Horizontaal toezicht. Wat vraagt het van de ondernemer? En wat levert het op?

Transcriptie

1 Horizontaal toezicht Wat vraagt het van de ondernemer? En wat levert het op?

2 Inhoud Inleiding 3 Het perspectief van de Belastingdienst 4 Het perspectief van een fiscale dienstverlener (Grant Thornton) 5 Het perspectief van ondernemersorganisatie VNO-NCW 7 Het perspectief van Jan Lensveld, financieel directeur Facilicom 8 Samenvatting en conclusies: de lessons learned 10 Over Facilicom 11 FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 2

3 Inleiding Horizontaal toezicht is een relatief nieuw handhavingsbeleid van de Belastingdienst gebaseerd op openheid en vertrouwen. Het idee is dat bedrijven in een vroeg stadium fiscale risico s signaleren en bespreken met de Belastingdienst waardoor zij sneller duidelijkheid hebben over hun fiscale positie. In plaats van uitgebreide controle van de aangifte (de traditionele boekencontrole) vindt overleg en afstemming over fiscale kwesties plaats in het voortraject. Het gevolg van deze werkwijze is dat de belastingaangifte vlot kan worden afgewikkeld. Alle onzekere factoren zijn immers al in het voortraject afgevinkt en de belastingplichtige weet precies waar hij aan toe is. Er bestaan twee varianten van horizontaal toezicht: het intermediair convenant voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), ook wel fiscaal dienstverlenersconvenant genoemd, en het individueel convenant horizontaal toezicht voor de middelgrote en zeer grote ondernemingen (MGO en ZGO). Bij het intermediair convenant zijn afspraken vastgelegd tussen de Belastingdienst, de fiscaal dienstverlener en de brancheorganisatie de ondernemer tekent bijvoorbeeld een deelnemersverklaring met de fiscale dienstverlener. Bij een individueel convenant zijn afspraken gemaakt tussen Belastingdienst en de ondernemer zelf. Het gaat daarbij altijd om maatwerkafspraken over hoe het toezicht is georganiseerd. In beide gevallen omvat horizontaal toezicht in principe alle fiscale gebieden: loonheffingen, vennootschapsbelasting en omzetbelasting (btw). Tot zover de theorie. De vraag is wat zijn de voordelen van horizontaal toezicht in de praktijk zijn. En wat vraagt het van de organisatie? Facilicom is als een van de grootste belastingbetalers in de regio Rijnmond, al in 2008 door de Belastingdienst benaderd met de vraag toe te werken naar een horizontaal toezicht-convenant. Dat convenant is er in 2011 daadwerkelijk gekomen. In deze whitepaper geven wij u inzage in: welke afwegingen en argumenten een rol kunnen spelen bij de keuze voor horizontaal toezicht; wat de voor- en nadelen zijn van horizontaal toezicht; wat er allemaal komt kijken bij het afsluiten van een convenant voor horizontaal toezicht (administratief, organisatorisch, kennis, tijd en geld). We schetsen achtereenvolgens het perspectief van de Belastingdienst, de fiscale dienstverlener, VNO-NCW en Facilicom zelf. We besluiten met een korte samenvatting en conclusies. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 3

