Handleiding Hospital Data Viewer

Transcriptie

1 Handleiding Hospital Data Viewer Voor gebruik van de HSMR-Monitor, OLO-Monitor, Heropnamen-Monitor en TriggerTool Karin Hekkert, MSc., Janna Klein Breteler, MSc., dr. Sezgin Cihangir Versie 3.0

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Inloggen... 5 Uitleg gebruik HSMR-Monitor... 7 Uitleg gebruik OLO-Monitor Uitleg gebruik Heropnamen-Monitor Uitleg gebruik TriggerTool Bijlage 1: Begrippenlijst Bijlage 2: Stappenplan dossieronderzoek Bijlage 3: FAQ s Bijlage 4: Definities triggers

3 Inleiding Dutch Hospital Data heeft samen met een aantal ziekenhuizen de applicatie Hospital Data Viewer (HDV) ontwikkeld. Hiermee kunt u met de HSMR (Hospital Standardized Mortality Ratio), de OLO (Onverwacht Lange Opnameduur), en de Heropnamen gegevens van uw ziekenhuis aan de slag en op een gestructureerde wijze dossieronderzoek uitvoeren. De Hospital Data Viewer bestaat uit vier modules: 1. HSMR-Monitor 2. OLO-Monitor 3. Heropnamen-Monitor 4. TriggerTool De HSMR-Monitor biedt u de mogelijkheid om de sterftecijfers (HSMR) van uw ziekenhuis te monitoren. Met de OLO-Monitor heeft u inzicht in de indicator Onverwacht Lange Opnameduur. En met de Heropnamen-Monitor krijgt u meer informatie over het aantal en het percentage Heropnamen in uw ziekenhuis. Vanuit zowel de HSMR-Monitor, de OLO- Monitor en de Heropnamen-Monitor kunt u dossiers selecteren en dossieronderzoek uitvoeren met behulp van een Nederlandstalige IHI Global TriggerTool. In deze handleiding leest u hoe u te werk gaat en krijgt u een aantal praktische handreikingen voor de toepassing van het dossieronderzoek in uw ziekenhuis. De grafieken en tabellen die getoond worden in deze handleiding zijn gebaseerd op fictieve LBZ data en fictieve opname- en patiëntennummers. HSMR-Monitor Doel: De HSMR-Monitor geeft inzicht in patiënten- en diagnosegroepen die een afwijkende sterfte laten zien. Dit geeft nog niet aan dat er geen goede zorg is geleverd, maar wel dat verder onderzoek nodig is om uit te zoeken wat de oorzaken van de verhoogde sterfte zijn. Door verschillende selecties te maken in de HSMR-Monitor krijgt u hier meer inzicht in. Een vervolgstap is om de dossiers waarin verhoogde sterfte gevonden is, te analyseren met behulp van de TriggerTool. Achtergrond: De Hospital Standardized Mortality Ratio (HSMR) is een maat die de gestandaardiseerde sterfte voor een ziekenhuis weergeeft. Gestandaardiseerd wil zeggen gecorrigeerd voor de patiëntenpopulatie van het ziekenhuis. Als het aantal overleden patiënten precies volgens verwachting is, dan is de HSMR 100. Bij minder overlijdensgevallen is de HSMR lager dan 100 en bij meer hoger. Voor de berekening van de HSMR wordt de LBZ data gebruikt. 3

4 OLO-Monitor Doel: De OLO-Monitor geeft inzicht in patiëntengroepen met een onverwacht lange opnameduur. De opnameduur wordt ook per specialisme inzichtelijk gemaakt. Een opname die een langere opnameduur heeft dan verwacht kan een signaal zijn voor risico op onveilige zorg en daarmee een grond voor nader onderzoek. Hier krijgt u meer inzicht in door de dossiers met een verlengde opnameduur te analyseren met behulp van de TriggerTool. Achtergrond: De indicator Onverwacht Lange Opnameduur (OLO) geeft het percentage klinisch opgenomen patiënten weer dat een onverwacht lange opnameduur had 1. Hieronder wordt verstaan een opnameduur die meer dan 50% langer is dan de verwachte opnameduur. Bij de berekening van de verwachte opnameduur wordt rekening gehouden met drie factoren, namelijk de leeftijd van de patiënt, diens hoofddiagnose en een eventuele hoofdverrichting die de patiënt heeft ondergaan. Heropnamen-Monitor Doel: De Heropnamen-Monitor geeft inzicht in het aantal heropnamen per patiëntengroep en het percentage heropnamen. Een heropname binnen 30 dagen kan wijzen op mogelijke schade voortkomend uit het zorgproces die zich pas na het ontslag van de patiënt openbaart. Het is daarom van belang om tijdens dossieronderzoek na te gaan of er binnen 30 dagen voor de opname sprake was van een eerdere opname, of dat de opname heeft geresulteerd in een latere opname. Dit kunt u doen met behulp van de TriggerTool. Achtergrond: Het percentage Heropnamen geeft het percentage klinisch opgenomen patiënten weer die binnen 30 dagen in hetzelfde ziekenhuis heropgenomen zijn. Opnamen waarin de patiënt is overleden, tellen niet mee als opname in het bepalen van het heropnamen percentage. TriggerTool Doel: Met behulp van de TriggerTool kan het dossieronderzoek gestructureerd en vergemakkelijkt worden. Hierbij kunnen incidenten of mogelijk vermijdbare schade in dossiers op efficiënte wijze opgespoord en vastgelegd worden. Structureel vastleggen en analyseren van onbedoelde schade geeft input voor het verbeteren van de patiëntveiligheid. Achtergrond: Het IHI (Institute for Healthcare Improvement) heeft een TriggerTool ontwikkeld. Deze is vertaald naar het Nederlands. De DHD heeft software ontwikkeld om het dossieronderzoek met behulp van TriggerTool uit te voeren. De bevindingen van het dossieronderzoek kunnen met behulp van deze software vastgelegd en geanalyseerd worden. 1 Borghans I, Hekkert KD, den Ouden L, et al. Unexpectedly long hospital stays as an indicator of risk of unsafe care: an exploratory study. BMJ Open 2014;4:e doi: /bmjopen

5 Inloggen Voordat u begint De Hospital Data Viewer werkt het beste met Internet Explorer versie 8 of hoger. Gebruik alleen de navigatieknoppen binnen de applicatie, en niet de navigatiebalk van uw internetbrowser om tussen schermen te navigeren. Inloggen Om in te kunnen loggen gaat u naar de internetpagina: U komt op onderstaande pagina terecht. Van DHD heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen om toegang te krijgen tot de Hospital Data Viewer. Vul uw inlog gegevens in en klik op Aanmelden. De applicatie werkt met sms verificatie. Na het inloggen verschijnt het volgende scherm: 5

