20 oktober 2016 raadsvragen D66, 12 oktober 2016 Bezorging reisdocumenten aan huis en vermissing paspoort

Transcriptie

1 Van Kenmerk Het college Aan de gemeenteraad Kopie aan mr. H.L.M. Bloemen, waarnemend burgemeester Datum 20 oktober 2016 raadsvragen D66, 12 oktober 2016 Bezorging reisdocumenten aan huis en vermissing paspoort Schriftelijke vragen aanvraag en vermissing paspoort Minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kondigde 10 oktober jl. een aantal verbeteringen aan voor de dienstverlening rondom reisdocumenten, zoals het thuisbezorgen van reisdocumenten en het elektronisch melden van vermissing. Het aan huis of op het werk bezorgen van reisdocumenten wordt mogelijk voor alle gemeenten die dat willen aanbieden aan hun burgers. Je hoeft dan nog maar een keer naar het loket. De gemeente mag hiervoor wel extra geld in rekening brengen. De afgelopen jaren is deze werkwijze getest in een aantal gemeenten; na een positieve evaluatie wordt dit nu mogelijk voor elke gemeente die dit wil invoeren. Ook wordt het vanaf volgende maand mogelijk om een vermissing van het reisdocument elektronisch te melden. Dat kan tot op heden alleen persoonlijk aan de balie. Het is echter belangrijk dat een vermist paspoort snel wordt opgenomen in de nationale en internationale registers als ongeldig, zodat fraude kan worden voorkomen. Doordat dit niet meer in persoon gemeld hoeft te worden, wordt een drempel weggenomen om vermissing snel door te geven aan de gemeente. D66 is voor verbetering van de dienstverlening aan de inwoners en wil graag dat de gemeente haar diensten aanpast aan de eisen van de huidige tijd. We willen dan ook graag weten of de gemeente Renkum gebruik gaat maken van de door de Minister verruimde mogelijkheden voor het bezorgen van een paspoort en het melden van een vermissing. Daarom hebben we de volgende schriftelijke vragen Vragen 1) Heeft het College de intentie om gebruik te gaan maken van de verruimde mogelijkheden voor het bezorgen van een paspoort en het melden van een vermissing van een paspoort 2) Zo nee, waarom niet 3) Zo ja, op welke termijn 4) Zo ja, bent u bereidt de Raad hierover op korte termijn nader te informeren en wilt u daarbij o.a. aandacht besteden aan de door u voorgestelde veiligheidsmaatregelen bij het verzenden van het paspoort, de meerkosten van het verzenden en of en op welke wijze u deze kosten wilt gaan doorberekenen aan de aanvrager?

2 Beantwoording Algemeen De mogelijkheid bestaat dat per 1 november 2016 de wijzigingen van de Paspoortuitvoeringsregelingen worden ingevoerd. Dan zou het aan huis of op het werk bezorgen van reisdocumenten mogelijk zijn voor alle gemeenten die deze dienstverlening willen aanbieden aan hun burgers. In de Paspoortuitvoeringsregeling wordt een aanpassing doorgevoerd die de uitgifte van het document door anderen dan aangewezen ambtenaren mogelijk maakt. Hierdoor is het mogelijk dat een bezorgdienst, mits voldoende gekwalificeerd en gemandateerd, de uitgifte doet. Wel moeten gemeenten die bezorgen mogelijk willen maken een convenant met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) afsluiten. Dit is noodzakelijk om leges voor bezorgen te kunnen opnemen in de gemeentelijke legesverordening op basis van de grondslag in de gemeentewet. Het convenant is niet meer nodig als de definitieve regeling wordt aangepast in de Paspoortwet. Ook zijn in het convenant de eisen opgenomen die aan de bezorgdienst worden gesteld. Op 27 oktober 2016 wordt de kamerbrief over de voorgenomen verbeteringen rondom het verstrekken van reisdocumenten in de procedurevergadering van de vaste commissie BZK behandeld. RvIG zal de gemeenten zo spoedig mogelijk na 27 oktober 2016 op de hoogte stellen of de wijzigingen per 1 november in werking treden. 1. Heeft het College de intentie om gebruik te gaan maken van de verruimde mogelijkheden voor het bezorgen van een paspoort en het melden van een vermissing van een paspoort Ja, het is de wens de dienstverlening postbezorging van reisdocumenten in de gemeente Renkum aan te bieden. Omdat deze service de gemeente geld gaat kosten is het wel van belang goed te inventariseren wat de kosten en baten zijn. De gemeente moet bepalen op welke wijze zij omgaat met de extra kosten die deze dienst met zich meebrengt. Bijvoorbeeld door de burger te laten betalen voor deze extra dienst, dan wel het in te passen in de gemeentebegroting. Ja, ook de aangifte van vermissing elektronisch melden zou de gemeente als service aan de burgers willen aanbieden. 2. Zo nee, waarom niet Nvt 3. Zo ja, op welke termijn De termijn van invoering hangt af van diverse zaken en voorwaarden: Afhankelijk van wanneer de PUN (paspoortenuitvoeringsregeling) wordt aangepast; Wanneer er duidelijkheid door het Rijk wordt verschaft over hoe om te gaan met uitzonderingen als briefadres, adres in onderzoek en een nog geldig visum; De keuze in hoe de kosten gedekt zullen worden door de gemeente; 20 oktober van 5