4 Het perspectief van de Belastingdienst Uitgangspunt is een gestroomlijnd fiscaal proces Volgens de Belastingdienst heeft de introductie van horizontaal toezicht te maken met een aantal maatschappelijke ontwikkelingen. Er is een toenemende aandacht bij (grote) ondernemers voor het beheersen van hun financiële processen en daarmee voor het vroegtijdig signaleren van fiscale risico s. De ondernemers willen daarbij zelf verantwoordelijkheid nemen voor het voldoen aan hun fiscale verplichtingen. Tegelijkertijd streeft de overheid naar vermindering van administratieve lasten bij de uitvoering van wetten en regels, en wil zij onnodige procedures voorkomen. Daarbij wil de overheid samenwerken met ondernemers op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwen en wederzijdse verantwoordelijkheid. Zowel de maatschappij als de overheid willen minder overheidsbemoeienis, maar wel adequate handhaving waar nodig. Het anders omgaan met fiscaal toezicht past bij deze ontwikkelingen. Bij horizontaal toezicht gaat het erom dat de belastingplichtige (de ondernemer) alle fiscale kwesties die niet volkomen klip en klaar zijn, vooraf afstemt met de Belastingdienst. Daarmee kan de belastingaangifte snel worden afgetikt en weet de belastingplichtige vooraf waar hij aan toe is. Uitgangspunt is een gestroomlijnd fiscaal proces - van transactie tot aangifte en aanslag - waarin ondernemer, fiscale dienstverlener en Belastingdienst hun verantwoordelijkheid nemen. Voor de Belastingdienst betekent dit: dat ze een betrouwbare partner is (open en transparant) die goede dienstverlening en ondersteuning biedt; haar administratieve processen op orde heeft en zorgt voor een gestroomlijnde fiscale keten; snel een standpunt inneemt met oog voor commerciële belangen en termijnen. Voor de ondernemer betekent dit dat hij: open en transparant is; zijn administratieve en fiscale processen op orde heeft; vraagstukken of mogelijke meningsverschillen vooraf overlegt met de Belastingdienst. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 4

5 Het perspectief van een fiscale dienstverlener (Grant Thornton) De aangifte wordt sluitstuk in plaats van startpunt van fiscale discussies Naast de onderneming zelf en de Belastingdienst is vaak ook de fiscale dienstverlener nauw betrokken bij de constructie van het fiscale toezicht. Facilicom werkt al jaren samen met Grant Thornton. Geert de Jong is fiscaal adviseur bij Grant Thornton en expert op het gebied van horizontaal toezicht. Hoe denkt hij over de voor- en nadelen van deze toezichtconstructie? Horizontaal toezicht vraagt van zowel de ondernemer als de Belastingdienst om ander gedrag, zegt De Jong. De spelregels zijn hierbij vastgelegd in een convenant. Uitgangspunt is dat de ondernemer juist en tijdig aangifte doet (voldoet aan de weten regelgeving) en vooraf fiscaal onzekere kwesties overlegt met de fiscus. Van de Belastingdienst vraagt horizontaal toezicht dat zij bereid is open te staan voor overleg en snel(ler) haar standpunt in kwesties bepaalt. Voor- en nadelen Als belangrijkste voordeel voor ondernemers noemt De Jong het feit dat er geen fiscale onzekerheden meer zijn na het indienen van de aangifte. Je weet precies wat je moet betalen en hoeft niet bang te zijn voor financiële verrassingen of boetes. Dat komt doordat alle mogelijke discussiepunten vooraf worden besproken en afgewikkeld. De aangifte vormt daarmee het sluitstuk in plaats van het startpunt van fiscale discussies. Voor ondernemers zoals Facilicom waar ontwikkelingen met grote fiscale consequenties (zoals herstructureringen en overname van personeel) aan de orde van de dag zijn, kan die fiscale helderheid heel gunstig zijn. De Jong: Maar dit voordeel kan in sommige gevallen ook een nadeel zijn. Bij horizontaal toezicht is de ondernemer verplicht om vooraf alles te melden of te overleggen waarover in theorie een verschil van mening zou kunnen bestaan. En er is altijd een kans dat de Belastingdienst daar ook inderdaad anders over denkt en dat kan fiscaal voordelig maar ook nadelig uitpakken. Bij het traditionele verticale toezicht wordt niet elke - in theorie - discutabele kwestie vooraf aangekaart, en de kans bestaat dat er op die punten ook achteraf niet gecontroleerd wordt. Overigens zijn het vooral de onderwerpen waar grotere fiscale risico s mee gepaard gaan, die vooraf besproken worden, vervolgt De Jong. Kleine kwesties zoals bepaalde personeelsvoorzieningen die slechts voor enkele medewerkers per jaar gelden, worden gewoon opgenomen in de aangifte en besproken tijdens het aangifte-overleg. De Jong denkt dat de overstap naar horizontaal toezicht voor Facilicom geen enorme cultuuromslag was. Facilicom had in 2008 al een werkwijze met de Belastingdienst waarbij mogelijke geschilpunten vooraf werden overlegd. Het bedrijf hecht eraan een betrouwbare partner te zijn die open en eerlijk communiceert. Ook met de Belastingdienst. Horizontaal toezicht is dan ook bij uitstek geschikt voor ondernemers die niet van open eindjes houden op fiscaal gebied. Tegelijkertijd is de toegevoegde waarde van horizontaal toezicht voor deze ondernemers beperkt. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 5