6 Klik op de knop Verzend SMS. Vervolgens wordt een sms gestuurd naar het mobiele nummer dat bij DHD bekend is. Voer vervolgens de ontvangen code in en klik op Verstuur. Let op: elke keer als u opnieuw inlogt in de Hospital Data Viewer, zult u een nieuwe code per sms ontvangen en moet u deze nieuwe code invoeren. Na het inloggen komt u terecht in de Hospital Data Viewer. De uitleg voor deze module vindt u in het volgende hoofdstuk. In de bovenste menubalk kunt u kiezen voor de module TriggerTool. De uitleg voor deze module vindt u in het hoofdstuk Uitleg gebruik TriggerTool. Uitloggen U kunt op elk moment uitloggen. Klik hiervoor op uw gebruikersnaam helemaal rechts in de bovenste menubalk. In het menu dat openklapt kiest u voor afmelden. U krijgt de melding Afmelden: sluit de browser om de afmelding te voltooien. Sluit uw browser af of klik op Terug naar de site om terug te gaan naar de monitor. Accounts De applicatie werkt met persoonlijke accounts die gekoppeld zijn aan uw ziekenhuis. De accounts binnen uw ziekenhuis krijgen dezelfde gegevens te zien: de HSMR data van uw ziekenhuis, en ook in de overige onderdelen werkt u in dezelfde dossiers. Binnen een ziekenhuis kunnen er een of meerdere hoofdgebruikers zijn. Deze hebben de rechten om binnen het ziekenhuis nieuwe accounts aan te maken. Het aanmaken van nieuwe accounts en het verstrekken van rechten voor de applicatie HDV werkt via het programma Extern Account Beheer (EAB). De hoofdgebruikers die hiermee kunnen werken hebben hiervoor een aparte handleiding ontvangen. Wanneer met EAB nieuwe accounts zijn aangemaakt voor de HDV, moet dit eerst aan DHD worden doorgegeven om de autorisatie voor de HDV te regelen. 6

7 Uitleg gebruik HSMR-Monitor Na het inloggen komt u terecht in de HSMR-Monitor (zie onderstaande scherm). In dit scherm ziet u: een staafdiagram met HSMR gegevens (boven); een tabel met een aantal selectiemogelijkheden (onder) en; een kolom met een SMR meter en de statistieken van de selectie (rechts). In het staafdiagram ziet u de HSMR van uw ziekenhuis over de afgelopen jaren. De kleur van de kolom zegt iets over de waarde van de HSMR: blauw = niet significant afwijkend rood = significant hogere score groen = significant lagere score Een significant afwijkende HSMR wordt ook in de tabel met een kleur (groen of rood) weergegeven. 7

8 Onderwerpenbalk Door te klikken op één van de onderwerpen in onderstaande balk, geven het staafdiagram en de tabel de gegevens weer van uw keuze. In deze balk treft u onderstaande onderwerpen aan: Jaar Maand Urgentie Geslacht Ligduur Diagnose Leeftijd Ontslagspecialisme Registratiejaar 12 maanden Gepland of niet geplande opname Man of vrouw Het aantal dagen dat een patiënt in het ziekenhuis heeft gelegen, ingedeeld in 5 categorieën 50 diagnosegroepen (CCS Groepen) ingedeeld in 6 categorieën Leeftijd van de patiënt, ingedeeld in 8 leeftijdscategorieën Ontslagspecialisme. Dit is een indeling van specialismen op een hoger aggregatieniveau, namelijk 21 specialismen. Selecties maken Met bovenstaande knoppen kunt u de selectie toepassen en het selectieoverzicht legen. U kunt selecties maken door te klikken in de tabel in het vakje voor het kenmerk, bijvoorbeeld Verslagjaar U kunt ook meerdere categorieën tegelijkertijd selecteren, bijvoorbeeld 2010 t/m Na het klikken op de knop Selectie toepassen, wordt de selectie toegepast: u ziet nu dat het staafdiagram en de tabel alleen de HSMR gegevens uit de selectie bevatten. Rechts op uw scherm ziet u bij Kenmerk welke selecties u heeft gemaakt en bij Statistieken selectie ziet u gegevens over de gemaakte selectie. Wanneer u naar een ander tabblad gaat, bijvoorbeeld diagnose, wordt ook automatisch uw selectie toegepast. Zo wordt voorkomen dat u een selectie maakt waar uiteindelijk geen opnamen meer in zitten. Afhankelijk van uw internetverbinding kan het enkele seconden duren voordat de geselecteerde gegevens geladen zijn. Wanneer u de selecties wilt opheffen, klikt u op de knop Selectieoverzicht legen. Alle selecties in de verschillende onderwerpen worden dan ongedaan gemaakt. U ziet in de rechterkolom van uw scherm dat er geen selecties meer zijn gemaakt en de Statistieken selectie zijn bijgewerkt. Ook het staafdiagram en de tabel bevatten weer alle HSMR gegevens van uw ziekenhuis. Hoe gaat u te werk? 1. U kiest de patiëntengroep waar u inzicht in wilt krijgen door één of meerdere categorieën aan te vinken. 2. U klikt op selectie toepassen. 3. De gegevens in de grafieken en tabellen zijn de HSMR gegevens van uw selectie. 8

9 Het staafdiagram In het staafdiagram ziet u de HSMR gegevens van uw ziekenhuis. Dit zijn alle gegevens wanneer u nog geen selectie heeft gemaakt, of na het maken van een selectie alleen de gegevens van de geselecteerde patiëntengroep. In onderstaand voorbeeld worden de HSMR gegevens weergegeven naar de categorieën van Diagnose. Voor de diagnosen is een indeling gemaakt naar zes hoofdgroepen van diagnosen. In dit voorbeeld is de SMR van de diagnosegroep Aandoeningen van het hart en vaatstelsel significant lager. Wilt u in het staafdiagram een ander onderwerp zien, bijvoorbeeld urgentie, klik dan op Urgentie in de onderwerpenbalk. Hoe u een selectie maakt van andere HSMR gegevens, leest u hierboven bij het kopje Selecties maken. 9

10 De SMR meter Aan de rechterkant van uw scherm ziet u uw selectie terug met een aantal statistieken: In deze meter ziet u de SMR score van de selectie die u hebt gemaakt. In het blauw is het 95% betrouwbaarheidsinterval (BI) van de SMR score weergegeven. Is de bovengrens van het BI kleiner dan 100, dan is de SMR score significant lager. Is de ondergrens van het BI groter dan 100, dan is de SMR score significant hoger. In dit voorbeeld is de SMR score niet significant afwijkend, de score 100 valt namelijk net binnen het betrouwbaarheidsinterval. Bij Dimensie ziet u de selecties die u heeft gemaakt. Bij de Statistieken selectie ziet u verschillende gegevens. Hier ziet u van uw gemaakte selectie het aantal opgenomen patiënten, het aantal overleden patiënten, het verwachte aantal overleden patiënten en de SMR van de geselecteerde patiëntengroep. U kunt uw gemaakte selectie opslaan. Door te klikken op de gele ster ziet u de Opgeslagen favorieten. Geef uw selectie een naam en klik op bewaar. U kunt terugkeren naar eerdere selecties door te klikken op de gele ster, en daarna te klikken op de eerder gemaakte selectie. U kunt een selectie verwijderen door te klikken op het rode kruis. 10

