Plan van aanpak. van los zand naar vastgoed

Transcriptie

1 Plan van aanpak van los zand naar vastgoed Vastgoed Gemeente Deurne Bestuurlijk opdrachtgever: Nicole Lemlijn Ambtelijk opdrachtnemer: Edith Jacobs Deurne, 14 februari 2013

2 Inhoudsopgave - Hoofdstuk 1: Inleiding/aanleiding 3 - Hoofdstuk 2: Opdracht 4 - Hoofdstuk 3: Voortgang 5 - Hoofdstuk 4 Planning & Kosten 11 - Bijlagen Eerdere opdrachten 12 Stappenplan 13 2

3 Hoofdstuk 1 Inleiding/ Aanleiding De gemeente heeft veel grond en gebouwen in bezit binnen de algemene dienst en de grondexploitatie. Al geruime tijd is de er noodzaak om de eigendommen te bezien op behoud en passend beheer, exploitatie en onderhoud (passend op functie, noodzaak en financiën). Er zijn dan ook diverse raadsopdrachten en bestuursopdrachten geformuleerd die betrekking hebben op het opstellen van beheersplannen, onderhoudsplannen het onderzoeken van de benodigde accommodaties en de inbedding en borging van het eigendommenbeheer. Deze zijn in bijlage 1 opgenomen 1 In de commissie 'Omgeving' (januari 2012) is een plan van aanpak besproken waarvan de grote lijn nog steeds geldt. Het plan was destijds sterk ingestoken op de verkoop van gronden en panden. Het plan dat nu voorligt wijkt in die zin af dat het onderhoud, beheer en exploitatie nadrukkelijker benoemd wordt. De rol van de gemeente is inmiddels over de gehele linie verworden tot een regisserende en faciliterende rol. Dit houdt in dat de gemeente particuliere initiatieven ondersteunt wanneer deze nu of op termijn bijdragen aan de gemeentelijke beleidsambities; dit door de inzet van zowel publiekrechtelijke instrumenten (Wet Voorkeursrecht Gemeenten, Kostenverhaal, Bestemmingsplan, Onteigening, etc.) als privaatrechtelijke. Uitgangspunt is om niet langer risicodragend investeren (zoals grondaankopen), een hoge uitzondering of geval van noodzaak daargelaten. Het afstoten van gronden (met of zonder opstal) die geen beleidsbelang meer dienen, heeft dan ook een hoge prioriteit. In de Nota Grondbeleid worden hierover afspraken vastgelegd. Uiteraard verdient in lijn hiermee de verkoopbevordering van bouwkavels, naast het vervreemden van af te stoten gronden en gebouwen aparte aandacht. 1 Opdrachten staan vermeld in bijlage 1 3

4 Hoofdstuk 2 De opdracht Bij de behandeling van de najaarsnota heeft de raad een onderbouwing gevraagd voor de in grove lijn geraamde kosten. Een plan van aanpak waarmee de te maken kosten inzichtelijk worden ligt voor. De vastgoedopdracht zelf: Realiseer een goede inbedding en borging van het vastgoed qua inhoud en organisatie (financieel, technisch, juridisch en personeel) op het vlak van beheer, onderhoud en exploitatie. Maak tijdens dit proces de afweging wat we zelf doen, uitbesteden, dan wel in een samenwerking uitvoeren. Daar waar nodig, worden stappen in het college besproken of wordt een collegebesluit genomen. In de volgende hoofdstukken worden de te zetten stappen benoemd en de voortgang die geboekt is. Hier wordt voortgeborduurd op het stappenplan dat eerder in de commissie is geweest. 2 Waarom heb je iets in bezit? Inventarisatie; wat heb je in bezit? Inventarisatie in beheersysteem zetten. Categoriseren van het totaal aan eigendom. Matchen van het totaal aan bezit aan de behoefte Afstoten Onderhoud Exploiteren De organisatie 2 Stappenplan is bijgevoegd als bijlage 2 4