6 Tijd en geld Uit onderzoek blijkt dat ondernemers zelf geen idee hebben of horizontaal toezicht tijd en geld kost of scheelt, en zo ja hoeveel dan. Wij zijn momenteel bezig om dit in kaart te brengen, zegt De Jong. De algemene indruk is op dit moment dat horizontaal toezicht niet duurder of tijdrovender hoeft te zijn dan het traditionele toezicht. Het ligt er voornamelijk aan hoe het traditionele toezicht was geregeld. Bij Facilicom waren er al zeer korte lijnen met de Belastingdienst en is de werkwijze niet erg veranderd. Feit is wel dat de kans op boetes achteraf minimaal is. Daarnaast is het zo dat een stevige grip op de fiscale processen in het bedrijf met een goed ingericht Tax Control Framework (een fiscaal risicobeheersings- en controlesysteem) een efficiencyslag op kan leveren voor het bedrijf. Horizontaal toezicht kan dus op de lange termijn geld besparen en levert per direct in elk geval minder financiële risico s op. Inzicht Ook de vraag of horizontaal toezicht de ondernemer meer inzicht geeft in zijn fiscale reilen en zeilen kan niet voor iedereen eenduidig beantwoord worden. De Jong: De vraag is namelijk: hoe was het voorheen geregeld? En hoe is de relatie met de fiscale dienstverlener? Werden mogelijke knelpunten altijd al vooraf besproken of pas achteraf? De Jong benadrukt dat er ook met een horizontaal toezicht-convenant ruimte blijft voor verschil van mening. Ondernemers houden de vrijheid om een fiscaal geschil voor te leggen aan de rechter. En ook onder horizontaal toezicht mogen ondernemers zoeken naar de fiscaal meest gunstige weg. Daarbij kan een fiscale expert uiteraard helpen. Tax Control Framework De inrichting van het financieel-fiscale proces is een belangrijk aandachtspunt. De mate waarin een ondernemer in control is over de fiscale keten is namelijk bepalend voor de horizontaal toezicht-afspraken die gemaakt kunnen worden, legt De Jong uit. Het is cruciaal dat de ondernemer een goed werkend Tax Control Framework heeft. De Belastingdienst stelt als voorwaarde dat je beschikt over een systeem van interne beheersing, interne controle en externe controle. Facilicom werkt met een eigen softwareprogramma waarin deze interne controle is ingebouwd. Daarnaast heeft Facilicom een verplichte externe registercontrole, net zo als andere grote bedrijven. Daarbij wordt niet alleen de jaarrekening gecontroleerd maar worden ook de administratieve processen onder de loep genomen. De Jong: Facilicom heeft zijn zaakjes dus ook in dit opzicht goed op orde. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 6