11 De tabel In de tabel staan de HSMR gegevens weergegeven van uw selectie. In de zwarte balk staat het kenmerk, het aantal opnamen, het aantal sterfgevallen, het verwachte aantal sterfgevallen, de HSMR en het bijbehorende 95% betrouwbaarheidsinterval (95% confidentie) vermeld. Wanneer een HSMR score significant lager is, is de rij groen gekleurd, en ziet u dat de bovengrens van het betrouwbaarheidsinterval kleiner is dan 100. Een significant hogere HSMR score is rood gekleurd, en de ondergrens van het betrouwbaarheidsinterval is groter dan 100. In het onderstaande voorbeeld is de HSMR score niet significant afwijkend. Het is mogelijk om alle categorieën tegelijk aan te vinken door te klikken op het vakje voor Kenmerk. Opname selectie U kunt inzicht krijgen in de achtergelegen patiëntendossiers door de onderstreepte aantallen in de tabel aan te klikken. U krijgt dan het overzicht van de opnamegegevens te zien (zie onderstaande tabel). U kunt kiezen om alle opgenomen patiënten van de selectie te bekijken (opnamen), of om alleen de overleden patiënten van de selectie te bekijken (sterfte). Let op: Selecties boven opnamen zijn niet mogelijk, omdat er geen zinvolle informatie uitkomt. Probeer de selectie te verminderen tot onder de maar het liefst tot onder 200 opnamen. In verband met de leesbaarheid is de tabel opnameselectie op de volgende pagina in drie tabellen weergegeven. 11

12 In bovenstaand Overzicht van de Opnameselectie ziet u de volgende kolommen: TriggerTool Opname Nr Patiënt Nr Jaar Maand Urgentie Geslacht Opnameduur (categorie) CCS groep hier kunt u het vakje overnemen aanvinken als u dit dossier wilt opnemen in de TriggerTool voor dossieronderzoek opnamenummer patiëntnummer registratiejaar, jaar waarin patiënt is ontslagen maand waarin patiënt is ontslagen urgentie, gepland of niet gepland geslacht, man of vrouw opnameduur, het aantal dagen dat een patiënt in het ziekenhuis heeft gelegen, ingedeeld in 5 categorieën ICD-codes geclusterd in klinisch relevante diagnosegroepen. Voor de HSMR zijn dit 50 diagnosegroepen. 12

13 Diagnose ICD-code voor de hoofddiagnose. Tot en met 2012 wordt hier de ICD-9 code getoond en vanaf 2013 de ICD- 10 code. Leeftijd leeftijd, verdeeld in 8 leeftijdscategorieën Opname specialisme opname specialisme, ingedeeld in 21 categorieën Ontslag specialisme ontslag specialisme, ingedeeld in 21 categorieën Opnamedatum datum van opname Ontslagdatum datum van ontslag Opnameduur (dagen) opnameduur, aantal dagen dat een patiënt in het ziekenhuis heeft gelegen. Verwachte opnameduur de landelijk gemiddelde opnameduur in het voorafgaande registratiejaar bij vergelijkbare patiënten wat betreft leeftijd, hoofddiagnose en hoofdverrichting. OLO ratio werkelijke verpleegduur gedeeld door de verwachte verpleegduur. Alle patiënten met een ratio > 1,5 hebben een ligduur van meer dan 50% langer dan verwacht en vallen in de indicator OLO (Onverwacht Lange Opnameduur). Overleden ja = overleden; nee = ontslagen Sterftekans Heropname ja/nee Heropname diagnose gerelateerd berekende sterftekans geeft aan of er wel of niet sprake was van een heropname, gedefinieerd als een opname binnen 30 dagen na de ontslagdatum van de indexopname van de patiënt. deze variabele wordt alleen weergegeven als er sprake is van een heropname. Een heropname is diagnose gerelateerd als de hoofddiagnose of een van de nevendiagnosen van de heropnamen overeenkomt met de hoofddiagnose van de indexopname. Aantal heropnamen afgelopen jaar aantal keren dat een patiënt is heropgenomen binnen 30 dagen in het afgelopen jaar voorafgaand aan de betreffende opname. In dit overzicht Opnameselectie kunt u linksboven aangeven hoeveel records u per pagina ziet. Rechtsboven kunt u een zoekterm ingeven. Bijvoorbeeld na het ingeven van de zoekterm man, worden in het overzicht alleen de mannelijke patiënten weergegeven. U kunt bijvoorbeeld ook zoeken op een opnamenummer. U heeft ook de mogelijkheid om deze gegevens te downloaden. U kunt de opnamegegevens kopiëren naar Word, exporteren als een CSV of Excelbestand, als een PDF downloaden of de pagina printen. Wanneer u terug wilt naar de HSMR monitor, klik dan op de knop 13

14 Sorteren dossiers Als u klikt op een kolomnaam, bijvoorbeeld Patiëntnummer, dan worden de dossiers in de lijst gesorteerd op oplopende volgorde van patiëntnummer. Klikt u nog een keer op Patiëntnummer, dan worden de dossiers aflopend gesorteerd. Het is mogelijk interessant om overleden patiënten te bekijken met een lage berekende sterftekans. Klik hiervoor op de kolomnaam Sterftekans; de patiënten met de laagste berekende sterftekans staan nu bovenaan de lijst. Dossiers overnemen voor de TriggerTool U kunt een geselecteerd dossier opnemen in de TriggerTool voor nader dossieronderzoek. Hiervoor kunt u in het tabblad Opnameselectie klikken in de kolom TriggerTool. Om alles in één keer over te nemen naar de TriggerTool, klikt u op het vakje boven de kolomtitel Triggertool. U kunt alleen de dossiers die op de eerste pagina staan overnemen voor de triggertool. Linksboven in het scherm kunt u aangeven hoeveel dossiers u per pagina wilt zien, dit zijn er maximaal 100. De dossiers die al zijn aangevinkt, zijn al opgenomen in de TriggerTool. De dossiers die in een eerdere sessie of door een andere gebruiker binnen uw ziekenhuis zijn overgenomen naar de Triggertool worden hier weergegeven als alleen lezen en kunnen niet meer uitgevinkt worden. Als u vervolgens klikt op TriggerTool in de bovenste menubalk, ziet u de overgenomen dossiers terug in de lijst. 14

15 Uitleg gebruik OLO-Monitor In de bovenste balk op uw scherm kunt u kiezen voor de OLO-Monitor. De werking van de OLO-Monitor is hetzelfde als de HSMR-Monitor. Uitleg over functionaliteiten zoals het maken van selecties en het overnemen van dossiers voor onderzoek met behulp van de triggertool vindt u in het hoofdstuk Uitleg gebruik HSMR- Monitor. Onderstaande figuur geeft het OLO % per jaar, zowel in grafiek als in de tabel. 15