5 Hoofdstuk 3 De aanpak 3.1. Waarom heb je iets in bezit? Zoals in de inleiding gesteld, heeft de gemeente Deurne veel grond en gebouwen in bezit. Dit vastgoed heeft als doel om verantwoord en effectief ingezet te worden ter ondersteuning van bestuurlijk gestelde beleidsdoelen en ten behoeve van de eigen organisatie met zo min mogelijk beslag op de algemene middelen. Het bezit van vastgoed kan duurzaam zijn of van tijdelijke aard, maar in alle gevallen is het hebben van vastgoed geen doel op zich. Als het geen specifieke bijdrage tot het beleid heeft, wordt zo mogelijk herbestemd dan wel afgestoten. Een verdeling van het eigendom in de volgende categorieën is dus als eerste noodzakelijk: - eigen gebruik; kernbezit (gemeentelijke huisvesting); - realisatie van gestelde beleidsdoelen (ruimtelijke ontwikkelingen en maatschappelijke voorzieningen); - strategisch eigendom (zo min mogelijk, maar bijvoorbeeld voor inbreidingsopgaven); - overig eigendom. Per eigendom moet bepaald worden onder welke van bovenstaande categoriën deze valt Inventarisatie bezittingen Inventarisatie vindt plaats met behulp van: - een lijst met eigendommen met generieke en specifieke informatie (fysiek, kadestraal, waarde, belastingen, pacht, onderhoud, verplichtingen, aankoopreden, soort vastgoed (=cluster, etc.); - een kaart met de vertaling van deze eigendommen naar clusters (maatschappelijk vastgoed, grex, etc.). De kaart wordt actueel gehouden. Inmiddels is een eerste aanzet gemaakt. Hieronder enkele feiten: Vastgoed: 448 objecten (percelen grond/gebouwen, waarvan 431 in eigendom) percelen in eigendom en beheer - 56 gebouwen in eigendom en beheer - 17 gebouwen in onderhoud (basisscholen en enkele particuliere gemeenschapshuizen) Budgetten: Beheersbudget Grex : ,- /jaar voor 10 jaar Onderhoudsbudget Algemene Dienst: ,- /jaar Huurinkomsten: Aantal overeenkomsten(gebouwen en gronden) : 111 Huurinkomsten sporthallen 2012 : ,- 5

6 Huurinkomsten overige (commercieel) 2012 : ,- 3 Pachtinkomsten (ex. glastuinbouw)2012 : ,- Nog te doen: - Lijst definitief maken (controleren, uitzuiveren, aanvullen); - De technische, juridische en financiële situatie van de eigendommen inventariseren. Planning: Gefaseerd over Bovenstaande wordt grotendeels met eigen mensen uitgevoerd. Soms wordt specifieke kennis ingehuurd (onder andere juridische expertise). Geschatte (externe) kosten: Inventarisatie ,- Juridische expertise (hele traject) , Inventarisatie in beheersysteem zetten. Hiervoor heeft de gemeente Deurne in 2012 het pakket Asset L!ve aangekocht. Een adequaat gevuld en beheerd systeem biedt inzicht (raadplegen en beheer) in alle gebouwgerelateerde documenten (inclusief foto s en tekeningen) en uit te voeren onderhoudsactiviteiten. Bovendien worden de verantwoordelijkheden voor onderhoud, contracten, projecten en communicatie vastgelegd. Er is een selectie gemaakt van informatie die direct verwerkt wordt en wat later. Een deel is inmiddels gevuld. Waar nodig worden medewerkers getraind. Planning: 1 e kwartaal extern via de leverancier (Asset Facility Management) deels inhuur/deels inbegrepen bij de aanschaf; - eigen mensen; - I&A medewerker Helmond, ten behoeve van de afstemming (Helmond schaft hetzelfde pakket aan.) Geschatte (externe) kosten: ,- 3 Diversiteit aan inkomsten voor o.a. scouting, appartementen, peuterspeelzaal, jongerenaccommodatie, voormalige politiebureau etc. 6

