handreiking indicaties Wmo. Juridische grondslag: artikel van de wet maatschappelijke ondersteuning, artikel 5 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Toestemmingsverklaring Er dient toestemming te worden gevraagd voor het verwerken van persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor het verwerken van de resultaten van het onderzoek, het opvragen en het delen van informatie met de zorgaanbieder, de SVB en het CAK. Hiervoor kan een toestemmingsverklaring worden gebruikt. Uit praktisch oogpunt zou deze kunnen worden gecombineerd met een ander formulier. Daarbij is het moment van toestemming vragen een aandachtspunt. Wanneer de verklaring wordt opgenomen in het aanvraagformulier wordt er namelijk pas toestemming gevraagd voor de verwerking van persoonsgegevens nadat deze gegevens al zijn verwerkt voor de uitvoering van het onderzoek. Bovendien leidt een melding niet in alle gevallen tot een aanvraag. Door het op te nemen op het aanvraagformulier wordt er dus achteraf of soms zelfs niet om toestemming gevraagd. Tegelijkertijd zijn er vaak al wel gegevens gedeeld en/of opgevraagd bij betrokken organisaties. Wanner de toestemmingsverklaring wordt opgenomen in het meldingsformulier wordt vooraf toestemming gevraagd terwijl nog niet bekend is of dit ook nodig zal zijn en is er nog geen

5 concreet doel waarvoor de toestemming gebruikt zal worden. De toestemmingsverklaring kan het beste tijdens het gesprek worden getekend. Belangrijk bij het vragen van toestemming is daarnaast vooral inzichtelijkheid over het proces: wat gebeurt er met de gegevens, wie doen daar wat mee. Een schriftelijke toestemmingsverklaring draagt hieraan bij. Daarnaast vergt het nadere uitleg van de professional die daadwerkelijk moet checken of de informatie begrepen is. Dit is een uitvloeisel van de wettelijk vastgelegde informatieplicht. Juridische grondslag: artikel 5 lid 3 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Mantelzorger(s) Zorg dat mantelzorger(s) betrokken worden bij het gesprek. Dit allereerst door waar mogelijk aanwezig te zijn bij het gesprek. Daarnaast door tijdens het gesprek de mogelijkheden van mantelzorg ter verbetering van de zelfredzaamheid en participatie te bespreken. Maar vergeet ook niet om de behoefte aan maatregelen ter ondersteuning van de mantelzorger te bespreken. Bespreek dus zowel de bijdrage van de mantelzorger in de zorg, als datgene wat de mantelzorger hiervoor nodig heeft. Juridische grondslag: artikel lid 1, lid 3 en lid 4 onder c en d van de wet maatschappelijke ondersteuning, artikel 5 lid 1 en lid 1 onder d en e van de verordening maatschappelijke ondersteuning. Ondersteuningsplan Binnen 10 werkdagen na het gesprek verstrekt de consulent een schriftelijke weergave van de uitkomsten van het onderzoek aan de cliënt dan wel diens vertegenwoordiger. Deze bepaling is opgenomen in het belang van een zorgvuldige dossiervorming en een zorgvuldige procedure. Naast de uitkomsten van het onderzoek zal het plan onder andere ook doelen en resultaten worden omvatten. Een goede weergave maakt het bovendien voor de gemeente inzichtelijk om een juiste beslissing te nemen op een aanvraag en draagt bij aan een inzichtelijke communicatie met een cliënt. De wet maatschappelijke ondersteuning verplicht deze verslaglegging. In de verordening is een bepaling opgenomen die hierop aansluit. Echter hierbij zijn de woorden indien nodig toegevoegd. In de toelichting op de verordening wordt dit uitgelegd. Hierin staat dat het eerste lid borgt dat altijd een verslag wordt opgemaakt. Aangegeven wordt dat kan worden afgezien van een schriftelijke verslag indien uit de melding duidelijk blijkt dat het niet leidt tot een aanvraag. Er zal dus altijd een verslag moeten worden gemaakt dat verstrekt wordt aan de cliënt, tenzij duidelijk is dat er geen aanvraag zal volgen. Soms kan het voor de cliënt echter ook prettig zijn om de uitkomsten van een gesprek dat niet leidt tot een aanvraag op papier te hebben, dit mag uiteraard ook. De invulling van deze verslagplicht is wettelijk gezien vormvrij. Soms kan een verslag al direct worden meegegeven, maar vaak zal dit toch nog moeten worden uitgewerkt en daar gaat een paar dagen overheen Daarom begint het tweede lid met de zinsnede Binnen 10 werkdagen na het gesprek. Het kan overigens ook zijn dat na een gesprek de cliënt bijvoorbeeld nog onderzoekt wat er in zijn omgeving mogelijk is of dat hij nog een aanvullende opmerking heeft. Ook dan is een paar dagen (bedenk)tijd na het gesprek nuttig. Indien de cliënt opmerkingen of latere aanvullingen heeft voegt de consulent deze aan de uitkomsten van het onderzoek toe. Juridische grondslag: artikel lid 8 van de wet maatschappelijke ondersteuning, artikel 6 van de verordening maatschappelijke ondersteuning Overschrijden van termijn onderzoek Het onderzoek dient binnen 6 weken na de melding te worden afgerond. Kan deze termijn niet worden gehaald, overleg dit dan met de cliënt. Als het onderzoek langer dan 6 weken duurt, staat het de cliënt echter vrij om een aanvraag in te dienen, waarop vervolgens binnen 2 weken dient te worden beslist. Juridische grondslag: artikel lid 9 Wet maatschappelijke ondersteuning

6 Aanvraagformulier innemen Er kan pas een aanvraag worden ingediend zodra het onderzoek afgerond is. In de praktijk kan het zijn dat het aanvraagformulier al tijdens het gesprek wordt verstrekt en ingevuld door de cliënt. De consulent neemt het aanvraagformulier dan vaak direct in. Dit betekent dat de gemeente het aanvraagformulier formeel heeft ontvangen. Dat heeft tot gevolg dat de beslistermijn van twee weken gaat lopen. In deze termijn van twee weken zullen het verslag en de beschikking nog moeten worden gemaakt. Als er voor wordt gekozen om het aanvraagformulier toe te sturen of later te laten inleveren door de cliënt, heeft de consulent meer tijd voor deze zaken. Juridische grondslag: artikel lid 2 van de wet maatschappelijke ondersteuning Advisering/extra onderzoek De consulent mag degene door of namens wie melding is gedaan of door of namens wie een aanvraag is ingediend, alsmede diens huisgenoten oproepen in persoon te verschijnen en te bevragen op een door het college te bepalen plaats en tijdstip en te laten onderzoeken en/of bevragen door een of meer daartoe aangewezen deskundigen. Dit alles met de beperking dat dit van belang moet zijn voor de beoordeling van een aanspraak op een voorziening. Het college kan extern (medisch) advies inwinnen indien dat voor de beoordeling van de aanvraag nodig is; als dat de enige mogelijkheid is om een zorgvuldig onderzoek naar de aanvraag te doen, is het zelfs in zekere zin verplicht. Het is bij de adviesaanvraag van belang dat hierbij een heldere vraag of afgebakende opdracht wordt verstrekt, zodat duidelijk is voor de cliënt en de adviseur welk aanvullend onderzoek nog nodig is. Juridische grondslag: artikel 9 van de verordening maatschappelijke ondersteuning, artikel lid 3 van de wet maatschappelijke ondersteuning