16 De onderwerpenbalk van de OLO-Monitor is iets afwijkend van de onderwerpenbalk in de HSMR-Monitor: In deze balk treft u onderstaande onderwerpen aan: Jaar registratiejaar Urgentie gepland of niet geplande opname Geslacht man of vrouw Ontslag specialisme ontslagspecialisme. Dit is een indeling van specialismen op een hoger aggregatieniveau, namelijk 21 specialismen. Deze indeling wordt ook gebruikt voor de IGZ veiligheidsindicator Onverwacht Lange Opnameduur. Leeftijd leeftijd van de patiënt, ingedeeld in 8 leeftijdscategorieën. Onderstaande figuur geeft per specialisme het OLO % weer, voor een selectie van specialismen. In het opnameselectie scherm (beschreven in Hoofdstuk HSMR-Monitor) kunt u een aantal waardes die relevant zijn voor de indicator OLO zien. Het gaat hierbij om: Verwachte opnameduur OLO ratio de landelijk gemiddelde opnameduur in het voorafgaande registratiejaar bij vergelijkbare patiënten wat betreft leeftijd, hoofddiagnose en hoofdverrichting. werkelijke verpleegduur gedeeld door de verwachte verpleegduur. Alle patiënten met een ratio > 1,5 hebben een ligduur van meer dan 50% langer dan verwacht en vallen in de indicator OLO (Onverwacht Lange Opnameduur). 16

17 Uitleg gebruik Heropnamen-Monitor In de bovenste balk op het scherm kunt u kiezen voor de Heropnamen monitor. De werking van de Heropnamen monitor is hetzelfde als de HSMR-Monitor. Uitleg over functionaliteiten zoals het maken van selecties en het overnemen van dossiers voor onderzoek met behulp van de Triggertool vindt u in het hoofdstuk "uitleg gebruik HSMR monitor." Onderstaande figuur geeft het percentage Heropnamen per jaar, van zowel in grafiek als in de tabel. De onderwerpenbalk van de Heropnamen monitor is iets afwijkend van de onderwerpenbalk in de HSMR-Monitor en in de OLO-Monitor. In deze balk treft u onderstaande onderwerpen aan: Jaar Urgentie heropname Geslacht Ligduur registratie jaar geeft onderscheid naar acute en niet acute heropnamen man of vrouw het aantal dagen dat een patiënt in het ziekenhuis heeft gelegen, ingedeeld in 5 categorieën. 17

18 Top 20 diagnosegroepen Diagnose gerelateerd Ontslagspecialisme Leeftijd dit zijn de 20 diagnosegroepen met de meeste heropnamen. De diagnosegroepen zijn gesorteerd op het aantal heropnamen. Deze Top 20 wordt aangepast na het maken van een selectie (bijvoorbeeld jaar). dit geeft aan of een hoofd of een nevendiagnose van de heropname hetzelfde is als de hoofddiagnose bij de indexopname. Ingedeeld in twee categorieën: diagnose gerelateerd of niet diagnose gerelateerd. het ontslagspecialisme van de indexopname. leeftijd van de patiënt, ingedeeld in 8 categorieën. Let op: de interpretatie van de tabbladen Urgentie heropname en Diagnose gerelateerd is anders dan de andere tabbladen. De reden is dat hier de selectie wordt gemaakt op de heropname en niet op de opname. Als voorbeeld het tabblad Urgentie heropname : hier ziet u in de kolom Opnamen zowel de acute als de niet acute opnamen. Daarom is het aantal opnamen voor de categorieën Acuut en Niet acuut gelijk. De urgentie gaat namelijk alleen over de heropname. Echter in de statistieken van de selectie (rechtsonder in uw scherm) wordt wel gefilterd op zowel de opname als de heropname: bij selectie van Acuut wordt hier alleen het aantal acute opnamen en het aantal acute heropnamen getoond. In het opnameselectie scherm (beschreven in Hoofdstuk HSMR-Monitor) kunt u een aantal waardes relevant voor de Heropnamen zien. Het gaat hierbij om: Heropname ja/nee Heropname diagnose gerelateerd geeft aan of er wel of niet sprake was van een heropname, gedefinieerd als een opname binnen 30 dagen na de ontslagdatum van de indexopname van de patiënt. deze variabele wordt alleen weergegeven als er sprake is van een heropname. Een heropname is diagnose gerelateerd als de hoofddiagnose of een van de nevendiagnosen van de heropnamen overeenkomt met de hoofddiagnose van de indexopname. Aantal heropnamen afgelopen jaar aantal keren dat een patiënt is heropgenomen binnen 30 dagen in het afgelopen jaar voorafgaand aan de betreffende opname. 18

19 Uitleg gebruik TriggerTool Dit hoofdstuk bevat de technische uitleg voor het toepassen van het dossieronderzoek met de TriggerTool met een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden. Een stappenplan voor de aanpak van het dossieronderzoek vindt u in Bijlage 2: Stappenplan dossieronderzoek. In de bovenste menubalk kunt u kiezen voor de module TriggerTool. U komt dan in het onderstaande scherm. Wanneer u nog geen dossiers heeft geselecteerd uit de HSMR-Monitor, OLO-Monitor of Heropnamen-Monitor is de Triggertool leeg. Zodra u dossiers hebt geselecteerd vanuit het scherm Opname selectie, verschijnen deze in de lijst dossiers. U ziet de volgende kolommen: Selecteren Opname Nr Patiënt Nr Selectie datum Registratie Triggers Mutatie datum Archiveren Folder Bron selecteer dossier voor invoer opnamenummer patiëntnummer. U kunt op dit patiëntennummer klikken, zodat u naar het scherm Historie van de patiënt gaat (hieronder beschreven). datum van dossier toevoegen aan de TriggerTool een vinkje als patiëntgegevens zijn ingevoerd een vinkje als triggers en eventuele complicaties zijn ingevoerd tijd wanneer het dossier voor het laatst is bewerkt mogelijkheid om het dossier te verwijderen, of na het invoeren van het dossier te Archiveren mogelijkheid om het dossier onder te brengen in een map (uitleg hierover zie pagina 16 bij Folders aanmaken) Hier staat aangegeven waar het dossier vandaan komt: HSMR een selectie uit de HSMR-Monitor OLO een selectie uit de OLO-Monitor Heropnamen een selectie uit de Heropnamen-Monitor Direct via de functie Zoek dossier direct uit de LBZ data gehaald 19

20 U kunt deze lijst desgewenst sorteren op een van de kolommen door te klikken op dit icoontje bij de desbetreffende kolom Wanneer u op het patiëntnummer klikt in het bovenstaande Triggertool scherm (deze nummers zijn blauw en onderstreept), dan krijgt u alle opnamen van deze specifieke patiënt te zien in een nieuw scherm, genaamd Historie van de patiënt. Dit is met name interessant bij het bestuderen van de heropnamen. In verband met de leesbaarheid is de Historie van de patiënt tabel hier in twee tabellen weergegeven: Zoeken dossiers U kunt zoeken naar een dossier door rechtsboven in het veld uw zoekterm in te vullen, bijvoorbeeld het patiëntnummer. Linksboven kunt u aangeven welke folders u wilt zien. U kunt ook een dossier zoeken via het tabblad Zoek dossier. U kunt op vier manieren zoeken: via Opnamenummer; Patiëntnummer; Geboortedatum of Opnamedatum. Klik daarna op de knop Zoeken. Let op: deze zoekmogelijkheid werkt alleen wanneer het opname- of patiëntnummer exact wordt ingegeven, inclusief eventuele nullen aan het begin van het getal. Opnamedatum moet ingevoerd worden in het format dd-mm-yyyy 20