3 En (nadat aan bovenstaande voorwaarden is voldaan) nadat een implementatieplan is opgesteld en goedgekeurd. 4. Zo ja, bent u bereidt de Raad hierover op korte termijn nader te informeren en wilt u daarbij o.a. aandacht besteden aan de door u voorgestelde veiligheidsmaatregelen bij het verzenden van het paspoort, de meerkosten van het verzenden en of en op welke wijze u deze kosten wilt gaan doorberekenen aan de aanvrager? In de Rapportage Evaluatie proeftuin bezorgen reisdocumenten worden een aantal bevindingen en conclusies gedaan. Hieronder noem ik er een aantal die verband houden met de vragen die onder 4 zijn gesteld. De vragen zijn nog niet heel concreet te beantwoorden. - De eindconclusie uit de Rapportage Evaluatie proeftuin bezorgen reisdocumenten is dat het aanbieden de gemeente geld gaat kosten. - Uit de gehouden enquête (t.b.v. de Landelijke Proeftuin) blijkt dat 69% van de burgers gebruik zou willen maken van de bezorgservice mits dit veilig gebeurt. Al is 52% niet bereid hiervoor te betalen, 38% maximaal 5 euro en 2% meer dan 10 euro. Dit laatste is het bedrag dat tenminste nodig zal zijn om de prijs voor de gemeente kostendekkend te maken. - Bezorgpercentages lopen sterk uiteen door 3 factoren: De prijs die aan burgers doorberekend wordt Het dienstverleningsconcept (100% bezorgen of vrije keuze voor de burger) Doelgroep - Uit de enquête blijkt dat onderstaande doelgroepen het meeste interesse hebben in de bezorgservice: Jongeren (tussen 18 en 25 jaar); Mensen boven de 76 jaar. - Ook blijkt uit de enquête dan de interesse in laten bezorgen toeneemt naarmate de reis- en wachttijd om een reisdocument op te halen meer tijd in beslag neemt. In een gemeente als de onze waarbij de dorpskernen dicht bij elkaar liggen en het gemeentehuis centraal ligt zou de interesse naar bezorgen qua dat aspect dus lager liggen. Ook parkeergelegenheid is een bepalende factor, dit kan goed (dicht)bij het gemeentehuis. - Thuisbezorging gebeurt onder meer door het gespecialiseerde bedrijf AMP Logistics. De medewerkers zijn gescreend met een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het tekenen van een integriteitsverklaring. - Mogelijke vereisten waaraan moet worden gedacht bij landelijke invoering van thuisbezorgen door transportdiensten liggen op het gebied van identiteitsvaststelling, informatiebeveiliging, uitreiking, beveiliging. 20 oktober van 5