7 3.4. Categoriseren van het eigendom. Doel is om de diverse categorieën in beeld te krijgen: kernbezit, maatschappelijk bezit, strategisch bezit, overig bezit. Een eerste (ambtelijke) weging is gemaakt op basis van het maatschappelijk en strategisch belang (de structuurvisie ruimtelijke ordening van de gemeente Deurne). De bestuurlijke weging moet nog gebeuren. Planning: 1 e helft Eigen medewerkers 3.5. Matchen bezit aan behoefte Uit het resultaat van het gecategoriseerde eigendom volgt een match op behoefte en kosteneffectiviteit. Opnieuw ontstaat een categorie overig die herbestemd of vervreemd kan worden. Doel: - Een kansenkaart opstellen voor Deurne voor wat betreft het vastgoed; - Een categorie voor herbestemming of vervreemding benoemen. Planning: - Voorstel afstoten/herbestemmen; eerste helft Raadsopdracht (RS 8 en RS 9). - Eigen medewerkers 3.6. Exploiteren Ten behoeve van de exploitatie is optimalisatie en een betere borging noodzakelijk. Adequate expertise is hiervoor nodig. Door gerichter te verhuren (exploiteren), worden opbrengsten vergroot; door gerichter te beheren worden kostenbesparingen gerealiseerd, gericht op minimaal waardebehoud. Doel: Een waar mogelijk marktconforme exploitatie van de gebouwen. Planning: Eind 2013 is het overzicht en plan gereed en per 1 januari 2014 een brede implementatie. - Eigen medewerkers - Vastgoed-economische kennis - Juridische expertise extern waar nodig Kosten (extern) : Training van de eigen medewerkers 7

8 3.7. Afstoten / herbestemmen De tijd, maar ook de houding van de gemeente op de vastgoedmarkt (grond/gebouw) leidt tot verkoop en herbestemming in plaats van nieuwe ontwikkeling. De juiste expertise en voldoende capaciteit is hiervoor nodig. Doel: Herbestemmen of afstoten in de categorie overig na selectie en matching aan behoefte. Gedaan: - Quick wins gerealiseerd via het project laaghangend fruit - Een centraal aanspreekpunt aangewezen voor de te verkopen objecten. - Ondersteuning van een vastgoedstudent. Laaghangend fruit 1 e tranche, verkoop: - 6 percelen/ 15 ha --> (erf)pachtpercelen --> Hiervan is 1,4 miljoen euro boekwinst in 2012 gerealiseerd en ,-in Nog te doen: De volgende tranches cultuurgrond worden voorbereid om in de verkoop brengen (In 2 a 3 tranches worden gronden in de verkoop gebracht. Ook worden gebouwen verkocht. Vooraf moet het belang op de lange termijn duidelijk zijn. Ook waar verplichtingen op liggen wordt een afweging gemaakt wat het meest rendabel is. Hiertoe wordt een verkoopstrategie vastgelegd. Planning: - 1 e helft 2013: tweede tranche - Doorlopend proces in Eigen medewerkers - Ondersteuning van externe medewerker - Ondersteund door makelaar/notaris (de kosten van deze laatsten worden direct op het te verkopen product geboekt) Geschatte (externe) kosten: ,- 8

9 3.8. Onderhoud Een van de doelen is het waardebehoud van gemeentelijke gebouwen. In dat kader is onderhoud een belangrijk aspect waarop vastgoed zijn bedrijfsvoering richt. Binnen het onderhoud bestaat, naast duurzaam beheer ook het tijdelijk beheer en onderhoud. Afhankelijk van de categorie is structureel of calamiteitenonderhoud nodig. Het onderhoud is gericht op: - onuitstelbaarheid; - het voorkomen van gevolgschade - continuïteit van verhuur - esthetische uitstraling van gebouwen die daarvoor in aanmerking komen Te behalen resultaat/doel: - Keuze voor type onderhoud maken (Structureel of calamiteus onderhoud). - Meerjarenonderhoudsplannen voor maatschappelijk vastgoed (Raadsopdracht RO9). - Jaarlijks actualiseren meerjarenonderhoudsplannen (MOP) - Beheer/onderhoud uitvoeren. - Meerjarige budgettering + borging in de begroting - Huur en subsidiestromen scheiden om zakelijkheid en maatschappelijke waarde helder in beeld te krijgen. - Verzekeringen afsluiten, corrigeren en beheren - Contractbeheer - Keuze maken om onderhoud óf zelf te (laten) doen, uit te besteden en/of in regie. - Aandacht voor verticale clustering (meer van hetzelfde in een keer) en horizontale clustering ( jaren naar voren of achteren schuiven). Nog te doen: - MJOP-0-meting door Helmond laten opstellen (geraamd : ,- incidenteel) - Stagiair Helmond realiseert digitale plattegronden voor de gebouwen. - Uitvoeren van alle overige taken Planning: 2 e helft 2013 Eigen medewerkers + afhankelijk van keuze waar en hoe onderhoud te beleggen. Kosten (extern) : ,- Het onderhoud zelf : onderhoudsbudget 9