21 Selecteer dossier Als u een dossier hebt gekozen die u in wilt voeren in de TriggerTool, klikt u op de knop selecteer voor het betreffende dossier. U ziet dan het scherm zoals hier rechts. U heeft twee mogelijkheden: klikt u onderaan op Ga naar: Invoer Dossiergegevens dan ziet u de reeds aanwezige patiëntgegevens en kunt u gegevens aanvullen. Wilt u aan de slag met het screenen op triggers en/of het invullen van onbedoelde schade, klik dan op Ga naar: invoer triggers & complicaties. Invoeren patiëntgegevens (blad Registratie) In het scherm Registratie kunt u de patiëntgegevens met diagnosen en verrichtingen zoals geregistreerd in de LBZ inzien en controleren. U kunt aangeven of de geregistreerde hoofddiagnose klopt (klik ja of nee). Indien de hoofddiagnose niet juist is gecodeerd, heeft u de mogelijkheid om de juiste hoofddiagnose in te vullen in het veld. Tevens kunt u aangeven of de codering urgentie juist is en of het aantal nevendiagnosen en hoofdverrichting juist is. De geregistreerde nevendiagnosen worden getoond met de ICD-10 diagnosecode, diagnoseomschrijving en of het relevant is voor de berekening van de HSMR ('Charlson Index'). Ook wordt getoond of er sprake was van een heropname. Tot slot kunt u een aantal overige gegevens invullen, bijvoorbeeld of het een IC opname was en of het palliatieve zorg betrof. Na het invullen worden de gegevens direct opgeslagen. Wanneer u veel tekst in een invoervak heeft ingevuld, kunt u linksboven op de pagina op de knop klikken. Hierdoor wordt de tekst in het hele invoervak leesbaar en heeft u ook de mogelijkheid om de pagina te printen. Wanneer u naar het blad Triggers wilt gaan, klik dan op de knop linksboven. Invoeren triggers en complicaties (blad Triggers) In het scherm Triggers ziet u de verschillende triggers, verdeeld in een aantal categorieën. Uitleg van de triggers leest u door met uw muis over de info knop te bewegen. Ook in deze handleiding in Bijlage 4: Definities triggers kunt u dit nalezen. Hoe u het dossieronderzoek stap voor stap moet uitvoeren en hoe u een dossier kunt screenen op triggers, vindt u in Bijlage 2: Stappenplan dossieronderzoek. Vindt u een trigger in het dossier, vul dan het aantal keren in dat u de trigger heeft gevonden in het vakje in de kolom aantal bij de 21

22 betreffende trigger. Meestal zal dit 1 keer zijn, dus vult u in deze kolom 1 in. Wanneer u daarna op enter drukt of met uw muisknop klikt, ontvouwen zich een aantal invulvelden. In de eerste kolom kunt u opmerkingen plaatsen. Dit is vooral nuttig tijdens de screeningsfase door verpleegkundigen. Zij kunnen opmerkelijkheden noteren, zodat de specialisten in de volgende fase extra informatie hebben tijdens de beoordeling van het dossier. Hier kunnen ook opmerkingen geplaatst worden die niet een adverse event betreffen, maar wel noemenswaardig zijn. Als de trigger ook daadwerkelijk wijst op een adverse event, dan vult u dat in het invoerveld Adverse event in. In de volgende kolom vult u de categorie van de schade in en tot slot in de laatste kolom of de schade vermijdbaar was of niet. Aanwijzingen voor het beoordelen van een adverse event en het categoriseren van de schade vindt u eveneens in Bijlage 2. Wijst de trigger niet op een onbedoelde schade, dan kunt u de invulvelden leeg laten. Vindt u in het dossier een complicatie zonder dat u een trigger hiervoor hebt gevonden, vul het dan onderaan de lijst in bij Overige complicaties. Na het invullen of wijzigen worden de gegevens elke keer automatisch opgeslagen. Wanneer u in het dossier geen triggers heeft gevonden, klik dan op dit vinkje bovenaan bij het patiëntennummer. Wilt u naar het blad Registratie gaan, klik dan op de knop linksboven. Wanneer u veel tekst in een invoervak heeft ingevuld, kunt u linksboven op de pagina op de knop klikken. Hierdoor wordt de tekst in het hele invoervak leesbaar en heeft u ook de mogelijkheid om de pagina te printen. Hoe gaat u te werk? 1. In het blad Triggertool selecteert u het dossier dat u wilt invoeren. 2. Klik op Ga naar: Invoer Dossiergegevens. 3. U komt in het blad Registratie. Controleer de patiëntgegevens en vul deze aan. 4. Selecteer in het blad Triggertool opnieuw het betreffende dossier. 5. Klik dan op Ga naar: invoer triggers & complicaties 6. Voer hier de triggers en eventuele complicaties in. 7. Voor het invoeren van een nieuw dossier gaat u weer naar het blad Triggertool. 18

23 Resultaten inzien Na het invoeren van een aantal dossiers kunt u uw resultaten bekijken in het blad Samenvatting, Vastgestelde Schade en Vermijdbaar. Hieronder ziet u een voorbeeld van een onderdeel van de Samenvatting. Hier staat per trigger opgesomd hoe vaak de triggers in de dossiers zijn gevonden en hoeveel adverse events zijn gevonden. Wanneer in een dossier een trigger meerdere keren is gevonden, bijvoorbeeld 2 keer een bloedtransfusie, dan wordt dat in dit overzicht gezien als 1 gevonden trigger. In de volgende kolom wordt weergegeven in hoeveel van de gevallen het ging om een adverse event met een categorie schade G, H of I (zie stap 6 van Bijlage 2: Stappenplan dossieronderzoek voor uitleg over categorieën schade). In de laatste kolom staan het aantal adverse events waarbij is aangegeven dat deze vermijdbaar was. Stap 7 in Bijlage 2 geeft de categorieën van vermijdbaarheid weer. In deze kolom zijn de gevallen opgenomen die meer dan waarschijnlijk tot wel zeker vermijdbaar zijn (categorieën 4 t/m 6) In de laatste kolom Link ziet u dit icoontje waarmee u naar de onderliggende data kunt gaan door hierop te klikken. U ziet per dossier hoeveel triggers zijn gevonden, welke adverse events zijn gevonden, wat de categorie van de schade was en de categorie vermijdbaarheid. In het blad Vastgestelde schade ziet u de draaitabel met de vastgestelde schade. Per categorie triggers (zorg; medicatie; operatie; intensive care; perinataal; SEH en overig) ziet u in één oogopslag welke categorieën van schade zijn toegekend. 19

24 Hieronder ziet u de draaitabel van de Vermijdbaarheid. Hier is per categorie triggers aangegeven hoe vaak de verschillende categorieën van schade zijn toegekend. U kunt de resultaten inzien per Folder. Klik hiervoor rechts op uw scherm de gewenste folder(s) aan. Klik daarna op de knop Toepassen. U kunt de resultaten tevens inzien op Tijdsperiode, namelijk: Geboortedatum Opnamedatum Ontslagdatum Mutatiedatum Dit kunt u kiezen bij Type filter. Geef een startdatum en einddatum voor uw selectie aan door het vinkje voor NULL uit te klikken, en daarna een datum in te voeren. Klik daarna op Toepassen. Nu laten de grafieken alleen de resultaten van de gekozen periode zien. 20