7 Het perspectief van ondernemersorganisatie VNO-NCW Horizontaal Toezicht leidt tot betere voorspelbaarheid Ondernemersorganisatie VNO-NCW komt op voor de belangen van het bedrijfsleven in Nederland. Als zodanig heeft zij een helder standpunt over belastingkwesties. Wij zijn van meet af aan betrokken geweest bij de introductie van horizontaaltoezicht conve nanten, zegt Jeroen Lammers, belastingdeskundige bij VNO-NCW. Het voordeel is evident: een soepel fiscaal proces en een betere voorspelbaarheid van de belastingheffing. Lammers: Het grote voordeel van horizontaal toezicht is dat je realtime samenwerkt met de Belastingdienst. Je weet het standpunt van de fiscus op het moment dat je belangrijke bedrijfsmatige beslissingen neemt; je hebt dat immers vooraf afgestemd. En dat is gunstig, zeker als er (grote) investeringen gedaan moeten worden. Je weet dus dat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Wat de ondernemersorganisatie vaak terughoort van grote bedrijven is dat hun relatie met de Belastingdienst verandert met het sluiten van een convenant voor horizontaal toezicht. Lammers: Het vergt van beide partijen een actieve houding. Bedrijven werken meer op basis van openheid en vertrouwen samen met de fiscus. Het inzicht in elkaars beslissingen en overwegingen wordt vaak groter. De inspecteur krijgt meer zicht op zakelijke overwegingen en een bedrijf krijgt meer zicht op uitgangspunten en afwegingen van de Belastingdienst. Dat leidt tot meer wederzijds begrip. Massaal overgestapt Horizontaal Toezicht is nog steeds in ontwikkeling. In 2011 deed de commissie Horizontaal Toezicht Belastingdienst (commissie-stevens) in opdracht van de Belastingdienst onderzoek naar de introductie van deze nieuwe vorm van toezicht en formuleerde een aantal aanbevelingen. Eén daarvan is om goed in kaart te brengen wat precies de winst is van horizontaal toezicht. Er is nooit en nulmeting gedaan, vertelt Lammers. Daardoor is nu niet goed bekend wat horizontaal toezicht precies aan efficiency voor het bedrijfsleven en de Belastingdienst oplevert. Wel is duidelijk zo stelt ook de commissie-stevens dat er in ieder geval bij het bedrijfsleven sprake is van efficiencywinst. Wij zien dat de grote bedrijven voor een groot deel zijn overgestapt en allemaal positief zijn. Er liggen zeker ook nog wel wat uitdagingen. Een nog betere voorspelbaarheid zijn de woorden die daarbij steeds terugkeren. Maar ook de vraag hoe horizontaal toezicht zodanig vorm te geven binnen het bedrijf dat het fiscale proces de gewone bedrijfsprocessen nog minder verstoort. De middelgrote bedrijven en het MKB zijn in minder grote getale overgestapt. Je ziet overigens vaak dat deze bedrijven al een goede en transparante samenwerking met de Belastingdienst. Wezenlijk verandert er in de praktijk bij het overstappen naar horizontaal toezicht dan weinig, behalve dat de bestaande wijze van samenwerken geformaliseerd wordt en er een gelijkwaardiger positie ten opzichte van de Belastingdienst ontstaat. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 7