10 3.9. De organisatie / sturing De organisatie (nieuw team vastgoed) behartigt de eigenaarsrol van nagenoeg al het privaat gemeentelijk onroerend goed. Dat betekent dat zowel de financieeleconomische belangen als de juridische belangen worden behartigd. Het is belangrijk om te komen tot een vastgoedteam dat getransformeerd is naar de competenties van de nieuwe werkwijze en doelen. Hierbij wordt bekeken wat belangrijk is om zelf te doen en wat kan worden uitbesteed. Bij de invulling van het team wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de expertise in huis en waar mogelijk met bijscholing versterkt. Ten behoeve van de transformatie en borging is externe aansturing noodzakelijk om het project voldoende aandacht en focus te kunnen geven. Te doen/ nodig extern: - Sturingskracht voor het inhoudelijke vastgoedtraject - Deskundigheid voor wat betreft vastgoeddenken, rekenen, exploiteren, - Sturingskracht voor het totale team in de organisatie (vastgoed en grondzaken) - (vastgoed)juridische kennis Planning: vastgoedteam moet gerealiseerd zijn voor de zomer 2013 Het traject vastgoed loopt door tot 2014 Eigen formatie + inhuur. Kosten (extern) : ,- 10

11 Hoofdstuk 4 De planning en kosten Tijd jan feb mrt apr mei juni Juli aug sept okt nov dec jan In Stappen 3.1. Waarom heb je iets in bezit? Inventarisatie bezittingen Inventarisatie beheerssysteem Categoriseren van eigendommen Matchen bezit aan behoefte Exploitatie Afstoten/herbestemmen Onderhoudsplannen Sturing project Bovenstaand tijdschema geeft grofweg de kosten per stap aan. Dit sluit niet helemaal; bij elke stap heb je bijvoorbeeld juridische expertise nodig en deze is volledig geraamd onder stap 1.

12 Bijlage 1 Raadsopdracht Omgeving 9 Stel onderhoudsplannen op voor gemeentelijke eigendommen. Inventariseer tevens het strategisch bezit van de gemeente Deurne en stel een plan op voor het actief afstoten ervan. Raadsopdracht Samenleving 8 Breng de toekomstige huisvestingsbehoefte van het primair onderwijs in Deurne en de financiële, ruimtelijke en kwalitatieve aspecten hiervan in beeld. Raadsopdracht Samenleving 9 Start een onderzoek op naar het aantal benodigde gemeenschapsaccommodaties c.q. het voorzieningenniveau. Deze raadsopdracht wordt hier vernoemd vanwege het feit dat dit vastgoed van invloed is op het overige vastgoed en omgekeerd, maar wordt apart behandeld door Portefeuillehouder Ragetlie en gescheiden van dit plan van aanpak en uitvoering. Raadsopdracht Wonen 5 Inventariseer de gemeentelijke grondposities en stel grondbeleid op. Bestuursopdracht juni 2011 Inventariseer het strategisch bezit van de gemeente en stel een plan voor het actief afstoten ervan (besluitvorming rondom grondexploitaties). Bestuursopdracht juni 2011 Stel beheersplannen op voor alle grondexploitatie projecten die on hold zijn gezet (besluitvorming rondom grondexploitatie). Bestuursopdracht oktober 2011 Inbedding en borging van eigendommenbeheer, waarbij beheer en exploitatie van de eigendommen wordt geoptimaliseerd (college B&W) Aansturen van het proces dat moet leiden tot een: - Inbedding en borging van een goed professioneel eigendommenbeheer. Nader te bepalen waar en door wie dit uitgevoerd gaat worden. - Zo optimaal mogelijke exploitatie van de gemeentelijke gronden en gebouwen (genereren van extra financiële middelen) - Zo optimaal mogelijk beheer van de gemeentelijke gronden en gebouwen waaronder aandacht voor planmatig onderhoud - Een visie/plan van aanpak voor wat betreft het afstoten van eigendommen