25 Archiveren en verwijderen van ingevoerde dossiers De ingevoerde dossiers kunt u archiveren. In het blad Triggertool kunt u bij het betreffende dossier in de kolom Archiveren klikken op Archiveer. Het betreffende dossier kunt u nu terugvinden in het drop down menu Alle folders. Vanuit hier kunt u ook het dossier terughalen naar de lijst Lopende dossiers door te klikken op de knop Heropen. U kunt uw archief ordenen in folders. Hoe u dit doet, leest u in de paragraaf hieronder. Door te klikken op de knop Verwijder wordt het dossier definitief verwijderd. Er verschijnt eerst een pop-up die u vraagt of u werkelijk het dossier wilt verwijderen. Folders beheren Via het blad Triggertool kunt u de namen van de folders aanpassen. Standaard worden 10 folders getoond met de namen Folder 1 t/m 10. Klik na het aanpassen van de naam op Opslaan. In het blad Triggertool kunt u nu per dossier aangeven in welke folder het hoort, door de betreffende folder te selecteren in de laatste kolom Folder. Wanneer u links in het drop down menu Alle folders kiest, kunt u vervolgens een keuze maken voor een folder. Daarna ziet u in het overzicht alleen de dossiers die in deze folder zitten. 21

26 Bijlage 1: Begrippenlijst Op alfabetische volgorde Adverse event Complicatie HSMR Incident LBZ OLO Schade SMR Trigger Een onbedoelde uitkomst die is ontstaan door het (niet) handelen van een zorgverlener en/of door het zorgsysteem met schade voor de patiënt, zodanig ernstig dat er sprake is van tijdelijke of permanente beperking, verlenging of verzwaring van de behandeling dan wel overlijden van de patiënt. 2 Een onbedoelde en ongewenste uitkomst tijdens of volgend op het handelen van een zorgverlener, die voor de gezondheid van de patiënt zodanig nadelig is dat aanpassing van het (be)handelen noodzakelijk is dan wel dat sprake is van onherstelbare schade. De Hospital Standardised Mortality Ratio (HSMR) is een indicator om sterfte in ziekenhuizen te vergelijken waarbij rekening is gehouden met relevante case-mix factoren. Een onbedoelde gebeurtenis tijdens het zorgproces die tot schade aan de patiënt leidt, had kunnen leiden of nog kan leiden. 1 Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg. Betreft klinische en poliklinische patiënten en dagverpleging. Per De Onverwacht Lange Opnameduur (OLO) geeft het percentage klinisch opgenomen patiënten met een opnameduur van meer dan 50% langer dan de verwachte opnameduur, waarbij rekening is gehouden met relevante case-mix factoren. Een nadeel voor de patiënt dat door zijn ernst leidt tot verlenging of verzwaring van de behandeling, tijdelijk of blijvend lichamelijk, psychisch en/of sociaal functieverlies, of tot overlijden. 1 Een Standard Mortality Rate (SMR) is een gestandaardiseerde sterftemaat voor een diagnosegroep of patiëntencategorie. Aanwijzingen voor mogelijke schade voortkomend uit het zorgproces. Een voorbeeld van een trigger is het vóórkomen van vitamine K op de medicatielijst. Dit is een indicatie op mogelijke bloedingscomplicaties bij gebruik van vitamine K-antagonisten. Op grond van deze aanwijzing kan men verder onderzoeken of er inderdaad sprake is van schade veroorzaakt door het zorgproces, ongeacht het feit of die schade wel of niet vermijdbaar is. 2 C. Wagner, G. van der Wal. Voor een goed begrip. Bevordering patiëntveiligheid vraagt om heldere definities. Medisch Contact 60 nr. 47, 25 november

27 Bijlage 2: Stappenplan dossieronderzoek Deze bijlage bevat een uitgebreid stappenplan voor de aanpak van het dossieronderzoek. De technische uitleg voor het toepassen van het dossieronderzoek met de TriggerTool vindt u in Hoofdstuk Uitleg gebruik TriggerTool. Stap 1: vooraf Definities Eenduidigheid over definities is belangrijk voor een zinvol dossieronderzoek. De gangbare definities van ondermeer onbedoelde schade en triggers zijn opgenomen in Bijlage 1: Begrippenlijst. Richttijd Het invoeren van een dossier zou gemiddeld 20 minuten in beslag moeten nemen als de reviewers zijn opgeleid voor dossieronderzoek. Deze 20 minuten regel geldt voor elk dossier, ongeacht de omvang van het dossier. Het doel is niet om een compleet overzicht van onbedoelde schade te krijgen, maar om de belangrijkste aangrijpingspunten voor het verhogen van patiëntveiligheid op te sporen. Stap 2: review team Een belangrijk onderdeel voor het slagen van het dossieronderzoek is het samenstellen van een team dat de dossiers gaat beoordelen. Het review team is bij voorkeur multidisciplinair. Minimaal twee medisch specialisten zouden deel moeten nemen, bij voorkeur van een snijdend en beschouwend specialisme, zoals een chirurg en een internist. Daarnaast moeten een of twee verpleegkundigen en een kwaliteitsfunctionaris en/of beleidsmedewerker deelnemen in het team. Ook de necrologiecommissie van het ziekenhuis kan het dossieronderzoek uitvoeren. Het is belangrijk om een enthousiaste kartrekker te hebben voor het project om de reviewers te motiveren en het dossieronderzoek te laten slagen. Consistentie dossieranalyse Aangezien meerdere onderzoekers dossiers zullen invoeren, is het van belang om te zorgen voor zoveel mogelijk consistentie tussen de reviewers. Daarvoor is het aan te raden om in het begin van het dossieronderzoek een aantal dossiers door dezelfde reviewers in te laten voeren. Dit moet plenair worden besproken, om verschillen in de manier van invoeren op te sporen en te komen tot een consistente manier van invoeren. Het is aan te bevelen dat de reviewers regelmatig hun bevindingen blijven bespreken. 23