8 Het perspectief van Jan Lensveld, financieel directeur Facilicom Het traditionele boekenonderzoek behoort echt tot het verleden Jan Lensveld had zo zijn bedenkingen toen de Belastingdienst het bedrijf in 2008 vroeg om toe te werken naar een vorm van horizontaal toezicht. Inmiddels is hij voorzichtig positief. We kunnen sneller schakelen en weten eerder wat het standpunt van de Belastingdienst is over specifieke onderwerpen. Na een lange aanloopperiode tekende Facilicom op 5 oktober 2011 een horizontaal toezicht-convenant met de Belastingdienst. Lensveld: Aanvankelijk was ik sceptisch over de toegevoegde waarde. Wij deden het altijd al goed en netjes. Ik dacht: kom maar gewoon controleren. Maar sinds het convenant behoren de traditionele boekenonderzoeken ook echt tot de verleden tijd. In plaats daarvan werken we met de Belastingdienst in het heden op basis van wederzijds vertrouwen en respect. Dat betekent vooraf afstemming waar nodig in plaats van controles achteraf. Meestal pakt dat heel goed uit, zoals bij de introductie van de Werkkostenregeling in Wij zijn daar in overleg met de fiscus meteen op overgestapt en dat bleek gunstig voor ons. Vanaf 2015 is de regeling trouwens verplicht voor iedereen. Fiscale kwesties Facilicom neemt als marktleider én als een van de grootste belastingplichtigen in de Rijnmond-regio een bijzondere positie in bij de Belastingdienst. We zijn een bedrijf met een complexe structuur en continu in beweging, zegt Lensveld. We werken vanuit verschillende constructies samen met andere partijen, hebben te maken met bedrijfsovernames, overgang van personeel, nieuwe dienstverleningsconcepten, enzovoorts. Dat brengt met zich mee dat wij met veel en diverse fiscale vraagstukken te maken hebben. Daarover hadden wij voorheen ook al frequent vooroverleg met de Belastingdienst. Met het horizontaal toezicht-convenant heeft dat overleg een meer structureel karakter gekregen. We hebben nu twee keer per jaar een overleg met twee vaste contactpersonen van de Belastingdienst. Behalve ikzelf zijn onze accountant en fiscalist daarbij aanwezig en zo nodig een deskundige uit onze organisatie. We bepalen samen de agenda. Tussentijds hebben we telefonisch contact als er vragen of zijn. De discussies gaan veelal over btw-kwesties. Bijvoorbeeld in het geval van complexe PPSopdrachten met een lange looptijd. Die vergen grote investeringen met dito risico s. Voor ons is het uitermate handig om in een vroegtijdig stadium met de Belastingdienst af te stemmen wat het fiscale standpunt is, zodat we later niet met onaangename verrassingen geconfronteerd worden. Het vooraf bespreken van fiscaal gevoelige kwesties pakt ook wel eens negatief uit. Als voorbeeld noemt Lensveld de oprichting van een fiscale eenheid. Doel daarvan is dat de betrokken ondernemingen elkaar diensten kunnen leveren zonder dat zij daarbij btw in rekening hoeven te brengen. Dat gebeurt aan de lopende band in onze branche maar in dit geval stak de fiscus er een stokje voor. Nu is de Belastingdienst daar trouwens bij nieuwe gevallen wel kritischer op. Maar indertijd gaf mij dat wel het gevoel dat we voor onze openheid gestraft werden. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 8

9 Processen op orde Om voor horizontaal toezicht in aanmerking te kunnen komen, moeten de interne procedures en de beheersing daarvan op een voor de Belastingdienst aanvaardbaar niveau zijn. Lensveld: Hiertoe heeft de Belastingdienst vooraf binnen onze organisatie een nulmeting gedaan plus een onderzoek uitgevoerd dat meerdere weken in beslag nam. De conclusie was dat wij ruimschoots voldoen aan het niveau. Maar door die kritische aandacht heeft onze interne beheersingsorganisatie toch ook weer een impuls gekregen. Zo zijn de ijkmomenten nu meer geformaliseerd. Daarnaast is het zo dat als je overgaat op een ander systeem, zoals wij nu overstappen op SAP-software, de Belastingdienst daar vooraf over geïnformeerd wil worden. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 9