13 Bestuursopdracht september Inbedding en borging van een goed professioneel eigendommenbeheer per Bepaal waar en door wie dit uitgevoerd gaat worden. Dit kan zowel binnen de eigen organisatie als bij een derde. - Zo optimaal mogelijke exploitatie van de gemeentelijke gronden en gebouwen (genereren van extra financiële middelen) - Zo optimaal mogelijk beheer van de gemeentelijke gronden en gebouwen waaronder aandacht voor planmatig onderhoud - Hiervoor het hoofd vastgoed van Helmond inhuren Bestuursopdracht december Het grondbedrijf en eigendommenbeheer breed (welzijn/onderwijshuisvesting) hernieuwd positioneren binnen één cluster. Bestuursopdracht januari Zo snel mogelijk verkoop realiseren van af te stoten panden/objecten; - Eén aanspreekpunt realiseren voor de organisatie, bestuur en gemeente/ buiten voor het af te stoten vastgoed; - Een planning, fasering, prioritering van af te stoten objecten maken en een verkoopstrategie per cluster of individueel object bepalen. Bijlage 2 Stappenplan januari

14 14

15 Beantwoording raadsvraag Onderwerp Najaarsnota 2012 Datum 7 december 2012 Nummer RV-1257 Steller vraag J. van Lierop Fractie VVD Portefeuillehouder H. Kerkers / N. Lemlijn Steller Edith Jacobs Datum afdoening 10 december 2012 Vraag Ten aanzien van de najaarsnota 2012 het volgende: Kunt u de kosten genoemd onder paragraag (Doorontwikkeling vastgoed) uitsplitsen? Deze vraag is ten behoeve van de raadsvergadering van 11 december as. Antwoord 2013 staat in het teken van het op orde brengen (inhoudelijk, formatief en procesmatig/organistorisch) van het vastgoedbedrijf en het verder borgen van het grondbedrijf. Bij de begrotingsbehandeling is vanuit diverse fracties gevraagd om extra aandacht te besteden aan de vastgoedportefeuille. Ook bent u als raad in de commissie geïnformeerd over het eerste plan van aanpak met een aantal voorgestelde stappen. Als basis is een goede inventarisatie van belang. Daarnaast moet onderzocht worden of we het vastgoedbedrijf binnen de gemeente houden of dat het beter is om het uit te besteden. Concreet leidt dit globaal tot de volgende activiteiten: - vullen van een beheerspakket met bij het bezit behorende gegevens - raadsopdrachten rondom accommodaties - contracten doorlichten - uitzuiveren begroting (versplinterde onderhoudsbudgetten over de hele begroting) - innen van gelden (met terugwerkende kracht) - sloopexpertise vanuit Helmond - verkoop gronden en gebouwen Het beleid van de gemeente was in het verleden gericht op aankopen en exploitatie voor het realiseren van de ambities. Nu is vooral verkoop en (tijdelijke) exploitatie actueel. Hierop moet de gemeentelijke organisatie worden aangepast. De juiste expertise en voldoende capaciteit is hiervoor nodig. Dit hele traject zorgt voor een incidentele opbrengst/besparing tijdens het traject en een structurele besparing aan het eind van het traject. Tijdelijk is hiertoe extra inzet noodzakelijk. Hiervoor zijn we voornemens om twee deskundigen in te zetten die begroot zijn op Henk Kerkers Nicole Lemlijn 1