28 Stap 3: selectie dossiers Het random uitvoeren van dossieronderzoek is behoorlijk tijdrovend. Er zijn verschillende manieren om dossiers te selecteren om de kans op het vinden van onbedoelde schade te vergroten. Met behulp van de HSMR-Monitor kunt u patiënten- en diagnosegroepen selecteren waar relatief veel sterfte plaatsvindt (hoge HSMR). De kans is groter dat u bij deze dossiers onbedoelde schade vindt. Daarnaast kunnen de patiënten met een lage sterftekans die toch zijn overleden interessant zijn voor nader onderzoek. Ook kan een relatief hoge Onverwacht Lange Opnameduur (hoge OLO) een aanwijzing zijn voor onbedoelde schade. Recent onderzoek heeft aangetoond dat door selectie op basis van OLO de kans op het vinden van adverse events toeneemt. 3 Tot slot kan een heropname binnen 30 dagen wijzen op mogelijke schade voortkomend uit het zorgproces die zich pas na het ontslag van de patiënt openbaart. Hoe u deze selecties maakt met behulp van Hospital Data Viewer wordt beschreven in het hoofdstuk Uitleg gebruik HSMR-Monitor, Uitleg gebruik OLO-Monitor en Uitleg gebruik Heropnamen-Monitor. Zowel de medische als de verpleegkundige dossiers leveren bruikbare input voor het dossieronderzoek. De medische dossiers geven meestal meer medisch inhoudelijke inzichten en leveren medicatiegerelateerde onbedoelde schade op. De verpleegkundige dossiers geven vooral inzicht in zorggerelateerde uitkomsten. Dossieronderzoek kan zowel op overleden als ontslagen patiënten worden uitgevoerd. Stap 4: screenen op triggers Om het dossieronderzoek effectief uit te voeren is het aan te bevelen om de geselecteerde dossiers eerst te screenen op triggers. Dit kan goed gedaan worden door een ervaren verpleegkundige. De triggers zijn bedoeld om sneller onbedoelde schade op te sporen. Er zijn zes categorieën triggers: zorg; medicatie; operatie; intensive care; perinataal en spoedeisende hulp. De triggers op het gebied van zorg en medicatie moeten altijd bekeken worden; de andere categorieën alleen wanneer deze van toepassing zijn. 3 Cihangir S, Borghans I, Hekkert K, et al. A pilot study on record reviewing with a priori patient selection. BMJ Open 2013;3: e doi: /bmjopen

29 Het is niet de bedoeling om de dossiers van het begin tot einde te lezen. De dossiers moeten alleen bekeken worden op de aanwezigheid van triggers. De volgende onderdelen van het dossier leveren doorgaans waardevolle informatie en het is raadzaam deze volgorde aan te houden: hoofddiagnose ontslagbrief medicatie labuitslagen eventueel operatieverslag aantekeningen verpleegkundigen aantekeningen artsen Stap 5: vaststellen onbedoelde schade De specialisten bestuderen alleen de dossiers waarin triggers zijn gevonden. Zij bekijken het betreffende deel van het dossier om na te gaan of er sprake is van een onbedoelde uitkomst. De definitie van een adverse event: Een onbedoelde uitkomst die is ontstaan door het (niet) handelen van een zorgverlener en/of door het zorgsysteem met schade voor de patiënt, zodanig ernstig dat er sprake is van tijdelijke of permanente beperking, verlenging of verzwaring van de behandeling dan wel overlijden van de patiënt. 4 Samengevat komt het neer op onderstaande drie componenten: Onbedoelde schade gezondheids beperking ontstaan door de zorg Adverse event of complicatie? De begrippen adverse event en complicatie worden vaak door elkaar gebruikt. Echter zijn er wel nuanceverschillen tussen beide begrippen. Bij een complicatie of een adverse event is altijd sprake van schade aan de patiënt. Een adverse event kan worden gezien als een verbijzondering van het begrip complicatie. De onbedoelde uitkomst bij een adverse event is veroorzaakt door de zorgverlening. Dit wil niet zeggen dat alle adverse events vermijdbaar zijn. Een adverse event is achteraf bezien vermijdbaar als na systematische analyse van de gebeurtenis(sen) blijkt dat bepaalde maatregelen de onbedoelde uitkomst hadden kunnen voorkomen. De onbedoelde uitkomst bij een complicatie is tijdens of volgend op het 4 C. Wagner, G. van der Wal. Voor een goed begrip. Bevordering patiëntveiligheid vraagt om heldere definities. Medisch Contact 60 nr. 47, 25 november

30 handelen van een zorgverlener. Hierbij kunnen ook onderliggende ziekten of patiëntkenmerken een rol spelen. 1 Bij het beoordelen of er sprake is van een adverse event gaat het erom of er onbedoelde schade is opgetreden vanuit het oogpunt van de patiënt. Onderstaande tabel geeft aan in welke gevallen geen sprake is van onbedoelde schade en wat wel wordt gerekend als onbedoelde schade. GEEN onbedoelde schade natuurlijk verloop van een ziekte psychologische schade korte tijd van misselijkheid na een operatie pijn WEL onbedoelde schade onbedoeld resultaat van de zorg onbedoelde schade al aanwezig bij de opname postoperatieve adverse events Onbedoelde schade die al aanwezig is bij opname dient ook te worden geregistreerd omdat het inzicht geeft in verbetermogelijkheden in de afstemming van de zorgketen. Het is mogelijk dat er een trigger wordt gevonden, terwijl er geen adverse event is opgetreden. Er kunnen ook adverse events worden gevonden zonder dat er eerst een trigger is gevonden. Deze kunnen genoteerd worden bij Overige complicaties. Bij sommige triggers is er altijd sprake van onbedoelde schade. Dat gaat om de volgende triggers: Z7 Valincident indien schade voor patiënt Z8 Decubitus opgetreden tijdens ziekenhuisopname Z11 Zorggerelateerde infecties binnen ziekenhuis opgetreden Z14 Optreden complicatie na zorgverrichting M1 Positieve test op Clostridium difficile > 5 dagen na opname O6 Overlijden tijdens of na de operatie tot 30 dagen O11 Optreden van postoperatieve complicatie tot 1 jaar IC1 Pneumonie ontstaan tijdens opname Wees bij het omschrijven van de onbedoelde schade zo nauwkeurig mogelijk. Beschrijf bijvoorbeeld ook de eventuele oorzaak van de onbedoelde schade en de relevante omstandigheden. Een nauwkeurige omschrijving helpt bij de latere analyse van de ingevoerde dossiers. 26

31 Stap 6: schade categoriseren Na het vaststellen van onbedoelde schade moet deze schade worden gecategoriseerd. Het IHI hanteert hiervoor onderstaande categorieën, welke zijn afgeleid van de NCC MERP Index. 5 Categorie A t/m D is geen schade voor de patiënt dus wordt niet meegenomen. E F G H I Tijdelijke schade voor de patiënt, interventie nodig Tijdelijke schade voor de patiënt, leidt tot vereiste opname of verlengd verblijf Permanente schade opgetreden Levensreddende interventie vereist (start binnen een uur na de gebeurtenis) Heeft bijgedragen aan de dood van de patiënt. Stap 7: aangeven vermijdbaarheid Beoordelen of onbedoelde schade voorkomen had kunnen worden is niet gemakkelijk, maar kan wel een bijdrage leveren aan het doel van het dossieronderzoek. Het doel is immers om de patiëntveiligheid te verbeteren, en het grootste verbeterpotentieel zit in de vermijdbare onbedoelde schade. U kunt de vermijdbaarheid aangeven op een schaal van 1 tot 6, conform de EMGO/Nivel methode van dossieronderzoek: 1 (Vrijwel) geen aanwijzingen voor vermijdbaarheid; 2 Geringe aanwijzingen voor vermijdbaarheid; 3 Vermijdbaarheid niet erg waarschijnlijk; 4 Vermijdbaarheid meer dan waarschijnlijk; 5 Sterke aanwijzingen voor vermijdbaarheid; 6 (Vrijwel) zeker aanwijzingen voor vermijdbaarheid. Stap 8: analyse en interpretatie van de gegevens Nadat u de dossiers van uw selectie heeft ingevoerd, kunt u de resultaten inzien en analyseren. Met behulp van de Samenvatting in de TriggerTool kunt u vrij snel zien welk soort onbedoelde schade het meest is opgetreden, bijvoorbeeld Decubitus of Valincident. Door te kijken naar de betreffende brongegevens kunt u zien welke onbedoelde schade is opgetreden. U ziet hier ook de patiënt- en dossiernummers mocht u het dossier nog willen inzien voor uw analyse. Wanneer u voldoende dossiers hebt ingevoerd, ziet u hier mogelijk een rode draad in, bijvoorbeeld dat er vaak infecties optreden na bloedtransfusies. Met name de gevallen van onbedoelde schade die een bijdrage hebben gehad aan de dood van de patiënt en de vermijdbare onbedoelde schade zijn belangrijk om zorgvuldig te 5 NCC MERP is de National Coordinating Council for Medication Error Reporting and Prevention, een classificatie voor medicatie fouten. 27