10 Samenvatting en conclusie: de lessons learned Horizontaal toezicht is een relatief nieuw toezichtarrangement gebaseerd op wederzijdse openheid en vertrouwen tussen bedrijf en Belastingdienst. De essentie van horizontaal toezicht is dat er geen boekencontroles achteraf plaatsvinden, maar dat alle fiscale kwesties vooraf worden doorgesproken met de Belastingdienst. Bedrijven weten zo op voorhand de hoogte van de belastingaanslagen die zij kunnen verwachten. Dat geeft financiële zekerheid en voorspelbaarheid. Horizontaal toezicht vereist- ten opzichte van het traditionele toezicht - een andere manier van werken met de Belastingdienst: meer op basis van gelijkwaardigheid, begrip en respect voor elkaars belangen en standpunten. Het doel van horizontaal toezicht is een gestroomlijnd fiscaal proces waarin beide partijen hun verantwoordelijkheid nemen. Belangrijkste voorwaarden om in aanmerking te komen voor horizontaal toezicht is een goed ingericht tax control framework. De spelregels voor het toezicht worden vastgelegd in een toezichtconvenant. Horizontaal toezicht biedt de volgende voordelen: Snel duidelijkheid over de fiscale situatie De Belastingdienst verplicht zich met een convenant snel te reageren op ingenomen of in te nemen standpunten. Goede voorspelbaarheid van belastingaanslagen. Geen boekencontroles achteraf, en daardoor minder verstoring van de reguliere bedrijfsprocessen Korte lijnen met de Belastingdienst, de mogelijkheid om snel te kunnen schakelen. Een (meestal) prettige samenwerking met de Belastingdienst op basis van wederzijdse openheid en vertrouwen. Tips bij de afweging wel/geen horizontaal toezicht: Ga na wat voor soort belastingplichtige uw bedrijf is. Wilt u volledige openheid van zaken, of wilt u alleen iets voorleggen waar u zelf aan twijfelt? Anders gezegd: bent u bereid om een open, transparante relatie aan te gaan? Ga na met hoeveel fiscale/financiële onzekerheid u wilt leven. Wilt u fiscale kwesties in het hier en nu afwikkelen of liever achteraf? Is het financieel-administratieve proces voldoende op orde om horizontaal toezicht mogelijk te maken? Hoe staat uw financiële/fiscale dienstverlener hier tegenover? De introductie van horizontaal toezicht vraagt in het begin om een behoorlijke tijdsinvestering. Ga na of die tijd (nu) vrij gemaakt kan worden. Hoe het horizontaal toezicht in de praktijk uitpakt, is mede afhankelijk van de belastinginspecteur in kwestie. Ga na hoe uw samenwerkingsrelatie met hem/haar is, en of dit bij horizontaal toezicht ook uw vaste contactpersoon zal blijven. Heb niet de illusie dat op alle punten snel duidelijkheid komt. Sommige zaken spelen op centraal niveau en dan kan het alsnog lang duren voordat de Belastingdienst een standpunt heeft ingenomen. FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 10

11 Over Facilicom Services Group Bedrijven, overheden, onderwijsinstituten en zorginstellingen richten zich steeds meer op hun kernactiviteiten. Alles wat daar niet toe behoort wordt uitbesteed. Facilicom Services Group is al bijna 50 jaar gespecialiseerd in het verzorgen van facilitaire diensten en kan u alle facilitaire zorg uit handen nemen. Op een kwalitatieve, efficiënte en flexibele maniere. Facilicom kan u op vrijwel elk terrein de juiste diensten leveren. We houden uw pand schoon, zorgen voor alle veiligheid, maken elke dag een smakelijke lunch voor uw medewerkers, leveren tijdelijk personeel of nemen activiteiten geheel over. Ook bouw, verbouw, renovatie inclusief de installatietechniek en onderhoud van panden kunt u aan ons toevertrouwen. Facilicom telt ruim medewerkers en is actief in Nederland, België, Frankrijk en Engeland. De activiteiten van Facilicom zijn ondergebracht in gespecialiseerde divisies. Contactgegevens Facilicom Bezoekadres: Karel Doormanweg 4, 3115 JD Schiedam Postadres: Postbus 144, 3100 AC Schiedam Telefoon: (010) info@facilicom.nl Internet: Whitepaper Horizontaal toezicht Alle rechten voorbehouden. Zonder schriftelijke toestemming van Facilicom Services Group is het niet toegestaan dit document of enig onderdeel ervan voor eigen commerciële doeleinden te gebruiken, openbaar te maken en te verveelvoudigen. Als je informatie of modellen uit dit document wilt gebruiken in (online) publicaties, dan is dat toegestaan onder bronvermelding van Facilicom Services Group en een verwijzing naar de link op onze website: FACILICOM SERVICES GROUP Horizontaal toezicht 11

12 Hoofdkantoor Karel Doormanweg JD Schiedam Postbus AC Schiedam tel.: (010) fax: (010) Bedrijven van Facilicom Facilicom Facility Solutions Trigion Beveiliging Gom Schoonhouden Prorest Catering Axxicom Service en Care Breijer Bouw en Installatie Tapwacht Service en Techniek Blijf op de hoogte linkedin.com/company/facilicom facebook.com/facilicom UITGAVE VAN FACILICOM SERVICES GROUP