4 - Veiligheid bij bezorgdienst: Elk reisdocument wordt individueel met zorg verpakt in een envelop en vervoert in beveiligde boxen; De beveiligden boxen worden voorzien van een unieke verzegeling; De box wordt pas geopend bij overhandiging aan de burger. - Motivatie gemeenten om de bezorgservice aan te bieden: Extra dienstverlening; Streven naar innovatie en het voorbereiden op de toekomst - Gemeenten verwachten niet te kunnen bezuinigen maar hopen dat de dienst kostendekkend kan worden aangeboden. - Het is de bedoeling dat als gevolg van het aanbieden van bezorgdiensten (uitbreiding Proeftuin) de balietijd afneemt. Uit de proeftuin is gebleken dat de bezorgpercentages onvoldoende hoog zijn om daadwerkelijk substantieel minder baliediensten aan te bieden. Daarmee hebben de baliemedewerkers niet te maken met een tijdsbesparing, maar moeten ze extra handelingen verrichten in de backoffice voor het inklaren en scheiden van de reisdocumenten, het instrueren van de bezorgpartij en extra handelingen bij documenten die retour komen. Er is dus sprake van lastenverzwaring. - Avondbezorging kan alleen tijdens avondopenstelling van de gemeente. Dit omdat de registratie van de uitreiking van een reisdocument in de BRP altijd plaats moet vinden op dezelfde dag als dat de aflevering is geweest en moet gebeuren door een gemeenteambtenaar. Dit maakt bezorgen van reisdocumenten op avonden en in weekenden (vooralsnog) onmogelijk. - De bezorgservice heeft alleen betrekking op het bezorgen van het reisdocument, niet op het aanvragen daarvan. Dit kan niet omdat de gemeente de taak heeft de vingerafdrukken te nemen die nodig zijn bij de aanvraag. Mocht dit anders ingevuld gaan worden zal ook de Paspoortwet aangepast moeten worden (langdurig proces). - De nu genoemde aanpassingen van de minister van BZK leiden tot wijziging van de PUN (paspoortuitvoeringsregeling) en niet de Paspoortwet. Er is dus sprake van beperkte ontheffing op het gebied van de vigerende wet- en regelgeving, te weten de plaats van uitreiking en degene die bevoegd is tot uitreiking. - Belangrijkste reden van de burger om gebruik te maken van de bezorgservice: minder reis- en wachttijd. - Er is geen mogelijkheid om de gemeentelijke leges op te hogen om zo de kosten (deels) door te berekenen aan de burger. Gemeente Renkum zit al aan de maximale gemeentelijke leges voor wat betreft reisdocumenten. - Uit een notitie van een van de deelnemers aan de pilot blijkt dat de extra administratieve lasten hoger zijn dan het voordeel uit een verminderde klantenstroom. Het percentage thuisbezorgde documenten zal behoorlijk hoog 20 oktober van 5

5 moeten zijn om de dienst budgettair neutraal aan te kunnen bieden. In deze fase en wellicht ook in de toekomst: dienstverlening kost geld. - De volgende 4 opties zijn geïdentificeerd als mogelijke mechanismen om de extra kosten voor het bezorgen op te vangen: 1. (Een gedeelte van) de kostprijs aan de burger die voor de dienstverlening kiest doorrekenen. Zoals eerder gesteld gaan de bezorgpercentages omlaag naarmate er meer geld gevraagd wordt voor de dienst. Slechts een zeer klein percentage (2%) van het burgerpanel was bereid meer dan 10 euro te betalen, wat de kostprijs voorlopig is. 2. Een totale verandering van het dienstverleningsconcept aangaan, waardoor kosten gedrukt worden door balies en/of gemeentehuizen te sluiten. Tot nu toe is deze optie slechts uitgevoerd in uitgestrekte gemeenten met meerdere dorpskernen, de vraag is of hier ook behoefte aan is in grotere gemeenten met een duidelijke kern. 3. Het doorberekenen van de kosten van het bezorgen in leges (mits daar nog ruimte is en de focus 100% bezorgen is). Het merendeel van de gemeenten, zo ook de gemeente Renkum, zit al aan het maximaal gestelde bedrag voor de gemeentelijke leges. 4. Accepteren dat dit een dienstverlening is waarin de gemeente/raad bereid is extra te investeren en daarvoor ruimte vrij te maken binnen de begroting. De kosten kunnen wel fors oplopen, zeker naar mate de bezorgpercentages hoger zijn. 20 oktober van 5