32 analyseren. In het blad Resultaten vindt u draaitabellen van de categorieën van de schade en de vermijdbaarheid gegroepeerd naar de categorieën van de triggers: zorg; medicatie; operatie; intensive care; perinataal; SEH en overig. Zo kunt u snel zien waar u verder naar moet kijken in uw analyse. 28

33 Bijlage 3: FAQ s Hoe interpreteer ik de sterftecijfers? De HSMR wordt berekend op basis van de LBZ en er wordt gecorrigeerd voor patiëntkenmerken. Een HSMR onder de 100 geeft aan dat in uw ziekenhuis minder patiënten overlijden dan verwacht mag worden op basis van het Nederlands gemiddelde. Bij een HSMR boven de 100 is er in uw ziekenhuis meer sterfte dan verwacht. De HSMR is een maat voor het hele ziekenhuis, een SMR is een maat voor een diagnosegroep of patiëntencategorie. Als het 95% betrouwbaarheidsinterval van de (H)SMR score volledig onder of boven de 100 valt, is er sprake van een significant lagere respectievelijk hogere score. Een voorbeeld: de diagnosegroep Acuut myocard infarct heeft een SMR van 127 met betrouwbaarheidsinterval van De SMR score is hoger dan verwacht, maar er is geen significante afwijking, want 100 valt binnen het betrouwbaarheidsinterval. Over het algemeen geldt: hoe kleiner de aantallen in de patiënten- of diagnosegroep, hoe groter het betrouwbaarheidsinterval en hoe kleiner de kans dat er een significante afwijking is. Hoe houdt de HSMR rekening met verschillen in patiëntengroepen? Verschillen in patiëntenpopulatie tussen ziekenhuizen zijn van invloed op de sterfte. Daarom worden de sterftekansen gecorrigeerd voor patiëntkenmerken waarvan is aangetoond dat ze van invloed zijn op de sterftekans in het ziekenhuis, namelijk: leeftijd; geslacht; hoofddiagnose; co-morbiditeit; jaar; maand van opname; opname-urgentie; sociaal-economische status van de patiënt; verblijfplaats van de patiënt voorafgaand aan de opname De rekenmethode is in diverse wetenschappelijke publicaties beschreven. Hiervoor verwijzen wij u naar de website van DHD: Waarom zou ik de TriggerTool gebruiken om dossieronderzoek te doen? Met de TriggerTool kunt u op een gestructureerde en effectieve manier betrouwbare informatie verzamelen over onbedoelde schade. Het is een middel om factoren te vinden die aangrijpingspunten vormen om onbedoelde schade te voorkómen. Het uiteindelijke doel is om een kwaliteitscyclus te realiseren die gericht is op preventie. 29

34 Hoe selecteer ik patiëntgegevens? Er zijn verschillende manieren om te komen tot een selectie van de patiëntgegevens. Wilt u gebruik maken van de HSMR en/of OLO gegevens, dan kunt u met behulp van de HSMR- Monitor en/of OLO-Monitor komen tot een zinvolle selectie. Door te kijken naar de verschillende onderwerpen (Jaar, Maand, Urgentie, Geslacht, Ligduur, Diagnose en Leeftijd) komt u mogelijk al opvallendheden op het spoor. Bijvoorbeeld: het valt op dat de niet geplande opnamen een hoge SMR hebben. Dan vinkt u bij Urgentie Niet gepland aan en klikt u op Selectie toepassen. Als u verder zoekt binnen deze niet geplande opnamen valt op dat patiënten die lang gelegen hebben een hoge SMR hebben. Vink dan bij Ligduur de categorieën met en lange ligduur aan, en klik weer op Selectie toepassen. Door op deze manier te zoeken binnen de HSMR/OLO-Monitor kunt u patiëntengroepen met een hoge SMR/OLO opsporen. Het is ook mogelijk dat u op basis van andere gegevens, bijvoorbeeld incidentenmeldingen, selecties van patiënten wilt maken. U kunt dan de bijbehorende dossiers zoeken in het blad Triggertool via de knop Zoek dossier. Belangrijk bij het maken van selecties is dat u ook kijkt naar het aantal dossiers wat u overhoudt. Er moeten niet teveel dossiers over blijven, want het dossieronderzoek moet praktisch haalbaar zijn. Echter wanneer u te weinig dossiers hebt geselecteerd, is de kans klein dat er nog zinvolle gegevens uitkomen. De praktische handleiding voor het selecteren van patiëntgegevens vindt u in het hoofdstuk Uitleg gebruik HSMR-Monitor en Uitleg gebruik OLO-Monitor. Hoeveel dossiers moet ik analyseren om tot bruikbare resultaten te komen? Hoeveel dossiers geanalyseerd moeten worden, hangt onder andere af van de selectie van de dossiers die u hebt gemaakt. Voert u random alle dossiers in, zowel van ontslagen als overleden patiënten, dan zult u meer dossiers in moeten voeren voordat relevante zaken aan het licht komen. Volgens het landelijke dossieronderzoek van het EMGO/NIVEL zult u ongeveer 20 dossiers moeten bekijken voordat u een dossier met onbedoelde schade vindt. 3 Maakt u een goede selectie, bijvoorbeeld door een patiëntengroep met een hoge HSMR te kiezen, dan vindt u mogelijk al in 1 van de 2 dossiers onbedoelde schade. Het is aan te bevelen om per homogeen gekozen groep minimaal 50 dossiers in te voeren. Bijvoorbeeld een specialisme met een significant hogere OLO. Het advies is om per selectiemethode 100 dossiers te analyseren gedurende een onderzoek, dus bijvoorbeeld 100 HSMR dossiers en 100 OLO dossiers. Het beste is om het dossieronderzoek structureel uit te voeren, zodat u ook de mogelijkheid heeft om de resultaten te vergelijken over de tijd. 3 Bron: Langelaan M., R.J. Baines, MA Broekens et al. Monitor Zorggerelateerde Schade Dossieronderzoek in Nederlandse ziekenhuizen, EMGO/Nivel, Amsterdam,